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entidad mexicana de acreditación, a. c. FECHA DE EMISION FECHA ENTRADA VIGOR HOJA MOTIVO: REVISIÓN 2018-04-30 2018-08-01 1 DE 40 DOCTO No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema-001 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CRITERIOS DE APLICACIÓN DE LA NORMA ISO/IEC 17025 (vigente) GUÍA CONTENIDO CAPÍTULO TEMA HOJA 0 INTRODUCCIÓN 1 1 OBJETIVO 1 2 CAMPO DE APLICACIÓN Y ALCANCE 1 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 4 CRITERIOS GENERALES 2 5 REQUISITOS RELATIVOS A LA ESTRUCTURA 4 6 REQUISITOS RELATIVOS A LOS RECURSOS 4 7 REQUISITOS DEL PROCESO 9 8 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN 18 ANEXO I IMPARCIALIDAD 22 ANEXO II ANEXOS TÉCNICOS PARA APLICACIONES EN CAMPOS ESPECÍFICOS 23 0 INTRODUCCIÓN Los criterios de aplicación fueron actualizados por la entidad mexicana de acreditación, a.c., a través de la experiencia obtenida de su aplicación práctica en los procesos de evaluación y acreditación con base a la norma ISO/IEC 17025 (vigente) y enriquecida mediante las aportaciones realizadas por los miembros de los comités y subcomités de evaluación de laboratorios, dependencias, laboratorios acreditados, miembros del Padrón Nacional de Evaluadores de ema y grupos de interés. 1 OBJETIVO El objetivo de este documento es aclarar la interpretación de los requisitos de gestión y técnicos de la ISO/IEC 17025 (vigente) que se han detectado como críticos. También tiene el propósito de establecer requisitos complementarios a los citados en la norma ISO/IEC 17025 (vigente) y es parte de los criterios de evaluación que se deben utilizar en los procesos de evaluación y acreditación de laboratorios de ensayo y calibración. 2 CAMPO DE APLICACIÓN Y ALCANCE Este documento debe ser aplicado por el personal del área de Laboratorios de Calibración y Medición; Laboratorios de Ensayo, del Padrón Nacional de Evaluadores de ema, miembros de comisiones de opinión técnica, subcomités, comités de evaluación y por la Comisión de Suspensión y Cancelación, para el proceso de evaluación y acreditación y en cualquier tipo de trámite de los laboratorios de calibración, ensayo y/o solicitantes ante la entidad mexicana de acreditación, a.c., y es factible establecer no conformidades con base en los criterios descritos en el mismo. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 2 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Para la correcta interpretación y aplicación del presente documento se deben utilizar los siguientes documentos en su edición vigente: - ISO/IEC 17025 (vigente), Requisitos Generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración. - ILAC-G24 / OIML D 10 2007 “Guidelines for the determination of calibration intervals of measuring instruments”. - NMX-CC-10012-IMNC-2004 / ISO 10012:2003, Sistemas de gestión de las mediciones – Requisitos para los procesos de medición y los equipos de medición. - NMX-CC-9000-IMNC-vigente, Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario - “Lineamientos para dictámenes o informes de calibración dictados por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (hoy Secretaria de Economía)”. - APLAC TC 002 Internal Audits for Laboratories and Inspection Bodies - APLAC TC 003 Management Review for Laboratories and Inspection Bodies 4 CRITERIOS GENERALES Todos los procedimientos requeridos como tales en la ISO/IEC 17025 (vigente) deben estar documentados, lo cual significa que deben estar por escrito ya sea en papel o en forma electrónica y ser parte del sistema de gestión establecido por el laboratorio. En los casos en que el laboratorio cuente con la implantación de un sistema de gestión de la calidad diferente al establecido en la ISO/IEC 17025 (vigente) (por ejemplo ISO 9001), ya sea porque forma parte de una organización mayor o por requisitos contractuales, en todos los casos, éste debe demostrar que las políticas, procedimientos, registros y demás documentación empleada da cumplimiento a los requisitos establecidos en la ISO/IEC 17025 (vigente). Cuando se haga alusión a la acreditación en cualquier documento en papel o medios electrónicos, independientemente de que se haga uso del símbolo o no, se deberá hacer de acuerdo a lo establecido en el MP-BE003 (vigente). Signatario Autorizado: Persona propuesta por el cliente, y autorizada por ema, para firmar, endosar y aprobar los informes de medición, calibración y/o ensayo, emitidos por el laboratorio. Como complemento a estos criterios generales de la ISO/IEC 17025 (vigente), los evaluadores y expertos técnicos deben aplicar las listas de verificación emitidas por norma, por técnica o método de medición de cada una de las ramas o áreas de acreditación, elaboradas por los subcomités de evaluación o grupos de trabajo que estén aprobadas y publicadas por la entidad, así como guías técnicas sobre trazabilidad e incertidumbre emitidas por ema y CENAM. http://www.aplac.org/documents/tc/aplac_tc_002_issue_4.pdf entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 3 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 4.1 IMPARCIALIDAD En el Anexo 1 de este documento se contempla una forma de cómo identificar los riesgos a la imparcialidad, este documento es una de varias alternativas sobre cómo hacerlo y por lo tanto es un documento guía para dar mayor claridad al laboratorio de como cumplir con este requisito. 4.1.1 Los riesgos a la imparcialidad del laboratorio deben ser considerados cuando existe la probabilidad que se produzcan eventos que podrían tener relación adversa con la imparcialidad del laboratorio o su personal. 4.1.2 La alta dirección del laboratorio debe tener una declaración documentada de su compromiso con la imparcialidad en llevar a cabo actividades del laboratorio, la gestión de conflictos de interés y garantizar la objetividad de sus actividades. Las acciones que emanen de la alta dirección no deben contradecir esta declaración. Una manera para que la alta dirección haga hincapié en su compromiso a la imparcialidad es hacer declaraciones relevantes (se refiere a todas las declaraciones que tengan un impacto directo con el resultado de las actividades de muestreo, calibración o ensayo) y políticas del laboratorio que se encuentren a disposición de las partes interesadas. 4.1.3 El laboratorio debe demostrar que todo su personal (incluyendo personal directivo) está libre de cualquier presión o influencia indebida, interna o externa, comercial, financiera o de otro tipo que pueda afectar la imparcialidad de su trabajo. 4.1.4 El laboratorio debe describir cualquier relación que pudiera afectar su imparcialidad a un grado relevante, usando diagramas organizacionales u otros medios. Ejemplos de relaciones que podrían influir en la imparcialidad, incluyen, pero no están limitadas a: - Relaciones con una organización matriz. - Relaciones con departamentos dentro de la misma organización. - Relaciones con compañías relacionadas u organizaciones. - Relaciones con reguladores o dependencias. - Relaciones con clientes. - Relaciones de personal. - Relaciones con organizaciones de diseño, manufactura, suministradoras, instalación, adquisiciones, posesión, uso o mantenimiento de los elementos muestreados, ensayados, medidos o calibrados. 4.1.5 El laboratorio debe tener un mecanismo para minimizar o eliminar los riesgos a la imparcialidad identificados conforme al 4.1.4 Si se identifican nuevos riesgos durante sus actividades, deben incluirse en el análisis que realizó para cumplir con el 4.1.4 de la norma ISO/IEC 17025 (vigente).Si no se elimina el riesgo deberá al menos demostrarse qué salvaguardas o acciones considera para que se minimice. 4.2 CONFIDENCIALIDAD 4.2 El laboratorio debe documentar la forma en la que dará cumplimiento a este requisito y debe mantener los registros que evidencien el cumplimiento de estas actividades. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 4 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 4.2.1 El laboratorio debe tener declarado en el sistema de gestión la forma en la que se asegura, que el manejo de la información derivada de sus actividades será de manera confidencial, así como establecer qué información será del público en general y cual se manejará de manera confidencial. 4.2.4 El laboratorio debe evidenciar que todo el personal que forma parte de la organización que tenga una relación con las actividades de muestreo, ensayo, calibración o que actué en nombre del laboratorio mantiene la confidencialidad de la información obtenida o creada durante la realización de sus actividades. 5. REQUISITOS RELATIVOS A LA ESTRUCTURA 5.1 El laboratorio debe: - Demostrar la personalidad jurídica que asume las responsabilidades legales derivadas de su actividad. 5.2 El laboratorio debe definir y documentar claramente sobre qué puesto (s) recae la responsabilidad sobre las operaciones técnicas y la provisión de los recursos necesarios para asegurar la calidad requerida en las operaciones del laboratorio, así como especificar sus funciones y responsabilidades, incluyendo los casos cuando ésta consta de más de una persona. 