trabajo en equipo 10 - Maria Isabel Arias rivera

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Equipos de mejora y herramientas 23
* Exposición La introducción al tema no debe ser larga ni corta. Se ha de huir tanto de la
retórica y de la reiteración, como de la excesiva esquematización o síntesis, pero debe
marcarse claramente el objetivo de la reunión y el orden del día o pasos que se darán para
alcanzarlos.
* Desarrollo Es necesario para cada punto del orden del día marcar la tarea y objetivo a
desarrollar. El diálogo general comenzará inmediatamente, debiendo ser el primer turno
de preguntas de carácter aclaratorio si las hubiera. Después debe someterse a decisión de
los asistentes el orden en que deben producirse las intervenciones. No obstante, es más
natural la permisión de que estas broten espontáneas, y cuando éstas se agoten, ofrecer la
palabra a los silenciosos, con algún orden, a fin de que no parezca que existen diferencias.
En esta fase se abordan las fases de solución de problemas ya mencionadas. Igualmente
para cada uno de los puntos del orden del día es necesario resumir las conclusiones o
acuerdos tomados de forma que todos los asistentes sena conscientes de los mismos y los
ratifiquen.
Veamos a continuación como se desarrolla la reunión, es decir, como se dialoga. En este
punto son de gran importancia las preguntas, es decir, el diálogo a base de preguntas. Por
lo tanto, las preguntas, por su importancia y variedad juegan un papel insustituible en la
dinámica de toda reunión.
Las preguntas tienen varios fines:
o Provocar la reflexión.
o Solicitar información o soluciones.
o Subrayar algún punto oscuro o alguna opinión.
o Rechazar generalizaciones.
o Centrar la conversación sobre el tema.
Se comentan a continuación una lista de posibles preguntas:
o Generales: Las que se dirigen al conjunto del grupo.
o Directas: Cuando el destinatario es una persona concreta. Debidamente hechas
estimulan la participación del tímido o recién llegado.
o Devueltas: La pregunta vuelve a quien la formuló.
o Cerradas: Obligan a responder sí o no.
o Abiertas o circunstanciales: Preguntas que demandan explicación. El margen de
contestación es amplio, pues no limitan necesariamente la respuesta de los
interlocutores.
* Conclusión: Al igual que para cada punto del orden del día y con el mismo objetivo, es
necesario especificar las conclusiones firmadas de la reunión con los acuerdos tomados,
responsabilidades asignadas, próxima reunión, etc.
A veces, los diálogos, o incluso discusiones, entrañan puntos o casos delicados. Por ello,
puede ser muy conveniente que el ponente tenga preparada alguna observación para
indicarla en el momento oportuno, evitando así desviaciones o el herir innecesariamente a
alguien.
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Una vez las opiniones han sido formuladas se pasa a la Toma de Decisiones, donde se
procede a coordinar puntos de vista y conciliar pareceres. Los miembros de una reunión,
ante la resolución de un problema, tienen una disposición personal ambivalente, y según
esta ambivalencia, caben cuatro hipótesis fundamentales, según las cuales a la toma de
decisiones se llegará por uno u otro camino. Obsérvese la figura 1 de la página siguiente
donde se contraponen las preferencias personales con las expectativas del grupo.
o Computación: Hay coincidencia de los participantes.
o Votación: La decisión se logra tras votación y triunfo de la opinión mayoritaria.
o Consenso: La Toma de Decisión debe conseguirse a través del acuerdo,
intentando acercar posturas y cediendo todos, proporcionalmente, posiciones.
o Inspiración interna o asesoramiento exterior: Es el caso de desorientación. La
solución podrá venir entonces por la inspiración de un miembro que polariza la
decisión, o solicitando la solución a un experto externo.
Por último, se realiza una evaluación de la reunión, para lo que existen dos técnicas
fundamentales como son la autoevaluación y la observación, como ya se ha explicado en
el apartado anterior.
La acción que sigue a la reunión consiste en la anotación ordenada de los acuerdos, Acta o
Informe, que se remite a todos los asistentes, recordando los plazos de actuación
indicados. Esta acta debe ser un documento corto, claro, preciso e indicativo. En la página
siguiente se adjunta un ejemplo de un acta de reunión.