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Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 1 Unidad 2: Grupo y organización 2.1. El grupo. Definición. La definición de cultura organizacional propuesta por Schein1 contiene varios elementos importantes. Uno de ellos indica que la cultura es creación de un grupo específico y el otro la señala como un proceso que ocurre a nivel grupal, no individual en la organización. La cultura es el resultado de lidiar con problemas que son nuevos para el grupo. Los enfoques de solución surgen del bagaje educativo, experiencias pasadas, supuestos personales y factores de personalidad del líder del grupo. Ahora bien, ¿Qué es un grupo?, ¿qué tan grande puede ser?, ¿cómo está conformado? Para Fischer2 un grupo es un conjunto social, identificable y estructurado, caracterizado por un número restringido de individuos y en el interior del cual éstos establecen unos lazos recíprocos y desempeñan unos roles conforme a unas normas de conducta y valores comunes en la persecución de sus objetivos. (Negritas mías) Desde una perspectiva similar, para Pichón Riviere, psiquiatra y psicoanalista argentino que estudió la actividad grupal en el seno de lo social, un grupo es un conjunto restringido de personas que, ligadas por constantes de tiempo y espacio y articuladas por su mutua representación interna, se proponen en forma explícita o implícita una tarea que constituye su finalidad, interactuando a través de complejos mecanismos de asunción y adjudicación de roles.3 (Negritas mías) 2.2. Componentes del grupo De acuerdo con Fischer4, los diferentes estudios sobre el grupo permiten determinar cierto número de aspectos que intervienen en su constitución: el tamaño, las normas, los roles, los objetivos y la cohesión. Tamaño: Se considera que se está ante un grupo cuando su tamaño se sitúa entre ocho y quince personas. El tamaño es considerado como un umbral que puede actuar sobre el funcionamiento de un grupo. Entonces, el tamaño del grupo está limitado por las posibilidades de interacción y percepción mutua. Algunos trabajos consideran que un grupo de más de 12 personas pierde su eficacia. La definición de grupo no incluye una congregación cualquiera porque en ellas la gente no interactúa ni se percibe a sí misma como un grupo, aún en el caso de que cada persona sea muy consciente de la presencia de otras personas, como sucede por ejemplo con una multitud que se encuentra observando algo en una esquina. Un departamento, un sindicato o una organización no se podrían considerar un grupo a pesar de que sus miembros se refieran a sí mismos como “nosotros”, porque por lo general, ni interactúan ni son 1 Schein (1988: Pág. 188) 2 Fischer, Gustave Nicolás (1990): Psicología Social. Conceptos Fundamentales. Ed. Nancea. Madrid. Pág. 103. 3 Citado por Schvarstein, Leonardo (1992): Psicología Social de las organizaciones. Nuevos aportes. Ed. Paidós. Buenos Aires. Pág. 23 4 Fischer. Op.Cit. Pág. 107 Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 2 totalmente conscientes unos de otros. Sin embargo, los equipos de trabajo de un mismo departamento, los comités y otras asociaciones informales que se constituyen entre miembros de la organización sí encajan en esta definición. Normas: Conciernen a las expectativas compartidas por la mayoría de los miembros en cuanto al tipo de comportamiento juzgado aceptable en un grupo. Indican una manera de actuar. Más adelante se verá de qué modo surgen las normas y su incidencia en la formación de la cultura grupal y organizacional. Roles: Leonardo Schvarstein, reconocido especialista argentino en organizaciones, toma conceptos de Riviere para referirse a estos conceptos. Dice el autor, que en todo grupo, según Pichón Riviere5, el rol es un modelo de conducta definido por las expectativas de los individuos con los que se entra en relación. En palabras del autor "es un modelo organizado de conducta, relativo a una cierta posición del individuo en una red de interacciones ligado a expectativas propias y de los otros". Se denomina rol al desempeño de una persona en una situación dada, es la manera en que una persona demuestra lo que se espera de su posición. El rol es el papel que debe representarse, o dicho de otra manera, el aspecto dinámico del status. El status, refiere a la identificación social, que establece la relación de un individuo con los otros, dentro de la trama de los vínculos sociales. Así, el autor va a distinguir entre roles formales o prescriptos, que serán aquellos que están determinados por la posición que ocupa un sujeto en una institución; y los roles informales cuando los sujetos juegan un papel dependiendo de la red de interacción grupal. Dentro de este último grupo, se destacan como prototipos de roles los siguientes: El Portavoz, El chivo emisario, El líder, El saboteador. El portavoz es "el miembro que denuncia el acontecimiento grupal, las fantasías que lo mueven, las ansiedades y necesidades de la totalidad del grupo", es la persona que habla por todos. El chivo emisario es un miembro del grupo en el cual se vuelcan aspectos negativos o atemorizantes, apareciendo mecanismos de segregación frente a dicho integrante. En la otra cara se encuentra el líder. Los miembros del grupo depositan en él solamente aspectos positivos. El saboteador se encargará de dificultar el cambio y atentará contra la tarea. Para que un grupo pueda lleva a cabo la tarea, los roles deben ser móviles, si ocurre lo contrario y en consecuencia éstos se estancan, puede existir una tendencia al fracaso. 5 Citado por Schvarstein, Leonardo (1992): Psicología Social de las organizaciones. Nuevos aportes. Ed. Paidós. Buenos Aires. Pág. 23 Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 3 La forma de coordinación de un grupo determinado, dependerá tanto del estilo personal del líder, como de la actividad que ese grupo tenga que desarrollar, como así también de los objetivos implícitos y explícitos de la institución. El coordinador debe ser un co-pensador. Su función consistirá en crear, mantener y fomentar la comunicación, a través de un desarrollo progresivo, donde coinciden didáctica, aprendizaje y operatividad. Las ideas, el aprender a pensar, la creación, estarán, para el autor, íntimamente ligadas al concepto de salud, ya que para él, la misma consiste en una adaptación activa a la realidad de la organización como de su contexto. En cambio, las conductas de miedo al cambio, de repetición, las conductas estereotipadas, darán como resultado, enfermedad. La misma será una adaptación pasiva a la realidad de la empresa. Por ejemplo, en un grupo de trabajo se espera que el jefe asuma cierto número de iniciativas tales como convocar a los miembros del grupo o proporcionar información, noticias novedosas, entre otras. Para Schvarstein, los roles son producto de una construcción histórica, institucionalmente determinada. Pueden definirse, según este autor, como “una pauta de conducta estable, constituida en el marco de reglas también estables que determinan la naturaleza de la interacción”6. Rescata dentro de este concepto “la función” y “el status”. La función se refiere al para qué, mientras que, como se mencionapárrafos arriba, el status alude a la ubicación en una estructura. En un principio estos roles son determinados por la organización: es ella la que prescribe sus pautas y las modalidades para su desempeño. Es decir, son las personas quienes adjudican roles a otras personas, transformándose en emisoras de rol. Pero no sólo de esta emisión se nutren los sujetos para entender el modo en que deben actuar sus papeles en la empresa. Es muy importante para el autor, la comunicación entendida en un sentido amplio porque comunican las paredes, la vestimenta, los sistemas de información, los espacios, las puertas abiertas o cerradas, el acontecimiento que es portador de novedad. Toda actividad organizacional tiene un valor semántico añadido y es pasible de ser constituida como referente a los efectos de entender cómo se debe asumir un rol en una empresa. A modo de ejemplo de diversos roles observe el siguiente dibujo. 6 Schvarstein. Op. Cit. Pág. 91. Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 4 Docentes Gerentes / Empleados Artistas Deportistas Militares DIFERENTES ROLES - Definidos por expectativas propias y de los otros. - Es el papel que debe representarse - Aspecto dinámico del status Alfareros Obreros Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 5 Objetivos: Los objetivos de un grupo son siempre más o menos manifiestos pero a veces resulta difícil determinarlos. El objetivo puede ser definido como el conjunto de orientaciones repetidas a fin de influir en las actividades de los miembros de un grupo. Desde esta perspectiva la eficacia depende directamente de la mayor o menor convergencia de las actividades de los miembros y las orientaciones que se les prescriben. Cohesión: Designa la fuerza de atracción del grupo, la moral del grupo o la