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Herramientas digitales II Universidad De Guayaquil Facultad de Ciencias Administrativas Herramientas Digitales III Tema: MICROSOFT PROJECT EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS Integrantes: Carguachi Reyes Omar Fernández Rodríguez Dannya Guambo Yaucan Joselyn Mantilla Manzaba Mayelyn Naula Arrobo Ariel Quimiz Ruiz Raquel Rugel Chavarro Lizbeth Sarango Riofrio Cristhian Tomalá Mite Nathalie Zambrano Mejía Milka Docente: Ing. Carlos Bazurto Hidalgo Curso: TUR-SVE 3-73 2023 Herramientas digitales II Tabla de Contenido Microsoft Project en la Gestión de Proyectos ................................................................................. 1 1. Definición de Proyecto ........................................................................................................ 1 2. Tipos de Proyectos ............................................................................................................... 1 Según su financiación: ............................................................................................................. 1 Según su contenido: ................................................................................................................. 2 Según su complejidad: ............................................................................................................. 2 Según su finalidad: .................................................................................................................. 2 Elementos que conforman un Proyecto: .................................................................................. 2 Fases de un Proyecto: .............................................................................................................. 2 3. Triángulo de un Proyecto ..................................................................................................... 3 4. Fases de un Proyecto ............................................................................................................ 5 Fase 1 - Iniciación o análisis de viabilidad .............................................................................. 5 Fase 2 - Planificación o programación .................................................................................... 5 Fase 3 - Ejecución del proyecto ............................................................................................... 6 Fase 4 – Administración o Seguimiento del proyecto ............................................................. 6 Fase 5 - Cierre del proyecto ..................................................................................................... 6 5. Definición MS. Project ........................................................................................................ 6 6. Configuración MS. Project .................................................................................................. 7 Configuración Inicial: .............................................................................................................. 7 Estructurar el Proyecto: ........................................................................................................... 8 Seguimiento y Actualización: .................................................................................................. 9 Informes y Visualización: ........................................................................................................ 9 7. Calendarios MS. Project .................................................................................................... 10 8. Tareas ................................................................................................................................. 13 Trabajo o Esfuerzo de Un Recurso: ....................................................................................... 13 Unidad (de Recurso): ............................................................................................................. 14 Tarea de Unidades Fijas ........................................................................................................ 14 Tarea de Duración Fija .......................................................................................................... 15 Tarea de Trabajo Fijo ............................................................................................................ 16 9. Tipos de Tareas .................................................................................................................. 17 Herramientas digitales II Tarea de Unidades Fijas ........................................................................................................ 17 Tarea de Duración Fija .......................................................................................................... 18 Tarea de Trabajo Fijo ............................................................................................................ 18 10. Vínculos ......................................................................................................................... 19 11. Tipos de Vínculos........................................................................................................... 19 Tipos de vínculos: .................................................................................................................. 20 Pasos para vincular dos o más tareas ..................................................................................... 20 Pasos para cambiar el tipo de vínculo entre tareas ................................................................ 21 Tiempos de posposición y adelanto ....................................................................................... 21 Pasos para cambiar la posición de una tarea.......................................................................... 21 12. Ruta Crítica .................................................................................................................... 22 13. Recursos ......................................................................................................................... 