Auditorias y registros de empresas

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Auditorias y Registros de 
Empresa
6.0 Conceptos previos.
6.1 ¿Qué es una auditoria de calidad?
6.2 Tipos de Auditorias.
6.3 Objetivos de la Auditoria.
6.4 Cualificación de los auditores.
6.5 Funciones, responsabilidades y 
tareas de los auditores.
6.6 ¿Cómo auditar?
Tema 6 - Control de Calidad 2
6.0 - Conceptos Previos
◼ Control de la Calidad: Técnicas y
actividades de carácter operativo, utilizadas
para cumplir los requisitos para la calidad.
◼ Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de
acciones implantadas dentro del SC, para
proporcionar la confianza óptima de que una
entidad cumplirá requisitos para la calidad.
◼ Gestión de la Calidad: Conjunto de
actividades que determina la política de la
calidad, responsabilidad de la dirección.
◼ Calidad total: Forma de gestión de una
organización, basado en la coordinación y
participación de todos sus miembros para la
calidad.◼ Calidad: Conjunto de
características de una entidad que
le confieren la aptitud negativa o
positiva para satisfacer las
necesidades establecidas y las
implícitas.
Evolución de la Calidad
◼ Sistema de Calidad (SC): Estructura
organizativa, procedimientos, procesos y
recursos necesarios para implantar la
gestión de la calidad.
Tema 6 - Control de Calidad 3
6.1 - ¿Qué es una Auditoría de Control de 
Calidad?
¿Quién está implicado?
AUDITOR Una persona calificada para planear y
conducir auditorias de acuerdo a un estándar y este
estándar puede ser usado como referencia a una o más
auditorias.
CLIENTE
La organización que
requiere la auditoria, para
que esta se lleve a cabo y
así obtener seguridad en
la calidad.
AUDITADO
La organización que es
auditada; esta puede ser
una organización completa
o una parte de la misma.
Definición:
Evaluación sistemática y objetiva para comprobar si las actividades y
los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos
planes están implantados de forma efectiva y además son adecuadas
para alcanzar los objetivos de calidad.
Tema 6 - Control de Calidad 4
Externas
 de Clientes
 de Certificación
Internas
6.2 - Tipos de Auditorías
Auditorias
- Realizadas por personal de
la organización pero que
no tiene relación directa
con la actividad auditada.
- Las realiza personal contratado por la organización.
- Satisface a clientes y a inversores.
- Se realizan generalmente para el control o restauración
de la calidad, pero sólo cuando los estados financieros
pueden verse afectados.
Tema 6 - Control de Calidad 5
Auditoria Interna Auditoria de Cliente
Auditoria de
Certificación
Proporcionan
confianza externa
Proporcionan
confianza interna
Mejora de los 
procesos
Mejora del Sistema de
Calidad
◼ Las auditorias internas se programan en función de la
naturaleza e importancia de la actividad sometida a
auditoria. Además sirve de apoyo a una auditoria
externa.
Tipos de Auditorías
Tema 6 - Control de Calidad 6
6.3 - Objetivos de las Auditorías
◼ Determinar la conformidad o 
no de los elementos del SC 
con los requisitos observados.
◼ Determinar la eficacia del SC 
implantado para alcanzar los 
objetivos.
◼ Proporcionar al auditado la 
oportunidad de mejorar su 
SC.
◼ Hacer que se cumplan los 
requisitos reglamentarios.
◼ Permitir la inscripción del SC 
del organismo auditado en un 
registro.
Objetivos de las Auditorias
◼ Hacer la evaluación inicial de un 
suministrador antes de establecer 
relaciones contractuales.
◼ Verificar en el organismo, que su 
SC cumple los requisitos 
establecidos y que realmente esta 
implantado.
◼ Verificar que, en una relación 
contractual, el SC del 
suministrador es eficiente.
◼ Hacer la evaluación, en el marco 
del propio organismo, de su SC 
con relación a una norma de SC.
Razones para realizar una Auditoria
Tema 6 - Control de Calidad 7
6.4 - Cualificación de los Auditores
Cualidades Personales
Formación y experiencia
Mantenimiento de la aptitud
Personas abiertas, maduras, con sentido común, 
tenacidad, realistas y con capacidad de análisis.
Aptitud para ver las situaciones complejas
desde un punto de vista general y con espíritu 
cooperativo y comunicativo.
Estudios secundarios, conocimientos
de las normas aplicables, técnicas de
evaluación de pruebas, apreciaciones
y de informes. 4 años de experiencia
practica (aseguramiento de la calidad).
Estar al día en el conocimiento de
las normas relativas a los SC y en
los métodos y procedimientos de
las auditorias.
Participar en cursos de formación y/o perfeccionamiento;
estar sometido al examen de sus actuaciones por el comité.
Tema 6 - Control de Calidad 8
◼ Elección del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la
responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría. Debe
haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de
comunicación y gestión del equipo.
6.5 - Funciones responsabilidades y tareas 
de los auditores
Responsabilidades Funciones
◼ Del Auditor Jefe.
◼ Del equipo auditor o
auditores.
◼ Del auditado.
◼ Del Auditor Jefe.
◼ Del equipo auditor o
auditores.
◼ El auditado es elemento
pasivo y no realiza ninguna
función.
Tema 6 - Control de Calidad 9
Funciones responsabilidades y tareas de 
los auditores
AUDITOR JEFE
◼ Responsable final de todas las fases de la
auditoría; debe preparar el plan y presentar
el informe de la auditoría .
◼ Participar en la selección de los miembros
del equipo auditor y presentarlos ante el
auditado.
◼ Definir los requisitos de cada trabajo de la
auditoría. Revisar la documentación del SC.
Dar instrucciones al equipo auditor.
