Fundacin_Valle_de_Lili

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Fundación
Valle de Lili
Arquitectura
Tecnológica
Procesos Administrativos y de soporte, más que a los
procesos médicos
Inventarios era otro desarrollo
Algunos médicos habían sus propios desarrollados.
Problemas para liquidación y pago de honorarios
30 sistemas de información
Futuro, un proyecto integral de sistematización
Buscando una solución integral: ERP, CPOE, EMR
ERP Que integrara todo el core del negocio
Escogencia de
SAP
Compunet propuso hacer 350 desarrollos
SAP Preferible parametrizar en lugar de desarrollar
Integrar todo al rededor de HC
Comunicando la
decisión
La implementación del sistema traería consigo cambios a
todo nivel en el flujo de trabajo
Ya no habría intermediarios
Resaltar las razones para una atención al paciente sin el uso
de papel
uno de los puntos más críticos de todo este proyecto era que
los médicos vieran los beneficios del mismo.
Cada jefe de departamento debía asegurar que sus
colaboradores entendieran muy bien el proyecto y sus
beneficios.
Si no veían los beneficios para el paciente, para la FVL y
para ellos mismos, existía una posibilidad muy alta de que no
utilizara el sistema
Objetivo no era recortar personal sino mejorar la calidad del
servicio ofrecido y la eficiencia en sus procesos
Hicieron énfasis en el hecho de que los médicos se verían
beneficiados,
FVL consideraba Sinapsis como un imperativo estratégico
En el caso del personal administrativo, al informarles acerca
de las razones para el cambio debían hacer énfasis en
tranquilizar a las personas frente al temor de perder sus
trabajos
Las rutinas y el modo de trabajar al que venían
acostumbrados también iban a cambiar
Decisiones frente a
la configuración del
sistema
Módulos de SAP
18 Líderes de FVL y 14 consultores de Compunet participaron en los
equipos de diseño, dedicados 100% al proyecto. 100 personas aprox
estuvieron dedicadas de tiempo completo al proyecto, durante 22
meses., tanto en la fase de definición de requerimientos como en la
capacitación a usuarios finales.
Los líderes del procesos explicaban como lo hacían y el consultor buscaba
como debería ser en el futuro, posteriormente el consultor definía la
parametrización de SAP
Los casos en que no lograban ponerse de acuerdo el grupo de trabajo lo
escalaban al segundo nivel
Consultor responsable del proceso completo, luego grupo de segundo nivel
conformado por las directivas de FVL y Compunet
Un esquema de trabajo que consistía en organizar grupos conformados por
sus consultores y por expertos en el proceso de parte de la FVL
Contar con un sistema de información que le permitiera integrar sus procesos de
atención médica, asistenciales y administrativos
Lo que no traía SAP se debía construir completo
Choques porque implicaba grandes cambios
Adaptarse a las mejores prácticas contempladas en SAP
Vincularon a un médico para que definiera los requerimientos de la vertical
de salud, él,ya había liderado un proceso similar en Medellin.
Aprendizaje a todo
nivel para gestionar
el cambio
Riesgo inadecuada atención al impacto
Mitigación Definir estrategia que asegurara la adopción del
sistema
Buscar mecanismos que faciliten la transición
8 médicos generales capacitación de los médicos y salida en
vivo, estabilización y Mesa de Ayuda
Capacitación personal asistencial y administrativo
Proyecto Sinapsis:
Listos para Salir en
vivo
Se realizaron pruebas integrales donde se creaban
escenarios para medir todo el proceso
El resultado de las pruebas arrojó muchas inconsistencias
No estaban listos para salir en vivo como esta previsto
previamente.
Salir por módulos o Big Band
Big band, es salir en vivo con todos los módulos
simultaneamente. En tanto que por módulos es un módulo a la
vez.
Finalmente se decidió big bang porque ofrecía la posibilidad de
calibrar y estabilizar el sistema de manera mucho más rápida
Plan de Contingencia
Información al paciente
Avisos en todas las dependencas
Mensajes en la grabación telefónica
Página Web
Mesa de Ayuda 7/24
1 de enero de 2011: Cero Papel
Hubo alrededor de treinta pacientes de urgencias a quienes se les dio atención médica pero que no pudimos ingresar a SAP.
Desatrasar esos casos nos tomó casi tres meses
Por primera vez estaban trabajando con información en línea y no eran conscientes de la interdependencia entre
las diferentes etapas de cada proceso;cualquier transacción incompleta bloqueaba el sistema y muchas veces no
lograban identificar qué habían hecho mal
Para muchos usuarios fue dificil recordar los aprendido en las sesiones de entrenamiento
Mensaje claro, apoyo incondicional al proyecto y a la gente.
Todos lo líderes hicieron presencia en algún momento del día .
Estabilización y Adopción del Sistema
Las personas de Mesa de Ayuda no dieron abasto, la primer
semana.
Acompañamiento de Compunet durante 90 días
Mesa de Ayuda desapreció a los seis (6) meses y crearon el
departamento de proyectos y desarrollos
Es difícil determinar cuando finaliza un proyecto de estas
características, porque se presentan nuevas necesidades
que demandan nuevos desarrollos.
El verdadero aprendizaje tiene lugar cuando las personas
empiezan a operar el sistema.
A los seis meses estabilizaron el proceso de facturación y
aprendieron a manejar la herramienta.
Fue necesario hacer ajustes para que los anestesiólogos usaran
el sistema.
Costo aproximado del proyecto 12 millones de dolares
Aprovechando las ventajas de la TI
La FVL continua recibiendo requerimientos. SAP ha integrado
toda la información en una sola base de datos .
Cualquier iniciativa debe tener en cuenta la funcionalidad del
sistema.
Se desarrollaron interfaces con aplicaciones médicas
especializadas, como banco de sangre, endoscopias, etc.
Uno de los mayores beneficios integrar código de barras
para admin medicamentos.
Facturación mejoro de forma significativa.
Mejor trazabilidad de la información
Proceso de auditoria más ágil
Cadena de abastecimiento mejoró, al tener el inventario en
línea.
Proceso de atención al paciente más eficiente e integrado
Enfermeras cumplimiento de los "cinco correctos"
Perdida de HC se redujo a cero
Eliminación de muchas tareas manuales
Trazabilidad de quién ingreso al sistema y qué hizo
Sobreviviend
o a SAP:
internalizand
o nuevas
rutinas
La sistematización de los procesos en un hospital trae consigo nuevos retos.
La sensación de seguridad que puede crear esta
automatización,
“Sinapsis no fue un proyecto de tecnología, fue un proyecto de rediseño de procesos, de aprender
a trabajar de forma diferente a
como veníamos haciendo”
¿si tuvieran la posibilidad de suprimir SAP y volver a las
rutinas organizacionales anteriores, lo harían?
Este encadenamiento cambia el modo de trabajar de manera muy significativa dado que
todos tienen que focalizarse en el proceso completo, no simplemente en “mis tareas”.
el soporte permanente a los usuarios finales, el entrenamiento intensivo a quienes ingresan al hospital y los nuevos desarrollos del sistema
para mejorar la calidad y la eficiencia de la atención a los pacientes de la FVL, ayudaron a consolidar los logros de la implementación del
sistema
La implementación del sistema trajo consigo cambios
significativos en la manera de entender el trabajo de cada
quien
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