23 Cómo crear recursos .............................................................................................................. 24 14. Costos ............................................................................................................................. 25 15. Informes ......................................................................................................................... 26 Cambiar los datos de un informe ........................................................................................... 27 Cambiar el aspecto de un informe ......................................................................................... 29 Crear un informe propio ........................................................................................................ 30 Compartir un Informe ............................................................................................................ 32 Referencias .................................................................................................................................... 33 Tabla de Imágenes Ilustración 1. Triángulo de un Proyecto ...................................................................................................... 3 Ilustración 2. Microsoft Proyect .................................................................................................................. 7 Ilustración 3. Calendario base ................................................................................................................... 11 Ilustración 4. Calendario del proyecto ...................................................................................................... 11 Ilustración 5. Calendario de tareas ...........................................................................................................12 Ilustración 6. Calendario de recursos ........................................................................................................ 12 Ilustración 7. Calendario del recurso asignado, de tareas, de proyecto y base ........................................ 12 Ilustración 8. Disponibilidad resultante .................................................................................................... 13 Ilustración 9. Tarea de unidades fijas ........................................................................................................ 14 Herramientas digitales II Ilustración 10. Duración de la tarea a la mitad del tiempo ....................................................................... 15 Ilustración 11. Tarea de Duración Fija ....................................................................................................... 15 Ilustración 12. Inclusión de una nueva unidad .......................................................................................... 16 Ilustración 13. Tarea de trabajo fijo .......................................................................................................... 16 Ilustración 14. Tarea de trabajo fijo .......................................................................................................... 17 Ilustración 15. Tareas Críticas ................................................................................................................... 23 Ilustración 16. Vista Tareas Críticas .......................................................................................................... 23 Ilustración 17. Hoja de recursos ................................................................................................................ 24 Ilustración 18. Agrega tareas con fechas a la línea de tiempo .................................................................. 24 Ilustración 19. Información del Proyecto .................................................................................................. 26 Ilustración 20. Tarea de resumen de proyecto ......................................................................................... 26 Ilustración 21. Pasos para abrir el informe .............................................................................................. 27 Ilustración 22. Información General del Proyecto .................................................................................... 27 Ilustración 23. Cambiar los datos de un informe ...................................................................................... 29 Ilustración 24. Cambiar el aspecto de un informe .................................................................................... 29 Ilustración 25. Cambiar el aspecto de un informe .................................................................................... 30 Ilustración 26. Crear un informe propio .................................................................................................... 31 Ilustración 27. Compartir un Informe ....................................................................................................... 32 Herramientas digitales II 1 Microsoft Project en la Gestión de Proyectos 1. Definición de Proyecto Un proyecto es la planificación y la ejecución de una serie de acciones que, siendo su fin el conseguir un objetivo determinado, se llevan a cabo, un proyecto es la ideación de una tarea determinada, para la cual establecemos el modo en el que se va a realizar De esta forma, en el proyecto se debe recoger una planificación del conjunto de actividades, así como la forma de llevarlas a cabo. Por último, el proyecto también debe incluir el detalle del conjunto de recursos y medios necesarios para llevarlo a cabo. Un proyecto puede ser de una infinidad de tipos. No debe mantener siempre una estructura concreta. El término proyecto hace referencia a la planificación o concreción de un conjunto de acciones que se van a llevar a cabo y un conjunto de recursos que se van a usar para conseguir un fin determinado, unos objetivos concretos. 