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Círculos de calidad Teoría y práctica Francisco Javier Palom Izquierdo P R O D U C T I C A P R O D U C T I C A P R O D U C T I C A P R O D U C T I C A Colección «Prodúctica» Dirección técnica: José Mompín Poblet © MARCOMBO, S.A., 1991 Reservados todos los derechos de publicación, reproducción, préstamo, alquiler o cualquier otra forma de cesión del uso de este ejemplar en cualquier idioma por MARCOMBO, S.A. Gran Via de les Corts Catalanes, 594 08007 Barcelona (España) Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los titulares del "Copyright", bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y el tratamiento informá- tico, y la distribución de ejemplares de ella mediante alquiler o présta- mo públicos, así como la exportación e importación de esos ejempla- res para su distribución en venta, fuera del ámbito de la Comunidad Económica Europea. ISBN: 9788426706751 Depósito Legal: B-28169-91 Impreso en España Printed in Spain Fotocomposición: FOINSA - Gran Via de les Corts Catalanes, 569 - 08011 Barcelona Impresión: Vanguard Gràfic, S.A. -Joan Miró, 17-19 - 08930 Sant Adrià de Besòs (Barcelona) Presentación ODE Gestión y Planificación Integral, S. A., es una entidad de servicios empresariales pionera en España a la hora de difundir y aplicar nuevos principios de Management y Metodologías de Gestión avanzadas, como Presupuesto Base Cero, Productividad Total, Innovación Sistemática, Teo- ría Z y Círculos de Calidad. Desde 1982, fecha en la que empezamos a implantar las técnicas de Círculos de Calidad en las empresas españolas, hemos tratado de plasmar toda la experiencia acumulada en Congresos Nacionales, Cursos, Semina- rios, y en todo tipo de publicaciones, desde revistas a manuales de gestión y vídeos de formación. La presente obra es, en esencia, el resultado de un esfuerzo de síntesis pragmática realizado por un equipo de profesionales de primer nivel, con años de experiencia en este campo. Es obligado, por tanto, destacar aquí el trabajo de todo el equipo humano que ha contribuido a que este libro sea una realidad. La mayor parte de los capítulos concernientes a la organización de los Círculos de Calidad se deben a la pluma de Emilio Martínez Grande, frecuente colaborador de ODE muy implicado en la práctica empresarial y a la vez inquieto estudioso de los más modernos sistemas de Manage- ment. José María Prat Canet, Director del departamento de formación de ODE, se encargó de la preparación de los capítulos referentes a la implantación paso a paso de los Círculos, y estandarizó la metodología de trabajo que se desarrolla en el caso práctico final. Estuvo asistido siempre por los conocí- cientos y la experiencia práctica de José Pérez Costa, Enrique de Rafael Minué, Doménech Bizca y Ángel Bola Masera. Finalmente, cabe resaltar las valiosas aportaciones de Agustín Palmo Izquierdo al original, y la labor de coordinación y revisión de todo el material, por parte de Jorge Palmo Rico. El autor 3 Índice general MANAGEMENT Y PRODUCTIVIDAD ............................................. 7 INTRODUCCIÓN .............................................................................. 7 LA TEORÍA Z...................................................................................... 15 Una filosofía y un nuevo sistema de valores en la empresa .. 15 Características y factores diferenciales de las empresas japonesas frente a las occidentales ...................................... 16 El Management, tecnología punta y clave del éxito ................ 18 Teorías de Maslo, y de McGregor ............................................... 19 La "Teoría Z". Su filosofía y sus valores .................................... 21 Características comunes de las empresas "Z" ......................... 23 La motivación y las expectativas de los trabajadores................. 25 Expectativas ......................................................................... 27 Rasgos diferenciales de las organizaciones tipo "Z". Ejemplo 27 Etapas para implementar la teoría Z ....................................... 28 LOS CÍRCULOS DE CALIDAD: SU ORIGEN, EVOLUCIÓN Y PROYECCIÓN ......................................................................... 31 Historia de la calidad ................................................................. 31 El milagro japonés ..................................................................... 31 La aparición y desarrollo de los círculos de calidad en Japón .... 33 Los círculos de calidad en compañías americanas y europeas .. 34 CONCEPTO, PRINCIPIOS, Y CONDICIONES BÁSICAS DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD .......................................................... 35 INTRODUCCIÓN ............................................................................ 35 ¿Qué es un círculo de calidad? ............................................... 35 Propósitos de los círculos de calidad y productividad ................ 36 Principios y condiciones de los círculos de calidad .................. 37 Puntos focales de los círculos de calidad ............................... 38 ¿Qué temas pueden tratar los círculos de calidad? ................ 41 ORGANIZACIÓN DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD ................... 43 Modelo de organización japonés ............................................. 43 Modelo de organización norteamericano .................................. 45 El primer nivel: La alta dirección .............................................. 46 El segundo nivel: El comité central de gobierno ...................... 46 El tercer nivel: El coordinador o facilitador .............................. 47 El cuarto nivel: El líder .............................................................. 48 El quinto nivel: El círculo y sus componentes .......................... 48 ¿Dos organigramas en la empresa? ........................................ 49 EL COMITÉ CENTRAL DE GOBIERNO............................................. 51 Los miembros del comité central de gobierno .......................... 51 Las tareas del comité central de gobierno................................... 51 Objetivos filosóficos del comité central ..................................... 52 4 Índice general EL COORDINADOR O FACILITADOR .......................................... 55 Selección y características ...................................................... 55 Tareas del coordinador ............................................................ 55 El papel del coordinador en la formación de círculos ................ 56 El papel del coordinador en los círculos de calidad en marcha . 57 Las precauciones del coordinador ............................................. 57 Las dificultades del coordinador .............................................. 58 El coordinador y los objetivos de los círculos ........................... 59 EL LÍDER ........................................................................................ 61 Selección y condiciones .......................................................... 61 Funciones del líder .................................................................. 61 El secreto del líder ..................................................................... 62 Reglas generales de conducción de grupos .............................. 63 El líder en la reunión del círculo .............................................. 64 Trucos para el éxito de la reunión ............................................ 65 Asamblea de líderes ................................................................ 65 LA ESTADÍSTICA, BASE DE LAS TÉCNICAS EMPLEADAS EN LOS CÍRCULOS.................................................................................67 INTRODUCCIÓN ............................................................................. 67 El muestreo al azar ................................................................. 67 Cálculo de probabilidades .......................................................... 69 Presentación de datos y análisis ............................................. 70 Gráfico lineal ....................................................................... 72 Relación entre gráficos lineales de control e histogramas ... 72 Distribución normal de probabilidades ..................................... 74 Los tipos de distribución. La curva de Gauss ............................ 76 Desviación estándar ................................................................ 77 Intervalos de confianza y tamaño de la muestra ...................... 78 La estratificación como técnica de análisis y presentación de datos.................................................................................. 80 Diagramas de correlación y dispersión .................................... 82 Gráficos lineales de control por variables ................................ 84 Gráficos lineales de control por atributos ................................ 85 El manejo de planos, esquemas, lista de piezas, y cuadros de chequeo ........................................................................... 87 TÉCNICAS ESPECÍFICAS DE ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS .......................................................................... 91 "Brainstorming" o tormenta de ideas ........................................ 91 El área de resultados clave. Principio de Pareto ........................ 91 Diagrama causa y efecto .......................................................... 92 LA IMPLANTACIÓN PASO A PASO.................................................. 95 Requisitos previos ..................................................................... 95 La empresa .......................................................................... 95 Los trabajadores ..................................................................... 95 Los sindicatos ..................................................................... 96 5 Círculos de Calidad Etapas para la implantación ...................................................... 96 Aceptación por el equipo directivo ......................................... 96 Formación de los mandos intermedios y técnicos................... 98 Elección y formación del coordinador ..................................... 98 Información a todos los empleados ..................................... 98 Elección de los primeros círculos............................................ 99 La formación para los integrantes de los CC ....................... 99 Elección del líder ................................................................... 100 Periodicidad y horario de las reuniones .................................. 100 Aprobación de las propuestas ............................................... 101 ¿Qué elegir primero: Los temas o los componentes? ........... 101 Divulgación de los logros de los círculos................................. 102 La función de la dirección durante la implantación ............... 103 EL CÍRCULO EN MARCHA. FUNCIONAMIENTO Y METODOLOGÍA DE TRABAJO ..................................................................................... 105 Funcionamiento general de los círculos de calidad..................... 105 Metodología de trabajo................................................................ 106 Presentación del problema ................................................... 106 Búsqueda de datos y análisis ................................................ 107 Propuesta de solución .......................................................... 107 Aprobación y puesta en marcha ........................................... 107 Seguimiento y control ........................................................... 108 Impresos utilizados ................................................................... 108 Constitución del grupo .......................................................... 108 Brainstorming de causas ...................................................... 110 Clasificación de las causas .................................................... 112 Clasificación de las causas (II) ............................................... 113 Diagrama causa-efecto ....................................................... 113 Diagrama ABC ..................................................................... 114 Brainstorming de soluciones ................................................ 116 Resumen del trabajo ............................................................ 117 Perfil del grupo .................................................................... 118 Acta de la reunión ................................................................. 120 CASO PRÁCTICO RESUELTO POR UN CÍRCULO DE CALIDAD . . 123 Presentación del caso ............................................................. 123 La empresa ......................................................................... 123 Trabajo actual ..................................................................... 123 Problema presentado al círculo ............................................ 123 Reuniones del círculo .............................................................. 124 Primera reunión .................................................................... 124 Segunda reunión ................................................................. 129 Tercera reunión .................................................................... 131 Cuarta reunión ........................................................................ 132 Quinta sesión ........................... .. ......................................... 135 Acta resumen círculo "calidad uno" ...................................... 136 Propuesta de solución .......................................................... 139 Aprobación y puesta en marcha ........................................... 140 Seguimiento y control .......................................................... 140 Comentarios ............................................................................ 141 6 Management y productividad INTRODUCCIÓN La productividad se ha convertido hoy en un concepto central, fundamental, no sólo en el Management de las empresas, sino de la misma Teoría Económica. Sabido es que una preocupación básica de toda teoría y de toda práctica económica, incluso antes de Adam Smith, el pensador escocés a quien se considera el fundador de la Economía Política, (autor en el siglo XVIII de un tratado, Causas de la Riqueza de las Naciones, primera publicación científica sobre Economía que se conoce), preocupación básica de todas las escuelas económicas –repetimos– es la de la medida del valor: no sólo lo que es el valor, sino también su medida. Así, en la antigüedad, la medida del valor se atribuía a las cabezas de ganado: (del latín "pecus", cabeza de ganado). Aún hoy seguimos utilizando el calificativo "pecuniario" para expresar algo relativo al dinero, en definitiva, al valor. Al pasar de una economía campesina a otra artesana y comercial, se sustituye el valor, expresado por el "pecus" o cabeza de ganado, por las monedas o dinero, que aún conservan su denominación u origen "pecuniario". De esta manera, el dinero se convirtió no sólo en medio de cambio, sino también en la medida del valor, que aún hoy sigue conservando. Pero la realidad económica fue evolucionando, del mismo modo que la ciencia económica que procuraba interpretarla, primero para orientarla, después en busca de mejores resultados y de horizontes más prometedores. Ya no preocupaba tanto la medida del valor sinocuál fuese el concepto del valor en sí mismo. Uno de los primeros economistas ingleses –en el tiempo y en la categoría–, David Ricardo, estableció su famosa teoría acerca de la renta de la tierra. Las tierras de mejor calidad eran siempre las primeras en ser ocupadas y explotadas. Las de calidad descendente obtenían unos resultados también descendentes, lo que reflejaba una realidad indiscutible, pero que generaba una diferencia de rentas en las que David Ricardo fundamentó su teoría del valor, al menos un valor diferencial para las explotaciones agrícolas, que eran fundamento de la economía inglesa antes de la primera revolución industrial. Ya avanzado el siglo XIX, se pretendió ver el fundamento del valor en el trabajo. Carlos Marx fue uno de los defensores de esta teoría. Era el trabajo del hombre el que daba valor a las cosas, convirtiéndolas en productos susceptibles de comercio y especulación. Consecuencia de esa visión del trabajo como verdadero valor añadido a las materias naturales que eran transformadas por el hombre gracias a este mismo trabajo, hemos vivido un largo período en el que lo único importante 7 Círculos de Calidad era producir. Los planes quinquenales soviéticos saben mucho de esta férrea orientación. En nuestro país, en los difíciles y lamentables años de la autarquía, en que se pretendía que en lo económico los españoles debíamos bastarnos a nosotros mismos (años 1939-1959), la consigna era producir. Más adelante, cuando las cosas mejoraron un poco, nos dimos cuenta de que, además de producir, también era necesario vender y cuando las cosas empeoraron otra vez, nos dimos cuenta de que, además de vender, era preciso cobrar. La fase siguiente fue la que correspondía a la consigna de exportar, exportar a toda costa. Habíamos pasado del fomento de la producción al fomento de la exportación. Pero aquí tuvimos que chocar no sólo con conceptos, sino con realidades nuevas. Para exportar había que ser competitivo y para ser competitivo nuestras empresas debían tener una productividad de la que, en general, carecían. Claro que también se puede exportar vendiendo por debajo del precio de coste, lo que no es otra cosa que exportar pérdidas o entrar en el campo del dumping, un uso hoy absolutamente rechazado en el comercio internacional. Los países que lo practican, con la protección, a veces, de altas instancias del propio país, es que han perdido ya el hábito de sonrojarse. Por otro lado, hay gobiernos que subvencionan la exportación, lo que en determinadas circunstancias puede constituir un estímulo positivo y sano, pero en otros casos es el origen de vicios y de malas costumbres mercantiles, que van en contra de la propia competitividad del país en cuestión, a la vez que se fomenta un autoengaño nada práctico a la larga. Productividad y competividad: he aquí dos conceptos y dos realidades que se relacionan y que se exigen mutuamente y que hoy vienen a ser la referencia más segura para un acertado Management de cualquier empresa. Nos ha parecido obligada esta introducción para ir centrando el marco en que ha de desenvolverse la cuestión. Porque resulta muy difícil dar definiciones de lo que es productividad y competitividad sin recurrir a la clásica petición de principio, es decir, incluir lo definido en la definición. Lo que sí podemos afirmar es que sin productividad no hay competitividad posible. Pero, ¿qué es la productividad'? Producir más cosas en menos tiempo? ¿Depende sólo la productividad de la empresa de los trabajadores que se enfrentan al trabajo diario? ¿O es cosa también del Management? Es fácil medir el número de zapatos que produce un obrero o una sección, pero ¿cómo puede medirse el trabajo que realiza en la empresa el trabajador intelectual? Son preguntas que intentaremos ir ilustrando y respondiendo a su debido tiempo. Lo que no puede discutirse a estas alturas es el papel de privilegio que hoy todo el mundo de la economía atribuye a la productividad. Se trata de un concepto central, pues, en definitiva, la competitividad es función, más que nada, de la productividad. Y aquí vamos a enlazar con lo que decíamos al principio. Pues si