Teoria Matemática na Administração

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Teoría Matemática de la Administración
Resumen
· La teoría matemática es relativamente reciente en el campo de la administración.
· Su mayor área de aplicación en la administración es el proceso decisorio, en especial cuando las decisiones son realmente programables.
· Algunos autores hacen énfasis en el enorme potencial de los modelos matemáticos en administración.
· La investigación de operaciones IO es una de las alternativas de los métodos cuantitativos, de enorme aplicación en la administración, a través de variadas técnicas como la teoría de los juegos, la teoría de las colas, la teoría de los diagramas, la programación lineal, la probabilidad y estadísticamatemática y la programación dinámica.
· Sin embargo una evaluación critica de la teoría matemática de la administración evidencia que su aplicación esta predominantemente orientada a los niveles organizacionales próximos a la esfera de ejecución y se relaciona de modo exclusivo con las operaciones y tareas.
Objetivos
· Proporcionar una visión general de la influencia de las tenias matemáticas de la administración principalmente en el proceso de toma de decisiones
· Mostrar las posibilidades de aplicación de modelos matemáticos en administración
· Introducir los conceptos básicos de la investigación de operaciones y sus diversa técnicas
Durante los últimos 30 años la teoría generadle la administración ha recibido innumerables contribuciones de la matemática, bajo la formación de modelos matemáticos capaces de proporcionar soluciones a los problemas empresariales ya sea en las áreas de recursos humanos producidos,comercialización, finanzas o en la misma área de la administración general. Buena parte de las decisiones administrativas pueden tomarse con base en las soluciones sustentadas en ecuaciones matemáticas que simulan situaciones reales y obedecen a determinadas "leyes" o regularidades.
La teoría matemática aplicada a problemas administrativos es más conocida com. o investigación de operaciones (io). Aunque esta denominación este consagrada universalmente, es muy genérica. Pese a que la teoría matemática no es propiamente una escuela bien definida (como la teoría clásica o la teoría de las relaciones humanas), es una tendencia muy amplia que se encuentra en muchos autores, cuyo numero de seguidores y defensores es cada vez mayor.la teoría matemática hace énfasis en el proceso decisorio y lo trata de modo lógico y racional mediante un enfoque cuantitativo y determinista.
Orígenes de la teoría matemática en la Administración
Cuatro circunstancias básicas determinaron el surgimiento de la teoría matemática en la administración
· 1. El trabajo clásico sobre la teoría de los juegos de Von Neumann y Morgenstern (1947).posteriormente, Wald (1954) y Savage 1954 propicvioron una gran desarrollo de la teoría estadística de la decisión, a la que también construyeron los trabajadora H.Raiffa y R.Schalaifer, de la universidad de harbad, y de Rhoward de la universidad de estanfor.
· 2. El estudio del prosso decisorio, por herver10t Simon.con el surgimiento de la teoría de las decisiones, los estudiosos de la administracióncomenzaron a destacar la importancia de la decisión, mas que la de la acción, dentro de la dinámica organizacional. la toma de decisiones tan importante para la teoría del comportamiento se considera un elemento de importancia primordial para el éxito de cualquiera sistemacooperativo.
· 3. La existencia de decisiones programables Hervert Simón divido las decisiones en dos clases: cualitativa (no son programable y no pueden ser tomadas por el hombre) y cuantitativa (programables, y pueden ser tomadas por el hombre o maquinas). A pesar de la complejidad de decisiones y de la variable involucradas algunas decisiones pueden ser cuantificadas y representadas por modelos matemáticos.
· 4.  El desarrollo de los computadores. Los computadores posibilitaron la aplicación y desarrollo de técnicas y matemáticas en los últimos años .dicha aplicación y sus desarrollos solo fueron variables y ejecutables gracias al computador , el cual es capas de efectuar en minutos operacionesque tardarían años si se hicieran en maquinas calculadoras Convencionales
El proceso decisorio
La teoría matemática desplaza el énfasis en la acción hacia en énfasis en la decisión que PA precede, el proceso decisorio es la secuencia de etapas que conforman una decisión. Constituyen el campo de estudio de la decisión, considerada aquí como una teoría matematicaza toma de decisiones es el punto central del enfoque cuantitativo, es decir, de la teoría matemática. La toma de decisiones puede estudiarse desde dos perspectivas: le del proceso y la del problema
3.1 Perspectiva del proceso es una perspectiva muy genética que se concentra en las etapas se la toma se decisiones, es decir, en el precedo de decisión como consecuencia de actividades, desde este punto de vista, el objetivo de l a administración es seleccionado la mejor alternativa en el proceso de decisiones. Se trata de un enfoque muy criticado por relacionarse casi exclusivamente con el procedimiento y no con el contenido de a decisión. Se preocupa ante todo por la forma como se decides según este enfoque el proceso decisorio implica una secuencia de tres etapas sencillas
· definición de problemas
· establecimiento de posibles alternativas de solución
· determinación de cuál es la mejor alternativa elección
3.2 Prospectiva del problema orientada hacia la solución de problemas. Ha sido muy criticada por no indicar los medios suficientes para la implementación directa de las soluciones y por su insuficiencia cuando las situaciones identificadas demandan diferencias modelos de implementación. En la perspectiva del problema, quien toma la decisión puede aplicar métodos cuantitativos para lograr que el proceso decisorio sea lo mas racional posible, concentrándose principalmente en determinar y expresar mediante las ecuaciones el problema que debe resolver. Se preocupa mas por leeficiencia de la decisión
	Según la teoría de las decisiones todo problema administrativo equivale un proceso decisorio. Existen dos tipos extremos de decisión: las decisiones programables y las decisiones no programables. Esto dos tipo no son mutuamente excluyentes, sino que representan dos puntos extremos los cuales existe una continua de decisiones DECISIONES PROGRAMABLES DECISIONEWS NO PROGRAMBLES
Datos adecuados Datos inadecuados
Datos repetitivos Datos únicos
Condiciones estadísticas Condiciones dinámicas
certeza Incertidumbre
Previsibilidad Imprevisibilidad
Rutina Innovación
Necesidades de emplear modelos matemáticos en administración
La teoría matemática se preocupa por crear modelos matemáticos capaces de administrar situaciones reales en la empresa. La creación de los modelos se orienta, principalmente, hacia la solución de problemas que se presentan en la toma de decisiones. Como ya se expreso, un modelo es la representación de alguna cosa o el estándar de algo que se va a hacer a trabes del ser representa la realidad. En la teoría matemática el modelo se usa general mente para simular situaciones futuras y para evaluar la probabilidad de su ocurrencia. El modelo busca delimitar el área de dicción, de modo que indique hasta donde pueda llegar una situación futura. Dentar de cierto límite razonable de ocurrencia.
