Planeación de la Auditoria Administrativa

Vista previa del material en texto

1
PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Elva Lucia Carrero
Maria Alejandra Suárez Nieto
Marinella Venera Montenegro
Sandra Patricia Galindo Rodríguez
Facultad de Ciencias Administrativas. Fundación Universitaria del Área Andina
Auditoría Administrativa
Gloria Teresa Buitrago Rodriguez
05 de Septiembre 2022
2
Tabla de Contenido
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS GENERALES 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 5
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 5
ALCANCE 5
DIAGNÓSTICO 6
ASPECTOS A CONSIDERAR DENTRO DE CADA ÁREA 8
PROCESOS A CONSIDERAR DENTRO DE CADA ÁREA 9
ÁREA COMERCIAL 11
ÁREA DE PRODUCCIÓN 12
AREA DE TALENTO HUMANO 14
DISEÑO DE CARGOS Y TAREAS 15
ÁREA GESTIÓN DE LO ADMINISTRATIVO 16
CONCLUSIÓN 17
REFERENCIAS 18
3
INTRODUCCIÓN
La auditoría administrativa se entiende como una verificación o chequeo de la estructura
organizacional de una empresa, sin importar su tipo. Este proceso permite identificar las
deficiencias o debilidades en los procesos internos con el fin de corregirlas, también aporta a la
optimización de los recursos de la empresa, evaluación del servicio o producto brindado al
cliente, aumentar los niveles de calidad y competitividad, como también generar y/o proponer
nuevos esquemas organizacionales que resuelvan los problemas internos.
Para llevar a cabo la auditoría es necesario generar el plan del proceso, mediante el
cual se organiza un equipo auditor con sus respectivas obligaciones y responsabilidades. Este
equipo debe contar con personas con transparencia, eficacia, objetividad, para lograr una
auditoría de calidad.
En este trabajo se encontrará plasmado el paso a paso de la etapa de planeación de
una auditoría aplicada a la empresa Gira Importaciones SAS, definiendo todas sus actividades
de la evaluación a desarrollar, asuntos preliminares, el alcance, su diagnóstico administrativo,
plan de trabajo y la asignación del personal idóneo para llevar a cabo el proceso.
4
OBJETIVOS GENERALES
Conocer y contextualizar acerca de la empresa Gira Importaciones S.A.S., en su
metodología de trabajo y procesos; para posteriormente realizar sobre todas sus actividades un
estudio o auditoría administrativa que nos llevará a conocer su estado actual.
De la misma manera establecer una dinámica de aprendizaje y trabajo en equipo, que
nos dejará como resultado la práctica de la tarea.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
❖ Establecer tiempo de trabajo dedicado a la planeación
❖ Solicitar toda la información necesaria a la empresa elegida
❖ Analizar la información y describirla, dando a cada punto de la planeación
5
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
Desde el día 15 al 30 de septiembre del presente año se generará una auditoría a la
empresa Gira Importaciones SAS en todos sus áreas, con el fin de detectar dificultades y
oportunidades de mejora en cada uno de sus procesos.La auditoria se llevara a cabo en las
instalaciones de la compañía municipio de Cota Cundinamarca KM 3 vía siberia MOD 3 BG 14,
lugar donde se recolectan las evidencia necesarias para identificar las falencias en cada
proceso.
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
La empresa GIRA Importaciones SAS con nit 901243740, CIIU 4645 que corresponde a
su actividad económica principal de comercialización al por mayor de productos cosméticos y
de tocador.
Para su correcto funcionamiento la compañía cuenta con RUT, cámara de comercio
vigente, registro INVIMA confirmando que los productos comercializados cumplen con los
estándares de calidad adecuados para su uso y comercialización a nivel nacional.
ALCANCE
Se generará auditoría a la empresa Gira Importaciones SAS con el objetivo de mejora,
en la cual se encuentran las áreas de: Gerencia, contabilidad, administrativa, facturación,
ventas y bodega.
● Gerencia: Se encarga de planear, organizar, verificar y controlar todos los procesos de
la empresa.
● Contabilidad: Encargada de llevar todos los procesos y registros contables.
● Auxiliar Administrativo: Brindar apoyo al área gerencial de acuerdo a las necesidades
de la empresa.
