Unidad 2 - Koontz

Vista previa del material en texto

Sistemas y Organizaciones 
Unidad 2 
Libro: Koontz 
10. ¿Qué es la administración y que implica dentro de una 
organización? 
Administración: Es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un 
ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas 
específicas de manera eficaz. Esta definición básica necesita ampliarse: 
❖ Como gerentes, las personas realizan las funciones gerenciales de 
planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar. 
❖ La administración se aplica a cualquier tipo de organización. 
❖ También se adjudica a los gerentes de todos los niveles 
organizacionales. 
❖ La meta de todos los gerentes es la misma: crear valor agregado. 
❖ La administración se ocupa de la productividad, lo que supone 
efectividad y eficiencia, y la suma de los dos para lograr la eficacia. 
Todos administran organizaciones. 
Organización: Se refiere a un grupo de personas que trabajan en conjunto 
para crear valor agregado. En organizaciones lucrativas dicho valor 
agregado se traduce en utilidades; en organizaciones no lucrativas, como 
las caritativas, puede ser la satisfacción de necesidades. La administración 
se aplica también a industrias de manufactura y servicios. Las 
universidades también crean valor agregado mediante la generación y 
difusión del conocimiento, y la prestación de servicios a la comunidad o 
sociedad. 
La organización es la parte de la administración que supone de una 
estructura intencionada y su establecimiento, es decir, en el sentido de 
que debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para los 
cumplimientos de las metas. 
 
11. ¿Cuáles son las funciones básicas de la administración? 
Las cinco funciones gerenciales: Planear, Organizar, Integrar personal, 
Dirigir y Controlar. 
❖ Planear: Seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones 
para alcanzarlas con toma de decisiones. 
❖ Organizar: Establecimiento de una estructura de roles para que las 
personas se desempeñen en una organización. 
❖ Integración de personal: Cubrir las posiciones en la estructura de la 
organización. 
❖ Dirigir: Influenciar a las personas para que contribuyan a las metas 
organizacionales y de grupo. 
❖ Controlar: Medir y corregir el desempeño individual y 
organizacional para asegurar cumplir los planes. 
 
12. Jerarquía Organizacional 
 
 
 
 
13. ¿Un administrador es un gerente? 
Administrador: Persona encargada de la planeación, organización, 
dirección y control de actividades, maneja los recursos materiales, 
humanos, financieros y tecnológicos, con la finalidad de conseguir los 
objetivos. 
Gerente: Es quien está a cargo de la dirección o coordinación de una 
organización, o de una parte de ella, como un departamento o un grupo 
de trabajo. 
-- Ambos son líderes, negociadores, mediadores y difusores de 
información, pero, no es lo mismo administrador que gerente. 
El enfoque principal de un gerente es en lo externo de la organización, en 
cambio, el administrador se enfoca en lo interno de la organización. 
14. ¿Qué tipos o niveles de gerentes podemos encontrar en la 
organización? 
La persona que desempeña una función gerencial puede estar dirigiendo a 
personas de los departamentos de ventas, ingeniería o finanzas, pero 
subsiste el hecho de que como gerentes todos obtienen resultados al 
establecer un ambiente que permita al grupo desarrollarse de manera 
efectiva. 
Todos los gerentes realizan funciones gerenciales; sin embargo el tiempo 
dedicado a cada función puede variar. Asi, los gerentes de alto nivel 
dedican más tiempo a planear y organizar que los de menor nivel; dirigir 
por otra parte, ocupa más tiempo de los supervisores de primera línea. 
La diferencia en el tiempo dedicado a controlar varia un poco para los 
gerentes de los diversos niveles. 
15. ¿Qué es una empresa? 
El término empresa se refiere a un negocio, una dependencia 
gubernamental, un hospital, una universidad o cualquier otro tipo de 
organización; así, todas las veces que ese término aparezca se referirá 
tanto a organizaciones lucrativas como a no lucrativas. 
 La administración eficaz está a cargo del presidente de la corporación, el 
administrador del hospital, el supervisor de primera línea del gobierno y el 
presidente de una universidad. 
16. Comprensión de la pirámide de Jerarquía Organizacional 
Administradores de alto nivel: Son los responsables de la administración 
general, se los conoce como gerentes estratégicos, se concentran en 
aspectos de largo plazo (supervivencia, crecimiento, eficacia). 
Interactúan como personas y organizaciones externas. 
Administradores de nivel medio: Son responsables de traducir los 
objetivos, metas y planes generales en actividades especificas. Controlan y 
asesoran el desarrollo de los empleados, garantizar que estos mantengan 
el equilibrio entre los objetivos a corto plazo y los estratégicos a largo 
plazo. 
Supervisores de primera línea: Son llamados gerentes operativos, 
supervisan las operaciones de la organización, se involucran directamente 
con los empleados, implementan los planes específicos desarrollados por 
los gerentes medios. 
17. Habilidades gerenciales 
 
