Tema 4 5 Diseño Organizacional 2019

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Diseño y Estructura Organizacional
UNIDAD IV- 4.5
2019 
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CATEDRA DE SISTEMAS Y ORGANIZACIONES
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS 
 FACULTAD REGIONAL TUCUMAN
 *Que el estudiante releve, describa y desarrolle técnicas de representación de estructuras organizativas (organigramas) y de departamentalización para hacer eficientes los sistemas de información y facilitar la toma de decisiones, las comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales, para lograr un sistema socio-técnico-económico competitivo. Desarrolle la capacidad de codificar la estructura organizativa, calcule la dotación de personal de la organización, desarrolle organigramas basado en entegramas, pueda describir la estructura organizacional y desarrollar el manual de funciones y descripción de puestos. Use software apropiado para esto.
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OBJETIVOS DE LA
 UNIDAD TEMATICA IV
*Que el estudiante releve, describa y desarrolle técnicas de representación de estructuras organizativas (organigramas) y de departamentalización para hacer eficientes los sistemas de información y facilitar la toma de decisiones, las comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales, para lograr un sistema socio-técnico-económico competitivo. Desarrolle la capacidad de codificar la estructura organizativa, calcule la dotación de personal de la organización, desarrolle organigramas basado en entegramas, pueda describir la estructura organizacional y desarrollar el manual de funciones y descripción de puestos. Use software apropiado para esto.
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OBJETIVOS DE LA
 UNIDAD TEMATICA IV
4.5 Representación gráfica: entegrama y organigrama. Ventajas y limitaciones. Normalizados y No normalizados. Falencias en la confección de organigramas. Representación de Estructuras. Codificación de estructuras jerárquicas funcionales. Técnicas de codificación. Manual de procedimiento. Descripción de cargos. Dotación y cálculo de personal
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CONTENIDOS A DESARROLLAR
REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Para que las personas que integran una organización, puedan percibir el ordenamiento que la rige, necesitan una herramienta documentada que puede ser: 
Descripción literal de la estructura
Representación gráfica de estructura (organigrama)
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
ORGANIGRAMAS
Definición: Son la representación gráfica simplificada de la estructura formal de una organización
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
 Objetivos:
(1) Servir de medio de información
	1) Mostrar en forma gráfica e integral un esquema simplificado de la organización formal 	
	2) Informar a cada miembro de la organización el lugar que ocupa en la misma
	3) Permite conocer la formación de la misma
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
(2) Servir como herramienta de análisis, diseño u optimización de estructuras
	1) Da un enfoque global de la estructura 
	2) Facilita análisis y corrección de la ubicación de cargos según sus áreas.
	3) Permite análisis y aplicación de principios de organización
	4) Facilita analizar procesos que definen las relaciones jerárquicas.
	5) Facilita análisis de canales formales de comunicación
	6) Facilita propuesta de innovación de estructuras
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Limitación de los organigramas
	1) La información que brinda es incompleta referente a jerarquías y funciones de cada cargo.
	2) Un organigrama mal diagramado o desactualizado puede ser causa de graves conflictos. 
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Definiciones
1- Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura formal de la organización.
2- Entegrama: Es la representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura.
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Definiciones
3- Líneas de dependencia Jerárquica: Líneas que relacionan jerárquicamente los entegramas.
4- Líneas de dependencia funcional: Líneas que relacionan funcionalmente los entegramas.
5- Nivel: Existen porque hay un límite al número de personas que un gerente puede supervisar con efectividad
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Representación
El organigrama estará representado por niveles, entegramas y líneas de dependencia jerárquica, pudiendo existir líneas de dependencia funcional.
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GERENTE GENERAL
GERENTE DE VENTAS
GERENTE DE PRODUCCIÓN
GERENTE DE ADMINISTRACION
 
 
 
