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Evaluación de desempeño Unidad VII Sistema de Gestión Ambiental Ingeniería en Recursos Naturales y Medio Ambiente • Métodos • Criterios • Frecuencias • Análisis y evaluación de los resultados • Calibración de equipos • Comunicación interna y externa CONTEXTO DE LA ORGANIZACION LIDERAZGO PLANIFICACION APOYO OPERACION EVALUACION DEL DESEMPEÑO MEJORA 9.3 Revisión por la Dirección 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.2 Auditoría interna 9.1.2 Evaluación de cumplimiento 9.1.1 Generalidades ID 9.2.2 Programa de auditoría interna 9.2.1 Generalidades Salidas • Intervalos planificados • Frecuencia, métodos, responsabilidades, planificación, informes • Criterios • Alcance de auditoria • Imparcialidad Entradas ID • Frecuencias • Evaluación • Mantenimiento del conocimiento y la comprensión del estado de cumplimiento • Revisiones anteriores • Cambios de contexto • Aspectos, riesgos, objetivos, • Desempeño ambiental • Recursos • Comunicaciones • Oport. para la MC • Adecuación • Decisiones sobre la MC • Necesidad de cambios • Nuevos objetivos • Oport. para el negocio • Implicancias estratégicas ID ID Evaluación de desempeño Seguimiento, medición, análisis y evaluación Evaluación de desempeño Seguimiento, medición, análisis y evaluación qué necesita seguimiento y medición criterios métodos Cuando medir cuándo se deben analizar y evaluar los resultados Evaluación del cumplimiento Evaluación de desempeño Evaluación de cumplimiento R e q u is it o s le g a le s • Son leyes, regulaciones y normas ambientales que la organización debe cumplir obligatoriamente, como leyes nacionales o internacionales, regulaciones gubernamentales y normas técnicas. O tr o s re q u is it o s • Son compromisos que la organización ha adquirido voluntariamente, como acuerdos con clientes, proveedores, partes interesadas y otras partes relevantes, así como códigos de conducta, estándares internos de la organización y otros documentos normativos. Consiste en evaluar si la organización cumple con los requisitos identificados Esto implica revisar la documentación, realizar inspección y auditorías, y recopilar evidencia de cumplimiento.. Evaluación de cumplimiento Determinar la frecuencia de evaluación Evaluar el cumplimiento y emprender acciones. Conocer y comprender el estado de cumplimiento. Revisión por la dirección Evaluación de desempeño Revisión por la dirección Entradas Salidas conveniencia, adecuación y eficacia continuas oportunidades de mejora continua cambio en el sistema de gestión el estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas; los cambios en: •1) las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión ambiental; •2) las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los requisitos legales y otros requisitos; •3) sus aspectos ambientales significativos; •4) los riesgos y oportunidades; c) el grado en el que se han logrado los objetivos ambientales; d) la información sobre el desempeño ambiental de la organización, incluidas las tendencias relativas a: •1) no conformidades y acciones correctivas; •2) resultados de seguimiento y medición; •3) cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos; •4) resultados de las auditorías; e) adecuación de los recursos; f ) las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, incluidas las quejas; g) las oportunidades de mejora continua; Auditoría interna Evaluación de desempeño Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión NORMA INTERNACIONAL Traducción oficial Official translation Traduction officielle ISO 19011 Segunda Edición 2018-12-25 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión Guidelines for auditing management systems ISO 19011:2018 1 Objeto y campo de aplicación 2 Referencias normativas 3 Términos y definiciones 4 Principios de auditoría 5 Gestión de un programa de auditoría 6 Realización de una auditoría 7 Competencia y evaluación de los auditores “Business focus auditor” Un enfoque hacia la visión del negocio considerando el desempeño y no solo el cumplimiento. 12 NORMA INTERNACIONAL Traducción oficial Official translation Traduction officielle ISO 19011 Segunda Edición 2018-12-25 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión Guidelines for auditing management systems ISO 19011:2018 1 Objeto y campo de aplicación 2 Referencias normativas 3 Términos y definiciones 4 Principios de auditoría 5 Gestión de un programa de auditoría 6 Realización de una auditoría 7 Competencia y evaluación de los auditores Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener EVIDENCIAS OBJETIVAS y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los CRITERIOS DE AUDITORIA. Definiciones Definiciones Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo Puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo o por otros medios. hechos sobre un objeto: producto, servicio, proceso, persona, organización, sistema, recurso Evidencia de la auditoría: registros, declaraciones de hechos u otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y verificables. Definiciones Criterios de Auditoría: conjunto de requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva. Hallazgos: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de la auditoría. Los hallazgos de la auditoría indican conformidad o no conformidad. Cumplimiento de un requisito Definiciones Programa de Auditoría: acuerdos para un conjunto de una o mas auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de Auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Alcance de la Auditoría: extensión y límites de una auditoría, las unidades y los procesos. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión NORMA INTERNACIONAL Traducción oficial Official translation Traduction officielle ISO 19011 Segunda Edición 2018-12-25 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión Guidelines for auditing management systems ISO 19011:2018 1 Objeto y campo de aplicación 2 Referencias normativas 3 Términos y definiciones 4 Principios de auditoría 5 Gestión de un programa de auditoría 6 Realización de una auditoría 7 Competencia y evaluación de los auditores IRAM ISO 19011:2018 Princípios de auditoria • el fundamento de la profesionalidad. Integridad: • la obligación de informar con veracidad y exactitud. Presentación imparcial: • la aplicación de diligencia y juicio al auditar. Debido cuidado profesional: • seguridad de la información. Confidencialidad: • la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones. Independencia: • el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático. Enfoque basado en la evidencia: • un enfoque de auditoría que considera los riesgos y oportunidades. Enfoque basado en riesgos: Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión NORMA INTERNACIONAL Traducción oficial Official translation Traduction officielle ISO 19011 Segunda Edición 2018-12-25 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión Guidelines for auditing management systems ISO 19011:2018 1 Objeto y campo de aplicación 2 Referencias normativas 3 Términos y definiciones 4 Principios de auditoría 5 Gestión de un programa de auditoría 6 Realización de una auditoría 7 Competencia yevaluación de los auditores Programas de auditoria • ISO 14001:2015 • 9.2 Auditoría Interna • 9.2.1 Generalidades (…) • 9.2.2 Programa de auditoría interna • La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría interna que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes de sus auditorías internas. Programas de auditoria • ¿cuál es el propósito del programa de auditorías? • ¿quién establece el programa de auditorías? • ¿para qué período se define el programa de auditorías? • ¿se puede modificar el programa de auditorías? Un programa de auditorías es el conjunto de auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y con un propósito específico En las auditorías internas se suele olvidar que este es un requisito de la norma y no se evalúa su conformidad Programas de auditoria ¿alcanza una sola auditoria interna por año para evaluar el SGA? Qué significa realizar auditorías por proceso? ¿Cuantas auditorías deben realizarse para cada uno? ¿qué requisitos se auditan en cada uno? ¿qué es el enfoque PDCA para una auditoría interna? Se puede organizar el Programa de auditorias por procesos, por áreas, por requisito de la norma, etc. Lo establece cada organización en función del tipo y características de actividades que realiza y del alcance del SGA para asegurar que se evalúa en su totalidad de los requisitos del SGA Programas de auditoria Lo s fa c to re s q u e in fl u y e n e n e l d is e ñ o tamaño y la complejidad de los procesos cantidad y ubicación de sitios/actividades/procesos Cambios que afecten al SGA Resultados de auditorías previas Programas de auditoria Programa de auditoría Plan de auditoría Riesgo: efecto de la incertidumbre sobre los objetivos Gestión del programas de auditoria Establecimiento de los objetivos del programa de auditoría Determinación de los R&O del programa de auditoría Establecimiento del programa de auditoría Implementación del programa de auditoría Seguimiento del programa de auditoría Revisión y mejora del programa de auditoría Planificar Hacer Verificar Actuar Gestión del programas de auditoria Posibles objetivos del Programa • Requisitos de partes interesadas (corporativos, clientes) • características y requisitos de procesos ( y cambios) • requisitos del sistema de gestión (auditorias internas) • necesidad de evaluación de proveedores externos • riesgos y oportunidades identificados por el auditado; • resultados de auditorías anteriores • ……... Objetivos del Programa de Auditoría Lo define el Cliente de la auditoría Organización o persona que solicita la auditoria Gestión del programas de auditoria El Programa de Auditorías internas del SGA tiene como objetivo evaluar la implementación y mantenimiento eficaz del SGA Objetivos del Programa de Auditoría Interna del SGA ¿quién establece el programa de auditorías? ¿para qué período se define el programa de auditorías? ¿se puede modificar el programa de auditorías? En las auditorías internas se suele olvidar que este es un requisito de la norma y no se evalúa su conformidad Gestión del programas de auditoria Riesgos del Programa de Auditoría Auditoría en función del riesgo: se consideran ciertos factores que podrían afectar al SGA auditado. Riesgo para la Auditoría: Cualquier potencial impedimento para alcanzar los objetivos del proceso de Auditoría. Riesgo para el Auditado: Todo potencial impacto de las actividades propias de la auditoría para el SGA del Auditado. ISO 19011 considera el enfoque basado en “Riesgos” para la auditoría: Gestión del programas de auditoria Riesgos del Programa de Auditoría Los riesgos para la auditoría pueden estar asociados con: P la n if ic a r Planificación de la auditoría Recursos asignados a la auditoria Selección del equipo auditor H a c e r Procesos de comunicación antes y durante la auditoría Implementación del proceso de auditoría (coordinación no eficaz) Control de la información documentada de la auditoria (documentos previos o posteriores) Disponibilidad y cooperación del auditado V e ri fi c a r Seguimiento, revisión del Programa de auditoría A c tu a r Mejora del Programa de auditoria Gestión del programas de auditoria Establecimiento del Programa de Auditoria Quien define la extensión? Los riesgos del programa? La selección de auditores? Coordinación?..... Roles y responsabilidades de las personas responsables de la gestión del programa de auditoría • establecer la extensión del programa de auditoría de acuerdo con los objetivos • determinar las cuestiones externas e internas, y los R&O que pueden afectar al programa de auditoría, e implementar acciones para abordarlos • asegurar la selección de los equipos auditores y la competencia general para las actividades de auditoría, asignando roles, responsabilidades y autoridades • establecer todos los procesos pertinentes • determinar y asegurar la provisión de todos los recursos necesarios • asegurarse de que se prepara y mantiene la información documentada apropiada (registros) • hacer el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría • comunicar el programa de auditoría al cliente de la auditoría y, según sea apropiado, a las partes interesadas pertinentes. Gestión del programas de auditoria Establecimiento del Programa de auditoria Competencia de las personas responsables de la gestión del programa de auditoría • deberían tener la competencia necesaria para gestionar el programa y sus riesgos y oportunidades y las cuestiones externas e internas asociadas de forma eficaz y eficiente Establecimiento de la extensión del programa de auditoría • Algunos de los factores que influyen en el diseño y la extensión del Programa de Auditorias internas: • tamaño y la complejidad de los procesos • cantidad y ubicación de sitios/actividades/procesos • Cambios que afecten al SGA • Resultados de auditorías previas Determinación de los recursos del programa de auditoría • recursos financieros y de tiempo necesarios • métodos de auditoría • disponibilidad individual y global de auditores y expertos técnicos • tiempo y costos de transporte, alojamiento y otras necesidades, etc. Gestión del programas de auditoria Implementación del Programa de Auditoria •Roles y responsabilidades del programa de auditoría •Competencia de las personas responsables del programa de auditoría •Establecimiento de la extensión del programa •Determinación de los recursos Establecimiento del programa de auditoría •Definición de los objetivos, el alcance y los criterios para una auditoría individual •Selección y determinación de los métodos de la auditoría •Selección de los miembros del equipo auditor •Asignación de responsabilidades para la auditoría •Gestión de los resultados del programa de auditoría •Gestión y conservación de los registros del programa de auditoría Implementación del programa de auditoría Gestión del programas de auditoria Seguimiento y mejora del Programa de Auditoria ¿se cumplieron los objetivos del programa? ¿se puede mejorar? Qué se puede evaluar: • El desempeño del equipo auditor • El cumplimiento con el calendario de auditorías • La retro-alimentación de auditados, auditores y dirección • Información documentada (suficiente, adecuada) • Los plazos para correcciones y seguimiento de desvíos • La eficacia del Programa de auditoría Qué se puede mejorar: • Métodos • procedimientos • Informes • competencia de auditores, • retroalimentación • frecuencia Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión NORMA INTERNACIONAL Traducción oficial Official translation Traduction officielle ISO 19011 Segunda Edición 2018-12-25 Directrices para la auditoría de los sistemasde gestión Guidelines for auditing management systems ISO 19011:2018 1 Objeto y campo de aplicación 2 Referencias normativas 3 Términos y definiciones 4 Principios de auditoría 5 Gestión de un programa de auditoría 6 Realización de una auditoría 7 Competencia y evaluación de los auditores Realización de auditoria Inicio de la auditoría Preparación de actividades de auditoria Realización de actividades de auditoria Preparación y distribución del informe de auditoria Finalización de la auditoria Actividades de seguimiento de la auditoria Planificar Hacer Verificar Actuar Implementación del programa de auditoria Seguimiento del programa de auditoria 1 • Inicio de la auditoría 2 • Planificación de actividades de auditoría 3 • Realización de actividades 4 • Preparación y distribución del informe de auditoría 5 • Finalización de la auditoría 6 • Actividades de seguimiento Las etapas de una auditoría Definición de • objetivos • alcance • criterios • Métodos Selección del equipo auditor Contacto inicial con el auditado Definición de la viabilidad de auditoría extensión y los límites de la auditoría definidos en el Programa de auditorías: ubicación, sectores, áreas, actividades, procesos, duración Evaluar el grado de conformidad del SGA con los criterios de auditoría políticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos contractuales, códigos sectoriales, industriales. 1 •Inicio de la auditoría Las etapas de una auditoría Contacto inicial con el auditado • Definir canales de comunicación, participantes, responsables de los procesos/áreas, • Proporcionar información sobre objetivos, alcance, criterios de auditoria y métodos. políticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos contractuales, códigos sectoriales, industriales. extensión y los límites de la auditoría definidos en el Programa de auditorías: ubicación, sectores, áreas, actividades, procesos, duración La responsabilidad de llevar a cabo el proceso completo de la auditoría es del líder del equipo. 