HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION Y METODOS

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INSTITUTO TECNOLÓGICO MAYA DE ESTUDIOS 
SUPERIORES Finca Municipal Chipar, San Juan Chamelco Alta 
Verapaz Unidad Académica No. 31 de la Universidad de San 
Carlos de Guatemala 
Carrera de Ingeniería en Industria Alimentaria. 
 
 
TEORÍA ADMINISTRATIVA II 
 
 
 
 
 
 
 
HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS 
 
 
 
FATIMA DULCE MARÍA GARCÍA HERNANDEZ 
 
 
San Juan Chamelco, Alta Verapaz, Agosto 2020 
HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS 
La organización es una técnica que ayuda al control de mantenimiento en forma 
administrativa, y están relacionadas con la administración en el planteamiento de políticas 
y diagnosticaran a la organización en las posibles soluciones a un problema volviéndose 
eficientes y eficaces. 
Las técnicas de organización en general constituyen una herramienta que facilita el 
desarrollo de los procedimientos administrativos, así como optimizar los recursos 
disponibles, aplicando principios y formulando diagnósticos que nos permitan 
recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional. 
OBJETIVOS 
• Detectar las causas que producen conflictos en la organización llamada espina de 
pescado o diagrama de causa y efecto. 
• Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño. 
• Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real. 
• Incrementar la productividad mediante la optimización de los recursos. 
• Mejorar la calidad de los servicios. 
• Mejorar la estructura y funciones. 
• Garantizar una organización sea eficiente y eficaz, reduciendo tiempos y 
mejorando el uso de los recursos. 
Organización y Métodos, es una técnica de análisis administrativo que permite hacer 
investigaciones con fines de mejoramiento de la estructura y de sus procedimientos. 
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional del trabajo; 
son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las 
necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes: 
 Manuales 
 Diagramas de procedimiento o de flujo 
 Organigramas 
 Carta de distribución del trabajo o de actividades 
 Análisis de puestos. 
1. MANUALES 
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información 
acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, 
pueden ser: 
• De políticas, 
• Departamentales, 
• De bienvenida, 
• De organización, 
• De procedimientos, 
• De contenido múltiple, 
• De técnicas y 
• De puesto. 
Son de gran utilidad ya que: 
• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. 
• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. 
• Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y 
cómo se debe hacer. 
• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa. 
• Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. 
• Son una base para el mejoramiento de sistemas. 
• Reducen costos al incrementar la eficiencia. 
1.1 Formato e índice de los manuales. El contenido debe dividirse de acuerdo con 
una clasificación primaria de temas: 
• Índice. 
• Objetivos y antecedentes del manual. 
• Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede 
vigente. 
• Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual. 
• Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible. 
• Redacción clara, concisa y ordenada. 
• Complementarse con gráficas. 
1.2 Manuales de organización. Explican los detalles más importantes de la 
organización; generalmente incluyen: 
• Finalidad de cada elemento de la organización. 
• Declaración de funciones. 
• Glosario de términos utilizados. 
 Contienen: 
• Objetivos generales de la organización. 
• Políticas generales. 
• Glosario de términos administrativos. 
• Nombres de áreas o departamentos y puestos. 
• Procedimientos de organización. 
• Responsabilidades de los altos niveles. 
• Funciones. 
• Cartas de organización. 
• Descripción de puestos. 
• Introducción y objetivos del manual. 
• Historia de la empresa. 
 1.2.1 Manuales departamentales 
 Contienen: 
1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de 
sus secciones básicas. 
2. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. 
3. Carta de organización general y departamental. 
4. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental. 
5. Análisis de puestos. 
6. Gráficas de proceso, y de flujo. 
 Ventajas: 
• Describen el funcionamiento de un departamento. 
• Se emplean para dar instrucciones en el departamento. 
• Presentan el flujo de trabajo. 
• Delimitan funciones, actividades y responsabilidades. 
• Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento. 
 1.2.2 Manuales interdepartamentales 
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre 
proporcionan la misma cantidad de información: 
• Comprenden a todos los departamentos de la organización. 
• Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos 
departamentos. 
2. DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE FLUJO 
También se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la 
representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un 
procedimiento. Los diagramas de procedimiento permiten: 
• Una mayor simplificación del trabajo. 
• Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las 
operaciones para una mejor circulación física. 
• Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso. 
• Eliminar demoras. 
• Una mejor distribución de la planta. 
2.1 Características de los Flujogramas. Entre las más predominantes están: 
• Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar 
