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La importancia de la comunicación presencial en las organizaciones frente al nuevo reto de las TIC como caso de estudio en SAP Autores: Diana Marcela Pantoja Beltrán Ruby Andrea Díaz Ayure Trabajo de grado para optar por el título de comunicadora social Campo Organizacional Nombre del director: Víctor Solano Pontificia Universidad Javeriana Facultad de Comunicación y Lenguaje Bogotá, Colombia 2010 “La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por los alumnos en su tesis de grado. Sólo velará porque no publiquen nada contrario al dogma y la moral católica y porque la tesis no contenga ataques o polémicas puramente personales. Antes bien, se vea en ellas el anhelo de buscar la verdad y Justicia” Artículo 23. Reglamento académico de la Pontificia Universidad Javeriana Facultad de Comunicación y Lenguaje Carrera de Comunicación Social 0.1 RESUMEN DEL TRABAJO DE GRADO Este formato tiene por objeto recoger la información pertinente sobre los Trabajos de Grado que se presentan para sustentación, con el fin de contar con un material de consulta para profesores y estudiantes. Es indispensable que el Resumen contemple el mayor número de datos posibles en forma clara y concisa. I. FICHA TÉCNICA DEL TRABAJO 1. Autor (es): (Nombres y Apellidos completos en orden alfabético). Diana Marcela Pantoja Beltrán Rubby Andrea Díaz Ayure 2. Título del trabajo: La importancia de la comunicación presencial en las organizaciones frente al nuevo reto de las TIC como caso de estudio en SAP 3. Tema central: Las influencia de las TIC en la multinacional SAP 4. Subtemas afines Comunicación Organizacional, Clima y cultura, Comunicación verbal y no verbal, TIC en el mundo y TIC en SAP 5. Campo profesional: Organizacional 6. Asesor del Trabajo: Víctor Solano 7. Fecha de presentación: Mes: Junio Año: 2010 Páginas: 76 II. RESEÑA DEL TRABAJO DE GRADO 1. Objetivo o propósito central del trabajo: Se busca comprobar que los procesos de comunicación organizacional en una empresa resultan insuficientes debido al uso exclusivo de TIC para ejecutarlos. 2. Contenido (Transcriba el título de cada uno de los capítulos del Trabajo) 1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 1.1 Comunicación interna 1.2 Cultura organizacional 1.3 comportamiento organizacional 1.3.1 Actitudes y liderazgo de alto desempeño 1.4 Dirección de comunicaciones: Dircom 2. TIPOS DE COMUNICACIÓN 2.1 Comunicación interpersonal 2.1.1 El cuerpo es el mensaje 2.1.2 Mensajes a distancia y en proximidad 2.2 Comunicación verbal u oral 2.2 Comunicación no verbal y escrita 2.3 Comunicación formal e informal 2.4 Comunicación vertical, horizontal y diagonal 3. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 3.1 Desarrollo Humano, productividad y TIC 3.1.1 TIC, productividad y competitividad. 3.2 Trasformaciones debido a las TIC 3.3 Principales tecnologías empleadas hoy en el mundo 3.4 Tecnologías SAP 4. CARACTERIZACIÓN SAP 5. ENCUESTAS 5.1 Encuesta para público general 5.2 Encuesta para Directivos 6. PROPUESTA 7. CONCLUSIONES ANEXOS 3. Autores principales (Breve descripción de los principales autores referenciados) Gary Kreps: Este autor expone importantes conceptos de comunicación organizacional. Santiago Alcoba Rueda: Este autor trata el tema de la oralidad versus la comunicación por medios escritos, sus diferencias contextuales y textuales, efectividad y problemas que cada uno de estos medios encuentra para la comunicación. Laura Soto: Esta autora habla sobre las diferentes direcciones de la comunicación, así como de la formalidad e informalidad de la misma. 4. Conceptos clave (Enuncie de tres a seis conceptos clave que identifiquen el Trabajo). Comunicación organizacional Comunicación interpersonal Comunicación no verbal Comunicación verbal y escrita Tecnologías de la información Desarrollo humano productividad y TIC 5. Proceso metodológico. (Tipo de trabajo, procedimientos, herramientas empleadas para alcanzar el objetivo). El tipo de trabajo: Analisis de contenido Encuesta directivos Encuesta nivel medio Entrevista Coordinadora comunicaciones Entrevista Director IT Diario de campo, por medio de experiencias de las gestoras del trabajo. 6. Reseña del Trabajo (Escriba dos o tres párrafos que, a su juicio, sinteticen el Trabajo). La llegada de las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) a las empresas colombianas ha hecho que sus métodos de trabajo, entre estos las formas de relacionarse de sus empleados, cambien. Es pertinente analizar cómo y por qué las comunicaciones se han transformado al privilegiar la comunicación escrita por medios electrónicos sobre otras formas de comunicación y con esto se busca comprobar que los procesos de comunicación organizacional en una empresa resultan insuficientes debido al uso exclusivo de TIC para ejecutarlos. Se inicia la investigación con la selección y definición de los conceptos fundamentales para abordar el tema como son la comunicación organizacional, la comunicación no verbal y las nuevas tecnologías de información como base de la investigación, que al ser confrontados con la realidad de la organización que se seleccione se logre demostrar cómo las nuevas tecnologías de la información, que han sido de gran ayuda para agilizar procesos por manejo de tiempos en las empresas en la actualidad, a su vez han relegado la comunicación no verbal, que forma parte de las relaciones interpersonales y de lo presencial como valor agregado del contenido del mensaje. La importancia de este estudio radica en el valor que la comunicación no verbal ofrece a las organizaciones y en comprobar que con la llegada de las TIC se ha ido deshumanizando la comunicación entre los empleados en una organización informatizada. III. PRODUCCIONES TÉCNICAS O MULTIMEDIALES 1. Formato (Video, material escrito, audio, multimedia). Audio entrevista Natalia Hencker, Directora de comunicaciones Audio entrevista Alexander Vargas, director de IT 2. Duración audiovisual (minutos): Número de casetes de vídeo: Número de disquetes: Número de fotografías: Número de diapositivas: 3. Material impreso Tipo: Número de páginas: 4. Descripción del contenido TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCION 18 1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 22 1.1 Comuniación interna 25 1.2 Cultura organizacional 26 1.3 Comportamiento organizacional 27 1.3.1 Actitudes y liderazgo de alto desempeño 28 1.4 Dirección de comunicaciones: DirCom 30 2. TIPOS DE COMUNICACIÓN 34 2.1 Comunicación interpersonal_ 34 2.1.1 El cuerpo es el mensaje 35 2.1.2 Mensajes a distancia y en proximidad 36 2.2 Comunicación verbal u oral 37 2.3 Comunicación no verbal y escrita 38 2.4 Comunicación formal e informal 39 2.5 Comunicación vertical, horizontal y diagonal 41 3. TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 43 3.1 Desarrollo humano, productividad y TIC 45 3.1.1 TIC, productividad y competitividad 45 3.2 Transformaciones debido a las TIC 48 3.3 Principales tecnologías empleadas hoy en el mundo 48 3.4 Tecnologías SAP 50 4. CARACTERIZACION SAP 52 5. ENCUESTAS 56 5.1 Encuesta para público general 56 5.1.1 Gráfico 1 58 5.1.2 Gráfico 2 58 5.1.3 Gráfico 3 59 5.1.4 Gráfico 4 59 5.1.5 Gráfico 5 60 5.1.6 Gráfico 6 60 5.1.7 Gráfico 7 61 5.1.8 Gráfico 8 61 5.2 Encuesta para Directivos 625.2.1 Gráfico 1 64 5.2.1 Gráfico 2 64 5.2.3 Gráfico 3 65 5.2.4 Gráfico 4 65 5.2.5 Gráfico 5 66 5.2.6 Gráfico 6 66 5.2.7 Gráfico 7 67 5.2.8 Gráfico 8 67 5.2.9 Gráfico 9 68 5.2.10 Gráfico 10 68 6. PROPUESTA 69 7. CONCLUSIONES 73 BIBLIOGRAFIA 77 ANEXOS 80 1. Transcripción entrevista Directora de Comunicaciones Corporativas SAP 80 2. Transcripción entrevista Director IT SAP 87 3. Herramienta de encuesta para público general 90 4. Herramienta de encuesta para directivos 92 5. Disco Compacto que contiene Entrevistas a Directivos de SAP (Anexo físico) INTRODUCCIÓN El auge de las tecnologías de la información, apoyadas todas en Internet, ha logrado que los métodos de trabajo y las formas de relacionarse de las personas cambien. Al igual que las distancias; que gracias a las TIC se han hecho cada ves mas cortas. Por lo anterior consideramos pertinente analizar cómo y por qué las comunicaciones se han transformado al privilegiar la comunicación escrita por medios electrónicos sobre otras formas de comunicación. Al comienzo de la investigación sugerimos que la hipótesis general del trabajo de grado fuera básicamente que la comunicación verbal estaba siendo privilegiada sobre la comunicación no verbal, sin hacer exactitud en que, lo que realmente estaba transformándose era el privilegio que se le estaba dando a la comunicación escrita, sobre otras formas de comunicación. Es por esto, que tuvimos que ajustar estos cambios que no habían sido registrados en el anteproyecto, a lo que vendría siendo el producto final de este trabajo. Es importante analizar este suceso en varios aspectos, entre estos, que necesitamos devolverle su lugar a la comunicación no verbal, ya que ésta por su presencialidad desde la corporeidad aporta valiosos insumos a los contenidos de la información que se transmite. Además, es importante rescatar que la comunicación no debe llevarse a cabo únicamente por razones lucrativas; es decir, únicamente para alcanzar mejoras en el rendimiento financiero de una compañía, sin darle importancia a la situación laboral del los empleados, sino que también debe aplicarse con el propósito de ofrecerles a los empleados un mejor