MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA 
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” 
VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” 
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL 
CÁTEDRA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE 
INSCRIPCIÓN DEL SÉPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DE LA 
UNEXPO AJS, VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” 
 
 
 
 
Profesora: Autoras: 
Martínez Yaritza Reales Yisbel 
 Pérez Yeselys 
 Severino Heidy 
 
 
 
Caracas, julio 2015 
 
INTRODUCCIÓN 
 
 
La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”, 
vice-rectorado “Luis Caballero Mejías”, ubicada en la ciudad de Caracas, es una 
institución dedicada a la formación de ingenieros industriales, mecánicos y de 
sistemas. El inicio en esta casa de estudios comienza con una inscripción, cuyo 
proceso se realiza en el Departamento de Admisión y Control de Estudios, este es 
el encargado de registrar a los nuevos estudiantes, y a los que ya pertenecen a la 
Universidad en su nuevo semestre. En el caso de Ingeniería Industrial al llegar al 
séptimo semestre tienen una posibilidad de inscribir nueve materias, que suman 
un total de 21 créditos. Para inscribir este semestre se deben de cumplir una serie 
de requisitos, seguir las normas y los procedimientos adecuados para finalizar con 
éxito su proceso. 
A lo largo del presente manual se observara como deben realizar los 
estudiantes su proceso de inscripción, paso a paso se le explicara lo que deben 
hacer y las normas que hay que cumplir. Teniendo en cuenta que cada vez el 
proceso se puede mejorar, haciéndolo cada vez más automatizados, en este caso 
se tiene que tener conocimiento sobre el rediseño de procesos, el cual es una 
metodología que analiza las actividades realizadas durante la ejecución de los 
procesos de trabajo para asegurarse que los requisitos que tienen que cumplir 
estén definidos, por escrito, comunicados y disponibles para todas las personas 
que los operan. 
El rediseño de procesos ayuda a enfocar los esfuerzos de todo el equipo 
operativo y gerencial hacia el cumplimiento de los requisitos del servicio o 
producto a través del análisis del proceso de trabajo y las actividades que lo 
conforman. 
 
 
 
 
MANUAL DE NORMAS Y 
PROCEDIMIENTOS PARA EL 
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL 
SEPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA 
INDUSTRIAL DE LA UNEXPO 
Fecha: 31/07/2015 
Código: 20151 
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OBJETIVOS 
OBJETIVO GENERAL 
Diseñar un manual de procedimientos para el proceso de inscripción del 
séptimo semestre de ingeniería industrial de la UNEXPO AJS, vice-rectorado 
“Luis Caballero Mejías”. 
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 
 Realizar un estudio sobre las causas que originan la problemática 
evidenciada en el proceso de inscripción del séptimo semestre de ingeniería 
industrial de la UNEXPO AJS, vice-rectorado “Luis Caballero Mejías”. 
 Erradicar los problemas más comunes que se presentan en el proceso de 
inscripción mencionado, diseñando un manual de procedimientos donde se 
especifique paso a paso el proceso a ejecutar. 
ALCANCE 
Al establecer un manual de procedimientos para erradicar los problemas 
que se presentan en el proceso de inscripción habrá impacto psicosocial positivo 
en la organización, la cual proporcionará a la misma, una información confiable, 
agilizando y facilitando el trabajo en el proceso de inscripción. 
Con el desarrollo de un sistema automatizado que abarque las 
necesidades y una mayor relación con los requerimientos del personal, 
proporcionará una mejor efectividad en el manejo del flujo y procesamiento de los 
datos. Se espera que estos beneficios logren satisfacer a todo el personal 
involucrado, desde DACE, alma mater, hasta los estudiantes. 
 
 
 
MANUAL DE NORMAS Y 
PROCEDIMIENTOS PARA EL 
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL 
SEPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA 
INDUSTRIAL DE LA UNEXPO 
Fecha: 31/07/2015 
Código: 20151 
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UNIDADES ADMINISTRATIVAS 
GENERAL 
 
