Requisitos de un ERP para gestión de proyectos

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Requisitos de un ERP para gestión de proyectos 
 
Un ERP para gestión de proyectos nos permite planificar, organizar, controlar y 
motivar con la finalidad de alcanzar con éxito los objetivos marcados. Se trata de 
un sistema de alta gestión completamente orientado a los sectores que más lo 
necesitan, como ingeniería y arquitectura, construcción, consultoría, desarrollo de 
software o I+D, entre otros negocios cuyo eje de actividad es el desarrollo de 
proyectos de duración determinada. 
En este artículo vamos a centrarnos en hablarte de las funcionalidades de 
los sistemas ERP y en las ventajas que aportan en la optimización de procesos, 
tanto en las fases de planificación, como en las fases de desarrollo y fases 
ejecutivas. De esta manera, te facilitaremos un documento que sirva para estudiar 
nuevas oportunidades de potenciación de recursos y talento y, al mismo tiempo, 
una guía sencilla con la que poder enumerar criterios de selección de tu 
programa de gestión ERP perfecto. 
 
 
 
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Concepto y características de la gestión de 
proyectos 
La gestión de proyectos es aquel enfoque metódico que nos permite planificar y 
optimizar todos los procesos, desde la concepción inicial hasta la finalización y 
entrega. Según el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management 
Institute, PMI), el método de gestión ha de cumplir con cinco etapas: iniciación, 
planificación, ejecución, control y cierre. 
Según el tipo de empresa, suele ser necesario integrar en cada etapa multitud de 
procesos diferentes que incluyen compras, existencias, pedidos, gestión de 
recursos, contabilidad, facturación, gestión de clientes y control de proyectos. 
Aquí, el principal reto de todo programa de gestión ERP es ofrecer 
soluciones especializadas para aquellas empresas que hallan importantes 
ventajas competitivas en la manera de gestionar sus proyectos, que son el eje de 
la actividad de negocio. 
Debes tener en cuenta que toda gestión de proyectos lleva implícito el control de 
variables técnicas personalizables, que definen las características y la 
complejidad de cada proyecto. Estas variables deben poder exportarse a hojas de 
cálculo o similares sincronizadas con las bases de datos. De esta manera, 
automáticamente, pueden generarse nuevos cálculos ante cualquier novedad o 
imprevisto. Las variables exportadas también pueden usarse como filtro para 
encontrar proyectos ya almacenados con características similares a los nuevos. 
Una de las funcionalidades más demandadas y necesarias de los sistemas 
ERP es que sean capaces de gestionar documentos electrónicos, 
almacenarlos y posteriormente compartirlos con las funciones naturales del 
sistema. Esta funcionalidad es esencial y te permite maximizar la agilidad y 
control de procesos. Por eso, la estructuración de los datos debe permitir la 
gestión de múltiples modificaciones, de manera que cada proyecto pueda contar 
con varios índices. El software ERP debe facilitar el control de los costes 
resultantes de cada variación. 
 
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Por último y muy importante, debes tener en cuenta que en un proyecto suele 
haber uno o varios grupos de personas trabajando ad hoc y, por lo tanto, 
resulta crucial contar con una herramienta que nos asegure la comunicación 
constante entre los miembros del proyecto usando las funciones nativas. 
Funcionalidades básicas de un ERP de proyectos 
 
Las empresas líderes, altamente competitivas, invierten grandes esfuerzos y 
capitales en maximizar la eficacia de sus sistemas, ya que la clave para obtener 
resultados eficaces no es otra que contar con un sistema eficaz. 
Por eso, una de las funcionalidades más importantes de un programa ERP es 
brindar soluciones a medida, eficaces por estar completamente adaptadas a la 
manera en la que la empresa gestiona cada proyecto. 
Cada vez hay más empresas que optan por el desarrollo de un ERP propio. Sin 
embargo, sigue siendo práctico adquirir sistemas estándard. Estos sistemas han 
de ser capaces de adaptarse a los protocolos, a la manera de trabajar en la 
empresa y al ritmo de crecimiento. 
En el caso de un sistema desarrollado propio o con alto grado de personalización, 
la empresa necesitará mucho tiempo y recursos. Por eso es absolutamente 
necesario definir los requerimientos a cubrir con base en el costo total de 
propiedad (TOC). El cual abarca desde la formación, instalación y 
personalización, hasta el mantenimiento de la herramienta, todo ello enfocado en 
macro y en concordancia con el plan estratégico elaborado por la dirección. 
 
Con un sistema ERP especializado en gestión de proyectos las empresas 
consiguen ahorrarse costos importantes y, sobre todo, en lugar de especular en 
torno al grado de avance de un proyecto, pueden consultarlo rápidamente en la 
pantalla de su sistema. El tiempo ahorrado, además, podrás aprovecharlo para 
otras tareas, como la prospección, fidelización de clientes o, con la ayuda del 
sistema, optimización de procesos. 
 
