SESIÓN 07

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SESIÓN 07:
Registro de Compras: definición, importancia, uso y aplicación. Registro de Ventas: definición, importancia, uso y aplicación. Libro Planilla: definición, importancia. uso y aplicación.
Ingeniería Industrial
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5. REGISTRO DE COMPRAS:
El registro de Compras es un libro auxiliar obligatorio de característica tributario de foliación doble. 
El registro se realiza en forma detallada, ordenada y cronológica de cada uno de los documentos de compras de bienes y servicios que registre diariamente.
Los documentos que sustentan las operaciones realizadas son las facturas, las boletas de venta, notas de crédito, notas de débito, etc.
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Aspecto legal 
Es obligatorio para todas las empresas o personas individuales que desarrollen actividades consideradas como rentas de tercera categoría y que estén dentro del alcance del Impuesto General a las Ventas y debe ser legalizado en el primero folio ante un Notario o Juez de Paz.
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Rayado
 
El rayado que presenta este libro es el siguiente:
a. Fecha de la factura del proveedor.
b. Número de factura.
c. Número del RUC del proveedor.
d. Nombre del proveedor.
e. Artículo comprado.
f. Bienes gravados.
g. Servicios gravados.
h. Tasa e importe de los descuentos y bonificaciones.
i. Importe de los bienes y servicios no gravados.
j. Tasa e importe del Impuesto Selectivo al Consumo.
k. Tasa e importe del Impuesto General a las Ventas.
l. Importe total.
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6. REGISTRO DE COMPRAS DE ACTIVO FIJO:
El Sistema de Activo Fijo permite tener un registro permanentemente actualizado de los activos de la Empresa y el valor de los mismos. 
La base de la operación es el registro de Compras o Adquisiciones. 
Para registrar un Compra es necesario indicar solamente: 
1 - El Valor de Adquisición 
2 - La fecha de Compra 
3 - Los meses de Vida Útil 
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Con esta información, el Sistema calculará la Depreciación Mensual, la Fecha de Inicio de la Depreciación y la Fecha en que el Activo estará totalmente depreciado.
Este Sistema de Activo Fijo permite la grabación de un archivo con los asientos de Depreciación Mensual, en el formato que se requiera,  para ser procesado en cualquier Sistema de Contabilidad que tenga su Empresa.
Este Sistema proporciona múltiples Reportes y Listados, para facilitar el Cuadre del Auxiliar de Activo Fijo con las Cuentas de su Sistema de Contabilidad.
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También se puede imprimir Reportes de Compras, Ventas y Obsolescencia, por un determinado período de Fechas, por ejemplo, de un Mes, un Trimestre, un Ejercicio, etc.
El Listado de Activos por Ubicación Física de los mismos, permite realizar la toma y la verificación de los inventarios en el lugar donde éstos se encuentran ubicados.
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7. REGISTRO DE VENTAS:
Es un auxiliar obligatorio de característica tributario de foliación doble en el cual se registran en forma detallada, ordenada y cronológica, cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones.
 