1 •Inicio de la auditoría Actividades de auditorías 39 Contacto inicial con el auditado • Solicitar acceso a Información sobre los procesos e información documentada • cuidados de seguridad y exigencias para terceros (por ej. EPP) • Información sobre el equipo auditor • Hacer los preparativos necesarios. Auditores entrenados y calificados Características personales de los auditores Conocimiento de los procesos a auditar Ajuste del tamaño del equipo 1 •Inicio de la auditoría Actividades de auditorías 40 Definición de la viabilidad de auditoría El auditor debe disponer de: • Información suficiente y apropiada • Recursos y tiempo adecuados para llevar a cabo la auditoria • Cooperación por parte del auditado proporciona una confianza razonable de que se pueden lograr los objetivos de la auditoría. Contacto inicial con el auditado 1 •Inicio de la auditoría 41 Actividades de auditorías Revisión preliminar de la información documentada Permite reunir información para comprender las operaciones, los procesos, funciones, etc. Visión general de la extensión de la información documentada del SGA • Documentos y registros del SGA • actualización de datos (sitios, personas, procesos), • cambios de contexto, • modificaciones de procesos, • Informes de auditorias previas, etc. Familiarización con los procesos Datos de entrada para la preparación del plan de auditoria 2 •Preparación de la auditoría Actividades de auditorías Revisión preliminar de la I.D. Enfoque basado en riesgos Debe considerar los riesgos de las actividades de auditoría en los procesos del auditado, Debe proporcionar la base para el acuerdo entre el cliente de la auditoría, el equipo auditor y el auditado para la realización la auditoría. Asignación de tareas del equipo auditor EL auditor líder asigna las funciones a cada auditor en función de su competencia Planificación de la auditoría 2 •Preparación de la auditoría Actividades de auditorías Planificación de la auditoría a) los objetivos de la auditoría; b) El alcance de la auditoría (identificación de la organización, sus funciones y procesos a auditar) c) los criterios de auditoría y cualquier información documentada; d) las ubicaciones (físicas y virtuales), fechas, horarios y la duración e) Necesidad de una visita a las ubicaciones físicas, si aplica f) los métodos de auditoría que se van a usar (muestreo) g) las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, así como los guías y los observadores h) la asignación de los recursos apropiados debe hacer referencia a: Plan de auditoria Revisión preliminar de la I.D. 2 •Preparación de la auditoría 44 Actividades de auditorías Planificación de la auditoría Plan de auditoria Revisión preliminar de la I.D. 2 •Preparación de la auditoría 1- Identificar los procesos /áreas principales (según alcance) 2- Considerar los requisitos principales (PHVA) para cada uno 4- Identificar los interlocutores requeridos en cada caso 3- Asignar a cada uno un tiempo adecuado al tamaño de la muestra Entrevistar a la dirección Entrevistar al Responsable del SGI reuniones: de apertura y cierre, con el cliente, entre auditores temas pendientes Considere un tiempo para S e c u e n c ia l ó g ic a 45 Actividades de auditorías Proceso: producción • Jefe de producción • Operario Planificación de procesos (contratistas) Sector: tanques aéreos Área: comedor Actividad: mantenimiento • Responsable del sector • vigilancia Control de las operaciones Preparación ante emergencias • contratista • Responsable de mantenimiento Competencia, toma de conciencia Evaluación y seguimiento OBSERVACION – ENTREVISTA – INFORMACION DOCUMENTADA Proceso: auditorias internas • Responsable del SGA • Auditor interno Auditorias internas Programa de auditoria Organiza y se ajusta a los procesos Distintas formas de identificar dónde estará el auditor Personas /funciones que deberían estar presentes Requisitos específicos a evaluar en ese período HORARIO PROCESO-AREA-SECTOR- ACTIVIDAD INERLOCUTOR/ CONTACTO CRITERIO DE AUDITORIA Ejemplo de un plan de auditoria Algunos “tips” para preparar el Plan de auditoría • Cuáles son las evidencias que deberían encontrarse? • Donde podrían encontrarse? • A quien debería entrevistar? A cuantos? • Que información documentada debería solicitar? • Hacer foco en la evaluación PHVA en cada proceso Plan de auditoria 47 Planificación de la auditoría Revisión preliminar de la I.D. 2 •Preparación de la auditoría Preparación de listas de verificación Asignación de atareas del equipo auditor •Sistematiza el proceso de auditoría •Requiere preparación •Ayuda a mantener el ritmo •Mantiene claro el objetivo •Puede usarse para el registro de evidencias Obligatorias? Necesarias? Generales? Específicas? Actividades de auditorías Planificación de la Auditoría: PREPARACIÓN LISTAS DE VERIFICACIÓN IDENTIFICAR Requisitos de las normas Requisitos legales Elementos clave de procesos internos Registros Documentos del sistema Roles y responsabilidades → Requiere preparación → Camino crítico mínimo de referencia. → Contribuye a mantener el ritmo de la auditoría. → Ayuda memoria → Registro de evidencias. Las etapas de una auditoría 49 El uso de listas de verificación y formularios no debería restringir la extensión de las actividades de auditoria, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoria 50 DICEN LAS MALAS LENGUAS QUE: Una auditoria comienza con 2 mentiras 1º Cuando el auditor dice : ”Estoy aquí para ayudar” 2º Cuando el auditado le contesta : ”Es un placer tenerlo con nosotros” 51 3 • Realización de la auditoría Reunión de apertura Recopilación y verificación de lainformación EVIDENCIAS Evaluación de las evidencias frente a los criterios de auditoria HALLAZGOS Conclusiones de auditoria Reunión de cierre INFORME FINAL Revisión de la documentación durante la auditoria Acceso a la información Comunicación fuente 52 Actividades de auditorías Confirmar (y ajustar) el plan de auditoría, Presentar al equipo auditor Confirmar objetivos, alcance y criterios de auditoria Asegurar los canales de comunicación Resumir métodos de auditoría Promover la participación del auditado: retroalimentación Confidencialidad, imparcialidad Reunión de apertura Conduce el auditor líder Entrevistas Recorrido y observación Videoconferencias Información