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Universidad Nacional de Ingeniería 
Oficina Central de Biblioteca (OCEB). Unidad de 
Gestión Bibliotecaria 
 
 
 
 
 
 
SISTEMA DE GESTION BIBLIOTECARIA KOHA 
MANUAL DE USO 
 
 
 
 
JULIO 2011 
 
 
CONTENIDO 
 
MODULOS DE INTRANET KOHA 
I. Circulación 
a. Prestamos 
b. Devoluciones 
c. Renovaciones 
d. Transferencias 
II. Usuarios 
a. Búsquedas 
b. Creación 
c. Fotografía 
d. Establecer permisos 
III. Búsquedas 
a. Buscar en catálogo 
b. Búsquedas avanzadas 
c. Adquisiciones recientes 
IV. Catalogación 
a. Consideraciones Previas 
b. Mantenimiento de los Registros Bibliográficos (1.Crear, 2.Modificar, 
3.Duplicar, 4.Eliminar) 
c. Mantenimiento de los Ejemplares (1.Agregar, 2.Modificar, 3.Movwer de un 
registro a otro) 
d. Visualización de los Registros. (1.Vista MARC, 2.Vista ISBD, 3.Vista de Ítems) 
e. Historial de Préstamos 
V. Autoridades 
a. Crear autoridad 
 
MODULOS COMPLEMENTARIOS 
 
VI. Circulación 
a. Usuarios (1.Morosos, 2.Más Sancionados, 3.Con más visitas, 4.Estadísticas) 
b. Atenciones (1.Reporte Diario, 2.Estadísticas) 
c. Colección (1.Títulos más consultados, 2.Estadísticas) 
d. Producción de Personal 
VII. Catalogación 
a. Procesos complementarios 
b. Reporte de existencias 
c. Reporte Diario 
d. Estadísticas 
e. Imprimir Catálogo 
VIII. Inventario 
a. Elegir inventario 
b. Crear nuevo inventario 
c. Realizar el inventario 
d. Grupos de trabajo 
e. Inventario actual 
f. Mis inventariados 
g. Reportes 
IX. Registro de usuarios 
a. Agregar usuarios 
b. Generar Cuentas 
c. Fechas de Vencimiento 
d. Reporte Diario 
e. Estadísticas 
f. Restaurar Contraseñas 
g. Padrón de Usuarios 
h. Imprimir Carnés 
X. Alertas Bibliográficas 
a. Listado de alertas 
b. Crear alerta 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MODULOS DE INTRANET KOHA 
 
 
Zona de menús y accesos directos 
Información 
del usuario 
(foto incluida) 
Sección de Préstamos 
Menú con 
otros datos 
relativos al 
usuario 
Relación de préstamos 
vigentes 
 
I. Circulación 
 
Este módulo está compuesto de: 
 Préstamos 
 Devoluciones 
 Renovaciones 
 Transferencias 
Prestemos atención a esta ventana y 
sus secciones, la cual esta 
distribuida como en el esquema de 
al lado, todas estas secciones serán 
analizadas a lo largo de este manual, 
por ahora concentrémonos en la 
sección de préstamos. 
a. Prestamos 
Para realizar un préstamo lo primero que 
requerimos es identificar al usuario para ello 
ingresamos el código del carnet en la celda 
correspondiente, como en el ejemplo: 
 
En segundo lugar definimos el préstamo en si, nota que el sistema ofrece por defecto 
la condición de préstamo en sala, puedes cambiar el tipo de préstamo e ingresar el 
código de barras (o el número de ingreso en caso que lo prefieras), es más fácil hacerlo 
con una lectora de códigos de barras, pero recuerda antes definir el tipo de préstamo, 
porque la lectora no sólo lee el código sino que también confirma el envío (hace clic en 
prestar). 
El uso de una lectora de código de 
barras simplifica mucho 
el ingreso de información. 
 
¡Listo! Tu préstamo está realizado lo puedes confirmar en la relación de préstamos 
vigentes, el cual se ve más o menos así: 
Nota que el Sistema diferencia los préstamos hechos anteriormente con los de hoy. 
b. Devoluciones 
Para hacer una devolución puedes ir al menú principal haciendo clic en Inicio o puedes 
hacer uso de la barra de accesos directos, la misma que esta presente siempre sin 
importar donde te encuentres, en ella vas a encontrar varias opciones, pero por ahora 
centrémonos en las devoluciones. 
 