Habilidades conceptuales y de diseño: Se trata de la formulación de ideas, 
desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas de forma creativa, etc. 
Tales decisiones tienen un efecto profundo en el éxito de la organización. 
Habilidades humanas: Se refiere a la habilidad de interactuar 
efectivamente con las personas. Un gerente interactúa y coopera 
principalmente con los empleados a su cargo; también tienen que tratar 
con clientes, proveedores, etc. 
Habilidades técnicas: Involucra el conocimiento y experiencia en 
determinados procesos, técnicas o herramientas propias del cargo o área 
especifica que ocupa. 
La importancia de estas habilidades puede ser distinta en los diferentes 
niveles de la jerarquía organizacional. Las habilidades técnicas son de 
máxima importancia para los supervisores; por su parte, las habilidades 
humanas son útiles en las interacciones frecuentes con subordinados. 
Las habilidades técnicas son menos necesarias en los mandos medios, las 
humanas son aun esenciales y las conceptuales son más importantes. En la 
alta gerencia las habilidades conceptuales, de diseño y humanas son 
especialmente valiosas, mientras que las técnicas son poco necesarias. 
Se supone, sobre todo en compañías grandes, que los directores 
ejecutivos pueden utilizar las habilidades técnicas de sus subordinados, sin 
embargo, en empresas más chicas la experiencia técnica es la más 
importante. 
18. ¿Cuáles son las metas de los gerentes y las organizaciones? 
Los ejecutivos de empresas no lucrativas suelen decir que la meta de los 
gerentes de las lucrativas es simple: obtener utilidades (que son sólo el 
valor agregado de las ventas sobre los gastos). Para muchas empresas una 
meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus acciones 
comunes. 
En todo tipo de organizaciones, lucrativas o no, la meta lógica y 
públicamente deseable de todos los gerentes debe ser el valor agregado. 
Los gerentes establecen un ambiente en el que las personas pueden lograr 
las metas del grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e 
insatisfacción personal. 
En las empresas no lucrativas, como un departamento de policía, así como 
en las unidades de una lucrativa que no son responsables de sus utilidades 
totales (como un departamento de contabilidad), los gerentes tienen 
metas y deben buscar alcanzarlas con el mínimo de recursos, o lograr lo 
más posible con los ya disponibles. 
19. ¿Qué características tienen las compañías excelentes? 
Hay 8 características de las compañías excelentes: 
❖ Estaban orientadas a la acción. 
❖ Aprendían sobre las necesidades de sus clientes. 
❖ Promovían la autonomía gerencial y el espíritu emprendedor. 
❖ Lograron la productividad al prestar mucha atencióna las 
necesidades de su gente. 
❖ Eran impulsadas por una flosofía de compañía basada, a menudo, 
en los valores de sus líderes. 
❖ Se enfocaban al negocio que conocían mejor. 
❖ Tenían una estructura de organización simple con un mínimo de 
personal. 
❖ Eran centralizadas y descentralizadas, según se requiriera. 
El éxito de las compañías puede ser sólo transitorio y exige un trabajo 
duro y constante para adaptarse a los cambios en el ambiente. 
20. ¿Cómo se adaptan las compañías a los cambios del siglo XXI? 
Para tener éxito en el siglo xxi las compañías deben aprovechar la nueva 
tecnología de la información (en especial internet), la globalización y el 
espíritu emprendedor. 
Tecnología: La tecnología, y en especial la de la información (TI), tiene un 
efecto penetrante en las organizaciones y los individuos. Internet 
posibilita las comunicaciones y el comercio de manera rápida y eficiente 
entre personas y organizaciones de todo el mundo. Aunque varía entre 
países, el acceso a internet sigue creciendo y proporcionando nuevas 
oportunidades que requieren una administración eficaz para ser 
aprovechadas al máximo. 
Globalización: En tiempos en que la mayoría de las grandes empresas 
tiene presencia internacional, la Organización Mundial de Comercio, 
gobiernan el comercio internacional, y a pesar de las protestas, la 
globalización continua. 
Las ganancias de la globalización no sólo benefician a las corporaciones 
occidentales, sino que también generan mayores ingresos para personas 
de países en rápido desarrollo. 
Es evidente que los gerentes deben desarrolar una perspectiva 
internacional. 
Espíritu emprendedor: Este espíritu es visto por los gobiernos como un 
medio para aumentar el empleo y la prosperidad entre sus pueblos, en 
tanto que compañías grandes y pequeñas encuentran que la innovación y 
expansión empresarial a nuevos mercados son esenciales para su éxito y 
supervivencia en mercados cada vez más competitivos. 
El espíritu emprendedor es un proceso creativo que se enfoca en la noción 
de identificar oportunidades de mercado y necesidades no satisfechas, 
para construir soluciones. 
La creación e innovación de nuevos proyectos son la fuerza impulsora del 
progreso de la humanidad. 
21. Conceptos: Productividad, Eficiencia, Efectividad. 
Productividad: Las compañías exitosas crean su valor agregado mediante 
operaciones productivas. Se define como el cociente producción-insumos 
dentro de un periodo, considerando la calidad. Se puede expresar: 
Productividad = Producción (dentro de un periodo, considerando la calidad) 
 Insumos 
 
 
La formula indica que la productividad puede mejorarse al: 
❖ Aumentar la producción con los mismos insumos. 
❖ Reducir los insumos manteniendo la misma producción. 
❖ Aumentar la producción y reducir los insumos para cambiar el 
cociente favorable. 
 
Efectividad y Eficiencia: La efectividad es el logro de objetivos y la 
eficiencia es alcanzar los fines con el mínimo de recursos. La efectividad, 
no es suficiente a menos que una empresa sea también eficiente en el 
logro de sus objetivos; por ejemplo, una organización puede lograr su 
meta mediante un método ineficiente, lo que resultara en mayores costos 
y un producto no competitivo. 
Una compañía de alto desempeño debe ser efectiva y eficiente para ser 
eficaz. 
 
**Apuntes del aula** 
Administración: Enfoque sistémico del proceso administrativo 
La Empresa depende de su ambiente externo, es parte de sistemas más 
grandes, como la industria a la que pertenece, el sistema económico y la 
sociedad: 
❖ Insumos: Personas, capital, habilidades gerenciales, conocimiento y 
habilidades técnicas. 
❖ Reclamantes (hacen demandas a la empresa): Empleados por 
sueldos más altos, Consumidores por productos más seguros y 
confiables, Proveedores quieren seguridad de compra de sus 
productos, Accionistas requieren seguridad para su dinero, 
Gobierno que se cumplan sus leyes, etc. 
❖ Procesos de transformación: La tarea de los gerentes es 
transformar los insumos en resultados, de una manera efectiva y 
eficiente. 
❖ Sistema de Comunicación: La comunicación es esencial para todas 
las fases del proceso porque integra las funciones gerenciales y 
enlaza la empresa con el ambiente externo. 
❖ Variables Externas: Los gerentes efectivos revisarán 
frecuentemente el ambiente externo. 
❖ Salidas: Es una tares de los gerentes asegurar y utilizar los insumos 
de la empresa para transformarlos a través de las funciones 
gerenciales en salidas: Productos, servicios, utilidades, satisfacción. 
❖ Retroalimentación: Algunas salidas vuelven a convertirse en 
insumos. Ejemplos: nuevos conocimientos, utilidades, satisfacción 
de clientes, etc. 
 
 
 
 
22. Enfoque Sistémico del proceso administrativo. Pag. 27 
Enfoque sistemático del proceso administrativo 
Por supuesto que una empresa organizada no existe en el vacío, sino que 
depende de su ambiente externo: es parte de sistemas mayores, como la 
industria a la que pertenece, del sistema económico y de la sociedad. 
 
Como lo ilustra el muy básico modelo de la figura la empresa recibe 
insumos, los transforma y exporta sus resultados al ambiente; sin 
embargo, este modelo requiere extenderse y desarrollarse en otro del 
proceso administrativo, u operacional, que indique de qué manera los 
diversos insumos se transforman mediante las funciones gerenciales de 
planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar, como se ilustra en 
la figura. 
Insumos y solicitantes 
Los insumos del ambiente externo pueden incluir personas, capital, 
habilidades gerenciales, y conocimientos y habilidades técnicas. Además, 
varios solicitantes o grupos de personas que requieren algo de la empresa; 
es decir: empleados que quieren sueldos más altos, más beneficios y 
seguridad en el trabajo; consumidores que demandan productos seguros 
y confiables a precios razonables; proveedores que quieren asegurarse de 
que sus productos serán comprados; accionistas además de un alto 
rendimiento a su inversión, quieren seguridad para su dinero; los 
gobiernos federal, estatal y local dependen de los impuestos que paga la 
empresa, pero también esperan que ésta cumpla sus leyes; de igual modo, 
la comunidad solicita de las empresas sean buenas ciudadanas y aporten 
la mayor cantidad de empleos con un mínimo de contaminación, y otros 
solicitantes pueden ser instituciones financieras y sindicatos laborales, 
hasta los competidores pueden solicitar un trato justo legítimo. 
El enfoque sistemático en la administración incluye a los insumos del 
ambiente externo y de los solicitantes, el proceso de transformación, el 
sistema de comunicación, los factores externos, la producción y una forma 
de volver a dar energía al sistema. El proceso de transformación consiste 
en las funciones gerenciales, que también proporcionan el marco para 
organizar el conocimiento en el libro. A lo largo de la obra se resaltan los 
aspectos internacionales y empresariales de la administración. 
23. Funciones de los gerentes. Pag. 30 
Las funciones gerenciales proporcionan una estructura útil para organizar 
el conocimiento administrativo. Todas las nuevas ideas, los nuevos 
descubrimientos de investigación o técnicas puedan colocarse con 
facilidad en las clasificaciones de planear, organizar, integrar personal, 
dirigir o controlar. 
 
1. Planear: 
Planear incluye elegir misiones y objetivos, y las acciones para lograrlos; 
requiere decidir, es decir, elegir proyectos de acciones futuras entre 
alternativas. Hay varios tipos de planes que van desde los propósitos y 
objetivos generales hasta las acciones más detalladas a seguir, como 
ordenar un tornillo especial de acero inoxidable para un instrumento, o 
contratar y capacitar trabajadores para una línea de ensamblaje. Un plan 
verdadero no existe hasta que se tomeuna decisión: se comprometen los 
recursos humanos o materiales; antes de tomar una decisión, lo único que 
existe es un estudio de planeación, un análisis o una propuesta: no hay un 
plan real. 
 