5.5 El laboratorio debe disponer de un(os) organigrama(s) actualizado(s) que refleje(n) claramente su organización y la gestión de las actividades, su lugar en la casa matriz y las relaciones entre la dirección, las operaciones técnicas y los servicios de soporte. a) El laboratorio debe disponer de un(os) organigrama(s) actualizado(s) que refleje(n) claramente su organización y la gestión de las actividades, su lugar en la casa matriz y las relaciones entre la dirección, las operaciones técnicas y los servicios de soporte. b) El laboratorio debe especificar la responsabilidad, la autoridad y la interrelación de todo el personal que gestiona, realiza y verifica trabajo que afecta los resultados de las actividades del laboratorio. b.1) El personal que supervisa deberá contar con experiencia específica en el área a supervisar. En los casos en que el laboratorio esté integrado por una sola persona, dicha supervisión podrá ser justificada mediante la evidencia de revisiones a los puntos críticos de los procesos de muestreo, ensayo o calibración determinadas por el propio sistema de gestión del laboratorio. c) El laboratorio debe tener documentados los procedimientos que garanticen la aplicación coherente de sus actividades y la validez de los resultados. 5.7 a) El laboratorio debe presentar evidencia de la eficacia de la comunicación. La comunicación puede estar reflejada en la definición de los procesos y la planeación del sistema de gestión. La comunicación relativa a la eficacia del sistema de gestión puede ser lograda a través de diferentes medios, tales como: memorandos, correos electrónicos, reuniones, etc. 5.7 b) El laboratorio debe evidenciar que se mantiene la integridad del sistema de gestión cuando existen cambios. 6. REQUISITOS RELATIVOS A LOS RECURSOS 6.2 PERSONAL 6.2.1 El laboratorio debe documentar y evidenciar que todo el personal que participa en las actividades del laboratorio ya sea interno o externo, realiza sus actividades y se conduce de manera imparcial, es competente y trabaja de acuerdo al sistema de gestión del laboratorio. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 5 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 El laboratorio deberá presentar el contrato o relación contractual de todo el personal involucrado en las actividades de muestreo, pruebas o calibraciones, así como del personal que realiza alguna actividad dentro del laboratorio que puedan afectar los resultados. Los informes de ensayo o calibración pueden ser firmados por el representante legal para cumplimiento con trámites ante dependencias o efectos legales, lo cual no significa que éste fue quién aprobó técnicamente dichos informes, en este caso, se debe demostrar mediante la rastreabilidad de los resultados que los muestreos, ensayos y calibraciones fueron avalados por un signatario autorizado del laboratorio. Para procesos de acreditación inicial, ampliación de personal y ampliación de alcances (métodos de ensayo o procedimientos de calibración) deberá estar presente en su totalidad el personal del laboratorio, incluyendo los signatarios, los que participan en el ensayo y/o calibración, desde la toma de la muestra y/o recepción del equipo, hasta la elaboración del informe de resultados y entrega del equipo (cuando aplique). Para los procesos de vigilancia, renovación y revaluación deberá estar presente al menos el 60% del personal del laboratorio (incluyendo personal signatario y personal operativo). No puede estar ausente un mismo personal durante dos procesos de evaluación consecutivos. Nota. En relación al punto anterior, se debe considerar la participación del 60% del personal signatario, por cada método de prueba o procedimiento de calibración, incluido en el alcance de evaluación. Las pruebas de desempeño técnico sólo deben realizarse en forma inicial y/o cuando existan cambios críticos en la metodología, equipos, instalaciones, etc. por cada procedimiento de ensayo y/o calibración y solo deberán presentarlas todo personal que realice ensayos o calibraciones y/o mediciones. Cuando se lleve a cabo un cambio de instalaciones o de domicilio, y no existan cambios en el personal que es signatario autorizado y operativo, no se deberán realizar nuevamente las pruebas de desempeño en las nuevas instalaciones, deberá considerarse lo indicado en la instrucción de operación MP-TS079 (vigente). Una persona podrá ser signatario autorizado de dos o más laboratorios con diferente razón social, siempre y cuando se presente evidencia de que estos pertenecen al mismo corporativo. Una persona podrá ser signatario de dos o más laboratorios pertenecientes a una misma razón social, siempre y cuando se mantengan los registros correspondientes y sea evaluado en cada laboratorio, además de que demuestre conocimiento de los documentos del sistema de gestión de la calidad y técnicos del laboratorio. El laboratorio debe notificar a la entidad si tiene establecido dentro de su operación esquemas de trabajo como el que se menciona, mediante un escrito o mediante la propia la solicitud de acreditación Se puede tener un mismo signatario para varias ramas o áreas, siempre y cuando se demuestre su competencia técnica en cada una y se trate del mismo laboratorio y razón social. Un muestreador externo no pertenece al laboratorio, sino a una empresa externa con la cual el laboratorio tiene un contrato o convenio comercial específico para hacer uso de dicho personal para actividades de muestreo y pruebas de campo, la empresa externa no debe ser otro laboratorio acreditado en el mismo alcance ya que esto se considera como una subcontratación del muestreo. En todos los casos el muestreador externo debe ser propuesto por el laboratorio como signatario autorizado, para ser evaluado bajo los criterios establecidos y en su caso autorizado por ema, ver punto 6.2.3 de este documento. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 6 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 El laboratoriodebe mantener registros de la supervisión realizada al muestreador externo en el sitio donde realiza sus actividades, realizada por personal del laboratorio al menos trimestralmente. 6.2.2 La información sobre los requisitos de competencia, educación, calificación, formación, conocimiento técnico, habilidades y experiencias deben mantenerse actualizadas. 6.2.3 La evaluación del personal debe realizarse al personal signatario y a todo el personal operativo, supervisor y gerencial que está involucrado directa o indirectamente en la operación del laboratorio, como se describe a continuación: I.- Para todo el personal que realice ensayos, muestreos o calibraciones, sean o estén propuestos como signatarios, deberán demostrar lo siguiente: • Conocimiento teórico y práctico de los procedimientos técnicos, con base al alcance de acreditación solicitado y de acuerdo a sus funciones y responsabilidades. Adicionalmente para laboratorios de calibración conocimiento sobre estimación de incertidumbre de medida. • Mantener registros de la evaluación de la eficacia de las acciones de formación implementadas. • Registros de los resultados de las pruebas de desempeño técnico sobre los muestreos, ensayos calibraciones que realiza, como son: pruebas de repetibilidad y reproducibilidad, para lo anterior se deberá verificar lo indicado en las listas de verificación técnicas en caso de que aplique. • Esta evaluación debe realizarse por cada procedimiento de muestreo, ensayo y calibración y debe realizarse en forma inicial y cuando existan cambios críticos en la metodología, equipos, instalaciones, etc. II.- Para todo el personal signatario (sea o este propuesto como tal) que no realicen actividades de ensayo o calibración: • Conocimiento teórico y práctico de los procedimientos técnicos, con base al alcance de acreditación solicitado y de acuerdo a sus funciones y responsabilidades. Adicionalmente para laboratorios de calibración conocimiento sobre estimación de incertidumbre de medida. Nota: El conocimiento práctico de los signatarios que por sus funciones no realizan ensayos, muestreos o calibraciones se refiere al conocimiento del procedimiento técnico y los puntos críticos de supervisión del mismo por lo que no es requisito presentar pruebas de desempeño técnico. III.- Para el personal operativo, es decir todos aquellos que realizan en forma total o parcial muestreos, ensayos y calibraciones, se debe: • Demostrar conocimiento (en forma teórica y práctica) de los procedimientos técnicos, con base al alcance de acreditación solicitado y de acuerdo a sus funciones y responsabilidades. • Mantener registros de la evaluación de la eficacia de las acciones de formación implementadas • Pruebas de desempeño técnico Nota: En caso de que el personal descrito en el numeral II de este punto haya realizado al menos un ensayo y/o calibración deberá presentar pruebas de desempeño técnicas. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 7 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 El personal debe demostrar evidencia de calificación de acuerdo a lo establecido en las normas, procedimientos, etc, que se encuentren en el alcance de la acreditación. Ver anexos técnicos para aplicación en campos específicos. En caso de presentar desviaciones en los muestreos, ensayos y calibraciones el laboratorio deberá presentar todo lo relacionado al 7.10 de la norma ISO/IEC 17025 (vigente). 6.2.6 La autorización del personal debe basarse en la evidencia de su experiencia, conocimiento y competencia técnica, esta debe estar documentada en el sistema de gestión del laboratorio. 6.