hemos estado hablando de la teoría y de la medida del valor, ha sido para enlazar 8 Management y productividad con el concepto de productividad. Porque ha llegado el momento de nombrar al profesor Peter Ferdinand Drucker, nacido en Viena en la primera década del siglo, pero que ha desarrollado toda su actividad profesional prácticamente en los Estados Unidos. El profesor Drucker es considerado universalmente como el padre de la ciencia del Management, siendo autor de libros tan fundamentales como Management: Task, Responsabilices, Practices, Managing in Turbulent Times, Innovatíons and Entrepreneurship, hasta un total del más de veinte títulos, entre los que tampoco podemos olvidar su Concept of Corporation y su End of Economic Man. Aunque Drucker es fundamentalmente el creador del Management moderno, especialmente a partir del momento en que se dio cuenta de que no eran los gobiernos, ni los ministros, ni las altas organizaciones económicas internacionales, ni los catedráticos quienes hacían progresar la economía de un país, sino los gerentes de sus empresas, pudiendo afirmarse que su dedicación a la ciencia del Management desde hace muchos años es prácticamente exclusiva, su aportación a la teoría económica desde este mismo campo del Management ha sido también muy notable. En este sentido, Drucker pudo escribir en su Managing in Turbulent Times, un libro escrito para la larga crisis que se inició en el otoño de 1973 con el desmesurado aumento del precio de los crudos, y que se está convirtiendo en un clásico de la Economía y del Management, una aportación muy original a la teoría y a la medida del valor. En la actualidad, escribía Drucker, el factor decisivo en la medida del valor es la productividad. Aquí queríamos llegar, para mostrar el valor decisivo de la productividad en la teoría y en la práctica moderna de la economía y de la ciencia del Management. Vale la pena, pues, centrarnos en ese concepto y en esa realidad de la productividad, que afecta muy directamente, no sólo a la competitividad, como es obvio, sino a otros factores aparentemente alejados, pero muy relacionados, como es la inflación, a cuyo fuerte condicionamiento sobre toda la vida económica sacrifican los Gobiernos realidades tan dramáticas humanamente como una verdadera lucha contra el desempleo. Así, citando datos procedentes de la Gran Bretaña, el rebajar un punto la tasa de inflación representa un incremento de más de 200.000 parados en el Reino Unido. Todos los teóricos de la economía estaban de acuerdo en afirmar que la inflación llevaba consigo un descenso en la tasa de productividad. Drucker pudo demostrar lo contrario: aun admitiendo que la inflación podía disminuir la productividad, lo mismo que deterioraba otras variables económicas, lo cierto era que la disminución en la productividad generaba inflación, siendo este segundo efecto (aumento de la inflación), mucho más fuerte que el primero. Antes de la entrada de España en la Comunidad Económica Europea como miembro de pleno derecho, solía invocarse, aunque tímidamente, la productividad, cuando se hablaba de exportación. Pero ahora, y en el horizonte del año 1992, en el que habrán caído ya todas las protecciones que aún nos quedan, la productividad es ya cosa de todos los días. Es más, 9 Círculos de Calidad se trata de una cuestión de supervivencia. Y no sólo en el plano de la economía nacional, sino en el plano que a cada empresa corresponde. En la historia de la productividad hay un punto de origen, que nos narra Adam Smith en su admirable "Riqueza de las Naciones": es /a división del trabajo. El padre de la Economía Política nos pone el ejemplo de aquel taller que fabrica clavos y en el que cada artesano hace determinado número de clavos al día.Un día se pone en práctica la división del trabajo. Los trabajadores se especializan en sólo una parte del trabajo: unos hacen la cabeza del clavo, otros el cuerpo, otros la punta. El número de clavos fabricados cada día crece de un modo espectacular. La artesanía va a desaparecer. Estamos a punto de entrar en la era industrial. Todo tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Se ha introducido un factor de racionalidad en el trabajo. También es cierto que el artesano se ha convertido en obrero y que ha perdido en buena parte su satisfacción personal por la obra bien hecha. Aunque ello sea cierto, sólo lo es en parte. En la actualidad, los trabajadores de grandes, pequeñas y medianas empresas pueden sentir también el orgullo del trabajo bien hecho, aunque sea en equipo. O precisamente, por estar hecho en equipo, un equipo que actúa como factor multiplicador e incluso potenciador en la calidad de la obra bien hecha. Un trabajador de Leitz, de Sony, de Philips, de Toyota, de Ford, de British Motors, de IBM o de Kodak siente un orgullo mayor que el que podía sentir el artesano que fabricaba clavos individualmente en un pequeño taller de Escocia, el que nos describe Adam Smith en su Tratado de las Causas de la Riqueza de las Naciones. Pasó mucho tiempo hasta que un ingeniero, Frederick W. Taylor, amigo del fundador de la Ford, aportase algo realmente nuevo en el campo de la productividad. La organización de la empresa era otra cosa. Pero es curio- so resaltar que son los tratadistas de la empresa de tradición francesa, quienes hacen ver que, en su origen, lo que hoy llamamos empresa grande y mediana, estuvo muy influida en su organización por el modelo militar. Seguramente lo que ahora llamamos industria de la defensa y que ante- riormente, con más franqueza, se llamaba industria de guerra, copió la organización militar para adaptarla a su propia organización y régimen interior. Los famosos organigramas y staffs actuales no difieren demasiado de los esquemas de mando de un ejército prusiano o francés del siglo XVIII. Incluso tenían un defecto común, bastante generalizado: eran de- masiado frondosos y proclives a los conflictos de competencias. Parecerá un indicio ridículo, pero es muy cierto, que la costumbre todavía en boga de llamar "jefe" al superior de una sección o de una división de la empresa tiene, entre nosotros, lejanas reminiscencias militares. Es muy fácil ahora criticar a Frederick W. Taylor, cuando disponemos de medios y estudios más modernos que los que él inventó y aplicó por primera vez en la fábrica de Ford, en Detroit, junto al lago Michigan. Sin Frederick W. Taylor el famoso "Ford T" hubiera tardado mucho tiempo en invadir las carreteras de los Estados Unidos, en una marcha pacífica que significó la consagración del automóvil, no ya como un lujo, sino como algo popular, deseado y deseable para todo el mundo. Sin la cadena de montaje que inspiró Frederick W. Taylor, después de haber estudiado minuciosamente, una y mil veces, cada movimiento y la 10 Management y productividad mejor manera de realizarlo, el "sueño americano", el automóvil, hubiera continuado siendo el privilegio de los millonarios, los snobs y los sport- men. El viejo Ford aprendió tan bien el sentido de ahorro en el esfuerzo que enseñaba Taylor, que no se molestó en dar al "Ford T" ninguna versión en color, aparte de la de color negro, que era la reglamentaria. Cuando un cliente preguntaba si podía escoger el color de su Ford, los vendedores, debidamente aleccionados, contestaban de manera amable: "Natural- mente, señor: siempre que su color preferido sea el negro". El viejo Ford economizó así miles de kilos de pintura, pudo rebajar un poco el precio del automóvil y empezó a aplicar mal las teorías de su amigo, el ingeniero Frederick W. Taylor, el padre del taylorismo, tan vilipendiado ahora, pero que representó el primer resultado brillante y tremendamente eficaz de la inteligencia y de la razón aplicada al trabajo. Luego, todos nos reiríamos con "Tiempos modernos", de Charlot, la crítica más gráfica y corrosiva, no del taylorismo, sino de un tiempo en que la racionalidad, a fuerza de serlo, se había convertido en irracional. Pero Taylor no cambió sólo la organización del trabajo, dejando muy atrás, definitivamente, aquella división del trabajo que describía Adam Smith en el pequeño taller de ferretería de las tierras altas de Escocia. Ya no se trataba de la división del trabajo. Se trataba de la racionalización del trabajo. Y esta racionalización introdujo cambios progresivamente en la organización misma de la empresa. No podía seguir todo como antes, ahora que estaban funcionando a pleno rendimiento las cadenas de montaje. Aunque Taylor esté unido a la historia de la Ford, sus conocimientos influyeron en muchas otras industrias, y no sólo del ramo del automóvil. Pero la industria del automóvil fue la que mejor adaptó los estudios del ingeniero Taylor. Porque no sólo fue la Ford. La otra empresa, que iba a convertirse en rival eterna de la que popularizara el Ford T, la General Motors, aplicó también muy pronto los principios y experiencias de Taylor. La General Motors fue la consecuencia de la unión de una serie de pequeñas fábricas de automóviles que, separadamente no tenían más porvenir que la desaparición o la quiebra. Para que el paralelismo con la Ford fuese más brillante, la General Motors tuvo también su hombre mítico: Alfred Sloan, el "boss" indiscutible, que consiguió llevar a su empresa al punto más alto de la industria automovilística mundial. Ni las huelgas, ni los Sindicatos pudieron con Sloan. Fue un gran Jefe de empresa, pero fue también un innovador. Se adelantó a su tiempo. Saliendo de muy atrás, consiguió adelantar a una Ford que había parecido imbatible. La verdad es que desde que se aplicaron los estudios y la racionalización del trabajo que introdujo Frederik W. Taylor, se ha andado un largo camino. Los estudios de psicología aplicada al trabajo, la profundización en las motivaciones de la conducta humana, la importancia creciente que se está dando al factor humano dentro de la empresa, la aparición de la ciencia del Management, que desborda el antiguo y tradicional concepto 11 Círculos de Calidad de la Gerencia, han determinado una verdadera revolución en el mundo de la empresa, mucho más importante que la introducción de los robots en las cadenas de montaje de automóviles o la proliferación informática de ordenadores, con todo su software y hardware incluidos. Sin el Mana- gement, ni los robots, ni los ordenadores, ni la informática, alcanzarían su verdadero sentido, su auténtica utilidad. Estamos llegando al límite, de tanto tener que oír a todas horas lo de alta tecnología, lo de tecnología avanzada, lo de tecnología punta, cuando muchas veces el que habla o escribe no podría distinguir entre tecnología y técnica, que es palabra menos pretenciosa y, por tanto, más humilde, más cercana a la verdad. El viejo y siempre innovador Drucker, nos ha hecho comprender en su reciente Innovation and Entrepreneurship que la única tecnología punta que existe en la actualidad es la del Management. Le divertía en su última estancia en Barcelona, el embeleso como algunos altos cargos del país se deshacían literalmente ante la magia de la electrónica, de la fibra óptica, de las comunicaciones por satélite, de los ordenadores conectados entre sí, vaya, de una especie de informatización general. Sin duda, algún empresario pionero, que ya estaba informatizado en 1960 o en 1962, recordará como una pesadilla los pliegos de papel listado que se amontonaban en su mesa, conteniendo toda la información y más, pero que era imposible leer y menos "digerir" al mismo ritmo en que salía del ordenador. La instalación de un equipo completo de Bull o de IBM le había permitido prescindir de algunos administrativos de la era del lápiz y de los albores del bolígrafo, pero los nuevos informáticosse convirtieron pronto en pequeños o grandes tiranos, que se negaban solapadamente a cambiar la programación del ordenador cuando la Gerencia lo creía necesario o incluso imprescindible. Los primeros informáticos constituían como un cuerpo de élite dentro de la empresa. Sólo ellos estaban en el secreto. Llegaron a creerse aquello de que quien tiene la información tiene el poder. Fueron unos precurso- res, pero como casi todos los grandes precursores, tuvieron un final poco feliz. Su enemigo definitivo no fue ni el staff de la empresa, ni la Gerencia, que empezaba a sentirse impotente ante el prestigio mítico de la infomáti- ca. Su enemigo mortal fue el PC. Pero no el PC que algunos estarán pensando, sino el PC, Personal Computer, que puede manejar incluso un alumno de BUP. Desde la proliferación de los PC, los informáticos profesionles ya no fueron nunca lo que habían sido. Ahora alguna multinacional como la IBM, ante el convencimiento de que los PC están infrautilizados, pues muchos PC familiares sólo sirven para juegos tan populares como el de "matar marcianitos", todo por culpa del software, que resulta demasiado compli- cado para muchos honestos padres de familia y para sus hijos poco estudiosos de la lógica matemática, están intentando otra vez lanzar el ordenador profesional, posiblemente con éxito. Lo que ocurre es que los avances de la técnica, especialmente en la miniaturización, han sido tan clamorosos, que ya no será posible fabricar, para una empresa media, 12 Management y productividad aquellos grandes ordenadores que imponían a los profanos un respeto poco menos que reverencial. Resumiremos cuanto antecede como un conjunto de notas acerca de la productividad y de la trascendencia que el moderno Management tiene en el logro de una productividad óptima, en el bien entendido de que la función del Management no se agota, ni mucho menos, en el campo de la productividad. Es más, el Management que buscase únicamente aumen- tos de la productividad, sin tener en cuenta lo que debe ser la "filosofía" y la peculiaridad de cada empresa, constituiría no sólo un fracaso, sino que sería un fraude y significaría una deslealtad hacia ese factor humano cuya colaboración e implicación máxima en la empresa solicitan las modernas teorías del Management, como la Teoría Z. Terminaremos esta introducción dedicada a la productividad con una comparación tomada de la física tradicional: La productividad es a la producción, como la aceleración es a la velocidad. El mismo esquema podemos observar en el cálculo diferencial, en el que se define la acelera- ción como derivada de la velocidad. Esperamos que aparte de estas comparaciones, las notas que anteceden puedan servir como marco para explicaciones posteriores. 13 La Teoría Z UNA FILOSOFÍA Y UN NUEVO SISTEMA DE VALORES EN LA EMPRESA Cuando empezó a hablarse de Teoría Z en España, existía la idea de que se trataba de una teoría inventada por los japoneses y que se proponía a los Managements de América y de Europa para su adaptación y posterior aplicación. Y sin embargo, la realidad era distinta. Fue William Ouchi, un sociólogo americano de ascendencia japonesa, quien estudió las diferencias y el paralelismo que existía en las grandes empresas del Japón y de los Estados Unidos. Fruto de esta investigación fue lo que él denominó Teoría Z, tomando como punto de referencia la existencia de las anteriores Teoría X y Teoría Y, debidas al estudio del psicólogo Me Gregor. Figura 1. Cuadro esquemático en el que se resumen las ideas básicas de las Teorías "X", "Y", "Z". La denominación de Teoría Z ha hecho fortuna y hoy casi todo el mundo ha oído hablar de ella, aunque sean pocos los que conozcan su fundamento, su realidad, su aplicación y sus límites. Se ha dicho que la Teoría Z era la «tercera dimensión» de otras dos 15 Círculos de Calidad dimensiones anteriores, la Teoría X y la Teoría Y. Si entendemos esta tercera dimensión como la tercera de un supuesto cubo geométrico, la comparación no es aceptable. Porque ni la Teoría X aceptaría una repre- sentación lineal, ni la Teoría Y vendría a ser "la segunda dimensión", es decir, la dimensión que se expresa por la superficie. Lo que sí es cierto es que la Teoría Z, sólo con su enunciado, ejerce una notable sugestión entre los interesados por el Management moderno, aunque sólo fuese por aquello de que la Z, última letra del alfabeto, representa en su forma de Teoría Z, la última respuesta occidental al desafío del Management japonés. También resulta obligado afirmar que el creador de la Teoría Z llegó a la conclusión de que no eran tantas las diferencias entre las modernas empresas japonesas y americanas, así como, por extensión, con las euro- peas. La Teoría Z vendría a armonizar estas diferencias, mediante un examen riguroso de valores y sistemas propios de las empresas japonesas y de las occidentales, perfeccionando un estilo de Management basado en una filosofía peculiar que sirve de apoyo y de fundamento a toda la Teoría Z. CARACTERÍSTICAS Y FACTORES DIFERENCIALES DE LAS EMPRESAS JAPONESAS FRENTE A LAS OCCIDENTALES No hace mucho publicó la prensa especializada un diálogo entre Agnelli, el "patrono" de la Fiat y el Presidente de la Toyota, que se había trasladado a Turín para conocer la primera empresa italiana de automóviles. Agnelli se quejaba de las deficiencias del obrero italiano en lo que a productividad se refería. "No podrá compararse nunca al obrero japonés. Se trata de un problema de cultura, incluso de religión" "Nosotros –le decía Agnelli al Presidente de la Toyota- pertenecemos a una cultura religiosa que toda- vía está influenciada por el Primer Capítulo del Génesis: Antes de ser expulsado del Paraíso, el hombre es castigado a "ganar el pan con el sudor de su frente". Es decir, el trabajo como castigo. Y hay que reconocer que los obreros italianos procuran rehuir el castigo en cuanto pueden". "En cambio Vds. pertenecen a una cultura en la que el trabajo es exaltado como la mejor expresión de la personalidad del individuo, como el medio más adecuado y satisfactorio para la realización de la persona en su propia vida individual y social. De aquí que no tengan problemas con la producti- vidad". El cronista no da detalles acerca de la expresión de la cara del Presidente de la Toyota y si se había creído la historia contada por Agnelli. Incluso es posible que éste ampliara su información en el sentido de que en Italia, cuando un hijo de una familia media o adinerada obtiene malas y reitera- das calificaciones universitarias la primera amenaza del padre de familia suele ser: "Hijo mío, si esto sigue así, no habrá más remedio que ponerte a trabajar". Tampoco dice que muchos de estos hijos de escasa vocación universi- taria, hoy se sienten felices en un trabajo que les gusta y con unos ingresos 16 La Teoría Z que la carrera universitaria les hubiera proporcionado, con mucha suerte, después de los treinta años. De todos modos, estamos por afirmar que el Presidente de la Toyota, con su sutileza japonesa no se creyó en absoluto la historia del "patrón" Agnelli. La verdad era que la Fiat había superado brillantemente una época difícil y que estaba viviendo uno de los mejores momentos de su historia. Y que, con toda seguridad, estaba aplicando un Management inspirado en la Teoría Z. Seguramente advertiría la falacia del italiano, su afán, tan latino, de quejarse, ante un intorlocutor poderoso, extranjero y brillante. La falacia estaba en que la Biblia pone más el acento en el esfuerzo que en el castigo. Se trataba, en realidad, de una segunda oportunidad. Era dejar el jardín (el Paraíso), por el "campo cultivable". La verdad es que los japoneses, por más que amen el trabajo como la mejor forma de expresar su personalidad, han tenido que trabajar siempre con esfuerzo, con más esfuerzo –si hemos de ser sinceros– que los demás países. Además él conocíalas dotes de imaginación, de brillantez, que tienen muchos operarios italianos. La Toyota, aunque ha progresado