clima laboral y mejores relaciones donde se confirme la importancia del ser como colaborador social. También, por la influencia diaria de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) a la cual estamos expuestos, debemos como seres sociales encontrar mecanismos que nos ayuden a obtener el mayor y mejor provecho de las mismas. Sobre todo, es importante reconocer qué es lo que ha venido ocurriendo positiva y negativamente desde la llegada de las TIC a nuestras vidas. Dado lo anterior se sugirió que la manera más acertada para llevar a cabo nuestra investigación era en una organización que contuviera algunas características claves, como que trabajaran constantemente con TIC y que en lo posible su número de empleados se excediera de 100 personas. Lo anterior, luego de indagar por largo tiempo, teniendo en cuenta que esta investigación empezó en el primer semestre de 2008, finalmente se afianzó en la multinacional SAP, empresa de origen alemán que nos abrió las puertas apenas a comienzos del primer semestre de 2010 para que lleváramos a cabo dicha investigación. Ésta se hizo por medio de la investigación exploratoria, dado que se deseó verificar, si la causa de la transformación de las comunicaciones ha sido la llegada de las TIC y/u otros agentes externos, como por ejemplo fines netamente lucrativos. Además, esta investigación recurrió a variables sociales, por lo que la comunicación es una ciencia social, con las cuales se investigó el proceso que las comunicaciones han tenido dentro de la organización, su pasado y lo que son desde la adopción de las TIC. Para que, al finalizar, los aportes sean fuentes de información que apoyen los procesos de comunicación, dentro de la organización. Es decir, este trabajo de grado no sólo tiene el propósito de comprobar que los procesos de comunicación organizacional en una empresa se han transformado y resultan insuficientes debido al uso exclusivo de TIC para ejecutarlos, por la prelación que se la da a la comunicación escrita por medios electrónicos sobre otros medios de comunicación, sino que también contiene una propuesta que apoyará y resumirá el análisis hecho dentro de SAP. Para poder alcanzar este propósito se llevaron a cabo dos entrevistas, una con la Directora de Comunicaciones, seguida de la entrevista que se le hizo también al Director de IT de SAP. Simultáneamente, se hicieron encuestas a directivos y a colaboradores de otras jerarquías a través de correo electrónico, por razones que explicaremos luego, y para finalizar según nuestra experiencia mediante la investigación y la teoría se realizaron el análisis y la propuesta. Además de estos insumos es indispensable, para poder consagrar lo teórico, tener bases del tema que se va a indagar, por lo que no olvidamos consagrar los conceptos básicos, que son nuestra fuente de información preliminar. En medio de la investigación se nos presentó un inconveniente que fue resuelto mediante la producción de la teoría misma. Esta dificultad fue la poca bibliografía encontrada sobre estos temas en especial, ya que al ser este un suceso tan reciente hasta ahora se está viendo la investigación de la misma, por lo que se tuvo que basar en conceptos de comunicación internos, lo que se conoce como la proxemia, comunicación no verbal y las TIC, que tampoco han sido un tema fácil ya que es un suceso que no para de desarrollarse; generándose así cada día algo nuevo. Sin embargo, se encontró la tesis de la comunicadora social Mary Forero, del año 2004 llamada “Dirección de comunicación para el cambio por la implementación de nuevas tecnologías de información y comunicación (NTIC) en la organización”, en la que se busca sentar un precedente sobre la importancia que tiene la gestión de un comunicador organizacional para la empresa en un proceso de implantación de TIC. Esta tesis aportó a este proyecto desde su componente metodológico y de estructura. El primer capítulo de este trabajo de grado se encargó de dar una breve idea de las categorías básicas a tratar en esta investigación, entre estos Comunicación Organizacional, Comunicación Interna, y Cultura y Comportamiento Organizacional, estos conceptos no solo rodean en gran parte la investigación, sino que sin estos no habría sido posible hacer una hipótesis para esta investigación. En el segundo capítulo se han querido exponer otros conceptos indispensables para nuestra investigación, con la diferencia de que estos se centran más en el hombre como ser social. Algunos de estos fueron Comunicación interpersonal, Comunicación verbal, no verbal y escrita, tipos de comunicación, el cuerpo como mensaje y mensajes a distancia y en proximidad. Entre tanto, el tercer capítulo complementa la teoría del primer y el segundo capítulo, ya que en este se exponen con claridad los conceptos relacionados directamente con las TIC. Entre estos encontramos desarrollo humano y productividad, transformaciones debido a las TIC, principales tecnologías empleadas hoy en el mundo, y las TIC en SAP. El siguiente capítulo aproxima ya de fondo al lector con la multinacional en la cual está basada la investigación. Por medio de una breve reseña sobre el negocio y las entrevistas que se le hicieron a dos importantes empleados de la misma, se logran soportar ideas que solidifican la caracterización de la multinacional. El quinto capítulo contiene el análisis de las encuestas realizadasen terreno, donde se exponen los resultados de las encuestas a directivos y a empleados de nivel medio; cada una de éstas acompañada por el análisis de las respuestas a las preguntas del cuestionario. En el sexto capítulo, luego de tratar el marco teórico, la caracterización de SAP y el análisis de las encuestas, se encontró muy pertinente emplear como diario de campo la experiencia vivida en medio de la investigación, el tiempo que se esperó para las encuestas, la forma en la que se tuvo que llevar a cabo una de las entrevistas y demás experiencias que permitieron la ejecución de una propuesta, la cual contempla situaciones de mejora en cuanto a lo que se halló luego de concluir la investigación. Todas estas situaciones terminan reflejando un entorno que se vale de las TIC como le legitimador de decisiones por la vía escrita, por encima de otras formas de comunicación. Por último, en el capítulo de las conclusiones se ha puesto de manifiesto que las comunicaciones, en este caso las relaciones interpersonales, han ido perdiendo espacio en las organizaciones, desde la llegada de las TIC, que a ellas, a su vez, se les ha endosado la responsabilidad de ayudarle a los empleados a la hora de ser más productivos en un tipo de organización como en el caso de SAP. Sin embargo, esta pérdida no es total y los integrantes de la compañía siguen reconociendo la importancia de la comunicación presencial, para lo cual siguen desarrollando espacios de encuentro. 1. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Para poder entender el concepto de comunicación organizacional, se hace indispensable exponer lo que se entiende por organización. Para Ladrón de Guevara, en “los organismos sociales, orientados al logro de objetivos, con una división dada del trabajo, lo que varía es la forma, las cualificaciones y el grado en que tales características se dan en unas y otras organizaciones”1. De igual manera se hace necesario plantear una definición de la comunicación que sirva de marco para los objetivos que plantea esta mirada. Christian Baylon la define como “la transmisión de una imagen que se efectúa esencialmente a través de los medios de comunicación”2. El campo de la comunicación puede ser de tipo teórico cuando se analiza la ontología de los encuentros mencionados y existe una preocupación por los procesos que generalizan un pensamiento a un grupo en el cual se intercambia información de diversa naturaleza. La comunicación, tomada como un fenómeno de percepción e intercambio no puede ser reducida a mera transmisión de información. Por ello se afirma que los medios no son necesariamente de comunicación, pues estos pueden conducir información y ese proceso es sólo una de las etapas del establecimiento comunicativo. Se afirma, por otro lado, que existe cierta negligencia en el tratamiento de tipo teórico que se le da al área de la comunicación.3 Existen dos objetos de la comunicación: los medios de comunicación y el proceso comunicativo. Los medios de comunicación son un objeto empírico que cuentan en su haber con gran visibilidad e impacto. Sin embargo, traen consigo un problema pues, son a su vez un objeto definidor del área en el que se encuentran debido a que se despliegan y exponen en distintos ámbitos y dimensiones de la vida social contemporánea dado que tratan de diversas disciplinas. Por otro lado, el proceso comunicativo es o por lo menos debería ser, el punto de partida, el objeto en sí. La delimitación del objeto de la comunicación se encuentra con ciertos problemas pues su definición se apoya en lo empírico y los objetos mencionados “son lecturas y construcciones del conocimiento que demarcan perspectivas que recortan e indican la 1 DÁVILA LADRÓN DE GUEVARA, Carlos. “Teorías organizacionales y administración”.Segunda edición. Bogotá : McGraw Hill, c2001. Pág. 6 2 BAYLON, Christian. “La comunicación”. Cátedra. Barcelona 1996. Pág. 14 3 Ibíd especificidad, lo cual permite analizar la naturaleza de las prácticas comunicativas.”4 La naturaleza interdisciplinar de los estudios sobre comunicación es indiscutible. Existen tres paradigmas relacionados con la comunicación: el informacional, el semiótico- informacional y el semiótico-textual. El informacional analiza los resultados y los efectos de los mensajes que son transmitidos y es el modelo más identificado con la comunicación practicada en las organizaciones. El modelo semiótico-informacional agrega al anterior un movimiento analítico centrado en las estructuras de significación de los mensajes transmitidos. El modelo semiótico-textual trata de leer lo intertextual en los mensajes con la presencia de los sujetos sociales haciendo énfasis en la simbología y en el sentido del mensaje. Al hacer conexiones con la comunicación corporativa se pueden encontrar dificultades que la comunicación tiene, como lo son las fragilidades y simplificaciones que contienen los paradigmas mencionados. 