2. Tipos de Proyectos Existen diferentes tipos o clasificaciones de proyectos, entre los que podemos destacar los de tipo productivo o empresarial, que buscan beneficios económicos, y los de tipo público o social, que lo que pretenden es mejorar la calidad de vida de las personas. Independientemente del tipo de proyecto, todos tienen una característica común, y es que buscan dar respuesta a una necesidad (económica, social, personal,). Por eso, es necesario analizar y reflexionar sobre las necesidades planteadas y las posibles soluciones que se pueden dar. Al final, todo proyecto debe buscar un cambio, proponer una respuesta creativa e inteligente a las necesidades planteadas. Antes de profundizar más en este tema, conviene conocer las tipologías más habituales. Según su financiación: • Públicos • Privados Herramientas digitales II 2 • Mixtos Según su contenido: • De Construcción • Empresariales • De Producción de bienes o servicios • Informáticos Según su complejidad: • Simples • Complejos Según su finalidad: • Sociales • Educativos • Comunitarios • Académicos • De Investigación • De Producción Elementos que conforman un Proyecto: • Tiempo: lapso de tiempo que va a durar. • Coste: total de recursos necesarios para llevar el proyecto a término • Organización y planificación: diferentes actividades a desarrollar y plazo para ello. • Gestión de stakeholders: gestión de los diferentes intereses de inversores, clientes, etc. • Comunicación. • Asignación de tareas. • Resultados: medición de los objetivos. Fases de un Proyecto: o Evaluación inicial: Se realiza un análisis exhaustivo sobre el proyecto que vamos a acometer, así como todo lo que podría afectar a dicho proyecto. o Planificación: Planificamos cómo lo vamos a realizar, así como los costes, etc. o Puesta en marcha: Ejecutamos el proyecto, aplicando la planificación del paso anterior. o Evaluación final: Una vez finalizado el proyecto, evaluamos los resultados obtenidos. https://www.obsbusiness.school/blog/stakeholders-que-es-y-que-implica-para-el-project-management Herramientas digitales II 3 o Conclusiones: Contrastamos la evaluación final con los resultados esperados, calculamos desviaciones y procedemos a extraer las conclusiones finales. 3. Triángulo de un Proyecto En términos ligeramente diferentes, cada proyecto equilibra un "triángulo" de tiempo, dinero y ámbito: no puede cambiar uno sin afectar al menos a uno de los demás. El trabajo del administrador del proyecto es hacer que no se derrumbe todo el triángulo. ¿Cómo? En primer lugar, cuando se produce un problema, localícelo en el triángulo del proyecto: ¿se trata de tiempo (programación), dinero (presupuesto) o ámbito? En segundo lugar, averiguar qué lados del triángulo puede cambiar y cuáles están "fijos" en su lugar. En tercer lugar, ajuste lo que puede para solucionar el problema y optimizar el proyecto. En cuarto lugar, termina el proyecto y celebra. Tiempo + dinero + ámbito = calidad El triángulo del proyecto también se conoce como "triángulo de hierro" y, menos poéticamente, las "restricciones triples". Cualquiera que sea su nombre, equivale a lo mismo: no puede cambiar el presupuesto, la programación o el ámbito de un proyecto sin afectar al menos a una de las otras dos partes. Ilustración 1. Triángulo de un Proyecto Algunos ejemplos de cómo funciona: Herramientas digitales II 4 Para llevar el fecha de finalización (tiempo), podría gastar más en recursos (dinero) para finalizar el trabajo más rápido o cortar características (ámbito) para que haya menos trabajo que hacer antes de la nueva fecha límite. Para finalizar el proyecto en presupuesto (costo), podría deshacersede las horas extra y finalizar el proyecto más tarde (tiempo) o cortar características (ámbito). Para agregar características a un producto (ámbito), podría ampliar la fecha límite para hacer tiempo para el nuevo trabajo (tiempo) o agregar personas para que lo hagan más rápido (costo). También puedes hacer ambas cosas. Saber lo que no se puede cambiar En la mayoría de los proyectos, al menos un lado del triángulo está fijo en su lugar. No puede cambiarlo. Puede que el presupuesto no sea negociable. (¿Suena familiar?) O puede que el producto tenga que salir a la venta en una fecha determinada. Quizás ambos sean verdaderos. A menudo, los elementos fijos de un proyecto se dictan desde encima del jefe de proyecto, pero no siempre. A veces depende de sus hombros decidir qué elemento es más importante para el éxito del proyecto. Y realmente debe tener claro esto para cuando los problemas se muestren (y siempre lo hacen). Cuando el problema se produce en un lado fijo, el curso de acción suele ser claro. Por ejemplo, si descubre que una característica de software tarda más tiempo en completarse de lo previsto y ha firmado un contrato que dice que entregará esa característica (ámbito), tendrá que mover la fecha de finalización o agregar recursos para finalizarla a tiempo. Herramientas digitales II 5 Si el lado fijo y el lado del problema son diferentes, no se des por ello. Esa es la belleza del triángulo del proyecto; siempre hay espacio para realizar cambios, Por ejemplo, si el proyecto tiene que finalizar a tiempo y ha crecido en el ámbito, puede ajustar el costo agregando recursos. Si los tres lados del triángulo están atascados, no se asuste. El proyecto puede estar en problemas, pero al menos sabe que está en problemas y que tiene un buen punto de partida para repensar los objetivos del proyecto o los estándares de calidad. 4. Fases de un Proyecto En la gestión de proyectos se suele distinguir en 5 fases: la iniciación, la planificación, la ejecución, seguimiento y el cierre. A continuación, se detallarán cada una de las partes: Fase 1 - Iniciación o análisis de viabilidad Esta primera fase tiene como objetivo decidir si es conveniente llevar a cabo el nuevo proyecto; dicho de otra forma: si la nueva propuesta a va a aportar más beneficios que esfuerzos y si el resultado final merecerá la pena. 1. En este punto será necesario analizar el alcance del nuevo proyecto. 2. Los riesgos que lleva aparejado, así como definir su coste económico. 3. Los plazos que requerir Fase 2 - Planificación o programación El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle, las posibles tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. 