UNIDAD 4 - ALUMNOS

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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
CÁTEDRA: ADMINISTRACIÓN
DOCENTE: ING. MILHENNA AGUILAR
QUÉ ES ORGANIZAR?
Consiste en el diseño y determinación
de estructuras, sistemas, métodos y
procedimientos tendientes a la
simplificación y optimización del
trabajo.
ORGANIZAR
Importancia de organizar 
• Reduce costos e incrementa productividad
• Reduce o elimina la duplicidad
• Establece la arquitectura de la empresa
• Logra que el funcionamiento de la empresa sea
sencillo
• Logra fluidez para los empleados y mayor
satisfacción para el cliente
• Simplifica el trabajo
• Coordina y optimiza funciones y recursos
PROCESO DE ORGANIZACIÓN
Proceso de 
organización
1.División del 
trabajo
2.Coordinación
• Jerarquización
• Departamentalización
• Descripción de 
actividades
1. DIVISIÓN DEL TRABAJO
Consiste en la delimitación de las funciones con el fin
de realizar las actividades con mayor precisión,
eficiencia y especialización para Simplificar los procesos
y el trabajo. (Munch,2010)
1.1JERARQUIZACIÓN
AUTORIDAD
PODER
Capacidad que tienen los
individuos o grupos para inducir
o influir en las creencias o
acciones de otras personas o
grupos
Derecho, inherente a un cargo, 
en la toma de decisiones que 
afectan a otros.
AUTORIDAD DE LÍNEA 
Relación en la que un 
superior supervisa 
directamente a un 
subordinado.
AUTORIDAD FUNCIONAL
Derecho que se delega a un 
individuo o departamento para 
controlar procesos, prácticas, 
políticas específicas u otros 
asuntos relacionados con 
actividades realizadas por 
personal departamentos.
PERSONAL DE STAFF
La función de quienes tienen una 
capacidad puramente de 
personal de staff es la de 
investigar, buscar y dar asesoría a 
los gerentes de línea.
COMITÉS
Consiste en asignar funciones o
proyectos a un grupo de personas de
la empresa que se reúnen y se
comprometen para discutir y decidir en
común los asuntos que se les
encomiendan. Los comités
generalmente son de carácter
temporal y existen en combinación con
otros tipos de estructura.
Directivo: Integrado por los
accionistas o alta dirección de
una empresa que se encargan de
los asuntos estratégicos.
Ejecutivo: Es nombrado por el 
comité directivo para que ejecute 
los acuerdos. 
De vigilancia: Personal de
confianza que se encarga de
supervisar las labores de los
empleados de la empresa.
Consultivo: Está formado por
especialistas que, por sus
conocimientos o estudios, emiten
dictámenes sobre diversos asuntos
1.2. DEPARTAMENTALIZACIÓN
Dependiendo de las características y requerimientos de cada
empresa, es posible utilizar diversos modelos de organización
aplicables a la estructuración de departamentos o áreas.
Herramienta
1. Organigramas
Un organigrama es una representación gráfica de la 
estructura formal de una organización; muestra las 
interrelaciones, los niveles jerárquicos y las líneas de 
autoridad.
Simbología
ENTEGRAMA
Representación gráfica de cada unidad 
orgánica de la estructura formal.
Se refiere a cada uno de los rectángulos 
que componen la gráfica y su inscripción.
Deben tener el mismo tamaño 
dependiendo del nivel jerárquico.
LÍNEA DE AUTORIDAD O 
DEPENDENCIA JERÁRQUICA 
Relacionan jerárquicamente los 
entegramas, son líneas llenas en 
dirección vertical.
LÍNEA DE DEPENDENCIA 
FUNCIONAL
Relacionan funcionalmente los 
entegramas. Dirección horizontal 
LÍNEA DE ASISTENCIA 
TÉCNICA O DE 
ASESORAMIENTO (STAFF)
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
• Funcional: Consiste en agrupar las actividades análogas según su 
función primordial para lograr la especialización y, con ello, una 
mayor eficiencia del personal. Este es el tipo de organización más 
usual. 
• Por productos: Es recomendable en empresas que se dedican a 
la fabricación de diversas líneas de productos. La 
departamentalización se hace con base en un producto o grupo 
de productos relacionados entre sí.
• Geográfica o por territorios 
Dirección Latinoamérica 
Dirección Centro 
América
Dirección Norte 
América
Dirección Sur 
América
Estados 
Unidos
México Guatemala Costa Rica Ecuador Chile
En general se utiliza cuando las áreas de la organización realizan
actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el
tramo de operaciones y de personal es muy extenso y está
disperso en áreas muy grandes y diferentes
• Clientes: Consiste en establecer departamentos cuyo objetivo es 
servir a los distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica 
en empresas comerciales, principalmente en tiendas de 
autoservicio y almacenes departamentales, aunque puede también 
utilizarse en organizaciones de servicio e industriales.
• Por proceso: Secuencia de pasos dispuesta con lógica para poder 
obtener resultados.
• Por equipo
• Por secuencia: Es conveniente cuando por razones técnicas o 
económicas se requiere hacer la departamentalización por 
secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo. 
• Matricial: La esencia de la organización matricial casi siempre es la 
combinación de modelos de departamentalización funcionales y de 
proyecto o producto en la misma estructura organizacional. 
Consecuencias de una mala
departamentalización
1. Mala remuneración: en organigramas en los que se representan
los sueldos de cada sector y puesto, esto se puede observar
claramente.
2. Falta de unidad de mando
3. Estructura desequilibrada: excesiva diferenciación vertical u
horizontal.
4. Obstrucción de los canales de comunicación: esto se puede
deducir de una excesiva diferenciación vertical donde el
alcance del control se limita y por lo tanto los canales de
comunicación se burocratizan.
5. Superposición de funciones: se refiere a que distintos sectores
pueden tener asignadas las mismas tareas.
1.3. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
• Es la descripción ordenada y clasificada de todos los factores y
actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de mejor
manera.
• Con la descripción de funciones se logran limitar y definir las
actividades de cada persona en cada puesto.
Herramientas
2.Cuadro de distribución de actividades
Permite analizar las actividades que se realizan en los
departamentos o áreas para conocer distribución de tiempo y
cargas de trabajo.
• Delimita actividades de puestos y departamentos
• Elimina duplicidad
• Elimina tiempos muertos
• Estandariza procedimientos
• Distribuye cargas de trabajo
• Evita fugas de responsabilidad
3. Análisis de Puestos
Definición pormenorizada de las labores que se desempeñan
en una unidad de trabajo, así como las características,
conocimientos y aptitudes que debe poseer quien se
encuentre en el cargo.
• Identificación: datos generales del puesto
• Descripción genérica: Descripción de las principales
funciones y responsabilidades del puesto.
• Descripción específica: Descripción detallada de las
actividades.
• Perfil del puesto o requisito: requisitos físicos, mentales,
habilidades, competencias y responsabilidades.
4. Manuales
Son documentos escritos que
concentran en forma sistemática una
serie de elementos administrativos con el
fin de informar y orientar la conducta de
los integrantes de la empresa, unificando
los criterios de desempeño y cursos de
acción que deberán seguirse para
cumplir con los objetivos trazados.
1. De organización: Información sobre la
estructura orgánica, organigrama,
misión, visión, objetivos y funciones
organizacionales.
2. Técnicas: Detalla los principios y criterios
necesarios para emplear las
herramientas técnicas que apoyen la
ejecución de procesos o funciones.
3. Procedimientos: Incluye la sucesión
cronológica y secuencial de las
operaciones que constituyen una
unidad para la realización de una tarea
específica.
4. Políticas: Incluyen guías básicas que
sirven como marco de actuación para
realizar acciones.
5.Específicos: Contienen información
detallada de un área administrativa
específica.
6. Departamentales: Información
detallada sobre cada uno de los
departamentosque conforman las
diferentes áreas funcionales.
7. De puestos: Manual individual o
instructivo de trabajo establece las
funciones y responsabilidades
asignadas a cada puesto de la
organización.
Ventajas de los manuales
• Son un medio para lograr que se observen y
se respeten la estructura formal y los
procesos.
• Promueven la eficiencia de los empleados.
• Son una fuente de información y
capacitación.
• Evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de
sistemas, procesos y operaciones.
5. Flujogramas o Diagrama de flujo
Representan de manera gráfica la sucesión 
en que se realizan las operaciones de un 
procedimiento. 
Los diagramas de proceso permiten: 
• Simplificar el trabajo. 
• Mejorar los procesos. 
• Eliminar demoras y tiempos ociosos. 
Simbología
CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE 
ORGANIZAR?
Reduce costos e 
incrementa 
productividad
Reduce o elimina la 
duplicidad
Establece la arquitectura 
de la empresa
Simplifica el trabajo
Coordina y optimiza 
funciones y recursos
Logra que el 
funcionamiento de la 
empresa sea sencillo
Logra fluidez para los 
empleados y mayor 
satisfacción para el 
cliente
Conclusiones
• La organización permite determinar estructuras y procesos esenciales en
una empresa.
• Dividir el trabajo facilita la delimitación de actividades.
• Jerarquizar permite determinar grados de importancia.
• La coordinación permite armonizar el trabajo y obtener resultados de
calidad.
• Un organigrama representa la estructura formal de la organización y sus
interrelaciones.
• Los diagramas de procesos representan actividades que deben realizarse.
• El cuadro de distribución de actividades delimita funciones y tiempos
específicos.
• El análisis de puestos determina de forma genérica y específica las
actividades que deben ser realizadas por cada unidad de trabajo.