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos 
dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos. 
• Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y 
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en 
su interpretación. 
• De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar 
todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un 
diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los 
rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o 
detalles principales. 
Los tipos de diagramas de procedimiento más usados son: 
• Gráfica de flujo de operaciones. 
• Gráficas esquemáticas de flujo. 
• Gráfica de ubicación de equipo. 
• Gráfica de flujo de formas. 
2.2 Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento. Para la elaboración de 
un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguiente 
secuencia. 
1. Escoger el procedimiento por realizar. 
2. Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán d de utilizarse. 
3. Analizar el trabajo. 
4. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. 
5. Establecer el procedimiento más factible. 
6. Presentar la proposición. 
7. Obtener la aprobación. 
8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. 
9. Implantar el nuevo procedimiento. 
10. Observar el procedimiento implantado. 
11. Preparar una guía de adelantos logrados. 
12. Llevar registros adecuados de realización. 
 3. ORGANIGRAMAS 
Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los 
organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, 
que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones 
y autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse en: 
Organigramas 
Por su objetivo Por su área Por su contenido 
• Estructurales. Muestra 
sólo la estructura 
administrativa de la 
empresa. 
• Funcionales, Indican en el 
cuerpo de lagráfica, 
además de las unidades, 
sus relaciones y las 
principales funciones de 
los departamentos. 
• Especiales. Destacan 
alguna característica 
• Generales. Presentan toda la 
organización; se llaman 
también cartas maestras 
• Departamentales. Muestran 
• la organización de un 
departamento o sección de la 
organización. 
• Esquemáticos. 
Contienen sólo los 
órganos 
principales, se 
elaboran para el 
público, no 
contienen detalles. 
• Analíticos. Son 
más detallados y 
técnicos que los 
anteriores 
particular de la 
organización. 
 Existen tres formas básicas de representar los organigramas: 
Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. 
Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. 
Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la 
periferia 
Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. 
4. CARTA DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES 
A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, 
para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. 
Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas. 
 Ventajas: 
• Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden. 
• Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo. 
• Normaliza y estandariza procedimientos. 
• Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos. 
• Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad. 
Formulación 
Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los pasos que 
siguen: 
1. Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona. 
2. Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o 
sección. 
3. Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución de actividades. 
4. Se complementa la información con la observación y la entrevista. 
5. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a 
cada persona. 
6. Se analiza el cuadro para saber qué puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, 
etc. 
7. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro. 
 5. EL ANÁLISIS DE PUESTOS 
Analizar significa "separar y ordenar. La técnica del análisis de puestos, por lo tanto, en 
reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con 
la ayuda de las normas de la lógica y la gramática. 
Dichas técnicas se aplican en tres aspectos: 
1. Cómo obtener los datos de lo que constituye el puesto. 
2. Cómo ordenar dichos datos. 
3. Cómo consignar los mismos. 
El análisis comprende: La descripción del puesto, o sea la determinación técnica de lo 
que el trabajador debe hacer, y la especificación del puesto, o sea la enunciación precisa 
de lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia. 
En la descripción se distingue: 
1) El encabezado o identificación, que contiene: a) el título; b) la ubicación; c) el 
instrumental; d) la jerarquía: de quien depende, a quiénes manda; contactos 
permanentes internos y externos. 
2) La descripción genérica, que es una definición lo más breve y precisa que sea posible 
3) La descripción específica, donde se detalla cada operación, con estimación 
aproximada del tiempo que requiere. Estas operaciones se clasifican en: permanentes, 
periódicas y eventuales. 
En la especificación se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto, 
concentrados en cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y 
condiciones de trabajo. Estos se subdividen en otros más específicos, tales como bienes, 
equipo o trámites, medio ambiente y riesgos. 
6. TRABAJO COLABORATIVO 
El trabajo en equipo, también llamado producción entre pares o colaboración en masa, es 
una forma de producir bienes y servicios que se basa en comunidades de individuos 
autoorganizadas. En tales comunidades, el trabajo de muchas personas se coordina hacia 
un resultado compartido