GiraldoPlaza-MariaFernanda-2018-MejoraAseguramientoProcesoCompras

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PROPUESTA DE MEJORA PARA EL ASEGURAMIENTO DEL PROCESO DE 
COMPRAS DE INSUMOS PARA VESTUARIO DE LA EMPRESA CRYSTAL 
S.A.S. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MARÍA FERNANDA GIRALDO PLAZA 
 
 
 
 
PROYECTO DE ASPIRANTE AL TÍTULO DE INGENIERA INDUSTRIAL 
 
 
 
 
 
ASESOR: 
CARLOS MARIO LLANO ORTIZ 
INGENIERO MECÁNICO 
 
 
 
 
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL 
FACULTAD DE INGENIERÍA 
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 
MEDELLÍN 
2019 
 
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Este trabajo es revisado y aprobado por: 
 
 
 
 
 
 
_________________________________ 
Director de prácticas-Universidad de Antioquia 
 
 
 
 
 
 
 
_________________________________ 
Asesor interno del trabajo 
 
 
 
 
 
 
 
_________________________________ 
Asesor externo del trabajo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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CONTENIDO 
1. RESUMEN 5 
2. INTRODUCCIÓN 6 
3. OBJETIVOS 7 
Objetivo general 7 
Objetivos específicos 7 
4. MARCO TEÓRICO 8 
5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 12 
6. METODOLOGÍA 15 
ETAPA 1: IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS DE 
INSUMOS PARA VESTUARIO. 17 
ETAPA 2: IDENTIFICACIÓN DE LAS PROBLEMÁTICAS ASOCIADAS AL 
PROCESO DE COMPRAS PARA INSUMOS DE VESTUARIO. 20 
ETAPA 3: PROPUESTAS DE MEJORA. 22 
Definición de amortiguadores de acuerdo con el comportamiento del proceso de 
teñido. 22 
Implementación de una plantilla de Excel automatizada para la identificación de 
unidades en problema de inventario. 23 
Definición del procedimiento cumplimiento colecciones de moda 95% - 105%. 24 
INDICADORES 25 
Cierre de OP’s 26 
Faltantes de insumos en GBI 28 
7. RESULTADOS OBTENIDOS 29 
8. CONCLUSIONES 32 
10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 34 
11. ANEXOS 35 
 
CONTENIDO DE FIGURAS 
Figura 1. Flujograma Explosión Grupos de Producción. ..................................................... 18 
Figura 2. Flujograma MRP. .................................................................................................. 19 
Figura 3. Funcionamiento plantilla automatizada. ............................................................... 24 
 
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CONTENIDO DE GRÁFICOS 
Gráfico 1. Comportamiento problema de inventario enero – abril 2018.............................. 13 
Gráfico 2. Indicador general de cierre de OP’s. ................................................................... 27 
Gráfico 3. Porcentaje de OP’s cerradas mes de Agosto. ...................................................... 27 
Gráfico 4. Porcentaje de kilos enviados al disponible mes de Agosto. ................................ 28 
Gráfico 5. Comportamiento Unidades en GBI. .................................................................... 29 
Gráfico 6. Problema de inventario discriminación por días. ................................................ 30 
Gráfico 7. Problema de inventario en GBI. .......................................................................... 31 
 
CONTENIDO DE TABLAS 
Tabla 1. Reporte MRP. ......................................................................................................... 14 
Tabla 2. Matriz de selección problemáticas MRP. ............................................................... 21 
Tabla 3. Definición de amortiguadores. ............................................................................... 22 
 
CONTENIDO ANEXOS 
Anexo 1. Comportamiento proceso de teñido. ..................................................................... 35 
Anexo 2. Procedimiento cumplimiento colecciones de moda 95% - 105%. ........................ 35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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PROPUESTA DE MEJORA PARA EL ASEGURAMIENTO DEL PROCESO DE 
COMPRAS DE INSUMOS PARA VESTUARIO DE LA EMPRESA CRYSTAL 
S.A.S. 
 
1. RESUMEN 
 
El presente trabajo se expone como el informe final desarrollado a partir de la realización de 
la práctica académica en el área de planeación vestuario de la empresa Crystal S.A.S., en este 
se diagnostica y evalúa el proceso de compras de insumos para vestuario de la empresa, 
gracias a esto se logra identificar los procesos principales del cargo de analista de compra de 
insumos y se complementa realizando una identificación de las problemáticas asociadas a 
estos procesos. El problema macro sobre el cual se trabaja es el problema de inventario en 
GBI (Gran Bodega de Insumos), este problema consiste en las unidades que se encuentran 
detenidas en GBI, ya que las prendas cortadas no cuentan con los insumos para ser enviadas 
a las plantas de confección. 
 
Para abordar el problema planteado se establece una metodología dividida en tres etapas, 
donde la primera etapa consiste en la identificación y descripción de los procesos y 
procedimientos del cargo de la analista de compra de insumos para vestuario, posteriormente 
se realizan varios ejercicios de identificación de problemáticas con la revisión detallada del 
problema de inventario en GBI, después a partir del cálculo de un indicador de ponderación, 
se reconocen dos problemáticas a tratar, se proponen tres estrategias de mejoramiento para 
contrarrestar las problemáticas encontradas, las cuales consisten en el cálculo e ingreso de 
amortiguadores de insumos bases al sistema, la implementación de una plantilla 
automatizada de Excel para la identificación de unidades en problema de inventario, el 
desarrollo de un procedimiento para evitar los cortes por encima de referencias de moda y 
finalmente la construcción de indicadores de medición para procesos claves. 
 
Finalmente se presentan los resultados donde se logra establecer un comparativo con respecto 
al comportamiento del problema de inventario durante la implementación de las mejoras. 
 
 
 
 
 
 
6 
 
2. INTRODUCCIÓN 
 
La empresa Crystal S.A.S se dedica a la producción y comercialización de prendas de vestir 
para sus marcas propias Gef, Punto Blanco, Baby Fresh, Galax, Casino y realiza la 
producción para clientes de exportación. Los procesos productivos de la compañía inician 
con el desarrollo de la tela como materia prima para la producción de las prendas de vestir y 
finalizan en la comercialización de los productos. Las cuatro plantas de manufactura que 
integran la compañía en Colombia comprenden los procesos de hilandería, tintorería, 
textilería, confección y calcetería. 
 
Una de las principales temáticas en la alineación integrada de la cadena de suministro es el 
área de compras, la cual es conceptualizada como la división de servicio dentro de la 
compañía que se encarga de garantizar el abastecimiento de materiales en el tiempo y forma 
solicitados, obteniendo beneficios del mercado. Esta área juega un papel importante en la 
base de la planeación de la cadena de suministro, participando en procesos estratégicos como 
la planeación de ventas y operaciones o tácticos y operativos como la planeación de 
requerimientos de materiales (MRP). En la fase de ejecución de la cadena de suministro, se 
debe considerar un modelo operativo de compras que se encuentre alineado con los procesos 
de planeación mediante la correcta segmentación de los materiales y una adecuada 
clasificación, gestión y control de los tipos de compra. (Alonso & Fabeiro, 2013) 
 
Para iniciar el proceso de confección de las prendas de vestir dentro de la compañía, se debe 
enviar la tela cortada con sus respectivos insumos, los cuales son aquellos accesorios que 
componen una parte de la prenda, si el bongo de la prenda a confeccionar no cuenta con algún 
insumo, este es retenido hasta la llegada de este, ocasionando un problema de días de 
inventario dentro de GBI y un problema de incumplimiento al cronograma pactado con el 
cliente. 
 
Los insumos para las prendas de vestir se compran mediante los procesos de MRP, grupos 
de producción, symphony y manual; esto de acuerdo con la necesidad planteada por la 
cantidad de prendas a confeccionar, si los datos presentan errores se puede presentar 
problemas de faltantes,que terminan ocasionando problemas de días de inventario en GBI o 
problemas de sobrantes, si se solicita más de la cantidad necesaria. 
 
