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COSTOS EN EMPRESAS COMERCIALES 
Las empresas comerciales se dedican a la compra y venta de productos, siempre que haga 
esto suele suceder que al final del periodo contable queda una parte sin venderse, a esto se le 
llama inventario final de mercancías. El inventario final de un periodo es el inicial del 
siguiente. La cuenta de inventario es 1435 y es clasificada como un activo corriente para 
darle valor a ese inventario se usan dos sistemas: el periódico y el permanente; 
independientemente del sistema utilizado, es necesario aplicar un método de valuación de 
inventarios, el cual puede ser: Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS), Ultimas en entrar 
Primeras en Salir (UEPS), Identificación Específica (IE), Promedio Ponderado (PP). 
 
Sistema de Inventario Periodico. 
El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada 
determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder 
determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. 
Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento 
cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. 
 
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento 
de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes 
ser mensual, semestral o anual. 
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que 
llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las 
compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo 
de las ventas del periodo. 
 
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que 
facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al 
final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles 
fraudes. 
 
Contabilización en el inventario periódico. 
 
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan 
en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc 
Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de 
inventarios para determinar el costo de venta. 
 
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras 
(6225 Puc Colombiano). 
 
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo 
mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano). 
 
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario 
final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios). 
 
Sistema Permanente 
 
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control 
constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del 
inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el 
registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de 
cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se 
puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. 
 
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del 
costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra 
su cantidad y costo. 
 
Valuación de los inventarios en el sistema permanente. 
 
La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema 
permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se 
adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una 
homogeneidad en los valores de las mercancías compradas. 
 
Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes 
métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de 
empresa. 
 
Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps, 
Método Ueps, Método retail, etc. 
 
Contabilización de los inventarios en el sistema permanente. 
 
En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un 
debito a la cuenta de Inventarios (Activo). 
 
En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, 
es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios. 
 
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la 
vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina 
también su costo. 
Ejemplo: 
1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. 
Iva del 16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%. 
 
Contabilización: (Plan de cuentas colombiano) 
Venta. 
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000 
Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000 
Ventas (4135) [Credito]1.000.000 
IVA (2408) [Credito] 160.000 
 
Costo de venta. 
1.000.000/1.25 = 800.000. 
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo. 
Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 
1.25%. 
Contabilización: 
Costo de venta (6135) [Debito] 800.000 
Inventarios (1435)[Credito] 800.000 
2. Se compran mercancías por 500.000. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras 
del 3.5%. 
Contabilización: 
Inventarios (1435) [Debito] 500.000 
Iva (2408) [Debito] 80.000 
Retención en la fuente (236540) [Credito] 17.500 
Proveedores (2205) [Credito] 562.500 
 
Nota. 
Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de carácter 
debito, el cual podemos descontar del Iva que se ha generado en la venta, de modo que el 
valor a pagar por Iva será la diferencia entre el valor crédito menos el valor debito de la 
cuenta 2408. 
El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de 
compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva cuenta, 
tal y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente. 
 
 
 
 
Ejemplo de Clase
Compras
Fecha Unidades Costo Total
1-mar 6 540.000$ 3.240.000$ Inventario Inicial
5-mar 8 560.000$ 4.480.000$ 
10-mar 5 620.000$ 3.100.000$ 
11-mar -2 620.000$ (1.240.000)$ Devolucion
18-ene 10 750.000$ 7.500.000$ 
27 17.080.000$ 
Ventas
Fecha Unidades Costo Total
2-mar 3 2.300.000$ 6.900.000$ 
6-mar 6 2.300.000$ 13.800.000$ 
12-mar 4 2.300.000$ 9.200.000$ 
13-mar -1 2.300.000$ (2.300.000)$ Devolucion en ventas
12 27.600.000$ 
La empresa El Trauma Maximo Ltda, vende computadores de fabricacion nacional, duante el mes de marzo tuvo 
las siguientes transacciones: