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GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO COMPLEJO EDUCATIVO INGENIERÍA MANUAL DE PROCESO Responsables del Proceso “GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO” GERENCIA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Elaborado por: Oficina de Calidad Institucional 14 CONTROL DE REVISIONES N° de Revisión Fecha Elaborado Revisado Aprobado 001 08-09-2017 JULIO COLACHAGUA OBANDO Oficina de Calidad Amalia Salazar de Vadillo Director(a) de Colegio Leonor Espinoza Mendoza Gerente - Finanzas Leonor Espinoza Mendoza Gerente - Finanzas Cesar Pablo Espinoza Mendoza Gerente – Administración / Director de Academia Cesar Pablo Espinoza Mendoza Gerente – Administración / Director de Academia Cesar Francisco Espinoza Mendoza Gerente General Complejo Educativo Ingeniería José Luis García Terrazos Gerente – Gestión del Talento Humano CONTROL DE CAMBIOS N° de Revisión N° de Cambio Solicitado Por Descripción de la Modificación 001 001 COMPLEJO EDUCATIVO INGENIERÍA Material publicado con fines de usabilidad interna Versión 1.0 Huancayo, 2017 ÍNDICE 1. Sobre el Complejo Educativo Ingeniería: 5 2. Diagrama de Macro-Proceso: 6 3. Objetivo del Proceso : 6 4. Alcance : 6 5. Diagrama de Proceso : 7 6. Políticas: 7 7. Información Documentada: 9 7.1. Documentos: 9 8. Definiciones: 11 9. Ficha de Proceso: 19 9.1. Descripción de Procesos: 19 10. Apéndices: 22 FORMATOS DEL PROCESO DE CEI-PE05-01 PLANEAMIENTO E IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES 22 Documentos 22 FORMATOS DEL PROCESO DE CEI-PE05-02 ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS 25 Documentos 25 FORMATOS DEL PROCESO DE CEI-PE05-03 INCORPORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 27 Documentos 27 FORMATOS DEL PROCESO DE CEI-PE05-04 GESTIÓN DE DESEMPEÑO Y DESARROLLO DEL PERSONAL 27 Documentos 27 FORMATOS DEL PROCESO DE CEI-PE05-05 RETENCIÓN DE PERSONAL 42 Documentos 42 ÍNDICE ILUSTRACIONES Ilustración 1: Mapa de Macro-Proceso de IEP Ingeniería v2 6 Ilustración 2: Mapa de Sub Proceso de Gestión del Talento Humano 7 Ilustración 3: Plan estratégico 2015 – 2017 22 Ilustración 4: POLÍTICAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES. 23 Ilustración 5: PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL INGENIERIA. 24 Ilustración 6: Lista de Objetivos GTH 25 Ilustración 7: Personal (headcount) 25 Ilustración 8: Manual de organización y funciones MOF 26 Ilustración 9: Organigrama 26 Ilustración 10: Lista de Objetivos de GTH 27 Ilustración 11: Reglamento Interno de Trabajo (RIT) 27 Ilustración 12: Reglamento de seguridad y salud en el trabajo del complejo educativo ingeniería 28 Ilustración 13: Plan anual de capacitación al personal administrativo, personal de mantenimiento y de seguridad 29 Ilustración 14: Padrón electoral del proceso de elección de representantes titulares y suplentes de los trabaja. 30 Ilustración 15: Lista de Objetivos de GTH 30 Ilustración 16: Lista de candidatos inscritos (elección de los representantes titulares suplentes de los trabajadores). 31 Ilustración 17: Lista de candidatos aptos (elección de los representantes titulares suplentes de los trabajadores). 31 Ilustración 18: Carta de presentación para la candidatura para ser representante (elección de los representantes titulares suplentes de los trabajadores). 31 Ilustración 19: Acta de inicio del proceso de votación (elección de los representantes titulares suplentes de los trabajadores) 33 Ilustración 20: Acta del proceso de elección (elección de los representantes titulares suplentes de los trabajadores) 34 Ilustración 21: Acta de instalación del comité de seguridad y salud en el trabajo 35 Ilustración 22: Acta de convocatoria del proceso de votación (elección de los representantes titulares suplentes de los trabajadores). 36 Ilustración 23: Acta de conclusión del proceso de votación (elección de los representantes titulares suplentes de los trabajadores). 37 Ilustración 24: Reglam. Evaluación personal admin. 