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES 6.3.4 El laboratorio debe realizar al menos una vez cada 12 meses la revisión y seguimiento de las medidas para controlar las instalaciones; a menos que el procedimiento o norma técnica dentro del alcance de la acreditación indique una revisión y seguimiento en un tiempo diferente, en este caso se deberá seguir lo indicado en el procedimiento o norma técnica. 6.4 EQUIPAMIENTO El laboratorio que desee obtener la acreditación debe estar provisto del equipamiento propio necesario para realizar el muestreo y los métodos de ensayo o calibración contenidos en el alcance de la acreditación, o en su defecto contar con un contrato de arrendamiento financiero con opción a compra no mayor a seis meses. No es aceptable el préstamo de patrones, equipos y materiales de referencia. De acuerdo a lo que aplique, el laboratorio deberá mantener como parte del historial del equipamiento información que avale la compra o arrendamiento del equipo, tal como: ▪ Facturas de compra. ▪ Contrato de arrendamiento financiero con opción a compra no mayor a seis meses y debe tener una antigüedad de vigencia de un mes previo a la visita en sitio. ▪ Evidencia de donación del equipo al laboratorio. Nota: Para instituciones gubernamentales o académicas es permitido presentar un contrato de arrendamiento sin que exista opción a compra y por un tiempo mayor a seis meses. Los contratos deben incluir las condiciones en las que se renta el equipo en cuanto a instalación, calibración, verificación y mantenimiento del mismo y quien es el responsable de proveer dichos servicios y el tiempo de arrendamiento. El laboratorio debe evidenciar la forma en que se asegura de que se cumplan dichas condiciones. Para el caso del equipamiento rentado, el laboratorio debe: a) mantener registros de las inspecciones realizadas antes de su uso, para la verificación de daños o mal funcionamiento. b) asegurar que el equipo reciba el mismo trato en cuanto a verificaciones intermedias y/o calibraciones que el equipo propio del laboratorio antes, durante y al concluir el periodo de utilización. c) presentar los certificados y/o informes de calibración correspondientes, así como los registros de verificación del equipo. d) el equipo debe estar integrado en todos los aspectos al sistema de gestión como si fuera un equipo propio, incluyendo la capacitación necesaria para su correcta operación. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 8 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 Adicionalmente para equipo propio y rentado, el laboratorio debe: a) Tener disponibles en los sitios donde se utilizan, los procedimientos vigentes para la operación, mantenimiento, almacenamiento, calibración y verificación del equipo. b) Establecer específicamente sobre que personal recae la responsabilidad del manejo, calibración y mantenimiento del equipo. c) Mantener registros del cumplimiento de los programas de calibración y mantenimiento de todo el equipo y cada elemento del mismo, dichos registros deben contener: fecha, el sitio donde se realizó la actividad, persona que lo realizó, así como los detalles de almacenamiento entre usos. d) Analizar el efecto que tiene la ausencia de los instrumentos, cuando son enviados a calibración externa, sobre la rutina normal de operación del laboratorio y tomar acciones al respecto. e) Realizar en sitio la calibración de los equipos que sean sensibles al movimiento, es decir en donde opera. f) Estar contenidas en los procedimientos de manejo de equipo, las precauciones a tomar para su manejo o traslado, en el caso de equipos o patrones sensibles al movimiento. g) Documentar los procedimientos para realizar las comprobaciones intermedias para mantener la confianza en el estado de calibración de los equipos, patrones de referencia, de transferencia o de trabajo y de los materiales de referencia y en caso de que el equipo no las requiera, documentar la justificación técnica y examinar los efectos sobre los ensayos o calibracionesrealizadas anteriormente a la detección de un equipo fuera de especificaciones, desajustado o fuera de calibración, deben existir registros de aplicación de los procedimientos de control de trabajo de ensayo o calibración no conforme, incluida la notificación a los clientes que sean afectados. h) Todos los equipos bajo el control del laboratorio que requieran ser calibrados, deben ser rotulados, codificados o identificados de alguna manera para indicar el estado de calibración, esta identificación deberá incluir la fecha de su última calibración, así como la fecha de la próxima calibración, siempre y cuando el diseño del equipo o instrumento lo permitan y dicha identificación, no altere las características metrológicas de los equipos a identificar. 6.4.4 En el caso del equipamiento que por su naturaleza requiera de una calificación de instalación o desempeño (Incubadoras, Cromatógrafos, autoclaves, etc) debe considerarse. 6.4.5 El laboratorio debe considerar lo establecido en las normas de referencia, guías técnicas de trazabilidad e incertidumbre y listas de verificación técnicas. 6.4.6 El laboratorio debe definir y documentar el equipamiento que afecte la validez de los resultados incluyendo las especificaciones y características técnicas y exactitud requeridas. 6.4.7 El laboratorio debe justificar y documentar los periodos de calibración de los equipos y/o patrones de medición críticos basados en la frecuencia de uso y/o mediante técnicas estadísticas. Basando dicha justificación y documentación en las recomendaciones de ILAC-G24 / OIML D 10 o hacerlo de acuerdo a lo establecido en las listas de verificación aplicables. 6.4.10 Contar con un procedimiento y un programa para realizar las verificaciones y/o comprobaciones intermedias del estado de la calibración del equipo y/o patrones de medición, así como los criterios para aceptar o rechazar el estado de calibración. Se sugiere revisar NMX-CC-10012-IMNC-2004 / ISO 10012:2003 para mayores detalles. En los casos en los que el método de ensayo y/o calibración indique explícitamente estos periodos, sujetarse a los mismos. En ningún caso los resultados de la verificación y/o comprobación sustituyen a una calibración. Nota: Ver anexos técnicos para aplicación en campos específicos. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 9 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 6.5 TRAZABILIDAD METROLÓGICA Para mayor precisión de la forma en la que se debe dar cumplimiento a este requisito seguir lo establecido en la Política de Trazabilidad MP-CA006 vigente. 6.6 PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE 6.6.2 c) Para asegurar que los servicios suministrados de muestreo, calibración y ensayos cumplan el requisito el laboratorio debe considerar al menos lo siguiente: - Sean proveedores acreditados o en caso de no haber disponibles que cumplan con los requisitos establecidos en la norma ISO/IEC 17025 (vigente). Para el resto de los servicios el laboratorio definirá sus propios criterios. El laboratorio debe presentar evidencia de las evaluaciones y acciones establecidas para sus proveedores aprobados. 7. REQUISITOS DEL PROCESO 7.1 REVISIÓN DE SOLICITUDES, OFERTAS Y CONTRATOS El laboratorio debe informar de forma clara y sin ambigüedades antes de iniciar cualquier trabajo el alcance acreditado y presentar evidencia de la aceptación del cliente. 7.1.1 b) Se debe mantener registros de la verificación de los siguientes aspectos: - Los métodos de ensayo, principio de medición o método de calibración seleccionados. - Los equipos necesarios para la realización del servicio solicitado. - Personal suficiente y capacitado para la realización del trabajo y, - Tiempo de entrega de los resultados, etc. Nota: Se puede considerar como guía el documento “Capacidad instalada MP-FE-014). 7.1.1 c) Las actividades específicas a las que se refiere este requisito son servicios de calibración, muestreo y ensayo, dentro del alcance de acreditación. El laboratorio debe informar al cliente de manera clara y sin ambigüedades los servicios suministrados externamente y presentar evidencia de lo anterior. 7.1.3 En caso de que el laboratorio establezca criterios propios de aceptación y rechazo para la declaración de conformidad, los criterios deben estar basados en bibliografía técnica reconocida y mostrar evidencia de la comunicación y aceptación con el cliente. 7.2 SELECCIÓN, VERIFICACIÓN Y VALDACIÓN DE MÉTODOS 7.2.1 Selección y verificación de métodos Se consideran métodos o procedimientos normalizados, aquellos publicados en normas internacionales, regionales o nacionales, o por organizaciones técnicas reconocidas o textos o revistas científicas. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 10 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 Documentar todos los métodos de muestreo, ensayo y/o calibración incluidos en el alcance de su acreditación (incluidos los procedimientos para realizar manejo, transporte, almacenamiento y preparación de los elementos a ensayar y/o calibrar) y tenerlos disponibles para consulta en el lugar que se realicen las actividades de ensayo y/o calibración. Es posible hacer referencia a la norma técnica para el desarrollo de un método de ensayo y/o calibración, siempre y cuando se cuente con un procedimiento particular que indique los detalles específicos del método que no estén incluidos en la mencionada norma técnica como: instalaciones, equipo, preparación, cuidado y disposición del elemento sujeto a ensayo y/o calibración, etc. 7.2.1.5 La verificación de los métodos debe realizarse de acuerdo a lo siguiente: Para métodos o procedimientos normalizados el laboratorio debe realizar y presentar evidencia objetiva de la verificación del método para demostrar que cumple las especificaciones del mismo y cuenta con la competencia técnica para realizarlo adecuadamente tomando en consideración sus propias instalaciones, equipo, personal. La verificación del método debe realizarse de acuerdo a lo siguiente: a. Para los ensayos que involucren mediciones analíticas: 1. Porcentaje de Recuperación o error relativo 2. Límite de detección 3. Límite de cuantificación 4. Intervalo lineal y de trabajo 5. Reproducibilidad 6. Repetibilidad 7. Incertidumbre O las que estén especificadas en las normas de referencia y listas de verificación técnicas. b) Para los ensayos que involucren mediciones físicas: 1. Verificación del desempeño del equipo contra los requerimientos establecidos en el método. 