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Microsoft Project en la Gestión de Proyectos

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Herramientas digitales II 
Universidad De Guayaquil 
Facultad de Ciencias Administrativas 
Herramientas Digitales III 
 
Tema: 
 
MICROSOFT PROJECT EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS 
 
Integrantes: 
 
Carguachi Reyes Omar 
Fernández Rodríguez Dannya 
Guambo Yaucan Joselyn 
Mantilla Manzaba Mayelyn 
Naula Arrobo Ariel 
Quimiz Ruiz Raquel 
Rugel Chavarro Lizbeth 
Sarango Riofrio Cristhian 
Tomalá Mite Nathalie 
Zambrano Mejía Milka 
 
Docente: 
Ing. Carlos Bazurto Hidalgo 
Curso: 
TUR-SVE 3-73 
2023 
 
Herramientas digitales II 
Tabla de Contenido 
 
Microsoft Project en la Gestión de Proyectos ................................................................................. 1 
1. Definición de Proyecto ........................................................................................................ 1 
2. Tipos de Proyectos ............................................................................................................... 1 
Según su financiación: ............................................................................................................. 1 
Según su contenido: ................................................................................................................. 2 
Según su complejidad: ............................................................................................................. 2 
Según su finalidad: .................................................................................................................. 2 
Elementos que conforman un Proyecto: .................................................................................. 2 
Fases de un Proyecto: .............................................................................................................. 2 
3. Triángulo de un Proyecto ..................................................................................................... 3 
4. Fases de un Proyecto ............................................................................................................ 5 
Fase 1 - Iniciación o análisis de viabilidad .............................................................................. 5 
Fase 2 - Planificación o programación .................................................................................... 5 
Fase 3 - Ejecución del proyecto ............................................................................................... 6 
Fase 4 – Administración o Seguimiento del proyecto ............................................................. 6 
Fase 5 - Cierre del proyecto ..................................................................................................... 6 
5. Definición MS. Project ........................................................................................................ 6 
6. Configuración MS. Project .................................................................................................. 7 
Configuración Inicial: .............................................................................................................. 7 
Estructurar el Proyecto: ........................................................................................................... 8 
Seguimiento y Actualización: .................................................................................................. 9 
Informes y Visualización: ........................................................................................................ 9 
7. Calendarios MS. Project .................................................................................................... 10 
8. Tareas ................................................................................................................................. 13 
Trabajo o Esfuerzo de Un Recurso: ....................................................................................... 13 
Unidad (de Recurso): ............................................................................................................. 14 
Tarea de Unidades Fijas ........................................................................................................ 14 
Tarea de Duración Fija .......................................................................................................... 15 
Tarea de Trabajo Fijo ............................................................................................................ 16 
9. Tipos de Tareas .................................................................................................................. 17 
 
Herramientas digitales II 
Tarea de Unidades Fijas ........................................................................................................ 17 
Tarea de Duración Fija .......................................................................................................... 18 
Tarea de Trabajo Fijo ............................................................................................................ 18 
10. Vínculos ......................................................................................................................... 19 
11. Tipos de Vínculos........................................................................................................... 19 
Tipos de vínculos: .................................................................................................................. 20 
Pasos para vincular dos o más tareas ..................................................................................... 20 
Pasos para cambiar el tipo de vínculo entre tareas ................................................................ 21 
Tiempos de posposición y adelanto ....................................................................................... 21 
Pasos para cambiar la posición de una tarea.......................................................................... 21 
12. Ruta Crítica .................................................................................................................... 22 
13. Recursos ......................................................................................................................... 23 
Cómo crear recursos .............................................................................................................. 24 
14. Costos ............................................................................................................................. 25 
15. Informes ......................................................................................................................... 26 
Cambiar los datos de un informe ........................................................................................... 27 
Cambiar el aspecto de un informe ......................................................................................... 29 
Crear un informe propio ........................................................................................................ 30 
Compartir un Informe ............................................................................................................ 32 
Referencias .................................................................................................................................... 33 
 
Tabla de Imágenes 
 
Ilustración 1. Triángulo de un Proyecto ...................................................................................................... 3 
Ilustración 2. Microsoft Proyect .................................................................................................................. 7 
Ilustración 3. Calendario base ................................................................................................................... 11 
Ilustración 4. Calendario del proyecto ...................................................................................................... 11 
Ilustración 5. Calendario de tareas ...........................................................................................................12 
Ilustración 6. Calendario de recursos ........................................................................................................ 12 
Ilustración 7. Calendario del recurso asignado, de tareas, de proyecto y base ........................................ 12 
Ilustración 8. Disponibilidad resultante .................................................................................................... 13 
Ilustración 9. Tarea de unidades fijas ........................................................................................................ 14 
 
