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Nota: Caso práctico tomado del libro: Manual de Normas Internacionales de Auditoría y Control de Calidad del Mg. CPC Jaime Ernesto Vizcarra Moscoso. Agosto 2013. Con fines educativos PRÁCTICA DE CONOCIMIENTO DE LA COMPAÑÍA Y DE PREPARACIÓN DE CÉDULA SUMARIAS Usted ha sido asignado a la auditoría de Miladi S.A., una compañía que se dedica al almacenaje, transporte, compra y venta de productos químicos con quince años en el mercado. La compañía tiene sus instalaciones en Pachacamac Lima, donde posee un terreno de 30,000 m2 y 28 tanques de almacenamiento. Actualmente, la capacidad de almacenamiento en tanque disponible es de 2.000.000 m3. La compañía tiene un muelle de 150 metros de longitud donde se pueden descargar diariamente un promedio de seis (6) buques de mediana capacidad. La Compañía mantiene relaciones comerciales con 50 clientes a los cuales brinda sus servicios y tiene unos 200 proveedores. El personal de la compañía está integrado por unas 300 personas aproximadamente, de las cuales 250 son personal obrero. Este personal se dedica principalmente al mantenimiento de las instalaciones. El personal con funciones administrativas alcanza a unas 40 personas aproximadamente y el resto realiza funciones de tipo gerencial. El objeto de nuestro trabajo será la emisión de una opinión sobre los estados financieros de Miladi S.A. por el periodo comprendido entre el 1ro. de enero y el 31 de diciembre de 2012. La Compañía no había sido auditada anteriormente por contadores públicos independientes. En fecha próxima al cierre de la compañía, usted, el encargado del trabajo y el Gerente de auditoria a cargo de este cliente se presentan en las oficinas del cliente a fin de conocer y documentar los procedimientos utilizados por la compañía en sus diferentes áreas y poder completar en gran parte la información del archivo permanente de auditoría. En esta visita se prepararía la estrategia a seguir en el desarrollo de la auditoría. Adicionalmente, se debería preparar un estimado de las horas de trabajo. Usted fue asignado para ayudar al encargado de trabajo a preparar ciertas narrativas de los procedimientos utilizados por el cliente, para lo cual mantuvo conversaciones con el personal a cargo. A continuación se indica el resultado de algunas de sus indagaciones: ORGANIZACIÓN DE LA COMPAÑÍA La compañía tiene una Junta Directiva, la cual es nombrada directamente por la Asamblea de Accionistas en forma anual. El presidente es asignado por la Junta Directiva y tiene como principal ocupación el velar por el cumplimiento de los objetivos de la compañía, además define las políticas internas y puede obligar ante terceras personas a la compañía. El resto del personal ejecutivo, incluyendo al Gerente General, es designado de común acuerdo entre el Presidente y la Junta Directiva. En la compañía existe un director de finanzas, el cual coordina las funciones administrativas y de contabilidad. El director de finanzas reporta directamente a la gerencia general. En el organigrama de la compañía aparece además una dirección de operaciones. A la dirección de finanzas le reportan los departamentos de Relaciones industriales, Facturación y cobranzas, Tesorería, Contabilidad y Computación. Cada uno de los departamentos antes señalados tiene un gerente a cargo. DIRECCIÓN DE OPERACIONES El director de operaciones reporta al gerente general y tiene bajo su responsabilidad velar por el cumplimiento de las operaciones de la compañía. Para esto, es auxiliado por un capitán de puerto y por un jefe de operaciones, estas personas, supervisan las faenas y dirigen al personal obrero. En la dirección de operaciones hay una sección de coordinación de nuevos proyectos donde se incluye a un grupo de ingenieros. Este grupo de ingenieros es dirigido por un coordinador general y básicamente se encargan de los proyectos de construcción de nuevos tanques de almacenamiento. El coordinador reporta directamente al director de operaciones. DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN Y COBRANZAS En este se elaboran las respectivas facturas a los clientes, además de gestionar la cobranza. El 90% de las facturas emitidas surgen de la contratación del servicio de almacenamiento en tanques y el resto por la venta de productos. La compañía tiene contratos firmados con los clientes por el servicio de alquiler de los tanques de almacenamiento. El gerente de facturación y cobranzas coordina la cobranza a nivel nacional. En la compañía hay dos (2) cobradores que reportan al gerente de este departamento. En el momento de efectuar el cobro, los cobradores completan el formulario llamado “recibo de cobro”, una copia del “recibo de cobro” es entregada al departamento de facturación y cobranzas al final de la semana por el cobrador, conjuntamente con los pagos recibidos de los clientes. La original del “recibo de Cobro” se entrega al cliente. El departamento de facturación y cobranzas remite a contabilidad estos recibos, una vez efectuado el depósito en el banco. En el departamento se lleva un archivo en forma de acordeón (open file), el cual contiene los documentos al cobro. Este archivo es llevado al departamento de contabilidad al final de la tarde para su resguardo. De acuerdo con información del director de finanzas, nunca se ha hecho un arqueo de los documentos contenidos en el acordeón y comparados los mismos con el auxiliar de contabilidad. Cada uno de los clientes de la compañía tiene un código asignado. En el departamento hay un archivo con los expedientes de cada cliente. En el expediente del cliente se encuentran los originales de los contratos de arrendamiento de los tanques y la correspondencia recibida y enviada. Usted revisó algunos expedientes de clientes y no observó información financiera reciente de los clientes. Al comentar esta situación con el director de finanzas. Usted fue informado de que no se acostumbra solicitar información financiera a los clientes debido a que son empresas muy conocidas en el mercado y que hasta la fecha no se han presentado problemas en las cobranzas. El sistema de la compañía emita un reporte de la facturación efectuada y el registro auxiliar de las cuentas por cobrar, semanalmente. El registro auxiliar de cuentas a cobrar a clientes es utilizado por el gerente del departamento para preparar mensualmente un análisis de antigüedad de saldos. Dicho análisis es revisado por el director de finanzas. Usted pudo observar que este registro auxiliar se mantiene sin conciliar con el mayor general. Los cobros difíciles de la compañía son dados a sus abogados. Luego de conversar con el gerente de facturación y cobranzas. Usted es informado que los abogados reportan su gestión de cobranzas en forma anual y que todos los casos entregados a los abogados habían sido resueltos satisfactoriamente. DEPARTAMENTO DE VENTAS El departamento de ventas reporta a la gerencia general. En la compañía hay cuatro (4) vendedores y un gerente de ventas. Uno de los vendedores está encargado de hacer la promoción del servicio de almacenamiento y el resto se dedica a la venta de productos químicos. Actualmente se procesan alrededor de 500 pedidos de productos químicos. La mayoría de los pedidos son tomados por el vendedor aunque algunos clientes llaman directamente a la compañía. El pedido tomado por el vendedor debe venir firmado por el cliente para que sea procesado. Los pedidos telefónicos son confirmados por fax. Diariamente los pedidos recibidos por los vendedores y los recibidos por teléfonos o fax son agrupados por orden de llegada en el departamento de ventas. Una secretaria del departamento efectúa la trascripción de los pedidos en un terminal del computador. En el momento de facturar, el sistema de la compañía revisa el límite de crédito del cliente y la existencia del producto. El sistema rechaza los pedidos de clientes excedidos en el límite de crédito y los pedidos