5 Para la comunicación es relevante tener en cuenta estas características: es un proceso de intercambio, de atención a la presencia de interlocutores, de identificación de los discursos, de la aprehensión de procesos producidos situacionalmente. La comunicación y la información tienen una relación interdependiente por lo que se debe tener en cuenta que la información cambia constantemente, dependiendo del contexto de la comunicación y las opciones del comportamiento verbal y no verbal. La comunicación implica la continua negociación y evaluación de los significados compartidos por parte de los participantes, por ello es una forma de interacción social y esta actividad se puede insertar a la perspectiva vista desde la comunicación organizacional.6 Teniendo estas dos ideas se plantea una noción sobre la comunicación organizacional la cual es entendida como el enfoque integrado de toda comunicación que se presenta al interior de una organización y que se dirige a cualquiera de los públicos objetivo de la misma. Gary Kreps da la siguiente definición: “Es el proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella. (...) La comunicación ayuda a los miembros a lograr las metas individuales y de organización, al permitirles interpretar el cambio de la organización y finalmente coordinar el cumplimiento de 4 BRONSTRUP, Celsi, GODOI, Elena, RIBEIRO, Anely. “Comunicación, lenguaje y comunicación organizacional” Revista signo y pensamiento 51. Volúmen 25. Bogotá, Julio-Diciembre 2007. 5 Ibid 6 Ibíd. sus necesidades personales con el logro de sus responsabilidades evolutivas en la organización"7. La información es lo que une la comunicación con la organización al ser la variable mediadora entre estas. Gerald Goldhaber expone, bajo la visión de varios autores la comunicación organizacional de esta forma: Según Redding y Sanborn (1964) la comunicación organizacional es el hecho de enviar y recibir información dentro del marco de una compleja organización. Para estos autores, la comunicación organizacional incluye a las comunicaciones internas, las relaciones humanas, relaciones gerencia- sindicatos, comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales, las habilidades de comunicación como lo son el hablar, escuchar y escribir. También se incluyen los programas de evaluación de las comunicaciones. Para Katz y Kahn (1966) la comunicación organizacional es flujo de información (intercambio de información y la transmisión de mensajes con sentido) dentro del marco de la organización, vistas las organizaciones como sistemas abiertos. Para Zelko y Dance (1965) la comunicación organizacional es una interdependencia entre las comunicacionesinternas y las externas, a esta acepción Lesikar (1972) le añade las comunicaciones personales (intercambio informal de información y sentimientos entre los individuos que forman la organización) En 1968 Thayer dijo que las comunicaciones organizacionales son aquel flujo de datos que sirve a los procesos de comunicación e intercambio de la organización. Dice también que hay 3 sistemas de comunicación, operacionales ( datos relacionados con tareas y operaciones, reglamentarios (órdenes, reglas e instrucciones), mantenimiento y desarrollo (rrpp y con los empleados, publicidad y capacitación)8 La comunicación organizacional coadyuva a la transmisión de información de forma precisa a través de los medios de comunicación, usando un lenguaje adecuado dependiendo de los públicos a los que se quiera informar sobre los rasgos principales de la organización y también hace posible la creación de espacios para la realización de proyectos de mejora conjunta, impulsando así la productividad en el entorno laboral. Los objetivos de la comunicación organizacional se deben enfocar a gestionar la integración entre áreas, construir sentido de pertenencia, autoestima y tejido social. De igual manera, debe alcanzar altos niveles de participación y convivencia, debe ayudar a la coordinación de labores, generar congruencia entre las políticas, los planes y los programas de la organización. Así mismo debe evitar la incertidumbre, crear un clima organizacional idóneo para alcanzar el logro de los objetivos de la empresa y consecuentemente apoyar los proyectos que ésta emprenda para enfrentar el entorno y contexto competitivo.9 7 KREPS, Gary. “La comunicación en las organizaciones”. Delaware. USA. Edit. Addison-Wesley Iberoamérica 1995. Pág. 60-63. 8 GOLDHABER, Gerald. “Comunicación organizacional” Segunda edición. Diana. México. 1989. 9 Op. Cit KREPS, Gary Pág. 65-66 Las funciones de la comunicación organizacional según Gary Kreps10 son: 1. Informar, es decir, reconocer que la información es un proceso que tiene un comienzo, que se cumplen unas tareas y que finalmente se forman unos resultados. 2. Función social, creando valores y principios en la organización. 3. Educativa, entendiendo la razón de ser de la empresa a los trabajadores. 4. Cultural, preservando las tradiciones y protegerlas. 5. Diversión y entretenimiento para los empleados, para que su trabajo se vea reconocido. Una vez planteado todo lo relacionado a la comunicación organizacional, es necesario exponer los conceptos asociados a la comunicación interna. 1.1 Comunicación interna Sobre la comunicación se plantea que: …el sentimiento de compartir es lo que define la comunicación, es construir con el otro un entendimiento común sobre algo. Es el fenómeno perceptivo en el cual dos conciencias comparten en la frontera. El entendimiento común no quiere decir concordancia total con los enunciados envueltos en el intercambio. El entendimiento puede ser la conclusión de las conciencias que discrepan de los enunciado una de otra. El lenguaje despunta, entonces, como objeto cultural de percepción del otro. El lenguaje se convierte en el plano en el cual la zona de encuentro puede ser diseñada mediante el diálogo.11 En la comunicación organizacional se hallan tres modelos: el tradicional en donde la comunicación se mide, y se clasifica, el interpretativo en el cual las organizaciones son vistas como cultura y espacio de negociación de las transacciones y discursos colectivos. Gracias a la comunicación se construye la realidad social de las organizaciones. El tercer modelo es el de la perspectiva crítica en donde la organización se toma como espacio de opresión y la comunicación como instrumento de dominación. Existen además tres corrientes relacionadas con la comunicación organizacional: la moderna o empírica (que viene del empirismo cuantitativo), la naturalista (interpreta la cultura, el simbolismo y el lenguaje organizacional), y la crítica (analiza el conflicto). En la actualidad, el valor empresarial de una organización no se dicta ni se mide en términos de su capital financiero, sino por su capital intelectual, el cual se compone por el capital humano, 10 Ibíd. 11 Op.Cit. BRONSTRUP, Celsi, GODOI, Elena, RIBEIRO, Anely. estructural y por la red de valores de la empresa. Todos estos conceptos subrayan el valor de la comunicación y del conocimiento, siendo este último el que se ha encargado de sustituir al capital financiero como recurso primordial de una organización. Cuando este conocimiento se halla dividido y disperso a lo largo de la organización surge la necesidad de gestionar dicho conocimiento dentro de la organización como una red de valor enlazada, lo que se logra mediante el poder integrador de las tecnologías de información. La eficacia de los individuos y la facilidad de su aprendizaje se ven potenciadas gracias a las herramientas informáticas. Las buenas comunicaciones organizacionales son un reflejo del tipo y calidad de las relaciones que se surgen dentro de la empresa y así mismo las construyen y promueven de forma positiva.12 El autor Joan Elías expone lo siguiente: Si se hace descansar la viabilidad y el éxito de la empresa en participación de todo el personal en el diseño y desarrollo del proyecto de empresa, la comunicación interna se convierte en un medio imprescindible para vehicular la integración de las ideas y sugerencias de los trabajadores en una visión compartida para todos.....Además y tal vez esto sea lo más importante, la comunicación interna se convierte en un agente de cambio que posibilite la adecuación de la empresa a las cambiantes exigencias del entorno y de la evolución tecnológica y social.13 De igual manera, la comunicación interna en las organizaciones es el eje sobre el cual se interconectan variedad de conceptos tales como motivación, identificación y compromiso. La comunicación interna debe enfocarse en lograrlos y hacerlos una realidad para la organización enfocada hacia la consecución de objetivos organizacionales acordes con los valores de la empresa. 1.2 Cultura organizacional El trabajo de la cultura organizacional desde el mismo direccionamiento estratégico de una empresa no requiere necesariamente grandes inversiones económicas, requiere atención, compromiso y aporte interdisciplinario para el logro de la cultura deseada; este es un producto que comunica permanentemente, se debe comenzar a visualizar como una meta y objetivo 12 BOTERO HEREDIA, Carolina. “Servicio de consultoría en comunicación interna” [trabajo de grado], [DVD], Bogotá, Pontificia Universidad Javeriana, Carrera de comunicación social. 13 ELIAS, Joan. “Más allá de la comunicación interna”. La intracomunicación. 1998. Edición Gestión 2000. Barcelona. Pág.39 institucional; para esto es importante involucrar a los empleados porque el ser humano se compromete más cuando siente que aporta. Las organizaciones, las empresas y los empresarios no se pueden olvidar de que el producto comunicacional que más habla de una compañía es su propia cultura organizacional.14 El trabajo con el personal humano y los procesos de cambio no son fáciles de manejar y requieren metodologías flexibles que se adecuen a la problemática que con estos cambios se generan. Existen elementos del clima organizacional que deben ser tenidos en cuenta en la generación de procesos creativos y espacios para la innovación, tales como influencia, trabajo en equipo, satisfacción, deseo de cambio y responsabilidad. Ellos son para que surjan ideas que posteriormente se cristalicen como innovaciones, parte integral de esto es que los empleados no deben temer a opinar y de hecho a criticar los elementos de la organizaciónque no contribuyen a los procesos de cambio, pues el simple hecho de que ellos participen está ayudando no solo a crear un buen ambiente laboral para sí mismos y sus compañeros, sino que también se está haciendo un trabajo en grupo que hace que la organización sea un lugar para que los empleados estén a gusto. Teniendo en cuenta esto, “el ambiente organizacional se puede gestionar desde el punto de vista de las modificaciones que se vayan haciendo en él y así lograr un punto de partida para poder desarrollar procesos creativos en la empresa que conlleven a la generación de innovaciones que permitan a la organización ser más competitiva.” 15 1.3 Comportamiento organizacional: El comportamiento organizacional es un campo disciplinar en el cual se estudia el impacto de los individuos, grupos y estructuras en la conducta dentro de las organizaciones, con el fin de aplicar estos conocimientos enfocados a mejorar la eficacia de dichas organizaciones. 14 SÁNCHEZ RAVE, Ana Carolina. “La cultura organizacional: el producto comunicacional que más habla de la empresa” Tomado de: http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:ZP7FZPbZb5oJ:201.234.71.135/portal/uzine/Volumen16/P DF/10_Cultura%2520organizacional%2520y%2520comunicaci%25C3%25B3n.pdf+la+cultura+organiza cional:+el+producto+comunicacional+que+mas+habla+de+la+empresa&hl=en&sig=AHIEtbRBJ9gvmN FnW7lvSPGA-D39RT_VsQ. [Consultado el 4 de diciembre de 2009] 15 ORTIZ, Diana Carolina. RÍOS, Julio Alberto. VARGAS DEL RÍO, Adrián de Jesús. “La gestión del ambiente creativo como mecanismos para impulsar la innovación en la empresa” Universidad Nacional - Sede Manizales- Abril 2005 Esta disciplina se ocupa del estudio de lo que los individuos hacen en una organización y cómo esa conducta tiene repercusiones en el desempeño de la misma. Se estudian, entre otras cosas, el trabajo, puestos, ausentismo, rotación, productividad, desempeño humano y administración. La conducta humana al interior de las organizaciones no es azarosa, sino que ésta surge y es direccionada siguiendo un camino hacia un fin que el individuo se ha trazado para conseguir un objetivo específico. En términos generales se puede decir que la conducta es predecible si entendemos de antemano el modo en que la persona percibió la situación y qué cosas considera importante. Sin embargo, es pertinente tener en cuenta los rasgos básicos comunes presentes en la conducta de cada persona para así identificarlos y modificarlos para reflejar las diferencias individuales. En general la conducta, es previsible y el estudio de forma sistemática del comportamiento actúa como medio para hacer pronóstico acertados sobre la forma de actuar de los demás. El estudio de forma sistemática se refiere al examen de relaciones en el intento de atribuir causas y efectos y basar las conclusiones que se hagan en pruebas científicas. Este tipo de estudio reemplaza a la intuición a la hora de hacer predicciones sobre el comportamiento humano al interior de las organizaciones. 16 1.3.1 Actitudes y liderazgo de alto desempeño Las actitudes determinan el comportamiento al relacionarse con la percepción, la personalidad, el aprendizaje y la motivación. La actitud es el reflejo de un estado mental que es organizado por la experiencia y que de manera específica influye en la respuesta de la persona ante objetos, situaciones y otras personas. Actitud es la predisposición que tenemos ante aspectos y estímulos presentes en el mundo. También sientan las bases emocionales de las relaciones interpersonales. De igual manera, están organizadas y cercanas al núcleo de la personalidad, sin embargo pueden cambiar. Las modificaciones que se den en las actitudes dependen en los cambios que tenga la persona sobre creencias o sentimientos. Las personas presentan actitudes estructuradas que se componen por varios rasgos afectivos o cognitivos. 16 ROBBINS, Stephen. “Comportamiento organizacional”.10ª edición. Pearson Educación, México. 2004. Factores determinantes en las actitudes son el conocimiento, el comportamiento y la afectividad, siendo esta relación de mutua afectación. Puesto que los rasgos afectivos y cognitivos son vitales en las actitudes y sus consecuentes cambios en la organización se debe demostrar que los aspectos positivos de la contribución de tipo individual a la empresa en forma de desempeño y dedicación superan a los rasgos negativos de las actitudes. En la medida en que se logre fomentar una actitud favorable por parte de las personas en la organización, más cerca se halla esta de alcanzar una mayor eficacia. Cambiar las actitudes se basa en dos factores generales, confianza en el mensajero y confianza en el valor del mensaje. Por lo tanto el prestigio del comunicador cumple un papel importante en la medida en que este prestigio sea mayor, será en igual medida la disposición al cambio de actitud, las cuales influyen en ampliamente en las decisiones de las personas. 17 El nuevo liderazgo hace énfasis en los enfoques carismáticos y transformacionales. Este tipo de liderazgo ha sido considerado especialmente importante para crear transformaciones en los individuos al igual que en las organizaciones que tienen un compromiso con el alto desempeño.18 Por un lado se encuentran los líderes carismáticos quiénes son capaces de tener un efecto profundo y extraordinario en sus seguidores pues cuentan con aptitudes personales fuertes. Este tipo de líderes tiene una alta necesidad de poder, un gran sentido de auto eficacia y una real convicción en la rectitud moral de sus creencias. La necesidad de poder es lo que motiva a estas personas a ser líderes, al igual que su alto sentido de auto eficacia. Estas características tienen influencia en conductas carismáticas como el moldeamiento de roles, construcción de imagen, explicación clara de metas, énfasis en altas expectativas, exhibición de confianza y la estimulación de los motivos en los seguidores. Estudiando esta teoría y analizando conductas de importantes líderes se ha determinado que muchos Presidentes y grandes dirigentes tienen un enfoque carismático en su conducta. Sin embargo, a lo largo de la historia han existido líderes carismáticos negativos que enfatizan el poder personalizado, centrado en ellos mismos, mientras que a diferencia de estos, los líderes carismáticos positivos tienen a centrar el poder en sus seguidores. Un ejemplo de un líder carismático negativo es el líder nacional-socialista Adolf Hitler, mientras que un ejemplo de líder carismático positivo puede ser Martin Luther King Jr. 17 CHIAVENATO, Idalberto. “Comportamiento organizacional la dinámica del éxito en las organizaciones” 6ª Edición.Thompson Editores. México.2004. 18 Ibid Si los líderes utilizan conductas como la explicación clara de la visión, la sensibilidad frente al entorno y comportamientos no convencionales, sus seguidores lo atribuirán a su liderazgo carismático. 19 Por otro lado, se encuentra el liderazgo de tipo transformacional y el de tipo transaccional. Este último implica que existen intercambios entre el líder y el seguidor, los cuales son necesarios para lograr el desempeño de rutina acordado entre ellos. Un líder transformacional amplía y eleva los intereses de sus seguidores, generando conciencia y aceptación de los propósitos, misión, objetivos y metas del grupo inculcándole a sus seguidores ver más allá de sus propios intereses por el bien de los demás. Este tipo de liderazgo tiene cuatro dimensiones: • Carisma: proporciona visión y sentido de misión, inspira respeto, orgullo y confianza. • Inspiración: comunica altas expectativas, enfoca el esfuerzo por medio de símbolos, expresa propósitos importantes de forma simple.