MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMNISTRTAIVOS

Vista previa del material en texto

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Manuales
	Según KOONTZ (2007), los manuales son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislaciones, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, entre otros) así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas (p.147).
Objetivos de los Manuales
	Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual Gómez (2011) define los siguientes objetivos: 
1. Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización).
2. Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización)
3. Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos).
4. Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos).
5. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos)
6. Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).
7. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).
8. Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales… (Manuales administrativos).
Diseño del manual.
 La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución de trabajo. Dentro de su esquema el manual debe definir lo siguiente: 
9. Responsable: para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización.
10. Delimitación del universo de estudio: los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tiene que definir y de limitar su universo de trabajo para estar en posición de actuar en el; para ello, deben realizar: 
11. Estudio preliminar: este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o aéreas donde se va actuar. Con base en él se pueden definir las estrategias globales para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prevén las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.
12. Fuentes de información: referencias de las instituciones, aéreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se puede obtener datos para la investigación. Entre las más representativas se puede mencionar: 
13. Instituciones: organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio; organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo; organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio; organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organización que se estudia.
Estructura de un manual.
Según Chiavenato, (2009) La información que contendrá el Manual de procedimientos administrativo dependerá de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos:
a) Portada.
b) Índice.
c) Presentación.
d) Antecedentes de la Dependencia o Entidad.
e) Marco Jurídico.
f) Atribuciones de la Dependencia.
g) Estructura Orgánica.
h) Descripción de Puestos
i) Directorio
j) Firmas de Autorización.
Descripción Del Contenido
Portada: Es la primera plana del Manual y puede contener los siguientes datos:
1) Nombre de la Dependencia o Entidad y logotipo.
2) Título y alcance del documento.
3) Área responsable de su elaboración.
4) Lugar y fecha de elaboración
Índice o contenido: Incluye la relación de los capítulos que conforman el Manual aplicándose lo siguiente: 
a. Dar una referencia numérica o alfanumérica a cada concepto.
b. Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos 
c. Enunciar cada capítulo con sus secciones, temas y números de página
Presentación:
1) Es el texto que encabeza el Manual y puede contener lo siguiente:
2) Importancia de contar con un Manual.
3) Metodología utilizada en el desarrollo del trabajo.
4) Contenido del documento y una breve descripción o propósitos básicos que se pretenden alcanzar
Antecedentes: Comprende una breve descripción del origen de la Dependencia o Entidad, del Decreto o Ley que le dio origen y del proceso de su desarrollo hasta la actualidad.
Marco Jurídico: Es una relación de los ordenamientos o disposiciones jurídicas, de los que se derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad; es importante que se mencionen las fechas de publicación o vigencia y se presente de acuerdo a un orden como es
a. Constitución.
b. Tratados.
c. Leyes.
d. Códigos.
e. Reglamentos.
f. Convenios.
g. Acuerdos.
Atribuciones: Se describen de manera completa y textual las facultades otorgadas 
Estructura Orgánica:
	Es la representación gráfica de la Dependencia o Entidad, que muestra de manera general los puestos o áreas que la integran y establece los niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad y asesoría.
Descripción de puestos o funciones:
	Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgánica, que le permiten a la institución cumplir con sus atribuciones legales,
	Las funciones incluidas en un Manual deberán denotara actividades de dirección, programación, operación, supervisión, asesoría, entre otras, todas serán presentadas inicialmente en verbo infinitivo
Descripción del puesto 
Se integra con los siguientes elementos
1. Identificación.- Indica el nombre del puesto y su tramo de control.
2. Descripción General.- Describe brevemente las funciones generales que se realizan en el puesto para el logro de los objetivos
3. Ubicación en la estructura organizacional.- Presenta un organigrama que incluya el puesto inmediato superior y los puestos subordinados, remarcando aquel que se describe
4. .Descripción de funciones.- Enuncia concretamente las funciones que corresponden al puesto
5. Niveles de coordinación.- Señala la relación que existe entre un puesto con las áreas internas de la Dependencia, o en su caso, con organismos externos a la misma.