● Auxiliar de Facturación: Realiza funciones relacionadas con la facturación de cada
una de las ventas realizadas por los asesores comerciales.
6
● Ventas: Personal encargado de ofrecer los productos de la empresa de manera directa
con los proveedores.
● Bodega: Entre sus funciones está, la recepción de mercancía, control y verificación en
el inventario, finalmente despacho de los mismos.
Formato de programación
Tabla 1
Diagrama de Gantt, organizador horario.
Nota. Organizador semanal, hecho por el equipo auditor.
DIAGNÓSTICO
Análisis DAFO de Gira Importaciones S.A.S
A continuación por medio de la matriz DAFO damos a conocer las Debilidades,
Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de la empresa Gira importaciones sas, empresa que se
auditará de manera general ya que es una empresa pequeña en áreas y personal. Es de gran
importancia dar a conocer este análisis ya que se logra evidenciar sus factores estratégicos y
críticos para decidir los cambios necesarios que debe enfrentar día a día.
7
Figura 1
Análisis de factores externos e internos
Fuente: Propia
8
ASPECTOS A CONSIDERAR DENTRO DE CADA ÁREA
ÀREA DE GESTIÓN GLOBAL
Posición ante la competencia
La empresa Gira Importaciones sas cuenta con un amplio catálogo de productos
cosméticos y de tocador importados de china y de muy buena calidad, contando con ventas a
nivel nacional donde los asesores comerciales se encargan de dar a conocer los productos,
variedad, calidad y precios. Sus ventas son manejadas al por mayor ya que cuenta con una
única bodega (empresa) donde se realiza todo el alistamiento del pedido para ser despachado
desde allí.
Estructura organizacional
La empresa Gira Importaciones SAS cuenta con una estructura organizacional muy
definida y marcada para la asignación de sus puestos, responsabilidades y actividades que se
deben ejecutar para alcanzar sus metas y objetivos.
Figura 2
Organigrama general de la empresa
Fuente: Propia
9
● Gerencia: Se encarga de planear, organizar, verificar y controlar todos los procesos de
la empresa.
● Contabilidad: Encargada de llevar todos los procesos y registros contables.
● Auxiliar Administrativo: Brindar apoyo al área gerencial de acuerdo a las necesidades
de la empresa.
● Auxiliar de Facturación: Realiza funciones relacionadas con la facturación de cada
una de las ventas realizadas por cada asesor comercial en los diferentes departamentos
asignados.
● Ventas: Cuenta con personal capacitado (asesor comercial) para ofrecer los productos
de la empresa de manera directa con los proveedores.
● Bodega: Cuenta con un (1) jefe de bodega y entre sus funciones está, la recepción de
mercancía, control y verificación en el inventario, acompañamiento y direccionamiento
de los auxiliares y finalmente despacho de los mismos. Los auxiliares de bodega (2) son
los encargados de organizar, realizar el picking y packing de la mercancía, realizar
labores de aseo, alistamiento y empaque de mercancía.
PROCESOS A CONSIDERAR DENTRO DE CADA ÁREA
La empresa Gira Importaciones siempre ha demarcado la finalidad de su éxito
competitivo en los productos de alta calidad y variedad para mantenerse en el mercado, siendo
una estrategia comercial de gran importancia ya que le permite un desarrollo sostenible y de
éxito ante las demás empresas.
Cargos Directivos
Los cargos directivos de una empresa son todos aquellos que tienen una
responsabilidad más importante para el manejo y control no solo de la empresa sino del
personal que allí labora. Para la empresa Gira Importaciones los cargos directivos mas
importantes son: Gerente, Contadora, Auxiliar Administrativa, Auxiliar de Facturación, jefe de
ventas y jefe de Bodega.
10
Área Financiera
La información aquí suministrada reposa en la página consultada sobre Gira
Importaciones SAS
Figura 3
Fuente:
https://www.emis.com/php/company-profile/CO/Gira_Importaciones_SAS_es_12716108.html
11
Figura 4
Fuente:
https://www.emis.com/php/company-profile/CO/Gira_Importaciones_SAS_es_12716108.htmlÁREA COMERCIAL
Estrategia Comercial
Para la empresa Gira Importaciones es de gran importancia mantener los proveedores
satisfechos para lo cual maneja una estrategia de venta donde superados los 500 mil pesos
realizan descuentos y no cobro de envio de mercancia, portafolio actualizado, variedad y
calidad en los productos con estos factores consiguen fidelizar a sus clientes.