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Ilustración 10. Duración de la tarea a la mitad del tiempo ....................................................................... 15 
Ilustración 11. Tarea de Duración Fija ....................................................................................................... 15 
Ilustración 12. Inclusión de una nueva unidad .......................................................................................... 16 
Ilustración 13. Tarea de trabajo fijo .......................................................................................................... 16 
Ilustración 14. Tarea de trabajo fijo .......................................................................................................... 17 
Ilustración 15. Tareas Críticas ................................................................................................................... 23 
Ilustración 16. Vista Tareas Críticas .......................................................................................................... 23 
Ilustración 17. Hoja de recursos ................................................................................................................ 24 
Ilustración 18. Agrega tareas con fechas a la línea de tiempo .................................................................. 24 
Ilustración 19. Información del Proyecto .................................................................................................. 26 
Ilustración 20. Tarea de resumen de proyecto ......................................................................................... 26 
Ilustración 21. Pasos para abrir el informe .............................................................................................. 27 
Ilustración 22. Información General del Proyecto .................................................................................... 27 
Ilustración 23. Cambiar los datos de un informe ...................................................................................... 29 
Ilustración 24. Cambiar el aspecto de un informe .................................................................................... 29 
Ilustración 25. Cambiar el aspecto de un informe .................................................................................... 30 
Ilustración 26. Crear un informe propio .................................................................................................... 31 
Ilustración 27. Compartir un Informe ....................................................................................................... 32 
 
 
 
 
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Microsoft Project en la Gestión de Proyectos 
1. Definición de Proyecto 
Un proyecto es la planificación y la ejecución de una serie de acciones que, siendo su fin 
el conseguir un objetivo determinado, se llevan a cabo, un proyecto es la ideación de una tarea 
determinada, para la cual establecemos el modo en el que se va a realizar De esta forma, en el 
proyecto se debe recoger una planificación del conjunto de actividades, así como la forma de 
llevarlas a cabo. 
Por último, el proyecto también debe incluir el detalle del conjunto de recursos y medios 
necesarios para llevarlo a cabo. Un proyecto puede ser de una infinidad de tipos. No debe 
mantener siempre una estructura concreta. El término proyecto hace referencia a la planificación 
o concreción de un conjunto de acciones que se van a llevar a cabo y un conjunto de recursos 
que se van a usar para conseguir un fin determinado, unos objetivos concretos. 
2. Tipos de Proyectos 
Existen diferentes tipos o clasificaciones de proyectos, entre los que podemos destacar 
los de tipo productivo o empresarial, que buscan beneficios económicos, y los de tipo público o 
social, que lo que pretenden es mejorar la calidad de vida de las personas. Independientemente 
del tipo de proyecto, todos tienen una característica común, y es que buscan dar respuesta a una 
necesidad (económica, social, personal,). Por eso, es necesario analizar y reflexionar sobre las 
necesidades planteadas y las posibles soluciones que se pueden dar. Al final, todo proyecto debe 
buscar un cambio, proponer una respuesta creativa e inteligente a las necesidades planteadas. 
Antes de profundizar más en este tema, conviene conocer las tipologías más habituales. 
Según su financiación: 
• Públicos 
• Privados 
 
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• Mixtos 
Según su contenido: 
• De Construcción 
• Empresariales 
• De Producción de bienes o servicios 
• Informáticos 
Según su complejidad: 
• Simples 
• Complejos 
Según su finalidad: 
• Sociales 
• Educativos 
• Comunitarios 
• Académicos 
• De Investigación 
• De Producción 
Elementos que conforman un Proyecto: 
• Tiempo: lapso de tiempo que va a durar. 
• Coste: total de recursos necesarios para llevar el proyecto a término 
• Organización y planificación: diferentes actividades a desarrollar y plazo para 
ello. 
• Gestión de stakeholders: gestión de los diferentes intereses de inversores, 
clientes, etc. 
• Comunicación. 
• Asignación de tareas. 
• Resultados: medición de los objetivos. 
Fases de un Proyecto: 
o Evaluación inicial: Se realiza un análisis exhaustivo sobre el proyecto que vamos 
a acometer, así como todo lo que podría afectar a dicho proyecto. 
o Planificación: Planificamos cómo lo vamos a realizar, así como los costes, etc. 
o Puesta en marcha: Ejecutamos el proyecto, aplicando la planificación del paso 
anterior. 
o Evaluación final: Una vez finalizado el proyecto, evaluamos los resultados 
obtenidos. 
https://www.obsbusiness.school/blog/stakeholders-que-es-y-que-implica-para-el-project-management
 
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o Conclusiones: Contrastamos la evaluación final con los resultados esperados, 
calculamos desviaciones y procedemos a extraer las conclusiones finales. 
3. Triángulo de un Proyecto 
En términos ligeramente diferentes, cada proyecto equilibra un "triángulo" de tiempo, 
dinero y ámbito: no puede cambiar uno sin afectar al menos a uno de los demás. El trabajo del 
administrador del proyecto es hacer que no se derrumbe todo el triángulo. 
¿Cómo? En primer lugar, cuando se produce un problema, localícelo en el triángulo del 
proyecto: ¿se trata de tiempo (programación), dinero (presupuesto) o ámbito? En segundo lugar, 
averiguar qué lados del triángulo puede cambiar y cuáles están "fijos" en su lugar. En tercer 
lugar, ajuste lo que puede para solucionar el problema y optimizar el proyecto. En cuarto lugar, 
termina el proyecto y celebra. 
Tiempo + dinero + ámbito = calidad 
El triángulo del proyecto también se conoce como "triángulo de hierro" y, menos 
poéticamente, las "restricciones triples". Cualquiera que sea su nombre, equivale a lo mismo: no 
puede cambiar el presupuesto, la programación o el ámbito de un proyecto sin afectar al menos a 
una de las otras dos partes. 
 Ilustración 1. Triángulo de un Proyecto 
Algunos ejemplos de cómo funciona: 
 