 
centro  computo
	NIVEL JERÁRQUICO
	GERENTE GENERAL
	GERENTE DE AREA
	SECCIÓN
Entegramas
Líneas de dependencia jerárquica
Líneas de dependencia funcional
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Entegramas
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TESORERIA
TESORERO
TESORERIA
G. GUTIERREZ
FUNCIÓN
FUNCIÓN Y FUNCIONARIO
CARGO
DEPARTAMENTO PERSONAL
12.000
23
DEPARTAMENTO DE PERSONAL 
JEFE DE PERSONAL
12.000
23
DEPARTAMENTO DE PERSONAL 
JEFE DE PERSONAL
L- GUTIERREZ
12.000
23
FUNCIÓN Y NIVEL JERARQUICO CODIGO/PERSONAL
FUNCIÓN Y NIVEL JERARQUICO CODIGO/PERSONAL
FUNCION Y NIVEL JERARQUICO 
TITULAR
CODIGO/PERSONAL
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Red estrucutral
1° Los entegramas están vinculados vertical y horizontalmente mediante líneas de dependencia jerárquico funcional
2° Las líneas de dependencia jerárquica serán continuas
3° Las líneas de dependencia funcional serán de trazo 
4° A un Entegrama podrá llegar o salir una sola línea de dependencia jerárquica.
5° Las líneas de dependencia jerárquica no se entrecruzan
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14
REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Diagramación
1° Se utilizará técnica de representación piramidal vertical.
2° Se dividirá mediante líneas de trazo horizontales , en tantas zonas como niveles jerárquicos se deban representar.
3° En el margen izquierdo se indicará el nombre del nivel respectivo, caso contrario se colocará el nivel dentro del entegrama
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GERENTE GENERAL
 VENTAS
PRODUCCIÓN
 ADMINSITRACIÓN
NACIONALES
 LOCALES
	GERENCIA GENERAL
	GERENCIA DE AREA
	SECCIONES
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Diagramación
4° Dentro de cada zona se dibujarán los entegramas que correspondan a ese nivel y se relacionaran mediante las líneas de dependencia jerárquica o funcional
5° Para el caso de Asesor o Comité, se dibuja un entegrama al costado del entegrama que asesoren unidos con línea continua.
6° En caso de no poder ubicar horizontalmente los entegramas por falta de espacio, podrán ubicarse verticalmente
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COMITE
ASESOR
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Diagramación
17
17
REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Organigrama
18
18
REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Organigrama
19
19
REPRESENTACIÓN GRÁFICA
Entegramas NO Normalizados
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ENTEGRAMA SIN RECTÁNGULO
ENTEGRAMA CON INFORMACIÓN CODIFICADA COMPLEMENTARIA
NOMBRE DEL CARGO
N° CODIFICADO DEL CARGO
N° CENTRO DE COSTO
DOTACIÓN DE PERSONAL
TESORERÍA
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REPRESENTACIÓN GRÁFICA
 Organigramas NO Normalizados
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GERENTE GENERAL
GERENTE 
ADMINISTRACIÓN 
GERENTE 
 INGENIERÍA
GERENTE VENTAS 
DPTO. MINORISTAS 
DPTO MAYORISTAS
DIVISIÓN MARKETING
DIVISIÓN SUPERMERCADO
SECCCIÓN FARMACIAS 
COMITÉ G/M
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
FINALIDAD DE LA CODIFICACIÓN:
Diseño de todos los sistemas de información
Para implementación de los sistemas que procesan información
Para procesamiento por computadora de la información.
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
SISTEMA DE CODIFICACIÓN NUMÉRICA.
El código es un número de n+1 dígitos, donde n es el número de niveles jerárquicos de la estructura.
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
1 2 3 0 4/ 1
1° digito: corresponde al poder central
Dígito n+1 Tipo de unidad (asesor, línea,….
Dígitos 2° al n: Corresponde a las unidades de línea 
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
Ejemplos:
1) 134/1 Código de 4 cifras para 3 niveles jerárquicos.
2) 1231/2 Código de 5 cifras para 4 niveles jerárquicos
3) 13321/9 Código de 6 cifras para 5 niveles jerárquicos 
1° N
2° N
5° N
4° N
3° N
1° N
1° N
2° N
2° N
3° N
3° N
4° N
3
2
1
SISTEMA DE CODIFICACIÓN NUMÉRICA.El código representa:
El 1° dígito corresponde a la máxima autoridad
Los dígitos comprendidos entre el 2° y n representa las diversas Unidades a partir del 2° nivel.
Dígito n+1: aclara el tipo de Unidad 
La Unidad está indicada por el último número válido a la derecha. Los dígitos ubicados a su izquierda son las unidades de los que depende jerárquicamente. 
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
SISTEMA DE CODIFICACIÓN NUMÉRICA.
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
1.000/0
1.300/0
1.200/0
1.100/0
1.110/0
1.120/0
1.210/0
1.220/0
1.310/0
1.320/0
1.111/0
1.112/0
1.222/0
1.221/0
1° N
2° N
3° N
4° N
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SISTEMA DE CODIFICACIÓN NUMÉRICA.
DEPENDENCIA DE UNIDADES DEL RANGO NO INMEDIATO
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
