¿Qué impide usar un sistema relacional (SGBDR) para gestión documental? En principio, nada. Es decir, nada lo impide si el volumen de información a...

¿Qué impide usar un sistema relacional (SGBDR) para gestión documental? En principio, nada. Es decir, nada lo impide si el volumen de información a tratar es pequeño y si no necesitamos prestaciones de control terminológico. Veamos los dos aspectos por separado. Los SGBDR no indizan todo el contenido de los campos de texto. Por defecto, los campos con mucha información o bien no se indizan o bien indizan únicamente la primera palabra de cada campo. En este contexto, si la base de datos contiene poca información y se utiliza un ordenador rápido, una búsqueda secuencial puede imitar el uso de un índice. Sin embargo, en cuanto crezca la base de datos, las prestaciones del sistema se degradarán. La experiencia indica que, a partir de unos pocos miles de documentos, un sistema relacional difícilmente podrá gestionar con eficacia su contenido. En cambio, el mismo sistema relacional podrá gestionar con gran eficacia millones de registros de tipo tabular (es decir, datos del estilo de direcciones, contabilidad, datos de ventas, etc.). En segundo lugar, por prestaciones de control terminológico nos referimos a la posibilidad de definir y utilizar diccionarios de palabras vacías, diccionarios de sinónimos, tesauros, etc., que controlan el resultado de la indización y facilitan la realización de búsquedas. Otras deficiencias de los sistemas relacionales en relación a la gestión documental se refieren a dificultades técnicas para definir el número óptimo de caracteres de cada campo (que es preciso prefijar de antemano), el número óptimo de campos que se utilizarán para contener descriptores, la ausencia de herramientas para gestionar bibliografías, etc. Así, pues podemos retomar la pregunta anterior "¿qué impide utilizar usar un sistema relacional para gestión documental?" y responder ahora: todo. Todo lo impide si lo que necesitamos es gestionar el contenido de miles de documentos y/o si necesitamos utilizar algún tipo de control terminológico para optimizar los resultados.