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Para llevar el fecha de finalización (tiempo), podría gastar más en recursos (dinero) para 
finalizar el trabajo más rápido o cortar características (ámbito) para que haya menos trabajo que 
hacer antes de la nueva fecha límite. 
Para finalizar el proyecto en presupuesto (costo), podría deshacersede las horas extra y 
finalizar el proyecto más tarde (tiempo) o cortar características (ámbito). 
Para agregar características a un producto (ámbito), podría ampliar la fecha límite para 
hacer tiempo para el nuevo trabajo (tiempo) o agregar personas para que lo hagan más rápido 
(costo). También puedes hacer ambas cosas. 
Saber lo que no se puede cambiar 
En la mayoría de los proyectos, al menos un lado del triángulo está fijo en su lugar. No 
puede cambiarlo. 
Puede que el presupuesto no sea negociable. (¿Suena familiar?) O puede que el producto 
tenga que salir a la venta en una fecha determinada. Quizás ambos sean verdaderos. 
A menudo, los elementos fijos de un proyecto se dictan desde encima del jefe de 
proyecto, pero no siempre. A veces depende de sus hombros decidir qué elemento es más 
importante para el éxito del proyecto. Y realmente debe tener claro esto para cuando los 
problemas se muestren (y siempre lo hacen). 
Cuando el problema se produce en un lado fijo, el curso de acción suele ser claro. Por 
ejemplo, si descubre que una característica de software tarda más tiempo en completarse de lo 
previsto y ha firmado un contrato que dice que entregará esa característica (ámbito), tendrá que 
mover la fecha de finalización o agregar recursos para finalizarla a tiempo. 
 
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Si el lado fijo y el lado del problema son diferentes, no se des por ello. Esa es la belleza 
del triángulo del proyecto; siempre hay espacio para realizar cambios, Por ejemplo, si el proyecto 
tiene que finalizar a tiempo y ha crecido en el ámbito, puede ajustar el costo agregando recursos. 
Si los tres lados del triángulo están atascados, no se asuste. El proyecto puede estar en 
problemas, pero al menos sabe que está en problemas y que tiene un buen punto de partida para 
repensar los objetivos del proyecto o los estándares de calidad. 
4. Fases de un Proyecto 
 
En la gestión de proyectos se suele distinguir en 5 fases: la iniciación, la planificación, la 
ejecución, seguimiento y el cierre. A continuación, se detallarán cada una de las partes: 
Fase 1 - Iniciación o análisis de viabilidad 
Esta primera fase tiene como objetivo decidir si es conveniente llevar a cabo el nuevo 
proyecto; dicho de otra forma: si la nueva propuesta a va a aportar más beneficios que 
esfuerzos y si el resultado final merecerá la pena. 
1. En este punto será necesario analizar el alcance del nuevo proyecto. 
2. Los riesgos que lleva aparejado, así como definir su coste económico. 
3. Los plazos que requerir 
Fase 2 - Planificación o programación 
El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle, las posibles tareas a realizar 
y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. 
1. Preparar el listado de las tareas. 
2. Organizar las tareas de forma jerárquica. 
3. Asignar tiempo, recursos y costos a las tareas. 
 
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Fase 3 - Ejecución del proyecto 
En esta fase se lleva a cabo el trabajo planificado, se mantiene el control del progreso 
del proyecto y se realizan ajustes a medida que sea necesario. 
1. Tomar medidas para asegurar que el proyecto se mantenga en el camino correcto 
y se cumplan los plazos establecidos. 
2. Supervisar el progreso del proyecto. 
3. Identificar y resolver problemas y ajustar el plan de trabajo si es necesario. 
Fase 4 – Administración o Seguimiento del proyecto 
El objetivo de esta fase es la administración, seguimiento y control del proyecto que 
velara por el cumplimiento de la planificación y la calidad de trabajo realizado. 
1. Chequear información de avances. 
2. Actualizar avances. 
3. Generar informes de seguimiento. 
Fase 5 - Cierre del proyecto 
El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no 
quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través 
de un checklist o lista de control. 
1. Cierre formal. 
2. Análisis de los resultados con respecto a lo estimado. 
3. Actualización de la base de conocimiento. 
5. Definición MS. Project 
 
 
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Microsoft Project es un conjunto de herramientas para gestionar Proyectos y Portafolios 
(PPM) por sus siglas en inglés, que pueden usarse como Software As a Service (en la nube) o con 
instalación On Premises. 
Microsoft Project es una herramienta de Software que apoya los procesos de gestión de 
proyectos de manera colaborativa. Mediante el uso de esta herramienta puedes generar, por 
ejemplo, un diagrama de Gantt que te permite visualizar las actividades en forma de barras en un 
periodo de tiempo determinado, pudiendo plasmar las necesidades de tu cliente y del proyecto en 
la programación, tales como horas hombre, duración, costos, entregables, actividades, recursos, 
calendarios, etc. 
 
