Asistente Administrativa (o) Temporal

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 
Asistente Administrativa (o) Temporal 
 
OBJETIVO DEL CARGO 
 
Brindar apoyo administrativo asistencial mediante la atención, seguimiento, registro y control de 
trámites, actividades, documentación y requerimientos del área funcional, acorde con las normas y 
procedimientos internos, asegurando que la gestión integral de las acciones se realice de forma eficiente 
y efectiva. 
 
PRINCIPALES FUNCIONES 
 
1. Brindar apoyo administrativo al equipo del área y servicio al cliente con alto nivel de 
profesionalismo, a fin de atender las demandas, mantener y promover relaciones de socios 
estratégicos. 
 
2. Apoyar en el control y ejecución presupuestaria del área, mediante el monitoreo mensual de gastos, 
designación de recursos por tipo de gasto, transferencias, avisos de cargo, informes, supervisión de 
pagos a proveedores y procesos requeridos en el sistema financiero. 
 
3. Colaborar en la preparación de materiales y en la organización y ejecución de actividades que se 
conduzcan en su área. Apoyar en la logística de las actividades, reuniones o seminarios que se 
organicen anticipando las necesidades o requerimientos de agendas, programas, invitaciones, 
convocatorias, equipo, materiales, etc. 
 
4. Realizar trámites de viaje y contrataciones tales como: autorizaciones de viaje, contacto con hoteles, 
reservaciones, itinerarios, viáticos, seguros, relaciones de gastos, informes, trámite de facturas y 
otros. 
 
5. Conocer y manejar formularios y sistemas institucionales requeridos para trámites diversos tales 
como: solicitudes de materiales y útiles de oficina, contrataciones de personal, solicitudes de 
compras, solicitud de salas y vehículos, traducción, sistema financiero, sistema de gestión, etc. 
 
6. Redactar, revisar y corregir documentos tales como memorandos, cartas, informes administrativos 
y técnicos, actas, cuadros, gráficos, presentaciones, entre otros. 
 
7. Alimentar y manejar bases de datos o páginas web requeridas, con el fin de facilitar información 
precisa y oportuna, cuando así se le solicite. 
 
8. Manejar correspondencia y otros documentos del área en todas sus etapas: gestión, administración, 
control, clasificación, archivo físico y digital. 
 
9. Atender oportunamente las llamadas telefónicas, recibir y canalizar los mensajes. 
 
10. Ejecutar otras tareas propias del puesto. 
 
 
 
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REQUISITOS DEL CARGO 
 
1. Carrera 
• Contabilidad o Secretariado (Requerido) 
• Administración de Empresas (Deseable) 
 
2. Grado Académico 
• Bachillerato Educación Media (Requerido) 
• Título técnico/Diplomado (Requerido) 
• Bachillerato Universitario (Deseable) 
 
3. Experiencia 
 
Años 
• 1 a 3 años (Requerido) 
 
Áreas de experiencia 
 
• Gestión Administrativa 
• Administración y gestión del presupuesto 
• Organización y sistematización de información 
 
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS 
 
1. Idiomas 
 
• Español avanzado (Requerido) 
• Inglés avanzado (Requerido) 
 
2. Conocimientos Informáticos 
 
• Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) 
• Herramientas de comunicación virtual nivel intermedio (Zoom, Microsoft teams, etc.) 
• Administración y mantenimiento de bases de datos 
• SAP/ERP (Deseable) 
 
3. Otros 
 
• Gestión administrativa 
• Procedimientos contables 
• Organización y sistematización de información 
• Redacción y ortografía 
• Protocolo y organización de eventos 
 
 
 
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COMPETENCIAS REQUERIDAS 
 
• Orientación a resultados 
• Proactividad 
• Planificación y organización 
• Buena comunicación escrita y oral 
• Trabajo colaborativo 
• Excelentes relaciones interpersonales 
• Servicio al cliente 
• Tolerancia a la presión 
 
Tipo de contrato: Definido por un año. 
Los (as) candidatos (as) deben ingresar su información en el formulario AQUÍ. 
Se recibirán ofertas hasta el 20 de mayo de 2020. Solo para oferentes residentes en Costa Rica. 
https://forms.gle/6asYiCzfGHFU9xEG8