 
2. Organizar: 
Las personas que trabajan juntas en grupos para alcanzar una meta deben 
tener funciones que desempeñar, tal como los papeles que los actores 
desempeñan en una obra, ya sea que ellos mismos 
las desarrollen, sean accidentales o fortuitas, o definidas y estructuradas 
por alguien que quiere asegurarse de que contribuyan de manera 
específica al esfuerzo del grupo. . El concepto de función supone que lo 
que las personas hacen tiene un propósito u objetivo definido: saben de 
qué manera 
se ajusta su objetivo de trabajo al esfuerzo del grupo y tienen la autoridad, 
las herramientas y la información necesarias para realizar la tarea. 
Organizar, entonces, es esa parte de la administración que supone el 
establecimiento de una estructura intencional de funciones que las 
personas desempeñen en una organización; es intencional en el sentido 
de asegurarse que toda la tarea necesaria para lograr las metas se 
asignen, en el mejor de los casos, a las personas más aptas para 
realizarlas. 
 
 
3. Integrar el personal 
Integrar el personal requiere cubrir y mantener cubiertos los puestos de la 
estructura organizacional. Esto se logra al identificar los requisitos de 
fuerza de trabajo; inventariar a las personas disponibles y reclutar, 
seleccionar, colocar, promover, evaluar y planear sus carreras; compensar 
y capacitar o, de otra forma, desarrollar candidatos u ocupantes actuales 
de puestos para que las tareas puedan cumplirse con efectividad y 
eficiencia. Este tema se tratará en la cuarta parte. 
 
4. Dirigir: 
Dirigir es influir en las personas para que contribuyan a las metas 
organizacionales y de grupo; asimismo, tiene que ver sobre todo con el 
aspecto interpersonal de administrar. Todos los gerentes coinciden en que 
la mayoría de sus principales problemas surgen de las personas, sus 
deseos y actitudes, así como de su comportamiento individual y en grupo, 
y en que los gerentes efectivos también requieren ser líderes efectivos. 
Como el liderazgo supone seguidores y las personas tienden a seguir a los 
que ofrecen medios para satisfacer sus necesidades, anhelos y deseos, es 
comprensible que dirigir suponga motivar, estilos y enfoques de liderazgo 
y comunicación. Los elementos esenciales de estos temas se tratan en la 
quinta partes. 
 
5. Controlar: 
Controlar es medir y corregir el desempeño individual y organizacional 
para asegurar que los hechos se conformen a los planes. Incluye medir el 
desempeño respecto de las metas y los planes, mostrar dónde existen 
desviaciones de los estándares y ayudar a corregir las desviaciones. En 
suma, controlar facilita el cumplimiento de los planes. Aun cuando planear 
debe preceder al control, los planes no se logran solos, sino que guían a 
los gerentes en el uso de recursos para alcanzar metas específicas; 
entonces las actividades son examinadas para determinar si se conforman 
a los planes. 
 
 
 
 
23. Metas, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas, 
presupuesto. Pag. 109 
 
 
Tipos de planes 
Los planes pueden clasificarse como: 
1. Misiones o propósitos. 
2. Objetivos o metas. 
3. Estrategias. 
4. Políticas. 
5. Procedimientos. 
6. Reglas. 
7. Programas. 
8. Presupuestos. 
 
 
 
1. Misiones o propósitos 
La misión o el propósito (términos que a menudo se utilizan 
indistintamente) identifican la función o las tareas básicas de una empresa 
o dependencia, o de cualquiera de sus partes. Todo tipo de operación 
organizada tiene —o debería tener, si es coherente— una misión o un 
propósito. En cada sistema social las empresas deben realizar una función 
básica o tarea que la sociedad le asigna, por ejemplo, el propó-sito de una 
empresa en general es la producción y distribución de bienes y servicios; 
el de una dirección pública de carreteras es el diseño, construcción y 
operación de un sistema de carreteras estatales; el de los tribunales es la 
interpretación de las leyes y su aplicación; el de una universidad es 
enseñar, investigar y proporcionar servicios a la comunidad. 
 
 
 
2. Objetivos o metas 
Los objetivos o metas (ambos términos se usan indistintamente en esta 
obra) son los fines hacia los cuales se dirige la actividad; no sólo 
representan el punto final de la planeación, sino el fin al que se dirige la 
organización, la integración de personal (staffing), la dirección y el control. 
 