Le damos clic en la pestaña Devolver e ingresamos el código de barras del libro 
(siempre es mejor usar una lectora). 
Y podrás apreciar la devolución en una pantalla como la de abajo, en caso el usuario 
entregase a destiempo el libro, aparecerá una mensaje indicándote el numero de días 
del retraso. 
c. Renovaciones 
Para realizar una renovación es necesario ir al relación de préstamos vigentes del 
alumno para desde allí hacer la renovación, para ello nuevamente usaremos la barra 
de accesos directos. 
 
Le damos clic en la pestaña Renovar e ingresamos el código de barras del libro, con eso 
el sistema nos llevará al usuario que lo tiene prestado, una vez allí lo elegimos de la 
relación de préstamos vigentes, marcando el checkbox que tiene al lado y haciendo clic 
en el botón renovar. 
 
Y como lo habrás notado puedes renovar mas de uno o simplemente todos y del 
mismo modo también puedes devolver de esta forma. 
d. Transferencias 
Una transferencia es el préstamo que se hace entre bibliotecas o préstamo inter-
bibliotecario su uso no es nada frecuente por esa razón no se encuentra en la barra de 
accesos directos, para hacer una transferencia será necesario ir al menú principal, 
dándole clic en inicio. 
El procedimiento es sencillo requiere 
especificar la biblioteca de destino y el código 
de barras del libro. 
Recuerda que al hacer una transferencia el 
libro figurará registrado en la biblioteca de 
destino y ya no podrás circularlo hasta que este 
sea devuelto. 
También se puede renovar 
directamente desde el 
menú principal como 
en las devoluciones. 
 
 
II. Usuarios 
 
a. Búsquedas 
Puedes buscar usuarios directamente desde el 
menú principal, para ello solo debes ingresar 
parte del nombre o número de carné y presionar 
el botón OK. A continuación el sistema mostrará 
una lista de resultados como esta: 
 
Para ver información mas detallada haz clic en el nombre del usuario o si deseas 
cambiar alguna información haz clic en la opción Editar, la información detallada se 
verá así: 
b. Creación 
Se puede acceder directamente (sin hacer una búsqueda previa) dando clic en la 
sección Usuarios que figura en el menú principal. 
Una vez en el módulo damos clic en el botón NUEVO, y definimos el tipo de usuario a 
crear. 
 
Luego veremos una pantalla donde ingresaremos la información del usuario, datos 
personales, teléfono, correo electrónico, dirección, código de usuario, contraseña, etc. 
 
 
Mas abajo se muestran los datos de gestión, si la fecha de vencimiento es dejada en 
blanco, el sistema calculará automáticamente la fecha de vencimiento sumándole 2 
años a partir de la fecha de registro, las notas son muy útiles para informar al personal 
de circulación cualquier información relevante acerca del usuario. 
 
Una vez llenado el formulario hacer clic en GRABAR y habremos registrado un nuevo 
usuario. 
 
Con su código y contraseña el 
USUARIO puede hacer 
préstamos de los recursos 
de información de la 
BIBLIOTECA 
c. Fotografía 
Para Agregarle la fotografía al usuario debemos ir a la sección de Detalles del usuario y 
hacer clic en el botón seleccionar archivo, luego escoger la imagen y finalmente 
enviarla. 
 
d. Establecer Permisos 
Para acceder a esta opción debemos desplegar el botón de más opciones que se 
encuentra en la cabecera de la información del usuario. 
Una vez dentro, debemos definir que roles tendrá el usuario y hacer clic en el botón 
Establecer permisos. 
 
El personal de biblioteca usualmente ejerce un rol definido, aquí algunas sugerencias 
de los permisos que debería tener un personal según el rol que ejerce en la biblioteca: 
 Solo circulación: (circulate, catalogue, borrow, extracirculation). 
 Solo catalogación (catalogue, borrow, deletecatalogue, editcatalogue, 
editauthorities, serials, attachitems, extracataloguing). 
 Administrador: (borrowers, permissions, tolos/batch_upload_patron_images, 
staffaccess, excuseusers) 
Estas son solo sugerencias pues los roles del personal pueden variar mucho según la 
organización de la biblioteca, en general, todos los permisos disponibles a aplicar son 
los siguientes: 
 
Algunos permisos se encuentran agrupados, al autorizar el grupo se esta autorizando 
todos los permisos del mismo, para algo mas especifico desplegar la sublista haciendo 
clic en el [+] que aparece a la izquierda y asignar los sub permisos de manera 
específica. 
 
