Análisis y Diseño de Procesos

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 Concepto.
 Alcance de la Técnica.
 Ventajas de su utilización.
 Aplicación de la Técnica.
 Sistemas de graficación de curso gramas.
 Características.
 Ventajas y limitaciones de los sistemas de 
graficación más usuales.
 Tendencias modernas para la mejora de procesos.
 Metodología de análisis.
 Manual de procedimientos.
 Elaboración y presentación.
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 Dos conceptos de organización:
➢ Organización como función o proceso.
➢ Organización como el resultado de esa función o
proceso:
❖Organización como estructura formal.
❖Organización como estructura y sistemas administrativos.
 Organización como estructura y sistemas adminitrativos.
 Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos
 Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de
procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para
el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con
frecuencia de políticas.
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 Procedimiento: es una sucesión cronológica y
secuencial de operaciones. Mediante
procedimientos se cumplen las tareas que se llevan
a cabo en una organización.
 Procedimiento: que es un conjunto de operaciones
generalmente secuencialmente vinculadas y su
método o forma de ejecución.
 Procedimiento: que es un conjunto de operaciones
relacionadas entre sí y ejecutadas en base a
determinado método.
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 Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.
 Los procedimientos, o las operaciones, son los actos
mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto
estructural de la organización (funciones y relaciones) como
el aspecto operativos (sistemas administrativos).
 Los procedimientos administrativos “transitan”, a través
de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los
procedimientos y viceversa.
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 Un conjunto de procedimientos afines conforman
una actividad y actividades afines constituyen una
función.
 Un grupo de funciones afines y la gente involucrada
en su cumplimiento conforman un órgano.
 Los órganos y sus relaciones formales constituyen la
estructura formal. Las estructura junto con los sistemas
administrativos componen la organización formal.
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Alcance:
 En el campo de los procedimientos, es muy amplio, logrando
entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar
exceso de burocracia, promover una eficaz delegación, lograr
unificación.
Ventajas:
 maximización de la eficiencia de los circuitos
administrativos, para una buena toma de decisiones.
 sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,
comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de
información..
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 Descripción de Procedimientos:
➢Forma narrativa.
➢Diagrama de Procedimientos.
 Forma Narrativa, fallas:
❖Lectura extensa: complica interpretación,
❖Relación entre la información: dificil visión del
procedimiento en su conjunto,
❖Narración subjetiva: dificulta ver omisión de
información,
❖Distintas interpretaciones,
❖Complica elaboración.
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 Diagrama de Procedimientos: Cursograma,
flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.
 Definición: es la representación gráfica de los
procesos y procedimientos de trabajo.
 Pueden aplicarse para procedimientos
industriales y administrativos. Los
procedimientos administrativos procesan
información, representada en documentos o
soportes de información.
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 Ventajas del Diagrama de
Procedimientos:
➢Aplica a cada actividad administrativa un
nombre el cual se repetirá: elimina
ambigüedad,
➢Facilita apreciación en conjunto del
procedimiento,
➢Evita diferencias de interpretación.
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 Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
➢Relevar información o sistematizar información 
relevada “actual o vigente”,
➢Analizar un procedimiento y detectar problemas,
➢Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,
➢Comparar realidades administrativas en 
diferentes momentos históricos.
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 Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón,
el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.
 Preguntas:
❖Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se
hace?, qué sucedería si no se hace?, ...
❖Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?,
por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia
adecuadas?,....
❖Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese
lugar?,....
❖Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese
momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...
❖Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa
manera?,....
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 Ese sistema de preguntas permite describir el
procedimiento, realizar su diagnóstico y ver
las posibilidades de mejorarlo.
 Alternativas del análisis:
❖Eliminar el trabajo innecesario
❖Combinar o reordenar operaciones
❖Simplificar las operaciones.
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 Algunas deficiencias:
❖Número excesivo de etapas,
❖“desandar lo andado”,
❖falta de unificación,
❖demasiado movimiento de personas,
❖exceso de registros para fines de referencia o 
anotación,
❖elevada cantidad de documentos.
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Dovey
 Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben
ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea.
 Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los
órganos y puestos que intervienen y los portadores de información
que se utilizan.
 Ventajas:
❖normatizan y estandarizan la ejecución,
❖ facilitan la toma de decisiones programadas,
❖capacitan al nuevo personal,
❖elementos de consulta en caso de duda,
❖ jefes no participan en decisiones programadas.