◼ Informar y comunicar al auditado sobre los
resultados de la auditoría, las no
conformidades críticas y los obstáculo
importantes durante el curso de la auditoría.
Funciones
Responsabilidades
Tema 6 - Control de Calidad 10
Funciones, responsabilidades y tareas de 
los auditores
AUDITORES
◼ Elaborar un informe sobre los resultados de
la auditoria y consignar las observaciones.
◼ Cooperar con el auditor jefe.
◼ Preparar y realizar con eficacia las
responsabilidades asignadas.
◼ Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de
la auditoria. Respetar la deontología
profesional.
◼ Recoger y analizar datos para obtener
conclusiones relativas al SC auditado.
Funciones
Responsabilidades
Tema 6 - Control de Calidad 11
Funciones responsabilidades y tareas de 
los auditores
AUDITADO
◼ Informar al personal afectado sobre el objeto
y finalidad de la auditoría; designar a los
mandos de su personal para que acompañen
al equipo auditor.
◼ Poner a disposición del equipo auditor los
medios necesarios para asegurar el
desarrollo optimo de la auditoría.
◼ Cooperar con los auditores para alcanzar los
objetivos de la auditoría.
◼ Determinar e iniciar las acciones correctoras
atendiendo al informe de la auditoría.
Responsabilidades
Tema 6 - Control de Calidad 12
6.6 - ¿Cómo auditar?
Revisión preliminar del SC 
auditado
-Si el SC no es el adecuado 
conviene no continuar con 
la auditoría.
-Base para preparar la auditoría y 
juzgar el SC auditado.
Tareas del equipo
auditor
-Conviene asignar a cada auditor
la auditoría de elementos
Específicos del SC. Esta
asignación será hecha por el
auditor jefe.
Documentos de trabajo
- Listas de verificación para cada
elemento del SC.
- Formularios para recoger
observaciones y formularios para
consignar evidencias.
Plan de la auditoría
- Conocido con antelación.
- Flexible para permitir cambios 
durante la auditoría. 
-Debe incluir: objetivos, identidades
del equipo auditor, fecha y lugar de
la auditoría, áreas a auditar...
PREPARACIÓN
DE LA AUDITORIA
Tema 6 - Control de Calidad 13
¿Cómo auditar?
Reunión inicial
- Presentación del equipo auditor 
y de un resumen de métodos y 
procedimientos a utilizar.
- Confirmar el horario de reuniones
intermedias y final, y la disponibilidad 
de medios e instalacio-
nes que se precisen.
Observaciones de 
la auditoría
- Documentar todas las observa-
ciones y determinarlas que deben 
considerarse no conformidades.
- Las no conformidades deben
referenciar los requisitos que se 
Incumplen.
Recogida de evidencias
- A través de entrevistas, examen
de documentos y observación de
las áreas afectadas.
- Anotar los indicios de no
conformidad para su posterior
investigación.
.
Reunión final 
con el auditado
- Presentar: las observaciones de
la auditoría a la dirección del 
auditado y asegurarse de su 
comprensión; las conclusiones 
del equipo auditor relativas al SC.
-Levantar acta de esta reunión.
EJECUCIÓN
DE LA AUDITORIA
Tema 6 - Control de Calidad 14
¿Cómo auditar?
◼ Es responsabilidad del auditor jefe.
◼ El informe tiene por objeto exponer los
hechos, no analizar las causas, ni
recomendar acciones correctoras.
◼ En caso de duda sobre alguna situación
auditada, no considerarla.
◼ Debe contener: objetivo y alcance de la
auditoría, observaciones de no
conformidad, capacidad del SC para
alcanzar los objetivos definidos, lista de
distribución del informe...
 Informe de la Auditoría
Tema 6 - Control de Calidad 15
¿Cómo auditar?
◼ Retener solo los hechos. No tener en cuenta
rumores o suposiciones.
◼ Tener en todo momento el control de la
auditoría. Preguntar y escuchar, no discutir.
◼ Adaptarse a la situación y al auditado.
Examinar en detalle la documentación.
◼ Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser
simple, preciso y adaptado al interlocutor.
◼ Generalmente el auditor debe escuchar y
mantener un tono de cooperación.
◼ Para estudiar una situación, usar las
tradicionales: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde?...
Recomendaciones
practicas
Comportamiento del auditor
Tema 6 - Control de Calidad 16
¿Cómo auditar?
¿NECESITA 
INSTRUCCIONES 
ESCRITAS?
¿CONFORME
INSTRUCCIONES?
Conforme
NO CONFORME
¿EXISTEN?
NO CONFORME 
O
NO ADAPTADA
¿ALCANZA 
OBJETIVOS?
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA
Tarea Examinada
CONFORME
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
	Diapositiva 1: Auditorias y Registros de Empresa
	Diapositiva 2: 6.0 - Conceptos Previos
	Diapositiva 3: 6.1 - ¿Qué es una Auditoría de Control de Calidad?
	Diapositiva 4: 6.2 - Tipos de Auditorías
	Diapositiva 5: Tipos de Auditorías
	Diapositiva 6: 6.3 - Objetivos de las Auditorías
	Diapositiva 7: 6.4 - Cualificación de los Auditores
	Diapositiva 8: 6.5 - Funciones responsabilidades y tareas de los auditores
	Diapositiva 9: Funciones responsabilidades y tareas de los auditores
	Diapositiva 10: Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores
	Diapositiva 11: Funciones responsabilidades y tareas de los auditores
	Diapositiva 12: 6.6 - ¿Cómo auditar?
	Diapositiva 13: ¿Cómo auditar?
	Diapositiva 14: ¿Cómo auditar?
	Diapositiva 15: ¿Cómo auditar?
	Diapositiva 16: ¿Cómo auditar?