ENFOQUE BASADO EN PROCESOS - Edith Garcìa

Vista previa del material en texto

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Norma ISO
Sistemas de Gestión de Calidad
Es el conjunto de “elementos” de una organización (recursos, actividades, procesos, procedimientos, documentos, estructura, estrategia organizacional, etc.) que se deben gestionar, identificar, documentar, implementar, controlar y mejorar continuamente para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen.
Es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización.
Mediante este sistema se recopilan datos que proporcionan información sobre el desempeño de los procesos, los cuales se analizan a fin de determinar si hay alguna necesidad de acción correctiva o de mejora. 
2
Sistemas de Gestión de Calidad 
También se le conoce como SGC y es una herramienta para las organizaciones que desean que sus productos y/o servicios cumplan con estándares de calidad determinados y así lograr y mantener la satisfacción de sus clientes. 
Enfoque basado en procesos
(EBP)
3
Enfoque Basado en Procesos
La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión para producir el resultado deseado, puede denominarse como “enfoque basado en procesos”.
La Norma ISO define EBP como…
4
PROPÓSITO EBP
El propósito del enfoque basado en procesos es mejorar la eficacia y la eficiencia de la organización para lograr los objetivos definidos.
Eficacia vs Eficiencia
Eficacia: Capacidad para producir el efecto deseado o de ir bien para determinada cosa.
Eficiencia: Capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función.
PROPÓSITO EBP…
Es la ejecución o realización de una tarea o el cumplimiento de un objetivo, sin importar cómo dicha meta es lograda, los medios, el tiempo o los recursos involucrados en su ejecución. Dicho de otra forma, se refiere a la materialización de un propósito. Institucionalmente, es la capacidad administrativa para lograr las metas de logros educativos.
La palabra eficiencia se refiere a la utilización correcta y con la menor cantidad de recursos para conseguir un objetivo o cuando se alcanza más objetivos con los mismos o menos recursos.
6
PROPÓSITO EBP…
En Relación con la Norma ISO, esto supone aumentar la satisfacción del cliente satisfaciendo los requisitos del cliente
Beneficios del EBP
Integra y alinea los procesos para permitir el logro de los resultados deseados
Capacidad para centrar los esfuerzos en la eficacia y en la eficiencia de los procesos
Proporciona confianza a los clientes y otras partes interesadas, respecto al desempeño coherente de la organización
Transparencia de las operaciones dentro de la organización
Menores costos y creación de tiempos de ciclo más cortos, a través del uso eficaz de los recursos
Mejores resultados, coherentes y predecibles
Proporciona oportunidades para enfocar y priorizar iniciativas de mejora
Estimula la participación del personal y la clarificación de sus responsabilidades
¿Qué es un proceso?
Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Elementos de entrada
Requisitos, especificaciones
(incluye recursos)
Actividades interrelacionadas o que interactúan y métodos de control
Resultado
Requisitos satisfechos
(Resultados de un proceso)
EFICACIA DEL PROCESO = Capacidad para alcanzar los resultados deseados
EFICIENCIA DEL PROCESO = Resultados logrados frente a recursos utilizados
Seguimiento y medición
Los elementos de entrada pueden ser tangibles (tal como equipos, materiales o componentes) o intangibles (tal como energía o información). Los resultados también pueden ser no intencionados, tales como el desperdicio o la contaminación. 
9
¿Qué es un proceso?
Elementos de entrada
Actividades
Resultado
EFICACIA
EFICIENCIA
Cada proceso tiene clientes y otras partes interesadas, éstos, a su vez pueden ser internos o externos a la organización. Ellos tienen expectativas del proceso.
10
Tipos de procesos
Cada organización deben definir el número y los tipos de procesos necesarios para cumplir sus objetivos; no obstante si se pueden identificar categorías de procesos típicos tales como:
Procesos para la gestión de una organización
Procesos para la gestión de recursos
Procesos de realización
Procesos de medición, análisis y mejora.