En síntesis, los modelos sirven para representar simplificaciones se la realidad. Su ventaja reside en que permite manipular, mediante la simulaciónsituaciones reales complejas y difíciles a través de la simplificación de la realidad. Sean matemáticos o de comportamiento, los modelos proporcionan un valioso instrumento de trabajo para que la administraron pueda tratar los problemas es una discrepancia entre lo que es (es decir, la realidad) y lo que debería o podría ser (esto es los valores, las metas, los objetivos). En general, la organización enfrenta al mismo tiempo una gran diversidad de problemas que varían demasiado en grado de complejidad. Esto puede clasificarse en dos grandes grupos estructurados y no estructuradosy no estructurados. Un problema estructurado es aquel que puede ser definido perfectamente. Pues se conocen sus principales variables: los diversos estados de la naturaleza, las acciones posibles las consecuencias probables. el problema estructurado puede subdividirse en tres categorías
*decisiones bajo certeza: en estas es conocen las variables y la relación entre la acción y las consecuencias es determinista
*decisiones bajo riesgo: en estas ser conocen las variables, la relación entre las consecuencias y la acción es probabilística
*decisiones bajo incertidumbre: se conocen las variables, pero las probabilidades para establecer las consecuencias de una acción se desconocen y no pueden determinarse con algún grado de certeza.
Investigación de operaciones (IO)
El Campo de Investigación de Operaciones procede en ciertos aspectos de la Administración científica, mejorada por métodos más refinados (principalmente matemáticos): la tecnología computacional y una orientación dirigida hacia problemas más amplios. La IO adopta el método científico como estructura para la solución de problemas haciendo mayor énfasis en el juicio objetivo que el subjetivo. La mayoría de los autores de la escuelamatemática proviene de la matemática, de la estadística, de la Ingeniería y de la Economía, y tiene una orientación nítidamente técnico- económica y estrictamente racional y lógico.
Las definiciones de IO varían desde técnicas matemáticas específicas hasta el método científico en sí. Muchas de las definiciones incluyen tres aspectos básicos comunes al enfoque de la IO y la toma de decisiones administrativas.
· 1. Visión sistemática del problema por resolver.
· 2. Concordancia en cuanto al uso de método científico en la resolución del problema.
· 3. Utilización de técnicas específicas de estadística, probabilidad y modelos matemáticos para ayudar a quien toma las decisiones a resolver problemas
La IO se considera simplemente una "teoría de la decisión aplicada" : "Utiliza cualquier medio científico, matemático o lógico para encarar los problemas que se presentan cuando el ejecutivo busca razones con eficacia para solucionar sus problemas de toma de decisiones "En su sentido más amplio, la IO puede ser caracterizada como la aplicación de métodos técnicas e instrumentos científicos a problemas que involucran operaciones desistemas , de modo que se provea de soluciones óptimas para los problemas a los ejecutivos responsables de las operaciones . La OI incorpora el enfoque sistémico al reconocer que las variables internas y externas de los problemas de decisión están interrelacionados y son interdependientes.
La IO está relacionada con el análisis de las operaciones de un sistema y no simplemente con un problema particular, y utiliza.
· La probabilidad, para la toma de decisiones en condiciones de riesgo e incertidumbre.
· La estadística, en la sistematización y el análisis de los datos para obtener soluciones significativas.
· La matemática, en la formación de modelos cuantitativos.
La investigación de operaciones es la "aplicación de métodos, técnicas e instrumentos científicos a los problemas que involucran las operaciones de un sistema, de modo que proporcione, a quienes lo controlan, soluciones óptimas para el problema tratado se "ocupa generalmente de operaciones de un sistema existente... "es decir materiales, energías, personas y máquinas ya existentes.." El objetivo de la investigación de operaciones es capacitar aladministrador por resolver problemas y tomar decisiones ".
Aunque existan diferencias en las definiciones sobre la IO, hay unanimidad en cuanto a la comprensión de su objetivo: Proveer bases racionales para la toma de decisiones en las organizaciones, ya sean manufactureras, prestadoras de servicio, militares gubernamentales, etc.
5.1-El método de acción de la IO se desarrolla en seis fases.
· Formular el problema. Es necesario analizar los problemas. Los objetivos y las alternativas de acción.