Distribución
Cuenta con canales de distribución que hace que el cliente se fidelice con la compañía,
ofrece catálogo virtual, servicio de transporte confiable y asesor comercial que realiza visitas de
rutina según necesidad del proveedor.
12
Precios
Maneja precios asequibles para que así mismo los proveedores puedan generar una
ganancia sobre sus ventas contando por lo general con ventas al por mayor.
Publicidad
Su publicidad es realizada a través de medios informáticos como Whatsapp, catálogo
virtual y muestras directas del producto por medio de los asesores en ferias de belleza que se
realizan en diferentes puntos del país.
Ventas
Sus ventas se manejan desde los 400.000 mil pesos en adelante con descuentos con
facilidades de pago.
ÁREA DE PRODUCCIÓN
Diseño Productivo
El diseño productivo en la empresa Gira corresponde a un proceso de producción
terciaria que también se denomina a sector de servicios, se dedica a la comercialización de
productos ya elaborados, los cuales son fabricados en las industrias del sector secundario,
llegan por canales de distribución a la empresa quien se encargará de realizar proceso de
empaque y distribución a sus proveedores. (Bula, 2020)
13
Figura 5
Proceso de producción
Fuente:
https://etiqueta10.blogspot.com/2020/04/procesos-de-produccion-y-manufactura-de.html
Control de calidad
Cuenta con registro invima ya que la empresa debe garantizar la calidad del producto y
su manipulación al ser productos de salud y belleza corporal.
Inventarios
Los inventarios son revisados y actualizados constantemente ya que permiten el control
del producto tanto entrante como saliente y de la misma manera garantizan procesos de
producción. Su revisión la realiza constantemente el gerente, auxiliar administrativa, auxiliar de
facturación y jefe de bodega.
14
Productividad
Se encuentran falencias al momento de no contar con el producto en picking ya que al
realizar el empaque de los mismos no se ha realizado con tiempo suficiente, encontrándose en
situaciones donde no es posible sacar los productos de venta en los tiempos estimados. Al
llegar la mercancía llega por cajas y este debe pasar por el proceso de separación por unidad,
empaque y su respectivo sello o código de barras.
AREA DE TALENTO HUMANO
Motivación
Se mantiene motivación constante a los empleados ya que el 90% de ventas y éxito de
la empresa se debe a ellos, se mantienen charlas, reuniones y encuentros con todo el personal
para confrontar información positiva como negativa.
Productividad
Se capacita al personal semanalmente con el objetivo de brindar un mejor servicio al
cliente, un mejor servicio de empaque y despacho de los productos.
Ambiente Laboral
La empresa Gira cuenta con un ambiente laboral agradable ya que es una familia más
con la que se comparte la mayor parte del tiempo del día y se busca estar todos trabajando
sobre la misma línea sobrellevando y tratando los estados de ánimo y problemas con que cada
uno de los empleados cuenta a diario.
Incentivos
Se reconoce por medio de bonos o días compensatorios normalmente cuando se ha
trabajado horas extras o se ha logrado completar el objetivo propuesto por semana.
Políticas de selección y promoción
La empresa Gira Importaciones SAS define los lineamientos y perfiles de reclutamiento
de personal basándose en personal masculino para área de bodega ya que requiere fuerza y
constante uso de alturas. Para ventas cuenta con personal masculino ya que viajan seguido y
15
durante semanas y para el área administrativo y facturación cuenta con personal femenino
capacitado en manejo de herramientas ofimáticas.
Diseño de Cargos y tareas
● Gerencia - Grerente: Se encarga de planear, organizar, verificar y controlar todos los
procesos de la empresa.
● Contabilidad - Contadora: Encargada de llevar todos los procesos y registros
contables.
● Auxiliar Administrativa: Brinda apoyo al área gerencial de acuerdo a las necesidades
de la empresa. Atender de manera ágil, amable y eficaz las solicitudes y llamadas,
mantener actualizados los documentos de la empresa, elaborar la nómina y liquidación
de seguridad social, colaboración continua en otras labores requeridas.