 Desventajas:
❖enlentecen el trabajo,
❖difícil mantenimiento actualizado,
❖pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamaño, rotación del personal.
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 El manual debe contener una relación ordenada y
sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por
sistemas, procedimientos principales y procedimientos
accesorios.
 Contenido:
❖IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del
procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha
de elaboración, fecha de vigencia.
❖OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se
desarrolla.
❖TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las
operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada
operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde.
❖PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar
del portador y las instrucciones del método de llenado.
❖CURSOGRAMA.
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 Los manuales en el marco de los procesos de 
mejoramiento administrativo:
❖Los manuales son un instrumento de análisis y también el
producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo.
❖No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma
evolucionó hacia medios informáticos, permitiendo
actualización permanente, y consultas interactivas del usuario.
❖La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de
mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad,
las normas ISO 9000 y la Reingeniería.
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CONCEPTO
1. Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman entradas en salidas (ISO
9000:2000).
2. Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, que tienen el
propósito de agregar valor a los inputs (elementos
de entrada), transformándolos en un grupo de
outputs (elementos de salida; resultados) valiosos
para un cliente.
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Tendencia modernas para la mejora de procesos
 Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones
 Las concepciones administrativas modernas indican
que la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
 Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la
adopción del enfoque basado en procesos
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Tendencia modernas para la mejora de procesos
 Identificar los procesos
 Determinar su secuencia e interacción
 Comprensión y cumplimiento de requisitos
 Consideración de procesos en términos de
agregado de valor
 Obtención de resultados de desempeño y
eficacia
 Mejora continuaen base a mediciones
objetivas
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Clasificación
 Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios,
principales: constituyen la razón de ser de la organización,
asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para el
cliente. Varían por tipo de industria.
Ej: Ventas, Producción.
 Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que
sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente
son los mismos para todas las empresas.
Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.
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FinanzasContabilidadMkingCalidadFabricaciónCompras
Adm. y Fin.ComercialProducción
Gerencia General
Ventas
Interior MontevideoEnsamblado Envasado
Dirección
Departamentos
Sección
Proceso Comercial
Proceso de Producción
Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.
Gerencia
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Actividad 1.1.1
Sub-proceso 1.1
Sub-proceso 1.n
Actividad 1.1.n
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
rea 1.1.1.n
Proceso 1
–Diferencia entre proceso y procedimiento
•Proceso: “¿Qué se hace?”
•Procedimiento: “¿Cómo se hace?”
 Toda la organización tiene identificados, clasificados e
interrelacionados, a través de la red operativa, todos los
procesos que se ejecutan .
 La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los
procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesos
para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus
clientes.
PERMITE
 Optimización de los procesos
 Simplificación de los procesos
 Mejora continua de los procesos
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Un proceso sistemático y continuo para
conseguir el mejor producto (bien o
servicio) en opinión de los clientes y
con el mínimo costo de recursos.
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1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas
2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos
estándar de diagramación que permitan emplear
un lenguaje común y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO 25
AYUDA A:
 Identificar y comunicar las características de los 
procesos.
 Formar al personal.
 Compartir conocimiento y experiencia.
 Efectuar la medición de los procesos.
 Llevar a cabo auditorías.
 Analizar, revisar y mejorar los procesos.
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Es la herramienta que permite representar la operativa de la
empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso
desde la óptica del cliente, con independencia de los límites
funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el
mismo
PERMITE:
 Ver un proceso o parte de él
 Detectar “cuellos de botella”
 Detectar ausencia o duplicación de controles
 Racionalizar la documentación
 Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
 Determinar la secuencia de los procesos de realización
 Facilitar la elaboración de la documentación
 Otros.
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 WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información
empresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar y
documentar procesos de negocios, en forma lógica,
estructurada, y secuencial.
Utilidades:
➢ Graficación automática de procesos (Flow Charts).
➢ Descripción resumida de tareas y acceso a documentación
ampliada.
➢ Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución.
➢ Simulación automática de procesos.
➢ Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/
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 MetoCube: Es un sistema de documentación de
Procesos, que permite describir los mismos en un formato ,
uniforme y fácilmente actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso
base) dentro de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo:
Proceso padre: Recursos Humanos
Subproceso: Selección de personal
http://www.nevant.com/en/metocube.php
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