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Sistemas Administrativos - Gómez Ceja
Luis Mario Ramirez
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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
ANÁLISIS YDiSEÑO
Guillermo Gómez Ceja
Facultad de Contaduría y Administración
Universidad Nacional Autónoma de México
REVISiÓN "rÉCNICA
ENRIQUE BENJAMíN FRANKLlN FINKOWSKY
Catedrático de la Facultad de Contaduría y Administración
Universidad Nacional Autónoma de México
McGRAW-HILL
MÉXICO- BUENOS AIRES - CARACAS -GUATEMALA-L1SBOA-MADRID-NUEVA YORK
SAN JUAN-SANTAFÉ DE BOGOTÁ- SANTIAGO- SAO PAULO-AUCKLAND
LONDRES-MILÁN-MONTREAL-NLlEVA DELHI-SAN FRANCISCO- SINGAPUR
ST. LOUIS - SIDNEY - TORONTO
Gerente de producto: René Serrano Nájera
Supervisor de edición: Noé Islas López
Supervisor de producción: Zeferino García García
UNIVERSIDAD NACION~~ ABIERTA
N9 de Regi~tro.2.~L/.C!¡;2L..-.C2.2.~.C25
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Centl'o r''} Per:nrso,{ Múltiple"
Análisis y diseño
Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra,
por cualquier medio, sin autorización escrita del editor.
DERECHOS RESERVADOS © 1997, respecto a la primera edición por
McGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S. A. de C. V.
Cedro Núm. 512, Col. Atlampa
06450 México, D. F.
Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Núm. 736
ISBN 970-10-1171-6
8901234567 L.1.-97 09876543102
Impreso en México Printed in Mexico
Esta obra se terminO de
imprimir en Marzo del 2002 en
Litográfica Ingramex
Centeno Núm 162-1
Col. Granjas Esmeralda
Delegación Iztapalapa
09810 México, D.F.
••••••
'm. 736
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. XIII
PRÓLOGO XV
o •••••••••••••••••••••
PRIMERA PARTE Administración y sistemas
Capítulo 1 Conceptos básicos en sistemas . 3
Conceptos
Clasificación de los sistemas
Subsistemas y suprasistemas
Importancia de los sistemas
Características de los sistemas
Principios de los sistemas .. o
Componentes de los sistemas
Gapítulo 2 Teoría general de sistemas
. 3
. 5
. 7
. 8
o ••••••• 9
o •••••••••••••••••• o •••••••••• 10
o •••••••••••••••••••• o ••••• o •• 10
13
~ Métodos para la investigación de sistemas generales 15
La teoría de los sistemas aplicada a las organizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . 18
Eficiencia 19
Efectividad 20
Adaptación y cambio 21
Endoestructura 22
Métodos de implantación 24
Integración de recursos humanos y materiales 26
Ejecución del programa de implantación 27
o • • • • • • • • • • • • • • •Comunicar a la gente 27
Capítulo 3 El enfoque de sistemas como perspectiva en el desarrollo de las
organizaciones 29
Alcance conceptual 29
Clases de sistemas 30
Amplitud de las áreas de aplicación y ventajas 31
Administración pública y privada como un conjunto de sistemas 34
Sistemas operativos 34
Sistemas administrativos 36
Sistemas auxiliares . . . . . . 37
La administración pública como sistema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Sistemas operativos 41
Sistemas de apoyo 42
Sistemas de regulación y control 42
Enfoque sistémico en la administración pública. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
VI Contenido
Identificación y jerarquización de los sistemas y procedimientos de tra
bajo . 44
Responsables de la identificación . 44
Mecanismos de identificación . 45
Capítulo 4 Introducción al estudio de los sistemas administrativos . 49
El enfoque de los sistemas administrativos en las organizaciones . 49
\ Ambiente administrativo . 50
"-\Conceptos básicos . 51
El concepto de sistema . 52
El concepto de procedimiento . 52
El concepto de método . 53
El concepto de actividad . 53
El concepto de operación . 53
El concepto de función . 53
El concepto de estructura orgánica . 54
El concepto de simplificación del trabajo . 54
El concepto de productividad . 55
Las áreas de asesoría en el sector público y privado para el diseño de siste
mas administrativos . 55 l
Antecedentes de las unidades de organización y métodos . 55 v
Funciones de asesoramiento . 56.···
Organización lineal y de staff . 57 ~.
Staff o asesor . 57 ..
El porqué de los servicios de un departamento de staff o de asesora
miento . 57 ....
Adscripción de las unidades asesoras . 58 .....·
Responsabilidades y funciones . 59
Unidades de organización y métodos . 60 /
Conceptualización para la modernización de oficinas . 62 r
Administración y tecnología de información . 62 •
Adscripción y responsabilidades del área asesora . 58
Funciones genéricas de una unidad de organización y sistemas . 64
Sistemas EDP . 66
Estructura de las UOM . 66
Unidades de control de gestión . 67
Antecedentes, . 68
Unidad de control de gestión . 71
Objetivo . 71
Funciones " " .. " , . 72
Ubicación " " . 72
Capítulo 5 Alcance del estudio de los sistemas administrativos . 75
El analista de sistemas . 75
El administrador como analista de sistemas . 76
Las cualidades personales y el adiestramiento . 77
El con texto operacional de los sistemas . 78
Contenido VII
Proposiciones para estándares de descripción de puestos para el área de
sistemas computarizados . 8044
Ingeniero en administración de sistemas y/o líder del proyecto (System44
management engineer/project manager) . 8245
Analista de sistemas . 83
Programador senior . 8349
Programador . 8449
Especialista en hardware . 84
S()
Especialista en software . 8451
Analista de sistemas administrativos . 8552
Analista de diseño de formas . 8652
Dibujante . 8653
53
Capítulo 6 Diagramas de procedimientos para el estudio y análisis de siste53
mas . 9353
Diagramas de procedimientos . 9354
Conceptos generales de diagramas . 9454
Estudio de los diagramas . 9455
Diseño de diagramas de procedimiento . 94
55 I Presentación de los diagramas . 95
55 v Métodos para formular diagramas . 95
56,1 Planeación y evaluación . 95
57 i' Cuándo hay que hacer diagramas . 95
57 .., Simbología básica . 96
Clasificación de los diagramas . 96
57 ..... Diagramas de flujo ' . 99
Diagramas de flujo (fluxogramas) . 9958
Qué es un fluxograma . 10058 ,./
Tipos de fluxogramas . 100
59 '
60 /' Reglas generales para la elaboración de diagramas . 103
Convención para trazar los diagramas .62 r 103
Presentación de las formas en el diagrama . 109
62 •
64 Simbología para diagramas de flujo o fluxogramas . 112
66 Simbología utilizada para procedimientos EDP . 115 '
66 Requisitos para diagramar . 117
67 Sintética . 117
68 Simbolizada . 117
71 De forma visible a un sistema o un proceso . 117
71 Formatos para captura de información . 118
72
72 Capítulo 7 Elaboración de manuales de procedimientos . 125
Conceptos y objetivos . 125
75 Conceptos . 125
75 Objetivos . 126
76 Justificación de su necesidad . 126
77 Definición, características y clasificación de los procedimientos . 127
78 Clasificación según su área de aplicación . 127
VIII Contenido
Metodología de trabajo para el estudio de procedimientos. . . . . . . . . . . . 128
Proceso y normas de elaboración de las políticas o normas de opera-
De la presentación, autorización, distribución y actua:lización del manual
Planeación del estudio 129
Investigación de la situación actual 129
Recopilación de la información 130
Fuentes de información 130
Registro y documentación del procedimiento actual 131
Obtención de la aprobación correspondiente 132
Análisis y crítica de la información , 132
Análisis 132
Diagnóstico 132
Técnicas de representación y análisis de procedimientos 135
Diseño de procedimientos 137
Representación del procedimiento 137
Diagramación para el manual de procedimientos 137
Expresión literaria del procedimiento .... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
El manual de procedimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos 138
Conceptos. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Contenido 140
Proceso y normas de elaboración del índice 140
Proceso y normas de elaboración de la introducción 144
Proceso y normas de elaboración de la base legal . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Proceso y normas de elaboración del objetivo 145
ción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Proceso y normas de elaboración de los procedimientos. . . . . . . . . . . 145
e instructivos de procedimientos 148
De la presentación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Proceso y normas de elaboración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Ejemplo de formatos de instructivos de procedimientos 151
SEGUNDA PARTE Planeación y desarrollo de sistemas. . . . . . . . . . . . . . . . 157
Capítulo 8 Cómo se proyecta un sistema 159
Necesidad de proyectar sistemas administrativos 159
Detección de la necesidad 160
Definición de objetivos 161
Definición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 161
Fijación de políticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Planes y programas 163
Documentación 163
Comunicación 164
La responsabilidad en la planeación del sistema 164
Planeación de sistemas 165
Capítulo 9 Planeación y desarrollo de sistemas 171
Conceptos 172
Contenido IX
128
129
129
130
130
131
132
132
132
132
135
137
137
137
138
138
138
138
140
140
144
144
145
145
145
148
148
150
151
157
159
159
160
161
161
162
163
163
164
164
165
171
172
Fases del proceso de planeación de sistemas .