2. Uso de los materiales de referencia requeridos por el método, cuando aplique, 3. Conformidad de las instalaciones y condiciones ambientales del laboratorio con lo establecido en el método, 4. Estudio de repetibilidad y reproducibilidad en cumplimiento con los criterios de aceptación cuando lo especifique el método, o en su caso los criterios establecidos por el laboratorio mediante los datos de desempeño o mediante la aplicación de cualquier otra técnica estadística reconocida. La verificación del método puede demostrarse también mediante un ensayo de aptitud o una intercomparación entre laboratorios o intralaboratorio (consultar la serie de normas NMX-CH-5725-IMNC). Para verificación de métodos cualitativos cuyo resultado no sea a partir de una medición, la confirmación del método será aceptada mediante la correcta aplicación del método por parte del laboratorio, considerando sus propias instalaciones, equipo y personal. c) Para laboratorios de calibración. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 11 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sinprevia autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 Presentar evidencia documentada para demostrar que el laboratorio cumple las especificaciones del método y cuenta con la competencia técnica para realizarlo adecuadamente tomando en consideración sus propias instalaciones. Para los métodos de ensayo que involucren realizar otras pruebas para la determinación del resultado final, dichas pruebas serán sujetas a evaluación y deben cumplir con los requisitos de la calidad establecidos por el laboratorio, la norma técnica y la norma ISO/IEC 17025 (vigente). Para las determinaciones basadas exclusivamente en cálculos matemáticos que requieran resultados de otras pruebas, el laboratorio debe solicitar la acreditación de todas las pruebas que se involucran para obtener los datos para el cálculo final. Para las mediciones analíticas cualitativas, la validación no aplica, sin embargo, se puede demostrar la confiabilidad de sus resultados a través de su(s) forma(s) de control de la calidad. Para el caso de laboratorios de nueva creación o métodos de ensayo (incluyendo muestreo) o procedimientos de calibración de nueva implementación, se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones: a) Demostrar práctica y documentalmente el conocimiento, experiencia y capacitación del personal involucrado de acuerdo a cada método o procedimiento técnico contenido en el alcance de la acreditación. b) Se debe: Mostrar las evidencias del desempeño técnico de acuerdo a lo descrito en el criterio de aplicación en [6.2] personal. Se entenderá por métodos que no se realizan regularmente, aquellos métodos de ensayo (incluyendo muestreo) o procedimientos de calibración previamente acreditados que no se han realizado en un año, en este caso, con el fin de demostrar que la competencia técnica se mantiene, se debe: a) Demostrar la supervisión en cada uno de los servicios dados al cliente. b) Presentar evidencia de la realización de por lo menos un ejercicio práctico de ensayo o calibración completos desde el registro del elemento de ensayo o calibración, la preparación de la muestra, la realización del ensayo o calibración, hasta la elaboración del informe de resultados o informe de calibración. Estos ejercicios prácticos pueden incluir los servicios que el cliente le haya solicitado. c) Para laboratorios de calibración, se deberá contar con evidencia de la realización de por lo menos una calibración o medición en el alcance máximo acreditado, por lo menos cada dos años. I. En el caso de que el laboratorio desee acreditar paquetes de marca comercial (kits con reactivos preparados y precalibrados): Se aclara que los métodos de paquetes de marca comercial solo son útiles como mediciones semicuantitativas o de campo y en ningún momento pueden sustituir o ser métodos alternos a los métodos normalizados, ya que no son métodos que puedan demostrar que son técnicamente similares o superiores a los establecidos en las normas mexicanas o internacionales. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 12 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 Sin embargo, en caso de que un laboratorio desee acreditar este tipo de métodos, su solicitud será presentada a los órganos colegiados correspondientes para su análisis y decidir si es factible su acreditación. Las pruebas rápidas publicadas en normas oficiales, nacionales y/o internacionales o por organizaciones técnicas reconocidas, son acreditables cuando el laboratorio se apegue en su totalidad a lo establecido en el método publicado. Las pruebas rápidas descritas en textos o publicaciones científicas importantes o por fabricantes de equipo, así como las desarrolladas o adaptadas por el laboratorio podrán acreditarse siempre y cuando demuestren mediante evidencia objetiva el cumplimiento de los siguientes requisitos que se mencionan de manera enunciativa más no limitativa: - Prueba de repetibilidad y reproducibilidad (r&R). - Comparación de resultados contra el método de referencia oficial. - Estandarización empleando materiales de referencia certificados o materiales de referencia. - Estimación de límites de detección y cuantificación. - Robustez. - Estimación de incertidumbre. - Aseguramiento de la calidad del método y sus resultados 7.2.1.7 Se considera métodos internos aquellos métodos desarrollados por el laboratorio o modificados. - Demostrar que las desviaciones ocasionales a los métodos (siempre y cuando no impliquen cambios en el método de ensayo o calibración) y procedimientos documentados están: justificadas técnicamente, autorizadas por la función del laboratorio con autoridad para permitir dichas desviaciones y aceptadas por el cliente por escrito; siempre y cuando estas desviaciones no afecten los resultados de ensayo o calibración. - Para métodos de ensayo de normas oficiales mexicanas y normas mexicanas referenciadas en las primeras, no se aceptan desviaciones a los métodos, salvo que la norma refiera a materiales de referencia, equipos e instrumentos obsoletos o fuera del mercado, en este caso, la desviación deberá ser aceptada por la dependencia correspondiente, para tales casos, se deberá considerar el Artículo 49 de la LFMN y el Artículo 36 del Reglamento de la LFMN. Desviación al método: Cuando no se afecta el resultado del ensayo/calibración y no se modifique el principio del método utilizado. Modificación al método: Cuando el resultado del ensayo/calibración se ve afectado y cuando si se afecta el principio del método utilizado. 7.2.2 Validación de los métodos La validación debe incluir procedimientos para muestreo, manejo y transporte de los ítems de ensayo o calibración. a. Para los ensayos que involucren mediciones analíticas: 1. Porcentaje de Recuperación o error relativo 2. Límite de detección entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 13 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 3. Límite de cuantificación 4. Intervalo lineal y de trabajo 5. Reproducibilidad 6. Repetibilidad 7. Sesgo o error 8. Incertidumbre 9. Sensibilidad 10. Selectividad 11. Robustez b. Para los ensayos que involucren mediciones físicas: 1. Verificación del desempeño del equipo contra los requerimientos establecidos en el método. 2. Uso de los materiales de referencia requeridos por el método, cuando aplique. 3. Conformidad de las instalaciones y condiciones ambientales del laboratorio con lo establecido en el método. 4. Estudio de repetibilidad y reproducibilidad en cumplimiento con los criterios de aceptación cuando lo especifique el método, o en su caso los criterios establecidos por el laboratorio mediante los datos de desempeño. 5. La evidencia de la evaluación de la veracidad y la precisión del método de medición mediante experimentación, que permita evaluar el sesgo y la repetibilidad del método en el laboratorio, ya sea utilizando materiales de referencia o mediante una comparación interlaboratorios, consultar la serie de normas NMX-CH-5725-IMNC. c. Para el caso de los procedimientos de calibración desarrollados por el laboratorio y con el fin de asegurar que la trazabilidad metrológica se mantiene y que el valor de la incertidumbre de la medición es válido, el laboratorio evaluado puede demostrarlo mediante lo siguiente: 1. Comparación de resultados alcanzados con otros métodos. El nuevo método se puede validar si al comparar los resultados obtenidos entre éste y otro diferente validado los resultados son iguales o mejores. 