Los documentos que sustentan las ventas realizadas son las facturas, boletas de venta, notas de crédito, notas de débito, etc.
A través de este libro se obtiene el importe mensual del Impuesto General a las Ventas el cual es considerado como impuesto retenido al cliente por las ventas realizadas, a este IGV retenido se le deduce el IGV anotado en el Registro de Compras.
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Aspecto legal
Este libro debe ser legalizado en el primer folio ante un Notario Público o Juez de Paz adquiriendo valor legal. 
Rayado 
El rayado que adopta este libro se muestra a continuación debiendo cada empresa adecuarlo a sus necesidades de información.
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a) Fecha.
b) Número de RUC del cliente.
c) Número de la Factura, Boleta de Venta, Nota de Débito, Nota de Crédito.
d) Nombre o Razón Social del Cliente.
e) Ventas Comercio Exterior: Moneda, tipo de cambio, importe.
f) Importe de los Bienes y Servicios grabados.
g) Importe de los descuentos y bonificaciones.
h) Otros cargos.
i) Importe de los Bienes y Servicios no gravados.
j) Importe Base imponible del Impuesto Selectivo al Consumo.
k) Tasa e Importe del Impuesto Selectivo al Consumo.
l) Tasa e Importe de la base imponible del IGV.
m) Tasa e importe del Impuesto General a las ventas.
n) Importe total a cobrar. 
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Registro de operaciones 
Cada uno de los documentos emitidos por la empresa se irá registrando día a día en orden correlativo. En el caso de boletas de venta, cuando se emite diariamente gran cantidad de documentos, se puede hacer un resumen diario de los mismos anotándose el primer y último número emitido.
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Cierre del registro de ventas 
Al finalizar cada mes deberá sumarse cada una de las columnas que registran importes debiendo cuadrarse cada una de las cifras comprobándose la operación con el total registrado, el cierre significa hacer una doble raya por debajo de las cifras registradas. La información que presenta este cierre mensual es trasladada al asiento del libro diario denominándose a esta operación centralización. 
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Son libros donde se registran las operaciones de la empresa expresadas en valor monetario. Pueden ser: cuadernos, registros, conjunto de hojas, tarjetas, fichas, etc.
Es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales o patrimonio. 
En la práctica, nos referimos a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en los artículos 25-33 del Código Mercantil.
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IMPORTANCIA Y FINALIDAD:
Importancia. 
Es indudable que la importancia de los libros de contabilidad radica exclusivamente en razón del orden legal, económico y funcional:
En lo legal: Permite ajustarse a las disposiciones establecidas sin rebasar en sentido de los mismos.
En lo Económico: El análisis de los resultados que se consigna en los libros nos permite hacer o proyectar los gastos o la distribución de las pérdidas o ganancias solo con simples estimulaciones para el futuro.
En lo Funcional: Nos facilita en forma ordenada los datos que creemos necesarios para una acertada administración.
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Finalidad. 
Cumplir con las obligaciones que impone la ley al respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer la situación financiera, económica i/o legal de la empresa. Además constituye el único medio para demostrar una determinada operación.
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CLASIFICACION:
LIBROS PRINCIPALES (OBLIGATORIOS):
Deberán ser legalizados obligatoriamente para que puedan tener valor. Aca se registraran las operaciones fundamentales de la empresa. La legalización es hecha por un notario, en el caso de no haber notario lo podría hacer un juez de paz. Estos libros son:
. Libro Inventario y Balances
. Libro Caja
. Libro Diario
. Libro Mayor
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B. LIBROS AUXILIARES:
- Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa.
Auxiliares Obligatorios:
Registro de compras
Registro de ventas
Planilla de remuneraciones
Libro de actas
Registro de ingresos
b) Auxiliares Voluntarios: 
Libro bancos
Libro Kardex o Registro de almacén
Caja chica
Cuentas corrientes
Registro de cuentas por pagar
Registro de cuentas por pagar
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Legalización de los libros de Contabilidad:
Los libros de contabilidad deben ser legalizados ante un Notario Público, salvo la planilla de remuneraciones que deben ser autorizados por un funcionario de ministerio de trabajo.
La legalización consiste en una constancia puesta en la primera hoja o folio útil del libro o la primera hoja suelta, la cual indicará el número que el notario le asignará, la denominación o razón social de la entidad, el objeto del libro, número de folios deque consta, tipo de foliación y día, lugar en que se otorgó, el sello y firma de Notario.
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LIBROS PRINCIPALES:
1. EL LIBRO DIARIO:
Es un Libro Obligatorio y Principal, de filiación simple en el que se registrará en forma ordenada y cronológica todas las operaciones o transacciones que realiza el empresario o comerciante, disgregando las cuentas DEUDORAS y ACREEDORAS.
Este Libro se inicia con el llamado "asiento de apertura" o "asiento inicial" que se origina en el Balance del inventario del Libro Inventarios y Balances, luego se seguirá registrando todas las operaciones hasta la finalización del periodo económico; por todo lo que se registra en este Libro se dice que es un historial cronológico de todo lo que ha ocurrido en la actividad comercial de la empresa.
Para que este Libro tenga valor legal, al igual que todos los demás Libros,  deberán ser legalizados por el Notario público en las capitales de provincias en el que se encuentra ubicado la empresa o negocio.
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2. LIBRO MAYOR:
Es un Libro obligatorio y Principal de foliación doble (enumeración) al que se transfieren todas las cuentas que se hayan registrado en el Libro Diario determinadas en cuentas del DEBE (Cargo) y HABER (Abono). 
El Libro Mayor es el que nos da un panorama mas explicito del estado de cada una de las cuentas para su respectivo análisis.
El registro del Libro Mayor se dará de acuerdo al orden cronológico en que se hayan suscitado la operación para de esa forma guardar la uniformidad de los registros.
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LIBROS AUXILIARES Y DE REGISTROS:
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:
Registro de las operaciones cronológicamente.
Detalle de la actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta.
Tipos de libros auxiliares.
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Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diarios y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
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Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y además pueden recogerse en cualquier soporte informático. Son, entre otros, los siguientes:
Libro de Caja
Libro Auxiliar de Bancos
Libro Auxiliar de Clientes
Libro Auxiliar de Proveedores
Libro Auxiliar de Compras
Libro Auxiliar de Ventas
Fichas de Almacén
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REGISTRO DE COMPRAS 
CONCEPTO 
Es un libro auxiliar obligatorio, en el que se anotan las adquisiciones (compras) tanto de bienes como de servicios, que efectúa la empresa en el desarrollo de sus actividades económicas, durante un periodo de tiempo.
Es un libro de foliación doble, a través de sus registros, se determina el CREDITO FISCAL de la empresa ( IGV a favor de la empresa ).
 