Proceso vs EBP
Proceso vs EBP
El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización.
Proceso vs EBP
Planificación de un proceso
Objetivos
Defina actividades
Determine las actividades necesarias para lograr los resultados previstos: j 1. Elementos de entrada 2. Resultados 3. Secuencia e interacción de las actividades 4. Determine cómo se va a llevar a cabo cada actividad
Defina los requisitos de seguimiento y medición
Identifique las actividades cruciales para determinar la eficacia del proceso. Conformidad con los requisitos 1. Satisfacción del cliente 2. Desempeño del proveedor 3. Entregas a tiempo 4. Plazos 5. Tasas de falla 6. Desechos 7. Costos del proceso
Defina los recursos necesarios
Incluyen: 1. Recursos Humanos 2. Infraestructura 3. Ambiente de trabajo 4. Información 5. Recursos naturales 6. Materiales 7. Recursos financieros
Verifique que el proceso esté acorde con los objetivos
¿Es necesario una actividad más? ¿Es necesario un proceso más?
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
Previo al levantamiento
Conocer y analizar la estructura operacional existente
Documentar comentarios
Conocer y analizar la estructura organizacional existente
Documentar comentarios
Identificar objetivos asociados
Mantener siempre los objetivos asociados a la vista para consulta
Revisar procesos actuales
Agregar procesos inexistentes
Describir el proceso
Identificar los requerimientos
Entradas
Proveedores
Identificar actividades
Secuencia
Ver figura “Planificación de proceso”
Definir responsabilidades
Responsables por actividad
Responsable del proceso “Dueño del proceso”
Requisitos
Relaciones
Detalles
Detallar: 
Lo que se hace
Cómo se hace 
Asegurarse de que así se hace
Identificación del proceso
Nombre
Objetivo
Alcance
Tipo
Describir el proceso
Entrada: Describir el documento, información, antecedente o actividad que inicia el proceso.
Quién: Señalar quién o quiénes participan
Qué: Señalar actividad
Cómo: Describir cómo se desarrolla la actividad dentro del proceso
Condición: Establecer y describir si existen condiciones; por ejemplo, autorizaciones, aprobaciones, plazos, etc.
Salida: Describir el documento, registro, formato, antecedente o actividad que genera el proceso
Modelamiento del proceso
Diagramas de flujo
Para este efecto, utilizaremos la nomenclatura del estándar internacional Business Process Modeling Notation (BPMN).
También utilizaremos la herramienta de software VISIO. (Solicitar al departamento de informática la instalación de esta herramienta).
Modelamiento del proceso
La metodología basada en BPMN utiliza una serie de elementos gráficos, estos permiten a partir de figuras distinguibles entre sí, el desarrollo de diagramas que destacan por su claridad y fácil comprensión. 
La notación gráfica se compone de cuatro elementos básicos:
Objetos de flujo
Conectores
Contenedores
Artefactos
Modelamiento del proceso
	Nombre	Representación	Descripción
	Evento		Representan entradas, salidas. Existen de inicio, intermedio y fin.
	Actividad		Representan las tareas que se realizan a lo largo del proceso. 
	CompuertaHace referencia a la expresión de controles. Permite trazar caminos basados en decisiones. 
Los objetos de flujo son: 
Modelamiento del proceso
	Nombre	Representación	Descripción
	Flujo de secuencia		Hace referencia al orden, la secuencia, en que se realizan las actividades
	Flujo de mensaje		Hace referencia al flujo de mensajes entre dos participantes que pertenecen a contenedores distintos.
	Asociación 		Hace referencia datos asociados, textos u otros artefactos. 
Los objetos conectores son: 
Modelamiento del proceso
	Nombre	Representación	Descripción
	Canal (pool)		Cada canal hace referencia a un participante del proceso. 
	Pista (lane)		Cada pista hace referencia a una “etapa” dentro de un proceso. Se utilizan para categorizar las actividades. 
Los objetos contenedores son: