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TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. INDICE ¡Nuestro PDF es interactivo! cada vez que veas este color será porque estas delante de un link. Sólo presiona. INTRODUCCIÓN Introducción al mundo Online En que consiste el sistema online Áreas de aplicación de los sistemas online ¿Por qué un sistema online para una empresa? 4.1 Cómo podemos encarar el cambio 4.2 ¿Un adiós al papel? La nube 5.1 Ventajas de la Nube 5.2 Ahora, la Nube Conclución 5 TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 3 INTRODUCCIÓN Finalmente tu empresa está en marcha. Entusiasmado, comparas proveedores, visitas clientes, defines ca- nales de venta y publicidad y, mal que te pese, apilas papeles. ¿Y luego qué? Los metes en un sobre (o en varios) pensando que son para “el contador” y que te distraen de nuestras tareas. Sin embargo, es posible transformar esa maraña de papeles en información tan relevante e instantánea como necesites. Un sistema contable online es la herramienta que permite ordenar el día a día y, con poco esfuerzo, evaluar dónde está tu empresa, a fin de tomar las mejores decisiones. Puedes aprovechar la tecnología que te rodea para administrar tu emprendimiento. Porque un sistema contable online simplifica los procesos, brinda actualización instantánea y permite que, desde cualquier dispositivo, cuentes con información útil, oportuna y precisa, para administrar tu negocio de la mejor manera. Los emprendedores y sus contadores pueden acceder a la información de la empresa cada vez que lo necesiten y desde dónde deseen. Se suman así las ventajas de la técnica contable clásica y la disponibi- lidad de internet, en el entorno de una plataforma amigable. Con esta fusión de tecnologías al servicio de la gestión de tu negocio, la administración queda a tu alcance simplemente con un click. El objetivo de este ebook es ayudar a emprendedores, propietarios de pequeñas empresas, contadores o encargados administrativos de Pymes a que encuentren una herramienta útil para optimizar la administración de su negocio. En este ebook: 1- encontrarás un panorama de la evolución, expansión y potencialidades de internet. 2- tendrás una presentación del mundo online y sus áreas de aplicación. 3- conocerás las ventajas de utilizar un sistema online para tu administración. 4- sabrás cuáles son los pasos para implementar un sistema online en tu empresa. 5- comprenderás cómo funciona la nube y cuáles son sus ventajas. TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 4 ›Evolución de internet Primera red experimental ARPANET 1969 La Commodore difunde el uso de la PC 1980 Se acuña el término ciberes- pacio. Aparece la Macintosh. 1984 Bill Gates crea Microsoft 1975 las webs ascendían a 100.000 1996 Steve Jobs funda Apple 1976 nace el buscador Google 1998 se envía el primer correo electrónico 1971 existían 130 páginas webs 1993 Aparece Apple II 1977 aparece el primer teléfono móvil con navegador Wap 1999 Desde que surgió en 1969 con el lanzamiento de las primeras redes de conexión en Estados Unidos, internet no cesó de crecer. 1. Introducción al mundo Online Lejos de detenerse, el crecimiento de internet y la expansión de sus usos crece año tras año. Estudios recientes estiman que, en febrero de 2016, más del 46% de la población mundial tiene acceso a internet: 3419 millones de personas, un 10% más que el año anterior. Fuente: http://wearesocial.com/sg/special-reports/digital-2016 Lejos de detenerse el crecimiento, sigue en ascenso día a día. Con la presencia de Internet se generó un sistema de desarrollo y de trabajo que se denominó “online” y que coexiste con el sistema “offline”. Con la difusión de internet se generó una actividad en todos los ámbitos, que permitió desarrollar sistemas de trabajo, denominados online, que conviven con los sistemas offline. nace Internet en la Universidad de Stanford (fuente http:// www.getconnec- tedtoday.com/ es/history) 1974 primer teléfono móvil con acceso a internet 2002 Andy Rubin crea Android 2003 Google lanza Chrome, Nacen Instagram y Pinterest. 2008 el 46% de la población mundial utiliza internet. 2016 Con la aparición de Facebook, se da inicio a la web social o 2.0. Goo- gle lanza Gmail. 2004 http://www.getconnectedtoday.com/es/history http://www.getconnectedtoday.com/es/history http://www.getconnectedtoday.com/es/history http://www.getconnectedtoday.com/es/history https://ticsyformacion.com/2016/09/08/que-pasa-en-internet-en-un-minuto-infografia-infographic/ TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 5 ›Evolución del uso de Internet y Telefonía celular ’04 ’05 ’06 ’07 ’08 ’09 ’10 ’11 ’12 AÑOS 41% 42% 46% 48% 49% 51% 54% 56% 61% 82%78% 73% 70% 62%61% 55% 44% 31% *Fuente: http://www.quirogamedios.com/ar/articulos/evolucion-del-uso-de-internet-y-del-celular-en-argentina.html Mundo online y mundo offline no son dos realidades dife- rentes sino complementarias. Son dos momentos, dos aspec- tos de una misma realidad. La incidencia de internet en la vida diaria es evidente y se observa tanto en el ámbito privado, con las redes sociales, como en el ámbito laboral, donde ha modificado de manera integral la forma de trabajar. Una revo- lución en la manera de hacer las cosas, de comunicarnos, de acceder a la información y compartirla. Internet facilitó los procesos y el intercambio de información, derribó toda frontera y simplificó una gran cantidad de tareas de la vida cotidiana, entre ellas, el trabajo administrativo. ONLINE + OFFLINE REALIDAD COTIDIANA Usan celularUsan internet http://www.quirogamedios.com/ar/articulos/evolucion-del-uso-de-internet-y-del-celular-en-argentina.html TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 6 $$$$ $$$$ $$$$ $$$$ $$ 2. En que consiste el sistema online Un servicio online es aquel que se presta a partir de una red y, para acceder a ella, solo necesitas una conexión de internet y un dispositivo. La información se almacena en servidores que pueden estar ubicados en cualquier lugar del mundo. Piensa, por ejemplo, en una operación bancaria. Antes de que existiera el denominado “online banking”, ibas al banco. La entidad utilizaba sus sistemas para registrar la transacción. Tú indica- bas que querías hacer una transferencia, llenan- do un formulario con los datos. El cajero efec- tuaba la operación, el dinero se transfería y tú te llevabas un comprobante sellado como constan- cia de la operación. El desarrollo de los sistemas online simplificó pa- sos, ahorró tiempo y acortó distancias. Hoy ac- cedes al banco desde casa o desde cualquier dispositivo móvil y realizas tus operaciones ban- carias sin ir a la sucursal. Los sistemas online se han ido extendiendo a una gran parte de tus actividades diarias: • compartes juegos y aficiones con personas de cualquier lugar del mundo • realizas compras sin conocer dónde se en- cuentra el vendedor • concretas ventas a clientes a los que, con los canales tradicionales de comercialización, nun- ca podrías haber llegado • compras pasajes aéreos y boletos de tren y hasta eliges asientos • contratas hoteles y, con solo decir tu nombre, ingresas • compras entradas a espectáculos, museos y muestras • asistes a clases, cursas posgrados, con profe- sores y compañeros virtuales y con aprendizajes y títulos reales. Operaciones bancarias con Sistemas instalables Resultados SISTEMAS INSTALABLES (ANTES) SISTEMAS ONLINE (AHORA) $ Fuente: http://www.inegi.org.mx/100% 61.90% Obtener información. 60.80% Comunicarse. 31.60% Capacitarse. 28.30% Entretenimiento. 2.4% Operaciones bancarias. Usos del sistema online ¿Para qué utilizan las personas internet? Para comprender qué es el mundo online basta pensar en todas las actividades que se realizan mediante proce- sos en los cuales conoces cuándo se inician y ves sus resultados pero no tienes un registro tangible del proceso. Nuevos clientes a los nunca podríamos haber llegado www.inegi.org.mx/ TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 7 El crecimiento del volumen de información y del uso de herramientas informáticas dejaron obsole- tas las fuentes de almacenamiento físico. En su lu- gar, se han extendido sistemas de almacenamien- to online, cuya capacidad parece no tener límites. Cada vez es más frecuente recibir facturas elec- trónicas o pasajes o entradas. Todo lo que antes existía en papel tiene su correlato online, con la ventaja de su instantaneidad y de que está al alcan- ce cuando se lo necesita. Solo hay que adecuarse al modo de acceder a esta información online. Limitar el uso del papel resulta atractivo: se tra- ta de un modo de almacenamiento sustentable, que también facilita el archivo y cuyo acceso es sumamente sencillo. También las pequeñas em- presas han ido tomando conciencia de la impor- tancia de colaborar con el cuidado del medio ambiente. Y se dieron cuenta que, al gestionar las operaciones de manera online, obtuvieron importantes ahorros. Un claro ejemplo de esta evolución es el extrac- to bancario: antes el banco lo imprimía en papel y lo enviaba por correo. La empresa tenía que esperar para recibirlo. Había que archivarlo y no podía compartirse si no se fotocopiaba. Además, si se traspapelaba, había que solicitar uno nue- vo al banco. Cada consulta implicaba localizarlo y archivarlo nuevamente. Hoy todo ese proceso se dejó de lado: el banco pone a disposición el extracto, el cliente lo consulta y lo guarda en su ordenador y, a partir de ahí, queda a disposición de todos aquellos que necesitan acceder a él, cada vez que lo requieran. Economía de papel, de correo y, sobre todo, de tiempo y esfuerzo; lo que se traduce en ahorro de dinero. En un principio esta modalidad se utilizó para pedi- dos y cotizaciones más informales pero hoy ya se cuenta con la posibilidad (y, muchas veces, la obli- gación legal) de emitir facturas electrónicas. El mun- do online avanza para facilitarnos las transacciones. 3. Áreas de aplicación de los sistemas online Cada día nuevas áreas adoptan sistemas online para sus procesos. Muchos se encuentran en desarrollo. ¿Por qué? Por la efectividad, la velocidad y la manera en que han simpli- ficado las tareas, sumado a la seguridad y facilidad de acceso con la que se opera. El proceso de facturación electrónica permite a las empresas: • importantes ahorros de costos: papel, impresión, sobres, tiempos de compaginación y ensobrado, gastos de envío, tiempos de recepción y del archivo del duplicado. • organizar de modo eficiente y práctico la documentación. • participar del cuidado del medio ambiente. 2013 Emisión de facturas electrónicas 2014 2015 2016 6.370 62.034 221.141 195.776 AHORRO Fuente: (Colppy) ›Emisión de facturas electrónicas 45,67% 5 años últimos años50, 92% ›Confianza en los medios online Fuente: http://marketing4ecommerce.net/ http://marketing4ecommerce.net/ TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 8 4. ¿Por qué un sistema online para una empresa? Una empresa, sin importar su tamaño, puede beneficiarse en gran manera en la gestión de sus operaciones si utiliza un sistema online. AHORA Con tan solo contar con un acceso a inter- net y un dispositivo habilitado para la nave- gación se puede contar con una organización superior, inmediata y de simple visualización. ANTES La actividad de todo negocio puede ser administra- da de manera profesional con un sistema de ges- tión, que resulte eficaz y que posibilite expandirse, cuando se necesite, sin modificar su estructura de personal. Por otra parte, los sistemas de administración online permiten estar actualizados de manera permanen- te: ya no hay que cambiar el software, ni comprar equipos más potentes. Se puede acceder a la ver- sión más actualizada desde cualquier dispositivo, lo que redunda en una reducción de costos. La princi- pal inversión es una buena conexión a internet. Además, un sistema online permite un almacena- miento casi ilimitado de información y, a su vez, un rápido acceso a los documentos y a nuestros datos, desde cualquier lugar en que estemos. El hecho de ser parte de un sistema facilita el traba- jo en equipo: los documentos se comparten entre varios usuarios y siempre está disponible la última versión. Finalmente, la información está resguardada en ser- vidores externos por un proveedor responsable- Esto permite protegerla de los peligros habituales: virus informáticos, backups desactualizados, rotura de discos, robo de dispositivos, incendios o, simple- mente, los devastadores efectos del vaso de agua volcado sobre el teclado . 80% Activar TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 9 4.1. Cómo podemos encarar el cambio Todos los cambios cuestan. Salir de la zona de confort no es fácil aunque sepas que tienes la oportunidad de estar mejor. Hay temor de enfrentar la transición de la nueva etapa. PASO 1 PASO 2 Darse la posibilidad de crecer. Animarse Pero sabes que no puedes permitir que los miedos te quiten la posibilidad de crecer. La clave es animarte a dar el paso necesario para mejorar tu modo de trabajo. El primer paso es dejar atrás lo conocido: el sistema de administración que utilizas, armado de a partes, el modo en que compartes información y consultas tus datos y buscas que no se pierda nada de las transacciones que se generan. Puedes comenzar a pensar el cambio en la gestión de tu empresa considerando los siguientes puntos: • Releva la información actual de tu negocio: pien- sa qué necesitarás migrar y con qué podrías empe- zar de cero. Anotar detalladamente toda la informa- ción resulta esencial para poder adecuar el sistema de administración online a tu necesidad. • Si no cuentas con un Contador para llevar la contabilidad de tu empresa, seguramente tendrás personal que se encargue y ellos serán lo que re- ciban la capacitación necesaria para empezar a administrar la empresa con una plataforma online. Una buena empresa de sistemas de gestión online te pondrá en contacto con profesionales prepara- dos que saben cómo implementar el sistema en cada tipo de empresa y cómo configurarlo en cada caso, quienes te acompañarán en el proceso. • Indaga qué posibilidades existen en el mercado para acceder a un sistema de gestión online. Y qué apoyo brindan en la implementación. • Si operas con un Contador, consúltale acerca de sus conocimientos en la operación de sistemas on- line. Aunque él no tenga experiencia en la gestión online, sí conoce la información vital para tu nego- cio y puede participar con su valioso aporte técni- co en una cuidada planificación. Podrán contar con asesoramiento al momento de aprovechar las po- tencialidades de una plataforma de administración online y el acompañamiento necesario para llevar a cabo todos los pasos.disponibilidad que tiene todo el grupo de trabajo para dar un paso en este ade- lanto tecnológico. TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 10 4.2. ¿Un adiós al papel? Muchas veces provoca temor no contar con un soporte de papel, otras veces hay que acostumbrarse a trabajar de otra manera. Comenzar a utilizar un sistema de administra- ción online no significa que ya no habrá papeles.Porel contrario, tendrás a disposición la posibilidad de operar con los papeles necesarios, despejando escritorios y estantes 250.000 HOJAS AHORRADAS 17 ÁRBOLES NO TALADOS 250.000 LITROS DE AGUA AHORRADOS 7.800 KW/H ENERGÍA RACIONALIZADOS. Fuente: http://emprendedoresnews.com/varios/mexico/los-beneficios-de-la-facturacion-electronica.html • Revisa la disponibilidad que tiene tu grupo de trabajo para avanzar con este adelanto tecnológi- co. Recuerda que la gente que se desempeña en los distintos sectores administrativos -contabilidad, finanzas, facturación, proveedores- también tendrá resistencia al cambio y habrá que hacerlos sentir parte de esta transformación y ayudarlos a vislum- brar sus ventajas. • Investiga sobre la seguridad de los datos de tu empresa para que tengas absoluta tranquilidad al operar con sistemas de gestión y administra- ción alojados en la Nube. • Ten en cuenta que podrás gestionar el acceso de los diferentes colaboradores de modo tal que cada uno solo pueda ingresar a los datos que utili- za en su gestión. El cuidado del control interno evi- tará errores y fraudes. • Aprovecha el servicio de soporte técnico: ellos te orientarán en la definición e implementación y te ayudarán con las dudas que vayan surgiendo y la capacitación a los usuarios. • Piensa cómo mejorará el negocio cuando el sis- tema esté en funcionamiento. http://emprendedoresnews.com/varios/mexico/los-beneficios-de-la-facturacion-electronica.html TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 11 5.1 Ventajas de la nube Estas son las principales ventajas de trabajar la nube: Almacenamiento: La nube tiene mayor capaci- dad que cualquier disco rígido que puedas ima- ginar. Es posible guardar allí toda la información que queramos, sin agotarse. Accesibilidad: la información está siempre dis- ponible y puedes acceder a ella desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar que te en- cuentras. Con la computadora de escritorio, la notebook, la tablet o el Smartphone y una cone- xión a internet siempre puedes efectuar las con- sultas que necesites. Sincronización: los datos siempre están dispo- nibles en su última versión a disposición de los usuarios. Actualización: la nube siempre tiene las versio- nes actualizadas y no es necesario cambiar el hardware para que adapte su capacidad al nuevo software ni migrar datos para nuevas versiones, lo que redunda en ahorros de dinero y tiempo. Disponibilidad: al no necesitar migrar datos para acceder a nuevas actualizaciones y al no depen- der únicamente de tu resguardo, la información siempre será recuperable y disponible. Adaptabilidad: usas lo que necesitas y tu espa- cio crece en la medida en que tu negocio lo ne- cesite. Sistemas como Dropbox o Google Drive, que seguramente te resultan familiares, confían en la nube para almacenar los datos y los contenidos que cargamos. Estos espacios son accesibles desde todo dispositivo y permiten, si los desea- mos, compartir fácilmente la información. 