Ilustración 2. Microsoft Proyect 
 
6. Configuración MS. Project 
Configuración Inicial: 
Crear un Nuevo Proyecto: 
• Abre Microsoft Project. 
 
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• Selecciona "Nuevo Proyecto" y elige una plantilla o inicia un proyecto en 
blanco. 
Configurar Propiedades del Proyecto: 
• Ve a la pestaña "Proyecto" y selecciona "Información del Proyecto". 
• Ingresa el nombre del proyecto, la fecha de inicio, la fecha de finalización y 
otras propiedades según sea necesario. 
Definir Calendario del Proyecto: 
• En la pestaña "Proyecto", selecciona "Cambiar Calendario de Trabajo". 
• Define los días laborables, horas laborables y cualquier excepción en el 
calendario. 
Configurar Unidades de Tiempo: 
• Ve a la pestaña "Archivo" > "Opciones". 
• En la sección "Programar", puedes configurar la unidad de tiempo 
predeterminada (días, semanas, meses) para tu proyecto. 
Estructurar el Proyecto: 
Crear Tareas: 
• En la pestaña "Vista", selecciona "Hoja de Tareas". 
• Ingresa las tareas del proyecto, sus duraciones y dependencias. 
Asignar Recursos: 
• En la pestaña "Vista", selecciona "Diagrama de Gantt". 
• Asigna recursos a las tareas en la pestaña "Asignación de Recursos". 
Establecer Dependencias: 
• Utiliza la pestaña "Vista" > "Diagrama de Gantt" para establecer dependencias 
entre tareas. 
• Haz clic en la tarea y arrastra para establecer relaciones de dependencia. 
 
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Seguimiento y Actualización: 
Ingresar Avances: 
• En la pestaña "Vista", selecciona "Hoja de Tareas". 
• Ingresa el porcentaje de completado para cada tarea. 
Seguimiento de Recursos: 
• Utiliza la pestaña "Vista de Recursos" para hacer un seguimiento del uso de 
recursos. 
• Ajusta asignaciones según sea necesario. 
Actualizar el Progreso: 
• En la pestaña "Proyecto", selecciona "Actualizar Progreso". 
• Ingresa las fechas reales de inicio y finalización de las tareas. 
Informes y Visualización: 
Crear Informes: 
• Ve a la pestaña "Informe" para acceder a diferentes informes predefinidos. 
• Personaliza informes según tus necesidades. 
Personalizar Vistas: 
• En la pestaña "Vista", puedes personalizar las vistas para adaptarse a tus 
preferencias. 
Guardar y Compartir: 
• Guarda el proyecto regularmente y compártelo según sea necesario. 
• Puedes exportar informes o utilizar funciones de colaboración si estás 
trabajando en un entorno compartido. 
 
 
 
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7. Calendarios MS. Project 
Aunque Project proporciona automáticamente la configuración del calendario 
predeterminada (de lunes a viernes de 8:00 a 17:00), es posible que esos valores predeterminados 
no sean adecuados para sus proyectos. 
Hay cuatro tipos de calendario en Project: calendarios base, calendarios de proyecto, 
calendarios de tareas y calendarios de recursos. 
 Los calendarios base casi siempre se usan como plantilla para los calendarios de 
proyectos, tareas y recursos. Definen el horario estándar laborable y no laborable de todos los 
proyectos de la organización. Especifican el horario laboral decada día, los días laborables de la 
semana y las excepciones, como los días festivos de la compañía. En Project se han configurado 
de forma predeterminada tres calendarios base: Estándar, 24 horas y Turno de noche. 
Los calendarios de proyectos, recursos y tareas usan un calendario base como plantilla y, 
después, se modifican para reflejar los días y horas laborables específicos de proyectos, recursos 
o tareas individuales. Estos calendarios específicos son especialmente útiles para realizar un 
seguimiento de excedencias, turnos de trabajo o tareas que se completan con equipamiento que 
se usa por las noches y durante los fines de semana. 
Estos calendarios se superponen para mostrar cómo se programa el trabajo de un 
proyecto. 
Un ejemplo… 
Imagine que su organización está ubicada en Seattle y tiene una semana laboral normal 
de días laborables de ocho horas de lunes a viernes. En el calendario base se reflejan los días y 
 
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horas laborables, así como los días festivos de la compañía, como el 4 de julio para el Día de la 
Independencia y el 25 de diciembre para Navidad. 
Un jefe de proyecto empieza nuevo proyecto que tendrá lugar del 1 al 15 de julio y 
necesita una semana laboral de martes a sábado. 
En el calendario base se muestra la semana laboral de lunes a viernes y el 4 de julio se 
identifica como un día festivo no laborable. 
Ilustración 3. Calendario base 
En el calendario del proyecto se usa el calendario base como punto de inicio, pero se 
agrega que los sábados son ahora días laborables y los lunes son ahora días no laborables. 
Ilustración 4. Calendario del proyecto 
Una tarea del proyecto se realiza en otro país, por lo que no se aplicará el día festivo del 
4 de julio. El calendario de tareas agrega que el 4 de julio es un día laborable. 
 
 
 
 
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Ilustración 5. Calendario de tareas 
 
Por último, el recurso que trabajará en la tarea tiene una programación laboral distinta del 
resto de la organización. En el calendario de recursos se agrega que el martes es un día no 
laborable y que los días de miércoles a sábado son de 10 horas. 
Ilustración 6. Calendario de recursos 
Cuando Project programa la tarea, tiene en cuenta el calendario del recurso asignado, el 
calendario de tareas, el calendario del proyecto y el calendario base. 
Ilustración 7. Calendario del recurso asignado, de tareas, de proyecto y base 
La disponibilidad resultante contribuye a cómo Project calcula las fechas de inicio y 
finalización de la tarea y el proyecto. 
 