1° N
2° N
3° N
4° N
1.000/0
1.300/0
1.200/0
1.100/0
1.110/0
1.001/0
1.210/0
1.310/0
1.301/0
1.111/0
1.112/0
1.202/0
1.201/0
1.010/0
LOS DÍGITOS CORRESPONDIENTES A LAS UNIDADES NO EXISTENTES SE CONSIGNAN CON CERO
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
1 1 2 3 0 / 0
Gerente General – 1° NIVEL
Gerencias de Áreas – 2° NIVEL
Departamentos – 3° NIVEL
Divisiones – 4° NIVEL
Secciones – 5° NIVEL
Sub-código aclaratorio
Sub-código aclaratorio
Dígito sin significado
Dígito para la División 112300 representada p/código
Digito para el departamento 112000
Dígito p/la gerencia de área 11000
Dígito p/la Gerencia General 100000
CÓDIGO NUMÉRICO DE LA DIVISIÓN
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
 Análisis del Primer dígito:
Se asigna el número 1 (seguido de ceros) al primer dígito, en correspondencia al cargo de máximo nivel jerárquico 
(Presidente, Gerente General, Director, etc) : 100
1.000
10.000
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
 Análisis del Primer dígito:
Para los organismos de mayor jerarquía que pudieran haber sobre este puesto, generalmente colegiado asumirá ascendentemente los números 2, 3, etc
(Comisiones directivas, Directores, Asamblea de socios, etc)
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CODIFICACIÓN DE ESTRUCTURAS
 Análisis del Primer dígito:
ASAMBLEA DE SOCIOS
DIRECTORIO
PRESIDENTE
30.000/0
20.000/0
10.000/0
NIVEL DE CUERPOS COLEGIADOS
1° NIVEL DE CARGOS CON MANDOS OPERATIVOS
2° NIVEL
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DESCRPCIÓN DE CARGOS
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
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DESCRIPCIÓN DE CARGOS
La descripción del cargo se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del cargo. 
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DESCRIPCIÓN DE CARGOS
La descripción de cargos es una fuente de información para la planeación de recursos humanos: selección de personal, programación de capacitación, determinar la carga de trabajo e incentivos y administración de remuneraciones. 
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DESCRIPCIÓN DE CARGOS
La descripción del cargo es la información detallada de las tareas del cargo -qué hace -, la periodicidad de la ejecución -cuándo lo hace-, los métodos para la ejecución de las tareas -cómo lo hace- y los objetivos del cargo -por qué lo hace-. 
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DESCRIPCIÓN DE CARGOS
El Análisis del Cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir.
El Análisis de Cargos indaga en los requisitos, las responsabilidades y las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada. 
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EJEMPLO DE FORMULARIO PARA DESCRIPCIÓN DE CARGO
		FORMULARIO	
		DESCRPCIÓN DE CARGO Y/ FUNCIONES	
	MISION DE LA FUNCIÓN
Controlar, consolidar, evaluar y asegurar el buen manejo de presupuestos, estrucutra, dotación del área, además del buen manejo de beneficios empresariales.	ORGANIGRAMA
Depende de: Jefe de Remuneración y Beneficios
Supervisa a: NO
	I. Identificación del Cargo	
	Título del Puesto: Analista Junior en Recursos Humanos 
Dirección: Producción
Gerencia: Recursos Humanos
Sector: América del Sur	DIMENSIONES
Generales
Personal a su cargo: NO
Específicas:
Jefe Remuneración y Beneficios
Analista Juniors Recursos Humanos
	FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Como se alcanzan los resultados
1- Elaboración del presupuesto anual de RRHH
2- Elaboración de reportes de estructuras y dotación, organigramas y base de datos
3- Elaboración de previsiones mensuales
4- Administración de beneficios de empresa
5- Manejo de compensaciones salariales
	RESPONSABILIDADES COMUNES
1- Control y distribución de gastos de RRHH
2- Control de gastos reales vs. Presupuesto
3-Recepción, análisis y control de facturación
HABILIDADES TÉCNICAS
Administra, Controlar y Analiza presupuestos
Conoce, comprende y direcciona manejo de beneficios para los colaboradores
Conoce, comprende y gestiona encuestas salariales.
HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
Capacidad para aplicar un liderazgo participativo en su grupo
Entendimiento, capacidad de aplicación y sostenimiento de sistemas de RRHH
Habilidad en manejo de relaciones humanas
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EJEMPLO-1- DE FORMULARIO PARA DESCRIPCIÓN DE CARGO
		FORMULARIO	
		DESCRPCIÓN DE CARGO Y/ FUNCIONES	
	MISION DE LA FUNCIÓN
Controlar, consolidar, evaluar y asegurar el buen manejo de presupuestos, estructura, dotación del área, además del buen manejo de beneficios empresariales.	ORGANIGRAMA
Depende de: Jefe de Remuneración y 
 Beneficios.
Supervisa a: NO
	I. Identificación del Cargo	
	Título del Puesto: Analista Junior en Recursos Humanos
 
Dirección: Producción
Gerencia: Recursos Humanos
Sector: América del Sur
	DIMENSIONES
Generales
Personal a su cargo: NO
Específicas:
Jefe Remuneración y Beneficios
Analista Juniors Recursos Humanos
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EJEMPLO-1- DE FORMULARIO PARA DESCRIPCIÓN DE CARGO
	FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Como se alcanzan los resultados
1- Elaboración del presupuesto anual de RRHH
2- Elaboración de reportes de estructuras y dotación, organigramas y base de datos
3- Elaboración de previsiones mensuales
4- Administración de beneficios de empresa
5- Manejo de compensaciones salariales
	RESPONSABILIDADES COMUNES
1- Control y distribución de gastos de RRHH
2- Control de gastos reales vs. Presupuesto
3-Recepción, análisis y control de facturación
HABILIDADES TÉCNICAS
Administra, Controlar y Analiza presupuestos
Conoce, comprende y direcciona manejo de beneficios para los colaboradores
Conoce, comprende y gestiona encuestas salariales.
HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
Capacidad para aplicar un liderazgo participativo en su grupo
Entendimiento, capacidad de aplicación y sostenimiento de sistemas de RRHH
Habilidad en manejo de relaciones humanas
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EJEMPLO-1- DE FORMULARIO PARA DESCRIPCIÓN DE CARGO
	PERFIL			
	Carrera base
Estudios culminados en Administración de Empresas, Finanzas, RRHH		Experiencia
En manejos de beneficios empresariales de 2 a 3 años
Conocimientos y aplicación en presupuestos
Experiencia en cargos de responsabilidad administrativas 2 años	
	Conocimientos técnicos
Manejo de presupuestos
Administración de Beneficios			
	COMPETENCIAS REQUERIDAS PARA EL CARGO			
	COMPETENCIA ORGANIZACIONAL	NIVEL REQUERIDO		
	Trabajo en equipo			
	Foco en el cliente			
	Iniciativa			
	Creatividad			
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EJEMPLO-2- DE FORMULARIO PARA DESCRIPCIÓN DE CARGO
Corporación
LEADER INC
	ÁREA:
OPERACIONES	DESCRIPCIÓN
DE CARGO	 
FECHA DE EMISIÓN: 
02/12/14	PÁGINA:
1
1. IDENTIFICACIÓN
 Título del Puesto: Gerente de Área Operaciones y Producción
	3. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES	INDICADORES
	Ajustar, controlar y optimizar los procesos Industriales.	A-Costo Marginal 
	Desarrollar e Implementar los procesos, organización y método para la ejecución de los procesos productivos.	A- Costo de Transformación
	Garantizar los planes de mantenimiento de los equipos e instalaciones.	A-Eficiencia de equipos
	 	 