38 Ilustración 25: Reglamento de evaluación auxiliar de educación – 2015 38 Ilustración 26: Reglamento de evaluación de administrativos 2016 – colegio 39 Ilustración 27: Reglamento de evaluación de mantenimiento y servicio – 2016 40 Ilustración 28: Reglamento de evaluación docente - 2017 41 Ilustración 29: Reglamento interno complejo - 2017 41 Ilustración 30: Programa de reconocimiento del personal administrativo, mantenimiento y seguridad 42 Ilustración 31: Lista de Objetivos de GTH 42 1. Sobre el Complejo Educativo Ingeniería: · MISION: Somos una Institución Educativa Católica que educa integralmente, basada en la excelencia, en el servicio de sus colaboradores, el alto nivel académico de sus profesores y la participación activa de la familia. · VISIÓN: Al 2017, ser una Institución Educativa de calidad acreditada a nivel nacional e internacional. · PRINCIPIOS Y VALORES: 2. Diagrama de Macro-Proceso: Ilustración 1: Mapa de Macro-Proceso de IEP Ingeniería v2 3. Objetivo del Proceso : · Es lograr identificar, desarrollar y potenciar los conocimientos y competencias (Capacidades, habilidades y actitudes) de la gestión de personas para la generación de nuevos talentos, buscando el logro de los objetivos institucionales e individuales, a través de una correcta alineación de la estrategia organizacional con los recursos humanos, atrayendo y reteniendo a los mejores colaboradores, perfeccionando el proceso de onboarding y en el compromiso del trabajador. 4. Alcance : Este proceso rige para todo el personal del complejo educativo ingeniería ya que su comportamiento es de forma transversal. 5. Diagrama de Proceso : Ilustración 2: Mapa de Sub Proceso de Gestión del Talento Humano 6. Políticas: A. Análisis y Descripción de Puestos · Permite recabar información sobre los distintos puestos organizacionales y se analizan sus contenidos “análisis de puestos”, para luego como resultado final, contar con los descriptivos de puestos de cada una de las posiciones que integra la organización. B. Atracción, selección e incorporación · Se parte de la necesidad de cubrir una posición y el respectivo perfil de búsqueda, para continuar con la atracción y luego la selección, y finalizar con la incorporación de personas a la organización. Incluye la inducción. · Gestionar el proceso de convocatoria, atracción y selección del talento humano de acorde a las necesidades y perfiles que requieres el complejo educativo. C. Evaluación de Desempeño · Es un instrumento que se utiliza para dirigir y supervisar a los colaboradores. Entre sus principales objetivos son el desarrollo personal y profesional de todos los miembros de la organización, la mejora permanente de sus resultados y el aprovechamiento adecuado de los recursos humanos. Los pasos para el evaluar el desempeño son: i. Definir el puesto. ii. Evaluar el desempeño en función del puesto. iii. La retroalimentación con el colaborador respecto a los resultados de su evaluación. · Controlar todo el proceso de evaluación de desempeño (de inicio a fin) dentro del complejo educativo. D. Remuneración y Beneficios · En este sub-sistema se concentran las diferentes gestiones y actividades en relación con la remuneración de los colaboradores de todos los niveles, desde la política retributiva y la compensación salarial hasta beneficios de cualquier tipo o especie. · Además, incluye el cuidado de la equidad interna y externa de las remuneraciones. Implica planeamiento, realización y control. · Brindar estímulos de reconocimiento a todo el capital humano del complejo educativo. E. Formación · En este sub sistema se busca lograr que las personas realicen mejor su tarea. En este proceso de búsqueda de mejoras permanentes, la formación cobra un valor estratégico. La tarea de la función de capacitación consiste en mejorar el presente y ayudar a contribuir un futuro en la que los RRHH estén formados y preparados para superarse continuamente. · Fortalecer el proceso de planeación, ejecución, contratación, inducción, compensación y desarrollo del talento humano del complejo educativo. · Fomentar la cultura organizacional a través de buenas prácticas para desarrollo integral de los colaboradores (personal y profesional). F. Desarrollo y Planes de Sucesión · Desarrollo por competencias, la evolución de las competencias varía según los puestos. La función de desarrollo requiere identificar al personal con alto potencial, y los posibles cambios de puestos a corto y mediano plazo, para de ese modo planear las carreras de los individuos. · Planes de Sucesión, al planear la sucesión de una posición se analizan las opciones disponibles: i. La sucesión puede recaer en una persona interna. ii. Puede realizarse una búsqueda en el mercado. iii. Desarrollar una línea de carrera. Brindar un acompañamiento en el proceso de bienestar, cultura y clima organizacional del complejo educativo. Formular plan de sucesión de puestos. Brindar apoyo, acompañamiento al talento humano que se encuentre próximo a efectuar su retiro o desincorporación. 