2. Comparaciones entre laboratorios. Cuando se comparan los resultados obtenidos por uno o más laboratorios externos (preferentemente acreditados) utilizando patrones de la misma omejor exactitud y se analizan por medio de normas y/o documentos técnicamente válidos, p. e. consultar la serie de normas NMX-CH-5725-IMNC o documento NORAMET 8. 3. Evaluación sistemática de los factores que tienen influencia en los resultados. Consta de cuantificar la variabilidad de cada factor que afecta los resultados de la medición, dicha cuantificación se realiza de manera individual, suele aplicarse cuando no se cuenta con un modelo matemático que incluya todas las variables de influencia. Esto también puede hacerse para mejora de incertidumbre sobre un modelo matemático ya conocido. 4. Evaluación de la incertidumbre de los resultados con base en el conocimiento científico de los principios teóricos del método y de la experiencia práctica. Esta evaluación aplica principalmente cuando el laboratorio desea mejorar su incertidumbre o no tiene bien cuantificadas las variables de influencia que afectan las mediciones. 5. Evaluación de la incertidumbre del laboratorio. Ésta puede ser determinada mediante ensayos de aptitud, pruebas de repetibilidad y reproducibilidad (r&R), análisis de varianzas o cualquier otro método que asegure la confiabilidad en las mediciones derivadas de factores humanos. El laboratorio de calibración debe aplicar uno o varios de los incisos anteriores, tomando en cuenta que el fin es demostrar que el método se encuentra validado y que se identificaron y validaron los aspectos que puedan influir sobre la trazabilidad y la incertidumbre de las mediciones. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 14 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 Para todos los tipos de métodos mencionados para mediciones analíticas y calibración descritos anteriormente la validación del método debe incluir las especificaciones de los requisitos, determinación de las características del método, una verificación de que se pueden cumplir los requisitos usando dicho método y una declaración en la validez. La evidencia de la validación puede estar contenida en un procedimiento, incluidos o referenciados en el manual de la calidad o incluso en los mismos procedimientos técnicos. Para la validación adicionalmente el laboratorio debe: a) Mantener registros de la validación en métodos desarrollados por el laboratorio de que el método o procedimiento se ajusta al uso propuesto. b) Documentar la influencia de los cambios realizados en los métodos no normalizados previamente validados. c) Documentar y validar las modificaciones a los métodos normalizados. Cuando un método está escrito de una forma y se realiza de otra, es una desviación al método no una modificación. 7.3 MUESTREO 7.3.3 El laboratorio debe mantener evidencia del envío de los reportes trimestrales a la entidad mexicana de acreditación a.c. sobre las actividades de los muestreadores externos, este reporte deberá contener además de lo indicado en el 7.3.3 el Nombre del cliente al que se realizó el muestreo. 7.5 REGISTROS TÉCNICOS Todos los registros deben conservarse, por un periodo mínimo de 4 años, o en su caso el periodo que establezcan las disposiciones legales aplicables (el mayor de ellos). Realizar respaldos de todos los registros mantenidos en forma electrónica en el periodo que el laboratorio establezca en su SG. En el caso de laboratorios que aún no brinden servicios de ensayo y/o calibración deberán iniciar la conservación de sus registros a partir de que inicien las actividades descritas en el punto” Métodos de ensayo y calibración y validación del método, de este documento, referentes a laboratorios de nueva creación. Los procedimientos para el control de registros de la calidad y técnicos podrán estar incluidos en los procedimientos del sistema de gestión de los cuales se derivan. El laboratorio debe: - Utilizar bitácoras, cuadernos o formatos expresamente diseñados que aseguren la integridad de la información (todos con número de folio consecutivo en cada hoja, o fecha consecutiva, etc.) y para registrar los datos derivados del proceso de ensayo y/o calibración. - No hacer uso de hojas de papel sueltas (sin codificación, ni folio) para registrar datos de muestreo, ensayo y/o calibración. - Elaborar los registros en forma legible, con tinta indeleble y no hacer uso de corrector en los mismos. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 15 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 - Cancelar todos los espacios en blanco en los registros técnicos (electrónicos o en papel) que debieron ser llenados y que por alguna causa justificada no son utilizados, en bitácoras o cualquier tipo de registro. 7.6 EVALUACIÓN DE LA INCERTIDUMBRE DE MEDICIÓN Para el cumplimiento a este requisito es necesario revisar lo establecido en la Política de Incertidumbre vigente. 7.6.1 El laboratorio debe tomar en consideración las contribuciones a la incertidumbre de medida indicadas en las normas de referencia, guías técnicas de trazabilidad e incertidumbre y listas de verificación técnicas. Adicionalmente para laboratorios de calibración: Estimar la incertidumbre expandida, en las estimaciones de incertidumbre se debe considerar un instrumento de condiciones óptimas, es decir un instrumento que puede un laboratorio calibrar de manera más o menos rutinaria, aun cuando tenga un comportamiento “especial” (estabilidad), para que no se considere un valor de cero en algunas contribuciones. En los casos que la contribución del IBC sea significativamente menor con respecto a la del laboratorio ésta se puede considerar despreciable, para lo cual el laboratorio deberá presentar evidencia de sus presupuestos de incertidumbre. Derivado de lo anterior, en acreditaciones iniciales y renovaciones, el grupo evaluador verificará que los laboratorios tengan registros de al menos una calibración realizada que soporte los alcances e incertidumbres declaradas o solicitadas en la tabla de CMC. Para el caso de ampliaciones de alcances y acreditaciones iniciales además se debería de contar con el IBC al momento de la evaluación. La expresión de la incertidumbre de medida en las tablas CMC se hará con un máximo de dos cifras significativas. Durante las evaluaciones de vigilancia y renovaciones el grupo evaluador verificará que el laboratorio continúe manteniendo la CMC otorgada, en caso de no ser así el laboratorio podrá solicitar la reducción de alcances o la degradación de incertidumbre. 7.6.3 Para un método en particular en que la incertidumbre de medición de los resultados establecido y verificado, no necesita evaluar la incertidumbre de medición para cada resultado, si el laboratorio puede demostrar que los factores críticos de influencia identificados están bajo control. 7.7 ASEGURAMIENTO DE LA VALIDEZ DE LOS RESULTADOS 7.7.1 El laboratorio debe: a) Definir e implementar un procedimiento para el aseguramiento de la validez de sus resultados de ensayo o calibración, adecuados al tipo de trabajo realizado y al número de analistas o técnicos que realizan los ensayos o calibraciones, para cada uno de los métodos o procedimientos técnicos incluidos en el alcance de la acreditación. b) Aplicar al menos una forma de control de la calidad para cada método de ensayo (incluyendo muestreo) o procedimiento de calibración referido en el alcance de acreditación, de los indicados en el numeral 7.7.1 del inciso a) al k). La aplicación de esta forma de aseguramiento de la calidad debe realizarse con resultados satisfactorios de acuerdo a la frecuencia de realización de los ensayos o calibraciones, con base en el período definido en la lista de verificación técnica o entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 16 de 40 DOCTO. No.MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 conforme a lo establecido en el propio procedimiento o método. Si no se cuenta con una frecuencia definida considerando los puntos anteriores, el laboratorio deberá aplicar el control de la calidad en un período no mayor a doce meses. c) En caso de que el laboratorio establezca criterios propios de aceptación y rechazo para el control de la calidad, los criterios deben estar basados en bibliografía técnica reconocida y/o establecerse mediante la aplicación de técnicas estadísticas. d) Presentar registros de las acciones planeadas realizadas para corregir los problemas que se detecten derivados del control de la calidad. 7.7.2 El laboratorio debe evidenciar su desempeño a través de la participación en ensayos de aptitud o comparaciones interlaboratorios: a) De acuerdo a lo indicado en la política de Ensayos de aptitud. b) En caso que no estén disponibles los programas de Ensayos de Aptitud o no sean apropiados al alcance de la acreditación, los laboratorios deberán demostrar su desempeño mediante la participación en comparaciones interlaboratorios de los ensayos y calibraciones dentro del alcance de acreditación de acuerdo al documento de “CLASIFICACIÓN DE SUBRAMAS/SUBAREAS PARA LA PARTICIPACIÓN EN PROGRAMAS DE ENSAYOS DE APTITUD DE LABORATORIOS DE ENSAYO Y CALIBRACIÓN”, al menos una vez dentro del ciclo de acreditación. Las comparaciones interlaboratorios que son aceptadas para cumplimiento de este requisito son todos aquellos que demuestren que han considerado los requisitos indicados del 4.4 al 4.7 de la ISO 17043. Nota: Para el caso de laboratorios en los cuales se evidencie que por el tipo de ensayos o calibraciones no existe ningún otro laboratorio con el cual se pueda realizar comparaciones interlaboratorios será suficiente que presente lo establecido en el 7.7.1 inciso b). 