	Proponer e implantar inversiones de actualización tecnológica de equipos e instalaciones.	A- Costo y Calidad vs benchmarking
	Promover la implementación, divulgación, cumplimiento y mantenimiento de los sistemas de Gestión de la Empresa.	A- Informe de Auditorías Internas y externas de los sistemas de Gestión.
 
	Divulgar e implementar las Políticas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad Ocupacional de la Empresa, adecuando los procedimientos del Área, al Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y SSO.	* Informe Auditorías Internas
* InformeAuditorías Externas
	Elaborar plan de acción de acuerdo a las Directrices de la empresa.	A-Plan Anual del Área
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EJEMPLO-2- DE FORMULARIO PARA DESCRIPCIÓN DE CARGO
Corporación
LEADER INC
	Elaborar un programa de gestión ambiental (PGA) y un programa de gestión de SSO. (PGSSO) para las respectivas metas establecidas.	A- Plan de Acción Anual del Área
	Identificar los indicadores de desempeño ambiental y de SSO apropiados y establecer metas para los principales ítems de control 	A- Plan de Acción Anual del Área.
 
	Relevar los aspectos ambientales y de SSO asociados a las actividades, productos y servicio de su responsabilidad y evaluar la importancia de los impactos correspondientes	A-Informe Resultados del Área 
B ítems de control del Gerenciamiento de la Rutina.
	Implementar estándares para las actividades, productos y servicios asociados a los aspectos ambientales y de SSO significativos. 
 	A-Informe Resultados del Área 
B- Ítems de control del Gerenciamiento de la Rutina.
	Garantizar que toda no-conformidad de los Sistemas de gestión, sea informada, registrada y debidamente tratada con el objetivo de minimizar los impactos y bloquear las causas de su ocurrencia	A- Informe mensual de Resultados del Área e ítems de control del Gerenciamiento de la Rutina.
	Identificar las necesidades, elaborar plan y proveer capacitación y concientización al personal que desempeña funciones de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional 	A-Informe de Resultados del Área 
B-Ítems de control del Gerenciamiento de la Rutina.
	Elaborar y mantener registros de calidad, registros ambientales y registros de SSO de acuerdo con las directrices establecidas.	A- Informe de Auditorias internas y externas de los sistemas de Gestión.
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EJEMPLO-2- DE FORMULARIO PARA DESCRIPCIÓN DE CARGO
Corporación
LEADER INC
DOTACIÓN Y CÁLCULO DE PERSONAL
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DOTACIÓN Y CÁLCULO DE PERSONAL
Teniendo en cuenta que cada Unidad tiene 1 cargo y puestos dependientes.
La Dotación de Personal = A la Suma de todos los Cargos + los puestos dependientes respectivos
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DOTACIÓN Y CÁLCULO DE PERSONAL
GERENTE GENERAL
 58
.
GERENTE C
 19
.
GERENTE B
 16
.
GERENTE A
 20
.
SUPERVISOR 1
 8
SUPERVISOR 2
 6
SUPERVISOR
 19
 1°) Se completa el / los puestos dependientes de las Unidades de menor nivel de cada línea de gerencia
2°) Tomando una línea de gerencia a la vez en el organigrama y del menor nivel al mayor se completa los puestos dependientes del nivel superior teniendo en cuenta:
El total de los puestos dependientes de una Unidad = a la suma de los puestos de todas las unidades dependientes más los respectivos Cargos.
Ej: (Gerente B) 16 = 8 (Supervisor 1) + 6 (Supervisor 2) + 1 Cargo Supervisor 1 + 1 Cargo Supervisor 2
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DOTACIÓN Y CÁLCULO DE PERSONAL
GERENTE C
 19
.
GERENTE B
 16
.
GERENTE A
 20
.
SUPERVISOR 1
 8
SUPERVISOR 2
 6
El Total de los Puestos de la máxima autoridad (Gerente General) = a la suma de los Puestos de las unidades dependientes (Gerente A, B y C) más los respectivos Cargos
Ej: (Gerente General) 58 = 19 Gerente C + 16 Gerente B + 20 Gerente A + 3 Cargos de Gerentes
 DOTACIÓN TOTAL DE LA ORGANIZACIÓN: 59 = 58 Cargos dependientes + 1 Cargo Gerente General
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DOTACIÓN Y CÁLCULO DE PERSONAL
GERENTE GENERAL
 58
.
GERENTE C
 19
.
GERENTE B
 16
.
GERENTE A
 20
.
MUCHAS GRACIAS !!!!
49 
 
MUCHAS GRACIAS !!!!
50 
 
2. FINALIDAD PRINCIPAL DEL PUESTO 
 
Gerencia las actividades y recursos del Área Operaciones para la producción de 
Calzado deportivo con la finalidad de garantizar el cumplimiento de planes de producción, 
cumpliendo las metas de los Sistemas de Calidad, Seguridad y Ambiental 
4. CONOCIMIENTOS: Especifique lo necesario para el desempeño del puesto 
a) Professional Área Ingeniería 
b) Experiencia Profesional: 5años 
c) Conocimientos: inglés- Portugués 
 
c.2) Técnicos: Mecánico- Estadística- 
c.3) Mercado: Rubros Calzado de maquinarias y productos 
 c.4) Otros Específicos: Proceso Productivo de calzados integral 
a) Conducción de Equipos de trabajo/ personas, conocimientos de programas de PC 
 
b) Cargos que idealmente debería haber ocupado antes e n la empresa antes del cargo actual: 
Jefe de mantenimiento/ Jefe de turno/ Técnico de Proceso / Técnico de Operaciones/ Facilitador de T.Q.C.- 
 
5. COMPETENCIAS 
Orientación a Resultados 
Dinamismo 
Actuación Integrada 
Enfoque en el Cliente y en el Mercado 
Competencia de Liderazgo 
Liderazgo Eficaz 
Gestión Estratégica