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Ilustración 8. Disponibilidad resultante 
8. Tareas 
Para los efectos de la Gestión de Proyectos con Microsoft Project, se cuenta con varios 
Tipos de Tarea, específicamente tres, las cuales relacionan la duración de la tarea con el trabajo 
requerido y con la disponibilidad de los recursos involucrados. 
 Estos Tipos de Tarea son: 
• Tarea de Unidades Fijas 
• Tarea de Duración Fija 
• Tarea de Trabajo Fijo 
La escogencia de cualquiera de los Tipos de Tarea disponibles en Microsoft Project, 
determinará cuál elemento de la tarea no varía cuando se realizan cambios a ella (un cambio, por 
ejemplo, sería la asignación de recursos). 
 Antes de detallar las características más resaltantes de los Tipos de Tarea, es importante 
definir dos conceptos: 
 Trabajo o Esfuerzo de Un Recurso: 
El trabajo o esfuerzo de un recurso (persona) es la cantidad de tiempo que este recurso 
necesitará para ejecutar una tarea. El trabajo de un recurso en determinada tarea se determina a 
través de la fórmula: Trabajo = Duración (de la tarea) x Unidades (de un recurso). 
 
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 De esta forma, si determinada actividad tiene una duración de 2 días y se le asigna un 
recurso, el trabajo será de 2 días x 1 recurso = 2 días, lo cual expresado en horas (caso más 
común) significa un trabajo de 16 horas, suponiendo días laborables de 8 horas. 
 Unidad (de Recurso): 
La Unidad es la cantidad de recursos, en términos de porcentaje de horas trabajadas 
en un día laborable, que se asigna a una tarea. Por ejemplo, si determinada tarea tiene asignada 
un recurso con dedicación a medio tiempo se dice que el recurso está asignado a 50% 
unidades. 
 Ahora, con estos conceptos en mente, veamos las características de los Tipos de Tarea 
disponibles: 
 Tarea de Unidades Fijas 
Al asignar un número de Unidades de recursos a una tarea de Unidades Fijas, esta 
asignación de recursos no cambiará aun cuando se modifiquen la duración y la cantidad de 
Trabajo de la tarea. 
Veamos un ejemplo: 
Se tiene una tarea de unidades fijas para la que se ha estimado una duración de 10 días y 
a la cual se le ha asignado una unidad de recurso al 100%: 
 Ilustración 9. Tarea de unidades fijas 
 
 
 
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Al asignarle un segundo recurso al 100%, Microsoft Project recalcula la duración de la 
tarea a la mitad del tiempo inicialmente especificado: 
 Ilustración 10. Duración de la tarea a la mitad del tiempo 
 
Para esta situación Microsoft Project mantiene la asignación del 100% de cada recurso 
fija, para lo cual recurre a modificar la duración de la tarea. 
Es recomendable utilizar tareas de Unidades fijas, cuando son conocidos los recursos y 
el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calculará la duración de la tarea, cuando le 
especifiquemos el trabajo y los recursos. 
Por defecto, las tareas creadas en Microsoft Project serán del Tipo de Unidades Fijas. 
Tarea de Duración Fija 
Este es el Tipo de Tarea que mantendrá la duración asignada invariable 
independientemente de la cantidad de recursos que se asignen a ella. 
Volviendo al ejemplo anterior, pero entendiendo que la tarea es ahora del tipo de 
Duración fija, con una asignación de 1 recurso (al 100%): 
 Ilustración 11. Tarea de Duración Fija 
 
 
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La inclusión de una nueva unidad de recurso conlleva a que, para mantener fija la 
duración, Microsoft Project recalcule el trabajo asignado a cada recurso. En este caso 
veremos que define que cada recurso trabajará medio tiempo (50%): 
 Ilustración 12. Inclusión de una nueva unidad 
Es recomendable utilizar tareas de Duración fija, cuando es conocida la duración 
(en función del rendimiento, por ejemplo) y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos 
calculará el número de recursos necesarios. 
Tarea de Trabajo Fijo 
En este Tipo de Tarea se mantiene fija la cantidad de trabajo asignado inicialmente 
a la tarea, recalculándose, si es el caso, la asignación de los recursos o la duración de la 
tarea. 
En el ejemplo hemos asignado para la tarea de Trabajo fijo, una duración de 10 
días, suponiendo que se realiza con un recurso al 100% de asignación, que podría traducirse 
como un trabajo de 80 horas (suponiendo 8 horas de trabajo por día laborable): 
 Ilustración 13. Tarea de trabajo fijo 
Si modificamos la duración de la tarea a 5 días. Microsoft Project, para garantizar 
que el trabajo se realiza en 80 horas de trabajo (trabajo inicial fijo), recalculará la asignación 
del recurso para ajustarlo a esta cantidad. 
 
 
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De esta forma se requiere que el recurso esté asignado 200% (equivalente a un 
trabajo de 16 horas por día) para que la tarea se realice en 80 horas de trabajo (16 horas/día 
laborable x 5 días laborables = 80 horas): 
Ilustración 14. Tarea de trabajo fijo 
9. Tipos de Tareas 
 
Tarea de Unidades Fijas 
Al asignar un número de Unidades de recursos a una tarea de Unidades Fijas, 
esta asignación de recursos no cambiará aun cuando se modifiquen la duración y la cantidad 
de Trabajo de la tarea. 
Veamos un ejemplo: 
Se tiene una tarea de unidades fijas para la que se ha estimado una duración de 10 días 
y a la cual se le ha asignado una unidad de recurso al 100%: 
Al asignarle un segundo recurso al 100%,Microsoft Project recalcula la duración 
de la tarea a la mitad del tiempo inicialmente especificado: 
Para esta situación Microsoft Project mantiene la asignación del 100% de cada 
recurso fija, para lo cual recurre a modificar la duración de la tarea. 
Es recomendable utilizar tareas de Unidades fijas, cuando son conocidos los recursos 
y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calculará la duración de la tarea, cuando 
le especifiquemos el trabajo y los recursos. 
 