• Estimulación intelectual: promueve la inteligencia, racionalidad y la solución de problemas de manera cuidadosa. • Consideración individualizada: atención personal, y asesora de manera individual. El liderazgo transaccional será probablemente más fuerte a nivel de alta gerencia, sin embargo se puede encontrar a lo largo de toda la organización. 20 1.4 Dirección de comunicaciones: Dircom En primer lugar, es de vital importancia explicar a qué se refiere la acepción DirCom para así poder explicar sus funciones, metas y objetivos. El término se refiere esencialmente a la abreviación de las palabras Director de Comunicaciones. Este término, el cual se empezó a acuñar en los 90’s de forma simplista, fue la piedra angular sobre la cuál se dio inicio a la idea de que las comunicaciones deben tener un papel gerencial más que operativo, dándoles así una mayor importancia bien sea a nivel jerárquico en el organigrama o a nivel estratégico. Como se dijo anteriormente, este término, en sus inicios, se usaba de forma simplista pues el Director de Comunicaciones se concebía como quien articulaba los medios de comunicación en las 19 SCHEMERHORN, John. HUNT, J. OSBORN R. “Comportamiento organizacional” 1ª edición. Editorial Limusa. México. 2004 20 Ibíd. organizaciones. Sin embargo, gracias a este término se vio la necesidad de gestionar e integrar las comunicaciones, medios incluidos, como un todo armónico.21 Joan Costa, define al DirCom como un estratega generalista polivalente. Estratega en el sentido de que es el Director de Comunicaciones quien diseña la estrategia de su área en total congruencia con la estrategia general empresarial. Generalista pues debe tener una visión integral, totalizadora integradora y global de la empresa, siendo así superada la idea instrumental, mediática y por ende limitativa de la comunicación. El DirCom se ocupa del todo en función de sus partes. Por último, el Dircom es polivalente por la diversidad de sus funciones y responsabilidades22, las cuales se explicarán a continuación. La labor del Dircom en la organización tiene como objetivo manejar todo lo referente a la comunicación, de una forma estratégica y acorde con la naturaleza de la empresa. Su principal labor va dirigida a: • Gestión de la comunicación interna (clima productividad) y externa (imagen) • Liderazgo estratégico • Mercadeo y comercial 23 La comunicación corporativa es lo que transmite la empresa en cada uno de los departamentos y por ende a cada persona de la organización es responsable de que ella agregue valor en la búsqueda de sus objetivos. En la actualidad, la creación de una imagen sólida y fuerte de empresa es el factor más importante para que la empresa genere imagen y valor en sus públicos externos. Las fronteras mentales son, hoy por hoy, el problema que aqueja a las organizaciones ya que el pensamiento y la mentalidad de la gente no van tan rápido como va la tecnología y el cambio 21 COSTA, Joan. “La especificidad del Dircom”. Tomado de: www.reddircom.org/textos/espec- dircom.pdf [Consultado el 24 de enero de 2010] 22 Ibíd. 23 FUENTES, Sandra. “Dircom líder estratégico de las comunicaciones en las organizaciones.”Tomado de: www.reddircom.org/textos/lider_estrategico.pdf. [Consultado el 15 de abril de 2009] constante y es por eso que todas las empresas tienen que operar en un ambiente de constante cambio. 24 Existen cinco propiedades de la comunicación a tener en cuenta: 1. El triángulo de la comunicación donde se plantean tres cosas: la comunicación es proyectual (creación de un prospecto creativo y estratégico), vectorial (conduce e impulsa el prospecto) e instrumental (debe tener las herramientas para desarrollarlo). 2. La comunicación transversal, tiene que estar presente y a su vez atravesar todos los departamentos de la organización, por consiguiente lo que se quiere es que la comunicación esté presente en todos los rincones. 3. Los términos de la gestión son: identidad, cultura, imagen, interacción, modelo, sistema, algoritmo, complejidad, totalidad, canales, discurso, información, bit, ruido, tele acción y telepresencia. 4. La organización en red, debe haber una interconexión de todos los departamentos que existan relaciones de los clientes internos como externos de los proveedores con los distribuidores. 5. El director de comunicación es un nuevo director que entra a jugar como el estratega constante que está generando cada día un valor diferencial a la empresa por medio de su plan estratégico. 25 Las funciones del Dircom entran a jugar todas bajo la continua labor estratégica que siempre debe estar proyectado hacia el quehacer de la empresa. Las metas y objetivos del director de comunicaciones deben obligatoriamente estar enfocados y alineados con las metas y objetivos estratégicos de la organización. Con base en esto se delinean y delimitan las funciones del Dircom, las cuales en términos generales deben obedecer ciertos parámetros dados por su misma labor comunicativa y el lugar que ocupa en el organigrama empresarial. Algunas de las funciones más importantes, significativas y generales a todos los Dircom son: 1. Escoger según la información interna y valor externo lo que debe potencializar y construir la imagen de la misma. 2. Definir la cultura corporativa y el sistema de comunicación interno para direccionar la cultura 24 PIZZOLANTE, Italo. “El poder la comunicación estratégica” Pontificia Universidad Javeriana. Bogotá. 2004 25 BENAVIDES, Juan. “Dirección de comunicación empresarial e institucional” 1ª Edición. Barcelona, España : Gestión 2000, 2001. 3. Convertir la política institucional en estrategia que será ejecutada y comunicada, basándose en ella se debe hacer el plan estratégico de comunicación. 4. Ser el mayor portavoz de la empresa y asesor del gerente frente a la imagen. 5. Estimular la creatividad y el clima de la empresa. 6. Direccionar y gestionar el plan estratégico de comunicaciones, el cual cómo se dijo anteriormente, debe estar alineado con la política institucional traducida en términos estratégicos. 7. Es el guardián de la imagen de la empresa y el abogado del público interno.26 26 Ibid. 2. TIPOS DE COMUNICACIÓN 2.1 Comunicación interpersonal La comunicación entre seres humanos es un proceso mediante el cual fuentes individuales transmiten mensajes haciendo uso de símbolos tanto convencionales como no verbales, al igual que señas contextuales por medio de los cuales se expresan significados por transmisión de información. Esta comunicación permite la interacción social, la cual es una compleja red de diferentes vínculos entre humanos, las acciones de éstos que a su vez son coordinadas y orientadas hacia la consecución de metas tanto individuales como colectivas. Los vínculos mencionados pueden llevarse a cabo gracias a un sistema de representaciones simbólicas en el cual se poseen significados compartidos que permiten el intercambio de conocimientos, sentimientos y experiencias que a su vez conceptualizamos como comunicación. La comunicación interpersonal es una comunicación de tipo social, por lo cual el contexto se reviste de gran importancia a la hora de entender las complejas dinámicas del proceso comunicativo. Por lo anterior, este tipo de comunicación muestra claramente un reflejo de la realidad social y cultural en la cual el sujeto se encuentra inmerso. En el momento en que dos individuos interactúan, los diferentes conjuntos de significados que se encuentran asociados en su mente son activados debido a los estímulosque recibe de su interlocutor y en consecuencia se condicionan las respuestas del sujeto al igual que los estímulos que devuelve. Una organización es un entorno o contexto social que se ve influenciado por la comunicación interpersonal pues es un importante medio de interaccion entre personas que tienen una intención especial compartida, la cual se encuentra enfocada hacia la consecuión de metas y objetivos comunes Como se dijo anteriormente, la comunicación interpersonal se vale de otros dos tipos de comunicación: la verbal y la no verbal. Ahora bien, el hombre tiene la capacidad innata de comunicarse, sin embargo tanto el habla como la escritura no son naturales en el hombre pues se deben aprender a reconocerlos y de igual forma a producirlos. 27 Es de vital importancia resaltar que la comunicación no verbal se presenta simultáneamente con otros fenómenos como lo son la percepción, formación de impresiones, vínculos y relaciones en donde se presentan expresiones tanto verbales como no verbales. Se deben tener estos aspectos en cuenta al momento de hablar de este tipo de comunicación pues son los lineamientos generales y sobresalientes de la comunicación no verbal. La comunicación verbal por su parte, hace uso, en la mayoría de los casos, de la conversación pues es el instrumento por excelencia de este tipo de comunicación para transmitir información y mantener unas relaciones sociales adecuadas. En este tipo de acto comunicativo, la retroalimentación cumple un papel esencial pues es un intercambio mutuo de señales de atención, información y de comprensión.28 En principio se debe aclarar que el hablar y el escribir son dos modos de comunicación muy distintos, pues se producen, manifiestan y perciben de formas diferentes a pesar de que se basan en un mismo sistema linguistico. Además de esto, Santiago Alcoba dice que “las manifestaciones escritas expresan o comunican independientemente de la lengua oral….esto hace que tengan funciones sociales diferentes pero a su vez complementarias”29 Debido a que estas dos formas de comunicación tienen diferencias en su producción, manifestación y percepción, tienen propiedades exclusivas. Las principales diferencias que se pueden encontrar en el habla y la escritura parten de los puntos de vista textuales y contextuales: las contextuales se basan en el soporte fisico en el cual cada tipo de comunicación se produce, el tipo de rapidez, inmediatez e interacción de cada tipo de comunicación así como la informacion sobre el contexto en el cual se fundamentan. 30 2.1.1 El cuerpo es el mensaje El cuerpo comunica por sí mismo pues los mensajes que éste transmite se reflejan en la distribución de los rasgos físicos. Sin embargo, el ser humano tiene asombrosas capacidades de 27 ALCOBA RUEDA, Santiago. (1999) “La Oralización”, Barcelona, Ariel. 28 MARIN, Carolina. “Hacia una comunicación eficaz comunicación interpersonal en las organizaciones y programación neurolingüística” cap. 1.3 [trabajo de grado], [DVD], Bogotá, Pontificia Universidad Javeriana, Carrera de comunicación social. 29 Op Cit. La oralización 30 Ibid. imitación pues es muy sensible a las señales corporales de sus semejantes, lo cual está íntimamente ligado a la cultura. La forma del cuerpo es otra característica física que puede ser programada culturalmente. Tanto el rostro cómo el cuerpo y cómo lo manejamos no solamente reflejan nuestra cultura sino nuestra propia identidad. Le imprimimos nuestro propio sello a nuestras acciones. El mensaje que se transmite por el aspecto personal no es sólo sobre la persona, sino también sobre lo que se está diciendo. 31 Las distancias que se generan cuando las personas interactúan son también una forma de comunicación no verbal. A su vez lo son el empleo y la percepción que las personas tienen de su espacio y cuerpo con respecto a los demás. Es por esto que las distancias son mayores o menores dependiendo de la persona que tengamos en frente y de la relación que tengamos con esta. 2.1.2 Mensajes a distancia y en proximidad El sentido del yo de los individuos no está limitado únicamente por su piel, sino que se hace la analogía de que el ser humano se desplaza dentro de una burbuja la cuál dicta las distancias apropiadas entre personas en distintos encuentros. Para entender el mensaje que la distancia entre las personas da se hace uso del estudio de la proxémica, la cuál es el estudio de cómo los seres humanos estructuramos nuestro micro espacio de manera inconsciente. Sin embargo, la forma en que disponemos nuestro micro espacio depende de la cultura a la que pertenecemos. Las distancias se catalogan así: Distancia próxima: de 45 a 75 cm Distancia personal: de 75 cm a 1.20 m Distancia social: 1.20 m a 2.00 m Distancia social lejana: 3.00 m a 4.00 m 31 DAVIS, Flora, “La comunicación no verbal”, cap. 5 “ El cuerpo es el mensaje” Madrid, España: Alianza, 1979 La distancia social es la que normalmente se emplea en las relaciones empresariales. En una oficina, la gente que trabaja junta, conversa a esta distancia usualmente. Las conversaciones formales se llevan a cabo en el rango de la distancia social lejana. Sin embargo, es importante recalcar que estas distancias varían según las culturas en las que se analizan estos encuentros interpersonales. Lo que más cobra importancia en la relación del hombre y su distancia con los demás es el número de seres con quien el individuo debe interactuar. El espacio que se configura en la interacción entre individuos también comunica pues cada persona define su posición dentro del grupo en el cual se encuentre dado el lugar que ocupa. Cuando se elige la distancia se indica el grado de intimidad y el estatus de cada persona en relación con sus interlocutores.32 2.2 Comunicación verbal u oral Ahora bien, hablando especificamente de la comunicación verbal en cuanto al soporte fisico, percepción, inmediatez e interacción, podemos decir que la comunicacion oral se basa en sonidos y por ende es percibido por el sentido del oído. Los sonidos son producidos o emitidos de forma sucesiva, lo que impide poder percibir más de uno de ellos a la vez, pues este tipo de comunicación es inmediata.33 Sin embargo, dados los adelantos tecnológicos, se puede tener un registro grabado de los sonidos para reproducirlos posteriormente, lo que elimina, en cierta medida, la inmediatez de la comunicación oral o verbal. Dada la inmediatez de este tipo de comunicación, el hablante debe expresarse de manera que la percepción auditiva del oyente no se vea comprometida, ni afecte el proceso comunicativo. 34 Debido a lo anterior, el habla puede sufrir alteraciones a medida que se interactúa con el interlocutor, lo que le da un control al hablante sobre su discurso. Así mismo, Santigo Alcoba explica que dado que se entiende que los interlocutores en una situación comunicativa oral se encuentran en un mismo espacio y tiempo, mucha de la información implícita que contextualiza estas situaciones es sobre entendida por los participantes.35 Esto, ni lo explicado anteriormente se puede dar en la excritura, como se explicará en el siguiente aparte. 32 Op Cit. La oralización 33 Ibíd. 34 Ibid. 35 Ibid En cuanto al acto de hablar en si se encuentran rasgos fundamentales y exclusivos como lo son los prosódicos, paralinguísticos y los extralinguísticos, los cuales permiten organizar coherentemente el discurso, expresar o hacer entender el estado físico o emocional del hablante y su intención, así como indicar que se está eschuchando y cómo se reacciona a lo que se dice (por parte del oyente).36 En cuanto a las características textualesdel habla, la principal es que la comunicación oral debe usar una sintaxis poco compleja, dada la inmediatez antes mencionada, lo que permite procesar la información más facilmente por parte el oyente. Este tipo de comunicación hace presente un mayor número de discordancias, anacolutos (“Inconsecuencia en la construcción del discurso”37) y elipsis (“Figura de construcción, que consiste en omitir en la oración una o más palabras, necesarias para la recta construcción gramatical, pero no para que resulte claro el sentido.”38), los cuales le dan tiempo al hablante para pensar y construir su discurso. De igual forma, quien habla parafrasea o repite varias veces sus conceptos y argumentos, como una forma de asegurarse qué sus interlocutores y oyentes entiendan lo qué se quiere expresar. Otro elemento o recurso lingüístico usado en el discurso oral es la prosodia (elementos de entonación, acento o pausas) la cual sirve como organizador del discurso.39 Ahora se hace necesario explicar la comunicación no verbal, dentro de la cuál se incluye la escritura como medio de recolección y registro. 2.3 Comunicación no verbal y escrita Existen sistemas de comunicación no verbal: como lo son el lenguaje corporal, el cual se compone por las posturas, gestos y demás reacciones naturales del cuerpo humano ante situaciones, conversaciones y demás. Por otro lado se encuentra el lenguaje incónico compuesto por códigos universales, códigos semi-universales y códigos particulares o secretos. En cuanto a la escritura, y siguiendo el tema tratado en el apartado anterior, es importante explicar los rasgos y características particulares de este tipo de comunicación. 36 Ibíd 37 Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española. Disponible en http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=cultura [Consultado el 1° de Julio de 2010] 38 Ibíd 39 Op Cit. La oralización La escritura se basa en las letras y las imágenes, las cuales son percibidas por el sentido de la vista. Esta iconografía se graba en un soporte estable y permanente, lo cual traspasa las barreras de la inmediatez, a diferencia de la comunicación oral. Por esto mismo, es el lector el que establece el ritmo de lectura, al igual que permite al texto escrito independizarse del momento, por lo cual se afirma que éste es un testigo social de los hechos que recoge. 40 En cuanto a los elementos lingísticos propios de la escritura se resaltan los “signos de puntuación, conectores y recursos tipográficos que permiten distribuir y organizar la información de forma diferente a la lengua oral”41 La sintaxis en el medio escríto es mucho más compleja que en el habla, sin muletillas o alteraciones gramaticales, dado el soporte estable en el cual se graban las letras, el cual permite al escritor leer su producción cuantas veces quiera permitiendo así preparar tranquilamente su discurso y haciendo las correcciones que crea pertinente. También, esto permite que el escritor no parafrasee ni repita pues es el lector quien puede releer y establecer el ritmo de lectura. 42 2.4 Comunicación formal e informal Las organizaciones modernas constituyen organismos sociales en donde se hace necesaria una estructura, una jerarquía para que los objetivos y metas propuestos se cumplan a cabalidad. Es por esta jerarquía que, al interior de las organizaciones e incluso fuera de ellas, existe la comunicación de tipo formal así como la de tipo informal. Estas acepciones de formalidad o informalidad se dan por los canales comunicativos presentes en las organizaciones y por los cuales sus integrantes, valga la redundancia, se comunican con el resto de la organización. Dentro del flujo comunicativo en estos canales se evidencian las direcciones de ellos: ascendentes, descendentes y horizontales sobre los cuales se hablará más a fondo en el siguiente aparte. 