III. Búsquedas 
 
a. Buscar en Catálogo 
Para realizar una búsqueda simple solo basta poner el término a buscar en el cuadro 
de texto que aparece en el menú principal, ojo que el término de búsqueda puede ser 
parte del título, nombre de autor, fecha de edición, código de barra o incluso número 
de ingreso, cualquier cosa que estés buscando, luego solo queda enviar el pedido 
haciendo clic en OK. 
 
b. Búsquedas avanzadas 
Para realizar una búsqueda avanzada debemos darle clic en búsquedas del menú 
principal, una vez allí podremos restringir nuestra búsqueda no sólo por una palabra 
clave (lo que equivale a una búsqueda simple) sino que podemos limitar el área de 
búsqueda a un campo específico como son el autor, el tema, la signatura topográfica, 
etc., además podemos combinar nuestros criterios de búsqueda mediante el uso de 
operadores lógicos y seguir añadiendo mas criterios usando el enlace [+]. 
 
El sistema también nos ofrece la restricción por tipo de Material, solo hay que 
seleccionarlos. 
 
Entre otras opciones más de búsqueda que se ofrecen, también puedes cambiar el 
orden predeterminado en que se mostraran los resultados de tu búsqueda. 
c. Adquisiciones Recientes 
Se trata de una consulta sencilla hecha al sistema donde se mostrarán los libros 
registrados en el sistema durante el rango de fechas especificado además los 
resultados serán restringidos y ordenados según los criterios que se le hayan 
especificado. 
 
IV. Catalogación 
 
a. Consideraciones Previas 
Antes de catalogar un documento es necesario asegurarse que no exista previamente en la 
base de datos, para ello deberá buscarlo primero (Ver IV.2 Búsquedas Avanzadas). Con este 
mecanismo podremos identificar si un documento es: 
 Un titulo nuevo: Cuando no ha sido catalogado e ingresado a la base datos. 
(Ver crear registro nuevo) 
 Un ejemplar cuando: Cuando un material es ejemplar, cuando tienen los 
mismos de datos de titulo, autor, edición y año de publicación. (Ver Como 
agregar ejemplar). 
 Una Edición: Cuando un material tiene el mismo titulo, autor, pero el año de 
edición y el año de publicación son diferentes. (Ver como duplicar registro). 
b. Mantenimiento de los Registros Bibliográficos 
b.1 Crear un nuevo Registro Bibliográfico 
Cuando se tiene la certeza de que el documento no se encuentra catalogado en la 
base, podemos proceder a ingresarlo, para ello haremos clic en Agregar registro MARC 
del menú principal. Se mostrará una pantalla con un editor que contiene todos los 
campos del formato Marc 21 Bibliográfico, como en la siguiente imagen: 
 
Si desea puede elegir la plantilla de trabajo: Libros, Revistas, Tesis, etc., una vez seleccionada la 
plantilla de catalogación se procederá a llenar los campos. 
En algunos campos el editor dispone de un plugin o generador de contenido al cual podemos 
accesar dando clic en … (tres puntos suspensivos). El plugin del campo 008 es como sigue: 
 
Los campos 0XX disponen de una función de autollenado, para activarla hacer clic en el 
fondo del campo. 
Para agregar información en los campos 1XX, 6XX y 7XX deberá activar el plugin donde 
podrá acceder a una ventana de búsqueda de autoridades: 
 
Donde podrá ingresar el criterio de búsqueda y hacer clic en INICIAR BÚSQUEDA y 
luego ELIJA. En caso que no existiera el autor, tema, etc que se esta buscando deberá 
crearse (Ver Crear Autoridades). 
 
Para ampliar el campo o ver todo los sub campos haga clic en el nombre de la etiqueta, 
está etiqueta posee su lado derecho un símbolo menos [-] que sirve para borrar el 
contenido del campo o los subcampos según el caso. También para el caso de los 
campos duplicables cuenta con un signo más [+] que sirve para duplicar el campo. 
 
En los campo 9XX procedemos a colocar las siglas del catalogador, la fecha de 
catalogación, el tipo de catalogación (opciones desplegables) y el tipo de documento 
de catalogación (opciones desplegables). 
 
En caso de no encontrar 
la autoridad 
buscada, se le 
puede crear 
directamente 
haciendo clic en 
Agregar Nueva 
Autoridad. (Ver 
agregar 
autoridades). 
Una vez que haya terminado ingresar toda la información, haga clic en el botón 
GUARDAR en la parte superior, al hacerlo se visualizara el formulario para agregar 
fondos o existencias. (Ver – Agregar ejemplares). 
Finalmente para poder ver el registro completo hacer clic en la etiqueta Normal, la 
visualización normal del documento es como sigue: 
 
b.2. Modificar un Registro Bibliográfico 
Para modificar un Registro Bibliográfico primero debemos ubicarlo y luego desplegar la 
opción EDITAR > Editar Registro 
 
b.3. Duplicar un Registro Bibliográfico 
Si deseamos reducir el tiempo de llenado de registro bibliográfico se puede crear un 
duplicado a partir de otro similar y editar las partes necesarias para hacer un nuevo 
registro. Para duplicar un registro existente, haga clic en EDITAR > Editar como nuevo 
(duplicar) 
 
b.4. Eliminar un Registro Bibliográfico 
Sólo se pueden eliminar registros bibliográficos que no tengan ejemplares, motivo por 
el cual la opción eliminar registro se muestra inhabilitada, deberá eliminar primero los 
ejemplares para poder eliminar el registro. 
Una vez sin ejemplares, hacemos clic en EDITAR > Eliminar Registro 
 
c. Mantenimiento de los Ejemplares 
c.1. Agregar un ejemplar 
Para agregar un ejemplar debemos ubicar el registro bibliográfico y luego desplegar la 
opción EDITAR para finalmente elegir la opción Editar Items 
 
A continuación se visualizará el formulario para agregar fondos o ejemplares, donde podremos 
agregar todos los ítems de un documento de acuerdo al campo 852 del Formato MARC 
21. El formulario para agregar fondos se ve mas o menos asi: 
 
Los campos obligatorios a ser llenados son: 
a – Ubicación permanente. 
b – Ubicación actual. 
c – Sala de Ubicación. 
i – Parte de la signatura que corresponde al ítem. 
p – Código de barras. 
Al pulsar el botón AGREGAR ITEM se visualiza el ejemplar o ítem llenado en la parte 
superior de este formulario, para ingresar otro ítem repita el proceso por cada 
ejemplar físico. 
 
c.2. Editar ejemplares 
Para esta labor hay tres enlaces por cada ejemplar a tener en cuenta: 
Editar: Para modificar la información ingresada con relación al ejemplar. 
Duplicar: Mostrará el formulario de Agregar ítem con los valores del ejemplar 
para que los modifique y agregue un nuevo registro 
Borrar: Elimina el ejemplar. 
Si lo que desea es eliminar todos los ejemplares 
de un registro bibliográfico sin tener que hacerlo 
de uno en uno puede hacerlo desde la opción 
EDITAR > Eliminar todos los ítems 
 
c.3. Mover un ejemplar de un registro a otro 
Trasladar un ejemplar no sólo nos simplifica la labor de borrarlo e ingresarlo 
nuevamente en otro registro bibliográfico, sino que además permite conservar la 
circulación de dicho ejemplar, para hacer esto primero ubicamos el registro 
bibliográfico al que se desea adjuntar el ejemplar y hacemos clic en el botón 
IMPORTAR EJEMPLAR. 
Tenga mucho cuidado al eliminar 
uno o más ejemplares ya 
que esa información será 
irrecuperable. 
Al hacerlo se activará un pequeño formulario donde simplemente ingresamos el 
código de barras del ejemplar a ser importado y confirmamos en el botón ‘Importar 
Ejemplar’. 
 
d. Visualización de los Registros 
Hasta el momento hemos venido visualizando nuestros registros en el modo normal, pero 
existen otras formas de visualizar nuestros registros, estas son la vista MARC, la vista ISBD y la 
vista de ítems. 
d.1. La Vista MARC 
Esta vista nos permite visualizar los registros de acuerdo a los campos y subcampos que 
hayamos ingresado y están agrupados por pestañas numéricas según el primer número del 
campo MARC. 
 
d.2. La Vista ISBD 
No muestra laficha catalográfica con las reglas AACR2 que permiten el intercambio 
internacional de registros bibliográficos entre las agencias bibliográficas nacionales 
 
 
d.3. La Vista de Ítems 
Nos muestra una información detallada por cada ejemplar. El enlace Editar ítem nos lleva 
directamente al formulario de edición de ejemplares (Ver Editar Ejemplares) 
 
e. Historial de Préstamos 
Aquí se muestra le relación de todos los prestamos que ha tenido el libro incluyendo 
información sobre el usuario, la fecha de préstamo y devolución del mismo, etc. 
 