mucho, aún no ha fabricado ningún Bugatti, ni ningún Ferrari legendario. Por otra parte, no es difícil comprobar que en los países latinos, azota- dos por la plaga del paro, el disponer hoy de un trabajo fijo se considera más como un privilegio que como un castigo insoslayable. Toda esta historia entre el Presidente de la Fiatyel de la Toyota, mientras visitaban la fábrica de Turín, nos sirve para mostrar que no son tantas las diferencias entre las empresas japonesas y las occidentales, pues sus mismas culturas no difieren tanto como pudiera parecer en una apresura- da consideración. Si los japoneses tuvieron sus samurais, los italianos tuvieron sus condottieri y los alemanes sus príncipes electores, por no extendernos demasiado. Concretándonos a la realidad actual de sus empresas respectivas, po- dríamos resaltar que en la empresa europea y americana la decisión se toma individualmente, en la cúpula del poder de Management. En cambio, en el Japón la decisión se toma siempre utilizando un método peculiar, el ringing (de "ring", anillo o círculo), responsabilizándose en la toma de la decisión todos los que participan en este "ringing". Se trata de una decisión colectiva. En la empresa japonesa, el empleo es "para toda la vida", aunque esta realidad es sólo una aspiración en un porcentaje considerable de empre- sas. También el salario ofrece sus particularidades: consta de dos partes. Una parte fija y una parte variable. La primera permite vivir estrictamente al trabajador con dignidad, de acuerdo con su categoría. La otra parte se paga mediante bonos, de acuerdo con los resultados obtenidos por la empresa. De esta manera, en caso de crisis o de reconversión industrial (metalurgia, astilleros japoneses) el trabajador dispone siempre de un mínimo suficien- te. En cuanto a los ejecutivos y a los altos cargos, su movilidad en el empleo es mucho menor que en las empresas occidentales. Así se evitan reajustes 17 Círculos de Calidad costosos y a veces difíciles, ya que los japoneses opinan a este respecto que "nosotros no podemos permitirnos estos despilfarras". Otras características diferenciales podríamos reunir aquí; pero las reser- vamos para cuando tratemos de la Teoría Z propiamente dicha. Figura 2. Cuestionario aceptación global de la Teoría Z. Este cuestionario debe tomarse como una sugerencia a la reflexión. EL MANAGEMENT, TECNOLOGÍA PUNTA Y CLAVE DEL ÉXITO Aquí nos tememos que no tendremos otra opción que volver al padre del Management Moderno, al profesor Peter Ferdinand Drucker, quien ya en el lejano y dramático año 1939, escribía: "En un orden social eficaz, -y la empresa debe serlo– dicho orden ha de conferir responsabilidades y también atribuciones a todos sus miembros". En esta sencilla frase halla su origen la Teoría Z y su confirmación el fundamento del Management moderno. Si ahondamos en la filosofía que respalda a la Teoría Z, encontraremos, 18 La Teoría Z en su raíz, la transparencia, la claridad de este pensamiento. Responsabili- dades y también atribuciones. Sin atribuciones no hay responsabilidad. Y sin responsabilidad, no tiene sentido ejercer atribuciones. No se puede explicar en cuatro frases lo que es el Management. Hasta hace poco se traducía, de un modo impreciso, como Gerencia, tanto en España como en los países hispanoamericanos. En cambio, la cultura francesa aceptó de buenas a primeras el término inglés de Management, porque los matices que expresa son intraducibles. Nosotros, lo enfatiza- mos desde hace tiempo, y por el mismo motivo, ya que estimamos que Management y Gerencia son términos no superponibles con exactitud. De un modo general, puede decirse que Management es el conjunto de conocimientos y de técnicas que se orientan a la dirección de la empresa, de un modo a la vez científico y pragmático. No es sólo hacer, gestionar, dirigir. Es todo ello, pero puesto al día. No sólo es un conjunto de técnicas, sino también una filosofía. Es una tecnología, si admitimos que una verda- dera tecnología debe englobar todos los conceptos anteriores.... y más. Es como, dice Drucker, frente a tantas tecnologías "inventadas", la única tecnología punta en el inmenso mundo tecnológico, ante la superstición tecnológica de nuestros días. Y seguimos el razonamiento de Drucker: Hace muy pocos años, todo el mundo se hacía lenguas del Silicon Valley, en California, el no va más de la tecnología avanzada, de la alta tecnología, de la tecnología punta. Hoy más de la mitad de aquellas empresas han quebrado o han desaparecido. ¿Es que no disponían de conocimientos electrónicos suficientes? ¿Es que los chips miniatura se estropeaban con la humedad del valle? No. Es que las empresas que fracasaron carecían de Management, afirma Drucker lacónicamente. Al principio de este trabajo pretendíamos describir la irónica sonrisa del profesor Drucker en su última visita a nuestra ciudad, cuando observaba la veneración con que altos cargos es referían a todas las tecnologías punta del mundo, excepto a la del Management, que consideraban cosa de "filosofías" y de "japoneses". Aquí sería bueno recordar, como homenaje a la lógica, que una lanza sólo tiene una única punta. Del mismo modo, si admitimos que el Mana- gement es la tecnología punta de nuestros días, la existencia de otras tecnologías punta debe, cuando menos, cuestionarse. Para los que hoy estudian y practican el Management existe un libro que leen y consultan como la Biblia: es el famoso Management: Tasks, Respon- sabilities, Practices, que hemos citado anteriormente. A él deberían añadir- se dos libros más de Drucker, que igualmente hemos citado: Managing in Turbulents Times e Innovation and Entrepreneurship (De ambos existe una versión en audio-cassettes en castellano, 1983 y 1986 respectivamente, publicada por ODE-GPI, Barcelona). TEORÍAS DE MASLOW, Y DE McGRECOR Aunque la Teoría X y la Teoría Y, enunciadas por el profesor Douglas 19 Círculos de C McGregor, tienen una relación más directa con la Teoría Z, a cuyo estudio nos estamos encaminando, citaremos lo más destacado de los hallazgos del psicólogo Abraham Maslo, cuyo fundamento es realmente impor- tante para toda la psicología moderna. Maslo establece una escala de prioridades en la satisfacción de las necesidades humanas, de manera que no se satisface la necesidad de segundo grado, si antes no se ha alcanzado la satisfacción de la primera. Esta escala es la siguiente: 1.– Necesidades fisiológicas 2.– Necesidad de seguridad. 3.– Necesidades sociales. 4.– Necesidades del ego. (Propia estimación y aprecio por parte de los otros). 5.– Necesidad de autonomía. 6.– Necesidad de la propia realización (necesidades culturales y artísti- cas, desarrollo de la propia creatividad.) Aunque esta escala de necesidades resulte fuertemente indicativa, no es totalmente rígida. Así para el individuo dotado de importantes dotes creativas, el satisfacer su realización, le hará cambiar el orden de necesida- des que acabamos de relacionar. En su Teoría X, Douglas Me Gregor, expone una radical desconfianza en la gente. Reclama un control continuo sobre los trabajadores y sobre su trabajo. Es como si diera por supuesta la actitud negativa de los trabajado- res frente al trabajo. Pero más tarde, el mismo profesor McGregor elabora su Teoría Y, que venía a modificar a la anterior. El pesimismo en la condición humana se cambia por un razonado optimismo: — El ser humano toma diferentes actitudes ante el trabajo. — El mando autocrático no es el único medio para obtener resultados. — El obrero no está –por definición– contra los objetivos empresaria- les. — Generalmente el trabajador desea la responsabilidad. — El trabajador puede solucionar problemas de organización y de pro- ducción. — El obrero puede motivarse por sí mismocon el trabajo. En definitiva: La gente es trabajadora y responsable. Lo que ocurre es que necesita estar motivada. Al introducir el factor motivación, cambia todo el paisaje humano, la actitud del hombre ante el trabajo. No sólo había nacido la Teoría Y, sino que quedaba abierto el camino para la actual Teoría Z. Al margen de las Teorías X e Y, existe la Teoría A, que no tiene nada que ver con las teorías de McGregor, y que engloba el Management tradicional de las empresas occidentales, que si en su día fue original, en la actualidad ha caído en la rutina y en el conformismo. 20 La Teoría Z La Teoría J o Modelo J corresponde al nuevo estilo japonés de Manage- ment, un Managenent que no fue original en sus inicios, pues los japone- ses lo aprendieron en las Universidades de Estados Unidos y de Europa. Pero supieron adaptarlo con tal perfección a su idiosincrasia, lo aplicaron con tal inteligencia y seriedad, que los resultados más favorables no se hicieron esperar. Fue a partir de este modelo japonés de Management, cuando el profe- sor Ouchi, en un intento de acercar el Management americano y europeo al moderno estilo japonés, construyó su famosa Teoría Z. LA TEORÍA Z. SU FILOSOFÍA Y SUS VALORES La primera definición que se dio de la Teoría Z se expresaba de la siguiente manera: Cuando el factor trabajo, ya sea trabajo intelectual, direc- tivo, o del tipo que sea, se involucra, libre y decididamente, en la organiza- ción, los resultados de la empresa cambian. Aquí hay que apostillar, que ni la participación, ni el hecho de involucrar- se el factor trabajo en la organización, podrá nunca sustituir al talento de la Dirección. La Teoría Z no es una droga maravillosa. Requiere la existencia de un equipo dotado de verdadera inteligencia, originalidad e imaginación. Si estas condiciones no existen previamente, la droga maravillosa no funcio- nará. Existen unos valores fundamentales, que sirven de apoyo a una Filosofía Z, la que, a su vez, sirve de base ideológica y ética a la Teoría Z. El primer valor que sirve de fundamento a la Teoría Z es la confianza. Debe tratarse de algo real, de algo transitivo, que circule de arriba a abajo y de abajo a arriba. Una confianza basada en un clima moral. La justicia debe ser su base principal. El segundo valor consiste en la sutileza del pensamiento, en la inteligen- cia. El tercer valor es la equidad. La equidad es la forma más humana de la justicia. En la equidad la justicia aparece suavizada, adecuada a la realidad 21 Círculos de calidad viva y actual, a la realidad de cada día el trabajador se siente amparado por esta norma de equidad. El cuarto valor fundamental: conseguir un clima de trabajo comunitario. Ha podido verificarse que los trabajadores encuentran, a través del trabajo en grupo, esa sensación de "pertenencia al grupo", de que hablan los psicólogos. Quinto valor fundamental: la lealtad. Para un empleado en una empresa japonesa, la lealtad, la decencia, constituye un deber insoslayable en relación con la empresa que le emplea. De manera que, cuando un empleado ha dejado se ser leal, cuando la deslealtad se hace evidente, su empleo en la compañía ha terminado para siempre. Y, lo que es más grave, muy difícilmente podrá encontrar otro empleo en el Japón. Figura 3. Lista de comprobación para auditar la filosofía actual. 