7.7.3 Mantener registros de las acciones tomadas en caso de obtener resultados fuera de los criterios predefinidos, como resultado de las actividades realizadas en los puntos 7.7.1 y 7.7.2 7.8 INFORME DE RESULTADOS 7.8.1 Los informes de resultados de ensayo en los que un laboratorio haga alusión a la acreditación otorgada por ema, utilizando o no el símbolo de acreditación deben especificar de forma clara el alcance acreditado o identificar los ensayos o calibraciones que están dentro o fuera del alcance de la acreditación. Para este punto, los informes emitidos por laboratorios de calibración en los que se haga alusión a la acreditación otorgada por ema, utilizando o no el símbolo de acreditación solo pueden contener las calibraciones consistentes con las magnitudes, intervalos e incertidumbres acreditados. El informe emitido debe contener los resultados obtenidos del ensayo, calibración o muestreo y pueden incluir una declaración sobre el cumplimiento o incumplimiento con los requisitos o una especificación dada [ver 7.8.6 y 7.8.7] Los informes de resultados de ensayo o calibración no pueden denominarse “Certificado de análisis”, “Certificado de cumplimiento”, “Dictamen de laboratorio” o de alguna otra forma que sugiera una certificación de producto o una actividad de verificación. El laboratorio debe mantener dentro de sus registros copia fiel del informe original de ensayo o certificado de calibración entregado al cliente, esta puede ser en papel o formato electrónico (formato pdf). entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 17 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 Los laboratorios de calibración y ensayo (cuando aplique ver 7.8.3.1) deberán informar la incertidumbre utilizando dos cifras significativas. Los resultados de ensayo o calibración deben expresarse de conformidad con la NOM-008-SCFI vigente, con base al artículo V de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización. Puede expresarse como lo indica la norma técnica del ensayo, sin embargo, se debe incluir el valor de conformidad con la NOM-008-SCFI, vigente. En el informe de ensayo o calibración el laboratorio puede hacer uso indistinto de la coma o el punto decimal, sin embargo, este uso debe ser consistente en el cuerpo del informe. 7.8.1.2 Se pueden emitir informes impresos o en medio electrónicos, siempre y cuando se cumplan los requisitos de éste documento. 7.8.2.1 Únicamente se considera una razón válida para no incluir toda la información indicada en el inciso a) al p), que el laboratorio no realice alguna de estas actividades. 7.8.1.2 o) para laboratorios de ensayo, el informe debe incluir las firmas del personal responsable que realizó el ensayo, el muestreo cuando aplique y del que aprobó, así como nombre y cargo. El laboratorio debe garantizar el uso de herramientas informáticas seguras para la impresión de firmas digitales en los certificados de calibración o informes de ensayo o muestreo, pudiendo ser del tipo de la firma electrónica avanzada o similar, no es permitido el uso de códigos, claves alfa numéricas, nombres o iniciales que no puedan ser verificadas electrónicamente. Si un usuario del servicio solicita la impresión de un certificado de calibración, informe de ensayo o muestreo en físico, será decisión del organismo proporcionarlo o establecer las condiciones en que puede hacerlo, como parte del servicio al cliente y para satisfacer una necesidad específica, así como notificarlo oportunamente al mismo. 7.8.3 Requisitos específicos para los informes de ensayo. 7.8.3.1 Los laboratorios de ensayo deben informar la incertidumbre en los informes de resultados: 1. Cuando el cliente así lo solicite 2. Cuando sea importante para la validez o aplicación de los resultados ó 3. Cuando la incertidumbre afecte el cumplimiento con los límites de una especificación. 7.8.4 Requisitos específicos para los certificados de calibración. 7.8.4.1 Los laboratorios de calibración además de cumplir con los requisitos establecidos en el punto [7.8] de la norma, deben cumplir con los requisitos establecidos en los “Lineamientos para dictámenes o informes de calibración dictados por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (hoy Secretaria de Economía)” y en la Política de Incertidumbre de Mediciones de la ema (MP-CA005 vigente). 7.8.4.3 Si el certificado o etiqueta de calibración contiene alguna recomendación sobre el intervalo de calibración, éste debe contener una nota o la referencia bajo la cual se estableció dicho periodo. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 18 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 7.8.6 Información sobre declaraciones de conformidad 7.8.6.1 Cuando el cliente es quien prescribe la regla de decisión, o se prescribe en reglamentos o documentos normativos, no es necesario considerar adicionalmente el nivel de riesgo. Mantener el registro del análisis de riesgo cuando la regla de decisión aplicada no es proporcionada por una norma, lineamiento o el cliente. 7.8.8 Modificaciones a los informes 7.8.8.1 En todos los casos, el laboratorio debe identificar el cambio en el informe y en caso de que el cambio modifique al resultado previamente emitido, el laboratorio debe incluir en el informe la razón de dicho cambio. 7.9 QUEJAS 7.9.1 El laboratorio debe evidenciar que las quejas presentadas por sus clientes y otras partes son atendidas, así como notificar al afectado su respuesta. Los laboratorios acreditados y aprobados deberán apegarse a lo establecido en el art. 122 de la LFMN. 7.10 TRABAJO NO CONFORME 7.10.1 El trabajo de ensayo/calibración no conforme se puede presentar en cualquiera de las etapas del proceso de ensayo/calibración(desde la toma de muestra o recepción del equipo hasta la elaboración del informe y entrega del equipo (cuando aplique), por lo que los procedimientos aplicables deben contemplar este alcance y todos los incisos del requisito. Cuando en una evaluación se detecte una no conformidad que afecte directamente el resultado de ensayo o calibración, adicional a lo anterior, el laboratorio debería ser capaz de identificar todo el trabajo de ensayo o calibración no conforme generado o en su defecto, desde la última evaluación a la que fue sujeto y para el cierre de la no conformidad debe presentar las evidencias de lo mencionado en el requisito 7.10 de la ISO/IEC 17025 (vigente), y derivado del análisis de la importancia del trabajo no conforme la notificación a todos los clientes a los que se les proporcionó productos* no conformes. 7.11 CONTROL DE LOS DATOS Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 7.11.2 El software comercial de uso general en el campo de aplicación para el cual fue diseñado se considera que está suficientemente validado. 8 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN 8.1 OPCIONES 8.1.1 El laboratorio debe: Definir sus objetivos generales. Los cuales deben: - Ser factibles de medir con el fin de poder establecer la eficacia del sistema de gestión. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 19 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 Evidenciar que cuando se han realizado cambios al sistema de gestión estos han sido informados a todo el personal involucrado. Demostrar que no existen contradicciones o conflictos entre diferentes documentos del sistema de gestión que pudiesen poner en duda la integridad del mismo. 8.4 CONTROL DE REGISTROS (OPCIÓN A) Todos los registros deben conservarse, por un periodo mínimo de 4 años, o en su caso el periodo que establezcan las disposiciones legales aplicables (el mayor de ellos). Realizar respaldos de todos los registros mantenidos en forma electrónica en el periodo que el laboratorio establezca en su SG. En el caso de laboratorios que aún no brinden servicios de ensayo y/o calibración deberán iniciar la conservación de sus registros a partir de que inicien las actividades descritas en el punto” Métodos de ensayo y calibración y validación del método [5.4]” párrafo III, de este documento, referentes a laboratorios de nueva creación. Los procedimientos para el control de registros de la calidad y técnicos podrán estar incluidos en los procedimientos del sistema de gestión de los cuales se derivan. El laboratorio debe: - Utilizar bitácoras, cuadernos o formatos expresamente diseñados que aseguren la integridad de la información (todos con número de folio consecutivo en cada hoja, o fecha consecutiva, etc.) y para registrar los datos derivados del proceso de ensayo y/o calibración. - No hacer uso de hojas de papel sueltas (sin codificación, ni folio) para registrar datos de ensayo y/o calibración. - Elaborar los registros en forma legible, con tinta indeleble y no hacer uso de corrector en los mismos. - Cancelar todos los espacios en blanco en los registros (electrónicos o en papel) que debieron ser llenados y que por alguna causa justificada no son utilizados, en bitácoras o cualquier tipo de registro. 8.5 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES (OPCIÓN A) 8.5.1 El laboratorio debe documentar en su sistema de gestión la forma en la que realiza el análisis de riesgos y la forma en cómo dará seguimiento a las acciones para minimizar los riesgos. 