 
V. Autoridades 
 
Los registros de autoridad son una forma de controlar ciertos campos en los registros 
MARC. El uso de los registros de autoridad proporciona control sobre los 
encabezamientos de materia, los nombres de personas y lugares 
a. Crear una Autoridad 
Para crear una autoridad debemos hacer clic en el enlace Autoridades del menú 
principal y luego clic en el botón NUEVA AUTORIDAD. 
Existen diferentes tipos de autoridad por ello deberá 
especificar que tipo de autoridad va crear, como se 
muestra en la imagen. 
 
Los tipos usados por la biblioteca hasta el momento son: 
 Nombre de Persona (Personal Name): Para ingresar nombres personas 
naturales. 
 Nombre de Corporación (Corporate Name): Para ingresar nombres de 
instituciones. 
 Nombre Congregacional (Meeting Name): Para ingresar nombres de 
conferencias. 
 Nombre Geográfico (Geographic Name): Para ingresar nombres de lugares. 
 Nombre de Término (Genre/Form Term): Para ingresar los temas de 
recuperación de contenido. 
Una vez seleccionada la plantilla de autoridad se procederá a llenar los campos 
correspondientes. 
Antes de crear una autoridad 
verifique que esta no 
exista previamente 
en la Base de Datos. 
Para la creación de autoridades los campos 000, 003, 005, 008 y 040^a son 
obligatorios, pero basta darle clic al fondo del campo para activar el autollenado, para 
finalizar el proceso clic en GUARDAR. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MODULOS COMPLEMENTARIOS 
 
 
VI. Complementos de Circulación 
 
a. Usuarios 
a.1. Morosos 
Esta opción aparece por defecto en el sistema cuando elegimos la opción de 
circulación lo que veremos es una relación simple de todos los usuarios que están en la 
condición de morosos, ordenados descendentemente según el número de días de 
retraso. 
 
Desde esta pantalla, no solo podemos imprimir el listado sino que es posible restringir 
a los usuarios haciendo uso del icono de ACCION (los que aparecen en verde ya están 
restringidos). 
Si queremos hacerlo con un grupo grande solo debemos 
seleccionar las casillas de selección al lado del número de 
orden y elegir la acción de la lista desplegable que aparece 
en la parte inferior de la pantalla. 
Además es posible filtrar este listado por tipo de usuario o documento e incluso a 
partir de una fecha inicial. 
Esta opción restringe al 
usuario solicitar 
libros desde el 
OPAC. 
a.2. Más Sancionados 
Es la relación de los usuarios que han sido sancionados en la biblioteca y esta 
ordenado en función al número de sanciones de manera descendente. Permite 
imprimir el listado. 
 
a.3. Con más visitas 
Es la relación de usuarios que han hecho uso de prestamos bibliotecarios y está 
ordenado en función al número de préstamos de manera descendente, aunque en 
pantalla solo se muestran los 30 primeros, se puede Descargar en Excel el listado 
completo. 
 
 
a.4. Estadísticas 
Nos permite obtener un cuadro estadístico acerca del número de usuarios que hicieron 
uso en el periodo elegido (anual o mensual), este reporte no cuenta atenciones sino 
usuarios, sin importar el número de atenciones de ese usuario, siempre un usuario se 
contará una sola vez, razón por la cual a la derecha del reporte se lee Consolidado y no 
Total, pues no es la suma sino el número de usuarios atendidos. 
Permite también elegir el tipo de agrupación del cuadro entre Categoría de Usuario y 
Facultad. 
 
b. Atenciones 
b.1. Reporte Diario 
Muestra todas las atenciones realizadas en el día, incluye información como el 
personal que realizó la atención y la hora de la misma entre otros datos relacionados a 
la atención en si. 
Nos permite además restringir por un tipo de documento específico o grupo de 
documentos (por defecto muestra todos los tipos). 
El Listado es presentado en 5 cuadros de la siguiente manera: 
1. Préstamos en Sala. 
2. Préstamos Domiciliarios. 
3. Devoluciones de Sala. 
4. Devoluciones Domiciliarias. 
5. Renovaciones. 
 
b.2. Estadísticas 
Nos permite obtener un cuadro estadístico acerca de las atenciones del periodo 
elegido (anual o mensual). 
Además nos permite restringir por un tipo de documento específico o grupo de 
documentos (por defecto muestra todos los tipos) y elegir entre 4 posibles 
agrupaciones: Categoría de Usuario, Sala, Tipo de Material y Facultad. 
 
Este reporte muestra varios cuadros consecutivos como sigue: 
1) Prestamos en Sala. 
2) Préstamos Domiciliarios. 
A) PRESTAMOS (1+2) 
3) Devoluciones en Sala 
4) Devoluciones Domiciliarias 
B) DEVOLUCIONES (3+4) 
C) RENOVACIONES 
ATENCIONES (A+B+C) 
RESUMEN 
c. Colección 
c.1. Títulos más consultados 
Es la relación de los títulos mas consultados sin limite de fecha y está ordenado en 
función al número de préstamos de manera descendente, aunque en pantalla solo se 
muestran los 30 primeros, se puede Descargar en Excel el listado completo. 
Además nos permite restringir por un tipo de documento específico o grupo de 
documentos (por defecto muestra todos los tipos). 
 
c.2. Estadísticas 
Nos permite obtener un cuadro estadístico acerca del número de títulos y ejemplares 
que circularon en el periodo elegido (anual o mensual), este reporte contabiliza el nro. 
de documentos que circularon en el periodo sin considerar la frecuencia de uso, es 
decir es semejante al reporte de usuarios pero esta vez es por ejemplares, donde 
tampoco es posible la sumatoria a través del tiempo. 
Permite también elegir el tipo de agrupación del cuadro entre Sala y Tipo de Material. 
 
d. Producción de Personal 
Como su nombre lo indica, muestra los prestamos y devoluciones registrados por cada 
usuario, su frecuencia puede ser anual, mensual y hasta diaria. Permite también 
aplicar una restricción por sala. 
 
 
VII. Complementos de Catalogación 
 
a. Procesos Complementarios 
Esta opción permite crear etiquetas, tarjetas de préstamo y fichas, tanto de autores 
como topográficas. Los documentos se agrupan por lotes, pudiendo ser cada uno de 
éstos: Libros, Tesis o Revistas, por defecto el sistema muestra la relación de lotes, para 
crear uno nuevo pulsamos el botón ABRIR NUEVO LOTE del menú superior. 
 
Lo que sigue es ingresar el número de recibo o 
documento (si existiera), el nombre que 
llevará el lote, elegir de que tipo será el lote y 
el motivo de creación. La fecha de creación 
aparece por defecto pudiendo ser variada en 
caso de requerirse. 
La opción de enviar a circulación aparece por 
defecto seleccionada, esto significa que el lote 
se visualizará en el módulo de circulación. 
Finalmente hacemos clic en ABRIR NUEVO 
LOTE. 
 
 
Ahora solo nos queda agregar ejemplares al lote creado, lo podemos hacer 
consignando el código de barras o el número de ingreso, a medida que se va 
agregando se irá generando un listado como el siguiente: 
 
Una vez agregados todos los documentos necesarios al lote, se puede elegir en el 
menú inferior la opción requerida: Imprimir ficha de autores, topográficos, tarjeta de 
préstamo, etiquetas y Alertas antes de elegir una categoría deberá seleccionar los 
ítems que desee o hacer CLIC en Seleccionar todo. 
b. Reporte de 
Existencias 
Este reporte muestra la 
cantidad total de registros 
existentes en el sistema 
tanto de títulos como de 
ejemplares agrupados por 
Tipo de Documento, incluye 
subtotales por categoría yun total general. 
En el cuadro inferior se 
muestra el total de 
documentos que pertenecen 
a la categoría LIBROS 
agrupados por Tema y 
permite descargar un listado 
de los documentos que la 
componen. 
c. Reporte Diario 
Este reporte muestra la producción diaria de catalogación, muestra sub total de títulos 
y ejemplares por usuarios y también por tipo de documento, muestra también el titulo 
y cada código de barras ingresado en la fecha. Para el caso particular de que el registro 
bibliográfico ya existiera previamente y solo se añadió un ejemplar, parece la palabra 
(Ejemplar) Este reporte también permite restringir por tipo de documento, por defecto 
muestra todos los tipos 
 
.d. Estadísticas 
Nos permite obtener un cuadro estadístico acerca de los títulos (Origen Bibliográfico) o 
ejemplares (Origen Fondos) catalogados en el periodo elegido (anual o mensual). 
Además nos permite restringir por un tipo de documento específico o grupo de 
documentos (por defecto muestra todos los tipos) y fijar la agrupación entre: Tipo de 
Documento y Personal. 
 
e. Imprimir Catálogo 
Esta opción nos permite descargar un listado simple, en formato Excel, de todos los 
registros bibliográficos con sus ejemplares que existen en la base da datos nos permite 
especificar el tipo de documento o grupo al que pertenece así como restringir el 
listado por año de publicación, número de ingreso y Fecha de Catalogación. 
 