22 La Teoría Z Bueno será subrayar, sin embargo, que este valor de lealtad debe circular en ambas direcciones: la empresa debe la misma lealtad a sus empleados, a sus intereses y a sus derechos. Sexto valor fundamental: la humildad. La humildad no suele aparecerá simple vista. Es algo interior, silencioso, pero tremendamente operativo. La humildad significa el reconocimiento de las propias limitaciones y de las propias capacidades. Significa admitir que incluso lo que hoy se hace bien puede mejorarse. La humildad está muy cerca de la verdad, de la realidad de las cosas, de su objetividad. No se adquiere en poco tiempo. Es algo que se incorpora despacio a nuestra personalidad, pero que suele arraigar con firmeza. La humildad es siempre positiva, siempre constructiva. Qui- zás la humildad que se practica en el Japón resulte difícil de comprender para nosotros, aunque esta dificultad radique más en su manifestación exterior, en sus gestos, que no en su actitud interna. La humildad es también una forma, sutil, de cortesía. CARACTERÍSTICAS COMUNES DE LAS EMPRESAS "Z" Después de haber relacionado los valores que fundamentan la Teoría Z, citaremos sus principales características, siguiendo al profesor William Ouchi: 1.– Formación de todos sus empleados, desde arriba abajo y viceversa. 2. – Existe un plan de capacitación constante, integral. 3.– Su política conduce a disminuir la rotación del personal. 4.– Se ha adaptado a un proceso más lento para la evaluación y promo- ción del personal. 5.– Los objetivos y las políticas que ha definido la empresa, en su aplicación de la Filosofía "Z", han de ser totalmente congruentes. Si llegamos al convencimiento de que el secreto de los éxitos japoneses radica en su estilo de Management, no nos queda otra alternativa inteli- gente que estudiar seriamente el Management japonés y especialmente su rigor, no exento de flexibilidad, su sutileza en la adaptación y en la aplicación. Porque, en realidad, las claves del estilo de Management japonés no difieren fundamentalmente del mejor Management occidental, en cuyas fuentes halló su origen y su primer desenvolvimiento. Pero hay que tener muy en cuenta que el rasgo diferencial a favor del Management japonés se halla en su filosofía, que está más allá de unas técnicas gerenciales, a las que confiere fuerza e inspiración, mediante la aplicación sincera de unos valores, comunes, por otra parte, a las culturas de oriente y de occidente, al menos en una gran medida. Recordemos: lealtad, respeto a la inteligen- cia, sutileza, espíritu de grupo, participación, confianza. En realidad, sigue siendo cierto aquello de "que no hay nada nuevo bajo el Sol", lo mismo si se trata del Sol Naciente que del Sol occidente. Lo nuevo está en la actitud con que se afrontan los problemas, en la sinceridad e inteligencia de los planteamientos, en la voluntad de resolverlos. Los japoneses no han hecho otra cosa que aplicar seriamente unos 23 Círculos de Calidad principios y unas técnicas en las que creyeron desde el principio, que habían estudiado en Europa y en América, que sometieron después a un proceso de adaptación a su propia idiosincrasia y que pusieron en marcha sin vacilaciones, sin divagaciones teorizantes, pero con un flexible rigor, sutilmente, con tanta inteligencia como eficacia. En definitiva, el secreto del éxito japonés reside en que sus dirigentes fueron conscientes de la importancia básica del Management. Y como consecuencia de ello aprendieron a fondo todo lo mejor del Management occidental en las Universidades europeas y americanas. No se perdieron en divagaciones y aplicaron lo que habían aprendido. No hay otro secreto que justifique los resultados. Para terminar con estas consideraciones sobre la Teoría Z, que impregna la filosofía de las mejores empresas japonesas, destacaremos los siguien- tes puntos: 1.– Existe una cooperación sincera, una vinculación auténtica entre la dirección de la empresa y el factor trabajo. La empresa es el punto de convergencia de unos intereses comunes. Se llega, de esta manera, no ya a una suma de esfuerzos, sino a una multiplicación, a una auténtica integra- ción. 2 – Como consecuencia de este perfeccionamiento de la empresa, conseguido a través de un proceso integrador que una filosofía propia inspira y pone en marcha, se alcanza una productividad elevada, que raya en lo sorprendente. Todos los recursos han sido potenciados e integrados en un esfuerzo común y los resultados se dan por añadidura. 3.– La fuerza de trabajo se vincula, libre y decididamente,a la consecu- ción de los objetivos de la empresa. No se trata ya de cumplir unos cometidos rutinarios. Existe una aportación global, completa, de conocí- cientos, inteligencia, sutileza, lealtad, confianza y ese impulso espléndido que da el espíritu de grupo. 4.– La investigación tecnológica ha sustituido a las tecnologías com- pradas, alquiladas o copiadas. La tecnología basada en una investigación propia permite una posición de libertad y de liderazgo. Pero incluso cuan- do el Japón carecía de investigación propia, sus hombres de empresa demostraron su inteligencia. Así, el revolucionario invento del transistor era una patente americana, que no fue apreciada en su verdadero valor en los Estados Unidos. Los japoneses la adquirieron por la suma de 25.000 dólares, invadiendo todos los mercados del mundo con pequeños y autó- nomos receptores de radio, que lo mismo pueden encontrarse en un apartamento de lujo que en las selvas del Amazonas o en las islas de Indonesia o de Australia. 5.– En el Japón el ahorro, no sólo existe, sino que es favorecido y fomentado. Produce unos intereses siempre por encima de la tasa de inflación. Desde el año 1945, nunca se ha defraudado al ahorrador japo- nés. Allí la política fiscal protege el ahorro. Nunca lo ha penalizado desde aquella fecha. De esta manera, el ahorro ha vuelto a encontrar su cauce natural, que es la inversión. La formación de nuevos capitales se produce, pues, como una consecuencia lógica. No es preciso aclarar que se trata de capitales reales, no de capitales contables. En el Japón no se pierden ideas 24 La Teoría Z nuevas, ni oportunidades, a causa de la carencia de capitales. El ahorro, por otra parte, produce un clima de confianza y de estabilidad. 6.– La existencia de capitales reales y disponibles hace posible el aprove- chamiento inmediato de oportunidades que, de otra manera, dejarían de serlo o serían aprovechadas por otras economías competidoras en el mercado internacional. 7.– En el Japón se siente un gran respeto por los derechos del consumi- dor, pero un respeto auténtico, mucho más allá de los acostumbrados códigos del consumidor. Este respeto constituye un estímulo muy fuerte para la industria japonesa, que es consciente de que por debajo de unos determinados estándars de calidad, su producto no será aceptado. 8.– Cuando la productividad de la industria de un país es elevada, con incrementos reales y progresivos, automáticamente su competitividad en los mercados internacionales será también progresivamente creciente. Una adecuada estrategia exportadora, con una penetración gradual y escalona- da en los grados de dificultad y de competencia de los mercados interna- cionales, constituye la clave de los éxitos exportadores del Japón. 9.– La calidad no se controla, se fabrica. Este fue y sigue siendo el lema de la industria japonesa. Si el "Made in Japan" ha plantado su bandera en todos los mercados mundiales, es porque antes había ganado la batalla de la calidad. LA MOTIVACIÓN Y LAS EXPECTATIVAS DE LOS TRABAJADORES Cuando empezó a hablarse de Teoría Z, uno recuerda una frase que apuntaba muy al núcleo, al corazón mismo, de la Teoría Z. Venía a decir: "Cuando un obrero o un empleado trabaja en una empresa de las que merecen la calificación de Empresa Z sabe que todas las mañanas, cuando aparque su coche en uno de los parkings de la fábrica, ya no necesitará aparcar también dentro del coche, sus ideas propias, su sutileza, su espíritu de iniciativa, para volverlas a recoger, cumplida la jornada laboral, y em- prender, con la tarde, el regreso a casa". Aquello sonaba muy bien. Pero es que, además, era verdad. Qué duda cabe que el dinero, los aumentos en los propios ingresos, constituyen la motivación más común y generali- zada. Pero el trabajador, como ser humano, dotado de inteligencia y de razón, con una personalidad que necesita ser apreciada y respetada, con unas cualidades genuinas que esperan el reconocimiento de los demás, dentro de su propio grupo o en esferas más elevadas, se siente particularmente feliz cuando deja de ser un sujeto que recibe "órdenes" al estilo militar de otro tiempo, "sin excusa ni discusión alguna", para convertirse en alguien, cuyas opiniones son solicitadas, estudiadas y tenidas en cuenta. Recuerdo que el final de la frase venía a decir algo así: El trabajador sabe, por fin, lo que significa trabajar de la manera que le hubiera gustado siempre. 