Planeación de sistemas .
Investigación inicial .
Solicitud para el estudio de sistemas , .
Solicitud para servicios de sistemas .
Estudio preliminar .
Descripción de los pasos básicos del estudio preliminar , .
Estudio y plan de trabajo en la planeación y preparación de sistemas
Revisión del estudio preliminar .
Organización clásica de la forma en el estudio preliminar de infor
mes .
Carta de organización .
Cédula de entrevista " ..
Resumen de la entrevista , . ,
Fases del proceso de desarrollo de sistemas .
Presentación .
Etapas del estudio .
Objetivos del estudio de sistemas .
La etapa de estudio y diseño .
Diseño técnico del sistema (diseño detallado) .
TERCERA PARTE Metodología de estudios de sistemas
Capítulo 10 Estudio y diseño de sistemas .
Barreras y requerimientos de usuarios y del equipo de trabajo .
La percepción de la gerencia .
Diseño integral del sistema .
Capítulo 11 Comprensión del sistema actual .
Compilación de la información ' .
La observación .
La simple observación de hechos actuales .
Observación experimental .
Observación a través de registros .
La encuesta .
Cuestionario .
La entrevista .
Procedimiento .
Evaluaciones de la entrevista .
, Venta~as de ,la e~,trevista .
Areas de lllveStlgaclOn .
Información general ', .
Información estructural .
Entradas .
Salidas .
Recursos .
172
173
175
177
178
179
180
182
182
182
183
184
185
185
185
187
188
188
191
195
197
200
200
201
203
203
204
204
205
205
205
205
207
208
210
210
210
210
211
212
212
213
X Contenido
Sistemas . 214
Información operativa . 214
Registro y documentación del sistema actual . 214
Técnicas y métodos a utilizar . 215
Diagramas de organización . 216
Cuadro de distribución de actividades . 216
Flujograma de procedimientos . 216
Documentación del sistema actual . 217
Capítulo 12 Análisis de sistemas . 219
Análisis del sistema . 219
El proceso de análisis . 221
Pensar audazmente . 222
Proporcionar la imagen completa . 223
Capturar las ideas . 224
Probar las ideas propias . 224
Criterios básicos para el análisis de sistemas . 225
,Método del análisis de sistemas . 226
Etapas de análisis de sistemas . 226
Elementos y técnicas a utilizar en el análisis . 230
Matrices . 231
Uso de las matrices . 231
Tablas de decisiones . 233
Estructura de una tabla de decisiones . 233
Pasos para la construcción de la tabla . 235
Cómo utilizar las tablas . 236
Tipos de tablas de decisiones . 236
Ejemplo: contratación de taquimecanógrafas . 238
Diagramas o gráficas de flujo . 239
Diagrama o carta de distribución de actividades . 239
Capítulo 13 Diseño de sistemas . 243
Los principios básicos de la organización, como criterios para el diseño de
una organización . 244
Diseño del nuevo sistema . 246
Requerimientos del nuevo sistema . 250
Proposición del nuevo sistema o modificación de la anterior . 253
Aspectos fundamentales que comprende el plan del nuevo sistema .. 253
Documentación del diseño del nuevo sistema . 253
Obtención de la aprobación final . 255
Capítulo 14 Estudio de sistemas de información orientados al uso de
computadoras . 257
Planeación y definición de sistemas . 257
Objetivos yfunciones de la organización . 257
Requerimientos de procesamiento de información . 258
Integración del plan de sistemas . 258
Integración del programa de sistemas ' 259
Contenido XI
214
214
214
215
216
216
216
217
219
219
221
222
223
224
224
225
226
226
230
231
231
233
233
235
236
236
238
239
239
243
de
244
246
250
253
253
253
255
de
257
257
257
258
258
259
Diseño preliminar 259
Análisis funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 259
Definición de las bases funcionales del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Diseño de la arquitectura del sistema " 260
Recursos requeridos 261
Diseño detallado 261
Organización y planeación 261
Diseño interno de los programas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Desarrollo de procedimientos de usuario 263
Construcción del sistema 264
Construcción de programa/módulos 264
Preparación de la implantación 265
Pruebas y aceptación del sistema 266
Implantación 266
Soporte del sistema de producción 268
Capítulo 15 La documentación de los sistemas 269
Carpeta administrativa 271
Importancia 271
Contenido 271
Carpeta del usuario . . . . . . .. 272
Importancia 272
Contenido 272
Carpeta de captación 272
Importancia 272
Contenido 273
Carpeta de programación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Importancia 273
Contenido 274
Carpeta de operación 274
Importancia '. . . . . .. 274
Contenido 275
Capítulo 16 Implantación de sistemas 277
Métodos de implantación 279
Plan de implantación 281
Evaluación del sistema 284
Bibliografía 285
Índice temático 287
INTRODUCCiÓN
La planeación y aplicación de sistemas de información constituye un elemento de
vital importancia para el desarrollo de las empresas públicas y privadas; y requiere
tratarse no sólo con cuidado, debido a que es fundamental para la planeación de la
empresa en sus etapas de estructuración y operación, sino con realismo, porque
tiene un valor sólo en tanto que es práctico. No se puede concebir que la habilidad
de una empresa para conservar su poder competitivo y lograr altas tasas de creci
miento se deba a la casualidad, sino que depende en gran parte de la planeación y
diseño de sistemas de información como base fundamental de todo un proceso
decisional.
La necesidad de desarrollar en forma total o parcial los recursos humanos, mate
riales y técnicos en un organismo social obedece a los ciclos de evolución que en los
organismos se experimentan, desde su estructuración hasta su crecimiento. En la
actualidad, el hombre de empresa en el mundo ha venido trabajando en un ambien
te de constantes cambios que convierten sus problemas de administración y de pro
ducción en actividadescada vez más complejas y dificiles.
La tendencia al cambio en la dirección de las organizaciones es una constante
fundamental en todos los sentidos. La tecnología en general y la de información en
particular, así como la evolución de las necesidades y gustos de los consumidores,
influyen en el entorno en que se mueven las empresas (globalización de mercados)
y para afrontar los acelerados procesos de cambio tecnológico, habrá que pensar en
llevar a cabo un pormenorizado ejercicio de planeación institucional; ejercicio vin
culado al conocimiento de la forma actual de operar de la empresa.
El conocimiento de los problemas planteados por la operación de las empresas y
la forma de encauzar las soluciones tanto a éstos, como a los financieros, de distribu
ción, ventas y de información, son aspectos fundamentales que dependen de la ca
pacidad de los empresarios para adaptarse al nuevo entorno, anticiparse a los cons
tantes cambios, tomar la iniciativa y alcanzar, con productividad, la situa~ión óptima
de su empresa en el corto, mediano y largo plazos.
Atenuar las amenazas a la sobrevivencia y lograr el aproveéhamiento máximo de
las oportunidades que se presentan, son acciones que forman las estrategias de cre
cimiento, establecidas como parte del eslabón fundamental de las cadenas producti
vas aunadas con niveles cada vez mayores de competitividad. Las empresas tendrán
que desplegar mucha creatividad y trabajo en la selección de mercados; la selección
de sus productos; la identificación de estrategias para competir; el fortalecimiento
del humano (capacitación); el mejoramiento de los métodos y sistemas de trabajo y,
finalmente, el mejoramiento de la capacidad estratégica de nuestros empresarios.
XIV Introducción
,
La solución de estos problemas no es una tarea sencilla que sólo involucra la
atención de aspectos administrativos sino que, además, de esfuerzos orientados a la
actualización presente y predicción futura, apoyada en el desarrollo de sistemas de
información por computadoras.
A veces resulta dificil pensar que el avance de la tecnología ocurrido durante el
último cuarto de siglo, no haya sido incorporado a las necesidades de operación de
nuestras empresas y, en una posición apriori, podemos asegurar que la tecnología de
sistemas que no se apegue a una metodología de investigación para el análisis y
estudio de los sist~mas que se encuentran en operación, no alcanzará los niveles de
eficiencia que requieren las empresas. La disparidad de criterios programáticos y el
desconocimiento de una tecnología uniforme para definir los problemas, los esque
mas para recabar la información necesaria, el análisis y la generación de opciones de
solución son algunos de los problemas más frecuentes para el diseño de sistemas.
Es propósito del autor, mediante la obra Sistemas administrativos, proveer los me
canismos, la metodología y las técnicas necesarias para habilitar al profesional de
sistemas en la planeación, desarrollo e instrumentación de sistemas de información.
La obra plantea esquemas y mecanismos basados en hechos resultantes de un
proceso de investigación y, en un sentido más amplio, del análisis de la problemática
administrativa que confrontan las empresas, tanto para el diseño de sistemas admi
nistrativos, basados en tecnología de punta.