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Por defecto, las tareas creadas en Microsoft Project serán del Tipo de Unidades Fijas. 
Tarea de Duración Fija 
Este es el Tipo de Tarea que mantendrá la duración asignada invariable 
independientemente de la cantidad de recursos que se asignen a ella. 
Volviendo al ejemplo anterior, pero entendiendo que la tarea es ahora del tipo de 
Duración fija, con una asignación de 1 recurso (al 100%): 
La inclusión de una nueva unidad de recurso conlleva a que, para mantener fija la 
duración, Microsoft Project recalcule el trabajo asignado a cada recurso. En este caso veremos 
que define que cada recurso trabajará medio tiempo (50%): 
Es recomendable utilizar tareas de Duración fija, cuando es conocida la duración (en 
función del rendimiento, por ejemplo) y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos 
calculará el número de recursos necesarios. 
Tarea de Trabajo Fijo 
En este Tipo de Tarea se mantiene fija la cantidad de trabajo asignado inicialmente a 
la tarea, recalculándose, si es el caso, la asignación de los recursos o la duración de la tarea. 
En el ejemplo hemos asignado para la tarea de Trabajo fijo, una duración de 10 días, 
suponiendo que se realiza con un recurso al 100% de asignación, que podría traducirse como 
un trabajo de 80 horas (suponiendo 8 horas de trabajo por día laborable): 
Si modificamos la duración de la tarea a 5 días. Microsoft Project, para garantizar que 
el trabajo se realiza en 80 horas de trabajo (trabajo inicial fijo), recalculará la asignación del 
recurso para ajustarlo a esta cantidad. 
 
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De esta forma se requiere que el recurso esté asignado 200% (equivalente a un trabajo 
de 16 horas por día) para que la tarea se realice en 80 horas de trabajo (16 horas/día laborable 
x 5 días laborables = 80 horas): 
10. Vínculos 
Los vínculos son sirven para establecer un orden dentro de las tareas con la finalidad que 
tengan lugar en el momento adecuado, es decir, las tareas van en sucesión y se especifica el tipo 
de dependencia que deberán tener. El programa de estudio “Microsoft Office Proyect 
Professional” nos permite programar las tareas, estableciendo las fechas de comienzo y fin, 
ayudándose con las barras de Gantt para reflejar las fechas y mostrar las líneas de vínculo entre 
las tareas dependientes. 
En este sentido, las tareas desarrolladas en un proyecto deben segur una secuencia determinada. 
Por otro lado, una práctica usual, pero poco recomendable, es la de cambiar las fechas de comienzo 
de cada tarea, para determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar, este 
tipo de actividad hace que el proyecto se vuelve y no permite que Microsoft Office Proyect 
Professional pueda reajustar las fechas del proyecto en relación de tiempo y tareas a realizarse. 
11. Tipos de Vínculos 
Conociendo el concepto de vinculo, dentro de Microsoft Office Proyect Professional 
existen cuatro tipos de vínculos entre tareas siendo estas “Fin a comienzo, comienzo a comienzo, 
fin a fin y comienzo a fin”. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los vínculos no condicionan 
la ejecución de las actividades, por otro lado, ayudan a establecer un orden lógico de 
programación y puede establecer una ruta crítica lógica. 
 
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20 
 
Tipos de vínculos: 
• Fin a Comienzo: El final de la predecesora (Tarea A) determina el comienzo del a 
sucesora (Tarea B), en este tipo de vínculo se crea por defecto. 
• Comienzo a Comienzo: El comienzo de la predecesora (Tarea A) determina el 
comienzo de la sucesora (Tarea B). 
• Fin a Fin: El final de la predecesora (Tarea A) determina el final de la sucesora (Tarea 
B). 
• Comienzo a fin: El comienzo de la predecesora (Tarea A) determina el final de la 
sucesora (Tarea B). Este tipo de precedencia es poco utilizada. 
Hay que considerar que una tarea que deba empezar o terminar antes que otra pueda 
comenzar se denomina “Tarea predecesora”. Una tarea que depende del comienzo o el del 
fin de una tarea precedente se denominara “Tarea sucesora”, en este sentido, una vez 
decidido el orden de las tareas, se pueden vincular las tareas relacionadas. 
Pasos para vincular dos o más tareas 
Para poder vincular dos o más tareas existen dos formas para obtener este resultado 
Forma 1: 
1. Dentro de la pestaña de tareas, se deberá hacer clic en Diagrama de Gantt 
2. En el campo Nombre de tarea, se selecciona dos o más tareas que desee vincular. 
3. Por último, se hará clic en el botón Vincular tareas. 
Forma 2 
1. Dentro de la barra de vistas, se deberá hacer clic en Diagrama de Gantt 
 