· Construir un modelo matemático para representar el sistema. Ese modelo
· expresa la eficacia del sistema como función de un conjunto de variables, de las cuales almenos una está sujeta al control.
· Deducir una solución del modelo, Existen esencialmente dos tipos de procedimientos para derivar una solución óptima de un modelo, el proceso analítico y el proceso numérico.
· Probar el método y la solución. Un modelo es sólo la representación parcial de la realidad. Es bueno cuando, a pesar de las deficiencias, es capaz de prever con exactitud el efecto de los cambios en el sistema y la eficiencia general de este.
· Establecer control sobre la solución. Una solución calcada de un modelo solamente será una solución mientras las variables no controladas conserven sus valores y las relaciones entre las variables no controladas conserven sus valores y las relaciones entre las variables en el modelo se mantengan constantes.
· Llevar a la práctica la solución (implementación). La solución probada necesita La solución probada necesita transformarse en una serie deprocesos operacionales susceptibles de ser entendidos y aplicados por el personal que será responsable de su empleo.
5.2 La IO presenta las siguientes características Principales.
· Se preocupa más por las operaciones de toda la organización que por alguna división u órgano particular, ya se considera al sistema como un todo.
· Busca perfeccionar y dinamizar las operaciones para proporcionar mayor seguridad a la organización a corto y a largo plazo.
· Aplicar los más recientes métodos y técnicas científicas de análisis cuantitativo.
· Proyecta y aplica operaciones experimentales que representan operaciones reales.
· Se refiere no sólo a las máquinas u hombres individualmente, sino a la operación como un todo. La IO es investigación en el nivel operacional. es decir, en el nivel de ejecución.
5.3 Los Principales Campos de Aplicación de la IO son.
· Con la relación a personas. Cálculo de organización y gerencia, ausentismo y relaciones de trabajo, decisiones individuales, investigación demercado.
· Con relación a las personas y las máquinas : Cálculo de eficiencia y productividad de flujo de producción, , métodos de control de calidad , inspección, prevención de accidentes y planeación y control de producción.
· Con relación a los movimientos: estimativos de transporte, inventario, distribución y manejo (logística), comunicaciones.
La IO utiliza herramientas propias, casi todas cuantitativas. Las herramientas cuantitativas son los modelos (o técnicas) matemáticos de la IO, los cuales son sólo una representación simbólica y simplificada de la realidad organizacional que se pretende estudiar.
Dado que esa realidad organizacional es un extremo compleja, la única manera de racionalizarla en procesos de decisión es mediante el método simplificador: el modelo homomórfico.
Los modelos cuantitativos de IO más empleados son los modelos matemático-analíticos y los modelos de simulación. Existen modelos ya desarrollados (enlatados) tanto analíticos como de simulación, listos para ser utilizados. Por lo general los modelos de simulación se diseñan sobre medidas para cada caso. .
5.4 Técnicas de IO
Las principales técnicas de IO Son: Teoría de las colas; Teoría de las dediciones; Teoría de los grafos, programación lineal, probabilidad y análisis estadístico. Programación dinámica.
Veamos cada una de ellas.
5.4.1. Teoría De Los Juegos
La teoría de los juegos fue propuesta inicialmente por el matemático Húngaro Johann von Neumann (1903-1957), y se divulgó ampliamente a partir de 1947 con la obra que escribió conjuntamente con Oskar Mongenstern (1902) en la que proponían una formulación matemática para el análisis deconflictos. Aquí el concepto conflicto implica oposición de fuerzas de intereses o de personas, que origina una acción dramática .Una situación de conflictos es siempre aquella en que uno gana y otro pierde. Pues los objetivos pretendidos son indivisibles e incompatibles por su propia naturaleza. La teoría de los juegos se aplica sólo a algunos tipos de conflictos(llamados juegos) que implica la disputa de intereses entre dos o más participantes y en los que cada parte, en determinados momentos, pueden emprender diversas acciones posibles, delimitadas por las reglas del juego. El número deestrategias disponibles es finito y, por tanto, enumerable. Cada una de ellas describe lo que se hará en cualquier situación .Conocidas las estrategias posibles de los jugadores, pueden estimarse todos los resultados factibles.
La teoría de los juegos solo es posible aplicarla cuando:
· Cuando el numero de participantes en finito.
· Cada participante dispone de un número finito de cursos posibles de acción.
· Cada participante conoce todos los cursos de acción al a su alcance.
· Cada participante conoce todos los cursos de acción al alcance del adversario, aunque desconozca cual curso de acción escogerá este.
· Dos partes intervienen cada vez y el juego es "suma-cero", es decir, puramente competitivo: los beneficios de un jugador son las perdidas del otro, y viceversa.
Cuando los participantes hayan escogido sus respectivos cursos de acción, el resultado del juego representara las pérdidas o ganancias finitas, que dependen de los cursos de acción escogidos. Así, los resultados de todas las combinaciones posibles de las acciones son perfectamente calculables.
La teoría de los juegos solo es posible terminología propia:
· Jugador: cada parte interesada.
· Partida (o disputa): cuando cada jugador escoge un curso de acción.
· Estrategia: regla decisoria mediante la cual el jugador determina un curso de acción. El jugador no siempre conoce la estrategia del adversario.
· Estrategia mixta: cuando el jugador decide utilizar todos sus cursos de acción disponibles, en una proporción fija.
· Estrategia pura: cuando el jugador utiliza solo un curso de acción.