40 Ibíd 41 Ibíd 42 Ibíd. La comunicación formal es la que se ha regulado por la organización y es la que se lleva a cabo de acuerdo a la estructura formal (organigrama). Este tipo de comunicación tiene como funciones el controlar, motivar, expresar emociones e informar.43 En la comunicación organizacional formal deben existir un flujo comunicativo estructurado así como diferentes fuentes de comunicación o información, las cuales, en última instancia son las que definen los canales y direcciones de la comunicación. También son importantes los caminos de la comunicación, pero estos se explicarán más adelante. El flujo de comunicación adecuado es aquel que ofrece a) una estructura de comunicación que no la obstruya, b) fuentes de comunicación capaces de recoger y transmitir la comunicación que se necesita en cada momento, c) el camino que sigue la comunicación es adecuado a) Las principales estructuras de flujo de comunicación son. Estructuras centralizadas y estructuras descentralizadas. El flujo de comunicación está centralizado cuando todo el poder de decisión se concentra en un único punto. La centralización es el mejor medio para coordinar la toma de decisiones cuando la información no produce una sobrecarga, lo cual limitaría la eficacia de la coordinación. El flujo de comunicación está descentralizada cuando la información se reparte entre varios individuos. Descentralizar el flujo de comunicación permite una mayor reacción ante el ambiente y es un estímulo de motivación. Hay cinco tipos de descentralización: 1.- Cuando el poder formal se dispersa conforme se baja por la cadena de mando. 2.- Cuando en un nivel jerárquico el proceso de decisión lo controlan personas no directivas: descentralización horizontal. 3) Cuando se refiere a la dispersión física de los servicios. b) Las fuentes de comunicación: Las principales fuentes de comunicación para los miembros de la organización, son los supervisores, los compañeros de trabajo, la actividad personal basada en hacer preguntas y observar.44 Ahora bien, la comunicación informal es aquella que se crea dadas las relaciones sociales e interpersonales existentes en la organización. Esto se afirma en el estudio de psicología de la comunicación de la Universitat Jaume I (La comunicación informal) Se forma en torno a las relaciones sociales de los miembros, y surge siempre que un miembro siente la necesidad de comunicarse con otro sin que exista ningún canal formal para ello, o si los que existen son inadecuados. Son las interacciones que conforman relaciones no reguladas por la comunicación formal. Este tipo de comunicación aparece donde la comunicación formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de información de los miembros de la organización. Estas redes ayudan a mantener relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en las normas, generan sistemas políticos y de inteligencia a través de los que se toman decisiones.45 43 SOTO, Laura. “Comunicación formal e informal en la organización”, México. Tomado de: http://www.mitecnologico.com/Main/ComunicacionFormalEInformal [Consultado el 1 de abril de 2010] 44 Tomado de: http://www3.uji.es/~pinazo/2001Tema7.htm [Consultado el 1 de abril de 2010] 45 Ibíd. Dada la informalidad de esta comunicación, regularmente no hay registro documental de ella, por lo que se puede afirmar que se presenta cuando los interlocutores se encuentran cara a cara y de forma directa, sin mediaciones de ningún tipo. Sin embargo, como todo tipo de comunicación, la informal no es exenta de la distorsión la cual en este caso se presenta como rumores. Laura Soto los clasifica de la siguiente forma: “a. Castillos en el aire: Rumores anticipatorios a una situación de la empresa. b. Conductores decuña: Son los más dañinos y suelen difundir rumores que pueden faltar a la verdad. Este tipo de rumores destruyen lealtades c. De recta final: Suelen anticiparse a una situación final.”46 Los rumores, aparte de perjudicar directamente a las personas implicadas puede como consecuencia desestabilizar la organización pues se pueden crear conflictos al interior de la misma. 2.5 Comunicación vertical, horizontal y diagonal Para poder hablar de la comunicación vertical, horizontal o diagonal se hace necesario explicar en principio la comunicación descendente y ascendente. De acuerdo a la estructura jerárquica de las organizaciones, la comunicación descendiente es aquella que se genera desde un jefe hacia sus subordinados y “tiene como funciones principales las de coordinar, informar y controlar”47. El estudio de psicología de la comunicación de la Universitat Jaume I afirma que “En la comunicación vertical descendente fluye la información que permite la regulación y control de la conducta de los subordinados”48 La comunicación ascendente se presenta en el sentido opuesto, normalmente son retroalimentaciones desde los subordinados hacia un jefe y “Dentro de sus funciones se encuentra la de comprobar la recepción del mensaje, evaluar, informar y sugerir”49 De igual forma, en el estudio de psicología de comunicación mencionado se dice que “En la comunicación vertical ascendente fluye la información que permite comprobar la comprensión de la comunicación y actualizar la información.”50 Estos dos tipos de comunicación constituyen la comunicación vertical. 46 Op Cit. “La comunicación formal e informal en la organización” 47Op. Cit “La comunicación formal e informal en la organización” 48 Op. Cit http://www3.uji.es/~pinazo/2001Tema7.htm 49 Op. Cit “La comunicación formal e informal en la organización” 50 Op. Cit http://www3.uji.es/~pinazo/2001Tema7.htm En cuanto a la comunicación horizontal, esta se da cuando hay un “intercambio, coordinación y apoyo entre el personal de la misma posición jerárquica.”51 La Universitat Jaume I dice que “La comunicación horizontal consiste en un intercambio lateral de mensajes entre miembros de un mismo nivel jerárquico. En este camino de comunicación el poder queda fuera de la estructura lineal, por lo que se convierte en poder informal. También supone la existencia de un poder formal situado fuera de la estructura lineal”52 En cuanto a la comunicación diagonal “se tratan de comunicaciones mantenidas con representantes de diferentes niveles dentro de la organización”53En este tipo de comunicación convergen las comunicaciones horizontales y verticales pues una persona que se comunica con alguien de otro departamento y de otro nivel jerárquico se está comunicando diagonalmente en la organización. 51 Op. Cit “La comunicación formal e informal en la organización” 52 Op. Cit http://www3.uji.es/~pinazo/2001Tema7.htm 53 Tomado de http://www.slideshare.net/guest36ae75067/comunicacin-interna-presentation-735865 [Consultado el 1 de abril de 2010] 3. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN En las últimas décadas se han llevado a cabo numerosos cambios en los ámbitos económico, político y social. Debido a estos cambios, la realidad ha cambiado dando cabida a la gran importancia que adquieren la información y el conocimiento. El término sociedad de la información se refiere a las múltiples acepciones que son utilizadas para describir la compleja situación económica de la actualidad. Dicha complejidad hace que resulte difícil hallar un sólo término que abarque todos los significados y acepciones existentes. El principal motor de cambio social y desarrollo económico es el manejo y transmisión de la información. Gracias a la revolución digital que se llevó a cabo en el ámbito de las telecomunicaciones se ha provocado una acelerada transformación de las tecnologías de información y comunicación. La implantación de estas tecnologías se ha realizado a un avanzado paso y su impacto ha tocado todos los sectores de la economía y a toda la sociedad en general, siendo la información un ingrediente clave de ella. La figura básica de nuestra estructura social está constituida por los flujos de imágenes y mensajes de unas redes a otras. Los principales cambios económicos y tecnológicos que han sucedido en las últimas décadas han sido gracias a los procesos de globalización y las revoluciones tecnológicas de la información y la comunicación. Los cambios anteriormente mencionados han ido transformando la sociedad hasta llegar a convertir la en una sociedad en el que la información y el conocimiento juegan un papel vital al interior de ella. Estos acelerados cambios suponen un nuevo reto para las organizaciones que quieran permanecer a la vanguardia y no perder su ventaja competitiva: adaptarse a esta nueva situación. El nuevo escenario internacional está marcado por el crecimiento de mercados comerciales y financieros lo que ha contribuido al proceso de globalización internacional de la actividad económica. Los adelantos en las tecnologías de información y comunicación han roto las barreras nacionales y han reducido los costos de producción en diferentes ámbitos empresariales. 54 Gracias a la posibilidad que Internet brinda de comunicación multidireccional y en tiempo real sin la necesidad de encontrarse los individuos que están interactuando en el mismo sitio ha eliminado las fronteras que anteriormente existían para la comunicación a nivel global. El mundo ha cambiado de encontrarse en la sociedad industrial para posteriormente estar en la sociedad post industrial y finalmente hemos llegado a la denominada sociedad de la información. Se plantean tres hechos que demuestran que estamos inmersos en la sociedad de la información: 1. Las organizaciones dependen del uso inteligente de su información y de sus tecnologías para ser competitivas en el ámbito empresarial. 