De acuerdo con la descripción anterior se plantea diagnosticar, evaluar y realizar propuestas 
de mejora para el proceso de compras, logrando así disminuir el problema de días de 
inventario y los faltantes y sobrantes de insumos. En el presente escrito se plantean los 
objetivos a desarrollar, el marco teórico, la metodología en la cual se encuentra el desarrollo 
del trabajo, los resultados obtenidos, las conclusiones y recomendaciones. 
 
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3. OBJETIVOS 
 
Objetivo general 
 
Diagnosticar y evaluar el proceso de compras de insumos de la empresa Crystal S.A.S con 
el fin de realizar propuestas de mejora para asegurar los insumos para las prendas de vestir 
que comercializa la organización y evitar los sobrantes de estos. 
 
Objetivos específicos 
 
 Generar y evaluar a través del tiempo, un indicador de cierre de OPs (Órdenes de 
producción), el cual permita limpiar el sistema de necesidades que ya no son 
existentes. 
 Evaluar los días del problema de inventario en GBI,con el fin de dar soluciones 
administrativas y de gestión que ayuden a la disminución de este. 
 Identificar situaciones de mejora a nivel de procedimientos y fallas en el sistema, 
mediante el acompañamiento al proceso de compras de insumos. 
 Definir indicadores o rutinas que permitan ver en estado real y actual la cantidad de 
insumos faltantes en GBI. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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4. MARCO TEÓRICO 
 
Para la correcta administración de la cadena de suministro se debe realizar una gestión 
adecuada de los eslabones críticos de esta, el área de compras se ha establecido a través de 
los años como un eslabón de suma importancia dentro de las organizaciones, esto 
principalmente porque es el área encargada de abastecer la materia prima y los materiales 
necesarios para la producción dentro de las empresas. 
 
Si no existe una correcta comunicación con esta área o no se tienen claras las estrategias de 
compras se pueden presentar problemáticas que impidan la correcta producción de las 
empresas, incluso pueden ser culpables de parar la producción si no se cuenta con esto en el 
tiempo estipulado o planeado. 
 
A continuación se presenta los conceptos claves que se tratarán en el escrito con su respectiva 
definición. 
 
Compras: Se define como la actividad para adquirir bienes y servicios con la calidad 
adecuada, en el momento justo, al mejor precio y del proveedor apropiado. En el concepto 
de la empresa moderna, las compras se manejan por un departamento especializado que debe 
formar parte de la propia organización de la compañía. Los objetivos fundamentales de una 
compra son: mantener la continuidad del abastecimiento, hacerlo con la inversión mínima en 
existencia, evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales, mantener los 
niveles de calidad de los materiales, teniendo en cuenta el uso a que se destinan, procurar 
materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y servicios requeridos y 
mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo 
que a costos de material se refiere. (Mercado, 2004) 
 
Abastecimiento: Es una función común básica de cualquier organización, esto ya que cada 
empresa depende de los materiales y suministros de otras empresas. El responsable del 
abastecimiento debe tener muy clara la función que cumple un elemento de compra para 
realizar la adquisición adecuada, otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores 
y para ello es recomendable contar con políticas claras y objetivas. El abastecimiento o 
aprovisionamiento, función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el 
material necesario para su operación, incluye en su proceso las actividades de cálculo de 
necesidades, compra o adquisición, obtención, almacenamiento, despacho o distribución, 
control del inventario y la utilización de desperdicios. (Salas, 2005) 
 
Plan de requerimiento de materiales (MRP): Es una metodología que permite administrar 
el inventario y planificar pedidos de partes y piezas de demanda dependiente, un producto 
cuenta con demanda dependiente cuando su demanda se puede derivar de un producto de 
9 
 
categoría superior, en este contexto, una empresa que vende un producto final o con demanda 
independiente está interesada en saber qué, cuánto y cuándo ordenar las distintas partes o 
piezas que permiten la producción de dicho producto final. Esta planeación es un proceso 
crítico y de cuidado, ya que esta permitirá alcanzar las metas de producción en tiempo y 
cantidad de lo planificado previamente en un plan maestro de producción. Para llevar a cabo 
un plan de requerimiento de materiales se necesitan tres elementos el plan maestro de la 
producción, la estructura de cada producto o explosión de materiales y el registro del 
inventario. (GEO Tutoriales, 2011) 
 
Inventario: El concepto de inventario en una empresa se basa en todos los productos y 
materias primas que posee la empresa y que son potenciales para la futura venta y que 
proporcione beneficios a la organización. El inventario está formado por todo el stock de la 
empresa que no se ha vendido, las materias primas que se poseen que les permiten crear 
nuevos productos y todos aquellos productos que se encuentran en el proceso de producción 
de la empresa y próximamente ya estarán disponibles para su venta. (“El inventario en la 
empresa,” n.d.) 
 
Inventario de seguridad: Sirve para cubrir desviaciones inesperadas de demanda, tiempo 
de entrega o incumplimiento con el proveedor. Es también conocido como inventario de 
reserva, y es aquel en el cual se maneja una base para compensar los riesgos no planeados o 
aumento inesperado de los suministros para de los clientes. (Fondo de Vigilancia y Seguridad 
de Bogotá en Liquidación, n.d.) 
 
Amortiguador: Se crea para asegurar que el trabajo en proceso dentro de una planta de 
producción llegue al recurso con capacidad restringida antes de que necesite ser procesado 
según la programación. El amortiguador normalmente es más pequeño que el tiempo de 
producción actual entre los puntos de control, lo cual garantiza una reducción de los niveles 
de inventario en proceso. La administración de los amortiguadores es el mecanismo de 
control del sistema de producción TOC que determina las prioridades en el piso de la 
producción y también permite enfocar las acciones de mejora continua. Pueden existir causas 
especiales de variabilidad que alteren la realidad y se debe tener un mecanismo que responde 
ante tales situaciones. 
Para el funcionamiento de los amortiguadores típicamente, se divide al amortiguador en 3 
partes iguales (Zonas) y se le asignan colores como un semáforo, las prioridades en el piso 
de la producción las determina el color de cada zona y lo que se espera es una reacción 
diferente para cada Zona. Para finalizar se debe monitorear las operaciones de producción e 
intervenir cuando sea necesario para mantener el control del proceso y asegurar la 
confiabilidad de las entregas. 
Para cada orden de producción se monitorea el avance de esta en el piso de la producción y 
la reacción en las diferentes zonas es la siguiente: 
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 Zona III (Verde): No hacer nada. No se espera que el material esté tan rápido en el 
punto de control. 
 Zona II (Amarillo): Es utilizada para mejorar el desempeño y prevenir que algo salga 
mal. Por lo tanto, se deben enfocar esfuerzos en esta zona. 
 Zona I (Rojo): Expedite, tome las acciones necesarias para terminar la orden a tiempo. 
 Zona 0 (Negro): Orden atrasada (Tiempo de entrega vencido), tome acciones urgentes 
para entregar la orden. (“TOC Aplicada a la Producción: Alcanzando una producción 
de categoría mundial,” 2018) 
 
Symphony: Software utilizadopor la empresa Crystal S.A.S para la administración de los 
amortiguadores de producción. 
 
Problema de inventario: Este término es utilizado para referirse a las unidades que se 
encuentran cortadas en GBI (Gran Bodega de Insumos) y no pueden ser despachadas a las 
plantas de confección por falta uno o varios insumos. 
 
En espera de insumos: El término es utilizado para referirse a las unidades que ingresan a 
GBI pero aún no sobrepasan la fecha fin de insumos establecido en el cronograma del grupo 
de producción. 
 
Insumo: Se les denomina insumos de confección a los elementos utilizados para la 
fabricación de una referencia de una prenda de vestir, para cada tipo de prenda se utilizan 
insumos propios de la misma. 
La empresa Crystal maneja los siguientes grupos de insumos: Botones, Marquillas, Elásticos, 
Señales plásticas, Bordados, Adhesivos, Ganchos, Hilos, Pecheras, Cajas, Bolsas, Nylon, 
Broches, Entretelas, Cierres, Reatas, Hiladillas, Accesorios, Cordones y Letines. 
 
Insumos Base: Se refiere a los insumos en crudo que pueden ser teñidos dentro de la 
empresa, una base puede suplir la necesidad de varios sku’s siempre y cuando se encuentre 
desarrollada la fórmula de color. 
 
Insumos Sustitutos: Es el término utilizado para los insumos que pueden ser sustituidos por 
un sku homólogo, estos insumos pasan por un proceso de aprobación por parte del área de 
calidad. 
 
Lead time: Se conoce el tiempo que transcurre desde el que se emite la orden de compra 
pidiendo los insumos hasta que el proveedor la entrega. Este es calculado por lo general en 
días. Sin embargo, este significado puede variar dependiendo de la empresa de la que se trate. 
Cuando se habla de suministros los inventarios son la clave para el buen funcionamiento del 
sistema de entregas. 
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El nivel total del inventario siempre será más alto si el tiempo de entrega es mayor, la 
reducción del tiempo de entrega o Lead Time también reduce el inventario que se genera 
durante el tiempo de fabricación de un producto. (TRADELOG, n.d.) 
 
Cronograma: Es una representación gráfica y ordenada con un conjunto de funciones y 
tareas que se llevan a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen 
la optimización del tiempo. La producción de la empresa Crystal se lleva a cabo mediante la 
persecución de cronogramas. (“Definición de Cronograma,” n.d.) 
Los cronogramas de moda se encuentran amarrados a Exepron un software especializado 
para la gestión de proyectos. Los cronogramas de las referencias de línea se encuentran 
amarrados a Legacy, el cual es el software mediante el cual funciona la información de la 
organización. 
 
Solped: corresponde a la abreviatura del término "Solicitudes de Pedido". Se trata de un 
documento de SAP que crea un sector solicitando al Departamento de Compras la adquisición 
de productos o contratación de servicios. También pueden ser creados cuando se ejecuta el 
proceso de Planificación de necesidades. 
Este documento puede ser registrado por usuarios autorizados de cualquier sector de la 
Compañía, y que, tras ser aprobado, será tomado el requerimiento por el área de compras 
quien se hará cargo del procedimiento de selección de un proveedor y la generación del 
pedido correspondiente. (CVOSOFT, 2011) 
 
Bongo: Recipiente donde se empacan las prendas de vestir cortadas con sus respectivos 
insumos, esta es la producción que es despachada para las plantas de confección. 
 
SAP: Es un sistema informático que hace que las empresas puedan administrar correctamente 
sus recursos humanos, productivos logísticos, etc. 
Al Sistema SAP se le relaciona con los sistemas ERP (Planificación de Recursos 
Empresariales), por tratarse de un sistema de información que permite gestionar las diferentes 
acciones de una empresa, sobre todo las que tienen que ver con la producción, la logística, el 
inventario, los envíos y la contabilidad. 
Sus servicios destacan por cubrir, además, las necesidades tanto administrativas como las de 
sus clientes y proporcionar las herramientas que se necesitan. (Galiana, 2017) 
 
 
 
 
 
 
 
12 
 
5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 
 
El área de planeación vestuario de la empresa Crystal S.A.S se encarga de ejecutar la 
programación de las colecciones y el seguimiento de estas. Este seguimiento es realizado a 
todos los procesos que requiere la prenda de vestir ya aprobada para comercialización. 
Primero se parte del área de tejido donde realizan la tela y de acuerdo con la necesidad de la 
prenda se le anexan procesos de tintorería y acabados, luego se realiza el corte de la prenda 
y pasa a GBI para anexar al bongo correspondiente los insumos que requiere la prenda, ya 
que para iniciar el proceso de confección de las prendas de vestir se debe trasladar los bongos 
con estas cortadas y con sus respectivos insumos para la confección, estos pueden ser 
elásticos, abrochaduras, varillas, cubre varillas, entre otros. Cuando un bongo tiene faltantes 
de insumos este es retenido hasta la llegada de estos, ocasionando un problema de días de 
inventario dentro de GBI y un problema de incumplimiento al cronograma pactado con el 
cliente. 
 
Los insumos para las prendas de vestir se compran mediante el MRP, la explosión de grupos 
de producción, symphony con el reabastecimiento de amortiguadores y de manera manual de 
acuerdo con la necesidad planteada por la cantidad de prendas a confeccionar. Si los datos 
presentan errores, pueden surgir problemas de faltantes que terminan ocasionando problemas 
de días de inventario en GBI o problemas de sobrantes si se solicita más de la cantidad 
necesaria. 
 
Evaluando el problema de inventario durante el periodo de tiempo de enero de 2018 a abril 
de 2018 se encuentra que fluctúa entre las 39.709 unidades y 123.031 unidades, donde el 
promedio se encuentra situado en 68.517 unidades. Este análisis es realizado bajo la cantidad 
de prendas de vestir que se encuentran sin despachar por falta de insumos que se requieren 
para su confección, por ende, esto en términos de faltantes de insumos es una cantidad mayor 
ya que cada unidad evaluada en el problema de inventario puede tener asociada una cantidad 
determinada de un sku o varios skus, este comportamiento se puede evidenciar en el Gráfico 
1. 
 
Una referencia puede encontrarse en problema de inventario porque los insumos se 
encuentran retrasados en fecha de entrega por incumplimiento del proveedor, por rechazos 
de calidad, ya que no cumplen con los requerimientos planteados en la ficha de producción; 
puede suceder que se realiza la compra atrasada por la persona encargada del abastecimiento 
de insumos o por el planeador o programador de la prenda de vestir o finalmente que no 
existan pedidos pendientes para ese sku. En el caso final se puede proceder buscando 
sustitutos o bases para teñir dado el requerimiento del insumo, si no se encuentran ninguno 
de los atributos anteriores asociados, se verifica con el planeador si de acuerdo con la 
cantidad faltante se realiza una compra para el insumo, si la cantidad es muy pequeña se debe 
revisar que exista una proyección para esa prenda o para otras que lleven el insumo y por 
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ende se pueda realizar la compra por la cantidad mínima requerida por el proveedor, de lo 
contrario el bongo estará sumando días de inventario hasta que se encuentre una solución 
particular, como pasar el corte a otros pedidos o llevar a saldos o códigos inteligentes. 
 
 
Gráfico 1. Comportamiento problema de inventario enero – abril 2018. 
 
El MRP es una metodología que la empresa Crystal utiliza en la actualidad para planificar 
pedidos de insumos de demanda dependiente, asociados a una prenda de vestir con demanda 
independiente. Dentro del comportamiento del MRP se logra observar que un porcentaje de 
los insumos, en promedio 0,018% de estos, piden cantidades muy pequeñas en un rango de 
10 a 50 unidadespor insumo. Esto en muchas ocasiones no cumple con los mínimos de 
compra planteados por la capacidad de producción de los proveedores, estas cantidades 
mínimas están posiblemente asociadas a bongos en problema de inventario que los faltantes 
son pequeñas unidades de un determinado sku. Dentro de los insumos identificados se 
encuentran copas, marquillas, elásticos, sesgos elásticos, entre otros. En Tabla 1 se evidencia 
el comportamiento en tres fechas donde corre el proceso del MRP. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
0
20.000
40.000
60.000
80.000
100.000
120.000
140.000
U
n
id
a
d
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s 
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 p
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u
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ió
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Fechas (Enero 2018-Abril 2018)
Comportamiento Problema Inventario
Problema de inventario Promedio Mínimo Máximo
39.709
68.517
123.031
14 
 
Tabla 1. Reporte MRP. 
Fecha de ejecución del MRP 29/06/2018 04/07/2018 06/07/2018 10/07/2018 13/07/2018 17/07/2018 
Necesidad en el rango de 10 a 50 
unidades por insumo 
2.293 705 664 832 843 856 
Necesidad total arrojada por el 
MRP 
8.341.560 7.972.132 5.531.926 6.501.428 3.773.646 2.858.327 
Participación de estas unidades 
en la necesidad total arrojada por 
el MRP 
0,027% 0,009% 0,012% 0,013% 0,022% 0,030% 
Cantidad de sku con necesidad 
en el rango de 10 a 50 unidades 
por insumo 
9 10 17 23 23 23 
 
Estas cantidades también pueden estar asociadas a pedidos cumplidos que aún se encuentran 
con las órdenes de producción abiertas y esto lleva a que solicite insumos sin requerirlos. 
 
Los faltantes de insumos para las prendas de vestir pueden repercutir finalmente en prendas 
que salen a comercialización tarde y no se logran vender en la temporada que estaba planeada 
y pasan a ser saldos. Esto genera que la compañía no recibe el ingreso proyectado por la 
prenda de parte de los consumidores y con los sobrantes sucede que se tiene el dinero en 
inventario, el cual no se tiene una proyección de gasto segura y por ende esto puede tornarse 
obsoleto después de un tiempo y la compañía perder ese dinero invertido. 
 
Para atacar la problemática de faltantes se pueden establecer amortiguadores para insumos 
bases de continua circulación que se puedan modificar de acuerdo a la prenda que se 
encuentre en problema de inventario, permitiendo así, atacar rápidamente los bongos 
parados. Para el caso de los sobrantes se requiere evaluar el funcionamiento del MRP, 
encontrando las fallas de este para ver mediante el sistema como se pueden ajustar. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15 
 
6. METODOLOGÍA 
 
Para el desarrollo del presente trabajo, se realizó una implementación de tres etapas, estas 
permitieron la identificación y descripción del proceso, el reconocimiento de las 
problemáticas que afectan el correcto funcionamiento de las compras de insumos para 
vestuario y la realización de propuestas para dar solución a las problemáticas planteadas. 
 
Etapa 1: Identificación y descripción del proceso de compras de insumos para 
vestuario. 
 
Con el acompañamiento realizado al cargo de la analista de compras para insumos de 
vestuario del área de planeación, se logró realizar una identificación de los procesos que 
aborda este cargo y con eso realizar una identificación de aquellos que requieren mayor 
atención y son de mayor criticidad dentro de la compañía. 
 
Los procesos descritos son la explosión de grupos de producción, este proceso permite 
obtener la necesidad de cada insumos asociado al grupo de producción discriminado en 
segmento; el otro proceso macro ejecutado en el cargo es la ejecución del MRP, el cual otorga 
las necesidades de cada insumo, esto de forma consolidada, sin embargo, el reporte que viene 
del sistema permite visualizar cuales son los grupos que se encuentran solicitando dicho sku. 
 
Etapa 2: Identificación de las problemáticas asociadas al proceso de compras para 
insumos de vestuario. 
 
Posterior a la identificación de los procesos y procedimientos asociados al cargo, se realizó 
un acompañamiento para la revisión de las prendas que se encontraban detenidas en GBI con 
el atributo problema de inventario, con estas se ejecutó una búsqueda a través de todo el 
sistema, para identificar en qué parte del proceso había ocurrido la falla. El resultado de estos 
ejercicios fue la identificación de seis problemáticas, en el trabajo se realiza una 
identificación y descripción de estas, adicional a eso se realiza una ponderación para 
encontrar puntos clave que se puedan atacar mediante la propuesta de soluciones posibles y 
con posibilidad de implementación. 
 
Etapa 3: Propuestas de mejora. 
 
Después de la identificación de las problemáticas se filtraron dos de estas, para ser tratadas 
con soluciones en el presente escrito, las problemáticas establecidas fueron bongos con 
faltantes mínimos de insumos, es decir, cantidades por debajo de los mínimos de compra, en 
otras palabras, por debajo de los mínimos de producción de los proveedores y los cortes por 
encima de referencias, es decir prendas de vestir de las cuales se solicita una cantidad, pero 
16 
 
por rendimiento de los materiales se logra sacar un porcentaje de prendas por encima, sin 
embargo los insumos son solicitados al 100% de la producción inicialmente planteada. 
 
Para dar solución a esto se definieron amortiguadores de insumos base para teñido dentro de 
la planta, se realizó e implementó una plantilla de Excel automatizada que permitiera filtrar 
de manera efectiva los bongos en problema de inventario o espera de insumo sin inventario 
del sku dentro de la planta, esto con el fin de darle prioridad de solución a estos y se definió 
un procedimiento que ayudará a la disminución de los cortes por encima de referencias de 
moda. 
 
Para darle cumplimiento a cabalidad a los objetivos planteados se realizó la construcción de 
indicadores de seguimiento al cierre de Op’s y a los faltantes de insumos en GBI. Finalmente 
se realiza un análisis de los resultados obtenido con la puesta en marcha de las diferentes 
propuestas de mejora. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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ETAPA 1: IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS 
DE INSUMOS PARA VESTUARIO. 
 
El proceso de compras de insumos para vestuario de Crystal es parte del resultado del proceso 
de planeación de las prendas de vestir, inicialmente al planeador de cada segmento de 
producción que actualmente se maneja dentro de la empresa (Gef Moda, Punto Blanco, 
Paquete completo, Gef Línea y Baby Fresh) le llega un requerimiento de prendas de vestir 
amarrado a determinado grupo de producción, estos requerimientos pueden estar clasificados 
en requerimientos MTO, es decir prendas de moda; requerimientos MTA, es decir prendas 
de línea y requerimientos MTO especial, las cuales son prendas de moda que pasan a ser 
prendas de línea, es decir, de constante producción durante el año. 
 
Esta producción se encuentra amarrada a un cronograma que se encuentra previamente 
registrado en el sistema, si la producción es MTA se encuentra ligado a cronogramas 
registrados en Legacy, si la producción es MTO o MTO especial se encuentran amarrados a 
Exepron, en estos administradores de proyectos se encuentran estipulados los tiempos para 
cada uno de los procesos, Tejeduría, tintorería, acabados, corte, GBI y confección, en el 
cronograma se encuentra estipulada la fecha fin de insumos, en esta fecha la prenda de vestir 
ya debe estar cortada y tener sus insumos correspondientes en GBI para poder ser traslada a 
alguna de las plantas de confección. 
 
Posteriormente a recibir el requerimiento se hace la conversión de este en necesidad de 
materia prima e insumos para iniciar la producción, los programadores ingresan estas 
necesidades al sistema y envían a la analista de compras de insumos para vestuario un correo 
notificando que la necesidad de producción ya se encuentra ingresada al sistema, la analista 
se encarga de evaluarla necesidad, buscando los insumos solicitados en inventario o 
examinando inventario de insumo base o sustituto, si no se encuentra inventario se procede 
a realizar la solicitud de pedido la cual pasa al área de compras, esta área realiza la compra y 
notifica la fecha de entrega. 
 
Para la analista de compras determinar si realiza la solicitud de pedido al área de compras, 
realiza el primer proceso macro del cargo, el cual consiste en explosionar los grupos de 
producción, lo primero que hace es revisar el correo que mandan los programadores con el 
grupo de producción al cual se le deben buscar o comprar insumos, lo cual difiere de acuerdo 
al tipo de producción que se realizará, es decir, si es moda, es línea o moda que se convertirá 
en línea, cuando se trata de producción MTO, lo primero que se revisa es si se encuentra 
inventario disponible del insumo, ya sea en la bodega tres, es decir Marinilla o si se encuentra 
como sobrante en alguna de las bodegas de las plantas de confección, si se encuentra en 
Marinilla se reserva el inventario para el grupo, si encuentra en otra bodega se solicita el 
traslado, si no sucede alguno de los casos anteriores se procede a realizar la solicitud de 
18 
 
pedido al área de compras. Cuando se trata de producción MTA o MTO especial se procede 
a realizar la revisión de los insumos en el MRP. El procedimiento de explosionar los grupos 
de producción se encuentra registrado en la Figura 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figura 1. Flujograma Explosión Grupos de Producción. 
 
La ejecución del modelo del MRP se lleva a cabo los martes y viernes, estos días se empieza 
con la revisión para evacuar las solicitudes de todos los insumos, la primera revisión que 
realiza es con respecto a los correos que envía el administrador del sistema, en un correo 
establece los sustitutos asociados a los insumos y en el otro notifica el éxito de la ejecución 
del modelo. Posterior a esto se encarga de filtrar las solicitudes para la bodega tres y con esta 
información manda un correo al área de Distritos para que se encargue de buscar sustitutos a 
estos insumos, este proceso demora alrededor de tres días, dos días en la búsqueda de los 
insumos sustitutos y un día en aprobación de calidad, mientras le entregan respuesta de estos 
insumos se encarga de realizar las solicitudes de pedido de material de empaque o insumos 
INICIO 
Analista de compra de insumos 
recibe correo de los programadores 
de producción con los grupos 
Es 
programación 
MTO (Moda) 
Se realiza las solped’s de 
insumos bajo el mismo 
grupo de producción 
Es 
programación 
MTA (Línea) 
Se revisan los insumos 
bajo el MRP 
Se revisa si hay inventario 
disponible del sku solicitado 
Se solicita el traslado 
del sku solicitado 
Se encuentra 
disponible en 
una bodega 
<> 3 
Se reserva el inventario 
por la cantidad solicitada 
Es MTO Especial 
(Moda que pasa 
a ser línea) 
Se ingresan los 
insumos nuevos al 
MRP 
Hay 
inventario 
disponible 
FIN 
Si Si 
No No 
Si 
No 
Si 
No 
19 
 
que bajo su conocimiento no tienen sustituto, esto después de revisar que no cuente con base 
o se encuentre inventario disponible en otra bodega . Luego de contar con la información de 
búsqueda de material sustituto se reserva inventario o se realiza solicitud de pedido por la 
cantidad solicitada. Este proceso se encuentra registrado en la Figura 2. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figura 2. Flujograma MRP. 
INICIO 
Analista de compra de insumos revisa los correos 
que envía el administrador del sistema: Sustitutos 
insumos y Ejecución exitosa del MRP 
Se reserva el inventario 
por la cantidad solicitada 
Se genera la solped 
por la cantidad 
solicitada 
Calidad 
aprobó el 
sustituto 
Se encontró 
sustituto del 
material 
FIN 
Si 
No 
Realiza la revisión de los insumos 
solicitados para la Bodega 3 
Envío de correo a Distritos para 
búsqueda de sustitutos 
No 
Si 
Revisión del MRP 
Se generan solped’s 
para material de 
empaque e insumos 
sin sustitutos 
Hay 
inventario 
disponible 
del insumo 
Hay 
inventario 
de la base 
del insumo 
Hay 
inventario en 
bodega <> 3 
Se tiñe el insumo Base 
Se solicita traslado del 
insumo 
Si 
Si 
No 
No 
No 
20 
 
ETAPA 2: IDENTIFICACIÓN DE LAS PROBLEMÁTICAS ASOCIADAS AL 
PROCESO DE COMPRAS PARA INSUMOS DE VESTUARIO. 
 
Con el fin de identificar las problemáticas asociadas a la compra de insumos para vestuario 
se realizó un acompañamiento al cargo durante un mes y medio, donde mediante el análisis 
de las referencias que se encontraban en problema de inventario, se indagaba en el sistema 
buscando las causas raíces que definieran el porqué del atraso de los insumos para dichas 
referencias, el análisis se realizaba partiendo de aquellas unidades que se encontraran con 
mayor número de días en GBI. A partir de este acompañamiento se identificaron seis 
problemáticas como causa raíz de varias unidades en problema de inventario, se encontraron 
solped’s sin replicar, registro incorrecto de clientes, lead time desajustados, recodificación 
de sku’s, corte por encima de referencias y faltantes mínimos de insumos. 
 
Las solped’s sin replicar son un problema del sistema, la analista de compras genera la solped 
desde el sistema Legacy y el área de compras genera las solicitudes bajo SAP. Algunas 
solicitudes no replicaban, por lo cual no informaban que la transacción había sido efectuada, 
lo que indica la causa por la cual el sistema no mostrase el pedido pendiente, adicional a esto 
no se tiene certeza de la realización de la compra. La problemática asociada al registro 
incorrecto de los clientes consiste en que para un mismo pedido se tenían campos con códigos 
diferentes de clientes, esto implica tener inconsistencias en el sistema, llevando esto a que 
los insumos matriculados bajo el MRP no solicitaran compra, por lo cual no se generaba la 
solicitud de los materiales. El lead time desajustado se identificó a partir de las referencias 
que contienen elásticos estampados, el dato ingresado en el sistema es estándar con 28 días 
y realizando la revisión de estos se encontró que el lead time varía de 38 a 45 días, por lo 
cual se justificaba su atraso. 
 
Actualmente dentro de la empresa se lleva a cabo una recodificación de sku’s y esto acarrea 
problemas dentro del sistema, ya que el inventario se amarra al nuevo sku, pero no las 
referencias, por lo cual debe realizarse el cambio manual, cuando se identifica la situación, 
esto ralentiza la respuesta y las acciones con el fin de lograr la producción. Los problemas 
más recurrentes son los cortes por encima sin insumos, ya que las solped’s se generan para 
el 100% de la producción, si se cortan más unidades se busca sustituto del insumo, pero en 
muchas ocasiones estos sustitutos no son aprobados por calidad, lo que hace que estos bongos 
se queden parados hasta tomar alguna decisión de tipo administrativa, de igual forma se 
encuentra que en variadas ocasiones los faltantes de un determinado sku por bongo son 
cantidades pequeñas, inferiores en muchas ocasiones a los mínimos de compra. 
 
Para la selección de las problemáticas a atacar se clasificaron de acuerdo con el área que tiene 
responsabilidad sobre estas, posteriormente se calificó cada problemática con respecto a 
cuatro ítems: posibilidad de impacto, este ítem tiene relación con el área al cual se encuentra 
21 
 
asignada la problemática; urgencia, es decir que tan crítica es la problemática; tendencia, si 
hay posibilidad de que aumente o se agrave y factibilidad, si puede ser atacada dado el 
alcance de este trabajo. De acuerdo con la problemática, a cada ítem se le asignó un valor de 
1 a 5 y finalmente se pondero a través de un producto,al cual se le denomino indicador de 
trabajo, lo anteriormente descrito se encuentra registrado en la Tabla 2. 
 
Tabla 2. Matriz de selección problemáticas MRP. 
Problemáticas 
Área 
correspondiente 
Posibilidad 
de impacto 
Urgencia Tendencia Factibilidad 
Indicador 
de 
Trabajo 
Solped’s sin replicar: La 
generación de las solped’s se 
realiza en el sistema Legacy 
y de allí pasa a SAP. Cuando 
se genera la compra la 
solped replica a Legacy. 
Sistemas 0 4 4 2 0 
Registro incorrecto de 
clientes: Los grupos de 
Baby Fresh se encuentran 
registrados con un cliente 
incorrecto en el sistema. 
Planeación 4 4 2 4 128 
Lead Time desajustados: 
Existen referencias que 
contienen elásticos con 
proceso de estampación, 
pero el Lead Time de estos 
se encuentra desajustado. 
Planeación 3 3 2 3 54 
Recodificación de sku's 
Ficha técnica 
insumos 
0 3 3 2 0 
Corte por encima de 
referencias: Se quedan 
represados los bongos en 
GBI acumulando días en 
problema de inventario. 
Ficha Técnica, 
Planeación, 
Tejido y Corte. 
1 3 3 2 18 
Bongos con faltantes 
mínimos de insumos 
Planeación y 
GBI 
4 3 2 5 120 
 
 
Dado los resultados obtenidos en la tabla, se procede a atacar las problemáticas asociadas al 
área de planeación. La posibilidad de impacto es cero en áreas como sistemas y ficha técnica 
de insumos porque la cercanía y posibilidad de monitoreo en estas áreas no es factible, sin 
embargo, estas problemáticas fueron notificadas para que las áreas responsables empezaran 
a realizar las acciones pertinentes. 
 
Las problemáticas de registro incorrecto de clientes y lead time desajustados, las asumen 
directamente los planeadores y programadores de cada segmento, en el caso específico se 
traslada la responsabilidad de solución al planeador y programador de Baby Fresh, ya que las 
22 
 
referencias de este segmento son las que presentan estos problemas. La solución a estos 
problemas es ingresar correctamente al sistema los datos asociados a los pedidos de Baby 
Fresh y los lead time de los elásticos estampados. 
 
A continuación, se muestran las estrategias utilizadas para darle solución a las problemáticas 
de bongos faltantes mínimos de insumos y los cortes por encima de referencias. 
ETAPA 3: PROPUESTAS DE MEJORA. 
 
Definición de amortiguadores de acuerdo con el comportamiento del proceso de teñido. 
 
La definición de los amortiguadores para las bases de teñido se apoyó del registro de teñido 
del año 2018, a partir de este se identificaron los sku’s bases con mayor frecuencia de teñido, 
los que habían ingresado a teñido en varias ocasiones y la participación de las referencias, es 
decir, que no solo fuese utilizado para una sola referencia si no que fuese versátil y útil en 
varias referencias. Bajo estas condiciones se filtraron 16 sku’s para la definición de 
amortiguadores. 
 
El tamaño del amortiguador fue definido en colaboración con los planeadores de línea, 
teniendo en cuenta que estas referencias son las que regularmente podrán utilizar estos 
insumos. Los insumos con su amortiguador se encuentran detallados en la Tabla 3 y Anexo 
1. En la Tabla 3 se logra evidenciar el código del sku, la descripción del sku, el tamaño del 
amortiguador que se definió y la cantidad total teñida del sku en el año 2018. En el Anexo 1 
se logra evidenciar la misma tabla, pero se logra observar a detalle la discriminación del 
teñido y las referencias que participan en el comportamiento de cada sku. 
 
Tabla 3. Definición de amortiguadores. 
sku base Descripción Sku Base Amortiguador 
Total 
Teñido 2018 
3338053 
SESGO PROTECTOR CRUDO APT FUSIONADO DOBLE 
REFUERZO EN MICROFIBRA ANCHO 11 MM 100% 
NYLON PORCENTAJE ENCOGIMIENTO 3-5 % 
4000 13.204 
3338790 
CUBRE VARILLA CRUDO APT 600 REF 680/10 ANCHO 
10 MM ELONGACIÓN 15-25 % 
3000 19.361 
3339926 
CORDÓN CT COLOR CRUDO SIN PUNTERA ANCHO 
8MM 100% POLIAMIDA 
3000 50.279 
3342978 
CORDON CRUDO APT SD PLANO DELGADO EN 
ALGODÓN CON ALMA TUBULAR ANCHO 6 MM 
3000 42.447 
3343299 
ELÁSTICO CRUDO REF 318/20 ANCHO 20 MM SIN 
MORA 
3000 4.410 
3345233 ELÁSTICO CRUDO REF LR 68/8 ANCHO 8 MM 2000 4.632 
3345234 ELÁSTICO CRUDO APT REF LR 68/10 ANCHO 10 MM 3000 8.239 
3345236 ELÁSTICO CRUDO APT REF 103/20 LISO ANCHO 20 MM 1500 2.963 
3345238 ELÁSTICO CRUDO APT REF 121/8 ANCHO 8 MM 2000 3.452 
23 
 
3345372 ELÁSTICO CRUDO APT REF 396/11 ANCHO 11 MM 3000 7.696 
3345412 ELÁSTICO CRUDO APT REF LR 81/8 ANCHO 8 MM 1500 2.808 
3345722 ELÁSTICO CRUDO REF 103/7 ANCHO 7 MM 2000 5.818 
3346850 ELÁSTICO CRUDO APT REF 19/20 ANCHO 20 MM 1300 2.594 
3357145 
ABROCHADURA PREMIUM REF 2X4X30 
ENCARTERADA CON ALAMBRE DE ACERO AL 
CARBONO RECUBRIMIENTO E 600 - CRUDO 600 
5000 16.137 
3357944 
ABROCHADURA REF 2X4X38 ENCARTERADA BASE 
PARA COMPRAS 3357944 - CRUDO 600 
1500 804 
3357951 
ABROCHADURA 3X3X57 ANCHO 57 MM * ALTO 58 MM 
NYLON 100 % BASE PARA COMPRAS 3357951 - CRUDO 
600 
1200 1.837 
 
 
Implementación de una plantilla de Excel automatizada para la identificaciónde 
unidades en problema de inventario. 
 
Con el objetivo de lograr una disminución en las unidades que se encuentran en problema de 
inventario y permitir el flujo de prendas hacia las plantas de confección, se plantea una 
plantilla de Excel automatizada que permita identificar las referencias en problema de 
inventario sin insumos en proceso. Esta permite la identificación de faltantes de insumos de 
las referencias en problema de inventario o en espera de insumos, realizando una búsqueda 
del código del insumo en diferentes partes del proceso. 
 
Para la construcción de la plantilla, inicialmente se realizó la identificación de las bases de 
datos necesarias para realizar la búsqueda requerida, la base de datos identificada 
inicialmente y aquella que otorga la información correspondiente a las unidades que se 
encuentran paradas en GBI es “Premercadas”, esta base de datos entrega información del 
estado del bongo en GBI, es decir, si se encuentra en problema de inventario, lo que implica 
que de acuerdo al cronograma establecido en el sistema (Legacy o Exepron) la referencia ya 
debería haber salido de la planta de Crystal Marinilla hacia una planta de confección con sus 
respectivos insumos, o si encuentra en espera de insumos, esta descripción se refiere a la 
referencias que ya se encuentran cortadas en GBI y están aún en espera de insumos, sin 
embargo, aún la fecha del cronograma de fin de insumos se encuentra vigente. Posteriormente 
se realiza la identificación del grupo al cual se encuentra asociada la referencia, este también 
permite identificar el planeador y programador encargados de esa producción y por ende 
hacer un seguimiento discriminado de las referencias que se encuentran en problema de 
inventario, siguiente a este se realiza la identificación del bongo, el cual trae asociado consigo 
los días que se encuentra parada esa referencia en GBI y la cantidad de prendas que se 
encuentra dentro de este, se realiza la identificación del código de la referencia, la descripción 
de la referencia, la descripción del insumo que falta en el bongo, la cantidad solicitada por el 
bongo, la cantidad faltante y el código del producto. 
 
24 
 
Seguido de realizar la identificación de los faltantes se procede a buscar si hay inventario del 
insumo, si el inventario no logra suplir la necesidad del faltante se procede a buscar el código 
del insumo base y si hay inventario disponible de ese insumo, si la necesidad de faltante no 
logra ser suplida, se pasa a buscar el código del insumo sustituto y el inventario de este 
insumo, si aún no se logra completar la necesidad se busca si el insumo se encuentra en 
proceso de teñido, tiene solped’s generadas o pedidos pendientes. Se suma el inventario en 
tránsito y con la cantidad solicitada se realiza la comparación, si la suma no completa la 
cantidad solicitada se notifica que falta inventario de ese insumo para completar la necesidad 
del bongo, esto ayuda a filtrar los que realmente son un problema y se buscan soluciones con 
respecto a estos faltantes. La Figura 3, ilustra el comportamiento de la plantilla. 
 
Adicionalmente se realiza una validación de aquellas referencias que tienen el cronograma 
desajustado, es decir, tienen insumos que superan el rango otorgado para la compra de 
insumos. 
 
Figura 3. Funcionamiento plantilla automatizada. 
 
Definición del procedimiento cumplimiento colecciones de moda 95% - 105%. 
 
Con el objetivo de lograr entregar completas las colecciones de moda al área de comercial y 
evitar los cortes por encima que solo trae consigo aglomerar bongos con faltantes de insumos 
en GBI, se reúnen las áreas de planeación, ingeniería, liberaciones, corte y confección para 
la definición de un procedimiento que permita identificar los problemas en los procesos en 
la planta textil e impida avanzar esas unidades a corte. El procedimiento se encuentra definido 
25 
 
en el Anexo 2, en este se logra evidenciar paso a paso las acciones a seguir por cada una de 
las áreas involucradas. 
 