Por defecto se ofrecen todos los tipos de documento sin ninguna restricción, para 
activar alguno de estos filtros le damos clic a la casilla de selección y se activará su 
correspondiente rango como se muestra en la imagen siguiente. 
 
 
VIII. Inventario 
 
a. Elegir inventario 
En este modulo lo primero que debemos hacer es definir sobre que inventario 
queremos trabajar por ello nos muestra la relación de inventarios activos, para que 
elijamos uno, o de lo contrario podemos crear uno nuevo haciendo clic en Abrir Nuevo 
Inventario 
 
b. Crear nuevo inventario 
Para crea un inventario debemos especificar algunos datos: 
 Nombre del inventario: Es la manera como lo identificaremos en la relación. 
 Fecha de inicio: Fecha en que se inicia le inventario. 
 Fecha de finalización: El inventario se cerrara automáticamente a la fecha 
indicada. 
 Sala: Sala que vamos a inventariar, no se podrán ingresar materiales que no 
pertenezcan a esta sala. 
 Tipo de Inventario: Existen dos tipo el normal y el de existencias, un inventario 
de existencias solo registra la existencia del material, mientras que uno normal 
registra además información de situación, estado, entre otros, podemos 
especificar que campos deseamos incluir en un inventario normal haciendo clic 
en Elegir Campos Permitidos, de lo contrario se considerarán todos los 
campos. 
 Periodo: Es el periodo al que corresponde el inventario. 
 Estado: En curso o cerrado, este campo se usa para cerrar manualmente un 
inventario, siempre se debe crear con estado en curso. 
 Nro de Grupos: los grupos de trabajo que van a participar en el inventario. 
Finalmente presionar ABRIR INVENTARIO. 
 
Lo siguiente es definir los grupos de trabajo, para el ejemplo pusimos 3 grupos y por 
cada uno de ello deberemos especificar quien es el responsable y ayudante, para ello 
solo escribimos el apellido del personal y el sistema nos muestra las posibles opciones 
para elijamos uno de la lista. No esta permitido duplicar el responsable 
 
El inicio y fin de clasificación no son datos obligatorios, al mismo tiempo de cantidad es 
dividida entre el número de grupos pero es un dato referencial para medir la 
producción. 
Finalmente hacemos clic en GUARDAR GRUPOS, con eso no solo hemos creado el 
inventario sino que además el sistema asume que es el inventario elegido, ahora 
estamos listos para realizar el inventario. 
c. Realizar el inventario 
Para realizar el inventario únicamente debemos ingresar el código de barras o numero 
de ingreso del documento para identificar el ítem. 
 
Una vez identificado debemos llenar la información correspondiente al ejemplar en los 
campos que seleccionamos al momento de crear el inventario, si se identifica algún 
error en el ingreso, para corregirlo clic en MODIFICAR EN KOHA y luego de corregido 
volver a ingresar el código de barras para que se actualice la información. 
Finalmente presionar ACEPTAR para añadir al inventario. 
 
d. Grupos de trabajo 
Se trata de un listado de los grupos de trabajo creados para el inventario actual con su 
respectiva participación en el inventario 
 
e. Inventario actual 
Es la relación de todos los libros inventariados hasta el momento incluye información 
de todos los grupos de trabajo permitiendo además descargar en formato Excel la 
información de los Inventariados, No Inventariados y un cuadro Estadístico. 
 
f. Mis inventariados 
Muestra el mismo cuadro anterior con la diferencia que se trata exclusivamente de la 
producción del usuario registrado en otras palabras “mi producción”. 
g. Reportes 
Es un listado por títulos y volúmenes del inventario actual, adquiere especial relevancia 
en el caso de revistas. 
IX. Registro de usuarios 
 
