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Libros Electrónicos Anuales: La importancia de su correcta presentación Marzo 2020 Temas a tratar: 1. Obligatoriedad de llevar libros y registros contables de manera electrónica, según régimen tributario. 2. Plazos máximos de atraso para realizar la anotación de los libros contables electrónicos. 3. Ejemplos prácticos y preguntas frecuentes relacionadas a los libros electrónicos anuales. 4. Preguntas. Obligatoriedad de llevar libros y registros contables de manera electrónica, según régimen tributario 1. Libros y registros contables según el Régimen Tributario Nuevo RUS Régimen Especial de Renta - RER • No habrá obligatoriedad de llevar libros ni registros contables • Registro de Compras • Registro de Ventas Nuevo RUS Régimen Especial de Renta - RER Régimen MYPE Tributario Régimen General - RG Libros obligados Registro de Ventas Registro de Compras Libro Diario Simplificado Límite de ingresos Hasta 300 UIT de ingresos netos Ingresos netos anuales superiores a 300 UIT hasta 500 ingresos brutos De 500 Ingresos Brutos a 1700 Ingresos Netos Registro de Ventas Registro de Compras Libro Diario - Mayor Registro de Ventas Registro de Compras Libro Diario - Mayor Libro de Inv. Y Balances Más de 1700 UIT Registro de Ventas Registro de Compras Libro Diario Simplificado Volúmen de ingresos Libros obligados Hasta 300 UIT Más de 300 UIT hasta 500 UIT Más de 500 UIT hasta 1700 UIT Registro de Ventas Registro de Compras Libro Diario - Mayor Registro de Ventas Registro de Compras Libro Diario - Mayor Libro de Inv. Y Balances Contabilidad Completa Obligación de los contribuyentes de llevar libros y/o registros electrónicos Principales Contribuyentes Nacionales con ingresos iguales o mayores a 3000 UIT Principales Contribuyentes designados mediante Resolución de Superintendencia. (Pricos Regionales) Los nuevos Principales Contribuyentes que sean designados en el futuro mediante Resolución de Superintendencia. Contribuyentes del Régimen General o del RER que en el año 2015 obtengan ingresos mayores a 75 UIT = S/288,750 (con UIT de 2015=S/ 3850). Libro Diario y Libro Mayor Libro de Inventarios y Balances, Registro de activo fijo, Registro de Consignaciones, Registro de Costos, Registro de Inventario Permanente Valorizado y en unidades físicas 1 2 3 4 Registro de Compras y Registro de Ventas Desde Marzo 2013 Desde Junio 2013 Desde el cuarto mes siguiente a aquel en que entre en vigencia la R. S. que lo designe como Principal Contribuyente Desde Enero 2016 Desde Enero 2013 Desde Junio 2013 Desde Enero 2016 Plazos máximos de atraso para realizar la anotación de los libros contables electrónicos 2. Plazo máximo de atraso permitido Tres (3) mesesTres (3) meses Tres (3) meses Tres (3) meses Tres (3) meses(*) (*) Si el contribuyente elabora un balance para modificar el coeficiente o porcentaje aplicable al cálculo de los pagos a cuenta del régimen general del impuesto a la renta deberá tener registradas las operaciones que lo sustenten con un atraso no mayor a sesenta (60) días calendario contados desde el primer día del mes siguiente a enero o junio, según corresponda. Libro caja y bancos Libro de inventarios y balances Libro diario Registro de activos fijos Registro de inventario permanente valorizado Prórroga de los plazos máximos de atraso de libros y registros vinculados a asuntos Tributarios: • Hasta el 4 de mayo de 2020 para aquellos contribuyentes que debían presentarlos desde el 16 de marzo y hasta el 6 de abril de 2020. (R.S. 058 - 2020/sunat). • Aplican a las prórrogas los contribuyentes cuyos ingresos netos no hubieran superado las 2,300 UIT (9.66 M) en el ejercicio 2019, (R.S. 055 - 2020/sunat) Plazo máximo de atraso permitido Libro Inventario y Balances Tres (3) meses Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable Registro de Activo Fijo Tres (3) meses Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable Registro de Costos Tres (3) meses Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable Fecha máxima de anotación libros 2019: 01 de abril 2020 Plazos de Atrazo de los Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios Ejemplos prácticos y preguntas frecuentes relacionadas a los libros electrónicos anuales 3. Estructura e información del libro de activo fijo La estructura e información que contendrá los archivos de texto han sido aprobadas de acuerdo al anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N° 361-2015/SUNAT Código Estructura del nombre del archivo 7 Registro de Activos Fijos 7.1 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS REVALUADOS Y NO REVALUADOS 070100 LERRRRRRRRRRRAAAA000007010000OIM1.TXT 7.3 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LA DIFERENCIA DE CAMBIO 070300 LERRRRRRRRRRRAAAA000007030000OIM1.TXT 7.4 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS BAJO LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO AL 31.12 070400 LERRRRRRRRRRRAAAA000007040000OIM1.TXT Libros y Registros Este libro es obligatorio en la medida que el contribuyente requiere sustentar gasto o costo por depreciación, tal como lo señala el inciso f) del artículo 22º del Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta. Este registro es netamente tributario, se debe registrar la depreciación que se determine conforme a la normativa del Impuesto a la Renta, conforme al Informe N° 006-2014/SUNAT. L. Activo Fijo Errores por llave única duplicada El registro contiene dos o más operaciones con la misma referencia (Formato 7.1) L. Activo Fijo La llave única está compuesta por la concatenación de los campos 1, 2 y 3 de cada registro, no sólo por el CUO Recuerda: El Periodo, CUO y correlativo son los únicos campos que no se puede modificar una vez anotado el libro electrónico. Formato X.X Periodo (Campo 1) 20180000 CUO (Campo 2) 111256 Correlativo (Campo 3) M1 20180000 111256 M1 Formato X.X Periodo (Campo 1) 20180000 CUO (Campo 2) 111256 Correlativo (Campo 3) M1 20180000 111256 M2 Errores por longitud incorrecta La información anotada no cumple la longitud establecida por dicho campo (Formato 7.1) L. Activo Fijo Si bien la longitud es un error común que se identifica en la validación del campo, corregirlo manualmente puede tomar varios minutos Errores típicos: Los montos no han sido redondeados a 2 decimales. La fecha de adquisición e inicio del activo fijo debe cumplir el formato de DD/MM/AAAA. La fecha de adquisición del activo fijo no necesariamente es la misma fecha de inicio del uso. Longitud de caracteres de la descripción del activo fijo no debe exceder de 40. Recomendaciones: ✓ Incluir estas validaciones (redondeos) dentro del sistema contable. Errores por no completar las características del activo en el campo correcto El PLE sólo valida si el campo tiene información y esta cumple con el formato solicitado (Formato 7.1) L. Activo Fijo Usualmente las compañías registran todas las características del activo fijo en el campo de descripción. Errores típicos: Completar los campos obligatorios que no han sido llenados con cero (0) o con espacios en blanco, para que el PLE valide el archivo *.txt. Recomendaciones: ✓ Estandarizar el catálogo de activo fijo con los parámetros de PLE con anticipación. 7 Estructura del Registro de Activos Fijos 7.1 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS REVALUADOS Y NO REVALUADOS Campo Obligatorio Descripción Observaciones 10 Si Descripción del Activo Fijo 1. Obligatorio 11 Si Marca del Activo Fijo 1. Obligatorio 2. Si no existe, registrar '-' 12 Si Modelo del Activo Fijo 1. Obligatorio 2. Si no existe, registrar '-' 13 Si Número de serie y/o placa del Activo Fijo 1. Obligatorio 2. Si no existe, registrar '-' Cambio manual ERP / Excel Libro físico de ActivoFijo DESCRIPCIÓN MARCA DEL ACTIVO FIJO MODELO DEL ACTIVO FIJO NÚMERO DE SERIE Y/O PLACA DEL ACTIVO FIJO TELEFONO SAMSUM HI-PHONE SS1800 AUTOMOVIL AUDI A6 SEDAN 2008 02 Motosierras 395 XP Impresora Multifuncional TELEVISOR LCD 26 PULGADAS MARCA LG DETALLE DEL ACTIVO FIJO Formato 7.1 Registro de activos fijos DESCRIPCIÓN MARCA DEL ACTIVO FIJO MODELO DEL ACTIVO FIJO NÚMERO DE SERIE Y/O PLACA DEL ACTIVO FIJO Teléfono Samsung HI-Phone SS1800 MY83JG2106 Motosierra Husqvarna 395 XP B4H01129 Motosierra Husqvarna 395 XP A5H02535 Camioneta Pickup Toyota Hi Lux