● Auxiliar de Facturación: Realiza funciones relacionadas con la facturación de cada
una de las ventas realizadas por cada asesor comercial en los diferentes departamentos
asignados. Recibir las facturas creadas por los asesores y actualizarlas en el sistema,
actualizar inventario, realizar orden de pago y remisiones, revisión de rutas de entrega y
organización de despachos.
● Ventas: Cuenta con personal capacitado (asesor comercial) para ofrecer los productos
de la empresa de manera directa con los proveedores. Asesorar de manera real y
objetiva a los clientes y sus necesidades, orientar a los clientes en la compra del
producto, crear factura de venta, capacitarse constantemente sobre el producto y su
inventario.
● Bodega: Cuenta con un (1) jefe de bodega y entre sus funciones está, la recepción de
mercancía, control y verificación en el inventario, acompañamiento y direccionamiento
de los auxiliares y finalmente despacho de los mismos.
16
● Auxiliar de Bodega: Cuenta con dos (2) son los encargados de organizar, realizar el
picking y packing de la mercancía, realizar labores de aseo, alistamiento y empaque de
mercancía.
ÁREA GESTIÓN DE LO ADMINISTRATIVO
Proyectos y programas
La empresa Gira Importaciones SAS cuenta con apoyo total de la empresa Elite
importaciones una compañía que importa los mismos productos de Gira y se encuentra ubicada
en la misma dirección de Gira, su representante Legal es familiar del gerente general de Gira.
Gracias a este acercamiento se cuenta con base y apoyo no sólo administrativo sino también
productivo para poder continuar ofreciendo lo mejor a sus proveedores.
Procesamiento de la información
Para Gira Importaciones, la información procesada le servirá no solo a la empresa sino
también a los clientes porque ayuda a mejorar en términos de forma, velocidad, profundidad,
claridad y transparencia donde los clientes se sentirán seguros y adquieren más confianza.
Sistematizar la información es ordenar los datos ya recogidos y disponibles, siguiendo
criterios lógicos previamente determinados, de tal manera que contribuya a facilitar su
procesamiento, análisis y reporte de acuerdo con los fines y requerimientos de sus posibles
usuarios.(Martinez,2015)
17
CONCLUSIÓN
Este trabajo nos permitió conocer y establecer un primer acercamiento a la empresa
Gira importaciones S.A.S para analizar su actividad económica, conocer cada una de sus áreas
y tener claridad sobre el proceso de auditoría que proyectamos hacer en la compañía.
Es importante obtener información de primera mano, que permita desarrollar el plan de
trabajo del equipo auditor, además de tener acceso a cada uno de los documentos que
soportan los procesos a nivel general. Además de la total imparcialidad del equipo auditor, para
presentar el informe y los posibles hallazgos de la auditoría.
Por otro lado, el desarrollo del taller junto con la interiorización de las diferentes guías
didácticas como lo son los estudios de caso, nos llevaron a conocer y profundizar en prácticas
que se deben llevar a cabo en cualquier organización porque podrían ocasionar la liquidez de la
misma; de igual manera nos permite tenerlo en cuenta para posteriores actividades o casos e
inclusive tener una idea fija para asesorar en casos reales de empresas.
18
REFERENCIAS
Asesorias Gestion Plus (2015). Procesar la informacion
https://asesoriasgestionplus4.webnode.com.co/competencias/procesar-la-informacion-de-acuerdo-con-las-necesidades-de-la-organizacion/
Bula. C 19 de Abril de 2020, Proceso de producción y manufactura de productos.
https://etiqueta10.blogspot.com/2020/04/procesos-de-produccion-y-manufactura-de.html
Gira Importaciones S.A.S (2021). Información sobre nosotros
https://www.emis.com/php/company-profile/CO/Gira_Importaciones_SAS_es_12716108.html
https://asesoriasgestionplus4.webnode.com.co/competencias/procesar-la-informacion-de-acuerdo-con-las-necesidades-de-la-organizacion/
https://asesoriasgestionplus4.webnode.com.co/competencias/procesar-la-informacion-de-acuerdo-con-las-necesidades-de-la-organizacion/
https://etiqueta10.blogspot.com/2020/04/procesos-de-produccion-y-manufactura-de.html
https://www.emis.com/php/company-profile/CO/Gira_Importaciones_SAS_es_12716108.html