Resulta importante mencionar que KOHA trae su propio módulo para creación de 
usuarios, sin embargo en complementos se desarrollaron los módulos Agregar 
usuarios y Generar Cuentas con la finalidad de que sea el mismo usuario el que cree su 
cuenta y no el personal de biblioteca, hecha la aclaración pasamos a explicar cada uno 
de estos módulos. 
a. Agregar usuarios 
En esta opción el personal de 
biblioteca añade los datos básicos 
para la cuenta del usuario, porque 
requieren de una verificación previa 
de la veracidad de los mismos, para 
finalizar pulse AGREGAR USUARIO. 
Estos datos van a un registro 
temporal, esto significa que no 
hemos creado aun la cuenta de 
usuario, puesto que esto ocurre en 
el siguiente proceso. 
b. Generar Cuentas 
Finalmente para crear una cuenta el usuario deberá ingresar su código y completar el 
formulario con sus datos personales, la ventaja de este proceso es que reduce el 
tiempo de registro de usuarios al dividir la tarea, ello es vital cuando se trata de 
registrar un gran numero de usuarios, además de mantener un carácter confidencial 
en vista de que sólo el usuario conoce su contraseña. 
 
Que el usuario tenga una cuenta recién creada no significa que esta actualizado en la 
biblioteca, recuerde que la cuenta de usuarios es única para todas las bibliotecas, pero 
la actualización es independiente por cada una, lo mismo que las sanciones. 
Finalmente al crear una cuenta de usuario bajo este mecanismo, también se crea una 
cuenta con el mismo usuario y contraseña en la biblioteca virtual. 
c. Fechas de Vencimiento 
Esta opción nos permite cambiar la fecha de vencimiento de la suscripción del usuario 
en nuestra biblioteca, para ello solo ingresamos el código del usuario y luego 
especificamos la fecha de vencimiento con el formato [AAAA-MM-DD]. 
d. Reporte Diario 
Este reporte nos permite ver la producción diaria del registro de usuarios, separando la 
información por nuevos registros y renovaciones, muestra la información de las 
cuentas generadas, así como el monto pagado y el personal que realizó el cobro. 
 
e. Estadísticas 
Nos permite obtener un cuadro estadístico acerca de las cuentas de usuarios 
registradas en el periodo elegido (anual o mensual), agrupado según el tipo de 
registro. Además incluye un cuadro detallado de cada uno de los tipos de registro 
agrupados por tipo de usuario. 
 
 
f. Restaurar Contraseñas 
Que un usuario olvide su contraseña es algo bastante frecuente, lo malo es que las 
contraseñas no son recuperables, es decir no existe manera de saber cual era porque 
en la base de datos se encuentran encriptadas. 
 
Sin embargo, lo que si se puede hacer es asignarle una nueva contraseña, esta opción 
ubicará al usuario porsu código y le asignará como contraseña su mismo código, esta 
práctica podría no ser muy recomendable (tener código de usuario y contraseña 
iguales) por lo que el usuario deberá ingresar a su cuenta y personalizarla lo antes 
posible. 
g. Padrón de Usuarios 
Es la lista de todos los usuarios suscritos a la biblioteca, permite filtrar por tipo de 
usuario y por rango de fechas de actualización y registro. 
 
h. Imprimir Carnés 
Para poder imprimir un 
carné de usuario, 
primero debemos 
ingresar el código para 
ubicarlo, la 
información del 
usuario se mostrará en 
pantalla para una 
verificación previa, 
incluso la fotografía del 
mismo. 
Una vez verificados los datos elegimos el tipo de carné a imprimir (el valor por defecto 
es normal) y presionamos IMPRIMIR CARNE. Los modelos de carné varían según la 
biblioteca. 
 
X. Alertas Bibliográficas 
 
a. Listado de alertas 
Es una relación simple de todas las alertas bibliográficas creadas hasta el momento, 
desde el cual se puede Borrar la alerta o Ver Detalle de la misma. 
 
La vista detallada de la alerta 
se muestra agrupada por 
especialidad en el caso de los 
libros. 
En el caso de las tesis, como 
se puede apreciar en la 
imagen, están agrupadas por 
facultad y tipo de 
documento. 
El resultado se muestra en un 
formato listo para ser 
impreso. 
b. Crear una alerta 
Para crea una alerta debemos especificar el periodo a considerar y la designación que 
tendrá la alerta, pudiendo ser numérico o alfanumérico, todos los registros que hayan 
sido creados en ese periodo y cuyo año de edición tenga una antigüedad no mayor de 
3 años serán considerados en la alerta, 
 
Como dato adicional se pueden crear alertas especificas por cada tipo de documento o 
grupo de los mismos. Presionar CREAR ALERTA para terminar