A6O - 876 Impresora Multifuncional HP Laser Jet BRBFC9WQ4P Televisor LG LCD 6750-512 TB SD DETALLE DEL ACTIVO FIJO Consideraciones por el cambio del PCGE 2020 Activo Fijo (Formato 7.1) L. Activo Fijo Dentro de la estructura los campos relacionados a: código de la cuenta contable, importe de saldo inicial del activo fijo y la depreciación al cierre del ejercicio anterior, se deberá tener en cuenta la consolidación o apertura en ciertos rubros. Apertura de subcuentas Consolidación de subcuentas Consideraciones valor de revaluaciones Activo Fijo (Formato 7.1) L. Activo Fijo Dentro de la estructura los campos relacionados a: Valor de la revaluación voluntaria, por reorganización de sociedades, y otras revaluaciones efectuadas; así como su depreciación relacionada, deberá completarse en caso aplique. Consideraciones: 7.1 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS REVALUADOS Y NO REVALUADOS Descripción Valor de la revaluación voluntaria efectuada Valor de la revaluación efectuada por reorganización de sociedades Valor de otras revaluaciones efectuada Valor de la depreciación de la revaluación voluntaria efectuada Valor de la depreciación de la revaluación efectuada por reorganización de sociedades Valor de la depreciación de otras revaluaciones efectuadas Campo 19 20 21 32 33 34 • Las revaluaciones deben realizarse periódicamente, por lo tanto su valor en el libro de activo fijo también debe ser actualizado. Consideraciones en el detalle de la diferencia de cambio Activo Fijo (Formato 7.3) L. Activo Fijo Tributariamente la diferencia de cambio originada por pasivo en moneda extranjera relacionadas con activo fijo afectan al costo del activo. La depreciación de estos activos reajustados, por diferencia de cambio, se hará en cuotas proporcionales al número de años que falten para depreciarlos totalmente. Este tratamiento estuvo vigente hasta el año 2012. Consideraciones: • Los efectos de la depreciación por ajuste de diferencia en cambio por activos hasta el 2012, tienen relación directa con adiciones o deducciones que el contribuyente realiza por este concepto, el importe de estas partidas deberán guardar relación con el detalle que se considere en el formato 7.3 del activo fijo. Consideraciones por el cambio del PCGE 2020 (NIIF 16) Activo Fijo (Formato 7.4) L. Activo Fijo Dentro del formato 7.4 del activo fijo sólo debe considerarse los arrendamientos que son financieros (Leasing) P P PCGE 2020 Estructura e información del libro de Inventarios y balances Inven y bal (Formato 3.2, 3.4, 3.7, 3.8, 3.11, 3.14) Libro Inventario y Balances La estructura e información que contendrá los archivos de texto han sido aprobadas de acuerdo al anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N°361-2015/SUNAT. Son 23 los anexos o formatos que componen el libro de Inventarios y balances. Código Estructura del nombre del archivo 3 Libro de Inventarios y Balances 3.2 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 030200 LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD030200CCOIM1.TXT 3.4 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 14 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS), DIRECTORES Y GERENTES 030400 LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD030400CCOIM1.TXT 3.7 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 20 - MERCADERIAS Y LA CUENTA 21 - PRODUCTOS TERMINADOS 030700 LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD030700CCOIM1.TXT 3.8 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 30 INVERSIONES MOBILIARIAS 030800 LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD030800CCOIM1.TXT 3.11 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 41 REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR 031100 LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD031100CCOIM1.TXT 3.14 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 47 - BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES (PCGR) - NO APLICABLE PARA EL PCGE 031400 LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD031400CCOIM1.TXT Libros y Registros • Estos anexos referenciados podrán ser elaborados sin información, siempre