1. Preparar el listado de las tareas. 2. Organizar las tareas de forma jerárquica. 3. Asignar tiempo, recursos y costos a las tareas. Herramientas digitales II 6 Fase 3 - Ejecución del proyecto En esta fase se lleva a cabo el trabajo planificado, se mantiene el control del progreso del proyecto y se realizan ajustes a medida que sea necesario. 1. Tomar medidas para asegurar que el proyecto se mantenga en el camino correcto y se cumplan los plazos establecidos. 2. Supervisar el progreso del proyecto. 3. Identificar y resolver problemas y ajustar el plan de trabajo si es necesario. Fase 4 – Administración o Seguimiento del proyecto El objetivo de esta fase es la administración, seguimiento y control del proyecto que velara por el cumplimiento de la planificación y la calidad de trabajo realizado. 1. Chequear información de avances. 2. Actualizar avances. 3. Generar informes de seguimiento. Fase 5 - Cierre del proyecto El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control. 1. Cierre formal. 2. Análisis de los resultados con respecto a lo estimado. 3. Actualización de la base de conocimiento. 5. Definición MS. Project Herramientas digitales II 7 Microsoft Project es un conjunto de herramientas para gestionar Proyectos y Portafolios (PPM) por sus siglas en inglés, que pueden usarse como Software As a Service (en la nube) o con instalación On Premises. Microsoft Project es una herramienta de Software que apoya los procesos de gestión de proyectos de manera colaborativa. Mediante el uso de esta herramienta puedes generar, por ejemplo, un diagrama de Gantt que te permite visualizar las actividades en forma de barras en un periodo de tiempo determinado, pudiendo plasmar las necesidades de tu cliente y del proyecto en la programación, tales como horas hombre, duración, costos, entregables, actividades, recursos, calendarios, etc. Ilustración 2. Microsoft Proyect 6. Configuración MS. Project Configuración Inicial: Crear un Nuevo Proyecto: • Abre Microsoft Project. Herramientas digitales II 8 • Selecciona "Nuevo Proyecto" y elige una plantilla o inicia un proyecto en blanco. Configurar Propiedades del Proyecto: • Ve a la pestaña "Proyecto" y selecciona "Información del Proyecto". • Ingresa el nombre del proyecto, la fecha de inicio, la fecha de finalización y otras propiedades según sea necesario. Definir Calendario del Proyecto: • En la pestaña "Proyecto", selecciona "Cambiar Calendario de Trabajo". • Define los días laborables, horas laborables y cualquier excepción en el calendario. Configurar Unidades de Tiempo: • Ve a la pestaña "Archivo" > "Opciones". • En la sección "Programar", puedes configurar la unidad de tiempo predeterminada (días, semanas, meses) para tu proyecto. Estructurar el Proyecto: Crear Tareas: • En la pestaña "Vista", selecciona "Hoja de Tareas". • Ingresa las tareas del proyecto, sus duraciones y dependencias. Asignar Recursos: • En la pestaña "Vista", selecciona "Diagrama de Gantt". • Asigna recursos a las tareas en la pestaña "Asignación de Recursos". Establecer Dependencias: • Utiliza la pestaña "Vista" > "Diagrama de Gantt" para establecer dependencias entre tareas. • Haz clic en la tarea y arrastra para establecer relaciones de dependencia. Herramientas digitales II 9 Seguimiento y Actualización: Ingresar Avances: • En la pestaña "Vista", selecciona "Hoja de Tareas". • Ingresa el porcentaje de completado para cada tarea. Seguimiento de Recursos: • Utiliza la pestaña "Vista de Recursos" para hacer un seguimiento del uso de recursos. • Ajusta asignaciones según sea necesario. Actualizar el Progreso: • En la pestaña "Proyecto", selecciona "Actualizar Progreso". • Ingresa las fechas reales de inicio y finalización de las tareas. Informes y Visualización: Crear Informes: • Ve a la pestaña "Informe" para acceder a diferentes informes predefinidos. • Personaliza informes según tus necesidades. Personalizar Vistas: • En la pestaña "Vista", puedes personalizar las vistas para adaptarse a tus preferencias. Guardar y Compartir: • Guarda el proyecto regularmente y compártelo según sea necesario. • Puedes exportar informes o utilizar funciones de colaboración si estás trabajando en un entorno compartido. Herramientas digitales II 10 7. Calendarios MS. Project Aunque Project proporciona automáticamente la configuración del calendario predeterminada (de lunes a viernes de 8:00 a 17:00), es posible que esos valores predeterminados no sean adecuados para sus proyectos. Hay cuatro tipos de calendario en Project: calendarios base, calendarios de proyecto, calendarios de tareas y calendarios de recursos. Los calendarios base casi siempre se usan como plantilla para los calendarios de proyectos, tareas y recursos. Definen el horario estándar laborable y no laborable de todos los proyectos de la organización. Especifican el horario laboral decada día, los días laborables de la semana y las excepciones, como los días festivos de la compañía. En Project se han configurado de forma predeterminada tres calendarios base: Estándar, 24 horas y Turno de noche. Los calendarios de proyectos, recursos y tareas usan un calendario base como plantilla y, después, se modifican para reflejar los días y horas laborables específicos de proyectos, recursos o tareas individuales. Estos calendarios específicos son especialmente útiles para realizar un seguimiento de excedencias, turnos de trabajo o tareas que se completan con equipamiento que se usa por las noches y durante los fines de semana. Estos calendarios se superponen para mostrar cómo se programa el trabajo de un proyecto. Un ejemplo… Imagine que su organización está ubicada en Seattle y tiene una semana laboral normal de días laborables de ocho horas de lunes a viernes. En el calendario base se reflejan los días y Herramientas digitales II 11 horas laborables, así como los días festivos de la compañía, como el 4 de julio para el Día de la Independencia y el 25 de diciembre para Navidad. Un jefe de proyecto empieza nuevo proyecto que tendrá lugar del 1 al 15 de julio y necesita una semana laboral de martes a sábado. En el calendario base se muestra la semana laboral de lunes a viernes y el 4 de julio se identifica como un día festivo no laborable. Ilustración 3. Calendario base En el calendario del proyecto se usa el calendario base como punto de inicio, pero se agrega que los sábados son ahora días laborables y los lunes son ahora días no laborables. Ilustración 4. Calendario del proyecto Una tarea del proyecto se realiza en otro país, por lo que no se aplicará el día festivo del 4 de julio. El calendario de tareas agrega que el 4 de julio es un día laborable. Herramientas digitales II 12 Ilustración 5. Calendario de tareas Por último, el recurso que trabajará en la tarea tiene una programación laboral distinta del resto de la organización. En el calendario de recursos se agrega que el martes es un día no laborable y que los días de miércoles a sábado son de 10 horas. Ilustración 6. Calendario de recursos Cuando Project programa la tarea, tiene en cuenta el calendario del recurso asignado, el calendario de tareas, el calendario del proyecto y el calendario base. Ilustración 7. Calendario del recurso asignado, de tareas, de proyecto y base La disponibilidad resultante contribuye a cómo Project calcula las fechas de inicio y finalización de la tarea y el proyecto. Herramientas digitales II 13 Ilustración 8. Disponibilidad resultante 8. Tareas Para los efectos de la Gestión de Proyectos con Microsoft Project, se cuenta con varios Tipos de Tarea, específicamente tres, las cuales relacionan la duración de la tarea con el trabajo requerido y con la disponibilidad de los recursos involucrados. Estos Tipos de Tarea son: • Tarea de Unidades Fijas • Tarea de Duración Fija • Tarea de Trabajo Fijo La escogencia de cualquiera de los Tipos de Tarea disponibles en Microsoft Project, determinará cuál elemento de la tarea no varía cuando se realizan cambios a ella (un cambio, por ejemplo, sería la asignación de recursos). Antes de detallar las características más resaltantes de los Tipos de Tarea, es importante definir dos conceptos: Trabajo o Esfuerzo de Un Recurso: El trabajo o esfuerzo de un recurso (persona) es la cantidad de tiempo que este recurso necesitará para ejecutar una tarea. El trabajo de un recurso en determinada tarea se determina a través de la fórmula: Trabajo = Duración (de la tarea) x Unidades (de un recurso). Herramientas digitales II 14 De esta forma, si determinada actividad tiene una duración de 2 días y se le asigna un recurso, el trabajo será de 2 días x 1 recurso = 2 días, lo cual expresado en horas (caso más común) significa un trabajo de 16 horas, suponiendo días laborables de 8 horas. Unidad (de Recurso): La Unidad es la cantidad de recursos, en términos de porcentaje de horas trabajadas en un día laborable, que se asigna a una tarea. Por ejemplo, si determinada tarea tiene asignada un recurso con dedicación a medio tiempo se dice que el recurso está asignado a 50% unidades. Ahora, con estos conceptos en mente, veamos las características de los Tipos de Tarea disponibles: Tarea de Unidades Fijas Al asignar un número de Unidades de recursos a una tarea de Unidades Fijas, esta asignación de recursos no cambiará aun cuando se modifiquen la duración y la cantidad de Trabajo de la tarea. Veamos un ejemplo: Se tiene una tarea de unidades fijas para la que se ha estimado una duración de 10 días y a la cual se le ha asignado una unidad de recurso al 100%: Ilustración 9. Tarea de unidades fijas Herramientas digitales II 15 Al asignarle un segundo recurso al 100%, Microsoft Project recalcula la duración de la tarea a la mitad del tiempo inicialmente especificado: Ilustración 10. Duración de la tarea a la mitad del tiempo Para esta situación Microsoft Project mantiene la asignación del 100% de cada recurso fija, para lo cual recurre a modificar la duración de la tarea. Es recomendable utilizar tareas de Unidades fijas, cuando son conocidos los recursos y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calculará la duración de la tarea, cuando le especifiquemos el trabajo y los recursos. Por defecto, las tareas creadas en Microsoft Project serán del Tipo de Unidades Fijas. Tarea de Duración Fija Este es el Tipo de Tarea que mantendrá la duración asignada invariable independientemente de la cantidad de recursos que se asignen a ella. Volviendo al ejemplo anterior, pero entendiendo que la tarea es ahora del tipo de Duración fija, con una asignación de 1 recurso (al 100%): Ilustración 11. Tarea de Duración Fija Herramientas digitales II 16 La inclusión de una nueva unidad de recurso conlleva a que, para mantener fija la duración, Microsoft Project recalcule el trabajo asignado a cada recurso. En este caso veremos que define que cada recurso trabajará medio tiempo (50%): Ilustración 12. Inclusión de una nueva unidad Es recomendable utilizar tareas de Duración fija, cuando es conocida la duración (en función del rendimiento, por ejemplo) y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calculará el número de recursos necesarios. Tarea de Trabajo Fijo En este Tipo de Tarea se mantiene fija la cantidad de trabajo asignado inicialmente a la tarea, recalculándose, si es el caso, la asignación de los recursos o la duración de la tarea. En el ejemplo hemos asignado para la tarea de Trabajo fijo, una duración de 10 días, suponiendo que se realiza con un recurso al 100% de asignación, que podría traducirse como un trabajo de 80 horas (suponiendo 8 horas de trabajo por día laborable): Ilustración 13. Tarea de trabajo fijo Si modificamos la duración de la tarea a 5 días. Microsoft Project, para garantizar que el trabajo se realiza en 80 horas de trabajo (trabajo inicial fijo), recalculará la asignación del recurso para ajustarlo a esta cantidad. Herramientas digitales II 17 De esta forma se requiere que el recurso esté asignado 200% (equivalente a un trabajo de 16 horas por día) para que la tarea se realice en 80 horas de trabajo (16 horas/día laborable x 5 días laborables = 80 horas): Ilustración 14. Tarea de trabajo fijo 9. Tipos de Tareas Tarea de Unidades Fijas Al asignar un número de Unidades de recursos a una tarea de Unidades Fijas, esta asignación de recursos no