Actividades tipicas de auditoria

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Unidad 3. Documentación y auditoría 
Actividades típicas de una auditoría 
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Inicio de la auditoría 
 
o En cualquier auditoría se debe designar un líder del equipo auditor cuando se realiza una 
auditoría conjunta, es decir, entre dos o más organizaciones a una empresa. Es importante 
alcanzar acuerdos entre las organizaciones auditoras antes del comienzo de la misma y 
sobre las responsabilidades específicas correspondientes a cada organización, 
particularmente en relación con la autoridad del líder del equipo designado. 
 
o Una vez designado el auditor líder, se deben establecer los objetivos, alcances y 
criterios, aquí el equipo de auditores tendrá que determinar la viabilidad de la auditoría 
considerando si existe información suficiente y apropiada para planificar la auditoría, si 
existe una cooperación y el compromiso de la alta dirección, el tiempo y los recursos. 
 
o Finalmente, se debe tener un contacto inicial con el auditado, el cual puede ser informal 
o formal de acuerdo con los criterios establecidos previamente, con esto se busca tener 
buenos canales de comunicación, confirmar la disposición del auditado, así como la fecha y 
la hora de la auditoría. 
 
 
 
 
Inicio de auditoría
• Designación del líder del 
equipo auditor.
• Definición de los 
objetivos, alcances y 
criterios de auditoría.
• Determinación de la 
viabilidad de la auditoría.
• Selección del equipo 
auditor.
• Establecimiento del 
contacto inicial con el 
auditado.
Revisión de la 
documentación
• Revisión de los 
documentos pertinentes 
al sistema de gestión, 
incluyendo los registros y 
determinación de su 
adecuación con respecto 
a los criterios de 
auditoría.
Preparación de la 
auditoría in situ
• Preparación del plan de 
auditoría.
• Asignación de tareas del 
equipo auditor.
• Preparación de los 
documentos de trabajo.
Realización de las actividades 
de la auditoría in situ
• Realización de la reunión de 
apertura.
• Comunicación durante la 
auditoría.
• Papel y responsabilidades de 
los guías observadores.
• Recopilación y verificación de 
la información.
• Generación de hallazgos de la 
auditoría.
• Preparación de las 
conclusiones de la auditoría.
• Realización de la reunión de 
cierre.
Preparación, aprobación 
y distribución del informe 
de auditoría
• Preparación del informe 
de auditoría.
• Aprobación y distribución 
del informe de auditoría.
Finalización de la auditoría.
Realización de las 
actividades de 
seguimiento de la 
auditoría.
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Revisión de la documentación 
 
o Para poder iniciar las actividades in situ, se hace una revisión documental para poder 
determinar que el sistema cumple con los requisitos para poder llegar a cabo la 
auditoría. Esta revisión incluye documentos, registros y cualquier evidencia que dé fe del 
cumplimiento a la norma. 
 
En algunas situaciones todo depende del contexto en que se dé la auditoría, por ejemplo, 
recursos financieros, tabuladores de sueldos. La revisión se puede posponer hasta el inicio 
de las actividades in situ. Si esto pasa, no perjudica la eficacia de la realización de la 
auditoría. En otras situaciones, puede hacerse una visita preliminar al lugar para obtener 
una visión general apropiada de la información disponible. 
 
o Si se encuentra que la documentación es inadecuada, el líder del equipo auditor debe 
informar al cliente de la auditoría, así como a todos los involucrados en el programa de 
auditoría, con el objetivo de tomar una decisión al respecto, que puede ser una 
reprogramación o continuar bajo la autorización y riesgo del cliente. 
 
Preparación de las actividades in situ 
 
o El programa de auditorías debe señalar su duración, las áreas de la organización que 
se someterán a tal evaluación y la gente que deberá estar disponible para contestar las 
preguntas del auditor. 
 
o En la preparación del plan de auditoría se deberán incluir los siguientes puntos (ISO 
19011:2002): 
 
 
 
 
 
 
 
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Esquema 1. Preparación del plan de auditoría 
 
 
 
También se recomienda, cuando se considere apropiado, lo siguiente: 
 
Esquema 2. Consideraciones para la preparación del plan de auditoría 
 
 
 
Preparación del 
plan de 
auditoría
Objetivos.
Criterios de auditoría y documentos de referencia.
El alcance de la auditoría, incluyendo unidades de la organización y unidades 
funcionales y los procesos que van a auditarse.
Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoría in situ.
La hora y la duración estimada de las actividades de la auditoría in situ, incluyendo 
las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor.
Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los 
acompañantes.
La asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoría.
Consideraciones La identificación del representante del auditado en la auditoría.
El idioma de trabajo y del informe de la auditoría, cuando sea diferente 
del idioma del auditor o del auditado.
Los temas del informe de la auditoría.
Preparativos logísticos (viajes, recursos disponibles in situ, entre 
otros).
Asuntos relacionados con la confidencialidad.
Cualquier acción de seguimiento de la auditoría.
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o Un plan de auditoría debe ser revisado y aprobado por el cliente y se debe 
presentar al auditado antes de que se inicie el proceso y las actividades de la auditoría. 
Finalmente, cualquier desavenencia debe ser resuelta entre las tres partes: auditor, 
auditado y cliente de la auditoría. De igual forma, el plan de auditoría debe ser revisado 
con anticipación por las partes involucradas. 
 
o Otra actividad en esta fase del proceso es la asignación de tareas al equipo auditor, 
entre ellas están los procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas a 
trabajar. Para la realización de esta asignación se debe considerar la competencia del 
auditor, sin embargo, a medida que avanza la auditoría se pueden realizar cambios. 
 
El equipo auditor está obligado a revisar toda la información pertinente a las tareas que 
le han sido asignadas con el objetivo de preparar todo aquel documento que servirá 
como referencia o registro durante y después del desarrollo de la auditoría 
 
Realización de las actividades de la auditoría in situ 
 
o La primera actividad que se deber realizar es la reunión de apertura. En ella se 
confirma el plan de auditoría, implica realizar un breve resumen de cómo se llevarán a 
cabo estas actividades, se confirman canales de comunicación y se tiene el primer 
acercamiento con las áreas que serán auditadas. 
 
Durante la auditoría, el líder del equipo auditor deberá tener una comunicación 
permanente con el auditado y cuando sea apropiado con el cliente de la auditoría. 
 
o Al momento en que el equipo auditor identifica que las evidencias disponibles no 
son suficientes para alcanzar el objetivo, el líder del equipo auditor debe informar 
inmediatamente al cliente de la auditoría y al auditado para determinar las acciones que 
conduzcan al logro de objetivos. Estas acciones pueden incluir la reconfirmación o la 
modificación del plan de auditoría, cambios en los objetivos de la auditoría o en su 
alcance, o la terminación de la auditoría. 
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o En las auditorías normalmente se asigna un equipo de guías como observadores, 
estos elementos pueden acompañar al equipo auditor, pero no forman parte del mismo 
y no deben influir ni interferir en la realización de la auditoría. 
 
o Al momento de llevar a cabo la auditoría, se debe recopilar mediante un muestreo 
apropiado y verificarse, la información necesaria y pertinente para objetivos, 
alcance y criterios de la misma que ya fueron definidos. Las auditorías incluyen la 
verificación de las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. Sólo la 
información que es verificable (documentos, registros, procedimientos) puede constituir 
evidencia de la auditoría, y esta evidencia debe ser registrada y tomarse como base 
para el informe de auditoría. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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A continuación se muestra el proceso de recopilación de información hasta las conclusiones de la 
misma. 
 
Esquema 3. Visión general del proceso 
desde la recopilación de información hasta las conclusiones de la auditoría 
 
 
 
 
Fuente: ISO 19011:2002 
 
Los métodos para recopilar esta información incluyen: registros, informes, entrevistas, observación 
de actividades y revisión de documentos en general. 
 
Durante la auditoría se van a encontrar situaciones que no cumplen ya sea con la norma o con lo 
establecido en el manual de la calidad. Éstas se llama hallazgos y se clasifican en no conformidades 
mayores y menores. 
 
 
Recopilación mediante un 
muestreo apropiado y 
verificación 
Evaluación frente a los criterios 
de auditoría 
Revisión 
Conclusiones de auditoría 
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Las no conformidades se pueden clasificar en: 
 
Esquema 4. Clasificación de las no conformidades 
 
 
 
Cuando los objetivos de la auditoría así lo especifiquen, los hallazgos de la auditoría pueden identificar 
una oportunidad para la mejora. 
 
o Una vez que se ha concluido la auditoría, el equipo auditor debe reunirse antes de la 
reunión de cierre para: 
 
a) Revisar los resultados de auditoría que incluye un análisis de los hallazgos. 
b) Definir las conclusiones a las que se llega después de la auditoría. 
c) Preparar un informe de auditoría, el cual incluye hallazgos y las recomendaciones para 
cada uno. 
 
o Finalmente, se llevará a cabo la reunión de cierre con la alta dirección de la empresa para 
presentar el informe de la auditoría, es en esta reunión en donde las partes involucradas 
definen un plan de acciones correctivas y preventivas para atender las recomendaciones 
hechas por el equipo auditor. 
 
Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría 
 
El líder del equipo auditor debe ser responsable de la preparación y del contenido del 
informe de la auditoría, éste tiene que ser preciso, conciso y claro. 
No conformidades mayores:
representan un fallo en el sistema por no 
cumplir con un requisito de la norma. 
No conformidades menores:
representan una debilidad menor en un 
registro o procedimiento. 
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Algunos datos que no se pueden obviar son: la fecha, la firma de quien revisa y aprueba, 
también a quién se le distribuirá copia del mismo. 
 
Finalización de la auditoría 
 
La auditoría finaliza cuando todas las actividades del plan de auditoría se hayan realizado y el 
informe aprobado de auditoría esté distribuido. 
 
Realización de las actividades de seguimiento de una auditoría 
 
Todo resultado de auditoría debe indicar a la empresa las acciones correctivas y preventivas 
necesarias para la mejora continua de los procesos indicados en el manual de calidad y que, 
sin duda, representan un área de mejora o de oportunidad para elevar la calidad de sus 
productos o servicios. 
 
Como puede observarse, las auditorías son de vital importancia para el seguimiento, la 
medición y la mejora de los sistemas de gestión ya sea de calidad o ambiental.