7. Información Documentada: 7.1. Documentos: CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DOCUMENTO VERSIÓN MEDIO DE ALMACENAMIENTO TIEMPO DE CONSERVACIÓN ACTA DE CONCLUSION DEL PROCESO DE VOTACIÓN (ELECCION DE LOS REPRESENTANTES TITULARES SUPLENTES DE LOS TRABAJADORES) Comité de seguridad y salud en el trabajo V. 1.0 Físico 1 año ACTA DE CONVOCATORIA DEL PROCESO DE VOTACIÓN (ELECCION DE LOS REPRESENTANTES TITULARES SUPLENTES DE LOS TRABAJADORES) Comité de seguridad y salud en el trabajo V. 1.0 Físico 1 año ACTA DE INSTALACIÓN DEL COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Comité de seguridad y salud en el trabajo V. 1.0 Físico 1 año ACTA DEL PROCESO DE ELECCIÓN (ELECCION DE LOS REPRESENTANTES TITULARES SUPLENTES DE LOS TRABAJADORES) Comité de seguridad y salud en el trabajo V. 1.0 Físico 1 año ACTA DE INICIO DEL PROCESO DE VOTACIÓN (ELECCION DE LOS REPRESENTANTES TITULARES SUPLENTES DE LOS TRABAJADORES) Comité de seguridad y salud en el trabajo V. 1.0 Físico 1 año CARTA DE PRESENTACIÓN PARA LA CANDIDATURA PARA SER REPRESENTANTE (ELECCION DE LOS REPRESENTANTES TITULARES SUPLENTES DE LOS TRABAJADORES) Comité de seguridad y salud en el trabajo V. 1.0 Físico 1 año LISTA DE CANDIDATOS APTOS (ELECCION DE LOS REPRESENTANTES TITULARES SUPLENTES DE LOS TRABAJADORES) Comité de seguridad y salud en el trabajo V. 1.0 Físico 1 año LISTA DE CANDIDATOS INSCRITOS (ELECCION DE LOS REPRESENTANTES TITULARES SUPLENTES DE LOS TRABAJADORES) Comité de seguridad y salud en el trabajo V. 1.0 Físico 1 año MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 2017 (MOF) Gerencia de Administración V. 2.0 Físico 1 año LISTA DE OBJETIVOS Gerencia del Talento Humano V. 1.0 Físico 1 año PADRON ELECTRORAL DEL PROCESO DE ELECCIÓN DE REPRESENTANTES TITULARES Y SUPLENTES DE LOS TRABAJADORES Comité de seguridad y salud en el trabajo V. 1.0 Físico 1 año PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO, PERSONAL DE MANTENIMIENTO Y DE SEGURIDAD Sub Gerencia de Administración V. 1.0 Físico 1 año POLÍTICAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES Gerencia General V. 1.0 Físico 1 año PROGRAMA DE RECONOCIMIENTO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO, MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD Sub Gerencia de Administración V. 1.0 Físico 1 año REGLAMENTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL COMPLEJO EDUCATIVO INGENIERÍA Comité de seguridad y salud en el trabajo V. 1.0 Físico 1 año REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO (RIT) Gerencia General V. 1.0 Físico 1 año Personal (Headcount) Sub Gerencia de Administración V. 1.0 Físico 1 año Plan estratégico 2015 - 2017 Gerencia General V. 1.0 Físico 1 año REGLAM. EVALUACION PERSONAL ADMIN. Sub Gerencia de Administración V. 1.0 Físico 1 año Reglamento de evaluación Auxiliar de educación - 2015 Sub Gerencia de Administración V. 1.0 Físico 1 año Reglamento de evaluación de Administrativos 2016 - Colegio Sub Gerencia de Administración V. 1.0 Físico 1 año Reglamento de evaluación de Mantenimiento y Servicio - 2016 Sub Gerencia de Administración V. 1.0 Físico 1 año Reglamento de evaluación Docente - 2017-Mod. Sub Gerencia de Administración V. 1.0 Físico 1 año Reglamento Interno Complejo - 2017 Sub Gerencia de Administración V. 1.0 Físico 1 año 8. Definiciones: ACTIVIDADES DE UN PROCESO: aquellas operaciones o pasos secuenciales, enlazados entre sí, que ejecutan los trabajadores dentro de un proceso para producir un bien o un servicio. compromiso de recursos; es asentir con una opinión o doctrina, declarar hábil a una persona o pasar bien un examen. ASIGNACIÓN: acto formal mediante el cual se ubica un nuevo puesto en el cargo y clase correspondientes. AUTONOMÍA: capacidad de autodeterminación o de toma decisiones, con plenitud de conciencia, desde el conocimiento y control de sí mismo como fundamento de compromiso y responsabilidad. AUTORIZAR: dar autoridad, poder o facultad a una persona para permitir, aprobar, justificar o sancionar determinados actos. CAPACITAR: preparar al personal para cierto tipo de comportamiento o conducta laboral, y brindar instrucción especializada y práctica sobre los CLIMA LABORAL: Conjunto de cualidades, atributos o propiedades relativamente