8.6 MEJORA (OPCIÓN A) 8.6.1 Para lograr la mejora pueden considerarse entre otras las siguientes acciones: - Análisis y evaluación de las situaciones existentes mediante: medición de objetivos del sistema de gestión, política de la calidad, acciones correctivas, acciones preventivas, auditorías internas, análisis de los datos, retroalimentación del cliente, revisión por la dirección, etc. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 20 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 8.6.2 Mantener registros que evidencien que la información obtenida de la realimentación de los clientes es analizada en forma completa y utilizada para iniciar acciones de mejora. 8.7 ACCIÓN CORRECTIVA (OPCIÓN A) 8.7.1 El laboratorio debe presentar registro de la evaluación de la necesidad de acciones para eliminar las causas de una no conformidad. En el caso de no conformidades que requieran acciones correctivas, se considerarán cerradas cuando sea implementada y evaluada su eficacia por el mismo laboratorio, el cual, además, deberá demostrar que no existe recurrencia potencial en alguna otra parte de las actividades inherentes al laboratorio Una forma de demostrar la eficacia de las acciones correctivas es que no exista recurrencia de los problemas o no conformidades. 8.7.2 El laboratorio debe: - Documentar e implementar al menos una técnica formal de análisis de la causa raíz del problema. El grupo evaluador verificará que la técnica de análisis de la causa raíz del problema haya sido aplicada correctamente y que las acciones correctivas sean apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. 8.7.3 El laboratorio debe contar con registros de todas las actividades realizadas para las acciones correctivas siempre que exista una no conformidad derivada de cualquier fuente. 8.8 AUDITORÍAS INTERNAS (OPCIÓN A) 8.8.1 Las auditorías internas pueden ser realizadas tanto por un auditor interno como por un auditor externo contratado para tal fin, y tienen diferentes objetivos a la evaluación de la ema. La auditoría interna en ningún caso puede ser sustituida por auditorías externas, tales como las realizadas por el cliente, la ema, organismos de certificación, etc. Cabe aclarar que las acciones correctivas derivadas de las no conformidades generadas de las auditorías internas o de otras fuentes pueden encontrarse en proceso de atención al momento de realizar la evaluación en sitio por parte de la entidad, con fines de acreditación es requisito indispensable cerrar aquellas no conformidades detectadas en la auditoría interna o de otras fuentes. El grupo evaluador levantará las no conformidades detectadas durante la evaluación en sitio, independientemente de que el laboratorio las haya identificado previamente durante las auditorías internas o de otras fuentes y se presente recurrencia durante la evaluación realizada por ema. Aunado a esto, el laboratorio debe: Demostrar que se realiza una auditoría interna a intervalos de por lo menos cada doce meses, que incluya todos los requisitos del sistema de gestión del laboratorio. 8.9 REVISIONES POR LA DIRECCIÓN (OPCIÓN A) 8.9.1 El laboratorio debe mantener evidencia de que se realiza una revisión por la dirección del laboratorio en intervalos planificados que no excedan doce meses. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 21 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 8.9.2 El laboratorio debe: - Realizar la revisión de los objetivos del sistema de gestión y dar una conclusión sobre si se están cumpliendo o no. 8.9.3 Establecer y documentar plazos específicos para realizar las acciones derivadas de la revisión por dirección y evidenciar el seguimiento que proporciona la alta dirección para el cumplimiento de los mismos. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS INCISO PÁGINA CAMBIOS Todos Todas Se actualizó todo el documento por el cambio en la norma ISO/IEC 17025 (vigente) Observaciones: entidad mexicana de acreditación, a.c. HOJA 22 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 ANEXO I “IMPARCIALIDAD” DOCUMENTO GUÍA PARA IDENTIFICAR LOS RIESGOS A LA IMPARCIALIDAD Requisitos generales - Imparcialidad e independencia 4.1.3 ISO/IEC 17025 (vigente) 1. Riesgos para la imparcialidad Los riesgos para la imparcialidad del laboratorio son fuentes potenciales de sesgos que pueden comprometer, o pueden razonablemente comprometer la capacidad del laboratorio de tomar una decisión no sesgada. Los riesgos se originan por diversos tipos de actividades, relaciones, y otras circunstancias. El laboratorio debería identificar los tipos de riesgos originados, analizar los efectos de estos riesgos y evaluar el impacto potencial sobre la imparcialidad del alcance de las actividades del laboratorio. Los riesgos para la imparcialidad podrían incluir: a) la fuente de ingreso: riesgo de que un cliente pague por un informe de ensayo o calibración. b) el interés personal: riesgo de que una persona o laboratorio actúe en su propio interés, por ejemplo su interés financiero; c) la auto revisión: riesgo de que una persona o el laboratorio revise su propio trabajo; la evaluación de actividades del laboratorio a un cliente al cual el laboratorio o la organización de la cual forma parte proporcionó consultoría, sería un riesgo de auto revisión; d) la familiaridad (o confianza): el riesgo de que una persona o laboratorio tenga una relación de excesiva familiaridad o confianza con otra persona y por eso no realice la calibración, muestreo, medición o ensayo es un riesgo de familiaridad; e) la intimidación: riesgo de que una persona o laboratorio tenga la percepción de sufrir coacción abierta o encubiertamente, como el riesgo de ser reemplazado o ser denunciado a un Supervisor. 2. Salvaguardas para la imparcialidad El laboratorio debería tener implementadas salvaguardas que mitiguen o eliminen los riesgos para la imparcialidad. Las salvaguardas pueden incluir prohibiciones, restricciones, divulgaciones, política procedimientos, prácticas, normas, reglas, disposiciones institucionales, y condiciones ambientales. Estas deberían ser revisadas periódicamente para asegurar su continua aplicabilidad. Algunos de los ejemplos de salvaguardas pueden ser: a) El valor que el laboratorio y las personas asignan su reputación; b) Los programas de acreditación que evalúan la conformidad con normas profesionales y requisitos reglamentarios relativos a la independencia; c) La supervisión general ejercida por los responsables del laboratorio para dicha actividad o por su alta dirección (por ejemplo, las juntas directivas) en lo relativo a la conformidad con criterios de imparcialidad; d) Otros aspectos de la Alta Dirección, incluyendo la cultura del laboratorio que realice la calibración, muestreo, medición o ensayo y la imparcialidad del personal; e) Las reglas, normas, y códigos de conducta profesional que rigen el comportamiento de los integrantes del laboratorio; f) El establecimiento de sanciones, y la posibilidad de tales acciones por la entidad de acreditación y otros; g) La responsabilidad legal afrontada por el laboratorio. h) El mantenimiento de un entorno profesional y una cultura en el laboratorio que apoye el comportamiento. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 23 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 i) Las políticas, procedimientos, y prácticas directamente relacionadas para mantener la imparcialidad del personal del laboratorio; j) Las políticas, procedimientos y prácticas para la contratación, la formación, la promoción, y la permanencia del personal así como las políticas, procedimientos y prácticas sobre recompensas que enfaticen la importancia de la imparcialidad, los riesgos potenciales planteados por circunstancias diversas que el personal en el laboratorio que puede afrontar, y la necesidad del personal del laboratorio para evaluar su imparcialidad en relación a un cliente específico, después de considerar las salvaguardas existentes para mitigar o eliminar esos riesgos. 3. Naturaleza de las salvaguardas: Otra manera de describir las salvaguardas, es según su naturaleza. Por ejemplo: a) salvaguardas preventivas: por ejemplo, un programa de inducción para el personal recién contratado que enfatice la importancia de la imparcialidad; b) salvaguardas relacionadas con la aparición de riesgos en circunstancias específicas: por ejemplo, la prohibición de ciertas relaciones de trabajo entre los miembros de la familia del personal del laboratorio y los clientes del laboratorio; c) salvaguardas cuyo efecto es impedir infracciones de otras salvaguardas mediante castigo a los infractores: por ejemplo, una política de cero tolerancias que permita a la entidad de acreditación suspender o retirar inmediatamente la acreditación; d) prohibición absoluta: prohibiendo la realización de actividades del laboratorio dependiendo de las características del mismo. e) el permiso de la actividad o relación, pero restringiendo su extensión o su forma: impidiendo la participación de miembros del personal del laboratorio de una parte responsable para la cual dicho personal haya participado en la elaboración de un informe sobre el ensayo, muestreo medición o calibración realizada; f) el permiso de la actividad o de la relación, pero exigiendo otras políticas o procedimientos para eliminar o mitigar el riesgo: por ejemplo, permitiendo al personal del laboratorio proporcionar determinados tipos de capacitación para un cliente; g) el permiso de la actividad o de la relación, pero exigiendo al personal del laboratorio que revelen información acerca de la gestión del laboratorio, por ejemplo, la divulgación de la gestión del laboratorio sobre la naturaleza de todas sus relaciones privadas proporcionadas por el laboratorio al cliente, y cualquier pago recibido de tales relaciones. 