cambiará aun cuando se modifiquen la duración y la cantidad de Trabajo de la tarea. Veamos un ejemplo: Se tiene una tarea de unidades fijas para la que se ha estimado una duración de 10 días y a la cual se le ha asignado una unidad de recurso al 100%: Al asignarle un segundo recurso al 100%,Microsoft Project recalcula la duración de la tarea a la mitad del tiempo inicialmente especificado: Para esta situación Microsoft Project mantiene la asignación del 100% de cada recurso fija, para lo cual recurre a modificar la duración de la tarea. Es recomendable utilizar tareas de Unidades fijas, cuando son conocidos los recursos y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calculará la duración de la tarea, cuando le especifiquemos el trabajo y los recursos. Herramientas digitales II 18 Por defecto, las tareas creadas en Microsoft Project serán del Tipo de Unidades Fijas. Tarea de Duración Fija Este es el Tipo de Tarea que mantendrá la duración asignada invariable independientemente de la cantidad de recursos que se asignen a ella. Volviendo al ejemplo anterior, pero entendiendo que la tarea es ahora del tipo de Duración fija, con una asignación de 1 recurso (al 100%): La inclusión de una nueva unidad de recurso conlleva a que, para mantener fija la duración, Microsoft Project recalcule el trabajo asignado a cada recurso. En este caso veremos que define que cada recurso trabajará medio tiempo (50%): Es recomendable utilizar tareas de Duración fija, cuando es conocida la duración (en función del rendimiento, por ejemplo) y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calculará el número de recursos necesarios. Tarea de Trabajo Fijo En este Tipo de Tarea se mantiene fija la cantidad de trabajo asignado inicialmente a la tarea, recalculándose, si es el caso, la asignación de los recursos o la duración de la tarea. En el ejemplo hemos asignado para la tarea de Trabajo fijo, una duración de 10 días, suponiendo que se realiza con un recurso al 100% de asignación, que podría traducirse como un trabajo de 80 horas (suponiendo 8 horas de trabajo por día laborable): Si modificamos la duración de la tarea a 5 días. Microsoft Project, para garantizar que el trabajo se realiza en 80 horas de trabajo (trabajo inicial fijo), recalculará la asignación del recurso para ajustarlo a esta cantidad. Herramientas digitales II 19 De esta forma se requiere que el recurso esté asignado 200% (equivalente a un trabajo de 16 horas por día) para que la tarea se realice en 80 horas de trabajo (16 horas/día laborable x 5 días laborables = 80 horas): 10. Vínculos Los vínculos son sirven para establecer un orden dentro de las tareas con la finalidad que tengan lugar en el momento adecuado, es decir, las tareas van en sucesión y se especifica el tipo de dependencia que deberán tener. El programa de estudio “Microsoft Office Proyect Professional” nos permite programar las tareas, estableciendo las fechas de comienzo y fin, ayudándose con las barras de Gantt para reflejar las fechas y mostrar las líneas de vínculo entre las tareas dependientes. En este sentido, las tareas desarrolladas en un proyecto deben segur una secuencia determinada. Por otro lado, una práctica usual, pero poco recomendable, es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea, para determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar, este tipo de actividad hace que el proyecto se vuelve y no permite que Microsoft Office Proyect Professional pueda reajustar las fechas del proyecto en relación de tiempo y tareas a realizarse. 11. Tipos de Vínculos Conociendo el concepto de vinculo, dentro de Microsoft Office Proyect Professional existen cuatro tipos de vínculos entre tareas siendo estas “Fin a comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin”. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los vínculos no condicionan la ejecución de las actividades, por otro lado, ayudan a establecer un orden lógico de programación y puede establecer una ruta crítica lógica. Herramientas digitales II 20 Tipos de vínculos: • Fin a Comienzo: El final de la predecesora (Tarea A) determina el comienzo del a sucesora (Tarea B), en este tipo de vínculo se crea por defecto. • Comienzo a Comienzo: El comienzo de la predecesora (Tarea A) determina el comienzo de la sucesora (Tarea B). • Fin a Fin: El final de la predecesora (Tarea A) determina el final de la sucesora (Tarea B). • Comienzo a fin: El comienzo de la predecesora (Tarea A) determina el final de la sucesora (Tarea B). Este tipo de precedencia es poco utilizada. Hay que considerar que una tarea que deba empezar o terminar antes que otra pueda comenzar se denomina “Tarea predecesora”. Una tarea que depende del comienzo o el del fin de una tarea precedente se denominara “Tarea sucesora”, en este sentido, una vez decidido el orden de las tareas, se pueden vincular las tareas relacionadas. Pasos para vincular dos o más tareas Para poder vincular dos o más tareas existen dos formas para obtener este resultado Forma 1: 1. Dentro de la pestaña de tareas, se deberá hacer clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, se selecciona dos o más tareas que desee vincular. 3. Por último, se hará clic en el botón Vincular tareas. Forma 2 1. Dentro de la barra de vistas, se deberá hacer clic en Diagrama de Gantt Herramientas digitales II 21 2. En el lado derecho del Diagrama de Gantt, se debe seleccionar una tarea con el mouse en forma de cuadrante. 3. Posterior, se debe arrastrar la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que se desea vincular. Inmediatamente aparecerá una ventana amarilla indicando el nombre de las tareas vinculadas. Pasos para cambiar el tipo de vínculo entre tareas Los pasos para cambiar el tipo de vínculos entre tareas son: 1. Dentro de la pestaña de vistas, deberá hacer clic en Diagrama de Gantt 2. Se debe hacer doble clic sobre la tarea a la que se desea cambiar el vínculo. Luego, aparece la ventana Información de la Tarea. 3. En la fecha Predecesoras, se debe cambiar el tipo de procedencias, también se puede agregar más predecesores a la tarea seleccionada. Tiempos de posposición y adelanto En algunos casos un vínculo de tarea no basta para mostrar con precisión la relación existente entre las tareas. En este caso, se puede ajustar las dependencias, especificando un período de tiempo de desplazamiento de las tareas, llamando tiempo de preposición o tiempo de adelanto, este tiempo permite desplazar la tarea sucesora para retrasarla o adelantarla. Pasos para cambiar la posición de una tarea Los pasos para cambiar la posición de una tarea son: 1. Se debe hacer doble clic sobre la tarea que se desea modificar. 2. Dentro de la pestaña Predecesora revise la tarea predecesora. Herramientas digitales II 22 3. En “Pos” escriba el número de horas, días, o semanas que desee posponer esta tarea. Si se escribe un valor positivo, esta tarea retrasará su inicio y si se escribe un valor negativo, esta tarea adelantará su inicio. En pocas palabras, los vínculos de Microsoft Office Proyect Professional son herramientas clave para poder establecer una secuencia y dependencia entre las distintas tareas de un proyecto. Los cuatro tipos de vínculos, nos permite definir la relación lógica entre las tareas, teniendo en cuenta, que es importante mantener un orden lógico dentro de la programación para facilitar la gestión de un proyecto. 12. Ruta Crítica La cadena de tareas vinculadas constituye una ruta crítica. Esta es la forma más corta de llevar a cabo un proyecto. Si algo sale mal con una de estas tareas, la fecha de realización de todo el proyecto será afectada. Considere que incluso una sola tarea de un proyecto puede convertirse en la ruta crítica. Además, tenga en cuenta que el método de la ruta crítica en la gestión de proyectos se basa en esta técnica. Esta eficiente herramienta es capaz de prever riesgos, evitarlos a tiempo y también evitar descontrol en su plan del proyecto. Para mostrar la ruta crítica en MS Project, en la vista de Herramientas de diagrama de Gantt, vamos a Formato, y después a Rutacrítica. a. Allí hacemos clic en la pestaña Ver → Diagrama de Gantt. b. Pestaña Dar formato → Tareas críticas. Herramientas digitales II 23 Ilustración 15. Tareas Críticas Después de estos pasos, las tareas críticas se resaltarán en rojo. ¿qué sucede si tiene muchas tareas y las cruciales están dispersadas en su proyecto, pero solo necesita ver las críticas? vamos al botón Vista → Filtro → Tareas críticas. Ilustración 16. Vista Tareas Críticas Esta opción le permitirá ver en rojo solo aquellas tareas que componen la ruta crítica. 13. Recursos Los recursos de un proyecto son las personas involucradas en el proyecto, el equipamiento, los materiales utilizados y los costes relacionados al proyecto. Se requieren para completar las tareas del proyecto. Una programación óptima de los recursos es clave para una gestión de proyectos exitosa. El programa opera con tres tipos de recursos: Herramientas digitales II 24 • Trabajo: Las personas y las máquinas se llaman recursos de trabajo. Necesitan tiempo (horas, días, semanas, etc.) para completar tareas en MS Project. • Material: Los consumibles como ladrillos, aceite, hormigón, etc., se llaman recursos materiales. No dependen del tiempo en MS Project. • Costes: Otros tipos de recursos independientes del tiempo que se llaman recursos de coste. Por ejemplo, billetes de avión, etc. Cómo crear recursos En la pestaña Vista elija Hoja de recursos. Pestaña Vista → Grupo de Vistas de recursos → Hoja de recursos. Ilustración 17. Hoja de recursos Después de agregar el Nombre del recurso, puede usar otras propiedades de recursos, como el número máximo, la tasa estándar y la tasa horas. En este ejemplo, el nombre del recurso es “Ansar”. Dado que este proyecto tiene solo un Ansar, la columna Capacidad muestra 100%. Ilustración 18. Agrega tareas con fechas a la línea de tiempo Herramientas digitales II 25 Al utilizar cualquier recurso en Microsoft Project, es una buena idea asignar un valor inicial para cada recurso para poder identificarlo. En este ejemplo, las iniciales de “Ansar” también son “Ansar”. Una vez que haya completado las propiedades del recurso, puede agregar todos los nombres de recursos que necesite. 14. Costos Project calcula los costos de los recursos en función de las tarifas de pago, las tarifas por uso, los costos fijos o los totales de los recursos de costo (como tarifas aéreas o restaurantes) que se asignan a las tareas Con relación a los diferentes tipos de costos que se utilizan en los proyectos, Microsoft Project permite especificar y controlar los siguientes tipos de costos: • Costo basado en tasas: costo que se calcula en función de la tasa de pago especificado para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso. • Costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso. • Costo fijo: costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado en la tarea por un recurso. • Recursos de costo: recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión Herramientas digitales II 26 y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea. • Recurso de presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad máxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o de material. 1. Elija Project > Project Information. Ilustración 19. Información del Proyecto 2.. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, elija Estadísticas. 3. En el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto, revise los totales de costo para el proyecto en la columna Costo. Ilustración 20. Tarea de resumen de proyecto 15. Informes Con Microsoft Project es posible crear y personalizar informes gráficos muy llamativos utilizando los datos de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningún otro software. A medida que trabaje en el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la información más reciente, sin necesidad de actualizarla manualmente. Herramientas digitales II 27 Por ejemplo, para abrir el informe Información general del proyecto, haga clic en Informe > Paneles de información > Información general del proyecto. Ilustración 21. Pasos para abrir el informe El informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas para mostrar en qué punto se encuentra cada fase del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido. Ilustración 22. Información General del Proyecto Project proporcione docenas de informes que puede usar directamente. Puede personalizar el contenido y el aspecto de cualquier informe, o bien crear uno nuevo desde cero. Cambiar los datos de un informe Puede seleccionar los datos que Project muestra en cualquier parte de un informe. 