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2. En el lado derecho del Diagrama de Gantt, se debe seleccionar una tarea con el 
mouse en forma de cuadrante. 
3. Posterior, se debe arrastrar la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que 
se desea vincular. Inmediatamente aparecerá una ventana amarilla indicando el 
nombre de las tareas vinculadas. 
Pasos para cambiar el tipo de vínculo entre tareas 
Los pasos para cambiar el tipo de vínculos entre tareas son: 
1. Dentro de la pestaña de vistas, deberá hacer clic en Diagrama de Gantt 
2. Se debe hacer doble clic sobre la tarea a la que se desea cambiar el vínculo. Luego, 
aparece la ventana Información de la Tarea. 
3. En la fecha Predecesoras, se debe cambiar el tipo de procedencias, también se puede 
agregar más predecesores a la tarea seleccionada. 
Tiempos de posposición y adelanto 
En algunos casos un vínculo de tarea no basta para mostrar con precisión la relación 
existente entre las tareas. En este caso, se puede ajustar las dependencias, especificando un 
período de tiempo de desplazamiento de las tareas, llamando tiempo de preposición o tiempo 
de adelanto, este tiempo permite desplazar la tarea sucesora para retrasarla o adelantarla. 
Pasos para cambiar la posición de una tarea 
Los pasos para cambiar la posición de una tarea son: 
1. Se debe hacer doble clic sobre la tarea que se desea modificar. 
2. Dentro de la pestaña Predecesora revise la tarea predecesora. 
 
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3. En “Pos” escriba el número de horas, días, o semanas que desee posponer esta 
tarea. Si se escribe un valor positivo, esta tarea retrasará su inicio y si se escribe 
un valor negativo, esta tarea adelantará su inicio. 
En pocas palabras, los vínculos de Microsoft Office Proyect Professional son 
herramientas clave para poder establecer una secuencia y dependencia entre las distintas 
tareas de un proyecto. Los cuatro tipos de vínculos, nos permite definir la relación lógica entre 
las tareas, teniendo en cuenta, que es importante mantener un orden lógico dentro de la 
programación para facilitar la gestión de un proyecto. 
12. Ruta Crítica 
La cadena de tareas vinculadas constituye una ruta crítica. Esta es la forma más corta de 
llevar a cabo un proyecto. Si algo sale mal con una de estas tareas, la fecha de realización de todo 
el proyecto será afectada. Considere que incluso una sola tarea de un proyecto puede convertirse 
en la ruta crítica. Además, tenga en cuenta que el método de la ruta crítica en la gestión de 
proyectos se basa en esta técnica. Esta eficiente herramienta es capaz de prever riesgos, evitarlos 
a tiempo y también evitar descontrol en su plan del proyecto. 
Para mostrar la ruta crítica en MS Project, en la vista de Herramientas de diagrama de 
Gantt, vamos a Formato, y después a Rutacrítica. 
a. Allí hacemos clic en la pestaña Ver → Diagrama de Gantt. 
b. Pestaña Dar formato → Tareas críticas. 
 
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Ilustración 15. Tareas Críticas 
Después de estos pasos, las tareas críticas se resaltarán en rojo. 
¿qué sucede si tiene muchas tareas y las cruciales están dispersadas en su proyecto, pero solo 
necesita ver las críticas? 
vamos al botón Vista → Filtro → Tareas críticas. 
Ilustración 16. Vista Tareas Críticas 
Esta opción le permitirá ver en rojo solo aquellas tareas que componen la ruta crítica. 
13. Recursos 
Los recursos de un proyecto son las personas involucradas en el proyecto, el 
equipamiento, los materiales utilizados y los costes relacionados al proyecto. Se requieren para 
completar las tareas del proyecto. Una programación óptima de los recursos es clave para una 
gestión de proyectos exitosa. 
El programa opera con tres tipos de recursos: 
 
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• Trabajo: Las personas y las máquinas se llaman recursos de trabajo. Necesitan 
tiempo (horas, días, semanas, etc.) para completar tareas en MS Project. 
• Material: Los consumibles como ladrillos, aceite, hormigón, etc., se llaman 
recursos materiales. No dependen del tiempo en MS Project. 
• Costes: Otros tipos de recursos independientes del tiempo que se llaman recursos 
de coste. Por ejemplo, billetes de avión, etc. 
Cómo crear recursos 
En la pestaña Vista elija Hoja de recursos. 
Pestaña Vista → Grupo de Vistas de recursos → Hoja de recursos. 
Ilustración 17. Hoja de recursos 
Después de agregar el Nombre del recurso, puede usar otras propiedades de recursos, 
como el número máximo, la tasa estándar y la tasa horas. 
En este ejemplo, el nombre del recurso es “Ansar”. Dado que este proyecto tiene solo un 
Ansar, la columna Capacidad muestra 100%. 
Ilustración 18. Agrega tareas con fechas a la línea de tiempo 
 
 
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25 
 
Al utilizar cualquier recurso en Microsoft Project, es una buena idea asignar un valor 
inicial para cada recurso para poder identificarlo. 
En este ejemplo, las iniciales de “Ansar” también son “Ansar”. Una vez que haya 
completado las propiedades del recurso, puede agregar todos los nombres de recursos que 
necesite. 
14. Costos 
Project calcula los costos de los recursos en función de las tarifas de pago, las tarifas por 
uso, los costos fijos o los totales de los recursos de costo (como tarifas aéreas o restaurantes) que 
se asignan a las tareas 
Con relación a los diferentes tipos de costos que se utilizan en los proyectos, Microsoft 
Project permite especificar y controlar los siguientes tipos de costos: 
• Costo basado en tasas: costo que se calcula en función de la tasa de pago 
especificado para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso. 
• Costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un recurso o una vez por 
cada tarea finalizada asignada al recurso. 
• Costo fijo: costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos 
no cambian, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado 
en la tarea por un recurso. 
• Recursos de costo: recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos que 
pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión 
 
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26 
 
y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber 
varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea. 
• Recurso de presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los 
recursos de presupuesto representan la capacidad máxima de un proyecto de 
consumir unidades monetarias, de trabajo o de material. 
1. Elija Project > Project Information. 
Ilustración 19. Información del Proyecto 
2.. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, elija Estadísticas. 
3. En el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto, revise los totales de costo para el 
proyecto en la columna Costo. 
Ilustración 20. Tarea de resumen de proyecto 
 
15. Informes 
Con Microsoft Project es posible crear y personalizar informes gráficos muy llamativos 
utilizando los datos de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningún otro software. A 
medida que trabaje en el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la información más 
reciente, sin necesidad de actualizarla manualmente. 
 
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Por ejemplo, para abrir el informe Información general del proyecto, haga clic en Informe 
> Paneles de información > Información general del proyecto. 
Ilustración 21. Pasos para abrir el informe 
El informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas para mostrar en 
qué punto se encuentra cada fase del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha de 
vencimiento ya se ha cumplido. 
Ilustración 22. Información General del Proyecto 
Project proporcione docenas de informes que puede usar directamente. Puede 
personalizar el contenido y el aspecto de cualquier informe, o bien crear uno nuevo desde cero. 
Cambiar los datos de un informe 
Puede seleccionar los datos que Project muestra en cualquier parte de un informe. 
1. Haga clic en la tabla o gráfico que desee cambiar. 
 
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28 
 
2. Utilice el panel Lista de campos en la parte derecha de la pantalla para 
seleccionar los campos que desee mostrar y filtrar la información. 
Ejemplo 
En el informe Información general del proyecto, podrá cambiar el gráfico 
completado al % de manera que se muestren las subtareas críticas en vez de las tareas de 
resumen de nivel superior: 
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico % completado. 
2. En el panel Lista de campos, vaya al cuadro Filtrar y haga clic en Tareas 
críticas. 
3. En el cuadro Nivel de esquema, seleccione Nivel 2. En este ejemplo, será el 
primer nivel del contorno que tenga subtareas en vez de tareas de resumen. 
El gráfico cambia según se seleccionan opciones. 
 
 
 
 
 
 
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29 
 
Ilustración 23. Cambiar los datos de un informe 
Cambiar el aspecto de un informe 
Haga clic en cualquier parte del informe y luego en Herramientas de informe | 
Diseño para ver las opciones de modificación del aspecto de todo el informe. Desde esta 
pestaña, podrá cambiar la fuente, el color o el tema de todo el informe. También podrá agregar 
nuevas imágenes (incluyendo fotos), formas, gráficos o tablas. 
Ilustración 24. Cambiar el aspecto de un informe 
Al hacer clic en elementos individuales (gráficos, tablas, etc.) de un informe, 
aparecerán nuevas pestañas en la parte superior de la pantalla con opciones para dar formato 
a esa parte. 
 
 
 
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Ilustración 25. Cambiar el aspecto de un informe 
▪ Pestaña Herramientas de dibujo | Formato. Formas de formato y cuadros de 
texto. 
▪ Pestaña Herramientas de imagen | Formato. Agregar efectos a imágenes. 
▪ Fichas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución. 
Configurar y retocar tablas igual que en otros programas de Office. 
▪ Fichas Herramientas de gráfico | Diseño y Herramientas de gráfico | Formato. 
Configurar y retocar gráficos. 
Crear un informe propio 
1. Haga clic en Informe > Nuevo informe. 
2. Seleccione una de las cuatro opciones y haga clic en Seleccionar. 
3. Dele un nombre a su informe y empiece a añadir información. 
 
 
 
 
 
 
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Ilustración 26. Crear un informe propio 
En blanco: Crea un lienzo en blanco. Utilice la ficha Herramientas de informe | 
Diseño para agregar gráficos, tablas, texto e imágenes. 
Gráfico: Project crea un gráfico donde se comparan valores de Trabajo real, Trabajo 
restante y Trabajo predeterminado. Utilice el panel Lista de campos para seleccionar 
diferentes campos a comparar y utilizar los controles para cambiar el color y formato del 
gráfico. 
Tabla: Utilice el panelLista de campos para seleccionar qué campos se muestran 
en la tabla (Nombre, Inicio, Finalización y % completado aparecen de forma 
predeterminada). El cuadro Nivel de contorno permite seleccionar cuántos niveles del 
contorno del proyecto se mostrarán en la tabla. Puede cambiar el aspecto de la tabla en las 
pestañas Herramientas de tabla | Diseño y Herramientas de tabla | Distribución. 
 
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32 
 
Comparación Coloca dos gráficos uno junto al otro. En un principio, los gráficos 
tienen los mismos datos. Haga clic en un gráfico y seleccione los datos que desee en el 
panel Lista de campos para empezar a distinguirlos. 
Cualquiera de los gráficos que cree desde cero son totalmente personalizables. Puede 
agregar y eliminar elementos o cambiar los datos según sus necesidades. 
Compartir un Informe 
1. Haga clic en cualquier parte del informe. 
2. Haga clic en Herramientas de informe | Diseño > Copiar informe. 
Ilustración 27. Compartir un Informe 
3. Pegar el informe en cualquier programa que permita mostrar gráfico 
 
 
 
 
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33 
 
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