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PRÓLOGO
El ensayo que se presenta a lo largo de la obra tiende a proyectar la teoría de los
sistemas al ámbito administrativo, con énfasis en el ambiente en que se desenvuelve
la organización (influencias exógenas) y en el proceso de modernización de las
empresas. El propósito a que está dedicado el esfuerzo editorial es mejorar el desem
peño organizacional de la empresa; empleando procedimientos especializa
dos de orden interno para proveer el apoyo necesario a las operaciones sustantivas,
de modo que éstas se lleven a cabo de acuerdo con un orden y exactitud estable
cidos.
El avance tecnológico, el tamaño de las organizaciones y la rapidez con que se
producen los cambios ambientales conllevan a idear sistemas administrativos más
dinámicos, más fluidos y flexibles que permitan romper con la perpetuidad de las
estructuras organizacionales y procedimientos tradicionales, a efecto de lograr valo
res programáticos que permitan la integración de insumos complejos, tanto inter
nos como externos.
Por otro lado, es muy común encontrar esquemas de organización que en algu
nas ocasiones son excesivos, anárquicos y desarticulados o, por lo contrario, peque
ños con un grado de centralización excesivo que no responden con sus atribucio
nes, funciones y programas. Como consecuencia de ello se puede observar la falta
de homogeneidad conceptual, de articulación y de sistemas de información en
los procesos de programación, presupuestación, evaluación y control; así como
de una administración de los recursos financieros y materiales que garanticen el
orden y la operación ágil y eficiente entre los diferentes niveles de su estructura.
Desde luego, la obra va orientada a optimizar los esquemas y mecanismos inter
nos de administración, mediante el mejoramiento de los actuales sistemas de traba
jo. En este orden de ideas, el autor pretende apoyar al administrador, al empresario
mexicano, en la conducción de su empresa; es decir, mediante la formación de una
cultura organizacional se podrán afrontar con éxito los actuales retos de cambio, de
adaptación a los grandes cambios que exige la actual globalización de mercados, de
mantener la flexibilidad en sus empresas, de dejar atrás las estructuras administrati
vas tan rígidas, de buscar esquemas más modernos en sus procesos funcionales y en
la cadena de mando; en suma, de buscar y adaptarse a un nuevo estilo de administra
ción más estratégica.
Es necesario señalar que la obra presenta una metodología para planear y desa
rrollar sistemas basados en el hecho de que las organizaciones sociales pueden ser
tratadas como grupos de componentes; como sistemas interrelacionados que se
interaccionan y se adaptan e influyen en el ambiente.
XVI Prólogo
Una organización necesita mantener un grado satisfactorio de eficiencia inter
na; debe estar en aptitud de rendir un máximo de productos con un mínimo de
recursos. La administración tradicional provee los instrumentos adecuados para una
eficiente operatividad interna del proceso organizacional de la "caja negra".
La teoría de sistemas busca mejorar las técnicas y procedimientos que permitan
una administración estratégica para que la empresa pueda adaptarse a las nuevas
exigencias; lo cual implica conservar su estabilidad en el mercado, buscar una acele
rada dinámica en sus procesos de producción para satisfacer en calidad y en canti
dad lo que su mercado demande. Los empresarios podrán estar en condiciones de
illpginarse cómo reorientar las ofertas de sus productos, sus investigaciones y, sobre
tddo, las formas y relaciones con la competencia y con el Estado; para participar y
I
qrientar estrategias de crecimiento con los objetivos que ha ftiado el Estado en el
reforzamiento del sector exportador.
El mejoramiento de la cultura organizacional en la empresa permitirá una mejor
idea de la administración como un proceso para realizar sus propósitos y no sólo para
llevar a cabo tareas específicas.
EL AUTOR
ter
de
llna PRIMERA PARTE
ltan
ele- ¡
Inti
~vas
ADMINISTRACiÓN YSISTEMAS
¡ de
Ibre .
ar y
n el
ejor
Jara
lOR .
I
CAPíTULO 1
CONCEPTOS
En la actualidad se aprecia el explosivo crecimiento de organizaciones modernas, el
cual ha creado retos que, a su vez, dan lugar al desarrollo de sistemas, mismos que
hacen frente a la complejidad y multiplicación de las operaciones en forma bastante
efectiva. De manera que toda organización, para realizar sus actividades en forma
adecuada, necesita sistemas de trabajo orientados a lograr unacoordinación inte
gral de todos sus elementos.
Aún no existe un concepto preciso de lo que es o representa un sistema de traba
jo, ya que los diferentes autores y estudiosos de la administración no se han puesto
de acuerdo y cada uno de ellos enfoca el problema desde diferente punto de vista y
con mucha frecuencia, incluso, usa una terminología diferente. No obstante, se tra
tará de establecer un concepto de lo que significa, enfocándose básicamente en los
elementos que de modo indistinto tratan los diferentes autores de la materia.
Un sistema es "una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados
de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las
empresas".l
Un sistema es "un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a cabo
por las empresas para lograr así los objetivos de la misma".2
Un sistema es "una serie de objetos con una determinada relación entre ellos
mismos y entre sus atributos".3
Un sistema es "un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un todo".4
Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo particu
lar, de acuerdo con un plan.
Sistema es una serie de funciones, actividades u operaciones ligadas entre sí,
ejecutadas por un conjunto de empleados para obtener el resultado deseado.
La figura 1.1 muestra la interrelación que existe entre el personal y la informa
ción para el logro de los objetivos.
Menschel Richard F., Management by System, McGraw-Hilt, p. 10.
2 Place, Irene, Business REport Administrative Analysis, Michigan, p. 28.
:l Hall, Artur D., Ingenieria de sistemas, Limusa, p. 94.
1 Pan Myess G., Leonard, Idea/or Management N. Y., The Field of Systems and Procedure, p. 401.
4 Primera parte: Administración y sistemas
FIGURA 1.1
Sistema es la
interrelación de
información entre
el personal y la
organización para
el logro de los
objetivos.
"
PERSONAL ALMACENES
COMPRASCONTABILIDAD
objetivos
Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimien
to o un plan de procedimientos que buscan una meta o metas comunes, mediante la
manipulación de datos, energía o materia.
Como puede observarse, las definiciones varían: son congruentes en cuanto a su
contenido, sin embargo, la utilización de términos como método, procedimiento y siste
ma, han dificultado la conceptualización de esos elemen tos para precisar un modelo
de definición.
Con todos los elementos expuestos, es posible afirinar que sistema es.el resultado
de un conjunto de procedimientos previamente coordinados, destinados a un obje
tivo común (Fig. 1.2).
En todas las definiciones se implican elementos característicos de los sistemas
como:
a) conjunto o combinación de cosas o partes;
b) integradas e interdependientes;
e) cuyas relaciones entre sí y con sus atributos, las hacen formar un todo unitario y
organizado;
d) que cumple con un propósito o realiza determinada función.
Lo anterior lleva a inferir que el funcionamiento del sistema es un conjunto
complejo de interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran,
que abarcan relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente.
Si, además, el sistema es concebido como una entidad en la que influyen intereses
humanos, actividades y cometidos, se puede concluir que sistema es una concepción
Capítulo 1: Conceptos básicos en sistemas 5
FIGURA 1.2
Partes
interactuantes de
un sistema.
imien
ante la
Ito asu
¡y siste
llOdelo
iUltado
n obje
.stemas
¡tario Y
mjunto
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MÉTODOS
PROCEDIMIENTOS
SISTEMAS
PROGRAMAS
OBJETIVOS
FUNCIONES
OBJETIVO
COMÚN
ACTIVIDADES
TAREAS
unitaria de un conjunto que funciona como un todo debido a la interdependencia
de sus partes.
Para establecer claramente qué es un sistema puede ser útil identificar lo que no
es un sistema.
Un sistema no es un objetivo o un fin.
Todos los grupos sociales persiguen valores, salud, riqueza, justicia, etc., los cua
les toman expresión en los fines: conservar la salud del pueblo; de los fines se des
prenden una serie de propósitos concretos como: dar atención médica gratuita. Como
puede observarse, los fines y los objetivos se encuentran en un mismo continuo
hacia lo que queremos alcanzar; el medio y el cómo obtener los resultados últimos
se configuran en los elementos que forman una actividad, un procedimiento o un
plan de procedimiento que busca una meta o metas comunes mediante la manipu
lación de datos, energía o materia.
Un sistema no es una función.
Por supuesto que los sistemas tienen influencias del medio ambiente; del que
proviene una serie de insumos mismos que a través de un proceso de conversión se
traducen en acciones que de acuerdo con el dinamismo y capacidad administrativa
y operativa del sistema son traducidos en bienes o servicios. En cambio, la función se
identifica en el quehacer institucional y provienen de las atribuciones y/o facultades
que confieren las normas y reglamentaciones jurídicas.
CIASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS
/
Una vez que se ha comprendido que un sistema contiene n elementos en constante
estado dinámico, durante un periodo indefinido, debe tenerse cuidado de su com
portamiento por medio de una constante investigación. ~
Si parte de esa premisa básica para el logro de una conceptualización amplia
de los sistemas, es conveniente conocer la tipología existente para fundamentar su
estudio.
6 Primera parte: Administración y sistemas
¡'
I
I
I
En este sentido podemos enunciar una primera clasificación: sistemas de
terminísticos y sistemas probabilísticos (que están dentro del grupo de los comple
jos).
Sistema determinístico. Aquel en que las partes interactúan en forma completamen
te predecible. Ejemplo: los eclipses se pueden predecir con mucha anticipación.
Sistema simple determinista. Aquel que tiene algunos componentes e interrelaciones
que revelan un comportamiento dinámico completamente predecible. Ejemplo:
el cerrojo de una ventana o puerta.
Sistema complejo determinista. Para efectos prácticos podemos señalar la compu
tadora electrónica, que está formada por un sistema sumamente complejo o com
plicado y determinista, porque la computadora hará únicamente lo que se le
indique.
Sistema determinista. Excesivamente complejo; es cualquier sistema del todo
determinista como el sistema astronómico, puede ser descrito en cierta forma o
en detalle, sin importar qué tan complejo sea; en principio será posible especifi
carlo por completo, por tanto, no existe la clase "excesivamente complejo" en la
categoría determinista.
Sistema probabilístico. En éste existe incertidumbre; no se puede dar una predic
ción exacta y detallada, sino que sólo se puede decir su probabilidad en determi
nadas circunstancias; en ocasiones un sistema tiene que ser descrito en forma y
tiempo diferentes, dependiendo de lo que se quiera decir.
Sistema simple probabilista. Un ejemplo muy claro es el de arrojar una moneda al
aire. Como es posible deducir corresponde a un sistema simple, pero impredecible.
Sistema complejo probabilista. Puede encontrarse en el reflejo condicionado de un
animal que responde a un estímulo con un mecanismo neutro para el placer y el
dolor, y otro mecanismo de placer o dolor para condicionarlo, este ejemplo tie
ne resultados en general (pero no en detalle). Es posible predecirlo por medios
estadísticos.
Encontramos otro tipo de sistemas como son los físicos y los abstractos; los pri
meros son los que tratan con herramientas, maquinarias, equipos y en general con
objetos o artefactos reales. Los segundos son el contraste de los primeros; en estos
sistemas, los símbolos representan atributos de objetos que no existen, excepto en la
mente (del investigador); por ejemplo: conceptos como planes, hipótesis e ideas
sujetas a investigación pueden ser descritos como sistemas abstractos.
Sistema abstracto. Esuno en el que todos los elementos son conceptos, lenguajes,
sistemas de números y otros. Los números son conceptos, pero los símbolos que
los representan (los numerales o guarismos) son elementos físicos. En un siste
ma abstracto los elementos se crean por medio de definiciones, mientras que las
relaciones entre estos elementos se formulan mediante presupuestos, sean éstos
axiomas o postulados. Estos sistemas constituyen el núcleo de estudio de las así
llamadas "ciencias formales".
Sistema concreto. Es uno donde por los menos dos de sus elementos son objetos'.
Por lo general, al hablar de un sistema se hace referencia a un sistema concreto.
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Capítulo 1: Conceptos básicos en sistemas 7
Para operar con los sistemas concretos, aparte del establecimiento de la existen
cia de los elementos y las relaciones que se establecen entre ellos, se requiere de
una investigación empírica. Una vez establecido el sistema se obtiene una estruc
tura de las así llamadas "ciencias no formales".
De acuerdo con su origen, los sistemas pueden ser naturales y elaborados.
Los sistemas naturales pueden ser definidos como aquellos que se desarrollan de
un proceso natural, como la fotosíntesis. Los sistemas elaborados son aquellos en
los cuales el hombre ha dado contribución al proceso en marcha, mediante obje
tos, atributos o relaciones. Como ejemplo del primero se pueden considerar las
teorías y los axiomas; en el segundo caso, las presas o motores. Estos sistemas
también pueden ser fisicos y abstractos. Algunos sistemas naturales también son
llamados adaptables, en los cuales hay un reajuste constante a nuevos insumas
ambientales; por ejemplo, los injertos en plantas o frutas.
Dentro de la categoría de los sistemas naturales encontramos los sistemas cerra
dos y abiertos, esta clasificación se hace con base en la extensión de los sistemas.
Los sistemas cerrados operan con poco intercambio; muchos piensan que estos
sistemas son ficticios, ya que no existen en realidad; para efectos prácticos se
mencionará que el proceso de respiración es cerrado, en cuanto que no senti
mos cada paso que se efectúa para respirar, sin embargo, el sistema se realiza.
Sistemas abiertos: cada sistema se encuentra inmerso en un sistema circundante,
que viene a formar el suprasistema; así como existe relación entre los elementos
del sistema, también la existe entre los sistemas y suprasistemas que vienen sien
do los elementos o subsistemas del sistema total. Entonces se dice que el sistema
es abierto, ya que recibe influencias del suprasistema (Fig. 1.3).
Subsistemas y suprasistemas
Para dar una idea más clara de la extensión del sistema, es prudente dar los concep
tos de subsistemas y suprasistemas. Cada elemento del sistema puede tener como
subsistema y los suprasistemas como subsistemas del sistema. Un ejemplo práctico
podría ser la naturaleza, donde existen varios elementos, como son: animales, vege
tales, agua, etc. Todo el medio vendría siendo un subsistema del sistema total que es
la naturaleza. La natualeza viene a ser un subsistema del sistema total (un
suprasistema) y éste, a su vez, un subsistema del sistema planetario. Así, el análisis
que se desee realizar sobre las relaciones y los elementos del conjunto deberá basar
se en una definición de los límites del sistema; deberá establecer cuáles elementos
deberán quedar incluidos en el del conjunto.
Otro grupo de mayor importancia para nosotros son los sistemas administrati
vos, propios de la organización y administración de una empresa y necesarios para
su buen funcionamiento. Dentro de éstos se encuentran los siguientes.
8 Primera parte: Adminisu-acián y sistemas
DIRECCIONES
GERENCIAS
DEPARTAMENTOS
SECCIONES
FIGURA 1.3
Sistemas abiertos.
'J
OFICINAS
.\
ORGANIZACiÓN
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
La administración de una organización consiste fundamentalmente en la capacidad
de manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado. En nuestros días obser
vamos cómo poco a poco, los sistemas y su estudio cobran importancia de acuerdo
con el desarrollo de las organizaciones. Se puede afirmar que los procedimientos,
formas y métodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes del
sistema.
Para la práctica administrativa, adecuada y actualizada, serán los sistemas utiliza
dos los que así lo determinen. Éstos serán por tanto realistas, objetivos y flexibles, de
modo que vayan acordes con el momento histórico y la situación en que sean im
plantados. Es necesario también que sean claros y que den la posibilidad a cambios
estructurales, pero no de esencia.
La administración es en sí una metodología efectiva aplicable a las actividades ya
las relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de acción y de resultados.
Mediante ellos se evita que se pierdan de vista los objetivos primordiales de la em
presa, pues de no ser por ellos se caería en divagaciones.
Los sistemas que se elaboran sin haber considerado posibles situaciones de cam
bio corren el riesgo de quedar obsoletos e inservibles, por eso será necesario hacer
les modificaciones paulatinas, cada vez que aparezcan factores que ameriten ajustes,
cualesquiera que fueran y que afecten de manera directa a toda la organización.
Como ejemplo se puede tomar la organización como un sistema, que a la vez se
rige por un sistema de planes. El conjunto de planes elegidos para regir una empre
sa constituye, asimismo, un sistema jerárquico excesivamente complejo.
cidad
>bser
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3n.
vez se
mpre-
Capítulo 1: Conceptos básicos en sistemas 9
Estamos, ppr tanto, rodeados de sistemas y no tiene mayor importancia el hecho
de que lo seáíÍ, o sólo se perciban; ello no implica que no se rijan por normas simila
res. De la misma manera, el ser humano piensa en términos jerárquicos como una
forma de reducir su complejo mundo para así formar entidades más fáciles de abar
car por su mente.
Si algún tipo de sistema necesario no existiera, sería imprescindible inventarlo.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
La característica inicial de un sistema consiste en estar compuesto por partes que
ejercen interacción, cada una de las cuales reviste intereses propios, sin esas inte
racciones el estudio de sistemas sería relativamente poco interesante, pues son ellos
los que enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen de su análisis
una tarea muy compleja.
Los componentes de un sistema están integrados por subpartes y, a su vez, éstas
están ligadas mediante diversas interfases.
La descripción completa del comportamiento del sistema exige la descripción
del comportamiento de cada componente, así como las interrelaciones de esos com
ponentes.