1. Haga clic en la tabla o gráfico que desee cambiar. Herramientas digitales II 28 2. Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para seleccionar los campos que desee mostrar y filtrar la información. Ejemplo En el informe Información general del proyecto, podrá cambiar el gráfico completado al % de manera que se muestren las subtareas críticas en vez de las tareas de resumen de nivel superior: 1. Haga clic en cualquier parte del gráfico % completado. 2. En el panel Lista de campos, vaya al cuadro Filtrar y haga clic en Tareas críticas. 3. En el cuadro Nivel de esquema, seleccione Nivel 2. En este ejemplo, será el primer nivel del contorno que tenga subtareas en vez de tareas de resumen. El gráfico cambia según se seleccionan opciones. Herramientas digitales II 29 Ilustración 23. Cambiar los datos de un informe Cambiar el aspecto de un informe Haga clic en cualquier parte del informe y luego en Herramientas de informe | Diseño para ver las opciones de modificación del aspecto de todo el informe. Desde esta pestaña, podrá cambiar la fuente, el color o el tema de todo el informe. También podrá agregar nuevas imágenes (incluyendo fotos), formas, gráficos o tablas. Ilustración 24. Cambiar el aspecto de un informe Al hacer clic en elementos individuales (gráficos, tablas, etc.) de un informe, aparecerán nuevas pestañas en la parte superior de la pantalla con opciones para dar formato a esa parte. Herramientas digitales II 30 Ilustración 25. Cambiar el aspecto de un informe ▪ Pestaña Herramientas de dibujo | Formato. Formas de formato y cuadros de texto. ▪ Pestaña Herramientas de imagen | Formato. Agregar efectos a imágenes. ▪ Fichas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución. Configurar y retocar tablas igual que en otros programas de Office. ▪ Fichas Herramientas de gráfico | Diseño y Herramientas de gráfico | Formato. Configurar y retocar gráficos. Crear un informe propio 1. Haga clic en Informe > Nuevo informe. 2. Seleccione una de las cuatro opciones y haga clic en Seleccionar. 3. Dele un nombre a su informe y empiece a añadir información. Herramientas digitales II 31 Ilustración 26. Crear un informe propio En blanco: Crea un lienzo en blanco. Utilice la ficha Herramientas de informe | Diseño para agregar gráficos, tablas, texto e imágenes. Gráfico: Project crea un gráfico donde se comparan valores de Trabajo real, Trabajo restante y Trabajo predeterminado. Utilice el panel Lista de campos para seleccionar diferentes campos a comparar y utilizar los controles para cambiar el color y formato del gráfico. Tabla: Utilice el panelLista de campos para seleccionar qué campos se muestran en la tabla (Nombre, Inicio, Finalización y % completado aparecen de forma predeterminada). El cuadro Nivel de contorno permite seleccionar cuántos niveles del contorno del proyecto se mostrarán en la tabla. Puede cambiar el aspecto de la tabla en las pestañas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución. Herramientas digitales II 32 Comparación Coloca dos gráficos uno junto al otro. En un principio, los gráficos tienen los mismos datos. Haga clic en un gráfico y seleccione los datos que desee en el panel Lista de campos para empezar a distinguirlos. Cualquiera de los gráficos que cree desde cero son totalmente personalizables. Puede agregar y eliminar elementos o cambiar los datos según sus necesidades. Compartir un Informe 1. Haga clic en cualquier parte del informe. 2. Haga clic en Herramientas de informe | Diseño > Copiar informe. Ilustración 27. Compartir un Informe 3. Pegar el informe en cualquier programa que permita mostrar gráfico Herramientas digitales II 33 Referencias Cervantes, A. (2020, marzo 5). ¿Qué es Microsoft Project y para qué sirve? - Alpha Consultoría®. Alpha Consultoría®. https://www.alpha-consultoria.com/que-es- microsoft-project-y-para-que-sirve/ ¿Cuáles son las fases de la gestión de un proyecto? - Instituto Europeo de Posgrado. (2017, septiembre 18). Instituto Europeo de Posgrado – Instituto Europeo de Posgrado; Instituto Europeo de Posgrado. https://iep.edu.es/las-fases-de-la- gestion-de-un-proyecto/ Definir las fases y etapas del ciclo de vida de un proyecto. (s. f.). Microsoft.com. Recuperado 3 de diciembre de 2023, de https://support.microsoft.com/es- es/office/definir-las-fases-y-etapas-del-ciclo-de-vida-de-un-proyecto-18e5a97a- f0c9-4e4d-b6be-5de63be18f70 Microsoft. (2021). Triangulo de un proyecto. Obtenido de https://support.microsoft.com/es- es/office/el-tri%C3%A1ngulo-del-proyecto-8c892e06-d761-4d40-8e1f-17b33fdcf810 Salomón Ccance . (2013). Ccance. Obtenido de https://ccance.net/manuales/project2013/unidad_4_entre_tareas_y_analisis_de_ruta_critica.p df EditorIngCivil. (2011, octubre 31). 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(s/f). Microsoft.com. Recuperado el 3 de diciembre de 2023, de https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-informe-de-project-6e74dc79-0e2d- 480b-b600-3a466bf289a3 Stsepanets, A., & Stsepanets, A. (2023, 27 junio). Tutorial MS Project: Trabajando con recursos en MS Project. Gantt Chart GanttPRO Blog. https://blog.ganttpro.com/es/planificacion- de-recursos-en-ms-project/ https://economipedia.com/definiciones/proyecto.html https://www.obsbusiness.school/blog/que-es-un-proyecto-una-definicion-practica Trabajar con calendarios en Project - soporte técnico de Microsoft. (s. f.). https://support.microsoft.com/es-es/office/trabajar-con-calendarios-en-project-323ff403- a676-428c-be11-6942bfb7210c Tutoriales al Día - Ingeniería Civil. (2018, 8 agosto). Tipos de tarea disponibles en Microsoft Project | Tutoriales al día - Ingeniería Civil. 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