25 Círculos de Calidad Sí, ya sabemos que la Teoría Z es la "respuesta" de la Gerencia, del Management occidental frente al "desafío japonés", pero quizás en ese trabajar de la manera que a uno le hubiese gustado siempre se halle la motivación última de un sistema de Management tan espléndido como sorprendente en sus resultados, pero que halla en esa interior satisfacción del que participa en la empresa, del que está comprometido, involucrado hasta la raíz de sus cabellos, en una tarea común que le sugestiona, le mueve y le apasiona. Figura 4. Impreso para profundizar en la auditoria de la filosofía actual. Sin duda la Teoría Z, según su creador, William Ouchi, es "la última respuesta de la empresa occidental frente al desafío japonés". Pero la Filosofía en la que se inspira está muy cerca de esa expresión del obrero japonés, realmente magnífica: Ahora sé lo que es trabajar de la manera que siempre me hubiera gustado hacerlo. A partir de aquí, todo es posible: las productividades que crecen, impa- rables, la conquista de los mercados mundiales, la calidad como estrategia primera, la generación continua de capitales, siempre al acecho de nuevas oportunidades, el secreto orgullo de estar aguantando el déficit norteame- ricano, el mismo país que les derrotó en 1945. Esta es la magia de la Filosofía Z. Ese compromiso, hecho de lealtad y de sinceridad con el propio trabajo, con la propia empresa. Los éxitos de la empresa se sienten, íntimamente, como propios. La conquista de un nuevo mercado, la productividad que crece, las ventas que se disparan hacia arriba. Porque además existe una perfecta comunicación en la em- presa japonesa. Sin comunicación, la participación no es posible. La lealtad no permite ni dobles lenguajes, ni ninguna otra clase de doblez. 26 La Teoría Z El dinero continúa con su motivación tradicional, pero no lo es todo, ni mucho menos. Incluso cuando la empresa concede algún premio, no lo hace individualmente, sino al grupo. Resulta casi inverosímil, pero en el Japón es más apreciado un premio honorífico que un premio en metálico. Expectativas Abraham Maslo sigue teniendo razón, pero Maslo estuvo a punto de conocer la Filosofía Z. Puede decirse que la presintió antes que nadie. Finalmente, centraremos y resumiremos estas expectativas en los si- guientes puntos: 1.– La propia realización del trabajador. El trabajo bien hecho. 2. – Trabajar en un ambiente humano. 3. – Solidaridad. Da una base aún más firme al espíritu de grupo. 4.– Ayuda mutua. La ayuda mutua aparece como algo más individualiza- do, más próximo, dirigido al compañero que trabaja a nuestro lado. 5.– Buenos resultados. El obrero que trabaja con plena dedicación espera y desea fuertemente que la empresa alcance buenos resultados. Está implicado en ello. 6.– Cordialidad de trato. Se refiere a una expectativa con cualidades transitivas. Porque la cordialidad de trato debe predicarse, no sólo en un mismo plano, sino también en relación con planos superiores y con planos inferiores. Cuando ello sucede, se origina una comente de genero- sidad y de compresión que facilita todas las relaciones humanas. RASGOS DIFERENCIALES DE LAS ORGANIZACIONES TIPO "Z". EJEMPLO Después de lo expuesto en otros apartados, vamos a sintetizar los rasgos que mejor definen a las empresas "Z". 1.– Empleo a largo plazo: sin llegar al "empleo de por vida" de los japoneses, estas empresas se proponen una estabilidad en el empleo, en favor, tanto de laempresa, como del empleado. Así se da fin a aquel "baile de ejecutivos" de los años 60 y 70, que no benefició a nadie. 2.– Inversión en formación. Si se parte honestamente del convenci- miento de que el principal activo de la empresa lo constituyen sus emplea- dos, todas las inversiones que se realicen en su formación tedrán un efecto multiplicador, potenciando las posibilidades y eficacia reales de la empre- sa. 3.– Baja rotación. Se trata de un concepto relacionado con el que se refiere al empleo a largo plazo, pero cargando el acento en la estabilidad desde el punto de vista del empleado, es decir, su propósito de permane- cer en la empresa mientras sus circunstancias se mantengan, renunciando a cambios caprichosos. 27 Círculos de Calidad Figura 5. Impreso para definir la filosofía actual. 4– Promoción y evaluación lenta. Aquí la empresa occidental ha tenido que cambiar antiguas costumbres. Ya no es tan frecuente que un emplea- do pueda acceder a un cargo importante a la edad de veinticinco años. 5.– Incentivos. Forma parte de un capítulo más general, que es el de la motivación. Aún admitiendo que el dinero constituye un incentivo de aceptación general, hay que precisar que la intensidad de su motivación es variable. 6.– Sistemas de gestión sofisticados. Se trata de sistemas muy lógicos y meditados, aunque no por ello deban ser complejos u oscuros. Llegar a un sistema claro y racional requiere unos esfuerzos previos superiores a los que caracterizan a tantos diseños confusos, muy alambicados y escasa- mente efectivos. En cuanto a ejemplos de empresas "Z" hoy la lista se haría muy extensa, casi interminable. Citaremos a las primeras y más clásicas: IBM, Eastman Kodak, Procter and Gamble, Hewlett & Packard. Aunque no es éste el momento ni la ocasión, valdría la pena realizar un estudio de algunas antiguas empresas europeas, como la Zeiss, de Jena, que con su sistema de formación de operarios se adelantó a su tiempo, consiguiendo en el sector de la óptica de precisión estandars de calidad que hay aún no han sido superados. Sin duda, hubo empresas precursoras de las actuales empresas "Z". ETAPAS PARA IMPLEMENTAR LA TEORÍA Z La Teoría Z requiere un tiempo de conocimiento, de reflexión. Y, final- 28 La Teoría Z mente, de aceptación o de rechazo de sus ideas, de su filosofía. Cuando la respuesta es positiva empieza el proceso de aplicación, de implantación o de implementación (adaptación directa del inglés), de los principios, de los procedimientos y sistemas de la teoría a la práctica diaria de la empresa. Esta aplicación afecta no sólo al Management, sino también a la organiza- ción de la empresa. Pero lo más importante es que, a todos los niveles, desde la cumbre de la Dirección, hasta el último peón, el espíritu y la filosofía Z impregnen las actividades de todos los miembros de la empre- sa. Merece una mención especial el equipo directivo, que debe ser el primero, en el tiempo y en la intensidad, en estar convencido de la necesidad y de las ventajas de la Teoría Z, más allá de una conveniencia pasajera o de un ensayo intrascendente que no compromete a nada. Porque la Teoría Z y su aplicación comprometen seriamente a la empre- sa que las acepta. No constituye un juego empresarial, un "business game" como tantos otros, sino que es una oportunidad, tal vez la última, para hacer las cosas bien y afrontar el desafío de los tiempos difíciles y también de los tiempos menos excepcionales. Porque cada día tiene su afán. Los demás niveles de la empresa necesitan también esta fuerte impreg- nación de Filosofía Z y de Teoría Z, hasta que se produzca un fenómeno de osmosis o de absorción. De lo contrario, la "implementación" corre riesgo de malograrse. Y aquí no se puede fallar. Si todo fracaso necesita tiempo y esfuerzo para "ser digerido", un fracaso en la implantación de la Teoría Z suele tener consecuencias muy negativas, entre las que no es la menos importante la pérdida de credibilidad, el hecho de retirar la con- fianza a quienes promovieron y fallaron en una ocasión que ilusionó a muchos y que estimaron como única. La práctica ha enseñado que el mejor sistema para implementar o implantar la Teoría y la Filosofía Z en una empresa concreta es la puesta en marcha de los Círculos de Calidad. Aunque esta cuestión se estudia en otra parte de este libro, dándole la relevancia que merece, adelantaremos algunas ideas. En primer lugar, debemos insistir en la importancia de esa primera fase de "impregnación" de las ideas que constituyen el sistema de la Teoría Z y de la Filosofía Z. Dicha impregnación, recalcamos, debe producirse a todos los niveles, pero es la cúpula de la Dirección de la empresa la que más necesita de este convencimiento, basado, no en una fe ciega, sino en el estudio de los valores, de las teorías y de las realidades que avalan el éxito de la Teoría Z en las mejores empresas del mundo, en las más competitivas en las que ostentan liderazgos notorios, y también en otras empresas de menor proyección, pero que avanzan decididas por un camino inteligente, que no es fácil, pero que constituye, hoy por hoy, la única respuesta, no sólo al desafío japonés, sino al reto que toda empresa con ambiciones tiene consigo misma: el progreso y la creación de riqueza. Vivimos unos tiempos en que se han mitificado tantas cosas, en que la hipocresía se extiende por todas partes, que será bueno recordar una 29 Círculos de Calidad afirmación de Drucker: Siempre hay algo muy noble en el hecho de que un hombre o una empresa ganen dinero. Porque existe una opinión falaz que parece sostener que el que una empresa gane dinero es algo casi vergon- zoso, en el límite de lo delictivo, como si fuera un vico nefando sólo achacable al capitalismo. Y es que una empresa que gana dinero asegura su futuro y el de sus empleados, los recursos que genera permiten nuevas inversiones, nuevos emplesos, cada vez mejores y más remunerados. Hace posible que los nuevos profesionales tengan una preparación de acuerdo con las exigen- cias de nuestros tiempos. ¿O es que se olvida lo que cuesta "hacer" un Ingeniero en 1987 y lo que costaba, en pesetas constantes, en 1930? Lo que sí está feo es el dinero que "se gana" con el sobre vergonzante, con "el amiguismo", con la "subvención" que muchas veces es difícil de localizar en un presupuesto público o privado. Ojalá muchas empresas Z ganaran dinero. Aunque a veces nos asalta el pesimismo. Porque el problema clave está aquí: el ritmo de crecimiento continúa siendo demasiado lento y claramente insuficiente para resolver la plaga del desempleo. Sí, tal vez, la Teoría Z sea la última respuesta. Que no sea nuestra oportunidad última. 30 Los Círculos de Calidad: su origen, evolución y proyección HISTORIA DE LA CALIDAD Entre los años 1900 y 1940, el Reino Unido era el país que gozaba de mayor reconocimiento por la calidad de sus productos. La expresión "Made in England" había dado la vuelta al mundo como símbolo y ejemplo de la máxima calidad. La mayor parte de los productos ingleses, desde la plumilla de escribir de acero, hasta los trasatlánticos que cada año competían para conquistar la "cinta azul", estaban considerados en todas partes como la cumbre de la perfección y el refinamiento. En esa misma época entró en escena Alemania, y aunque el "Made in Germany" nunca tuvo la amplitud del "Made in England", en productos industriales (óptica, maquinaria de precisión) la Alemania de antes de 1.940 llegó a ser imbatible. A partir de 1.940 los Estados Unidos de América empiezan a ascender peldaños en la batalla de la calidad hasta conseguir el liderazgo total, el cual ostentarán hasta 1.975. Coincidiendo con la crisis del petróleo se inicia el declive en la calidad de los productos norteamericanos, que empiezan a ceder terreno a otros países, especialmente en algunos pro- ductos industriales. Sin embargo, todavía goza del suficienteprestigio para que otros países instalen sus fábricas en Puerto Rico, con el fin de imprimir en sus productos el prestigioso sello de "Made in USA". Sobre el año 1.975 los japoneses parecen plenamente decididos a tomar el relevo en la carrera por la calidad. Tras muchos años de prepara- ción, durante los cuales estudian detenidamente los riesgos y oportunida- des de la exportación, deciden introducirse de forma programada y paula- tina en mercados cada vez más lejanos y difíciles, hasta conseguir presen- tarse con éxito al examen decisivo de los primeros mercados mundiales. Hoy, el "Made in Japan" ha heredado y ampliado el prestigio de las grandes potencias exportadoras, y sus productos, especialmente en los sectores de la electrónica y la alta tecnología son líderes indiscutibles por su gran calidad y competitividad. EL MILAGRO JAPONES Para entender el espectacular avance del Japón durante los últimos años hay que remontarse al final de la primera guerra mundial. En 1945 el pueblo japonés era un pueblo derrotado y ocupado por las fuerzas norteamericanas. Su industria, que nunca se había destacado por su grado de desarrollo o por la calidad de sus productos, había sido destruida casi 31 Círculos de Calidad por completo, y las pocas fábricas que todavía seguían en pie debían ser reestructuradas para una nueva economía. El general Mc-Arthur al hacerse cargo de la nación ocupada, llegó a los siguientes acuerdos con el emperador Hiro-Hito: 1) Los Estados Unidos colaborarían con la reconstrucción del país me- diante ayuda tecnológica y de asesoramiento. 2) El Emperador, para mantener su autoridad debería renunciar a su rango divino y aceptar la constitución de un gobierno progresivamente más democrático. 3) El pueblo japonés debería pagar a los Estados Unidos todo cuanto comprase. Una vez aceptadas estas premisas básicas por ambas partes, el nuevo gobierno de la nación japonesa estableció un programa de reconstrucción nacional con la ayuda de algunos estrategas norteamericanos. Este programa comprendía cinco etapas que a continuación detalla- mos: 1.– Auditoría de la calidad. En Japón se identificó enseguida que la cuestión de la calidad era la gran estrategia a seguir cara al futuro. De este modo, Japón estableció una auditoría para la calidad. Las empresas que deseasen exportar o vender sus productos en el mercado nacional, ampa- rándolos con un "sello de calidad" deberían someterlos a la auditoría de la "Unión of Japanese Scientists and Engineers" (JUSE). 2. – Campaña nacional de la calidad. Se desarrolló por todo el país una extensa campaña nacional para motivar a todo el pueblo respecto a la necesidad de trabajar con un alto nivel de precisión y calidad. Por todos los medios de comunicación (radio, prensa, televisión) se lanzaron mensajes de concienciación, informando también a los consumidores de sus dere- chos. 3.– Formación continua de los trabajadores. Desde el inicio de la cam- paña se invirtieron decenas de millones de dólares para mejorar la capaci- tación de los trabajadores, a todos los niveles. Este "training" o aprendizaje se inicia en las escuelas, y gracias a él los trabajadores japoneses adquieren los conocimientos matemáticos y estadísticos para analizar la calidad y controlarla por sí mismos. 4.– Control de calidad sofisticado. El lema japonés fue –y sigue sien- do–: "Nosotros no controlamos la calidad, la fabricamos". Sin embargo, las técnicas de control estadístico son una de las claves para poder "fabri- car" calidad. Los japoneses las aplicaron con rigor y sentido común, sin caer nunca en el vicio de controlar por controlar, obteniendo éxitos sorprendentes. 5.– Círculos de calidad. Sobre el año 1.960 empiezan a ponerse en práctica estos sistemas participativos en las empresas japonesas. Más adelante se explicará con detalle en qué consisten, cuáles son sus princi- pios y su forma de organización y funcionamiento. De momento en una primera aproximación a los Círculos de Calidad diremos que son un sistema participativo de Management, mediante el cual los trabajadores se 32 Los Círculos de Calidad: su origen, evolución y proyección reúnen en grupos reducidos para realizar sugerencias y resolver problemas relacionados con su trabajo. LA APARICIÓN Y DESARROLLO DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD EN JAPÓN Durante estos primeros años de realización del programa japonés, empiezan a notarse sus efectos en la economía del país. Los trabajadores, sin embargo, deben soportar grandes sacrificos. Las horas de trabajo en las fábricas y talleres se multiplican, se establecen horarios nocturnos para aprovechar mejor los pocos equipos productivos y únicamente se efectúan paros para el mantenimiento de las máquinas. En el año 1950 visita Japón el Dr. Eduards Deming, un norteamericano especialista en estadística, para dar una conferencia ante los principales dirigentes de las grandes industrias japonesas. El tema de este seminario era el Control Estadístico de la Calidad como una herramienta de mejora continua del proceso productivo. Figura 6. La rueda de Deming. Cuatro años después es invitado el Dr. J.M. Juran, también norteameri- cano y experto en control de calidad, para extender la inquietud por la calidad y el uso de métodos estadísticos tanto entre dirigentes como mandos intermedios y especialistas. Progresivamente estas técnicas se van popularizando a todos los niveles de la empresa hasta que en 1.960 el Dr. 33 Círculos de Calidad Kaouru Ishikawa crea los primeros Círculos de Calidad. A partir de enton- ces y hasta la fecha los Círculos reciben un gigantesco impulso. Las empresas, e incluso el gobierno los desarrollan y promueven su floreci- miento. De forma paralela mejora el prestigio y la imagen de los productos y las empresas japonesas que empiezan a competir con éxito en los mercados internacionales. Esto anima a los trabajadores japoneses, pues saben que la espectacular recuperación del país es obra suya. Gracias al movimiento de los Círculos de Calidad, el trabajador japonés se siente responsable del éxito de su empresa y de su país. Pone en su trabajo diario todo su empeño y dedicación, aportando no sólo unas horas de presencia y su esfuerzo físico, sino también su colaboración intelectual. Actualmente en Japón son cosa frecuente los carteles y banderas sobre los Círculos de Calidad. Asimismo existen revistas y emisiones radiofóni- cas y de televisión sobre el tema de la Calidad. La implantación de los Círculos de Calidad en las empresas japonesas ha significado, en el año 1.982, un ahorro de 25.000 millones de dólares gracias a las sugerencias propuestas (400 millones) por los más de 10 millones de japoneses inte- grados en los Círculos. Hoy Japón es un pueblo que despertó de su letargo feudal y que trabaja unido, conquistando posiciones cada vez más difíciles. La clave está en su esfuerzo inteligente, paciente y constante, en su estrategia sutil y en su estilo de Management basado en el aprovechamiento total y organizado de todas las capacidades humanas. LOS CÍRCULOS DE CALIDAD EN COMPAÑÍAS AMERICANAS Y EUROPEAS Aunque pueda resultar paradójico, los Estados Unidos de América fueron los primeros en seguir el ejemplo de los Círculos de Calidad japoneses. En 1973 la Lockheed Missiles Space Company organizó una visita al Japón para estudiar este innovador sistema de Management. Al año siguiente los implantó y en el plazo de sólo dos años obtuvo unos ahorros que superaban los tres millones de dólares, con la ayuda de sólo 15 Círculos. En 1977 esta compañía pionera en Estados Unidos tenía ya 30 Círculos en funcionamiento, y ha ido ampliando su número hasta la actualidad, en que están totalmente extendidos por toda la corporación. Otras empresas pioneras fueron: Chrysler, Hughes Aircraft, Westing- house, General Motors, Sperry Vickers, Babcok, Ford, y Hewlett-Packard. Según los últimos datos, hoy más del 50% de las empresas
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