5. La nube Almacenar en la nube es utilizar un espacio en los equipos informáticos del proveedor del servicio al que es posible acceder desde cualquier lugar, con solo contar con un proveedor de internet. La Nube o cloud computing se ha difundido en los últimos años, a la par del crecimiento del vo- lumen de datos y de la expansión de los disposi- tivos móviles. Seguramente ya la utilizas aunque no te hayas detenido a pensar en ello: si usas Whatsapp, Gmail, Google Drive, Apple ICloud, Dropbox o Spotify, ya estás aprovechando los beneficios de la nube. Y cuando realizas compras en Amazon, Ebay, Mercado Libre, o cuando usas Mercado Pago o vendes online a través de Facebook, por ejemplo, o cuando entras al home banking o a Booking, también estás entrando en la nube. LA NUBE TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 12 Lo mismo sucede con las redes sociales, como Facebook o Twitter, o con las redes profesionales como Linkedin, o con las distintas aplicaciones que usas a diario: Uber, ebay, Amazon, o Booking, por nombrar unos pocos ejemplos. Del mismo modo, las redes que usas habitualmente están en la nube y están disponibles para los usua- rios, en cualquier lugar que se encuentren. Gracias a la nube han ido apareciendo nuevas formas de trabajo: se reemplazó el envío de archivos, planillas y documentos por un espacio de comunicación virtual simple y colaborativo. 2010 LA NUBE2000 INTERNET1990 CLIENTE/SERVI-1970- 80 MAINFRAME Facebook Linkedin Twitter Google + You tube Whatsapp Skype Line Gmail Hangouts Netflix Uber Spotify Dropbox Paypal Ebay Amazon Mercado libre Ali Express DealeXtreme Redes sociales Comunicación Servicios Compras TODO LO QUE DEBERÍAS SABER A LA HORA DE ORGANIZAR TU PEQUEÑA EMPRESA. pág 13 5.2 Ahora, la Nube Conclusión Por su carácter intangible y lejano, la idea de depositar datos en la nube puede pro- vocar inseguridad. Los usos de la nube avanzan rápidamente pero, a cada paso, es necesario que muestre su capacidad para conservar seguros los datos, a fin de que te sientas tranquilo con lo que ha de suceder con ellos. Aunque no te lo hayas planteado, seguramente ya formas parte de la nube. Si utilizas una red so- cial o si has enviado información a otra persona para que la descargue en algún lugar del mundo o si has subido videos a la red o bajado ebooks o comprado algún artículo por internet, has estado interactuando en la nube. Si no habías sentido temor entonces, tampoco ahora debes preocuparte. Hay medidas de pri- vacidad en cada uno de los sitios que trabajan con la nube. Como cualquier servicio deberás cambiar tus contraseñas con frecuencia y elegir una clave segura. Y serás tú quien asigne los ni- veles de accesibilidad a los terceros con los que decides compartir la información. Asimismo deberás consultar con tu proveedor cuáles son los recaudos que tienen para conser- var la información que subes a servidores. Los proveedores serios replican la información de modo que el resguardo está asegurado. Su res- puesta profesional disipará tus dudas. ¿Quieres que te ayudemos a subirte a la nube y llevar los números de tu empresa online? En este ebook recorriste el vertiginoso avance de internet y sus múltiples posibilidades de uso. Además de ser un medio para comunicarse, interactuar, comprar o hacer trámites y otras tantas aplicaciones, también descubriste cómo puedes aprovechar sus ventajas para la gestión de tu negocio. Conociste que puedes pasar de la dispersión de planillas a una gestión ordenada, fácilmente accesible desde cualquier lugar y dispositivo y cuáles son los pasos para implementar un sistema online en tu em- presa. Un cambio que te permitirá ahorro de costos, reduciendo papeles y archivo. También conociste cómo funciona la nube, cuáles son sus ventajas y cómo, a través de ella, puedes con- tar siempre con información actualizada a disposición, sin preocuparte de pérdidas de datos al cambiar de equipos ni de actualizar versiones. La evolución de tu empresa empieza con este gran paso. Simplemente, los beneficios los tienes a un click. Regístrate sin cargo en www.colppy.com http://www.colppy.com/ Marcador 1 Botón 12: Botón 22: Botón 11: Página 3: Página 41: Página 52: Página 63: Página 74: Página 85: Página 96: Página 107: Página 118: Página 129: Página 1310: Botón 2: Página 3: Página 41: Página 52: Página 63: Página 74: Página 85: Página 96: Página 107: Página 118: Página 129: Página 1310: