Propiedad del plan operativo

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Propiedad del plan operativo
Para ser concluido exitosamente, cualquier proceso electoral debe basarse en la capacidad y el compromiso del núcleo clave del personal electoral. La garantía de que los funcionarios y el personal clave tengan confianza y sientan como suyo el plan operativo ayudará a lograrlo. Reunir al personal clave durante el desarrollo del proceso para informarle sobre la planeación y logística generales y permitirle hacer preguntas y comentarios también ayudará a mejorar la planeación. Cuando se tengan que tomar ciertas decisiones, por ejemplo respecto a la preparación del escrutinio de votos o a la forma en que se preparará el material para la votación en ausencia, es conveniente involucrar al personal que tendrá la responsabilidad de su ejecución. En la preparación de las elecciones parlamentarias y locales del Reino Unido de mayo de 1997, muchos administradores electorales locales organizaron ese tipo de reuniones. El documento Briefing Notes - United Kingdom muestra un programa típico de tales reuniones, las cuales fueron atendidas por los principales 44 funcionarios responsables de la elección en dos distritos parlamentarios. De estos 44 funcionarios, sólo 4 pertenecían a la unidad de elecciones - el resto eran representantes de otras dependencias gubernamentales locales que colaboraban durante el periodo electoral, ya sea medio tiempo o completo. Involucrarlos desde las primeras etapas del proceso, fijar sus cargas de trabajo y el rango de sus actividades aseguró que todos ellos se sintieran comprometidos y corresponsables en la administración de la elección.
Emergencias y Problemas
El plan operativo debe contener una guía clara sobre que hacer en caso de emergencias. Las grandes catástrofes no son fáciles de prever, pero si problemas comunes, como el incendio o la alteración del orden por protestas en una mesa de votación o centro de escrutinio, deben ser considerados para que se pueda señalar claramente un procedimiento de acción en el material instructivo que se distribuya al personal. Ver Planeación Estratégica, para algunas orientaciones en la planeación contra emergencias.
Archivo de antecedentes
En algunos casos, el periodo que media entre dos elecciones nacionales puede ser de hasta siete años y se puede convocar a ellas con poca antelación. Es recomendable guardar un archivo con todas las formas, documentos e instructivos de procedimiento. Si además se anexa un resumen de los aspectos identificados en la revisión postelectoral, entonces quien sea responsable de la planeación operativa de las próximas elecciones tendrá a su alcance toda la documentación de las elecciones anteriores. Cuando hay gran rotación de personal, no es inusual encontrar que la mayoría del personal clave de una elección no esta presente cuatro o cinco años después. Si toda la información puede estar almacenada en un formato electrónico, de tal forma que pueda ser modificada para la próxima elección, la labor será más sencilla