2. La tecnología también ha empezado a regir la vida de los ciudadanos pues el uso de ellas hace parte de la cotidianidad de las personas. 3. Están emergiendo como un nuevo sector económico. La sociedad de la información es una forma de organización social en la que la generación, el procesamiento y la transmisión de la información son las fuentes más importantes de poder y productividad. Esta sociedad se caracteriza por basarse en el conocimiento y en los esfuerzos que se hacen por convertir la información en ese conocimiento. El ambiente organizacional se ve beneficiado por el auge de las nuevas TIC pues además de reducir costes, tener mayor acceso a la información, se ha facilitado la tarea de establecer a escala mundial. 55 Las empresas se encuentran ante la necesidad de explotar la información acumulada para estar en continua innovación y adaptarse a los continuos cambios mundiales. De igual manera, en la actualidad, en las industrias, la clave para aumentar la competitividad pasa por la forma en que se combina, se gestiona y se comercializa el conocimiento, siendo éste un activo de gran valor en las organizaciones. Este posibilita la generación y sostenibilidad de la ventaja competitiva empresarial en el modelo económico actual. Los retos que esta nueva realidad presenta obligan a las empresas a replantearse la manera en que afrontan, desde el punto de vista de la organización los nuevos desafíos de mundo virtual. La flexibilidad, la capacidad de acción y reacción para corregir el rumbo y adaptarse a los cambios en el entorno, resultan primordiales para cualquier modelo de negocio.56 54 Wikipedia, nuevas tecnologías de la información y la comunicación. Tomado de : http://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADas_de_la_informaci%C3%B3n_y_la_comunicaci%C3%B3n [Consultado el 15 de marzo de 2010] 55 GADEA, José Antonio, Revista internacional Legis de contabilidad y auditoría N 20 oct-Dic 2004. P 181-200 “ Nuevas tecnologías de la información y comunicación: cambio en el sector empresarial” 56Ibíd 3.1 Desarrollo Humano, productividad y TIC Existen índices por medio de los cuales se logra medir el grado de desarrollo y bienestar de los países, de cara al mundo moderno el cual se encuentra caracterizado por la globalización y la revolución de las tecnologías de la información y comunicación. Tres de estos índices son: • IDH: Índice de Desarrollo Humano, el cual es calculado por el programa de las Naciones Unidas para el desarrollo (PNUD) • ICC: Índice de crecimiento para la competitividad, el cual es construido por el Foro Económico Mundial asociado con la Universidad de Harvard • NRI: Índice de grado de preparación de los países para participar y beneficiarse de las TIC. Este índice es calculado por el Foro Económico Mundial, el programa de información para el desarrollo del Banco Mundial y el INSEAD. Permite identificar las principales restricciones que existen para aprovechar al máximo las oportunidades que trae consigo las TIC.57 El desarrollo humano tiene una incidencia directa y proporcional sobre la competitividad y así, los países más competitivos son los que tienden a crecer en mayor medida en términos económicos. Esto les permite contar con mayores recursos para satisfacer en mayor medida sus necesidades. A su vez, los países con mayores índices de competitividad muestran ser las economías con un mayor grado de preparación para beneficiarse y participar de las TIC.58 3.1.1 TIC, productividad y competitividad. El conocimiento constituye el principal insumo de producción en la economía basada en el conocimiento. Para ello, las TIC son instrumentos importantes para la codificación del conocimiento al igual que para la transmisión de la información que será codificada. Es importante, en primera instancia analizar el valor que tienen los Recursos Humanos en cuanto a innovación y consecuente productividad y competitividad. Es el capital humano, el que 57 MONGE-GONZÁLEZ, Ricardo. “TICs en las PYMES de Centroamérica” Cartago, Costa Rica : Editorial tecnológica de Costa rica ; Centro Internacional de investigaciones para el desarrollo, 2005. 58 Ibíd. hace uso de las nuevas tecnologías de información y comunicación y por ende, es este el que potencializa su uso y efectos en las organizaciones. Gregorio García y Amparo Sancho afirman que “…la complementariedad entre capital humano y tecnología ha sido objeto asimismo de numerosas contrastaciones empíricas que confirman que a mayor calidad de los Recursos Humanos más innovadoras son las empresas y mayor productividad tienen.”59 La capacidad y habilidad de los ciudadanos, empresas, organizaciones, gobierno, academia y sector primario para generar, almacenar, recuperar, transmitir y procesar información es un reflejo de la positiva situación de las economías más prósperas. Las mencionadas son funciones que se pueden aplicar a todas las actividades del ser humano, y que gracias a la adopción de las TIC, se facilitan en gran medida. Por medio de la adopción de las TIC se logra el mejoramiento de la productividad en las empresas, pues dichas tecnologías ayudan a resaltar el papel que la información juega en los procesos y en los resultados de cualquier gestión empresarial. En la medida en que las TIC ayudan al procesamiento de datos para convertirlos en agente de comunicación, vista esta como mecanismo para transferir datos desde una fuente hasta un receptor, se vinculan al proceso de aprendizaje organizacional y a la toma de decisiones pues aumentan los niveles de productividad y competitividad corporativa. Vale la pena resaltar a su vez la importancia que tienen los diversos factores con los cuales una empresa u organización debe contar para lograr una mejor adaptación a las TIC y consecuentemente lograr en mayor medida una innovación, productividad y rentabilidad constantes. García y Sancho afirman que dichos factores son: “el liderazgo de los directivos, la existencia de una marca representativa, la adecuación de la empresa a los mercados emergentes, los cambios demográficos, la formación de los empleados y el modelo de negocio y su posibilidad de reinvención”60 Por medio del acceso, uso y adopción de las TIC se generan ganancias no sólo para la empresa que las implanta sino también para la economía en general. 59 GARCIA, Gregorio. SANCHO, Amparo. “TICs, rentabilidad y productividad de las empresas hoteleras y campingsde España” Tomado de: www.turismo.uma.es/turitec/turitec/.../articulos/actas.../L01_A18.pdf. [Consultado el 24 de enero de 2010] 60 Ibíd. Las ganancias que se generan se dividen en dos, las ganancias en eficiencia y también por medio de la reducción en la desigualdad de los ingresos de un país mediante el favorecimiento del desarrollo de nuevas y mejores oportunidades. Las ganancias en eficiencia se dividen en: • Estáticas: Son los beneficios que se alcanzan solamente una vez y son derivados de un uso de recursos escasos de manera eficiente, recursos que cualquier sociedad dispone. Con lo anterior se logra alcanzar mayores niveles de consumo en el presente. El intercambio de información por medio de las TIC ayuda a solucionar inconvenientes que se asocian a los mercados incompletos pues hacen posible la conclusión eficiente de transacciones de tipo comercial. • Dinámicas: Provienen de un mayor crecimiento de la economía posibilitando el poder contar con un nivel de consumo mayor a través del tiempo. Estas ganancias son más difíciles de identificas que los beneficios estáticos.61 La principal fuente de crecimiento sostenido en economías fuertes está constituida por la adopción de aplicaciones basadas en Internet y la computación por parte de las empresas e individuos. La economía crece en la medida en que las TIC permiten economizar recursos, los cuales queda libres para ser invertidos. Las TIC facilitan un mejor acceso a más y mejor información lo cual contribuye a lograr un mejor nivel de educación para la actual y futura fuerza de trabajo lo cual se traduce en inversión en capital humano. De igual manera, gracias a estas tecnologías se proporciona facilidad en los proceso de innovación por parte de las empresas pues la simulación y prueba de nuevos diseños de productos a bajo costo se logran de manera sencilla. Las TIC, su uso y acceso han mejorado de manera sustancial la eficiencia empresarial especialmente, pues el uso de la Internet ha logrado abrir nuevas oportunidades en todos los campos.62 61 Op. Cit MONGE-GONZALEZ, Ricardo. 62 Ibíd 3.2 Trasformaciones debido a las TIC La introducción de las nuevas tecnologías trae consigo grandes transformacio, es no sólo infraestructurales sino también, y mucho más preocupantes, psicosociales. 1. Impacto sobre el puesto de trabajo y desempeño 2. Impacto por el bienestar psicológico y calidad de vida laboral 3. Impacto sobre las relaciones personales y trabajo en equipo 4. Impacto sobre la estructura y procesos organizacionales63 La tecnología se ha salido de control, ya ni los humanos son capaces de controlarla, pues cada vez esta es mas voluntariosa y avanza como ser independiente, sin darnos cuenta hemos creído manejarla, pero no ha sido así, ella avanza por sí sola. Haciéndonos pensar en volver a mirar con ojos de humano y de construir radicalmente la sociedad de masas.64 3.3 Principales tecnologías empleadas hoy en el mundo Las tecnologías de información han evolucionado a velocidades impresionantes
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