Anteproyecto Manual de Procedimientos

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA 
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” 
VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” 
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL 
CÁTEDRA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN DEL 
SÉPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DE LA UNEXPO AJS, 
VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” 
 
 
 
 
Profesora: Autoras: 
Martínez Yaritza Reales Yisbel 
 Pérez Yeselys 
 Severino Heidy 
 
 
 
Caracas, julio 2015 
 
INTRODUCCIÓN 
 
 
La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”, 
vice-rectorado “Luis Caballero Mejías”, ubicada en la ciudad de Caracas, es una 
institución dedicada a la formación de ingenieros industriales, mecánicos y de 
sistemas. La estructura organizativa de La Universidad Nacional Experimental 
Politécnica “Antonio José de Sucre” se da de la siguiente manera: 
 
 
La Secretaría es una dependencia de nivel rectoral de la Universidad 
Nacional Experimental Politécnica Antonio José de Sucre, que está llamada a 
cumplir con una serie de procesos y trámites administrativos algunos de estos son: 
 Formular, proponer, ejecutar las políticas en materia de asistencia al 
Consejo Universitario, admisión, control de estudios, control de información, 
documentos y archivo y protocolo académico de la universidad. 
 Planificar, coordinar, dirigir, controlar y evaluar los planes y proyectos en 
materia de asistencia al Consejo Universitario, admisión, control de estudios, 
control de información, documentos y archivo y protocolo académico de la 
universidad. 
 Supervisar y evaluar los procesos académicos-administrativos relacionados 
con la admisión, inscripción, egreso y certificación académico-estudiantil. 
 Velar por la implementación y actualización de la base de datos con la 
información histórica y la información académica de los estudiantes. 
Contribuye de esta manera a la solución de problemas y en general a la 
búsqueda de la efectividad y eficiencia de los procesos operativos que garanticen 
el mejoramiento de la calidad de los servicios prestados a la comunidad 
UNEXPISTA. 
De esta estructura la relacionada directamente con el tema de investigación 
es la Unidad Regional de Admisión y Control de Estudios del vice-rectorado LCM; 
la cual se encarga, además de otras actividades, del proceso de inscripción en 
general. Este proceso se realiza directamente en la universidad, este es 
automatizado por computadoras, y el estudiante es el que lo realiza. Pero como 
todo proceso, hay fallas, el sistema nunca es perfecto, razón por la cual se puede 
pensar que hay dos posibilidades que son la causa principal del problema, el 
sistema tuvo algún error o el estudiante realizo un mal procedimiento; por esto se 
realiza un manual, para que el estudiante realice el proceso correctamente, pero 
abarcando mucho ms, porque un error también lo puede cometer un trabajador del 
personal administrativo que este relacionado con dicho proceso. Entonces el 
trabajo va relacionado directamente con el personal que forma parte de este 
sistema, es decir, el que esta en su entorno y realiza el proceso. En base a lo 
anterior el basamento es sobre el estudio de Javier Cruz, consultor de la compañía 
Quality Worldwide Consulting, S.C. que es una firma de consultoría con enfoque 
en el mejoramiento de la calidad, la productividad y el desarrollo del capital 
humano dentro de todas las organizaciones. Se estudiara el rediseño de procesos 
para la inscripción, en cuanto al procedimiento a realizar paso a paso. 
El rediseño de procesos es una metodología que analiza las actividades 
realizadas durante la ejecución de los procesos de trabajo para asegurarse que 
los requisitos que tienen que cumplir estén definidos, por escrito, comunicados y 
disponibles para todas las personas que los operan. 
El rediseño de procesos ayuda a enfocar los esfuerzos de todo el equipo 
operativo y gerencial hacia el cumplimiento de los requisitos del servicio o 
producto a través del análisis del proceso de trabajo y las actividades que lo 
conforman. Los beneficios de realizar un rediseño de procesos se presentan en 
diferentes líneas, cuya metodología es la siguiente: 
 La línea principal es el enfoque hacia el cliente, en este caso se realiza un 
estudio sobre los estudiantes que realizan el proceso de inscripción, tomando 
como muestra los que inscriben el séptimo semestre de ingeniería industrial. La 
siguiente línea es el análisis de las actividades en búsqueda de duplicidades, re-
trabajos, pagos de garantías por que alguien no cumplió con algún requisito del 
cliente, desperdicios que no deben ocurrir; etc. En este punto el estudio se realiza 
directamente con el ente encargado del proceso, el personal administrativo, sus 
funciones y cumplimiento de las actividades para que el estudiante realice su 
proceso con un final exitoso.La tercera línea es la estandarización de la operación, 
lo que significa que si ya he definido los requisitos a cumplir en cada una de las 
actividades a realizar en el proceso de inscripción, éstos deben estructurarse de 
una forma sencilla y clara para que todos puedan tener acceso a ellos y los 
comprendan perfectamente. 
El resultado de un rediseño de procesos es un nuevo modelo operativo, el 
cual describe cada uno de los procesos, las actividades que lo conforman, los 
requisitos operativos de cada una de estas actividades y las políticas que les 
aplican. 
 
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 
 
 
La empresa contemporánea está en plena guerra por la supervivencia y el 
beneficio. El objetivo a conseguir es la mejora de productividad y la optimización 
de los costes. Uno de los caminos en la mejora de ambos factores es la 
automatización de los procesos (Iñiguez, S. 2011). 
Con el pasar de los años la tecnología avanza de tal manera que las 
empresassienten la necesidad de adquirirlapara mejorar sus sistemas y 
procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento cuyo beneficio 
pueda considerarse óptimo. Eldesarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de 
la informáticatiene como resultado la mejora de procesos, automatizando algunos 
con el fin de aumentar su rapidez y mejorando sus resultados. Cuando los 
procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y qué 
actividades deben desarrollar dentro del proceso, cuando se sabe qué información 
ingresa, se transforma y se entrega al final de éste, se habla de un sistema y es en 
este momento cuando se puede pensar en automatizar (Zapata, M. 2008). 
 La implantación de sistemas automatizados ayudaría a las empresas a 
aumentar la productividad y reducir los errores asociados a los procesos 
manuales. Un estudio europeo sobre productividad empresarial llevado a cabo por 
la empresa Lexmark revelo las deficiencias en los procesos de trabajo de los 
empleados. El estudio demostró que las empresas que no usan sistemas 
automatizados muestran mayores problemas de rendimiento, como menor 
productividad de los empleados y ciclos de trabajo más lentos.La idea de la 
automatización es acabar con los procesos manuales que llevan más tiempo y 
trabajo, además de material y espacio para almacenar.Ante esta situación, 
muchas empresas se revisan su forma de tratar los datos y de abordar las tareas 
cotidianas, para esto implementan software de procesamiento de documentos 
(Revilla, J. 2013). 
http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml
http://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/curinfa/curinfa.shtml
http://www.lexmark.com/
Los procesos automatizados son sumamente costosos o lentos en cuanto a 
la adaptación o el cambio del proceso, yno todo el personal esta calificado para 
su manejo. En lo que se refiere a procesos de registro de una población muy 
grande, como una universidad, suelen haber fallas; por lo general no se guarda 
toda la información completa de la población y los sistemas tienden a colapsar. En 
un proceso de inscripción se mejoro de las largas colas y papeleo, a turnos para 
cada persona y registro computarizado, lo cual redujo la cantidad de personas en 
las instituciones durante el proceso, el trabajo administrativo y el tiempo de 
espera. 
En la UNEXPO AJS, vice-rectorado LCM, el proceso de inscripción lo 
realiza el estudiante directamente en las computadoras, sin embargo a veces hay 
problemas, porque la clave de acceso algunas veces es rechazada, no se 
encuentran disponibilidad de materias estando esta con cupos, aparecen materias 
a inscribir que fueron aprobadas en el semestre anterior, entre otras cosas. El 
estudiante debe trasladarse hasta la universidad para realizar dicho proceso, ya 
que este no puede hacerse directamente desde el hogar entrando a la página web 
correspondiente, porque el sistema es lento y colapsa rápidamente, lo cual quedo 
demostrado en las inscripciones del periodo académico 2014-E (semestre 
especial), cuando a minutos de haber comenzado dicho proceso nadie puedo 
realizarlo porque el sistema fallo. Tomando como ejemplo el séptimo semestre de 
ingeniería industrial en esta institución, se observa que la problemática para el 
proceso de inscripción no solo son las fallas que se presenten en la data del 
sistema al momento de ingresar a el, sino también el tiempo que hay que invertir 
para el traslado y la espera a la hora correspondiente de la inscripción. 
En consecuencia se plantea la siguiente interrogante: 
¿Porque la constante problemática a la hora de realizar el proceso de 
inscripción del séptimo semestre de ingeniería industrial en la UNEXPO AJS, vice-
rectorado LCM? 
 
OBJETIVO GENERAL 
 
 
Diseñar un manual de procedimientos para el proceso de inscripción del 
séptimo semestre de ingeniería industrial de la UNEXPO AJS, vice-rectorado “Luis 
Caballero Mejías”. 
 
 
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 
 
 
Realizar un estudio sobre las causas que originan la problemática 
evidenciada en el proceso de inscripción del séptimo semestre de ingeniería 
industrial de la UNEXPO AJS, vice-rectorado “Luis Caballero Mejías”. 
Erradicar los problemas más comunes que se presentan en el proceso de 
inscripción mencionado,diseñando un manual de procedimientos donde se 
especifique paso a paso el proceso a ejecutar. 
 
 
JUSTIFICACIÓN 
 
 
Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la 
organización, en esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de 
tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que 
son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los 
distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros. 
Es necesario que la información sea procesada y almacenada de una forma 
más efectiva para agilizar los procesos de inscripción y así lograr un control 
integral de las actividades de inscripción. Con el desarrollo de un sistema 
automatizado que abarque las necesidades y una mayor relación con los 
requerimientos del personal, proporcionará una mejor efectividad en el manejo del 
flujo y procesamiento de los datos. 
Al establecer un manual de procedimientos para erradicar estos problemas 
que se presentan en el proceso de inscripción habrá impacto psicosocial positivo 
en la organización, la cual proporcionará a la misma, una información confiable, 
agilizando y facilitando el trabajo en el proceso de inscripción.