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Otro factor que debes tener en cuenta es la escalabilidad del sistema ERP. 
Es muy interesante que este sistema sea capaz de crecer con la empresa. Esto 
es: si la implantación del ERP nos permite optimizar y destinar tiempo y recursos 
a nuestro crecimiento, resulta del todo conveniente que ese ERP crezca con la 
empresa. Esta escalabilidad nos dará grandes beneficios a lo largo del tiempo. 
Por lo tanto, una de las funcionalidades clave de un ERP es poder asimilar 
nuevos módulos, licencias y herramientas complementarias que le permitan 
apoyar el crecimiento de la empresa y, al mismo tiempo, crecer con ella. 
Según sus necesidades, cada empresa determina qué tipo de solución 
necesita y hasta qué punto le conviene invertir en personalización y 
escalabilidad por encima de otros requisitos. 
Otra ventaja fundamental que te va a aportar el ERP es la optimización y 
control de las estimaciones. La mayoría de proyectos comienza con una 
estimación o una oferta que suelen crear los técnicos con más experiencia. 
Simplificando el proceso de estimación, estos empleados experimentados podrían 
invertir más tiempo en actividades más rentables. El tiempo invertido en crear una 
propuesta es tiempo que no se invierte en proyectos en curso, por ejemplo. Un 
módulo de estimación y oferta integrado en el ERP te permite mejorar el proceso 
y almacenar un historial de datos práctico, de fácil acceso. 
También es esencial que el sistema nos permita analizar datos y acceder a 
todos los datos de cada modelo, partida o proceso de contratación de la 
manera más ágil posible. De esta forma, conseguiremos la mayor exactitud 
posible en el desarrollo de nuestra propuesta inicial, lo que se traduce en calidad 
de servicio y rentabilidad para la empresa. 
El ERP, además, debe servirnos para optimizar y mejorar trámites, 
aportándonos la capacidad de convertir automáticamente una propuesta en un 
pedido. Así, llevarás un registro de todo el papeleo desde el principio, ahorrando 
mucho tiempo de búsqueda de documentación. 
El ERP debe tener integrado un gestor de documentos que nos permitirá 
encontrar rápidamente todos los archivos asociados a una propuesta, ya sean 
 
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datos CAD originales, órdenes de compra, recepciones, facturas, correos, etc. El 
sistema debe ser capaz de generar, imprimir y/o enviar por email toda la 
documentación necesaria para el desarrollo de cada proyecto. 
El ERP también debe ser capaz de integrar el control y la planificación de 
proyectos. Esta función beneficia especialmente a las pequeñas empresas, que 
cuentan con una sola persona encargada de planificar y vender: la propietaria de 
la empresa. Esta persona, si no cuenta con un ERP que automatice procesos, 
puede invertir muchas horas averiguando el estado de cada proyecto. Si a ello le 
sumas las habituales interrupciones del día a día, es inevitable que el proceso de 
toma de decisiones se retrasey, por tanto, se aumenten los márgenes de error. 
Un ERP eficaz nos permite visualizar el estado de cada proyecto en cualquier 
momento, desde cualquier lugar en que nos encontremos, solo utilizando Internet 
para acceder al sistema. 
La gestión de subcontratistas es otro punto clave que deben mejorar y 
optimizar los sistemas ERP. Un programa ERP eficaz deberá facilitarnos el 
seguimiento de los trabajos subcontratados e integrar este seguimiento en el 
control total de cada proyecto. 
Por último y muy importante, el ERP que elijas debe integrar contabilidad. 
Puede hacerse mediante un módulo interno o bien con un programa de 
contabilidad independiente o listo para usar. Sin esta importante área integrada es 
imposible desarrollar un control de gastos eficiente. 
 
Conclusiones respecto a los sistemas ERP 
para la gestión de proyectos 
Puede que en tus primeros años de funcionamiento en el mercado, tu empresa 
sea capaz de generar un control de procesos más o menos preciso con sistemas 
no digitalizados y separados por áreas de trabajo. Pero a medida que vayas 
creciendo, este control solo podrá mantenerse con un sistema ERP que integre 
 
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todas las áreas del negocio y te permita un seguimiento completamente 
actualizado de cada proyecto. 
El programa ERP mejorará nuestra calidad, reducirá nuestros costes, optimizará 
nuestros tiempos de entrega y nos dará grandes beneficios a lo largo del tiempo. 
Además, orientándonos a la alta gestión, con sistemas especializados que 
mejoran notablemente nuestra calidad y competitividad, podremos optar a 
ganar proyectos y clientes que beneficien nuestra reputación y trayectoria. 
Las empresas líderes, de la misma manera en que integran ERP para gestión de 
proyectos en sus negocios, exigen colaboradoras y proveedoras que también lo 
hagan. Utilizar un sistema ERP es crucial para cualquier empresa que busque la 
máxima especialización en sus procesos de negocio. Los costes reales y los 
costes de oportunidad empiezan a disminuir en el momento en el que se implante 
en tu empresa un sistema con capacidad de gestión de proyectos. 
 
 
 
 
 
 
Referencia 
 
https://www.datadec.es/blog/requisitos-de-un-erp-para-gestion-de-proyectos 
 
Escrito por: un Consultor Especializado (lp) 
 
 
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https://www.datadec.es/blog/author/un-consultor-especializado-lp