Los límites de un sistema son necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier rama
de la jerarquía de un sistema puede ser considerada como un sistema en sí mismo.
En general, existen interacciones entre un sistema y su ambiente, pero las varia
bles exógenas se tratan como si fueran incontrolables, se considera que sólo las va
riables endógenas, que se emplean para describir un sistema, son susceptibles de
cierto grado de control significativo.
La fijación de un límite esencial arbitrario entre un sistema y su ambiente entra
ña el peligro de que las interacciones significativas no se consideren en forma explí
cita, tal fracaso introduce a la penalid:ld tradicionalmente asociada con las
suboptimizaciones, es decir, la delograr que sus metas locales no guarden coheren
cia con las metas superiores o globales.
La estructura interna de un sistema como un límite con el ambiente, es un tanto
cuanto convencional.
En resumen, todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, ti~~e_~Ees caracterís
ticas básicas;
1. Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) ya la vez está contenido en
otros sistemas de carácter superior. Esto da como resultado, haciendo hincapié
en la idea, una auténtica categorización de suprasistemas, sistemas y subsistemas.
2. Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y
operan orientados en función de los objetivos del sistema. Se puede deducir que
los objetivos constituyen el factor o elemento que dicecciona todas las partes del
conjunto.
3. La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las
demás y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras carac
terísticas, ésta constituye uno de los soportes básicos para la construcción del
modelo o matriz de análisis administrativo.
10 Primera parte: Administración y sistemas
PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS
"La integración (o coherencia) y la independencia (aditividad) no son dos propie
dades separadas, puesto que son los extremos de una misma propiedad. Integración
e independencia son fenómenos de calidad, pero aún no se cuenta con un método
sensible para la medición de esta propiedad en una escala de proporcionalidad. Sin
embargo, esta propiedad es de utilidad en su idea general, puesto que todos los
sistemas presentan un grado de integración."5
La teoría general de sistemas es análoga al principio de las partes integrantes
dentro de un todo. Por tanto, el principio de integración es vital en el concepto de
sistemas. Los principios de integración según Johnson, Kast y Rosenzwing son los
siguientes:
I ~
l.
el
.4.
3.
4.
5.
6.
7.
El todo es primero y las partes son secundarias.
La integración es la condición de la interrelacionalidad de las muchas partes
dentro de una.
Las partes así constituidas forman un todo indisoluble en el cual ninguna parte
puede ser afectada sin afectar todas las otras partes.
El papel que juegan las partes depende del propósito para el cual existe el todo.
La naturaleza de la parte y su función se derivan de su posición dentro del todo
y su conducta es regulada para relación del todo a la parte.
El todo es cualquier sistema o complejo o configuración de energía y se conduce
como una pieza única, no importando qué tan compleja sea.
La totalidad debe empezar como una premisa y las partes, así como sus relacio
nes, deberán evolucionar a partir del todo.
i'
i
El todo se renueva a sí mismo constantemente mediante un proceso de trasposición;
la identidad del todo y su unidad se preserva, pero las partes cambian. Este proceso
con tinúa indefinidamenie, algunas veces es planeado y observado, en tan to que otras
ocurre sin notarlo, a menudo es alentado, pero otras veces se le resiste.
Una organización es un todo integrado en donde cada sistema y subsistema es
tán relacionados con la operación total. Su estructura, por tanto, es creada por
cientos de sistemas arreglados en orden jerárquico. La salida del más pequeño de
los sistemas resulta la variable de entrada para el próximo sistema mayor, que a su
vez proporciona la variable de entrada para un nivel superior.
COMPONENTES DE LOS SISTEMAS
Las partes componentes de cualquier sistema son las siguientes:
a) Insumos
Constituyen los componentes que ingresan (entradas) en el sistema dentro del
cual se van transformando hasta convertirse en producto (salidas).
:, Hall, Arthur D., 01'. ál. p. 100.
Capítulo 1: Conceptos básicos en sistemas 11
los propie
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alidad. Sin
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mcepto de
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>sistema es
creada por
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>r, que a su
dentro del
FlGURAI.4
Componentes de
los sistemas.
b) Procesador
Es el componente que transforma el estado original de los insumos o entradas,
en productos o salidas. Factor básico del procesador será la tecnología utilizada,
dependiendo del tipo o clase de sistema. Además de la tecnología, el procesador
estará constituido por normas, procedimientos, estructuras administrativas, etc.
Su forma, composición y funcionamiento, estará en relación del diseño que se
elabore.
c) Productos
Son las salidas o la expresión material de los objetivos de los sistemas; son los
fines y las metas del sistema. En la administración los productos serán los bienes,
los servicios, etcétera.
~ &~wdM .
Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el
organismo humano. En la administración el regulador estará constituido por los
niveles directivos y gerenciales que establecen las "reglas del juego", por medio
de políticas que se instrumentan en planes, estrategias, tácticas, etcétera.
e) &troalimentación
Los productos de un sistema pueden constituir insumos del contexto o sistema
superior. Mediante la retroalimentación los productos inciden en el sistema su
perior, el cual genera energía a través de los insumos que vuelven a entrar en el
sistema para transformarse nuevamente en productos o salidas. Además, la re
troalimentación mantiene en funcionamiento al sistema. Si bien hay una rela
ción entre todos los componentes, en caso de que exista un desajuste o falta de
relación insumo-producto, el regulador adoptará las decisiones o acciones
correctivas que se pongan en práctica por medio de la retroalimentación.
Lo expuesto se podría sintetizar de la siguiente manera: dados ciertos insumos y
procesadores en un diseño establecido, se pueden obtener determinados productos
(Fig.l.4).
AMBIENTE
,...-----------1
I
I
I REGULADOR
INSUMOS
I I----------- - PRODUCTOS , PROCESADOR
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Z
W
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W
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CAPíTULO 2
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TEORíA GEN_III_~¡;d~"¡;~"""" "d'
• d
Con independencia del esquema conceptual interdisciplinario de la administración,
en principio se puede reconocer un enfoque sistemático; en este capítulo se aborda
la teoría en forma abstracta, como una antología acerca del concepto de sistemas,
para luego llevar diversas categorías de la teoría general de sistemas al campo de la
administración pública y privada y desarrollar, a partir de ellas, modelos para el
estudio, análisis, reforma o creación del sistema, los que permitirán entender mejor
la relación entre las diferentes partes que forman un todo y entre éstey su ambiente.
La idea de este capítulo es la de cubrir la apremiante necesidad por generar e
institucionalizar una capacidad permanente para la evaluación, adecuación y,
aun, la innovación de la transferencia tecnológica que llega de los países altamente
desarrollados. El sentir y el interés manifiesto dentro del grupo empresarial mexi
cano para abandonar los enfoques tradicionales y procurar otros más acordes con
la dinámica del desarrollo, nos han llevado a recoger las ideas fundamentales de
esta teoría, escritas al menos por dos de los fundadores de la Sociedad para el Avan
ce de la Teoría de los Sistemas Generales: Ludwing von Bertalanfy y Kenneth e
Boulding.
Hace más de 40 años que Ludwing von Bertalanfy presentó por primera vez un
concepto formal de una teoría general de sistemas (1956). Desde entonces, esta con
cepción ha sido extensamente discutida y aplicada a numerosas áreas de la ciencia.
Cuando se propuso por primera vez, surgió como una idea teórica, particularmente
abstracta y osada. Hoy día, ingeniería de sistemas, investigación y análisis de sistemas
y otros calificativos similares se han convertido en denominación de puestos..
Gracias a lo que se denomina teoría general de sistemas, se han logrado avancessignificativos en algunas disciplinas y la formulación de sus respectivas teorías. Entre
los adelantos recientes que han llevado a formular una teoría general de sistemas
pueden ser sintetizadas en el siguiente esquema. ,
1. La cibernética, que se basa en el principio de la retroalimentación o de cadenas
circulares causales, y que provee los mecanismos de búsqueda de metas y del
comportamiento autocontrolado.
2. La teona de la información, que introduce el concepto de información como una
cantidad mesurable, mediante la fórmula insomórfica de la entropía negativa en
la física, y que desarrolla los principios de su transmisión.
3. La teona de juegos, que analiza, mediante un esquema matemático novedoso, la
competencia racional entre dos o más antagonistas para lograr el máximo de
ganancias y el mínimo de pérdidas.
14 Primera parte: Administración y sistemas
4. La teoría de la toma de decisiones, que analiza tanto las elecciones racionales, basa
das en el estudio de una situación dada, como sus posibles consecuencias.
5. La topología o la matemática relaciona~ incluyendo las áreas no matemáticas, como
la teoría de redes y la teoría de los gráficos.
6. El análisis factorial, esto es, el aislamiento de factores mediante el análisis mate
mático, en fenómenos de múltiples variables en la psicología y otras áreas.
7. La teona general de sistemas, en sentido más estricto (TGS) , trata de deducir de una
definición general de "sistemas" un complejo de componentes -conceptos ca
racterísticos de totalidades organizadas- como interacción, mecanización, cen
tralización, competencia, finalidad, etc., y aplicar estos conceptos a fenómenos
concretos.
Mientras que la teoría general de sistemas, en sentido amplio, tiene el carácter
de una ciencia básica y posee su equivalente en la ciencia aplicada, clasificándose, a
veces, bajo el nombre genérico de ciencia de los sistemas, este desarrollo está rela
cionado con la automatización moderna. En términos generales se pueden distin
guir las siguientes áreas (Ackoff,l 1960, HalI,2 1962):
Ingeniería de sistemas, que implica la planificación científica, el diseño, la evalua
l' ción y la construcción de sistemas hombre-máquina.
Investigación de operaciones, control científico de los sistemas existentes, constitui
dos por hombres, máquinas, materias primas, capital, etcétera.
Ingeniería humana, adaptación científica de sistemas, en especial de máquinas,
para lograr la máxima eficiencia con el mínimo costo de dinero y otros gastos.
Una observación importante es que los distintos enfoques enumerados no son,
ni deben ser considerados con un enfoque monopolista. Uno de los aspectos más
significativos del pensamiento científico actual es que no hay un "sistema universal"
único y exclusivo. Todas las construcciones científicas son modelos que representan
ciertos aspectos o perspectivas de la realidad. Esto se aplica igualmente a la fisica
teórica. Lejos de ser considerada una representación metafisica de la realidad últi
ma (como proclamaba el materialismo del pasado y el positivismo moderno aún lo
admite), ella no es sino uno de estos modelos y, como los avances recientes lo com
prueban, no es ni exhaustivo ni único. Las distintas "teorías de sistemas" también
son modelos que reflejan diferentes aspectos. Los cuales no son mutuamente exclu
sivos, y muchas veces se combinan cuando son aplicados. Por ejemplo, ciertos fenó
menos pueden ser objeto de una investigación científica mediante la cibernética;
otros por medio de la teoría general de sistemas mencionada; o lo que es más, en un
mismo fenómeno, ciertos aspectos pueden ser descritos de una manera u otra. La
cibernética reúne la información y los modelos de la realimentación, modelos de la
red del sistema nervioso con la teoría de la información, etc. Desde luego, esto no
excluye, sino más bien denota la esperanza de una síntesis más amplia en la cual los
varios enfoques actuales de esta teoría se pueden integrar y unificar en una teoría de
la "totalidad" y de la "organización". En realidad, tales síntesis más amplias, como
I Ackoff, R. L. Carnes. General Systems V, 1-8-1960.
2 Hall, A. D. A. Methodologylor Systems Engineering. Nostrand Princeton. 1962.
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más amplias, como
Capítulo 2: Teoría general de sistemas 15
entre la termodinámica irreversible y la teoría de la información, se están desarro
llando lentamente.
Las diferencias existentes entre estas teorías están en las concepciones específi
cas del modelo y en los métodos matemáticos aplicados. Por consiguiente, llegamos
a la cuestión de cómo se puede establecer el programa de investigación de sistemas.
MÉTODOS PARA LA INVESTIGACIÓN
DE SISTEMAS GENERALES
Ashby (1958) ha subrayado admirablemente la existencia de dos métodos generales
o corrientes fundamentales para el estudio de sistema. Una de ellas, ya suficiente
mente desarrollada por Ludwing van Bertalanfy y sus asociados quienes toman el
mundo tal como lo encontramos, examina los distintos sistemas que aparecen en
él -zoológicos, fisiológicos, etc-, y de ahí saca conclusiones sobre las regularida
des que han sido observadas. Este método es tradicionalmente empírico. El segun
do método parte del extremo opuesto. En lugar de primero estudiar un sistema,
después otro, en seguida un tercero, y así sucesivamente, considera el conjunto de
todos los sistemas concebibles y luego lo reduce a un conjunto de tamaño más razo
nable.
Se comprenderá con facilidad que todos los estudios de sistemas siguen uno u
otro de estos métodos o una combinación de ambos. Cada uno de ellos tiene sus
ventajas y sus desventajas. 3
A. El primer método es empírico-intuitivo. Tiene la ventaja de que permanece cerca de la
realidad y puede, por tanto, ser fácilmente ilustrado y hasta comprobado con
ejemplos tomados de áreas individuales de la ciencia. En cambio, en cuanto en
foque carece de elegancia matemática y de fuerza deductiva y, ante una mentali
dad matemática, éste se presentará como ingenuo y no sistemático.
Sin embargo, los méritos de este procedimiento empírico-intuitivo no debe
rían ser menospreciados.
El autor ha formulado varios "principios de sistema", por una parte, en el
contexto de la teoría biológica y sin hacer referencia explícita a la TGS (Bertalan
fy, 1960, pp. 37-54) Y por otra, en lo que de modo enfático suele titularse un
"esbozo" de esta teoría (1950). En sentido literal, esto significaba lo siguiente: se
intentó llamar la atención para la conveniencia de tal tarea, presentándola me
diante un esbozo o proyecto, que ilustrase el enfoque con ejemplos simples.
Sin embargo, resultó que este estudio intuitivo es notablemente completo.
Los principios fundamentales ofrecidos como totalidad, suma, centralización,
diferenciación, dirección, sistema abierto y cerrado, finalidad, equifinalidad, cre
cimiento temporal, crecimiento relativo, competencia, han sido utilizados de múl
tiples maneras (por ejemplo, la definición general de sistema: Hail y Fagen, 1956,
tipos de crecimiento: Keiter, 1951-1952: ingeniería de sistemas Hall, 1962; servi
cio social: Hearm, 1958). Con la excepción de pequeñas variaciones de termino
logía destinadas a aclarar algo o debido a la materia en cuestión, ningún princi
:1 Ashby W. R., GtnernlSyslems Thmry (~, n New Discipline Syslem\~ 111, 1-6-1968-a.
16 Primera parte: Administración y sistemas
pio de significado semejante fue incorporado, aun cuando esto hubiera sido alta
mente deseable.
Quizá sea aún más significativo que esto se aplique igualmente a considera
ciones que no se refieren al trabajo de ese autor, y por tanto, no se puede decir
que han sido indebidamente influidas por él. Una lectura cuidadosa de los traba
jos de Beer (1961) YKremysansky (1960) sobre principios; de Bradley y Calvin
(1956) sobre el mecanismo de las reacciones químicas; de Haire (1959) sobre el
crecimiento u organizaciones, etc., fácilmente demostrará que ellos también es
tán utilizando los "principios de Bertalanfty".
B. La corriente de la teoría deductiva de sistemas fue seguida por Ash&y. (1958). Una pre
sentación más informal, que resume el razonamiento de Ashby (1962), servirá
para explicar muy bien este método.
Ashby pregunta sobre el "concepto fundamental de máquina" y responde a la
cuestión declarando que "su estado interno y el estado de su ambiente define de
manera única el próximo estado hacia el cual se dirigirá". Si las variables son con
tinuas, esta definición corresponde a la descripción de un sistema dinámico, por
medio de un conjunto de ecuaciones diferentes ordinarias, considerando el tiem
po como variable independiente. Sin embargo, tal representación, mediante
ecuaciones diferenciales, es muy restringida para una teoría que incluya desde
sistemas biológicos a máquinas de calcular, donde las discontinuidades son
omnipresentes. Por consiguiente, la definición moderna de la "máquina con
insumo": se define por un conjunto S de sistemas internos, un conjunto T de
insumos y la proyecciónfdel producto del conjunto 1 x Xen S. La "organización",
en tonces, es definida especificándose los estados S de la máquina y sus condicio
nes l Si Ses el producto del conjunto (S = iTi) , siendo ilas partes y Tespecificado
por la proyecciónj Un sistema "autoorganizado", según Ashby, puede tener dos
significados, a saber: 1) el sistema comienza con sus partes separadas, las cuales se
cambian en seguida, formando conexiones (ejemplo: las células que se transfor
man en embrión, inicialmente con poca o ninguna influencia de unas sobre otras
y que se juntan por la formación de dentritas y sinapses para formar el sistma ner
vioso, altamente interdependiente). Esta primera acepción significa "cambiar de
una situación desorganizada hacia una organizada", 2) El segundo significado es
"cambiar de una mala organización a otra buena", ejemplo: un niño cuya organi
zación cerebral, al principio, lo hace buscar el fuego, mientras una nueva organi
zación cerebral, al principio lo evita; un piloto automático y un avión acoplados
primeramente por una realimentación deletérea positiva, luego mejorada. "Ahí
la organización es mala. El sistema sería autoorganizado" si se diera un cambio
automático (el cambio de una realimentación positiva a otra negativa).
Sin embargo, "ninguna máquina puede ser autoorganizada en este sentido".