4. Consideraciones sobre la gestión para la imparcialidad En la evaluación de la imparcialidad de su personal, el laboratorio podría considerar lo siguiente: a) las presiones y otros factores que podrían dar como resultado, o podría esperarse razonablemente que dieran como resultado, decisiones sesgadas de las actividades del laboratorio: esto es, riesgos para la imparcialidad del personal del laboratorio; b) las salvaguardas que pueden reducir o eliminar los efectos de esas presiones y otros factores; c) la importancia de esas presiones y otros factores y la eficacia de las salvaguardas; d) la posibilidad de que presiones y otros factores, después de considerar la eficacia de las salvaguardas, alcancen un nivel que comprometa, o pueda esperarse razonablemente que se comprometa, la capacidad del personal del laboratorio para tomar decisiones no sesgadas durante las actividades del laboratorio. 5. Evaluación y determinación del nivel aceptable de riesgo para la imparcialidad El laboratorio podría evaluar el riesgo para la imparcialidad al considerar los tipos y la importancia de los riesgos para la imparcialidad, los tipos y la eficacia de las salvaguardas. Este principio básico describe un entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 24 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 proceso por el cual el laboratorio podría identificar y evaluar el nivel de riesgo para la imparcialidad que proviene de actividades diversas, relaciones u otras circunstancias. El nivel de riesgo para la imparcialidad puede ser expresado como un punto sobre una línea continua que se extiende desde “ningún riesgo para la imparcialidad” hasta “el riesgo máximo para la imparcialidad”. El laboratoriopodría evaluar el nivel aceptable del riesgo para la imparcialidad. Si es inaceptable, el laboratorio podría decidir qué salvaguarda adicional (incluyendo la prohibición) o combinación de salvaguardas podrían reducir el riesgo para la imparcialidad hasta un nivel de riesgo aceptablemente bajo. La tabla 1 describe una forma para determinar el nivel aceptable de riesgo para la imparcialidad. No existe el riesgo para la imparcialidad: Es altamente improbable que la objetividad esté comprometida Riesgo remoto para la imparcialidad: Es improbable que la objetividad esté comprometida Riesgo medio para la imparcialidad: Es posible que la objetividad esté comprometida Riesgo alto para la imparcialidad: Es probable que la objetividad esté comprometida Riesgo máximo para la imparcialidad. Es prácticamente seguro que la objetividad está comprometida El laboratorio tiene implementado un proceso para evaluar el riesgo El laboratorio tiene implementado un proceso para evaluar riesgo El laboratorio tiene implementado un proceso para evaluar riesgo El laboratorio tiene implementado un proceso para evaluar riesgo Los servicios no pueden ser proporcionados Demostrar la objetividad del laboratorio Demostrar la objetividad del alcance de las actividades del laboratorio Demostrar la objetividad del alcance de las actividades del laboratorio Los servicios no pueden ser proporcionados Demostrar la imparcialidad de los resultados de los servicios proporcionados Demostrar la imparcialidad de los resultados de los servicios proporcionados Los servicios no pueden ser proporcionados Demostrar la clara separación de las diferentes entidades legales en el grupo que proporciona los servicios Los servicios no pueden ser proporcionados Dado que existen ciertos factores en el entorno en el cual las actividades del laboratorio se llevan a cabo (por ejemplo, que el ensayo o calibración está pagada por el cliente en todos los casos) el riesgo para la imparcialidad no siempre puede ser eliminado por completo y, por consiguiente, el laboratorio siempre acepta algún riesgo de que la objetividad esté comprometida. No obstante, en presencia de riesgos para la imparcialidad, el laboratorio debería considerar que sólo un nivel muy bajo de riesgo de imparcialidad sea aceptable. Algunos riesgos para la imparcialidad pueden afectar sólo a ciertas personas o grupos dentro del laboratorio y la importancia de algunos riesgos puede ser diferente para grupos o personas diferentes. Para garantizar que el riesgo para la imparcialidad esté en un nivel aceptablemente bajo, el laboratorio podría identificar a las personas particulares o grupos afectados de forma diferente por los riesgos para la imparcialidad, y la importancia de estos riesgos. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 25 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 Diferentes tipos de salvaguardas pueden ser apropiados para grupos y personas diferentes dependiendo de sus actividades. ANEXO II “ANEXOS TÉCNICOS PARA APLICACIONES EN CAMPOS ESPECÍFICOS” Como documentos separados se incluyen los criterios de aplicación técnicos para campos específicos vigentes [1.6 Nota 1] por rama de ensayos o área de calibración. entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 26 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 ANEXOS TÉCNICOS PARA APLICACIONES EN CAMPOS ESPECÍFICOS LABORATORIOS DE CALIBRACIÓN Para la verificación de la CMC de los laboratorios se utilizará la lista de verificación desarrollada para cada magnitud, para verificación del punto 5.6.3.3 se tienen los siguientes criterios 6.4.10 Verificación intermedias. (Magnitud Fuerza): Entiéndase como una actividad interna de un laboratorio (al menos una) para comprobar mediante evidencia objetiva que se mantienen las características metrológicas de sus equipos patrón utilizados para realizar calibraciones, entre periodos de calibración. No es necesario estar acreditado para ello. FUERZA 6.4.10 Verificación intermedias. (Magnitud Par Torsional): Entiéndase como una actividad interna de un laboratorio (al menos una) para comprobar mediante evidencia objetiva que se mantienen las características metrológicas de sus equipos patrón utilizados para realizar calibraciones, entre periodos de calibración. No es necesario estar acreditado para ello. PAR TORSIONAL No. Servicio Patrón Verificación Intermedia Tipos 1 Calibración de máquinas de medición de fuerza Dispositivos elásticos Si - Comparación directa entre dispositivos elásticos en valores de carga comunes (aunque no sean del mismo valor nominal).ó - Confirmación metrológica ó - Comparación directa con un equipo calibrado, ó - Transferencia de datos utilizando una máquina 2 Calibración de transductores de fuerza Masas suspendidas Dispositivos elásticos Si 3 Calibración de instrumentos de medición de fuerza Masas suspendidas Dispositivos elásticos Si 4 Calibración de durómetros farmacéuticos Dispositivos elásticos o masas suspendidas Si No. Servicio Patrón Verificación Intermedia Tipos 1 Calibración de herramientas hidráulicas de par torsional Transductor Si - Comparación directa entre dispositivos elásticos en valores de carga comunes (aunque no sean del mismo valor nominal).ó - Confirmación metrológica ó - Comparación directa con un equipo calibrado, ó - Transferencia de datos utilizando una máquina 2 Calibración de medidores de par torsional o torquímetros Transductor o Sistema con Masas suspendidas y brazo de palanca 3 Calibración de transductores de torque entidad mexicana de acreditación, a. c. HOJA 27 de 40 DOCTO. No. MP-FE005-13 Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema. ema -002 6.4.10 Verificación intermedias (Magnitud masa) Para Pesas e Instrumentos para pesar de funcionamiento no automático las verificaciones intermedias no aplican, sin embargo se deben justificar y documentar los periodos de calibración de acuerdo a lo indicado en los criterios de aplicación de la norma ISO/IEC 17025 (vigente) en el punto 6.4.7. Los periodos máximos considerados son los siguientes: Tipo de patrón Período máximo de calibración E1 3 años E2 2 años F 2 años Pesas Palelepípedas M 6 meses Juegos de pesas M y pesas cilíndricas 1 año 6.4.10 Verificación intermedias (Magnitud Temperatura) La periodicidad de las comprobaciones, se debe justificar y documentar con base en las frecuencias de uso o mediante técnicas estadísticas. Se sugiere revisar NMX-CC-10012-IMNC-2004/ISO10012:2003. En caso de no contar con soporte estadístico, se debe cumplir con los siguientes criterios: Realizar la comprobación por medio del punto triple o en el punto de hielo, como mínimo cada tres meses. Para el caso de los termopares, se puede comprobar metrológicamente a través de un punto con un termómetro de resistencia, cada seis meses. 6.4.10 Verificación intermedias (Magnitud Presión) La periodicidad de las comprobaciones, se debe justificar y documentar con base en las frecuencias de uso o mediante técnicas estadísticas. Se sugiere revisar NMX-CC-10012-IMNC-2004/ISO10012:2003. En caso de no contar con soporte estadístico, se debe cumplir con los siguientes criterios: Mantenimiento de Balanzas de Presión de Alta Exactitud: Se debe comprobar el estado del fluido, la velocidad de caída del pistón al 100 % y el tiempo de giro libre del pistón al 20 %, esta comprobación debe realizarse (en función a lo
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