documentada 3 •Realización de la auditoría 53 Actividades de auditorías Recopilación y verificación de la información Revisión de la documentación durante la auditoria Acceso a la información Evidencias documentales Entrevistas Evidencias de campo Recorrido Las evidencias de campo y las documentales se complementan Revisar Información cruzada ! EVIDENCIAS 3 •Realización de la auditoría Actividades de auditorías Planificar el recorrido: observar el sitio Seguir la secuencia del proceso: observar actividades Identifique aspectos /riesgos Verificar PHVA + Mejora Continua Evaluar la información documentada Técnicas de auditoría Recuerde registrar evidencias!!! Recorrido Búsqueda de EVIDENCIAS 3 •Realización de la auditoría 55 Actividades de auditorías Técnicas de auditoría EntrevistasMuestre interés en las personas y en lo que dicen Entreviste al personal de distintos niveles En su lugar de trabajo del entrevistado, asegure un ambiente “cómodo” Comente el propósito de la entrevista y porqué se toman notas profundice solo lo necesario. Combine distintos tipos de preguntas Confirme las evidencias con el auditado Retroalimente y recuerde agradecer abiertas de sondeo cerradas capciosas ambiguas múltiples Búsqueda de EVIDENCIAS 3 •Realización de la auditoría Actividades de auditorías Características de los auditados No emitir Opinión Propia Escuchar Atentamente Ser Flexible Búsqueda de EVIDENCIAS 3 •Realización de la auditoría No Desafiar Evitar Preconceptos Mantener la claridad Actividades de auditorías MuestreoBúsqueda de EVIDENCIAS Debe proporcionar confianza. Riesgos: no representativo / sesgo Planificar en base a la extensión y composición de la población a verificar Muestreo basado en juicios (experiencia del auditor) Muestreo estadístico (teoría de probabilidad) muestr a tiempo 3 •Realización de la auditoría 58 Actividades de auditorías Hechos y deducciones • Leer atentamente el texto y clasifique las siguientes afirmaciones como un “hecho” o una “deducción” • 1- El señor Rodríguez es un comprador. • 2- Se suponía que Rodríguez se encontraría con González. • 3- Rodríguez tenía programada una reunión a las 10:00 en punto. • 4- El accidente ocurrió en la Compañía “DH Express”. • 5- Rodríguez fue llevado al hospital para una radiografía. • 6- Nadie en el hospital al cual llamó González sabía nada de Rodríguez. • 7- González había llamado al hospital errado. • Recuerde que: • HECHO una afirmación verificada mediante el examen de la fuente. • DEDUCCION una afirmación sobre lo desconocido basado en lo conocido. • Saludos • Explicación por parte del auditor “Por favor, puede explicar la metodología... • Solicitar procedimiento aplicable • Preguntas de enfoque • Revisión de hechos y registro de evidencias • Agradecer al auditado • Pasar a la etapa siguiente FORMATO TÍPICO PARA ENTREVISTAS 3 •Realización de la auditoría Entrevistas Actividades de auditorías • Utilizadas para establecer hechos específicos • Por ejemplo: ¿Ud…? • Generalmente dan lugar a una respuesta “Sí/No” • Se recomienda utilizarlas poco PREGUNTAS CERRADAS 3 •Realización de la auditoría Entrevistas Se recomienda utilizarlas poco Actividades de auditorías • Incentivar al auditado a hablar libremente ( es decir, " crear el ambiente”) • Por ejemplo: ¿Puede decirme…? ¿De qué forma…? • Pero además, tratar de que el auditado no hable demasiado PREGUNTAS ABIERTAS 3 •Realización de la auditoría Entrevistas Actividades de auditorías Evaluación de las evidencias frente a los criterios de auditoria HALLAZGOS + conformidad - no conformidad oportunidad de mejora Incumplimiento de un requisito respaldado con evidencias verificables La ausencia de evidencia no es evidencia de ausencia. CARL SAGAN 3 •Realización de la auditoría Actividades de auditorías Enfoque Sistémico Una evidencia de auditoria generalmente está vinculada a más de un requisito de la norma 3 •Realización de la auditoría HALLAZGOS Actividades de auditorías Relación entre los requisitos de la norma IRAM-ISO 14001 Una evidencia de auditoria generalmente está vinculada a más de un requisito de la norma. Considere las siguientes evidencias y analice qué requisitos podrían estar incumplidos 1. El personal desconoce cómo actuar frente a una emergencia ambiental 2. En un sector se emplea un procedimiento operativo que no está en su versión vigente 3. En el acta de la revisión por la dirección no hay información acerca del desempeño ambiental de la organización 4. No hay evidencias de la competencia de los auditores internos 5. Los contratistas no conocen los aspectos ambientales de sus actividades • Dar a entender de manera inequívoca la magnitud y la gravedad de la incidencia, que pueda dar una prioridad y agilizar la resolución a cada NC. • Poder categorizar las NC para garantizar un correcto juicio de las mismas • Garantizar un correcto seguimiento de las NC Objetivos de redactar adecuadamente una NC 3 •Realización de la auditoría HALLAZGOS Redacción de no conformidades Actividades de auditorías MAGNITUD DESCRIPCIÓ N REFERENCIA EVIDENCIA OBJETIVA NO CONFORMID AD Una no conformidad se debe dividir en cuatro grandes bloques para su redacción: 3 •Realización de la auditoría HALLAZGOS Redacción de no conformidades Actividades de auditorías Redacción de No Conformidades •Puntual, generalizado o sistemático: •En todos los casos se detecta … •En la mayoría de los casos se detecta… •No en todos los casos… •Con carácter general … •En algún caso… •En “x” casos de “y” casos examinados se detecta… •En el caso… •En el proceso… •En el proyecto… •Ausencia, incumplimiento total o parcial de un requisito: •El sistema de calidad no contempla la aplicación del punto tal de la norma cual sobre…. MAGNITUD • Donde se redacta lo que realmente no se cumple • Usar una la misma terminología usada en las normas de referencia • Claro y concreto • Debe ser inequívoco y no dar lugar a posibles interpretaciones semánticas • Expresiones a evitar • Hay o habría que… • Se debe o debería… • Considero adecuado o no considero correcto… • No está suficientemente … • Se considera insuficiente… • Estructuras a utilizar: • C: no se presenta evidencia objetiva de… I: no se ha podido verificar… • C: en los registros analizados… I: en ningún registro… • C: no se ha aportado… I: no disponen de… DESCRIPCIÓN Redacción de No Conformidades • Es la prueba objetiva que sustenta la descripción anterior, lugar exacto donde has detectado la NC. • Toda evidencia debe venir respaldada por: • Identificación de los registros. • Identificación de los equipos. • Identificación de los documentos del sistema, etc. EVIDENCIA • Donde debe quedar claro si la NC se trata de un incumplimiento de un requisito concreto de la norma de referencia o un incumplimiento de un requisito establecido en la documentación de la empresa. REFERENCIA Redacción de No Conformidades 1- Requisito incumplido 6.1.2 Aspectos Ambientales 2- Hallazgo (no conformidad) No se asegura que se hayan identificado todos los aspectos ambientales de las actividades de la organización dentro del alcance de su Sistema de GestiónAmbiental 3- Evidencia que origina el hallazgo Durante el recorrido por las instalaciones se evidenciaron emisiones gaseosas de chimeneas no identificadas como aspectos ambientales 3 •Realización de la auditoría HALLAZGOS Redacción de no conformidades 71 Actividades de auditorías Hallazgos de auditoria A continuación, se describen distintas situaciones provenientes de auditorías. a) Indique para cada una de ellas si encuentra evidencia suficiente para una NC o si el auditor debe investigar más para llegar a alguna conclusión. b) Redacte la/s NC detectadas, indicando cual sería el requisito de referencia. 10 ☑ Las conclusiones de la auditoría surgen de hallazgos individuales o sistemáticos ☑ deben estar respaldadas SIEMPRE por evidencias verificables. Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de auditoría y todos los hallazgos de la auditoría 3 •Realización de la auditoría Conclusiones de auditoría 73 Actividades de auditorías Consejo Se deben acordar las conclusiones de la auditoría, incluyendo las fortalezas del SGA. Se preparan recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoría Reunión del equipo auditor 3 •Realización de la auditoría Conclusiones de auditoría • Verificación de evidencias • Confiabilidad de los datos • Verificación cruzada de la información Revisión de los registros de auditoria • Documentales y de campo • Sistemáticas y puntuales • Origen de las evidencias: • verbales, de observación, casuales, etc. Revisión de las evidencias 74 Actividades de auditorías Deberían estar presentes: ☑ Los responsables de las funciones o procesos auditados ☑ El cliente de la auditoria ☑ Los otros miembros del equipo auditor Resumen con una visión general del Sistema de Gestión Ambiental. Presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. ☑ Realizar las aclaraciones necesarias (muestreo, metodología, etc. ☑ Resolver cualquier divergencia que se presente ☑ Acordar el seguimiento del plan de acciones correctivas. ☑ Agradecer la participación / cooperación Dirigida por el Auditor Líder 3 •Realización de la auditoría Reunión de cierre 75 Actividades de auditorías Recuerde: Las evidencias se confirman con el auditado durante la auditoria 4 •Preparación y distribución del informe de auditoría Los hallazgos deben consensuarse entre los auditores durante de la preparación de las conclusiones para la preparación del informe Preparación 76 Actividades de auditorías 4 •Preparación y distribución del informe de auditoría Identificación de la auditoria • Auditores, cliente, auditados, funciones • objeto, alcance, fechas y criterios • grado de muestreo y riesgos Resumen general Hallazgos • fortalezas, no conformidades, observaciones, oportunidades de mejora Conclusiones • Eventualmente divergencias no resueltas Redacción Sin sorpresas Lenguaje simple Objetividad Evitar: Conclusiones no sustanciales o generalidades Opiniones legales Mensajes contradictorios 77 Actividades de auditorías SIN SORPRESAS LENGUAJE SIMPLE OBJETIVIDAD EVITAR: - Conclusiones no sustanciales o generalidades - Opiniones legales - Mensajes contradictorios 3 •Realización de actividades 4 •Preparación y distribución del informe de auditoría DESACUERDOS Si el auditado no está de acuerdo con el hallazgo, el auditor debe: • Recurrir al apoyo del equipo • Admitir errores auténticos • Obtener evidencias objetivas para disminuir la importancia o descartar deficiencias • Mantenerse firme en su opinión cuando los incumplimientos sean reales • Remitirse en todo momento a los requisitos de la norma y a los documentos de la organización • Agradecer cooperación y participación 78 Actividades de auditorías 5 •Finalización de la auditoría La auditoría finaliza cuando se hayan realizado todas las actividades de auditoría planificadas La información documentada perteneciente a la auditoría Confidencialidad Las lecciones aprendidas de la auditoría pueden identificar los riesgos y oportunidades para el programa de auditoría y para el auditado 79 Actividades de auditorías Informa desviación Auditor Auditado Analiza extensión Corrige desviación Implementa acción correctiva Verifica cumplimiento Investiga causa Propone acción correctiva Verifica eficacia 6 •Actividades de seguimiento de la auditoria 80 Actividades de auditorías 6 •Actividades de seguimiento de la auditoria Corrección Acción Correctiva seguimiento de las acciones, plazos, métodos de verificación, responsables y registros asociados. Actividades de auditorías Acción