permanentes de un ambiente de trabajo concreto que son percibidas, sentidas o experimentadas por las personas que componen la organización empresarial y que influyen sobre su conducta COORDINACIÓN: proceso de analizar las diversas actividades y combinarlas en tal forma que cada una se efectúe en un momento determinado en relación con las otras, en procura de alcanzar los objetivos con el mayor grado de eficiencia y eficacia posible. COORDINAR: acto de intercambiar información entre las partes de un todo. Opera vertical y horizontalmente, para asegurar el rumbo armónico y sincronizado de todos los elementos que participan en el trabajo. DELEGACIÓN: acto bilateral que permite conferir a un colaborador el encargo de realizar un trabajo, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final de los resultados. DESTREZA: pericia manual que se requiere para ejecutar trabajos que se realizan básicamente con las manos y que exigen la coordinación sensorial motora. DESEMPEÑO: Es el conjunto de conductas laborales del trabajador en el cumplimiento de sus funciones; también se le conoce como rendimiento laboral o méritos laborales. DESVINCULACION LABORAL: Es el proceso mediante el cual se procede a despedir o finalizar un contrato, ya sea de una o más personas que cumplen alguna labor dentro de una organización DOMINIO: conjunto de conocimientos, destrezas y habilidades que posee una persona sobre una materia, disciplina o actividad, que le permite aumentar su eficiencia en el trabajo. EFICACIA: indicador del mayor logro de objetivos o metas, por unidad de tiempo, respecto de lo planeado y del efecto deseado. EFICIENCIA: indicador de menor costo de un resultado por unidad de factor empleado y unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los EVALUAR: comparar y enjuiciar los resultados alcanzados respecto de los esperados en un momento y espacio dados. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducir las medidas correctivas y oportunas. EXPERIENCIA: conocimiento que se adquiere con la práctica y el desempeño de una actividad en un período de tiempo. Este concepto alude a la experiencia necesaria adquirida al familiarizarse con los problemas de trabajo y situaciones que se presentan en la actividad laboral respectiva. GRUPO DE TRABAJO DE JERARQUIZACIÓN DE PUESTOS: lo integran representantes de los diferentes procesos de la UCR, quienes, convocados en consulta por el responsable dentro de la Oficina de Recursos Humanos, emiten en conjunto un criterio no vinculante sobre la jerarquización interna de los puestos. HABILIDAD: talento y aptitud que se requiere para realizar con precisión una o varias actividades. INDICADOR ESTRATÉGICO: parámetro cualitativo y/o cuantitativo que define los aspectos relevantes sobre los cuales se lleva a cabo la evaluación para medir el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, en términos de eficiencia, eficacia y calidad. También es útil para coadyuvar a la toma de decisiones, así como para corregir o fortalecer las estrategias y la orientación de lo recursos. INVESTIGAR: estudio a fondo de una determinada materia, por medio de la realización de indagaciones para descubrir algo que se desconoce. INCENTIVO: Hace referencia a ese algo que sirve de mecanismo de impulso para que un individuo o muchos de ellos hagan o deseen algo. El uso del incentivo, varía de acuerdo a la connotación que éste tenga, pero en forma general, es utilizado para que se haga algo de mejor manera o más rápidamente. JEFATURA: parte de la estructura lógica de la organización que integra bajo una autoridad formal ciertos elementos, sujetos y responsabilidad. LINEA DE CARRERA: sistema que permite el ascenso desde los cargos de menor nivel hasta los de más alta jerarquía, mediante el cumplimiento de los objetivos y el reconocimiento de méritos. MANTENIMIENTO: acción preventiva y correctiva de conservar en perfecto estado maquinaria y equipo, herramientas e instalaciones, en cada dependencia universitaria. MOTIVACIÓN: impulso que inicia, guía y mantiene el comportamiento hasta alcanzar la meta u objetivo deseado. NEGOCIACIÓN: proceso interactivo mediante el cual dos o más actores, en una situación de interdependencia y con intereses en conflicto, buscan maximizar sus beneficios individuales a través de un acuerdo. NORMA ADMINISTRATIVA: regla de conducta, obligatoria en su cumplimiento, emitida por quien legalmente tiene facultades para ello, que rige y determina el comportamiento de los servidores públicos y de los particulares frente a la administración pública. OBJETIVO ESPECÍFICO: expresión cualitativa de un propósito particular. Se diferencia del objetivo general por su nivel de detalle y complementariedad. implicar el uso de equipos y herramientas sencillas o de fácil manejo. USUARIO: persona que recibe y utiliza los productos o servicios generados en un proceso. 