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TEMA 1.3 a 1.3.1 Sistemas según las funciones organizativas Alba Parrazales Vanessa Benitez González Laura Jimena Contreras Herrera Sonia Contreras Ramos Luis Armando Cruz Hurtado Ximena Joseline Definición La estructura organizacional define cómo funciona cada rol en una empresa. Los sistemas de organización de empresas representan las estructuras sobre las que se configurará una empresa y definen los modos de organización, facilitando la realización de tareas, la buena relación entre los diferentes departamentos y empleados, la toma de decisiones y en definitiva, mejorando la eficiencia y productividad de la empresa. Tener un sistema de organización bien definido aporta muchos beneficios, entre ellos: Una mejor eficiencia Una mayor productividad Una toma de decisiones fluida Motivo por el cual es necesario conocer y escoger el sistema de organización más adecuado para cada caso. Características Complejidad Según Chiavenato 2000 las principales características de un sistema organizacional son las siguientes Anonimato Referente a la estructura, diferenciación vertical y horizontal existente entre las organizaciones. Rutinas Estandarizadas Estructuras personalizadas no oficiales Propios de la estructura informal y pirámide organizacional. Procedimientos y canales de comunicación. Referido al énfasis que se hace en las tareas u operaciones mas no en las personas. Clasificación Sistema plano Sistema matricial Sistema divisional Sistema funcional Gráfico circular Sistemas organizacionales 1 2 3 4 Presenta una serie de departamentos especializados y un responsable que supervisará cada departamento. Se encuentran varios departamentos especializados, como ventas, finanzas y operaciones. En la cima de la jerarquía departamental hay un gerente que supervisa a todos los departamentos. El flujo de comunicación es bastante claro y básico, puesto que cada empleado se encarga de informar o reportar de sus actividades a su jefe. A su vez, los jefes de cada departamento reportan a la alta gerencia, es decir, el gerente que supervisa toda la estructura. Como la organización está segmentada en departamentos especializados sus trabajadores también se especializan, lo cual contribuye a que haya una ruta muy bien establecida hacia su crecimiento. Sistema funcional Permite que cada persona pueda especializarse en su área Comparte responsabilidades entre varios colaboradores, por lo que la carga sobre gerentes y coordinadores se aminora. Existe mayor comunicación en un departamento, y entre varios otros, lo que ayuda a aumentar la convivencia y un trabajo en equipo más eficiente. Ventajas Desventajas Las barreras creadas entre departamentos también pueden limitar el conocimiento y la comunicación de las personas con otros departamentos. También tiene el potencial de inhibir el crecimiento de un empleado. Tiene el potencial de crear barreras entre distintas funciones, y puede ser ineficiente si la organización tiene una variedad de productos o mercados objetivo diferentes. El organigrama de Coca Cola está compuesto inicialmente por cuatro departamentos, un vicepresidente y el presidente, cada región tiene su propio organigrama, pero este es el concepto básico de todas las regiones. Ejemplo Cuenta con el presidente, el vicepresidente; mientras que los departamentos los dirigen un jefe de producción, jefe financiero, jefe de marketing y recursos humanos. Sistema divisional La organización se encuentra dividida en equipos de trabajo, cada uno trabajando en proyectos diferentes. En este tipo de sistema de organización se pueden incluir muchos tipos diferentes de equipos. Los equipos son creados a propósito, pensando en abordar proyectos específicos y significativos para el desempeño y progreso de la empresa. Cada equipo de proyecto es supervisado por un director, ejerciendo cierto nivel de autonomía dentro de la organización. La organización divisional permite a los empleados familiarizarse profundamente con el trabajo de su equipo. Sin embargo, las divisiones a menudo desconocen lo que otros equipos están haciendo y no se comunican entre sí. Es posible que los empleados no puedan trabajar eficazmente entre divisiones cuando sea necesario. Ayuda a enfocar los esfuerzos en satisfacer a cada tipo de cliente y mercado. Se fortalece el grado de compromiso, productividad y eficiencia de los equipos de trabajo. Los procesos internos son más dinámicos. Las empresas pueden operar en distintos mercados sin perder su competitividad. Ventajas Desventajas Es más costosa de aplicar que otras estructuras organizacionales. Es más difícil para la dirección general aplicar un control de gestión. Se pueden generar rivalidades entre divisiones. Se generan barreras que impide la trasferencia de habilidades y conocimientos. Sistema matricial Es una combinación del sistema funcional y el divisional. El sistema de negocio se configura como uno de tipo funcional desde arriba, esto es, teniendo una jerarquía tradicional y con departamentos especializados. Sin embargo, al poner la lupa en los departamentos podemos observar que cada uno de ellos se organiza divisionalmente, habiendo diferentes equipos encargados de llevar adelante diferentes proyectos. Este sistema es complejo, con lo cual requiere bastante planificación además de desarrollar una comunicación interna fluida y rápida para evitar cualquier malentendido, pero gracias a su complejidad se eliminan muchos problemas asociados a las modalidades divisional y la funcional. Proporcionar flexibilidad y una toma de decisiones más equilibrada. Tener un solo proyecto supervisado por más de una línea de negocio también crea oportunidades para que estas líneas de negocio compartan recursos y se comuniquen más abiertamente entre sí. Ventajas Desventajas Su complejidad, ya que cuantas más capas de aprobación tengan que pasar los empleados, más confundidos pueden estar sobre a quién se supone que deben responder. Starbucks es una cadena de cafeterías grande y popular, con más de decenas de miles de tiendas en 70 países en todo el mundo. Éste sigue una matriz estructura organizativa con una combinación de estructuras verticales y horizontales. Se caracteriza por múltiples cadenas de mando y divisiones superpuestas. Starbucks está controlado por una junta directiva que opera en la sede de la empresa en Seattle, Washington. En los Estados Unidos, la empresa está dividida en jurisdicciones regionales dirigidas por gerentes de distrito que supervisan un grupo de tiendas. Cada tienda está a cargo de un gerente de tienda y un supervisor de turno que supervisa a un grupo de personal. Ejemplo https://fourweekmba.com/es/modelo-de-negocio-starbucks/ https://fourweekmba.com/es/estructura-organizativa/ Jerarquía funcional Gran parte de la toma de decisiones en cada departamento de Starbucks está centralizada y solo ocurre en la sede de la empresa. Con el CEO a la cabeza, los grupos funcionales ejercen un control de arriba hacia abajo. Divisiones basadas en productos Starbucks también tiene varias divisiones basadas en productos. Estos abarcan divisiones para café, mercadería y productos horneados, por nombrar algunos. Divisiones geográficas Américas: a su vez dividida en el oeste, el noroeste, el sureste y el noreste de los Estados Unidos. China y Asia-Pacífico, y Europa, Oriente Medio, Rusia y África. Starbucks Coffee International (SCI) para crear tres nuevas regiones: 1. 2. 3. Ejemplo Starbucks Sistema plano “Aplana” gran parte de la jerarquía, haciendo que los trabajadores gocen de una mayor autonomía. Estas organizaciones se dividen en equipos temporales, aunque son tener estructuras formales. Aún queda cierta jerarquía, porque existen altos directivos para dirigir la operación. Sin embargo, este sistema se basa en obstaculizar las estructuras jerárquicas tradicionales. Limita los niveles de administración, por lo que todo el personal está a solo unos pasos del liderazgo.Como mencionamos anteriormente, se trata de una forma de la «estructura orgánica». Se cree que los empleados pueden ser más productivos en un entorno donde hay menos presiones relacionadas con la jerarquía. Puede hacer que el personal sienta que los gerentes son sus pares o miembros del equipo, en lugar de sentirse intimidados por los superiores. Ventajas Desventajas Si no están de acuerdo en un proyecto, puede ser difícil encaminar el proyecto sin las decisiones ejecutivas de un líder o gerente. Se dificulta determinar a qué gerente debe acudir un empleado si necesita aprobación o una decisión ejecutiva. https://www.theguardian.com/commentisfree/2018/jul/30/no-bosses-managers-flat-hierachy-workplace-tech-hollywood Sistema de Marketing Según Philip Kotler: “Un Sistema de Información de Marketing es una estructura permanente e interactiva compuesta por personas, equipos y procedimientos, cuya finalidad es obtener, clasificar, analizar, evaluar y distribuir información pertinente, oportuna y precisa que servirá a quienes toman decisiones de Marketing para mejorar la planeación, ejecución y control." Por lo tanto, permite gestionar, rastrear y registrar datos para saber con quiénes se están creando una relación en torno a un producto o promoción. Con este es posible tener una mejor toma de decisiones para desarrollar y nutrir una relación con tu audiencia objetivo. Definición Objetivos La actualización de información de necesidades dentro de tu empresa. Brindar diversidad y oportunidad de los datos generados por marketing. La recopilación de datos internos relevante al proceso de marketing. Los datos son una clave estratégica para la toma de decisiones, y contar con un sistema eficiente y confiable que te ayude internamente te dará una ventaja competitiva sin igual. Los objetivos más importantes que busca lograr son: 1 2 3 Para que haya datos, deben existir personas que los brinden. Sobre todo a la hora de tomar decisiones con base en sus requerimientos o necesidades. Personas Se precisa de una tecnología adecuada para recolectar y procesar correctamente la información. Máquinas Para una buena recolección de datos también se requieren estrategias de procesamiento óptimas y bien ejecutadas. Métodos Elementos ¿Para qué sirve un sistema de información de marketing? Gracias a ellos, pueden mejorar sus resultados y comprender más a sus clientes. Entre otros de sus principales beneficios se encuentra lograr que tus equipos de trabajo estén más concentrados y tengas a la mano la información más importante de la organización en tiempo real. Además, tu departamento de marketing y ventas pueden aprovechar: Disposición rápida y menor inversión de tiempo en la búsqueda de información Obtención de información de diversas fuentes dentro del mismo sistema Actualizaciones constantes de la base de datos de la empresa Automatización de tareas para evitar trabajos manuales excesivos y obsoletos Segmentación de clientes y leads con base en resultados Identificación rápida de tendencias, problemas y oportunidades Reducción de costos operativos. Mayor rapidez en la toma de decisiones. Disponibilidad inmediata de información de valor. Incremento en la productividad y eficiencia del área de ventas. Atención más rápida y efectiva a los clientes y prospectos. Mantener una base de datos interna actualizada. Contar con exceso de información. Puede ser complejo adoptar el sistema en un inicio. Se requiere una buena inversión de tiempo y recursos para su implementa. Ventajas y desventajas Fuentes de información Marketing intelligence Esta información puede obtenerse de sistemas inteligentes de los competidores, publicaciones comerciales y observaciones de mercado realizadas por un equipo asignado o un gerente. Investigación de mercado Estos datos pueden ser recopilados a partir de una investigación primaria o secundaria. Ambas tienen que contener datos relevantes para la organización Bases de datos adquiridas En ellas se pueden almacenar grandes cantidades de información de marketing, ventas y usuarios. Datos internos de la empresa Para la toma de decisiones estratégicas. Esta información puede provenir de unidades, departamentos, áreas o de los propios empleados. Un sistema de información de marketing está diseñado para ser multifuncional y manejar datos desde diferentes fuentes; estos pueden entrar en las siguientes categorías: La investigación de mercados es una técnica que sirve para recopilar datos de cualquier aspecto que se deseen conocer para después poder interpretarlos y al final hacer uso de ellos para una correcta toma de decisiones. Recopila esa información y puede obtenerse mediante encuestas de opinión, focus groups, redes sociales, entre otros. Para hacer esta investigación se recurre a métodos estadísticos y analíticos y de diversas técnicas para obtener los datos o información que necesitemos. Dicha investigación nos dan las bases para actuar a favor del cliente y tener éxito en la compañía, también para definir, por ejemplo, campañas de publicidad y marketing, lanzar nuevos productos, etc. Investigación de mercado 1. Se tiene más y mejor información para poder tomar decisiones acertadas. Proporciona información real y precisa que ayuda a resolver problemas futuros. Ayuda a saber cómo nos perciben los consumidores. Ayuda a conocer las tendencias del mercado, de ahí de llevarla a cabo con frecuencia para conocer a fondo a los clientes. Conocerás el tamaño del mercado que se ha de cubrir en caso de vender algún producto o servicio. Determina el sistema de ventas correcto de acuerdo con lo que el mercado está pidiendo. Beneficios Predecir el futuro. Reconocer las amenazas. Aumentar la eficacia de la organización. El análisis de entorno de una empresa nos permite identificar las fortalezas y los puntos débiles de una organización, algo fundamental para la planificación estratégica y el desarrollo de esta. El entorno engloba todas aquellas cuestiones que están fuera de la empresa y que influyen directa o indirectamente en su actividad. Por lo tanto, la empresa no puede controlarlas. Beneficios: 2. Análisis de entorno El análisis o matriz DAFO se convierte en uno de los principales aliados a la hora de valorar la situación en la que se encuentra una empresa, tanto a nivel externo como interno. Podemos dividir el entorno en dos tipos, macroentorno y microentorno. Ambos son muy importantes, pues su análisis facilita a la empresa identificar tanto debilidades y fortalezas como amenazas u oportunidades. Análisis DAFO El análisis del Macroentorno, específico- competitivo Se centra en el ámbito más global del entorno, observando condicionantes tanto económicos, como sociales o incluso políticos, que pueden tener un importante impacto sobre la empresa. Estos aspectos, conocidos también como fuerzas externas, existen al margen de las organizaciones y afectan a todas aquellas que están instaladas en un determinado espacio geográfico. Las empresas no pueden influir en el macroentorno. Entre esas fuerzas externas y dependiendo de su origen nos encontramos: La herramienta más utilizada es la Matriz PESTEL, o lo que es lo mismo, un estudio Político, Económico, Sociocultural, Tecnológico, Ecológico y Legal con el que analizar el contexto real de la empresa Políticas Económicas Demográficas Socio-culturales Naturales Tecnológicas El análisis del Microentorno, específico- competitivo Poder de negociación de los clientes. Poder de negociación de los proveedores. Amenaza de entrada de nuevos competidores. Amenaza de producto sustitutivo. Rivalidad entre competidores. Aquellos factores más cercanos a la empresa, como pueden ser sus clientes, proveedores, intermediarios o incluso la propia competencia, forman parte del microentorno. Su grado de impacto es similar en las empresas que operan en el mismo sector. Para llevar a cabo el análisis del microentorno, es necesario seguir el modelo de las Cinco fuerzas dePorter. Esas fuerzas son: 3. Valoración del producto Son herramientas que utilizan los usuarios a través de internet, páginas web, foros, blogs, etc. para aportar su opinión o valoración sobre un determinado producto. La prueba de producto ofrece a quienes componen tu público objetivo una variedad de opciones y les solicita que proporcionen retroalimentación sobre cada una de ellas. Cuando realizas una prueba de producto, obtienes cuatro grandes ventajas en el momento del lanzamiento: Es más fácil convencer a otros para que apoyen tu concepto de producto. Sabes cuáles funciones (reales o potenciales) son geniales y cuáles necesitan mejoras. Sabes dónde genera más impacto tu concepto de producto. Las pruebas frecuentes te ayudan a reaccionar rápidamente ante un cambio. 1 2 3 4 ¿Cómo crear una valoración de producto? Ejemplo de Sistema de Marketing Microsoft ofrece una serie de herramientas para el mercado B2B, donde su principal sistema de información de marketing está basado en el conocimiento profundo de sus prospectos, pues ha logrado adaptar sus productos de acuerdo con sus necesidades. Es una compañía enfocada en otros negocios que valoran la velocidad en las operaciones y funciones avanzadas; es decir, que están en búsqueda de soluciones que guarden balance entre seguridad e innovación. Todos sus canales digitales y las experiencias que ahí ofrece son integrales, desde la publicidad dirigida hasta las relaciones públicas y las ventas personalizadas. https://research-methodology.net/microsoft-marketing-strategy-4/ El sistema de información de marketing se basa en escuchar y tener en cuenta constantemente las necesidades tanto de sus usuarios como de sus anfitriones. Por medio de sus contenidos de blog. También, a través de redes sociales, responden las dudas de los usuarios y aportan recomendaciones. Sus líneas de comunicación son extensas, por lo que los clientes pueden tener contacto directo con Airbnb tanto en canales sociales como en su sitio web y líneas telefónicas. De todos estos medios, Airbnb almacena y procesa la información que le permite deleitar a su base de anfitriones y de viajeros entusiastas. Ejemplo 2 Airbnb https://www.comunicare.es/airbnb-estrategia-de-marketing Referencias Sordo, A. I. (2023, 27 febrero). Sistema de información de marketing: qué es, elementos y ejemplos. https://blog.hubspot.es/marketing/sistema-informacion-marketing Rubio, N. M., & Rubio, N. M. (2021, 5 mayo). Los 4 tipos de sistemas de organización de las empresas. https://psicologiaymente.com/organizaciones/tipos-sistemas-organizacion Sordo, A. I. (2023a, enero 20). 9 tipos de estructuras organizacionales y sus elementos clave. https://blog.hubspot.es/marketing/diagrama-organizacional Cuofano?, W. I. G. (2023, 11 marzo). Estructura organizacional de Starbucks en pocas palabras. FourWeekMBA. https://fourweekmba.com/es/estructura-organizativa-starbucks/ El análisis del entorno de una empresa: qué es y para qué sirve. (2023, 1 febrero). UNIR México. https://mexico.unir.net/comunicacion-mercadotecnia/noticias/analisis-del-entorno-empresa/ Investigación de Mercados | QuestionPro. (s. f.). https://www.questionpro.com/es/investigacion-de- mercados.html Caso Practico ZAPPOS: EL ARTE DE UNA GRAN CULTURA ORGANIZACIONAL Fue fundada por Nick Swinmurn en 1999, en un inicio se llamaba shoesite.com pero posteriormente con la entrada de Tony Hsieh en 2000 como CEO, cambió su nombre a Zappos. La Cultura organizacional hace referencia al proceso de socialización que los miembros de una organización hacen de su identidad corporativa a partir de un conjunto de valores, creencias y actitudes que representan la personalidad de ésta. Diagrama de Contratacion La holocracia Es un modelo organizacional plano, donde es una forma de organizarse basada en nodos circulares, cada círculo se encuentra dentro de un círculo mayor; la clave está en que cada círculo es en sí mismo una parte y un todo, afectando a toda la organización en distintos grados. https://www.youtube.com/watch?v=paaDUvqzSOc&feature=youtu.be&t=182 https://www.youtube.com/watch?v=paaDUvqzSOc&feature=youtu.be&t=185 https://www.youtube.com/watch?v=paaDUvqzSOc&feature=youtu.be&t=187 https://www.youtube.com/watch?v=paaDUvqzSOc&feature=youtu.be&t=189 https://www.youtube.com/watch?v=paaDUvqzSOc&feature=youtu.be&t=191 https://www.youtube.com/watch?v=paaDUvqzSOc&feature=youtu.be&t=194 https://www.youtube.com/watch?v=paaDUvqzSOc&feature=youtu.be&t=197 https://www.youtube.com/watch?v=paaDUvqzSOc&feature=youtu.be&t=199 https://www.youtube.com/watch?v=paaDUvqzSOc&feature=youtu.be&t=199 Empleados tienen la libertad de decidir sus roles y tareas en sus círculos La participación en todos los procesos, la toma de decisiones, la resolución de problemas depende de más de una persona Ventajas “Nuestra filosofía es la siguiente: Tomamos la mayor parte del dinero que hubiéramos gastado en publicidad y marketing, y lo invertimos en mejorar la experiencia del cliente. Luego, dejamos que nuestros clientes hagan el marketing por nosotros a través del boca a boca. Y eso se ha convertido en nuestro modelo de negocio…” - Tony Hsieh Su marketing Concepto Características Tipos Funciones Son los diferentes patrones de diseño para construir una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado. Se refiere a un control organizacional. Complejidad (Diferenciación vertical y horizontal) Anonimato (Énfasis que se hace en las operaciones, no personas) Rutinas Estandarizadas (Procedimientos y canales de comunicación) Estructuras personalizadas no oficiales (Estructura informal) Sistema Funcional (Departamentos especializados supervisados por un gerente) Sistema Matricial (Combinación de sistema funcional y divisional) Sistema Divisional (divide el negocio en equipos de trabajo) Sistema Plano (Aplana jerarquías, equipos temporales) Sistema de Información Contable Sistema de Información de Mercadeo Sistema de Información de R.H Sistema de Información de Fabricación Sistema de Información de Suministro Sistemas según las funciones organizativas y sistemas de marketing EQUIPO Sistemas de Marketing Permite gestionar , rastrear cómo y quienes están creando una relación o conversación entorno a un producto, analiza el entorno y evalúa el producto. Elementos: Personas, Maquinas, Métodos Objetivo: Saber si el modelo de negocio es viable ¿QUÉ SABEMOS? ¿QUÉ QUEREMOS APRENDER? ANALIZAMOS LA LECTURA La premisa básica para entender y analizar una organización es tener una visión de sistema, por lo cual el enfoque sistémico en su aplicación y análisis de una organización, sostiene la aplicación del pensamiento deductivo Ya que se expondrán casos prácticos por cada equipo quisiéramos tener una visión completa de estos temas. En cuanto a la exposición expuesta en clase el primer tema fue un poco confuso pero el segundo explico mejor lo que necesitabamos saber. Para lograr los objetivos que se tienen como empresa se pueden realizar eficazmente teniendo claro el orden y las tareas especificas. Más información, para que nos sirve, como aplicar esto a la práctica. En cuanto a nuestra investigación fuimos más cuidadosos con los detalles para entender bien sus funciones. EQUIPO Cuadro KWL Sistemas según las funciones organizativas y sistema de Marketing Complejidad Anonimato Rutinas estandarizadas Estructuras personalizadas no oficiales Sistema funcional (dept. especializados) Sistema matricial (jerarquía) Sistema divisional (Dividido en equipos, Se usa en PEPSICO) Sistema plano (Mayor autonomía) DEFINICIÓN CARACTERISTICAS TIPOS S IS T E M A S S E G Ú N L A S F U N C IO N E S O R G A N IZ A T IV A S Y S IS T E M A D E M A R K E T IN G CONTRERAS HERRERA SONIA Son los diferentes patrones, métodos o formas para lograr los objetivos de la empresa FUNCIONES ORGANIZATIVAS Sistema de Información contable Sistema de informaciónde mercado Sistema de recursos humanos Sistema de fabricación Sistema de suministros SISTEMA DE MARKETING Es una red de relaciones que generan flujos de información constante y pertinente dentro de las empresas. En estas relaciones intervienen personas, máquinas y procedimientos donde se organizan las ideas tanto internas como externas. C U A D R O K W L ¿Qué se? Sistemas según las funciones organizativas y sistema de Marketing ¿Qué quiero aprender? Me gustaría conocer como es que estos sistemas funcionan internamente y a su vez un ejemplo que me ayude a comprenderlos. Analizo mi lectura En cuanto a nuestra información en comparación con el equipo expositor nos dimos cuenta que ellos pusieron más a detalle cada área y los tipos de estos sistemas. Contreas Herrera Sonia Los sistemas de organización de empresas representan las estructuras sobre las que se configurará una empresa y definen los modos de organización, facilitando la realización de tareas, la buena relación entre los diferentes departamentos y empleados, la toma de decisiones y en definitiva, mejorando la eficiencia.
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