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REGISTRO DE VENTAS 
CONCEPTO 
Es un libro auxiliar obligatorio, en el que se anotan las ventas tanto de bienes como de servicios, que efectúa la empresa en el desarrollo de sus actividades económicas, durante un periodo de tiempo.
Es un libro de foliación doble, a través de sus registros, se determina el IMPUESTO BRUTO de la empresa ( IGV a pagar al Estado ).
 
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OBLIGADOS A LLEVARLO
Están obligados a llevar el Registro de Compras y el Registro de Ventas los contribuyentes que deben hacer pagos del IGV. 
Es decir los contribuyentes que forman parte del Régimen Especial a la Renta, Régimen MYPE tributario y Régimen General.
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FORMALIDADES
a) Datos de Cabecera
 El Registro de Compras y el Registro de Ventas al ser libros vinculados a asuntos tributarios deben contar con los siguientes datos de cabecera:
 • Denominación del registro.
 • Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.
 • Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.
 
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b) Registro de las Operaciones
 Al efectuar las anotaciones de las operaciones en los Registros de Compras y de Ventas, los sujetos obligados deberán efectuar dicha anotación:
 • En orden cronológico.
 • De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas.
 • Totalizando sus importes.
 
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• Utilizando los términos “VAN” y “VIENEN” según corresponda, al final y al inicio de cada folio respectivamente. 
 • De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente. 
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c) Oportunidad de la anotación de los Comprobantes de Pago
 En relación a éstos registros es importante mencionar que para determinar el valor mensual de las operaciones realizadas, los obligados a llevar estos libros deberán anotar sus operaciones, así como las modificaciones al valor de las mismas, en el mes en que éstas se realicen. En ese caso, los contribuyentes tomarán el IGV como Crédito Fiscal o Débito Fiscal en dicho período.
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PLAZO MAXIMO DE ATRASO
 Ambos Registros no podrán tener un atraso mayor a diez (10) días, contados desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se recepcione el comprobante de pago respectivo.
 
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RAYADO DEL REGISTRO DE COMPRAS Y REGISTRO DE VENTAS 
 
La SUNAT mediante Resolución de Superintendencia No. 234- 2006- SUNAT , presentó un modelo en el cuál se especifican las partes de dicho registro, pero faculta a la empresa a utilizarlo según sus necesidades y características.
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