9. Ficha de Proceso: 9.1. Descripción de Procesos: DESCRIPCIÓN DE PROCESO PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código CEI-PE05 Versión: v1.0 Fecha 08-09-2017 Descripción Este proceso nos ayuda a gestionar sub-procesos que nos permitan gestionar al talento humano, evaluando aptitudes y posibilidades de generar crecimiento organizacional e individual. Naturaleza ESTRATEGICO PROVEEDOR INSUMO PROCESO ENTREGABLE CLIENTE 1. Gerencia General 1. Plan estratégico 2015 – 2017 1. POLÍTICAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES. 1. PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL INGENIERIA. CEI-PE05-01 PLANEAMIENTO E IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES 1. LISTA DE OBJETIVOS 1. 1. Gerencia General 1. CEI-PE05-02 ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS 1. CEI-PE05-03 INCORPORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 1. CEI-PE05-04 GESTIÓN DE DESEMPEÑO Y DESARROLLO DEL PERSONAL 1. CEI-PE05-05 RETENCIÓN DE PERSONAL 1. Sub Gerencia de Administración 1. Gerencia de GTH 1. 1. Personal (headcount) 1. Lista de objetivos 1. Manual de organización y funciones 2017 (mof) 1. Planificador de diseño de puestos organizacional (x crear) 1. Organigrama 1. Benchmarking 1. Marcos de referencia 1. Buenas practicas CEI-PE05-02 ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS 1. MOF 1. Formato de descripción de cargo 1. Planificador de diseño de puestos organizacional (x crear) 1. Descripción de cargo (x crear) 1. Headcount (x crear) 1. Manual de descripción de cargo (x crear) 1. Todas las áreas 1. Gerencia de GTH 1. Lista de objetivos CEI-PE05-03 INCORPORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 1. 1. 1. Gerencia General 1. Comité de seguridad y salud en el trabajo 1. Sub Gerencia de Administración 1. Gerencia de GTH 1. Reglamento interno de trabajo (RIT) 1. Reglamento de seguridad y salud en el trabajo del complejo educativo ingeniería 1. Plan anual de capacitación al personal administrativo, personal de mantenimiento y de seguridad 1. Padrón electoral del proceso de elección de representantes titulares y suplentes de los trabaja. 1. Lista de objetivos 1. Lista de candidatos inscritos (elección de los representantes titulares suplentes de los trabajadores). 1. Lista de candidatos aptos (elección de los representantes titulares suplentes de los trabajadores). 1. Reglam. Evaluación personal admin. 1. Reglamento de evaluación auxiliar de educación – 2015 1. Reglamento de evaluación de administrativos 2016 – colegio 1. Reglamento de evaluación de mantenimiento y servicio – 2016 1. Reglamento de evaluación docente - 2017 1. Reglamento interno complejo - 2017 CEI-PE05-04 GESTIÓN DE DESEMPEÑO Y DESARROLLO DEL PERSONAL 1. 1. 1. Comité de seguridad y salud en el trabajo 1. Gerencia de GTH 1. Programa de reconocimiento del personal administrativo, mantenimiento y seguridad 1. Lista de objetivos CEI-PE05-05 RETENCIÓN DE PERSONAL 1. 1. 17 10. Apéndices: FORMATOS DEL PROCESO DE CEI-PE05-01 PLANEAMIENTO E IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES · Documentos Ilustración 3: Plan estratégico 2015 – 2017 Ilustración 4: POLÍTICAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES. Ilustración 5: PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL INGENIERIA. Ilustración 6: Lista de Objetivos GTH FORMATOS DEL PROCESO DE CEI-PE05-02 ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS · Documentos Ilustración 7: Personal (headcount) Ilustración 8: Manual de organización y funciones MOF Ilustración 9: Organigrama FORMATOS DEL PROCESO DE CEI-PE05-03 INCORPORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL · Documentos Ilustración 10: Lista de Objetivos de GTH FORMATOS DEL PROCESO DE CEI-PE05-05 RETENCIÓN DE PERSONAL · Documentos Ilustración 30: Programa de reconocimiento del personal administrativo, mantenimiento y seguridad Ilustración 311: Lista de Objetivos de GTH 24
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