· Matriz: tabla que muestra cuantitativamente los resultados de todas las partidas posibles. Los números de la matriz representan los valores obtenidos por el jugado. Los valores negativos significan pérdidas. La teoría es estática (pues trabaja solo con valores dados, fijos e independientes del resultado del juego), mientas que las situaciones concretas son dinámicas (sus valores no son fijos). Sin embargo, como cualquier otra teoría científica, la teoría de los juegos busca representar un mapa simplificado, isomorfo, de la realidad. Por tanto, su utilidad esta en proporción directa con el isomorfismo alcanzado en relación con algún aspecto del mundo real.
La teoría de los juegos es aplicable en el análisis de la competencia en mercados competitivos; por ejemplo:
· En la disputa por clientes o consumidores, cuando hay fuerte competencia.
· En la disputa por recursos financieros en el mercado de capitales o en el mercado financiero.
· En la disputa por recursos de producción en el mercado de proveedores o te materias primas, etc.
5.4.2. Teoría de las colas
La teoría de las colas se refiere a como optimizar una distribución en condiciones de aglomeración y de espera. Esta teoría trata acerca de los puntos de congestión y los tiempos de espera, es decir, los retardos presentados en algún punto del servicio. Las técnicas matemáticas son extremadamente variadas. La mayor parte de los trabajos de la teoría de las colas se refiere generalmente a problemas de comunicación telefónica., de trafico, de averías de maquinas y de suministro y atención al cliente.
En esta situación donde se presenta colas, existe generalmente los siguientes componentes: clientes u operaciones; una estación o punto de servicio por donde deben pasar los clientes o las operaciones: un proceso de entrada (input): alguna disciplina sobre la cola; alguna organización de servicio.
Según el orden anterior, la situación se presenta cuando los clientes desean la prestación de un servicio. Cuando cada cliente se aproxima al punto de servicio, se presenta un periodo de prestación de este, que termina cuando el cliente se retira. Los clientes que llegan mientras es atendido el primero, esperan su turno, es decir, hacen cola.
En la teoría de las colas, los puntos de interés son: el tiempo de espera de los clientes; el número de clientes en la cola; la razón entre el tiempo de espera y el tiempo de prestación del servicio.
La teoría de las colas es aplicable al análisis del trafico; por ejemplo, en el tránsito de automotores, en situaciones de congestión o embotellamiento; en la disposición de ventanillas de atención en agencias bancarias o de cajas para efectuar pagos en supermercados; en el balanceo de líneas de montaje; en la disposición de centrales telefónicas etc.
5.4.3. Teoría de los grafos
De la teoría de los grafos derivan las técnicas de plantación y programación por redes (CPM, Pert, etc.), muy utilizados en actividades de construccióncivil y montaje industrial, principalmente. Tanto el Pert (Program Evaluation Review Technique, técnica de inversión de evaluación del programa) como el CPM (Critical Path Method, método del camino critico) son diagramas de flechas que buscan identificar el camino critico estableciendo una relación directa de entre los factores de tiempo y costo, indicando el llamado "Óptimo económico" de un proyecto. Tal "Óptimo económico" se alcanza a través de un proyecto, lo cual permite el mayor aprovechamiento posible de los recursos disponibles en un plazo óptimo. El Neopert constituye una variación simplificada del Pert, que permite ahorrar tiempo en su elaboración.
Las redes o diagramas de flechas son aplicables en proyectos que implican diversas operaciones o etapas, distintos recursos, varios y diferentes órganos involucrados, plazos y costos mínimos. Todos estos elementos deben articularse, coordinarse y sincronizarse de la mejor manera posible. Los cronogramas convencionales y el diagrama de Gantt no permiten la sincronización de todas estas variables.
Las redes o diagramas de flechas presentan claras ventajas:
· Permiten la ejecución del proyecto en el plazo más corto y a menor costo.
· Muestra la interrelación de las diversas etapas y operaciones del proyecto.
· Permite la distribución óptima de los recursos disponibles y facilitan su pre distribución en caso de modificaciones posteriores.
· Proveen diversas alternativas para la ejecución del proyecto, facilitando la toma de decisiones al respecto.
· Identifica las tareas u operaciones "críticas", es decir, aquellas que no ofrecen holguras de tiempo para su ejecución, que afectan directamente el plazo para la finalización del proyecto global y exigen que la administración concentre su atención en ellas.
· Establece una clara definición de la responsabilidad de todos los órganos o personas involucradas en el proyecto.
Programación Lineal
La programación Lineal (PL) es la técnica de solución de un problema que requiere la determinación de los valores para las variables de decisión que optimizan un objetivo que debe alcanzarse, sin violar un conjunto de limitaciones o restricciones. Tales problemas incluyen normalmente asignación de recursos, y siempre implican relaciones lineales entre las variables de decisión, el objeto y las restricciones.
La programación lineal tiene las siguientes características:
· Se preocupa por alcanzar una posición óptima con relación a cierto objetivo. Su finalidad es minimizar los costos y maximizar los beneficios, auque la minimización y la maximización puede aplicarse a cualquier objetivo fijado previamente.
· Supone la selección entre varias alternativas o la combinación apropiada de éstas.
Considera ciertos límites o restricciones a la decisión. Por ejemplo, si el problema es decir cuáles son las cantidades que deben fabricarse de variosproductos, es necesario tener en cuenta la capacidad de los diversos departamentos.
Requiere que las variables sean cuantificables y que tengan relaciones lineales entre sí.
La programación lineal es aplicable en situaciones complejas que representan innumerables variables, y en las que los objetivos estén bien definidos, como el estudio del mejor y más económico recorrido de un camión de entrega de recipientes de gasen determinado barrio, o el estudio del mejor y más económico recorrido de una flota de camiones de distribución de cerveza y refrescos en diversos bares y restaurantes de la ciudad, etc.
Posibilidad y análisis estadístico
La utilización de métodos estadísticos permite obtener el máximo de información posible a partir de los datos disponibles. En otros términos, el análisis estadístico es el método mediante el cual se obtiene la misma información, con una menor cantidad de datos. Una de las aplicaciones mas conocida del análisis estadístico es el Control Estadístico de Calidad en la administración de la producción.
La teoría estadística suministra medios para la selección de las muestras, las características que estas deben tener para ser "representativas" deluniverso de datos, y el cual es el riesgo asociado en la decisión de aceptar o rechazar un lote, con base en las informaciones suministradas por el examen de la muestra.
La aplicación de la estadística a los problemas de calidad industrial comenzó gracias Walter A. Shewhart, un físico que trabajo en AT&T Bell Telephone Laboratories durante la Segunda Guerra Mundial. A partir de sus ideas, dos gurús habrían de revolucionar el concepto de calidad:
· 1. W. Edwards Deming, quien popularizó el Control Estadístico de la Calidad (SQC, Statiscal Quality Control). Fue tan grande su influencia, que desde 1951 se instituyo en el Japón el Primer Deming de la Calidad como reconocimiento a las empresas que logran sobresalir en ese campo. Control Estadístico de la Calidad se basa en técnicas para determinar de manera precisa el momento en que los errores tolerables en la producción empiezan a sobrepasar los limites de tolerancia, momento en el cual es necesario introducir una acción correctiva. Sus ideas condujeron al concepto de mejoramiento continuo.
· 2.  M. Juran, quien extendió los conceptos de calidad a toda empresa con su Control Total de Calidad (TQC, Total Quality Control). Estas ideas condujeron al concepto de Calidad Total.
Mientras que el SQC solo se aplica al nivel técnico y operacional de la producción, el TQC extiende el concepto de calidad a toda la empresa, desde el nivel gerencial, y abarca todo el personal de oficina y de la fábrica, en cubrimiento total. Ambos constituyen enfoques incrementales para obtener excelencia en la calidad de los productos y procesos, y establecen aproximadamente los siguientes pasos:
· Selección de una área de mejoramiento, por ejemplo:
· Reducción del porcentaje de productos defectuosos.
· Reducción del tiempo de ciclo de producción.
· Reducción del tiempo de parada de las maquinas.
· Reducción del ausentismo del personal.
· Definición del equipo de trabajo que tratará el mejoramiento. El mejoramiento continuo y la calidad total hacen fuertes énfasis en el trabajo en equipo. Son técnicas eminentemente participativas para movilizar a las personas y derribar las barreras que impiden la calidad.
· Identificación de los benchmarks. Benchmark significan patrón excelencia que debe identificarse, conocerse, emularse y sobrepasarse. Puede ser interno (departamento) o externo (empresa de la competencia). Si el patrón interno es 30 minutos y el de la competencia 25 minutos, el mejoramiento mínimo debe ser cinco minutos.
El benchmarks sirve como referencia.
· Análisis del método actual. El equipo encargado del mejoramiento analiza el método actual de trabajo para comprar y decir como puede mejorarse hasta alcanzar o sobrepasar el benchmarks establecido. En este análisis debe tener en cuenta factores como materiales, equipos, métodos de trabajo, personas, habilidades, etc.
· Estudio piloto del mejoramiento. El equipo desarrolla un esquema piloto para solucionar el problema y mejorar la calidad, y prueba su relación costo – beneficio.
· Implementación del mejoramiento. El equipo propone el mejoramiento, y corresponde a la gerencia asegurar la implementación. El mejoramiento fortalece la competitividad de la organización y aumenta la motivación de las
· personas involucradas en el proceso incremental
Programación Dinámica
La programación dinámica se aplica a problemas que presentan varias fases interrelacionadas, en que se debe tomar una decisión adecuada para cada una de éstas, sin perder de vista el objetivo último. Sólo cuando se determine el efecto de cada decisión podrá hacerse la selección final.
Esta técnica puede ilustrarse a través del ejemplo muy simplificado del conductor que desea ir de un punto a otro y debe interrumpir su viaje para almorzar. Normalmente el conductor soluciona el problema por etapas. Primero selecciona diversos sitios a lo largo de la ruta, en los cuales podrá tomar sus alimentos. En seguida determina el recorrido óptimo desde su punto de partida hacia cada uno de esos sitios, y luego hasta su punto de llegada. La menor distancia (o la menor inversión de tiempo, según el caso) determina la mejor ubicación. Su primera decisión consiste en escoger el sitio donde tomará el almuerzo, y la segunda, el mejor recorrido para llegar a ese sitio. En ambas soluciones está presente la preocupación final por hacer el recorrido más corto en el menor tiempo posible.
La programación dinámica es aplicable en casos de estudios de alternativas económicas entre comprar/construir/mantener máquinas y equipos, o comprar/alquilar bienes inmuebles o incluso mantener /desmovilizar activos de la empresa.