Directorio: Relación de los principales funcionarios que componen la estructura de la Dependencia, Subsecretaría, Dirección.
Firmas de Autorización: Representa la formalización del Manual y comprende las firmas del titular o del jefe del área a la que corresponde el Manual y de la que lo realizó
Tipos de manuales.
Manual de Organización
	Según Melinkoff (1990, c.p. Landaeta, 2006), “es un producto de la planificación que busca formular y crear las bases operativas y administrativas de la organización. En este tipo de instrumento se describen las responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones de las personas que la integran.” (p.29)
Manual de Procesos
	Landaeta (2006) establece que “es una guía metodológica dirigida al propósito de los procesos que se llevan a cabo dentro de las empresas para producirbienes o prestar servicios, según sea su misión fundamental para la cual fue creada…” (p. 29) Al respecto Bueno (1996, c.p. Landaeta, 2006) sostiene que los manuales de procesos abarcan todas las actividades organizaciones, desde la elaboración de productos hasta aquellas acciones destinadas a la administración de los recursos y del talento humano, con el fin de perfeccionar el flujo de tareas y mejorar de esta manera la productividad organizacional. (p.29)
Manual de política
	En estos se describe cual es el resultado que la organización pretende obtener. Acerca de esto Bueno (1996, c.p. Landaeta, 2006) sostiene que: El beneficio que trae a las empresas la sistematización de tales lineamientos y su descripción en un manual, tanto para apoyar el liderazgo de los niveles gerenciales, como para lograr su internalización por parte del capital humano evitando los riesgos en cuanto a la subjetividad de un conocimiento no formal acerca de ellas. (p. 30)
 Manual de instructivos
 Este contiene las disposiciones necesarias para el proceso; también se ordena por subprocesos los cuales se agrupan de acuerdo a su tipo posteriormente.
 Manual de calidad
Contiene procedimientos concernientes al sistema de calidad. Así mismo funciona con dos objetivos velar por la calidad de los procedimientos y los productos.
 
Manual especialista
Es específico a un determinado tipo de actividad, tarea u oficio. Su objetivo es estandarizar una tarea común para varios empleados.
Manual del empleado
 En este se encuentran todos los elementos que conforman la cultura organizativa de una empresa que son de interés para los empleados que en ella laboran. 
Manual de propósito múltiple
 Es común en empresas pequeñas y reemplaza a todos los anteriores, puesto que estas tienen un volumen de actividad mucho menor.
Manual de procedimientos 
Un manual de procedimientos según Chiavenato (2000) es descrito del siguiente modo: Como el propio nombre lo dice, es un libro que se tiene a mano. Es un compendio, es decir, una colección de textos catalogados y fácilmente localizables. En administración, Manual es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que proporciona información rápida y organizada sobre las prácticas administrativas. Contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones, normas de servicio. (p. 90) 
Según Kellogg (1986, cp. Landaeta, 2006), un manual de procedimientos “presenta sistemas y técnicas específicas, señala el procedimiento preciso para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas” Por otra parte Terry (1978) lo define como “un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.
 Cabe destacar que Continolo G. (s/f, cp. Landaeta, 2006) lo define como “Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”. Lo cual destaca el aspecto de que es una herramienta para direccionar los esfuerzos de un equipo de trabajo. Por tanto, se puede sintetizar que un manual de procedimientos es aquel registro donde se presenta de modo sistemático el modo en que se debe realizar un proceso o procedimiento 
Utilidad del manual de procedimientos.