y cuando el contribuyente cuente con la referida información con la estructura establecida en otro libro y/o registro llevado de manera electrónica y sea presentado cuando le sea requerido por la SUNAT. Consideraciones: Consideraciones por el cambio del PCGE 2020 Libro de Inventarios y Balances Se debe tomar en cuenta las nuevas sub cuentas y divisionarias que debe formar parte de algunos anexos del IyB. Como se muestra en el formato 3.5 (tributos por acreditar) y 3.11 (AFP). Por lo contrario el formato 3.14 seguirá sin aplicación debido a que se encuentra relacionado PCGR Libro Inventario y Balances Estructura e información del libro de Inventarios y balances Validación de Ruc, Usuario y Clave SOL del Contador Para poder realizar la anotación del de libro de inventarios y balances, además de contar con el Ruc, usuario y contraseña de SUNAT virtual del contribuyente, es necesario identificar estas credenciales del contador que elaboró los estados financieros (Resolución de Superitendencia 248-2012). “Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, este deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda, por el deudor tributario o su representante legal así como por el Contador Público Colegiado responsable de su elaboración. Libro Inventario y Balances Estructura e información del libro de costos La estructura e información que contendrá los archivos de texto han sido aprobadas de acuerdo al anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N° 361-2015/SUNAT L. Costos Código Estructura del nombre del archivo 10 Registro de Costos 10.1 REGISTRO DE COSTOS - ESTADO DE COSTO DE VENTAS ANUAL 100100 LERRRRRRRRRRRAAAA000010010000OIM1.TXT 10.2 REGISTRO DE COSTOS - ELEMENTOS DEL COSTO MENSUAL 100200 LERRRRRRRRRRRAAAA000010020000OIM1.TXT 10.3 REGISTRO DE COSTOS - ESTADO DE COSTO DE PRODUCCION VALORIZADO ANUAL 100300 LERRRRRRRRRRRAAAA000010030000OIM1.TXT 10.4 REGISTRO DE COSTOS - CENTRO DE COSTOS 100400 LERRRRRRRRRRRAAAA000010040000OIM1.TXT Libros y Registros Este libro es obligatorio en la medida que el contribuyente se encuentre realizando un proceso productivo. tal como lo señala el informe 0135-2015-SUNAT. No es aplicable a ninguna empresa de servicios, comercialización u otra actividad que nos implique la producción de bienes. Los importes declarados en los formatos del libro de costos guardan relación con la información anotada en el libro inventario permanente valorizado (formato 13.1). Errores en el periodo y el estado de anotación Los periodos hacen referencia a la oportunidad de anotación de una operación. Todos los libros Cada libro electrónico tiene un formato distinto para indicar el periodo de la operación Estados de anotación: Estructura Periodo Periodos anterioresMismo periodo ¿Cómo se realizan las correcciones? En un eventual requerimiento, siempre se tiene que entregar a SUNAT los registros originales presentados en el PLE, aunque se hayan corregido en una presentación posterior. Todos los libros Modificar Añadir * Periodo origen del registro Incluir todos los datos del registro actualizado Periodo Datos en las estructuras CUO original CUO 9 Indicador Correlativo originalCorrelativo Periodo origen del registro Información del registro a incluir Periodo Datos en las estructuras CUO CUO 8 Indicador Correlativo Correlativo * Para el formato 8.1 Registro de compras esta opción no esta habilitada Errores típicos: Intentar añadir registros no anotados en el registro de compras de periodos anteriores (Utilizar estado 8) Recomendaciones: ✓ Establecer un procedimiento de control de la información anotada en los registros antes de su envío por el PLE, para evitar regularizaciones posteriores. Errores por diferencias en la información inicial vs la anotada Es indispensable que los archivos *.txt contengan el 100% de la información revisada en los papeles de trabajo. Todos los libros La información anotada corresponde a los archivos *txt validados, no a los papeles de trabajo Errores típicos: Generar el archivo *txt en forma parcial o enviar a través del PLE un archivo con una versión anterior. Recomendaciones: ✓ Revisar que los papeles de trabajo