Apreciación crítica de la teoría matemática
La teoría matemática ha contribuido en todos los campos de la administración, permitiendo nuevas técnicas de plantación y control en el empleo de los recursos materiales, financieros, humanos, etc. y sobre todo, dando un formidable apoyo en la toma de decisiones para optimizar las realización del trabajo y disminuir los riesgos involucrados en todos los planes que afecten el futuro a corto o largo plazo. Sin embargo, la teoría matemática presenta enormes limitaciones desde el punto de vista de una teoría administrativa.
· Se presenta aplicaciones individualizadas de proyectos o trabajos en que se involucran organismo o grupos de personas, pero no presentan todavía condiciones para aplicaciones globales que involucren a la organización como conjunto en sus aspectos múltiples y complejos. Es decir, la teoría matemática es perfectamente aplicable a problemas específicos de la organización, pero no a los globales, por que no existen condiciones para involucrarlas en todas sus variables en conjunto. En ese sentido, es mucho más un conglomerado de técnicas de aplicación individualizada, que propiamente una estructura teórica que abarque toda la organización.
· Se basa en la total cuantificación de los problemas administrativos, abordándolos exclusivamente desde una óptima estadística o matemática. Para resolver adecuadamente todas las situaciones, debe reducirse a números o expresiones matemáticas. Desde el punto de vista organizacional, no siempre es posible reducir la mayor parte de los conceptos, situaciones o problemas a expresiones numéricas o simplemente cuantitativas, lo que imposibilita la aplicación de la investigación de operaciones.
· Ofrece excelente técnicas de aplicación en los niveles organizacionales situados en la esfera de ejecución, pero pocas técnicas en niveles mas elevados de la jerarquía empresarial. Casi siempre las técnicas de investigación de operaciones ofrecen recursos para la toma de decisiones cuando se pretende la ejecución de proyectos o trabajos. En otras palabras, la investigación de las operaciones casi siempre está restringida a la investigación de las operaciones situadas en el nivel ejecutorio y operacional.
Koontz y O"Donnell resumen así a los métodos esenciales de la investigación:
· 1. El énfasis en modelos (representación lógica de un problema). Los problemas pueden ser simples o complejos. Por ejemplo, la fórmula contable "activo menos pasivo igual a propiedad", es un modelo, pues interpreta una idea y simboliza la relación de las variables involucradas.
· 2. el énfasis en los objetos de una área – problema y el desarrollo de medidas deeficiencia para determinar si una solución puede lograr el objetivo. Por ejemplo, si el objetivo es la ganancia, la medida de la eficiencia puede ser la tasa de retorno sobre la inversión, y todas las soluciones propuestas harán que las variables se dispongan de modo que al final se pueda evaluar el resultado con relación a esta medida. Algunas variables pueden ser controladas por el administrador; otras pueden presentar factores incontrolables en un sistema.
· 3. El intento de incorporar en un solo análisis todas las variables de un problema o al menos aquellas que parecen ser importantes para su solución.
· 4. El intento de cuantificar las variables de un problema hasta donde sea posible, ya que solo se pueden insertar datos cuantificativos en un modelo, si se quiere obtener un resultado definido.
· 5. El intento de proveer datos cuantificables con recursos matemáticos y estadísticos útiles, por ejemplo, las probabilidades en una situación de modo que el problema matemático y de computación sea práctico, sujeto sólo a un margen pequeño y relativamente insignificante de errores.
Algunos autores señalan el hecho de que las IO está orientada operacionalmente, mientras que la Administración se dirige hacia la elaboración de una teoría amplia y genérica. El campo de la IO y el de la administración son comunes en muchos aspectos, hasta tal punto que Simón afirma que "no se puede trazar una línea divisoria significativa para fijar los limites entre la IO y la administración científica, ni entre la administración científica y la ciencia de la administración. Leavitt opina que la IO y la ciencia de la administración descienden de la administración científica:
Las dos crearon un cuerpo de métodos técnicos para la solución de problemas en el trabajo. Ambos presentan un enfoque externo, separando básicamente la planeación de programas para la solución de problemas y las rutinas desarrolladas con base en las soluciones. Así mismo, la IO esta creando, en su forma operacional, una nueva clase de especialista de staff que en muchos aspectos son reproducciones perfectas del antiguo hombre staff eficiente.. Se sustituye a Taylor por Charnes y Cooper, y en vez de cronómetro se utiliza el computador. De cierta manera, es la misma viejahistoria del conflicto entre tecnología y humanidad.
Además de las anteriores, la IO presenta limitaciones:
· Es sólo una herramienta capaz de auxiliar a quien toma decisiones. Ella, por sí sola, no toma las decisiones.
· Dado que muchos problemas no pueden expresarse en términos cuantitativos, la aplicación de la IO no es viable.
· Muchos problemas son demasiado amplios para ser resueltos a través de técnicas analíticas de la IO, incluso con ayuda del computador.
Según los defensores de esta teoría, la administración, la organización, la planeación o la toma de decisiones constituyen procesos lógicos que pueden expresarse en términos de símbolos y relaciones matemáticas. El enfoque central de esta escuela es el modelo, que representa el problema en sus relaciones básicas y en términos de objetivos predeterminados.
Según Koontz, se trata de un enfoque matemático de los problemas de la administración, y no propiamente de una escuela definida de administración. Quizá sea una "escuela" mucho mas inscrita en la física, la ingeniería o la química que en la administración, sino de poner las cosas en sus respectivos lugares. Koontz afirma que equivaldría pretender desarrollar una teoría matemática de la astronomía, por ejemplo.
No obstante el enfoque de la calidad total - uno de los subproductos inesperados de este enfoque – constituye una de las tendencias importantes de la actualidad.