 
3. Estrategias 
Durante años los militares usaron la palabra estrategias para referirse a 
todos los planes de acción respecto de lo que se estimaba podría hacer un 
enemigo; si bien el término tiene un supuesto competitivo, los gerentes lo 
utilizan cada vez más para reflexionar sobre amplias áreas del 
funcionamiento de una empresa. En este libro, estrategia se define como 
la forma en que se determinan los objetivos básicos a largo plazo en una 
empresa, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los 
recursos necesarios para alcanzar esos objetivos. 
 
4. Políticas 
Las políticas también son planes, pues son declaraciones o 
interpretaciones generales que orientan o dirigen las reflexiones para la 
toma de decisiones. No todas las políticas son declaraciones: a menudo 
sólo están implícitas en las acciones de los gerentes; por ejemplo, el 
presidente de una compañía puede seguir estrictamente (quizá por 
conveniencia, más que por política) la práctica de promover al personal 
interno, lo que puede interpretarse como política y seguirse al pie de la 
letra por los subordinados. 
Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión 
y aseguran que ésta sea consistente con un objetivo y contribuya a su 
logro. Las políticas ayudan a solucionar problemas antes de que se vuelvan 
serios, hacen innecesario analizar la misma situación cada vez que se 
presenta y unifican otros planes, lo que si bien permite que los gerentes 
deleguen autoridad, sea con el control sobre lo que hacen sus 
subordinados. 
Hay muchos tipos de políticas, algunos ejemplos son: sólo contratar 
ingenieros con capacitación universitaria, promover las sugerencias de los 
empleados para una mejor cooperación, promover desde dentro, 
apegarse estrictamente a un alto estándar de ética en las empresas, 
establecer precios competitivos e insistir en asignar precios fijos y no de 
costo más utilidad. 
 
 
5. Procedimientos 
Los procedimientos son planes que establecen un método de actuación 
necesario para soportar actividades futuras; son secuencias cronológicas 
de acciones requeridas, lineamientos para actuar —más que para 
pensar— que detallan la manera precisa en que deben realizarse ciertas 
actividades. 
 
6. Reglas 
Las reglas establecen las acciones específicas necesarias, o su ausencia, 
para evitar que existan desviaciones; casi siempre son el tipo de plan más 
simple: no fumar es una regla que no permite la desviación de un curso de 
acción establecido. La finalidad de una regla es manifestar una decisión 
gerencial sobre si cierta acción debe seguirse. 
Las reglas se diferencian de las políticas en que estas últimas tienen el 
propósito de orientar la toma de decisiones al establecer áreas donde los 
gerentes pueden usar su discreción, en tanto que las primeras no 
permiten discreción en su aplicación. 
 
 
7. Programas 
Los programas son un complejo de metas, políticas, procedimientos, 
reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros 
elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado; por 
lo regular cuentan con el apoyo de un presupuesto asignado. Pueden ser 
tan importantes como el programa de una aerolínea para adquirir una 
flotilla de jets con valor de 400 millonesde dólares, o un programa de 
cinco años para mejorar el estatus y la calidad de sus miles de 
supervisores; o tan secundarios como un programa formulado por un 
supervisor para mejorar la moral de los trabajadores del departamento 
de fabricación de partes en una compañía de maquinaria agrícola. 
8. Presupuesto 
Un presupuesto es, en términos numéricos, el informe de los resultados 
esperados —puede llamarse plan cuantificado—; de hecho, el 
presupuesto financiero operativo es a menudo un plan de utilidades que 
puede expresarse en términos financieros y de horas laborables, en 
unidades de producto u horas máquina, o en cualquier término numérico 
medible. Asimismo, puede ocuparse en la operación, como el 
presupuesto de gastos; repercutir en el egreso de capitales, como el 
presupuesto de gastos de capital, o mostrar el flujo de efectivo, como lo 
hace el presupuesto de caja.