Para Chiavenato (2009) la utilidad de los manuales de procedimientos se da por lo siguiente. 
a.- Permite conocer el funcionamiento interno por lo que a descripción de tareas, ubicaciones, requerimientos, y a los puestos responsables de su ejecución.
b..- Auxilian en la inducción de puesto, administrativos y capacitación del personal ya que se describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
c.-Sirve para el análisis y revisión de los procedimientos de un sistema.
d.- Interviene en la consulta de todo el personal.
a. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempo, delegación de autoridad entre otros.
b. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
c. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración tributaria.
d. Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
e. Facilitar las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
f. Aumenta la eficiencia de los empleados, iniciándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
g. Constituye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Ventajas y Desventajas de un manual de procedimientos
Ventajas
 
Según Del Castillo y Lefort (2006), señalan entre las ventajas de los manuales las siguientes: Representan “un medio rápido para informar a los nuevos empleados sobre las reglas y beneficios de las empresas, actúa como medio de información y puede cumplir la función de un supervisor en la inducción del cargo” (p. 14) El mismo autor también afirma que “pone en práctica el principio de consignar toda instrucción o información de forma escrita…” Por tanto evita los errores en la transmisión de información. Así mismo también “evita la implementación de procedimientos incorrectos” puesto que estandariza el modo de realizarlos. Igualmente, sostiene que “son fuentes permanentes de información…”, ya que son una herramienta que siempre debe estar a mano para despejar dudas o como punto de partida para evaluar el modo en que se realizan los procedimientos y el modo de hacerlos más eficientes.
Aun así, el autor también señala ciertas limitaciones tales como, el hecho de que “pueden coartar la iniciativa individual que requiere la organización” y que “su costo de revisión puede ser alto en sentido económico y temporal ya que si no se actualizan constantemente pierden vigencia”.
Desventajas 
Según Duque (s.f.) tales como:
 a. Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y delimitación clara de las responsabilidades de cada departamento, nos enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay nada definido, todo el mundo buscará el máximo de provecho con el mínimo esfuerzo (simulación de trabajo por ejemplo) y al momento de reclamos por incompetencia, todo el mundo le “echará la culpa al vecino”.
 b. No habrá normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si en el reglamento no especifica la hora de la llegada y la sanción por retrasos, el holgazán seguramente alegará falta de reglas, y dirá que “él no sabía”.
 c. No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos permite controlar de manera ágil todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera uno a uno los pasos que se realizan, lo cual simplifica al máximo el proceso de búsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo “sale mal” seguramente deberá optarse por cambiar todo el proceso.
 d. No hay un procedimiento establecido: Podríamos referirnos a la administración científica de Taylor que en resumidas cuentas dice que al analizar el proceso de producción y aplicar la administración científica, se puede obtener el máximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-establecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habrá un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usarán demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos métodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los más efectivos).
h. .Situar las inspecciones en los puntos clave.Desempeño laboral
El Desempeño Laboral se puede definir, según Bohórquez, como el nivel de ejecución alcanzado por el trabajador en el logro de las metas dentro de la organización en un tiempo determinado, igualmente (citado en Araujo y Guerra, 2007). Además otra definición interesante es la que usa Chiavenato, ya que expone que el desempeño es eficacia del personal que trabaja dentro de las organizaciones, la cual es necesaria para la organización, funcionando el individuo con una gran labor y satisfacción laboral (citado en Araujo y Guerra, 2007) En este sentido, el desempeño laboral de las personas va a depender de su comportamiento y también de los resultados obtenidos. También otro aporte importante en la conceptualización del desempeño laboral es dada por Stoner, quien afirma que el desempeño laboral es la manera como los miembros de la organización trabajan eficazmente, para alcanzar metas comunes, sujeto a las reglas básicas establecidas con anterioridad (citado en Araujo y Guerra, 2007). Así, se puede notar que esta definición plantea que el Desempeño Laboral está referido a la manera en la que los empleados realizan de una forma eficiente sus funciones en la empresa, con el fin de alcanzar las metas propuestas. Sin embargo, otro concepto fundamental y que va más acorde con esta investigación es la que utilizan Milkovich y Boudreau, pues mencionan el desempeño laboral como algo ligado a las características de cada persona, entre las cuales se pueden mencionar: las cualidades, necesidades y habilidades de cada individuo, que interactúan entre sí, con la naturaleza del trabajo y con la organización en general, siendo el desempeño laboral el resultado de la interacción entre todas estas variables (citado en Queipo y Useche, 2002).