Teoría de Sistemas
ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS).
La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentarsoluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.
Los supuestos básicos de la TGS son:
1. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales.
2. Esa integración parece orientarse rumbo a un teoría de sistemas.
3. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales.
4. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.
5. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.
La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.
La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidosmusculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.
El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.
Desde un punto de vista histórico, se verifica que:
· La teoría de la administración científica usó el concepto de sistema hombre-máquina, pero se limitó al nivel de trabajo fabril.
· La teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque hombre-máquina a las relaciones entre las personas dentro de la organización. Provocó una profunda revisión de criterios y técnicas gerenciales.
· La teoría estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado.
· La teoría del comportamiento trajo la teoría de la decisión, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que todos los participantes de la empresa toman decisiones dentro de una maraña de relaciones de intercambio, que caracterizan al comportamiento organizacional.
· Después de la segunda guerra mundial, a través de la teoría matemática se aplicó la investigación operacional, para la resolución de problemas grandes y complejos con muchas variables.
· La teoría de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones típicas de prestación de servicios, en los que es necesario programar la cantidad óptima de servidores para una esperada afluencia de clientes.
Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado. Eso a llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando pocodesarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir.
El enfoque antiguo fue débil, ya que 1) trató con pocas de las variables significantes de la situación total y 2) muchas veces se ha sustentado con variables impropias.
El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de ella. El análisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen uncontinuo intercambio de materia/energía/información con el ambiente. La TS permite reconceptuar los fenómenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayoría de las veces denaturaleza completamente diferente.
CONCEPTO DE SISTEMAS
· Un conjunto de elementos
· Dinámicamente relacionados
· Formando una actividad
· Para alcanzar un objetivo
· Operando sobre datos/energía/materia
· Para proveer información/energía/materia
Características de los sistemas
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
· Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen unadistribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
· Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
· Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
· Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
Tipos de sistemas
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
· Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.
· Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es elsoftware.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
· Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.
· Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".
Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.
	
	
	Entradas
	
	
	
	Salidas
	
	
	Ambiente
	à
	Información
Energía
Recursos
Materiales
	à
	Transformación
o
procesamiento
	à
	Información
Energía
Recursos
Materiales
	à
	Ambiente
Modelo genérico de sistema abierto
PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS
El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripcióndimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.
Los parámetros de los sistemas son:
· Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema.
· Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.
· Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son losproductos.
· Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback): es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio.
· Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.
EL SISTEMA ABIERTO
El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido.
La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales, a saber, células, plantas, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termóstato):
· El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.
· El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.
· Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado.
Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí:
· Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades.
· Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, laproducción es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas.
· Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reaccionatambién, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura.
· Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa.
· Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal y de mantenimiento.
· Organización: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de producción, compras,comercialización, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, lainvestigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes.
El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo.
LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO
Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:
"Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:
· En el crecimiento.
· En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
· En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia.
· Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes.
· Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad".
Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organanizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistemas determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema require que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.
Características de las organizaciones como sistemas abiertos
Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:
1. Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.
2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque:
· La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
· La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.
· La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interes por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.
· Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.
1. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.
2. Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.
3. Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente.
4. Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su principal característica identificadora.
MODELOS DE ORGANIZACIONES
Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería considerar en la definición de organización:
· La organización debe ser considerada como un sistema abierto.
· La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.
· La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.
· Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás.
· La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.
· Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.
Modelo de Katz y Kahn
Desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de la aplicación de la TS y la teoría de las organizaciones. Según su modelo, la organización presenta las siguientes características:
La organización como un sistema abierto
Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:
1. Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.
2. Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
3. Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productoshacia el medio ambiente.
4. Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema.
5. Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o negentropía.
6. Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del sistema desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.
7. Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continua de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.
8. Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna.
9. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
10. Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.
Las organizaciones como clase de sistemas sociales
Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a sus vez son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la entropía negativa, retroinformación, homeostasis, diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la elaboración y a la diferenciación, debido a su propia dinámica.
Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el sistema, en relación con la transformación de energías dentro del sistema y en relación con el producto resultante o salida de energía. Mantener dicha actividad, requiere renovación constante de energía. Es lo conocido como negentropía.
Características de primer orden
Para Katz y Kahn, las características de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes:
1. Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros artefactos, aunque estos no estén interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración de partes físicas.
2. Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan al sistema; las entradas de producción son las importaciones de energía, procesadas para proporcionar un resultado productivo.
3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.
4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas.
5. Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social: las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de la tarea. Las normas son expectativas con carácter de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne el desempeño de una función, en un sistema o subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas.
6. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.
7. El concepto de inclusión parcial: la organización usa sólo los conocimientos y habilidades de las personas que le son importantes.
8. La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve.
Cultura y clima organizacional
Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
Dinámica de sistema
Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control. Mientras que en la TS se habla de homeostasia dinámica (o mantenimiento del equilibrio por ajuste constante y anticipación), se usa el término dinámica de sistema en las organizaciones sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada vez más aquello que básicamente es. Para sobrevivir (y evitar la entropía), la organización social debe asegurarse de una provisión continua de materiales y hombres (entropía negativa).
Concepto de eficacia organizacional
La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos).
Organización como un sistema de papeles
Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada posición en una organización. La organización se constituye por papeles o conjunto de actividades esperadas de los individuosy por conjuntos de papeles o de grupos que se superponen. La organización es una estructura de papeles.
Modelo sociotécnico de Tavistock
Fue propuesto por sociólogos y sicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock, con base en investigaciones realizadas en minas de carbón inglesas y empresas textiles hindúes.
Concibe la organización como un sistema sociotécnico estructurado sobre dos subsistemas:
· El subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.
· El subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales y las exigencias de la organización tanto formal como informal. Transforma la eficiencia potencial en eficiencia real.
Estos dos subsistemas presentan una íntima interrelación, son interdependientes y se influyen mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a la organización como una combinación de tecnología y a la vez un subsistema social. El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico, importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a ciertos procesos de conversión, convierte en productos, servicios, etc., para exportar. La tarea primaria de la organización es algo que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de:
· Importación: adquisición de materias primas.
· Conversión: transformación de las importaciones en exportaciones.
· Exportación: colocación de los resultados de la importación y de la conversión.
El fundamento de este enfoque es que cualquier sistema de producción requiere tanto una organización tecnológica como una organización de trabajo. La tecnología limita la especie de organización de trabajo posible, aunque la organización presenta propiedades sociales y sicológicas propias pero independientes de la tecnología.
Las organizaciones tienen una doble función: técnica (relacionada con la coordinación del trabajo e identificación de la autoridad) y social (referente a los medios de relacionar las personas, para lograr que ellas trabajen juntas).
El subsistema técnico es determinado por los requisitos típicos de las tareas que son ejecutadas por la organización. La tecnología determina el tipo de entrada humana necesaria a la organización. También es el factor determinante de la estructura organizacional y de las relaciones entre los servicios. Pero este subsistema no puede ser visualizarse aisladamente, ya que es el responsable por la eficiencia potencial de la organización. Los subsistemas técnico y social coexisten, si uno se altera, el otro tendrá repercusiones.
APRECIACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
De todas las teorías, la TS es la menos criticada, ya que aún no ha transcurrido suficiente tiempo para su análisis más profundo. Sin embargo, una apreciación crítica de la TS, lleva a los siguientes aspectos:
Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado
Hay varias implicaciones críticas entre distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el punto de vista administrativo, están las siguientes del sistema abierto:
· La naturaleza dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia estática de la organización. Está constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar de acuerdo a las transformaciones del ambiente.
· Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir si no responde adaptándose al entorno.
· Un sistema abierto necesita garantizar la absorción de sus productos por el ambiente. Para garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por el necesitados o crearle necesidad de tales productos.
· El sistema necesita, de constante y depurada información del ambiente. Para el sistema es indispensable una retroalimentación constante, depurada y rápida.
Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las siguientes distorsiones:
· Conduce el estudio y la práctica administrativa a una concentración en reglas de funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de la viabilidad organizacional y por ende, énfasis en procedimientos y no en programas.
· La perspectiva de organización como sistema cerrado, se da por insensibilidad de la administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales y por la desatención a la dependencia entre la organización y su ambiente. Soluciones, instrumentos y técnicas son intertransferibles, ya que el ambiente no hace la diferencia.
· La perspectiva de la organización como sistema cerrado, lleva a la insensibilidad hacia la necesidad de cambios y adaptación continua y urgente de las respuestas de la organización al ambiente. En un ambiente de rápido cambio, las organizaciones desaparecerán si no se adaptan al cambio.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL ANÁLISIS SISTEMÁTICO
Las principales características de la moderna teoría de la administración basada en el análisis sistemático son las siguientes:
· Punto de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización como un sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, salida, proceso, retroalimentación y ambiente.
· Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización.
· Multidimensional y multinivelado: se considera a la organización desde un punto de vista micro y macroscópico. Es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (sociedad, comunidad, país); es macro cuando se analizan sus unidades internas.
· Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través de ellas.
· Probabilístico: la teoría moderna tiende a ser probabilística. Con expresiones como "en general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en términos predictivos y no con certeza.
· Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio. La teoría moderna presenta una síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos.
· Descriptivo: buscar describir las características de las organizaciones y de la administración. Se conforma con buscar y comprender los fenómenos organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y métodos al individuo.
· Multivariable: tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podrían ser generados por la retroalimentación.
· Adaptativa: un sistema es adaptativo. La organización debe adaptarse a los cambios del ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalización en los resultados en lugar del énfasis sobre el proceso o las actividades de la organización.
Carácter integrativo y abstracto de la teoría de sistemas
La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por lo tanto, de difícil aplicación a situaciones gerenciales prácticas. Auque tiene gran aplicabilidad, su enfoque sistemático es básicamente una teoría general comprensible, que cubre todos los fenómenos organizacionales. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración, una síntesis integradora.
El efecto sinérgico de las organizaciones como sistemas abiertos
Una fuerte causa para la existencia de organizaciones, es su efecto sinérgico, es decir, en el resultado de una organización pueden diferir en cantidad o en calidad la suma de los insumos. La palabra sinergia viene del griego (syn = con y ergos = trabajo) y significa trabajo en conjunto. Cada participante de la organización espera que los beneficios personales de su participación, sean mayores que sus costos personales de participación. Existe sinergia cuando dos o más causas producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma de efectos que producirían actuando individualmente.
El hombre funcional
La TS se basa en la teoría del hombre funcional. El individuo desempeña un papel dentro de la organización, interrelacionándose con los demás individuos, como un sistema abierto. En sus acciones basadas en roles, mantiene expectativas respecto al rol de losdemás y envía a los demás sus expectativas. Esa interacción altera o refuerza el papel. Las organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los individuos actúan como transmisores de roles y organizadores.