Auditorias de calidad

Vista previa del material en texto

Temas: Auditorías de la Calidad
Control Total de la Calidad
Jueves: 5:45 / 8:05
Estudiante
Alexandra Villarreal
8-891-2479
Docente: Sotero Solís
18 de abril de 2018
Auditorías de la Calidad
¿Qué Son?
Las auditorías de calidad ofrecen a las organizaciones confianza sobre la eficacia de su sistema de gestión de la calidad y su capacidad para cumplir los requisitos del cliente. Igualmente, las organizaciones pueden acceder a la obtención de certificados de gestión de la calidad a través de un proceso de auditoría de calidad que lleva a cabo una entidad certificadora.
Las auditorías de calidad son aquellas en las que se evalúa la eficacia del sistema de gestión de calidad de la organización.
Una auditoría de calidad permite evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos definidos en el manual de la calidad, en el manual de procedimientos y en la norma adoptada, para detectar aquellas áreas o actividades que no cumplen los criterios establecidos y si estas disposiciones se llevan a cabo de forma efectiva y son adecuadas para alcanzar los objetivos establecidos. 
La auditoría es una herramienta que determina la eficacia de las acciones establecidas para alcanzar los objetivos de calidad, evaluando si es necesario introducir mejoras en las actuaciones.
Las auditorías de calidad tienen un gran protagonismo motivado por el impulso que la certificación ha adquirido en los últimos años. Ello ha conducido a que desde la Organización Internacional de Normalización (ISO) se desarrollen normas sobre la metodología de las auditorías de la calidad como la norma ISO 19011- Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental., además de la exigencia de realizar auditorías internas del sistema de gestión de la calidad, establecida en ISO 9001-Sistemas de gestión de la calidad.
La norma de vocabulario ISO 9000, define la auditoría de la calidad como “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia)”. 
En una auditoría se detectan “no conformidades”, es decir discrepancias entre lo que exige la Norma de referencia y se define en el manual de Calidad y documentos anexos, o entre éstos y la forma de operar en la realidad. Como toda herramienta, tenemos que hacer un buen uso de la auditoría. No la debemos utilizar para encontrar errores, culpabilizar a las personas, los departamentos… para investigar problemas. Si hacemos un buen uso de ellas, no debemos temerlas pues realmente son los mejores medios que tenemos para verificar que la empresa está realizando el trabajo conforme se ha establecido.
Beneficios para la empresa
1) Identifica deficiencias en la manera en que se definieron los procesos de la empresa, o la ausencia de dicha definición. - Para llevar a cabo cualquier actividad de forma planificada, se debe marcar cómo se va a hacer. Esto frecuentemente se refleja en procedimientos o instrucciones de trabajo. Sin embargo, si no se cuenta con éstos o no se definieron adecuadamente, se corre el riesgo de no lograr el objetivo de la actividad.
2) Detecta si las actividades se llevan a cabo conforme a lo estipulado en los procedimientos e instrucciones. - Escribir procedimientos es relativamente sencillo. Lo difícil es cumplirlos al pie de la letra. Las auditorías internas identifican los casos en que no se están aplicando correctamente.
3) Identifica documentos desactualizados que ya no reflejan la práctica actual.- El revisar periódicamente como se llevan a cabo las actividades, permite identificar los casos en que la práctica cambió por requerimientos del cliente, regulaciones, etc y que no se ha reflejado en los documentos de trabajo.
4) Asegura que se corrigen en tiempo y forma los problemas (no-conformidades) encontrados. - Un buen proceso de auditoría asegura que se emitan acciones correctivas para solucionar los problemas encontrados y, lo más importante, verifica que estas acciones hayan sido efectivas.
5) Incrementa el nivel de comprensión de los procesos de la empresa por parte del personal que funge como auditor interno. - Los auditores deben estar libres de conflictos de interés. Esto obliga a que no auditen su propio trabajo, sino el de alguien más con quien no tienen relación directa. Este conocimiento reduce conflictos y habitualmente deriva en mejoras a los procesos.
6) Mejora la comunicación interna. - Las reuniones para explicar los hallazgos encontrados en las auditorías y para dar seguimiento fomentan que el personal esté enterado de las actividades que realizan los demás. Esto evita que por falta de información se dejen de llevar a cabo acciones o que se hagan de manera incorrecta.
7) Asegura que la dirección conoce la situación del sistema de calidad, sus fortalezas y debilidades. - Las conclusiones de las auditorías permiten identificar los procesos o áreas que deben mejorarse, los recursos que se requieren, etc.
8) Promueve la mejora continua de los procesos de la empresa. - Las acciones realizadas para eliminar los problemas encontrados en las auditorías.
Tipos de Auditorias y sus Diferencias
Se trata de un examen metódico que se realiza para determinar si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Una de las clasificaciones más comunes que suele hacerse de las auditorías, es la que diferencia entre interna y externa: 
AUDITORÍAS INTERNAS O DE PRIMERA PARTE :
 El cliente y el auditado son la misma organización. Es decir, es organizada por la propia empresa, en sus propias instalaciones. Aunque puede existir una petición del propio sector de la empresa o de otro sector para que se lleve a cabo.
El auditor puede ser en este caso un miembro de la misma organización o una persona o grupo de personas subcontratadas, es decir, externas a la organización.
La auditoría interna de la calidad es la única herramienta de mejora impuesta por la norma UNE- ENISO 9001:2000.
La auditoría interna es el medio de verificar que el sistema de la calidad implantado resulta apropiado y además supone una herramienta de mejora permanente en la empresa.
Los resultados de este tipo de auditorías se presentan al responsable del sector auditado que extraerá personalmente las conclusiones oportunas, de acuerdo con la dirección y con el cliente.
El análisis de resultados y las conclusiones de la auditoría son documentos internos de la empresa.
AUDITORÍAS DE SEGUNDA PARTE:
 El cliente y el auditado no son la misma organización. Son auditorías externas.
El auditor en este caso no pertenece a la organización auditada, sino que proviene de la organización cliente o es una persona o grupo de personas subcontratadas, externas tanto al cliente como al auditado.
La decisión de iniciar la auditoría procede en este caso del cliente y debe ser aceptada por el suministrador que tiene, la empresa puede oponerse a someterse a dicha auditoría, pero entonces tiene que enfrentarse a las posibles consecuencias, como la posible ruptura de relaciones comerciales.
El cliente puede solicitar este tipo de auditoría por varios motivos:
Auditoría de evaluación: antes de comenzar una relación contractual con un suministrador, puede desear que se someta a una auditoría para hacer una evaluación del mismo
Auditoría de seguimiento: dentro de un marco contractual, el cliente puede desear evaluar de forma periódica a su suministrador.
Dentro del marco contractual, puede desearse evaluar al suministrador después por ejemplo de la implantación de un plan de acciones correctoras emprendido ante los resultados de una auditoría anterior.
En este marco la auditoría es una herramienta de mejora basada en un marco de colaboraciónentre cliente y suministrador.
Los resultados de este tipo de auditorías deben permanecer en el marco de relaciones cliente/suministrador.
AUDITORÍAS DE TERCERA PARTE O DE CERTIFICACIÓN:
Esta auditoría la solicita la empresa a un organismo independiente y reconocido.
Esta auditoría tiene por objeto la evaluación de la organización con la intención de encuadrar sus actividades en el marco de un modelo determinado (por ejemplo, la norma ISO 9001)
Estas auditorías otorgan la concesión, conservación o revocación de una homologación, certificación, calificación, consentimiento o habilitación concreta. Este tipo de auditorías tienen una serie de reglamentos (distintos según el tipo de evaluación).
La auditoría del sistema de calidad más conocida es la efectuada a partir de la norma internacional ISO 9001. Estas son certificaciones del sistema de calidad, pero también pueden efectuarse certificaciones de productos y servicios. La norma que rige las auditorías de certificación de los sistemas de gestión de la calidad según la ISO 9001 es la ISO 19.011.
En un apartado posterior se explicará con más profundidad el procedimiento de certificación según la norma ISO 9001.
Auditoría externa o legal: es la más conocida popularmente y consiste en el análisis de las cuentas del balance anual de una empresa a través de un profesional auditor externo por requerimiento legal. Tiene efecto de inscripción en el Registro Mercantil.
Auditoría interna: se lleva a cabo por los propios empleados del negocio, para investigar la validez de los métodos de operaciones y su coherencia con respecto a la política general de la empresa. Para ello se evalúan ciertos detalles que intervienen en los procesos y mecanismos internos. Es una herramienta clave para el control interno y una vez finalizado el análisis emitirá un informe a la dirección o a órganos superiores del equipo, para evaluar posibles soluciones en referencia a los problemas encontrados.
Auditoría operacional: este tipo de auditoría se desempeña por un profesional cualificado para ello y tiene como objetivo valorar la empresa y su gestión para aumentar la eficacia y la eficiencia, hacia una mejora importante en la productividad. No tiene porqué desarrollarse por alguien interno de la empresa, sino que la propia Dirección podrá contratar a un profesional especializado en ello. El auditor analizará el sistema y propondrá ideas con mejoras útiles.
Auditoría de sistemas o especiales: en este grupo encontramos otro tipo de auditorías dirigidas a evaluar otro tipo de factores no económicos, como es el caso de la auditoría de software, entre otros muchos.
Auditoría pública gubernamental: se desarrolla por el Tribunal de Cuentas gracias a las competencias adquiridas por la Ley Orgánica de 1984.
Auditoría integral: esta auditoría evalúa por completo toda la información financiera, estructura de la organización, los sistemas de control interno, cumplimiento de leyes y objetivos empresariales para dar una visión global y certera del cumplimiento de la empresa.
Auditoría forense: se realizan en las investigaciones criminales con el objetivo de esclarecer los hechos ocurridos.
Auditoría fiscal: esta auditoría se realiza con el objetivo de velar por el cumplimiento de las leyes tributarias, para que las empresas y organizaciones paguen sus impuestos de forma correcta.
Auditoría financiera: también denominada auditoría contable. Se encarga de examinar y revisar los estados financieros y la preparación de informes de acuerdo con normas contables establecidas.
Como realizar una auditoría y etapas o fases para un desarrollo.
Desarrollar una auditoría de calidad
Una auditoría de calidad aporta a los empleados una forma objetiva de medir su progreso y éxito, y les ayuda a mantenerse motivados al permitir el reconocimiento por su buen desempeño, Así son los pasos más comunes que tienes que seguir para implantarla:
Revisa la documentación en relación con el proceso que está siendo auditado, Para ello, es fundamental mirar los manuales que describen el sistema de administración de la calidad en el lugar.
Crea un plan de auditoría de calidad, Este plan debería ser preparado por el auditor y aprobado por aquellos que serán auditados antes de comenzar. Asegúrate de incluir un cronograma y el lugar de la auditoría. Además, provee una lista de los documentos necesitados para realizar la misma.
Define el alcance de la auditoría de calidad. Identifica los grupos específicos a ser auditados. Los objetivos de la auditoría deberían ser claros y estar alineados con el plan. A posterior, elabora una lista para revisar los requisitos de calidad a usar en la evaluación.
Realiza una presentación entre los auditores y los auditados, Estos últimos tendrán que ayudar al auditor para buscar la información sobre los requisitos de calidad a ser auditados.
Provee al gerente encargado de la gestión de la calidad con una lista de los horarios y fechas de las reuniones.
Inicia la auditoría de calidad: Organiza una reunión para marcar el comienzo de la auditoría. En la reunión deberían estar presentes los miembros del equipo auditor; clarifica el alcance, los objetivos y el cronograma; revisa cómo se realizará la auditoría y confirma que los auditados estén preparados.
Entrevista a grupos designados y estudia los informes, Al terminar de examinar la información, trata de verificarla o confirmarla mediante medios más objetivos. Los valores atípicos o las disconformidades de un sistema de calidad deberían ser investigados y documentados exhaustivamente.
Extrae conclusiones tras el análisis, discute los resultados con la gerencia y prepara el informe de la auditoría de calidad. El informe debería incluir recomendaciones, los valores atípicos y las observaciones junto con el plan de auditoría, una revisión de la evidencia encontrada, conclusiones y una evaluación de la calidad del sistema.
Conozca ahora las 4 etapas para realizar auditorías de calidad con éxito:
1. Planificación
Las acciones tomadas en el momento anterior a la realización de la auditoría son determinantes para el éxito de las actividades. La planificación comienza con la elaboración de un plan, que orientará la ejecución de la auditoría. Ese plan deberá presentar todas las actividades en una línea del tiempo, además del alcance, con procesos, departamentos o productos que serán auditados. En esta etapa también es importante que el auditor identifique toda la documentación relacionada, tales como políticas o procedimientos de calidad. Aún en esta etapa, puede ser elaborada la lista preliminar de las personas que serán entrevistadas.
2. Preparación
Este es el momento en que los auditores podrán conocer un poco más sobre el SGQ de la empresa, analizando más profundamente la documentación del sistema.
Es importante que cada miembro del equipo de auditoría esté preparado para la actividad, con acceso al checklist de verificación. El checklist es fundamental para orientar al auditor de modo que no se olvide ningún detalle a ser evaluado, así como para registrar las constataciones y observaciones.
3. Ejecución
La ejecución de las auditorías se da a través de la colecta de informaciones, que determinan si el departamento en cuestión está siguiendo los estándares y procedimientos de control de calidad establecidos. En esta fase, el auditor entrevista a las personas, haciendo preguntas y tomando nota de las constataciones. De acuerdo con lo que sea constatado, los planes de auditoría y checklists pueden tener su alcance expandido, y pueden ser sometidos a una evaluación más profunda.
Es en este momento que serán registradas las no conformidades, o sea, situaciones que ocurrieron en desacuerdo con el proceso y procedimiento estandarizado.
4. Finalización y Follow-up
Después de concluida la ejecución de la auditoría comienza el trabajo “real”. El equipo de auditores se reúne para revisar las áreas problemáticas, y para determinar las recomendaciones para corregir problemas de calidad. Esas informaciones compondrán el informe de Resultados de la Auditoría.Importancia de la realización de las mismas
El Planeamiento en la Auditoría es de suma importancia, debiendo ser adecuadamente aplicada para llegar al objetivo de la Auditoría programada, y para poder determinar los procedimientos de Auditoría a utilizar en la fase de la ejecución de la misma.
El Planeamiento en la Auditoría, comprende la relación de objetivos, metas, políticas, programas y procedimientos, compatibles con los recursos disponibles para ejecutar una Auditoría eficaz.
El Auditor debe planear su trabajo de modo que le permita llevarla a cabo de manera eficiente y oportuna.
El trabajo del Auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la realización de una Auditoría de alta calidad y debe estar basada en el conocimiento de la actividad que desarrolla la Entidad o Empresa a examinar.
IMPORTANCIA DEL PLANEAMIENTO
El Planeamiento en la Auditoría debe efectuarse para:
Obtener suficiente conocimiento de los sistemas administrativos y procedimientos contables y de control, de las políticas gerenciales y del grado de confianza y solidez del control interno de la Entidad o Empresa a Auditar.
Determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de la muestra y los procedimientos de Auditoría a emplear.
Supervisar y controlar el trabajo por realizar en función a los objetivos y plazos determinados.
Estimar el tiempo necesario y el número de personas con las que se debe trabajar.
Cumplir con las Normas Internacionales de Auditoría y otras específicas al tipo de Entidad a Auditar.
	LA IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA 
La calidad es una ventaja competitiva para aquellas empresas que se han identificado con ella y en donde la gerencia se encuentra plenamente identificada con su alcance, repercusiones, con todo lo que ello puede generar. 
Una vez que se ha inculcado obliga a la gerencia estar atenta sobre su comportamiento, cuidando, la forma como se está manteniendo, su alcance, logros, así como sus debilidades. 
 Por tanto, la Auditoria de la calidad es una importante actividad que permite a las organizaciones mejorar sus funciones en forma continua. La auditoría puede ser tanto interna o externa a la organización. Auditoría Interna: Tiene como propósito verificar si las actividades relacionadas con la calidad están conformes con las especificadas en el sistema de asegurados y control de la calidad estas actividades las desarrolla personal de la empresa. 
Las acciones conectivas después de una auditoría interna deben documentarse. 
El auditor tiene que tener la capacitación adecuada para desempeñar este cargo tan importante, además experiencia necesaria ya de esto depende obtener resultados valederos para realizar el informe final. 
Las etapas de la auditoria de calidad son: planificación, ejecución, informe y seguimiento. La auditoría de la calidad proporciona información valiosa a la dirección o gerentes de la empresa para la toma de decisiones en cuanto al mejoramiento continuo. 
Conclusiones
En el presente trabajo pudimos ver que las auditorias de calidad son una herramienta muy poderosa para evaluar los resultados de los sistemas de calidad implementados en nuestra organización debido a que van apegadas a las normas ISO y por consiguiente brindan a los clientes tranquilidad y confianza sobre los productos adquiridos ya que cumplen con los requisitos de calidad establecidos por dichas normas, también se mostraron los diferentes tipos de auditoria que existen y cuando se deben implementar por lo que debemos hacer un estudio minucioso para saber cuál se adapta a cada organización.
La auditoría de gestión es una herramienta que se aplica en cualquier tipo de entidad, que ayuda a la administración a evaluar un sistema, un proceso o subproceso obteniendo resultados que promuevan la reducción de costos y la simplificación de tareas innecesarias u obsoletas. Los indicadores de gestión son instrumentos que reflejan los resultados de una actuación pasada, el cumplimiento de metas y objetivos, los mismos que permiten implementar estrategias o correctivas de mejora
Los indicadores de calidad y productividad permiten determinar los tiempos improductivos y evaluar la calidad en el servicio cuyos resultados servirán para desarrollar planes y programas para elevar o disminuir los resultados de los indicadores según sea el caso. Los costos de no calidad o costos improductivos son aquellos que se generan por el mal uso del tiempo laboral, los cuales repercuten en los resultados de indicadores y que se traducen a pérdidas económicas.