para eliminar una NC detectada Entrada Proceso Salida Reacción Corrección Acción tomada para eliminar la causa de una NC y evitar que vuelva a ocurrir Acción Correctiva Acción tomada para eliminar la causa de una NC potencial u otra situación potencial no deseable Acción Preventiva Cual es la diferencia? Debatamos 6 •Actividades de seguimiento de la auditoria 82 No Conformidad Corrección No Conformidad Para qué? Cuándo? Por qué? No Conformidad Inmediato Corrige mal resultado Causa de la No Conformidad Después de analizar las causas Elimina la causa de raíz Análisis Experiencia Conocimiento 6 •Actividades de seguimiento de la auditoria 83 No Conformidad Todas las conclusiones de este análisis forman parte de la Mejora Continua del Programa de Auditorias EL auditor evalúa la eficacia de la metodología usada •Se necesita ampliar el tiempo de auditoria? •Se necesitan más auditorías? •Hay que modificar documentos de trabajo? •Se necesitan otros miembros en el equipo auditor? 6 •Actividades de seguimiento de la auditoria Actividades de auditorías Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión NORMA INTERNACIONAL Traducción oficial Official translation Traduction officielle ISO 19011 Segunda Edición 2018-12-25 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión Guidelines for auditing management systems ISO 19011:2018 1 Objeto y campo de aplicación 2 Referencias normativas 3 Términos y definiciones 4 Principios de auditoría 5 Gestión de un programa de auditoría 6 Realización de una auditoría 7 Competencia y evaluación de los auditores Competencia y evaluación de los auditores •determinar la competencia requerida para cumplir las necesidades del programa de auditoría Competencia •establecer los criterios de evaluación Criterios •seleccionar el método de evaluación apropiado Método •realizar la evaluación Evaluar Competencia y evaluación de los auditores Determinación de la competencia del auditor Generalidades tamaño, naturaleza, complejidad, los productos, los servicios y los procesos de los auditados métodos de auditoría disciplinas del sistema de gestión objetivos y extensión del programa de auditoría, etc. Comportamiento personal ético de mentalidad abierta diplomático observador perceptivo versátil tenaz decidido seguro de sí mismo capaz de actuar con firmeza abierto a la mejora abierto a las diferencias culturales Colaborador Conocimientos y habilidades Conocimientos y habilidades genéricos de los auditores de sistemas de gestión Competencia de los auditores en la disciplina y en el sector específicos Competencia genérica del líder de un equipo auditor Conocimientos y habilidades para auditar múltiples disciplinas Recordar que el 80 % de la tarea es escuchar !!!! Competencia y evaluación de los auditores Mantenimiento y Mejora de la competencia Mantenimiento de la aptitud para auditar Desarrollo profesional continuo Competencia y evaluación de los auditores Evaluación del Auditor file:///C:/Users/laura/AppData/Local/Temp/Rar$DI00.950/para el instructor/tabla 2 evaluacion auditor.xlsx file:///C:/Users/laura/AppData/Local/Temp/Rar$DI00.950/para elinstructor/tabla 2 evaluacion auditor.xlsx Competencia y evaluación de los auditores Calificación del Auditor AUDITORÍAS QUE AGREGAN VALOR El enfoque de “agregar valor” debiera ser una función del nivel de madurez de la cultura de la organización, y de qué tanto su SG excede los requisitos de las normas aplicables. La cultura de gestión incluye el grado de conciencia, compromiso y actitud colectiva así como los resultados del desempeño de la organización. AUDITORÍAS QUE AGREGAN VALOR Proporcionar información a la alta dirección sobre la capacidad de la organización para lograr los objetivos estratégicos. Identificar problemas que, de ser resueltos, mejorarán el desempeño de la organización. Identificar oportunidades de mejora y áreas posibles de riesgo. Otorgar beneficios para los clientes de la organización (se aumenta la capacidad de la organización para proporcionar productos conformes, disminuir los impactos y riesgos). Brindar beneficios para el cuerpo de auditores (mejora su credibilidad). Las Auditorías deben ayudar a: MEJORAS EN EL DESEMPEÑO AMBIENTAL DE LA ORGANIZACIÓN ¿Contribuye el SGA al logro de los resultados esperados? ¿Hay evidencia de mejora del desempeño ambiental? Enfoque sobre procesos No sobre procedimientos DESEMPEÑO CONFORMIDAD EVOLUCIÓN DEL ENFOQUE DE AUDITORÍA V F 1. Las auditorías internas deben realizarse siguiendo estrictamente los requisitos de la Norma ISO 19011 2. Una vez que se ha definido el Programa de Auditorías sólo pueden realizarse las auditorías programadas 3. El Responsable del Sistema de Gestión puede auditar todos los procesos del sistema 4. El programa de auditorías debe tener en cuenta la disponibilidad de los recursos necesarios para su implementación 5. El método racional para alcanzar conclusiones de auditoría fiables y reproducibles se denomina: a. Conducta Etica b. Debido Cuidado Profesional c. Enfoque basado en la evidencia Pregunta V F 6. Los resultados de las auditorías previas deben tenerse en cuenta al preparar el nuevo Programa de Auditorías 7. Dado que el proceso de auditorías es un servicio intangible no es posible medir su eficacia 8. Es conveniente realizar la revisión de la documentación luego de la auditoría "in situ" 9. La selección de los auditores se realiza analizando qué capacitación han recibido 10. Durante el primer tiempo de funcionamiento del Sistema de Gestión, no se puede definir un progama de auditorías ya que no se cuenta con datos previos Pregunta Mejora Unidad VIII Sistema de Gestión Ambiental Ingeniería en Recursos Naturales y Medio Ambiente No conformidad Mejora • incumplimiento de un requisito No Conformidad • necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria Requisito Calidad Relativo a la calidad (conjunto de características inherentes de un objeto) Legal Requisito obligatorio especificado por un organismo legislativo Reglamentari o Requisito obligatorio especificado por una autoridad que recibe el mandato de un órgano legislativo Información sobre configuración del producto Requisito u otra información para el diseño, la realización, la verificación, el funcionamiento y el soporte de un producto Entrada Proceso Salida Requisitos Requisitos Requisitos Cumplimiento Incumplimiento Quejas de los clientes Auditorías Revisión por la dirección Incumplimiento de metas Fallas en los procesos Productos o servicios no conformes Análisis de datos Inspecciones regulares Fuentes de detección de No Conformidades No Conformidad Acciones inmediatas Determinar Causa Raíz Evaluar si es necesario tomar acciones correctivas Tratamiento de NC Determinar las acciones a tomar Implementar la acción correctiva Registro de las acciones tomadas Revisar la eficacia Decidir si es necesario tomar nuevas acciones S i Planificar Hacer Verificar Actuar Corrección Mejora Corrección Acción Correctiva Para qué? Cuándo? Cómo? No Conformidad Inmediato Corrige mal resultado Causa de la No Conformidad Después de analizar las causas Elimina la causa de raíz Análisis Experiencia Conocimiento Corrección vs Acción correctiva Corrección No solucionan el problema Contienen los efectos del problema Mitigan los daños ocasionados por el problema No atacan las causas Tienen validez únicamente para el caso en cuestión Todas tienen un costo extra!!!!!! Tangible o intangible Corrección – Acciones inmediatas Acción correctiva Mejora Identificar el problema Reunir datos Determinar la causa raíz Tomar acciones Causa Raíz Búsqueda de información Responsable del proceso Detalle del proceso Trabajador que participa Cliente Proveedor Contexto Investigación Detectar problemas Delimitar el área problemática Estimar factores que probablemente provoquen el problema Determinar si el efecto tomado como problema es verdadero o no Prevenir errores debido a omisión, rapidez o descuido Detectar desfases Para qué sirven??? Herramientas para análisis de causa Brainstorming – Tormenta de ideas 109 Se presenta el tema e indica los límites del mismo Cada participante, por turno, da una idea y es registrada a la vista de todos Agotada la fase productiva, se realiza la selección. Esto se hace mediante un turno de argumentos a favor y en contra de cada idea - Reglas: - No criticar. Durante la generación de ideas NO emitir juicios. - Libertad de expresión. En un ambiente informal se fomentan la espontaneidad, la creatividad. Ideas en principio disparatadas pueden generar conceptos útiles. - Cuántas más ideas, mejor. - Anotar todas las ideas Diagrama Causa - Efecto 110 • Mundialmente conocido como diagrama de Ishikawa o de pescado por representar el esqueleto de un pescado ; Una herramienta muy útil en área de Calidad inventado en el Japón después de la 2da guerra mundial para el levantamiento de sus industrias. - No conviene que las causas principales sean más de 6 porque hace excesivamente complejo el análisis - Un modelo conocido es PEM – PEM - Personal, Entorno, Métodos - Planta, Equipamiento, Materiales - PASOS 1. Definir el efecto 2. Identificar las causas 3. Definir las principales familias de causas 4. Trazar el diagrama 5. Seleccionar la causa: buscar la causa más importante, evitando encontrar una solución brillante a una causa falsa Diagrama de Pareto • Es una herramienta que se utiliza para priorizar los problemas o las causas que los generan. Nombrado así por su inventor ,que realizo un estudio donde descubrió que la minoría tenia la mayor parte de la riqueza y la mayoría de la población tenia la minoría de la riqueza, aplicando la regala de lo que hoy se conoce 80/20.. Implica someter el problema a un interrogatorio PASOS: • Describir el problema con precisión • Dibujar una tabla Diagrama de las seis palabras • Esta es una técnica sencilla y de gran utilidad para asegurar que se pregunta lo más importante de cada situación o problema PROBLEMA CUÁNDO CÓMO DÓNDE QUÉ QUIÉN POR QUÉ Causas No Causas Diagrama de las seis palabras Realizar un Brainstorming estructurado para especificar las condiciones del “problema” y las del “no problema” Cuándo suele ocurrir este problema? Cuándo no suele ocurrir este problema? – Brainstorming Cómo reconoces el problema? Cómo reconoces cuando el problema no está presente? – Brainstorming Dónde sucede? – Brainstorming Qué es el problema? Qué no es el problema? – Brainstorming Quién es el problema? Quién no es el problema? – Brainstorming Por qué existe ahora el problema? Por qué NO era un problema antes? – Brainstorming Madurar las ideas. Opinar Preguntarse por el 20% de las causas que originan el 80 % de los problemas Las causas explicarán tanto cuándo ES problema como cuándo NO LO ES Herramientade los 5 por qué? 114 Creada por la empresa Toyota para mejorar la productividad en su sistema de producción Ante un problema, se pregunta la causa, y la causa de la causa… así sucesivamente hasta tener la ultima causa raíz Posibles causas de NC en una Organización Posibles causas de NC en una Organización Acción Correctiva Evaluar los riesgos y oportunidades del cambio para asegurarse de que los cambios a llevar a cabo no van a causar más problemas Llevar a cabo los cambios previstos Los dos problemas más comunes en esta etapa son los sobrecostos y la puntualidad. Verificar la eficacia de las acciones correctivas La verificación correcta es fundamental para un buen proceso de acciones correctivas. Acción Correctiva Mejora continua Mejora Gracias Totales!!!!
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