Clase IX Sistemas y Procedimientos

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Sistema de Compras
Es mejor saber comprar que vender
TIENE EL OBJETIVO DE REDUCIR COSTOS Y MANTENER UN NIVEL DE CALIDAD DESEADO.
CADA UNO DE LOS MATERIALES Y SERVICIOS NECESARIOS PARA LA PRODUCCIÓN DEBE ESTAR DISPONIBLE EN LA CALIDAD REQUERIDA Y EN EL MOMENTO QUE SE LO NECESITE, CON EL MENOR INVENTARIO POSIBLE.
Compras.
Nos permite optimizar los recursos financieros.
Manejar un stock mínimo.
Relacionar la parte interna y externa, en función de la calidad deseada.
 Localizar fuentes alternativas de abastecimiento.
Conocer sobre productos disponibles en el mercado y su posible utilización.( innovar)
Eficacia en la gestión de compras.
Dirección.
Producción.
Ingeniería de productos.
Recepción y almacenes.
Contabilidad.
Finanzas.
Sectores relacionados
Fuentes de aprovisionamiento: donde se consiguen (locales/ internacionales)
Analizar fabricar/comprar, certificación de proveedores, fijación de estándares, emisión de pedidos, etc.
Contratación de suministros, y relaciones con proveedores.
Administración de inventarios, productos perecederos, transporte de bienes, etc.
Compras centralizadas o descentralizadas.
Decisiones estratégicas
 en las compras
Compras normales locales.
Compras normales del exterior.
Compras menores o por fondo fijo.
Compras de bienes de uso.
Compra por licitación.
Compras de servicios.
Tipos de compras.
1-Detección de necesidad de comprar.
2- Requerimiento al sector compras.
3- Búsqueda y selección de proveedores.
4- Recepción de cotizaciones.
5- Adjudicación de compra.
6- Seguimiento de pedidos.
7- Recepción e inspección de los bienes.
8- Almacenamiento de los bienes.
9- Registración de compras.
Compras normales
circuito
Depende de: Demanda estimada
 Política de inventarios
 Plan de fabricación
Punto de pedido: El volumen que nos permite la reposición antes que se agoten.
 
 
Detección de la necesidad 
de comprar
Ante la detección de niveles de existencia mínimos los diferentes sectores realizan el pedido a compras.
Requerimiento de aprovisionamiento.
VARIABLES:
1. CALIDAD. Cumplimiento de las especificaciones técnicas.
2. PRECIO.
3. GARANTIA Y SERVICIO.
4. TIEMPO DE ENTREGA.
5. CONDICIONES FINANCIERAS. Forma y plazos de pago.
Evaluación de Cotizaciones
EMISIÓN DE UNA ORDEN DE COMPRA.
FUNCIONES.
Convenio entre comprador y vendedor.
Cumple con el rol de informar a las partes de la empresa que la rutina de compra esta en marcha.
Adjudicación de Compras
INSPECCIÓN EN CUANTO A CALIDAD Y CLASE DE BIENES, ACEPTANDO EL REMITO DEL PROVEEDOR O RECHAZANDO LOS BIENES.
BIENES RECIBIDOS A REVISAR: Son bienes que necesitan otro tipo de análisis en cuanto a su calidad. 
INFORMAR AL DEPARTAMENTO DESTINO LA LLEGADA DE SUS BIENES.
ARCHIVO DE ORDENES DE COMPRAS CUMPLIDAS.
Recepción e Inspección
REGISTRAR GASTOS O ACTIVAR BIENES.
REGISTRAR PAGO O MOVIMIENTO EN LA CUENTA CORRIENTE DEL PROVEEDOR.
MOMENTO DEL REGISTRO:
 -Con la entrega de la factura
 -Al recibir los bienes.
Registrar Compras
REDUCCIÓN DE ARCHIVOS Y TIEMPOS.
ES NECESARIO UN SISTEMA ESTANDARIZADO.
INTERRELACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOS Y PROVEEDORES.
PRODUCTOS CON IDENTIFICACIÓN MAGNÉTICA.
FACILITA EL CONTROL DE STOCK.
Compras por Medios Electrónicos
1- SEPARACIÓN DE FUNCIONES: que la persona encargada de la compra no sea la misma que custodia los bienes (depósito, recepción de bienes).
La persona encargada de registrar la compra (contabilidad, cuentas a pagar) tiene que ser distinta a la persona encargada de la compra y el encargado de depósito.
Realizar control por oposición de intereses. 
Control de Compras 
Normas de Control Interno
2- DETERMINAR LOS PUNTOS DE PEDIDO Y HACER INVENTARIOS PERIÓDICOS DE CIERTOS PRODUCTOS:
Controlar el nivel de inventarios en forma automática, trabajar con stocks máximos, mínimos y puntos de pedido.
Para fijar los puntos de pedido hay que tener en cuenta; los planes de consumo previstos, el tiempo de reposición desde que se hace el pedido hasta que efectivamente llega lo solicitado.
Control de Compras 
Normas de Control Interno
3- SOLICITAR COTIZACIONES A MAS DE UN PROVEEDOR: evitar tener un solo proveedor, buscar opciones de mejores precios. 
Realizar pedidos de cotizaciones por escrito, con las especificaciones técnicas del producto. 
Establecer pautas para adjudicar las compras a los proveedores. 
Control de Compras 
Normas de Control Interno
4- REALIZAR CONTROL DE RECEPCIÓN: 
Verificar que se cumplan los requisitos de cantidad y calidad que establece la orden de compra. 
Control de Compras 
Normas de Control Interno
5- CONTRATAR SEGUROS SOBRE LAS MERCADERIAS EN TRÁNSITO Y EN ALMACENES: cubrirse de pérdidas, siniestros, fraudes y contingencias.
6- REGISTRACIÓN: incorporar al patrimonio los productos, actualizar los inventarios. 
Control de Compras 
Normas de Control Interno
7- DOCUMENTACIÓN. LEGAJOS DE COMPRAS: 
Mantener normas de diseño en los formularios utilizados. 
-Solicitud de compra: almacenes o depósito emitirá la solicitud de compra, especificando cantidad y calidad del producto.
-Pedido de cotización: compras emite el pedido de cotización y lo envía a los proveedores.
-Orden de compra: adjudicada la compra al proveedor, compras enviará la orden de compra. Debe contener producto solicitado, calidad, cantidad, plazo de entrega, condiciones de pago.
-Parte de recepción: documento emitido por recepción, indica el producto recibido, su cantidad y calidad.
Control de Compras 
Normas de Control Interno
8- AUDITORIA OPERATIVA: Cumplimiento de los controles.
9- ARCHIVOS: Proveedores, cotizaciones, ordenes de compras, solicitud de compras, parte de recepción remitos, etc.
Control de Compras 
Normas de Control Interno
1- Recepción de la solicitud de compra
2-Elección del proveedor
3- Registro de proveedores (adjudicación, seguimiento)
4-Redacción de la orden de compra/autorización
5- Información sobre el producto recibido (que el remito coincida con la factura)
6- Verificación del producto comprado
7- Evaluación entrega de proveedores/calificar al proveedor, agregar al legajo
Procedimiento General de Compras