En este procedimiento se definen responsabilidades para cada área, esto con el fin de lograr 
entregar las colecciones dadas las unidades solicitadas por el área de comercial y evitar las 
prendas cortadas sin insumos o prendas que roben insumos a otras. 
 
El procedimiento inicia definiendo la responsabilidad del área que modifica los consumos de 
cada material que compone la prenda en ficha, ya que la modificación cuando ya se ha puesto 
en marcha la colección dentro de la planta implica no cumplir con el 100% de la colección 
ya que esas modificaciones le pueden dar mayor rendimiento a los materiales o por el 
contrario hacer que el material rinda menos, cualquiera de los dos casos es lamentable para 
el proceso, por esta razón ficha debe informar cuando se realicen las modificaciones y de este 
modo el proceso pueda reaccionar a reposiciones en caso de estar por debajo o en parar tela 
cruda o terminada. 
 
Planeación programara las colecciones exactamente al 100% para los segmentos de Baby 
Fresh y Gef, en el caso de Punto Blanco se tendrán algunas excepciones las cuales pueden 
aumentar su porcentaje de programación de 0 a 25, deberán informar las referencias que 
continúan en línea. En la actualidad el proceso de planeación de las prendas de exportación 
es independiente y ya se tienen procedimientos que permiten tener control sobre el 
cumplimiento de los pedidos. 
 
El área de liberaciones será la encargada de realizar el primer filtro, procederán a informar 
cuando la liberación de la tela se haga por encima del 110% o por debajo del 95%, para que 
en corte sepan si se liquida la tela o se procede a garantizar las unidades de la orden de corte, 
el área de corte se encarga de seguir las instrucciones de liberaciones. GBI mercara los 
insumos para el 100% de la producción de primera y si se llegasen a presentar los cortes por 
encima se encargará de mercar estos con insumos sustitutos, confección será el último filtro, 
en esta se garantizará despachar las unidades solicitadas por comercial o más unidades, 
siempre y cuando se haya realizado una negociación previa con esta área. 
 
 
INDICADORES 
 
Con el objetivo de hacer seguimiento de las situaciones que afectan el problema de 
inventario, se proponen dos indicadores se seguimiento: 
 
 
 
26 
 
Cierre de OP’s 
 
Los programadores cargan al sistema las necesidades para la producción en planta mediante 
OP’s, cada grupo de producción tiene asociadas n OP’s esto dependiendo de la necesidad, 
cuando el grupo llega a corte las OP’s son cerradas para garantizar el correcto funcionamiento 
del sistema, es decir, no dejar activas solicitudes que no se van a requerir, por esta razón se 
propone un indicador de periodicidad mensual, donde a final de cada mes se evalúan las OP’s 
que tienen vencida la fecha de corte y se le pasa a cada uno de los programadores para que 
evalúen cuáles de las OP’s pueden ser cerradas, hay algunas que se tratan de retrasos o 
reposiciones del grupo y por ende no son cerradas, en otras ocasiones tienen asociada tela 
que requieren para una producción posterior y al cerrar esta OP, esta tela es puesta en 
disponible. 
 
Se evalúan 4 segmentos de Op’s, Baby Fresh y Gef línea (Programador Edison Paniagua), 
paquete completo (Programador Diego Beltran), Gef Moda (Programador Fabián Estrada) y 
Desarrollo de exportación (Programador Ana Milena Villegas). Para cada mes se evalúan las 
OP’s con fecha de corte vencidas, las que se cierran y finalmente el porcentaje de kilos que 
son enviados al disponible. 
 
El indicador global se observa en el Gráfico 2, el cual indica el total de OP’s revisadas y el 
total que se cerraron; el porcentaje de participación de Op’s de cada segmento se observa en 
el Gráfico 3 y el porcentaje de kilos enviados al disponible, es decir tela que no se utilizó 
para la producción se observa en el Gráfico4. 
 
El comportamiento adecuado de este indicador es el disminución, el valor ideal sería para el 
periodo de revisión no realizar revisión de las Op’s, sin embargo, este va ligado al momento 
de producción en el cual se encuentre la empresa, ya que, en los valles de producción la 
revisión será menor que en los picos, en el Gráfico 2 se puede observar el comportamiento 
de producción de la empresa. 
 
27 
 
 
Gráfico 2. Indicador general de cierre de OP’s. 
 
 
Gráfico 3. Porcentaje de OP’s cerradas mes de Agosto. 
 
28 
 
 
Gráfico 4. Porcentaje de kilos enviados al disponible mes de Agosto. 
 
Faltantes de insumos en GBI 
 
Con el fin de evaluar que el comportamiento del problema de inventario no se desestabilice, 
se propone un indicador que permita ver el comportamiento de este y el de los faltantes en 
términos de sku’s y de prendas de vestir, evaluando de este modo en periodicidad de día, la 
cantidad de prendas en problema de inventario, la cantidad de prendas en espera de insumos, 
las prendas en problema de inventario inferior a 6 días y líneas auxiliares de la meta 
establecida para el problema de inventario y el promedio de este. 
 
Después se discrimina el porcentaje de participación de sku’s por segmento y finalmente por 
prendas de vestir, eso mayor y menor a 6 días. 
 
En el Gráfico 5 se observa el comportamiento del problema de inventario del 23 de octubre 
al 6 de noviembre, lo valioso de este indicador radica en visualizar de manera constante que 
el comportamiento sea estable y buscar estrategias para bajar el problema de inventario, sin 
embargo, no es posible medir cuánto es normal, alto o bajo si no se tienen históricos del 
comportamiento. 
 
29 
 
 
Gráfico 5. Comportamiento Unidades en GBI. 
 
 
7. RESULTADOS OBTENIDOS 
 
Los resultados obtenidos se logran evidenciar de forma cualitativa y cuantitativa. En el 
aspecto cualitativo se logró identificar las problemáticas que se encontraban afectando la 
compra de insumos con su respectivo diagnóstico y evaluación, posterior a esto las propuesta 
de mejora aunque estas son reactivas antes las problemáticas planteadas ya que no impiden 
que la falla ocurra, si no que reaccionan ya cuando las prendas se encuentran en GBI. Es 
importante destacar que ya se tienen conocimiento e indicios de cómo empezar a atacar estas 
problemáticas de manera proactiva, implementando mejoras directamente en el sistema que 
actualmente la organización se encuentra utilizando, es importante destacar que no se 
sugirieron propuestas de carácter proactivo porque estas implican modificaciones al software 
de la empresa y esto requiere de tiempo para establecer puntos de acuerdo con el área de 
sistemas. 
 
Realizando el análisis del problema de inventario desde julio de 2018 hasta noviembre de 
2018, se observa una disminución en las unidades en problema de inventario, sin embargo, 
esto en principio se debe al valle de producción que se presenta durante las épocas de agosto 
a septiembre, no obstante, cuando se ingresa a los meses de picos de producción no se 
alcanzan valores superiores a las 55.000 unidades. Este comportamiento viene asociado a 
mejoras que se han venido implementando en el cargo, aunque en la actualidad aún existen 
falencias que deben ser evaluadas y solucionadas, ya se tiene la conciencia de las 
problemáticas y adicionalmente se han instaurado mediciones e indicadores que permiten 
evaluar el comportamiento en el tiempo y evaluar la mejora gracias a plantillas o 
procedimientos instaurados. Es importante tener en cuenta que la meta establecida desde la 
dirección de planeación se encuentra en término de días, que las prendas que se encuentran 
30 
 
en GBI no superen los seis días en problema de inventario, en promedio hay una diferencia 
porcentual de 38,7% de las prendas que se encuentran en problema de inventario inferior a 
seis días y las prendas de vestir en problema de inventario superior a seis días. Esto se logra 
evidenciar en el Gráfico 6. 
 
 
Gráfico 6. Problema de inventario discriminación por días. 
 
Las unidades que se encuentran paradas en GBI y ya deberían estar en las plantas de 
confección, se encuentran afectadas por diversas variables simultáneamente, estas variables 
son controlables siempre y cuando se logren identificar y se tenga certeza del vínculo con las 
unidades, adicionalmente son afectadas por variables específicas y generales, por esa razón 
en el presente trabajo se evaluaron causas que afectan a varias referencias para de esta forma 
atacar un mayor número de unidades en problema de inventario. 
 
En el Gráfico 7, se evidencia el comportamiento en el problema de inventario durante los 
meses de julio a noviembre de 2018 y como este mejora teniendo en cuenta el 
comportamiento mostrado en el planteamiento del problema, durante los últimos meses del 
año hay un pico de producción que trae consigo un aumento en las unidades en problema de 
inventario, sin embargo, este tiene tendencia a mejorar dadas las mediciones y valores 
obtenidos. 
 
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
70.000
80.000
90.000
U
n
id
ad
es
 d
e 
p
ro
d
u
cc
ió
n
Fechas (Julio 2018 - Noviembre de 2018)
Comportamiento Problema de Inventario
Problema de inventario Menor a 6 días Promedio problema de inv
Max Min
31 
 
 
Gráfico 7. Problema de inventario en GBI. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
70.000
80.000
90.000
Fecha (Julio 2018 - Noviembre 2018) 
Comportamiento Problema de Inventario 
En espera de insumos Problema de inventario Promedio problema de inv
Max Min
32 
 
 
8. CONCLUSIONES 
 
Para el abastecimiento de la cadena de suministro existen diversos eslabones que juegan un 
papel crucial, dentro de la organización el área de compras juega un papel de suma 
importancia en el abastecimiento de la materia prima y los materiales que complementan la 
producción, si el área de compras no cuenta con estrategias y políticas adecuadas, se pone en 
riesgo el abastecimiento de los materiales y con ello la misma producción dentro de la 
empresa. En el presente trabajo se evalúa el abastecimiento de insumos para vestuario, dentro 
de la planta de Marinilla en el proceso final, por ende no pone en riesgo la producción dentro 
de esta pero si aglomera inventario en GBI. El riesgo de no contar con los insumos a tiempo 
en GBI impide que los bongos sean despachados a las plantas de confección, es allí donde se 
queda parada la producción si no se realiza una adecuada administración de estas compras. 
 
En las plantas de confección programan los módulos de realización de prendas de vestir, 
montar cada una de estos requiere de un personal y una maquinaria determinada, es por ello 
que es de suma importancia sacar la producción de acuerdo al cronograma establecido ya que 
montar y desmontar módulos acarrea unos gastos para la organización y es allí donde se 
evidencian las pérdidas si estos deben montarse, desmontarse y volverse a montar por atrasos 
en la producción. 
 
Teniendo en cuenta que el área de compras y los procesos asociados a estos representan cierta 
criticidad dentro de la empresa se abordó el problema de inventario en GBI, inicialmente 
identificando los procesos cruciales asociados a la analista de compras para insumos de 
vestuario en el área de planeación, allí se identificaron los procesos de explosión de grupos 
de producción y la ejecución del MRP, está identificación fue de vital importancia dentro del 
trabajo porque permite contextualizar el proceso y aterrizar puntos de trabajo claro, ya que a 
partir de la definición de los procedimientos de manera estructurada se tiene una línea 
conductora que permite identificar puntos claros de intervención. 
 
Para encontrar soluciones factibles y ejecutables fue necesaria la identificación de 
problemáticas específicas dentrodel cargo, estas problemáticas se lograron obtener con un 
trabajo conjunto con la analista de compras de insumos, realizando frecuentemente el 
ejercicio de la revisión de las unidades en problema de inventario, específicamente de 
aquellas que se encontraban con mayor número de días en GBI. Se lograron establecer seis 
problemáticas genéricas, es decir, recurrentes para varios sku’s o para varias referencias, de 
estas se encontró una que consistía en comunicación de la interfaz de Legacy con SAP, es 
decir la interfaz utilizada por la analista de compras para insumos y la interfaz del área de 
compras. De las problemáticas encontradas esta es la que se encuentra más retrasada con su 
solución, ya que se han realizado varias reuniones con el área de desarrollo de sotfware de la 
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empresa y no han logrado establecer puntos de trabajo concretos para la solución de esta 
problemática. 
 
Para las otras cinco problemáticas se encontraron soluciones de carácter proactivo y reactivo. 
Las problemáticas con respecto a lead time desajustados, ingreso incorrecto de clientes y 
recodificación de sku’s tienen soluciones de carácter proactivo, ya que se realiza el cambio 
masivo dentro del sistema. Es valioso aclarar que para este cambio masivo no se requiere de 
la intervención del área de sistemas, el cambio queda registrado y sigue con su 
funcionamiento correcto, no obstante, para las problemáticas de faltantes mínimos de 
insumos y cortes por encima se plantearon tres soluciones, dos de carácter reactivo y una de 
carácter proactivo, es decir evitar que ocurra la falla. Se analizó el comportamiento del 
proceso de teñido de insumos durante el año 2018 y con esto se lograron establecer 
amortiguadores de insumos bases, de esta forma se garantiza el inventario de varios sku’s 
siempre y cuando se cuente con el desarrollo del color solicitado, por ende, si un sku se 
encuentra en problema de inventario por una cantidad inferior al mínimo de compra, se puede 
solicitar el teñido si cuenta con amortiguador de insumo base y así se logran evacuar bongos, 
de igual forma para facilitar la administración del problema de inventario se planteó una 
plantilla de excel automatizada que permitiera darle prioridad a los bongos que no tienen 
insumos para su despacho. 
 
La plantilla de excel le permite a la analista de compras de insumos filtrar aquellos bongos 
con faltantes de insumos, de los cuales no hay nada en la tubería del proceso, es decir, después 
de la verificación del inventario o insumos en proceso de compra o teñido logre establecer 
cuáles son los que realmente tiene faltantes y así concentrar la atención en estos. También se 
estableció un procedimiento que permitiera frenar a tiempo los cortes por encima de las 
unidades de moda, con esto se ataca de manera proactiva los cortes por encima de referencias. 
Adicionalmente se plantearon indicadores de medición que permitieran seguir monitoreando 
el proceso, estos son importantes en el sentido que si el proceso no se mide y se monitorea, 
no podrá estar estable en algún momento del tiempo. 
 
Los resultados obtenidos son convenientes en el sentido que se logra disminuir 
progresivamente el problema de inventario aun en momentos de producción pico, esto en 
términos cuantitativos, sin embargo también es valioso destacar que ya el área y la encargada 
de generar las solicitudes de pedido tienen conciencia de cuáles son las problemáticas a 
atacar, con esto se crea una cultura de trabajo continuo en pro del mejoramiento de los 
procesos. 
 
 
 
 
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9. RECOMENDACIONES 
 
Es importante que el área de planeación se dedique a administrar los procesos y visualizar 
las mejoras dentro de estos, sin embargo, en la actualidad invierte gran parte del tiempo en 
resolver minucias del sistema que ya deben estar incorporadas en el proceso o en los 
interventores del proceso. Se deben incluir a todos los agentes dentro del proceso y permitir 
que cada ente asuma la responsabilidad de su área. 
 
La comunicación en las organizaciones es de vital importancia para permitir el flujo de 
información y las respuestas oportunas que beneficien al proceso, la empresa en la actualidad 
cuenta con un sistema de comunicación poco oportuno. Buscar estrategias que permitan 
comunicar de manera oportuna y ágil. 
 
10. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
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cadena. Retrieved from http://www.logisticamx.enfasis.com/articulos/67107-
compras-alineadas-eslabon-estrategico-la-cadena- 
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(2018). 
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https://conceptodefinicion.de/cronograma/ 
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http://www.cvosoft.com/glosario-sap/sap-mm/solped-951.html 
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https://www.iebschool.com/blog/que-es-para-que-sirve-sap-management/ 
 
11. ANEXOS 
 
Anexo 1. Comportamiento proceso de teñido. 
Anexo 1.xlsx 
Anexo 2. Procedimiento cumplimiento colecciones de moda 95% - 105%. 
Anexo 2.xlsx 
 
 
 
 
file:///C:/Users/Usuario/Downloads/Anexo%201.xlsx
file:///C:/Users/Usuario/Downloads/Anexo%202.xlsx