Elementos que influyen en el desempeño laboral
 Diversos autores han encontrado diferentes variables para evaluar el desempeño de las personas en sus trabajos, tal es el caso de Davis y Newtrons, quienes aseguran que eldesempeño laboral se ve afectado por factores como: capacidades, adaptabilidad, comunicación, iniciativa, conocimientos, trabajo en equipo, estándares de trabajo, desarrollo de talentos, potencia el diseño del trabajo, maximizar el desempeño… (Citado en Araujo y Guerra, 2007).Por otro lado, Chiavenato expone que el desempeño laboral está determinado por factores actitudinales de la persona y factores operativos.
Objetivos del desempeño laboral
La evaluación del desempeño no es en sí misma un fin, sino una herramienta para mejorar los resultados de los recursos humanos de la empresa, y es este su objetivo principal. Y para alcanzarlo este método intenta alcanzar los siguientes objetivos específicos:
· Adecuación del individuo al cargo
· Entrenamiento
· Promociones
· Incentivo salarial por buen desempeño
· Mejoramiento de las relaciones humanas entre superiores y subordinados
· Auto perfeccionamiento del empleado
· Informaciones básicas para la investigación de recursos humanos
· Estimación del potencial de desarrollo de los empleados
· Estímulo a la mayor productividad
· Oportunidad de conocimiento de los patrones de desempeño de la empresa
· Retroalimentación de información de propio individuo evaluado
· Otras decisiones de personal, como transferencias, licencias, etc.
Beneficios del desempeño laboral 
· Cuando un programa de evaluación del desempeño es bien planeado, coordinado y desarrollado, normalmente proporciona beneficios a corto, mediano y al largo plazo. Por lo general, los principales beneficiarios son el individuo, el jefe, la empresa y la comunidad.
· 1. Beneficios para el jefe. El jefe tiene condiciones para: Evaluar mejor el desempeño y el comportamiento de los subordinados con base en las variables y los factores de evaluación y, sobre todo, contando con un sistema de medición capaz de neutralizar la subjetividad.
· Proponer medidas y disposiciones orientadas a mejorar el patrón de comportamiento de sus subordinados.
· Comunicarse con sus subordinados para hacer que comprendan la mecánica de evaluación del desempeño como sistema objetivo, y mediante ese sistema la manera como está desarrollándose su desempeño.
· 2. Beneficios para el subordinado. El subordinado:
· Conoce las reglas del juego, es decir, los aspectos de comportamiento y de desempeño que la empresa valora más en sus funcionarios.
· Conoce cuáles son las expectativas de su jefe acerca de su desempeño y sus fortalezas y debilidades, según la evaluación del jefe.
· Sabe qué disposiciones o medida está tomando el jefe con el fin de mejorar su desempeño (programa de entrenamiento, capacitación, etc.) y las que el propio subordinado deberá tomar por su cuenta (auto corrección, mayor esmero, mayor atención al trabajo, cursos por su propia cuenta, etc.)
· Adquiere condiciones para hacer autoevaluación y autocrítica para su autodesarrollo y autocontrol.
· 3. Beneficios para la empresa. La empresa:
· Está en condiciones de evaluar su potencial humano a corto, medio y largo plazos y definir la contribución de cada empleado
· Puede identificar los empleados que necesitan reciclaje y/o perfeccionamiento en determinadas áreas de actividad y seleccionar los empleados que tienen condiciones de promoción o transferencias.
· Puede dar mayor dinámica a su política de recursos humanos, ofreciendo oportunidades a los empleados (no sólo de promociones, sino principalmente de progreso y de desarrollo personal), estimulando la productividad y mejorando las relaciones humanas en el trabajo.
15