de productos que no hay en existencia. Al concluir el procesode facturación, el sistema genera automáticamente un reporte de validación de pedidos rechazados y pedidos en procesos por espera de mercancía. También se genera un reporte de pedidos aprobados. El reporte de pedidos en proceso debe ser revisado por el gerente de ventas, mientras que el reporte de pedidos aprobados es enviado al gerente de facturación y cobranzas. Después de revisado el reporte de pedidos aprobados, comienza el proceso de facturación. Durante este proceso se actualizan los archivos de inventarios, cuentas por cobrar, ventas y el maestro de pedidos. En el departamento no se generan las facturas. La facturación se emite por un terminal del equipo de computación que se encuentra en el departamento de facturación y cobranzas quien se encarga de su envío a los clientes. Las facturas a los clientes son emitidas en original y tres copias, con el siguiente destino: a) Original—cliente, b) Primera copia (azul) — departamento de contabilidad para el registro contable, c) Segunda copia (verde) — departamento de facturación y cobranzas para gestionar el cobro del cliente y d) Tercera copia (amarilla) — Departamento de contabilidad para un archivo correlativo de facturas. La facturación de la compañía es en un 90% a 30 días. En conversaciones con el director de finanzas, usted es informado que se trata de buscar crédito en la calle por igual número de días. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD El departamento de contabilidad está integrado por unas siete (7) personas que incluyen a un gerente. Mediante su examen de las operaciones procesadas por la empresa, usted observa lo siguiente: Operaciones relativas a N° de operaciones mensuales Nóminas 200 Compras, gastos, etc. 600 Facturación, crédito, cobranzas 250 Otras 50 La compañía utiliza el sistema administrativo “Mosca” para las tareas administrativas. Un equipo de computación marca IBM con una capacidad de almacenamiento en disco de 80 gb y 20gb de memoria principal es parte de la infraestructura. El correo externo (E Mail) se mantiene en un equipo marca Dell. La mayoría de los sistemas instalados en el equipo de computación fueron desarrollados por la propia compañía. En el equipo IBM se llevan diferentes registros auxiliares para el control de las cuentas de clientes, inventarios, proveedores, etc. El gerente de contabilidad debe preparar mensualmente un resumen de las operaciones efectuadas por la Compañía comparando contra el presupuesto del año y el año anterior. Este reporte lo revisa el director de finanzas. Mediante el examen de las nóminas de la compañía usted pudo observar gran cantidad de sobre tiempo, producto, en opinión del gerente de contabilidad, a exceso de trabajo. Al conversar con el personal de contabilidad usted nota un gran conocimiento de las operaciones de la compañía, así como de su trabajo. Posteriormente averigua que el promedio de antigüedad del personal en la compañía es de cinco (5) años. En el departamento de contabilidad se lleva en excel un registro auxiliar de las propiedades y Equipos de la Compañía. En este auxiliar se deja evidencia del costo, ubicación y depreciación acumulada del activo y es utilizado para calcular el gasto por depreciación. Trimestralmente, el director de finanzas conjuntamente con el gerente de contabilidad utiliza el registro auxiliar para efectuar chequeos selectivos de los activos fijos a fin de poder observar, activos no utilizados, dañados, etc. Los activos vendidos son eliminados de este auxiliar y del mayor general y su depreciación acumulada también es dada de baja en libros. Todo retiro de los activos propiedad de la compañía debe ser previamente autorizado por la gerencia general. Compras y desembolsos La política de la compañía es que todos los desembolsos se hagan con cheque y que no se emita ningún pago “al portador”. El contador debe cuidar que los desembolsos estén debidamente soportados para su pago. La compañía trabaja actualmente con 2 o 3 bancos. Usted es informado que un auxiliar de contabilidad prepara las conciliaciones bancarias de forma mensual. Al revisar las conciliaciones, usted observa que en el cuerpo de las mismas no aparece ninguna firma que evidencie que han sido revisadas por otra persona. Para adquirir un nuevo activo o reemplazar una ya existente se utiliza el procedimiento de emitir una orden de compra, la cual debe quedar autorizada en los casos importantes por junta directiva, para los casos normales solo se requiere la firma del gerente general. Las compras de inventarios requieren de la autorización del gerente de compras. La totalidad de los empleados que manejan efectivo en la compañía están asegurados mediante pólizas de “fidelidad” y se han efectuado estudios por parte de la gerencia general para asegurar los activos a su valor de reposición Luego de completar el proceso levantamiento de los procedimientos de la Compañía, el Gerente de Auditoria conjuntamente con el encargado llegaron a la conclusión de que para cumplir con esta asignación, se necesitarían de un total de 600 horas de trabajo las que estarían representadas por 200 horas de un auditor encargado y 400 horas de asistentes En este cálculo no estarían incluidas las horas del gerente y del socio. El cálculo de horas se basó en el alcance de los procedimientos de auditoria incluidos en los programas de trabajo que se pondrían en práctica. Previa autorización de las horas estimadas por parte del socio a cargo y en conocimiento de los procedimientos utilizados por el cliente Usted, conjuntamente con el encargado, comienzan la auditoria de la Compañía. En conversaciones con el gerente de contabilidad, usted solicita los estados financieros de la compañía a fin de comenzar a efectuar el pase de las cifras a nuestros papeles de trabajo. Los estados financieros que le fueron entregados a usted se incluyen a continuación: Se requiere: a) Identifique los puntos débiles del control interno en el formulario G-36. Asegúrese que los puntos detectados incluyan lo siguiente: 1) Problema 2) Descripción del Problema y 3) Sugerencia(s). b) Prepare el legajo de trabajo del año actual y las cedulas sumarias de cada una de las áreas del estado financiero de las cuales tengan información disponible y efectúe los ligues correspondientes con las sumarias principales (BG-A, BG-P y GP). Utilice el sistema de la Firma. Miladi, SA. Balance de comprobación al 31 de diciembre de 2012 (en miles de soles) Depreciación acumulada 5,544,000 Acciones en tesorería 1,469,859 Cuentas a cobrar al seguro 445,521 Cuentas por cobrar-empleados 14,710 Estimación para cuentas de cobro dudoso 7,500 Inventarios 94,423 Intereses pagados por anticipado 28,000 Propiedades, planta y equipo 24,208,862 Otros activos 28,750 Préstamos y sobregiro bancario 662,351 Deuda a largo plazo (c/p) 1,671,946 Cuentas por pagar proveedores 1,417,833 Cuentas por pagar a compañías relacionadas 55,575 Cuentas por pagar directores 30,184 Apartados para prestaciones sociales 424,983 Deuda a largo plazo 6,043,490 Capital 7,500,000 Superávit pagado 32,256 Ganancias retenidas 3,264,658 Reserva legal 426,038 Fondo fijo en planta 5,000 Fondo fijo en el departamento de contabilidad 2,000 Banco Andino 255,000 Banco Los Andes Huallaga -445,835 Depósito a Plazo Fijo 367,670 Cuentas y efectos por cobrar comerciales 928,328 Efectos a cobrar descontados 350,000 Seguros pagados por anticipado 60,100 Otros gastos pagados por anticipado 833 UNESCO por pagar 6,121 Intereses por pagar 250,000 Seguro Social por pagar 32,000 Honorarios Profesionales por pagar 9,800 Patente por pagar 3,288 Otros gastos por pagar 754 Anticipos para prestaciones sociales 269,556 Miladi, S.A. Estado de resultado Por el año terminado el 31 de diciembre de 2012 (en miles de soles) Ingresos: Por servicios de almacenaje4,048,574 Por servicios de muelle 736,694 Por venta de productos químicos 1,200,000 Total ingresos 5,985,268 Costos y gastos de operación: Costo de ventas de los productos 975,400 Sueldos y salarios 1,172,600 UNESCO 23,452 S.S.O. 102,390 Utilidades del personal 100,350 Honorarios profesionales 30,000 Reparaciones y mantenimiento 137,650 Seguros 2,250 Teléfono, correo, luz y agua 175,900 Cuentas incobrables 7,500 Prestaciones sociales 89,000 Depreciación 1,525,080 Patente de industria y comercio 13,481 Intereses 201,700 Material de oficina 70,340 Suscripciones 7,200 Otros 682,172 Total costos y gastos 5,316,465 Utilidad neta 668,803 Miladi, S.A. Detalle de las propiedades y equipos: Muelle 3,344,403 Plataforma 4,374,127 Tanques de almacenaje: Al costo 5,609,098 Revaluación 1,039,576 Tuberías e instalaciones 3,406,228 Tubería marítima 260,452 Pinturas y revestimientos 140,886 Mangueras 119,231 Edificio 254,343 Muebles y enseres 100,219 Vehículos 127,768 Mejoramiento de terreno 86,822 Subtotal 18,863,153 Terrenos Al costo 1,381,194 Reevaluación 2,499,923 Construcciones en proceso 1,464,592 Subtotal 24,208,862 Menos - Depreciación acumulada -5,544,000 Total 18,664,862 Miladi S.A. Práctica de efectivo Índice y nombre de las cédulas Índice Nombre de la cédula A-P Programa de efectivo A Sumaria de efectivo A-1 Arqueo de caja chica A-2 Conciliación Banco Los andes Huallaga A-3 Confirmación Banco Los andes Huallaga A-4 Conciliación Banco Andino A-5 Corte de documentos A-6 Transferencias bancarias PRÁCTICA DE EFECTIVO Como parte de los procedimientos de auditoría, usted realizó un arqueo del fondo de caja chica en la planta el día 28 de diciembre de 2012. El cajero custodio estuvo presente durante el arqueo y al finalizar el recuento, Usted obtuvo su firma en conformidad con el procedimiento realizado. Al examinar los comprobantes pagados a través del fondo de caja chica, Usted observa que no se utiliza un sello que señale “CANCELADO” o “PAGADO” para inutilizar los comprobantes. Adicionalmente, vales efectuados a empleados de la compañía, con más de 30 días de emitidos se encontraban en el fondo. Usted pudo observar que los vales, en su gran mayoría, estaban autorizados por el Custodio y no aparecía la firma del trabajador. Una diferencia detectada en el fondo de caja no pudo ser aclarada. Como parte de los procedimientos de auditoría, se enviaron confirmaciones a los diferentes bancos con los cuales trabaja la compañía. Las respuestas de los bancos fueron recibidas en los primeros días del mes de enero de 2013. El día de cierre de las operaciones de la Compañía, usted efectuó un corte de los documentos que mueven el efectivo: cheques, recibos de cobro, etc.; además realizó un arqueo de los cheques pendientes de entrega y en poder de caja. En el corte de los últimos cheques emitidos, Usted tomó el último documento en blanco, a fin de poder observar su uso en el periodo siguiente. Por último, efectuó un corte de las dos (2) últimas transferencias bancarias. Toda la información obtenida en los procedimientos anteriores fue verificada contra la información de las conciliaciones bancarias y la documentación de soporte existente. Usted revisó el corte de documentos de efectivo, verificando que las operaciones seleccionadas fuesen debidamente registradas por la compañía en el periodo correspondiente. Como paso final del trabajo de auditoría en esta área, usted realizó el trabajo señalado en el programa de efectivo para la revisión de las conciliaciones bancarias. En el desarrollo de este trabajo se observó lo siguiente: La nota de débito del Banco Los Andes Huallaga de fecha 24.12.2012 por S/. 45,000 pendiente de registro en libros, correspondía al pago de la factura 417 del cliente Coplay S.A. el cheque se encontraba devuelto por “Diríjase al girador”. Este cheque fue examinado por usted y al 30.01.13 no había sido cobrado. La nota de débito del banco había sido extraviado. La nota de crédito del Banco de Los Andes Huallaga de fecha 25.12.12 pendiente de registro en libros obedecía, de acuerdo con información suministrada, a la liquidación del pagaré N° 4512 y los intereses por S/. 5,350 pagados por anticipo, correspondían al período comprendido entre el 25.12.12 y el 25.04.13 la Compañía no había procedido a solicitar los documentos ante el banco. Un cheque en tránsito por S/. 35,000, pendiente en la conciliación del Banco de Los Andes Huallaga de fecha 15.02.11, correspondía a un pago a Sweh S.A. por trabajos de mantenimiento del muelle. El cheque en cuestión sustituía al N° 256662 de esa misma fecha. Al examinar la documentación de soporte de estos cheques, usted pudo observar que ambos cheques se encontraban anexos al asiento de contabilidad y debidamente inutilizados. El contador, le informó que los mismos se encontraban anulados. El asiento de registro del cheque N° 450326 fue el siguiente: Dr. Gastos Generales Cr. Banco de Los Andes Huallaga Los cheques N° 425293 y N° 522444 que aparecían pendientes de pago por el Banco Andino S.A. correspondían a un pago a la DEPT S.A. y a la cancelación de la acometida de agua SEPAL para una extensión en el suministro de agua para la planta. El gerente de contabilidad le informa que el primer cheque había sido cargado y abonado por el banco en el estado cuenta pero no fue devuelto. El segundo cheque había sido anulado por la compañía. Este último se registró con cargo a gastos. Al examinar la documentación de soporte correspondiente a la transferencia bancaria de fecha 25 de diciembre de 2012, usted la encontró correcta. Se desconocían los motivos por el cual el banco no había abonado estos fondos. Esta transferencia correspondía a la planilla de depósito N° 772527 del 25.12.12. Las notas de débito N°616 y N° 52313 pendientes en la conciliación del Banco Andino, fueron registradas el 15.02.13 y correspondían a un cheque devuelto perteneciente a la Compañía de seguros y a una comisión bancaria. A continuación se presenta el detalle del corte de documentos: Últimos cheques emitidos Numero Fecha Banco Concepto S/ 483965 25.12.12 Andino Canc. B.S GARCIA 5.250 6 28.12.12 Andino Nóminasobreros3l.12.02 41.323 7 28.12.12 Andino Canc. a transporte KAR 10.250 8 29.12.12 Andino Canc. a Const. ASTR 231.020 9 31.12.12 Andino Reposición caja chica 2.300 70 En blanco 295342 26.12.12 Los A. H. LIZET. P. - adelanto prestaciones sociales 15.000 3 29.12.12 Los A. H. Nómina de empleados 75.500 4 Anulado 5 30.12.12 Los A.H. MANUEL M. - préstamos personal 2.300 6 30.12.12 Los A.H. Cancelación aseo urbano 1.500 70 En blanco Cheques pendientes de entrega a sus beneficiarios 483965 25.12.12 Andino Cancelación a R. B. GARCIA 5.250 150923 16.01 .12 Andino Adelanto tanque N°425 21.000 483968 29.12.12 Andino Canc. Constructora ASTR. 231.020 295346 30.12.12 Los A. H. Cancelación Aseo Urbano 1.500 Últimos recibos de caja 412 16.12.12 Canc. Facturas N° 231, 232 MOTOR S.A. 85,320 415 20.12.12 Canc. Factura N° 175 RESALT S.A. 155,267 416 20.12.12 Canc. Factura N° 190 SANTIMA S.A. 233,000 417 22.12.12 Canc. Factura N° 200 KPS S.A. 45,000 418 23.12.12 Reintegro SA CAMILA G. D. 1,273 419 En blanco Transferencias bancarias Banco Emisor Depósito Fecha Banco Monto 295337 25.Dic Los A.H. 30.000 295300 24.Dic Los A. H 20.000 Banco Receptor Depósito Fecha Banco Monto 772527 25.Dic Andino30.000 772525 24.Dic Andino 20.000 Se requiere Realice los pasos del programa de auditoría en el área de efectivo. Identifique los puntos débiles del control interno en el formulario G-36. Asegúrese que los puntos detectados incluyan lo siguiente: 1) problema 2) descripción del problema y 3) sugerencia (s). Proponga los ajustes detectados, para esto, prepare una cédula de ajustes. Proponga los puntos de atención al socio que usted considere necesarios. Deje clara evidencia del trabajo realizado y los puntos detectados en el cuerpo de las cédulas. Utilice marcas, notas, etc. Realice los ligues con las demás secciones de los papeles de trabajo, si aplica.
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