La adaptación (por ejemplo, del homoestato o de una computadora de
autoprogramación) significa que empezamos con un conjunto S de estados, y
que fse cambia hacia g, de modo que la organización sea variable; es decir, una
función de tiempo a(t) que antes tiene el valor de fy después el valor g. Sin
embargo, este cambio "no puede ser atribuido a ninguna causa del conjunto S;
por consiguiente, aquí debe provenir de algún agente externo que actúa sobre el
sistema S como un insumo". En una palabra, para ser "autoorganizada" la máqui
na S debe estar a otra máquina.
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Capítulo 2: Teoría general de sistemas 17
Esta exposición concisa permite observar las limitaciones de este enfoque. Coin
cidimos totalmente en que la descripción, por medio de ecuaciones diferenciales, es
no sólo burda, sino también inadecuada para tratar con muchos problemas de la or
ganización. El autor estaba bien consciente de esto al hacer hincapié en que un siste
ma de ecuaciones diferenciales simultáneas no es, de ningún modo, la formulación
más general pero sólo ha sido escogida para fines de ilustración (Bertalanffy, 1949).
No obstante, para superar esta limitación, Ashby introduce otra. Su "definición
moderna" de sistema como una "máquina de insumo", como se señaló anteriormen
te, remplaza el modelo general de sistema por otro muy especial: el modelo
cibernético; es decir, un sistema abierto a la información, pero cerrado en cuanto a
la transferencia de la entropía. Esto se hace evidente cuando se aplica la definición'
a sistemas que se "autoorganizan".
Es característico, que los tipos más importantes de entre ellos no tengan lugar en
el modelo de Ashby, en especial porque los sistemas se autoorganizan mediante la
diferenciación progresiva, evolucionando de estados de la más baja hasta la más alta
complejidad. Por supuesto, ésta es la forma- obvia de "autoorganización" en la
ontogénesis, probablemente en la filogénesis y, seguramente, Válida también-para
muchas organizaciones sociales. No tenemos aquí una cuestión de "buena" (esto es,
útil, adaptativa), o "mala" organización, lo cual como Ashby correctamente destacó,
depende de las circunstancias; un aUl]lento de la diferenciación y de la compleji?ad
-si útil o no- es un criterio objetivo y, por lo menos, en principio, sujeto a la
medición (por ejemplo, en términos ae entropía decreciente o de la información).~/
El argumento de Ashby de que "ninguna máquina puede autoorganizarse", más
explícitamente, de que "el cambio no puede ser atribuido a ninguna causa dentro
del conjunto S', pero "debe ser proveniente de algún agente externo, un insumo",
significa la exclusión de sistemas que se autodiferencian. La razón por la cual no se
permiten tales sistemas como "las máquinas de Ashby" es patente. Sistemas que se
autodiferencian, que evolucionan hacia una mayor complejidad (disminuyendo la·
entropía) son, por razones de termodinámica, posibles sólo como sistemas abiertos, > ~
es decir, sistemas que importan materia que contiene energía libre, en una cantidad~
que puede compensar el aumento de 1a,~!!t!:º.Eía,debido a los procesos irreversible~
dentro del sistema ("i~ción de entropía negativa"). Sin embargo, no podría
decirse que "este cambio se derive de un agente externo, <;le un insumo"; la diferen:::
ciación dentro del embrión y del organismo en desarrollo se debe' a sus leyes inter"
nas de organización, y el insumo (es dedr, el suministro de oxígeno, que pu~de
variar cuantitativamente, o la nutrición, que puede tener una variación cualitativa
dentro de un amplio espectro) lo hace posible sólo a través de la energía. {/ .
Lo anterior es ilustrado aún más con ejemplos adicionales dados por Ashby.
Supóngase que una computadora digital efectúa multiplicaciones al azar;' luego, que
la máquina "evoluciona", señala los números pares (porque los productos de x pfir,
así como de par x impar resultan números pares) y, finalmente, sólo los ceros'''sobie
viven". En otra versión; Ashby cita el décimo teorema de Sha~~.2!!.-Quediceque si un
canal de corrección tiene una capacidad H, el error sobreesta capacidad puede ser
eliminado, pero nada más. Ambos ejemplos ilustran el trabajo de los sistemas cerra
dos, la "evolución" de la computadora tiende hacia la desaparición de la diferencia
ción y el establecimiel).tode la homogeneidad máxima (análogo al segundo princi
pio en los sistemas cerrados); el teorema de Shannon se refiere a los sistemas cerrados,
1
18 Primera parte: Administración y sistemas
que no se alimentan de la entropía negativa. Comparada al contenido de la informa
ción (organización) de un sistema viviente, la materia importada (nutrición, etc.)
no transmite la información, sino el "ruido". No obstante, se utiliza la entropía nega
tiva para mantener, o aun para aumentar el contenido de la información del siste
ma. Ésta es la situación aparentemente no contemplada en el décimo teorema de
Shannon y perfectamente entendible, considerando que él no trata sobre la transfe
rencia de la información en sistemas abiertos con la transformación de la materia.
En ambos casos, el organismo viviente (y otros sistemas de comportamiento y
sociales) no es una máquina de Ashby, porque evoluciona hacia una diferenciación
y una heterogeneidad crecientes y puede corregir el "ruido" en un mayor grado qúe
un canal inanimado de comunicación. No obstante, ambos son consecuencia de la
naturaleza del organismo como un sistema abierto.
Por razones similares, no podemos sustituir el concepto "sistema" por el concep
to general de "máquina" de Ashby. Aunque este último es más amplio cuando se le
compara al modelo clásico (máquinas definidas como sistemas, con un mecanismo
fijo de partes y procesos), las objeciones contra la "toería de la máquina" (Bertalanfty)
permanecen.
Estas observaciones no son hechas con el propósito de criticar el teorema de
Ashby o el enfoque deductivo; en general, sólo prenden hacer hincapié en que no
hay un medio fácil de vencer las dificultades relativas a la teoría general de sistemas.
Como toda área de la ciencia, ella tendrá que desarrollar una acción recíproca de
procedimientos empíricos, intuitivos y deductivos. Si el enfoque intuitivo deja mu
cho que desear en rigor lógico, el enfoque deductivo enfrenta la dificultad de saber
si los términos fundamentales se han seleccionado correctamente o no.
LA TEORÍA DE LOS SISTEMAS
APliCADA A LAS ORGANIZACIONES
La fuerza de esta teoría descansa en el hecho de que los fenómenos complejos,
como las organizaciones sociales, pueden ser considerados como grupos de compo
nentes; es decir, como sistemas interrelacionados que se interaccionan y adoptan e
influyen en el ambiente.
La teoría de los sistemas aplicada al estudio de las organizaciones y a la adminis
tración en general define un sistema como "una organización compuesta de hom
bres y máquinas empeñadas en una actividad coordinada dirigida hacia una meta,
enlazados mediante sistemas de información e influidos por el ambiente externo".
La muestra de actividad de tal sistema es cíclica y cada componente en el proceso
está interrelacionado dependiendo e influyendo a su vez en el resto de los compo
nentes. Cabe aqIarar, cuando hablamos de organizaciones, que nos referimos a cual
quier grupo organizacional sin importar su tamaño, denominación o jerarquía. Por
tanto, puede tratarse de un departamento, una oficina, una sección, un taller, una
escuela, una iglesia o una institución oficial.
Ert su trayecto por alcanzar los objetivos o metas deseados, los procesos orga
nizacionales compuestos por personas, equipos, máquinas, etc., procesan insumos
que provienen del ambiente en forma de autoridad legal y política, mano de obra,
.~
.~
\
- f
Capítulo 2: Teoría general de sistemas 19
financiamiento, equipo, facilidades, información, etc. Con la energía que el mismodo de la informa
(nutrición, etc.) ambiente suministra a la organización, ésta transforma los insumos en productos '
que emite en forma de decisiones, políticas, acciones, bienes, servicios, etc., para serla entropía nega
mación del siste total o parcialmente absorbidos por el ambiente. Muchos de los insumos que absor
cimo teorema de be del ambiente son productos de otros sistemas. A su vez, muchos de los productos
que la organización emite pasan a formar parte de los insumos de otros sistemas o
Eficiencia
PRODUCTOSPROCESO
ORGANIZACIONAL
RETROALIMENTACiÓN
INSUMOS
son absorbidos por la misma organización para su propio desarrollo (insumos).
Para ser viable, la organización debe emitir productos deseables al ambiente ex
terno, asegurándose de este modo la provisión de insumos. En la medida que tal
cosa sucede, sobrevivirá y crecerá la organización: de lo contrario disminuirá y aca
bará por desaparecer.
Lo anterior quiere decir que las organizaciones necesitan de una corriente cons
tante de información y una evaluación sobre la forma como el ambiente reacciona
ante los productos que emite, y la sensibilidad y efectividad con que responda a los
cambios en las demandas del mismo, dependerá su viabilidad y fortalecimiento. En
otras palabras, necesita una constante retroalimentación.
Estos cuatro elementos: proceso organizacional, insumos, productos y retroali
mentación, son los elementos esenciales de la nueva teoría de los sistemas aplicada a
las organizaciones. Su forma de comportamiento es cíclica y puede representarse
con el diagrama de la figura 2.1.
De lo dicho se desprende que una organización se puede concebir de dos maneras:
como un sistema cerrado, es decir, vista la organización hacia adentro con ninguna o
escasa conexión con el ambiente que lo rodea (Fig. 2.2) y, por tanto, actuando en
forma más o menos aislada e independien te del contexto social, pero absorbiendo de
él cierta cantidad de energía necesaria (recursos) para su funcionamiento interno.
Dentro de semejante concepción se tenderá a dar importancia primordial a la
estructura y funcionamiento internos y podrá inclusive alcanzarse en alto grado de
eficiencia dando énfasis a los procedimientos más que a los productos obtenidos por
FIGURA 2.1
Elementos de un
sistema
organizacional.
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20 Primera parte: Administración y sistemas
FIGURA 2.2
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(enfoque
interno). Criterio:
eficiencia.
¡
INSUMOS
ENFOQUE ENFOQUE
/
PROCESO
ORGANIZACIONAL
ENFOQUE ENFOQUE
/ "
PRODUCTOS
la actividad administrativa. Dicho criterio tendería a ignorar las cambiantes condi
ciones ambientales en que se encuentra inmersa la organización, por tanto, su de
pendencia del contexto, insensibilidad hacia las demandas, objetivos y razón de ser
de la organización. En consecuencia, se haría presente la necesidad de cambio y
adaptación del mecanismo interno para poder responder a estas demandas y a los
cambios en el ambiente. FJ
Una posición de esta naturaleza redundaría necesariamente en un divorcio de la Si
organización respecto al ambiente externo, excepto, claro, en el caso de los recur (e
sos, y en consecuencia a una gradual inefectividad de su actuación en términos de
las demandas y cambios del ambiente. En estas condiciones, el proceso organizacional
e~
CJ
podrá continuar siendo eficiente en su funcionamiento interno pero ineficaz en
cuanto a los productos emitidos, si es que se emite alguno.
Al no emitir productos o al hacerlo en cantidad insuficiente o que no son los
deseables, la organización tendrá que ir padeciendo cada vez más la disminución de
insumos, con lo que se genera un proceso de desintegración de la organización
hasta llegar a extinguirse totalmente.
Efectividad
La teoría de los sistemas con énfasis en un enfoqueexógeno y en los programas,
ambiente y cambio, presupone una concepción opuesta a la de los sistemas cerrados
(Fig.2.3).
Esta concepción considera los sistemas organizacionales como dependientes del
ambiente externo, que suministra los insumos y absorbe los productos, por lo que el
criterio respecto al éxito de la organización toma en cuenta no sólo el enfoque inter
no de eficiencia, sino más importante aún, el enfoque externo de efectividad, que
demanda una constante comunicación e información con el medio respecto a los
insumos disponibles y los productos deseables, así como sobre los cambios que origi
na la dinámica del ambiente a modo de actuar de acuerdo con ellos. Una organiza
ción útil desde el punto de vista de la teoría de los sistemas, es aquella que responde
en forma efectiva a las demandas de su ambiente.
Los productos son todo aquello que resulta de los esfuerzos de la organización y
los insumos son las demandas y los recursos con que cuenta.
Dentro de este enfoque la eficiencia continúa siendo el criterio válido de funcio
namiento (endógeno), pero por sí misma no podrá garantizar el éxito ysobrevivencia
te la organización y
I f'po válido de unclO
~toy sobrevivencia
Este reconocimiento de la necesidad de cambio y adaptación lleva a la teoría de
los sistemas a un círculo completo, el criterio del éxito administrativo es la efectivi
dad entendida como la capacidad del sistema para responder al ambiente. El am
biente está en constante movimiento por eso los criterios de efectividad también es
tán en constante flujo. Esta teoría parece estar más a tono con la realidad administrativa
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. los. Una organlza
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flGURA2.3
Sistema abierto
(enfoque
externo).
Criterio: eficacia.
Capítulo 2: Teoría general de sistemas 21
ENFOQUE ENFOQUE
/
PROCESOINSUMOS PRODUCTOS
ORGANIZACIONAL
/
ENFOQUE
RETROALIMENTACiÓN
de la organización. Se requiere además que sea eficaz, es decir, que tenga capacidad
para responder a los requerimientos del medio en que actúa.
Adaptación y cambio
Si los ambientes que rodean a las organizaciones se encuentran en constante flujo,
un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir a estos cambios si actúa en
forma constante. En la medida que surjan alteraciones en los insumos o fluctúe la
absorción de productos, debe hacerse reajuste en los componentes internos. Enton
ces, si los ambientes no son constantes, el criterio de efectividad -la respuesta de la
organización a su ambiente- tampoco puede ser constante, pues los requerimien
tos de efectividad demandan que las organizaciones anticipen, sientan y respondan
a los cambios.
Dicho de otra manera, si un sistema social complejo ha de sobrevivir a los cam
bios en el ambiente, sólo puede hacerlo cambiando su estructura y/o su comporta
miento; por tanto, debe desempeñarse en un proceso dinámico de adaptación para
conservar normas efectivas de relación con el ambiente por medio de ajustes inter
nos constantes.
22 Primera parte: Administración y sistemas
que con la orientación tradicional y ha hecho surgir nuevos conceptos y enfoques
sobre las funciones de dirección y los procesos organizacionales, como la administra
ción por proyectos, administración por objetivos, administración creativa, etcétera.
Endoestructura
Toda organización ha sido creada con un propósito, debe producir algo que es de
seado y absorbido por el medio y en la medida que este algo satisface los requeri (
mientos d~ctados por el c?ntexto, la organización asegura la provisión de insumos
que necesIta para operar. '
Sin embargo, una organización necesita mantener un grado satisfactorio de efi
ciencia interna; es decir, debe estar en aptitud de rendir un máximo de productos
con un mínimo de recursos materiales y humanos, puesto que debe operar con un
monto de recursos que es necesariamente limitado.
La administración tradicional provee los instrumentos adecuados para una efi
ciente operatividad interna del proceso organizacional de la "caja negra", como lo
llaman algunos autores. Los principios de división del trabajo, unidad de mando,
delegación,jerarquía, especialización, diferenciación funcional, etc., proveen las bases
técnicas de ejecución, comunicación y coordinación para alcanzar un cierto nivel de
eficiencia. La aplicación racional de estos principios da lugar a una estructura inter
na o "endoestructura", cuya funcionalidad puede representarse gráficamente por
casillas conectadas con líneas verticales y horizontales según se observa en todo or
ganigrama convencional (Fig. 2.4).
La administración científica ha descubierto una serie de variables que condicio
nan el grado de eficiencia interna de una organizacion. Existen grupos de principios
ya conocidos cuya validez ha sido probada a través del tiempo, como los enunciados
por Taylor, Fayol, etc., así como el conocimiento de las funciones administrativas, cuya
universalidad permite su aplicación en todo organismo.
Sin embargo, la concepción del proceso organizacional como un sistema abierto
obliga a hacer énfasis en ciertas variables que, pese haber sido ya mencionadas por
los teóricos de la administración científica, en el contexto de la teoría de los sistemas
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FlGURA2.4
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Capítulo 2: Teoria general de sistemas 23
adquieren perfiles e importancia relevantes. La razón de ello es obvia: si la
sobrevivencia de una organización está dada por la interrelación, dependencia y
respuesta adecuada al ambiente y no sólo por su funcionamiento interno, es necesa
rio determinar qué variables de origen interno son las que mayor relevancia tienen
en sus conexiones o enlaces con el medio externo. Esto no resta valor a las otras
variables; pero es necesario destacar aquellas que van a garantizar en algo grado de
eficacia o efectividad de la organización. ~'
Esman, Blaise y otros teóricos han estudiado a fondo el problema. Aunque sus
esfuerzos están dirigidos más al desarrollo de la teoría conocida como de la
"institucionalización", sus conclusiones son válidas para el tema que nos ocupa como
podrá verse más adelante. Según estos autores, los variables o factores institucionales
más importantes son el liderazgo, la doctrina, los programas, los recursos y la estruc
tura interna.
a) Liderazgo
La dirección de cualquier organismo requiere liderazgo y esto es cierto princi
palmente cuando el problema no es mantener el status, sino más bien lograr
cambios de conducta dentro de una organización y un ambiente en donde pue
dan surgir obstáculos a los cambios intentados. Una organización sin liderazgo
puede quedar fuera de control y, a menos que sea competente técnica y política
mente, en sus responsabilidades tanto internas como externas la institución ten
drá dificultades aunque sus oportunidades sean favorables desde otros puntos
de vista.
b) Doctrina
Es la variable más evasiva de la institución. Es la expresión de los objetivos
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