REGIONAL 
 
 
MANUAL DE NORMAS Y 
PROCEDIMIENTOS PARA EL 
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL 
SEPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA 
INDUSTRIAL DE LA UNEXPO 
Fecha: 31/07/2015 
Código: 20151 
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NORMAS GENERALES Y ESPECÍFICAS 
1. Respetar el turno y hora asignado para la inscripción. 
2. Mantener el orden y la calma al momento de buscar la clave (si es que la 
requiere) en DACE. De ser necesario hacer una cola y seguir el orden. 
3. Esperar con calma y en silencio a ser llamado por el número asignado en 
su turno de inscripción. 
4. Solo realizar la inscripción una sola vez. 
5. No inscribir a otras personas sin previa autorización escrita y firmada por la 
misma, anexando copia de cedula, la cual deberá mostrarse al personal para 
que se verifique el caso. 
6. Entrar a la sala de alma mater de forma ordenada según como los 
indicadores hagan el llamado. 
7. Mantener silencio dentro de la sala de alma mater para evitar 
desconcentrar a cualquier otro estudiante que está haciendo el uso de su 
horario de inscripción. 
8. Al culminar el proceso de inscripción retirarse de la sala de forma ordena y 
en silencio. 
9. Esperar con calma fuera de DACE hasta ser llamado para la entrega de su 
respectiva planilla o reporte de inscripción. 
10. Al recibir la planilla retirarse de forma ordenada y verificar que todos los 
datos sean correctos. 
 
 
 
 
MANUAL DE NORMAS Y 
PROCEDIMIENTOS PARA EL 
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL 
SEPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA 
INDUSTRIAL DE LA UNEXPO 
Fecha: 31/07/2015 
Código: 20151 
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RESPONSABILIDADES 
Departamento de Admisión y Control de Estudios: Es el encargado de 
realizar la inscripción formal de los estudiantes, registrando sus datos en el 
sistema, como por ejemplo carga de notas, actualización de semestre, para que 
al momento de la inscripción aparezcan las asignaturas del semestre 
correspondiente. Además también se ubican en la sala de alma de Alma Mater 
para ayudar con el proceso a los estudiantes. Igualmente reciben las planillas de 
inscripción cuya labor es entregarla al estudiante. 
 
Personal de Alma Mater: Son los encargados de dirigir, junto con el 
personal de DACE, el proceso de inscripción en la sala de Alma Mater, llamando 
a cada estudiante en su turno correspondiente, verificando sus datos (en este 
caso lo realiza, la mayoría de las veces el personal de DACE), y asignándole un 
equipo (computadora) libre para que realice su proceso. 
 
Secretaria: No labora directamente en el proceso pero contribuye a la 
solución de problemas y en general a la búsqueda de la efectividad y eficiencia de 
los procesos operativos que garanticen el mejoramiento de la calidad de los 
servicios prestados a la comunidad UNEXPISTA. 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE NORMAS Y 
PROCEDIMIENTOS PARA EL 
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL 
SEPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA 
INDUSTRIAL DE LA UNEXPO 
Fecha: 31-07-15 
Código: 20151 
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PROCEDIMIENTOS 
Responsable Actividad a Desarrollar 
Departamento de 
Admisión y Control 
de Estudios (DACE) 
1. Para iniciar el proceso de inscripción DACE debe 
actualizar la base de datos de los estudiantes, una vez ya 
procesada la información debe publicar los turnos de 
inscripción por índice de rendimiento y académico. 
Sala de Alma Mater 
2. Activar los equipos donde cada estudiante va a realizar la 
selección de sus materias y secciones a inscribir. 
 
3. Verificarque las computadoras estén actualizadas con la 
red de DACE para que se pueda iniciar el proceso con los 
datos actualizados de los estudiantes (esto incluye habilitar 
los turnos automáticamente en la hora correspondiente). 
Estudiante 
4. Buscar en los listados de turnos, la hora y número 
correspondiente de inscripción, con el número de 
expediente. 
 
5. Asistir el día y la hora fijada para la inscripción. 
Personal de DACE 
6. Llamar por número de turno a los estudiantes, a la hora 
correspondiente para cada turno. 
Estudiante 
7. Acercarse al personal de DACE una vez que sea llamado 
por el número. 
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 
Yisbel Reales, 
Heidy Severino y 
Yeselys Pérez 
Prof.: Yaritza Martínez Prof.: Yaritza Martínez 
 
MANUAL DE NORMAS Y 
PROCEDIMIENTOS PARA EL 
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL 
SEPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA 
INDUSTRIAL DE LA UNEXPO 
Fecha: 31-07-15 
Código: 20151 
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PROCEDIMIENTOS 
Responsable Actividad a Desarrollar 
Personal de DACE 
8. Solicitar al estudiante el número de expediente a fin de 
validar si es la persona correcta. 
Estudiante 9. Indicar su número de expediente. 
Personal de DACE 
10. Validar el número de Expediente 
10.1 Si es correcto, dejar pasar el estudiante a la sala del 
alma mater. 
10.2 Si no es correcto, indicar que espere su turno. 
 
Nota: seguir avanzando con los números hasta llegar al 
último estudiante por inscribirse. 
Estudiante 11. Pasar a la sala de alma mater. 
Personal de Alma 
Mater 
12. Indicar al estudiante en que computadora realizara su 
inscripción 
Estudiante. 
13. Ingresar al sistema con su número de cedula y su clave. 
 
14. Seleccionar las materias a inscribir y las secciones 
correspondientes. 
 
15. Confirmar las selecciones, enviar a imprimir la planilla de 
inscripción y finalizar el proceso. 
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 
Yisbel Reales, 
Heidy Severino y 
Yeselys Pérez 
Prof.: Yaritza Martínez Prof.: Yaritza Martínez 
 
 
MANUAL DE NORMAS Y 
PROCEDIMIENTOS PARA EL 
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL 
SEPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA 
INDUSTRIAL DE LA UNEXPO 
Fecha: 31-07-15 
Código: 20151 
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PROCEDIMIENTOS 
Responsable Actividad a Desarrollar 
Personal de DACE 16. Tomar la planilla de inscripción impresa y sellarla. 
Estudiante 
17. Con el número de expediente y nombre retirar planilla de 
inscripción sellada por DACE. 
 
18. Validar que la planilla y la información en esta sea 
correcta. 
Personal de DACE. 
19. Repetir desde el paso 6 hasta que todos los estudiantes 
se hayan inscrito. 
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 
Yisbel Reales, 
Heidy Severino y 
Yeselys Pérez 
Prof.: Yaritza Martínez Prof.: Yaritza Martínez 
 
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 
PARA EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL SEPTIMO 
SEMESTRE DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DE 
LA UNEXPO 
Fecha: 31-07-15 
Código: 20151 
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FLUJOGRAMA 
DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN Y CONTROL DE ESTUDIOS 
Personal de DACE Personal de Alma Mater Estudiante 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4 
Planillas con 
los turnos de 
inscripción. 
1-. Para iniciar el 
proceso de 
inscripción DACE 
debe actualizar la 
base de datos de 
los estudiantes, una 
vez ya procesada la 
información debe 
publicar los turnos 
de inscripción por 
índice de 
rendimiento y 
académico. 
INICIO 
3-. Verificar que las 
computadoras 
estén actualizadas 
con la red de DACE 
para que se pueda 
iniciar el proceso 
con los datos 
actualizados de los 
estudiantes (esto 
incluye habilitar los 
turnos 
automáticamente 
en la hora 
correspondiente). 
2-. Activar los 
equipos donde 
cada estudiante va 
a realizar la 
selección de sus 
materias y 
secciones a 
inscribir. 
 
5-. Buscar en los 
listados de 
turnos, la hora y 
número 
correspondiente 
de inscripción, 
con el número 
de expediente. 
Planillas 
con los 
turnos de 
inscripción. 
4-. Buscar en los 
listados de 
turnos, la hora y 
número 
correspondiente 
de inscripción, 
con el número 
de expediente. 
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LA UNEXPO 
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DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN Y CONTROL DE ESTUDIOS 
Personal de DACE Personal de Alma Mater Estudiante 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 
Planillas con 
los turnos de 
inscripción. 
10-. Validar el número 
de Expediente 
8-. Solicitar al 
estudiante el número 
de expediente a fin de 
validar si es la persona 
correcta. 
6-. Llamar por número 
de turno a los 
estudiantes, a la hora 
correspondiente para 
cada turno. 
1 
9-. Indicar su 
número de 
expediente. 
7-. Acercarse al 
personal de 
DACE una vez 
que sea llamado 
por el número. 
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PARA EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL SEPTIMO 
SEMESTRE DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DE 
LA UNEXPO 
Fecha: 31-07-15 
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DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN Y CONTROL DE ESTUDIOS 
Personal de DACE 
Personal de 
Alma Mater 
Estudiante 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 
10.1.1-. 
Dejar pasar 
el estudiante 
a la sala del 
alma mater. 
Continua al 
paso 11. 
 
10.1-. ¿Es 
correcto el 
número de 
expediente? 
10.1.2-. 
Indicar 
que 
espere su 
turno. 
Regresa 
al paso 6. 
 
2 
12-. Indicar al 
estudiante en 
que 
computadora 
realizara su 
inscripción. 
3 
15-. Confirmar 
las selecciones, 
enviar a imprimir 
la planilla de 
inscripción y 
finalizar el 
proceso. 
 
14-. Seleccionar 
las materias a 
inscribir y las 
secciones 
correspondientes. 
 
13-. Ingresar 
al sistema 
con su 
número de 
cedula y su 
clave. 
11-. Pasar a 
la sala de 
alma mater. 
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SI NO 
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PARA EL PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL SEPTIMO 
SEMESTRE DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DE 
LA UNEXPO 
Fecha: 31-07-15 
Código: 20151 
Página: 13 de 16 
DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN Y CONTROL DE ESTUDIOS 
Personal de DACE 
Personal de 
Alma Mater 
Estudiante 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FIN 
19-. Repetir desde el 
paso 6 hasta que 
todos los estudiantes 
se hayan inscrito, es 
decir, hasta que el 
último estudiante 
llegue al paso 18. 
Planilla de 
inscripción. 
16-. Tomar la 
planilla de 
inscripción 
impresa y 
sellarla. 
3 
18.1.2-. 
Guardar la 
planilla y 
dar como 
finalizado 
el 
proceso. 
 
18.1-. ¿Es 
correcta la 
información? 
18.1.2-. 
Anunciar 
el 
problema 
en DACE 
y esperar 
una 
respuesta. 
 
18-. Validar que 
la planilla y la 
información en 
esta sea correcta. 
 
Planilla de 
inscripción. 
17-. Con el 
número de 
expediente y 
nombre retirar 
planilla de 
inscripción 
sellada por 
DACE. 
 
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MANUAL DE NORMAS Y 
PROCEDIMIENTOS PARA EL 
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL 
SEPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA 
INDUSTRIAL DE LA UNEXPO 
Fecha: 31-07-15 
Código: 20151 
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FORMATOS 
PLANILLA.TURNOS DE INSCRIPCIÓN 
N° EXPEDIENTE FECHA DÍA SEMESTRE 
INDICE 
RENDIMIENTO 
INDICE 
ACADÉMICO 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
11 
12 
13 
14 
15 
16 
17 
18 
19 
20 
21 
22 
23 
24 
… 
n 
 
 
 
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PROCEDIMIENTOS PARA EL 
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL 
SEPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA 
INDUSTRIAL DE LA UNEXPO 
Fecha: 31-07-15 
Código: 20151 
Página: 15 de 16 
REPORTE DE INSCRIPCIÓN. EJEMPLO 
 
 
 
DATOS DEL 
ESTUDIANTE 
CÓDIGOS DE 
LAS 
ASIGNATURAS 
ASIGNATURAS 
INSCRITAS CRÉDITOS DE 
CADA 
ASIGNATURA 
SECCIÓN 
INSCRITA POR 
EL 
ESTUDIANTE 
PARA LA 
ASIGNATURA 
PERIODO 
ACADÉMICO 
EXPEDIENTE DEL 
ESTUDIANTE 
CI DEL ESTUDIANTE APELLIDOS Y NOMBRES DEL ESTUDIANTE 
 
 
MANUAL DE NORMAS Y 
PROCEDIMIENTOS PARA EL 
PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE 
ALUMNOS REGULARES DEL 
SEPTIMO SEMESTRE DE INGENIERÍA 
INDUSTRIAL DE LA UNEXPO 
Fecha: 31-07-15 
Código: 
Página: 16 de 16 
INSTRUCTIVOS 
TURNOS DE INSCRIPCIÓN 
 
Las planillas con los turnos de inscripción son llenadas por DACE, en la 
cual un programa ordena a los estudiantes por índice de rendimiento e índice 
académico, los de mayor índice de rendimiento son los primeros números, y todos 
los que tienen el mismo índice de rendimiento serán organizados por índice 
académico. Una vez este trabajo es terminado, se imprimen las planillas y se 
publican los listados en la universidad. 
 
REPORTE DE INSCRIPCIÓN 
 
Este reporte ya tiene un formato automatizado que solo se encarga de 
colocar los datos del estudiante una vez que este ingresa al sistema con su clave 
y su número de expediente. A su vez también agrega las asignaturas con sus 
secciones correspondientes inscritas. Las ordena según el formato colocado 
anteriormente, y todas las computadoras están conectadas a una misma 
impresora, que es la de DACE, en la cual llegan todas las planillas, para que el 
personal proceda a sellarlas y entregarlas al estudiante.