muestren la misma información que el Reporte de Información Consistente ANTES de hacer la anotación en el PLE. Reporte de Información Consistente Papeles de trabajo Archivos *txt Reporte de Información Consistente Papeles de trabajo Archivos *txt P ¿Qué es código UNSPSC, GS1 o CUBSO? A partir del 01.01.2020 y de forma gradual es obligatorio indicar alguno de los códigos mencionados en el Registro de inventarios (Formato 12.1 y 13.1) y Activo fijo (Formato 7.1). Sólo en el caso del Libro de Inventarios y Balances (Formato 3.7) es de manera opcional el uso de dichos códigos. Todos los libros A través de la R.S. N°315-2018/SUNAT se modifica el uso obligatorio del código de productos y servicios estándar de las Naciones Unidas o del estándar global uno o del CUBSO para efecto de la identificación de existencias (27) Segmento (11) Familia (19) Clase (08) Commodity (xxxxxxx) Item Catálogo de las Naciones Unidas (UNSPSC) Código que aprueba la OSCE o de lo contrario “00000000” Por ejemplo: 27111908-00000618 Broca de acero 12 mm CUBSO: Catálogo de artículos CUBSO ¿Cómo debo conservar los archivos de los registros y/o libros electrónicos? Todos los libros Archivos *.txt Archivos *.xple Reporte de Información Consistente Papeles de trabajo Custodia de archivos PLE C:\Users\[Usuario]\SUNAT\PLE Errores típicos: No realizar una copia de seguridad de los archivos *.txt que general el PLE en la PC que realiza la presentación. No guardar el último reporte de información consistente (Saldos de la presentación) Modificar los archivos *.txt presentados. Recomendaciones: ✓ Establecer un procedimiento de control los archivos del PLE para evitar pérdidas. Constancia de verificación Constancia de Recepción Custodia de Papeles de trabajo ¿Qué tengo que hacer en caso de pérdida de los archivos electrónicos? Todos los librosSegún R.S 286- 2009/SUNAT Denuncia policial Comunicación a SUNAT Periodo origen del registro Incluir todos los datos del registro actualizado Periodo Datos en las estructuras CUO original CUO 9 Indicador Correlativo original Correlativo Regularización de libros electrónicos Comentarios finales 4 • Existen campos que son obligatorios sólo si la compañía cumple con ciertas condiciones. • La mayoría de los sistemas contables de las compañías, no están preparados para la generación automática de los libros de acuerdo a las estructuras solicitada por SUNAT y provienen de diferentes fuentes de información. Esta situación genera sobrecarga de actividades manuales en las áreas de contabilidad y potenciales oportunidades de error. • El PLE sólo realiza la validación de formato pero no del contenido. Por lo tanto la compañía debe asegurarse que dicha información corresponda a la realidad de la transacción. • La información anotada en el PLE permite a la SUNAT incrementar el nivel de detalle de las fiscalizaciones. Comentarios Finales • El realizar modificaciones en los libros electrónicos podría generar el envío de Cartas aclaratorias por parte de SUNAT, para ello será necesario contar con los sustentos correspondientes. • La Compañía es responsable de custodiar los archivos declarados a través del PLE (archivos en formato *txt, *xple, constancias de presentación y papeles de trabajo. • Actualizar el PCGE de la Compañía tomando en cuenta la actualización requerida para el 2020, el cual tiene un impacto con la información a presentar en los Libros electrónicos. • SUNAT ha designado a los PRICOS Nacionales el uso obligatorio del Código de productos y servicios estándar de las Naciones Unidas (UNSPSC) o del estándar global uno (GS1) o del CUBSO a partir del 2020 y para los demás contribuyentes de manera progresiva hasta el 2021. Comentarios Finales Comentarios Finales Contactos: Juana Mollo Socia juana.mollo@pwc.com David Llanos Gerente david.llanos@pwc.com Gracias. © 2020 PricewaterhouseCoopers S. Civil de R.L. Todos los derechos reservados. PwC se refiere a la firma miembro de Perú y a veces puede referirse a la red PwC. Cada firma miembro es una entidad legal separada. Para mayor detalle, ingrese a www.pwc.com/structure. www.pwc.pe
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