coordinación de los esfuerzos de sus miembros. Hay diversos factores que afectan el nivel de cohesión del grupo: a. La homogeneidad del grupo favorece la cohesión interna. Por ejemplo, los miembros de un grupo se sienten atraídos por las personas de un status equivalente. b. La amenaza externa (una crisis externa a la organización u otro grupo dentro de la misma organización) favorece la cohesión. c. La competición entre los grupos (inter-grupo) aumenta la cohesión mientras que la competición intra-grupo la disminuye. Un grupo pequeño tiene mayores posibilidades de ser cohesivo que un grupo más grande. Schvarstein7, retomando la definición de grupo de Pichón Riviere, sostiene que los principios organizadores del grupo y del vínculo que une a sus miembros son: una tarea en común y un proceso de internalización recíproca que permite a cada miembro obtener una representación de sí mismo y de los otros en esta estructura. En esta definición queda reflejado cómo la organización determina aspectos de lo grupal. De este modo, para Schvarstein la existencia del grupo se debe a la organización. Es decir, el grupo es un conjunto de partes que funciona como parte de un conjunto más amplio. El acontecer de los grupos está sometido a esta sobredeterminación organizacional en mayor o menor grado. Esto depende de los siguientes factores: a. La relación de su tarea con la tecnología central de la organización. Por ejemplo, en un laboratorio de especialidades medicinales, no es lo mismo considerar al grupo de investigadores de nuevas drogas que al grupo administrativo. b. Su ubicación en la estructura jerárquica. Por ejemplo, serán mayores las sobredeterminaciones del rector de la universidad que las que exhiba un empleado administrativo de la misma institución. c. La estratificación jerárquica que presente el propio grupo: es decir, la cantidad y calidad de niveles jerárquicos en él representados. En este sentido, se han de distinguir dos conceptos: 1) la clase organizacional: constituida por miembros de un mismo nivel jerárquico, por ejemplo, el grupo de supervisores de un taller; 2) la familia organizacional: constituida por miembros agrupados en función de una tarea o finalidad, por ejemplo: en un hospital todo el equipo médico y no médico del servicio de cirugía plástica. 7 Schvarstein. Op. Cit. Pág. 35 Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 6 d. El carácter formal o informal del grupo en relación con la estructura organizacional y con la naturaleza de su tarea. Por ejemplo, un grupo de empleados de distintos departamentos que se reúne a jugar al fútbol presentará escasa o nula influencia en la organización. e. La situación que determina la reunión del grupo. No es lo mismo que el grupo se reúna para jugar al fútbol semanalmente o que sea convocado a una serie de reuniones de capacitación sobre un nuevo programa informático. f. La historia del grupo en la organización: un grupo que se ha destacado por una tarea tendrá más autonomía en la toma de decisiones sobre dicha tarea que otro. g. Las características individuales de sus miembros: puede haber grupos más o menos contestatarios que otros, según sus personalidades En síntesis, para Schvarstein8 los fenómenos grupales no son sólo resultados de la dinámica interna de los grupos, sino que las instituciones que los atraviesan y la organización en la que existen son también determinantes de las relaciones que los constituyen. De este modo, el afuera organizacional y el adentro grupal se relativizan y permiten pensar en otra lectura de los acontecimientos grupales, es decir, en el develamiento de la trama organizacional que se desarrolla en ellos. Tipos de grupos Los tipos de grupos que pueden encontrarse en una empresa u organización, siguiendo a Edgar Schein, pueden clasificarse, en: Grupos formales: son aquellos que deliberadamente conforma un gerente de empresa para realizar una tarea específica claramente relacionada con la misión organizacional. Pueden ser, a la vez de dos clases, según el tiempo de vida que tengan: Grupos formales permanentes: como los que conforma un equipo de altos ejecutivos. Un ejemplo sería una unidad de trabajo dentro de un departamento de la empresa. b) Grupos formales temporales: son especialmente creados para llevar a cabo una misión muy particular. Por ejemplo, una empresa puede crear un comité de revisión de políticas salariales, estudiar las relaciones entre la organización y la comunidad; contratar a una consultora para que por un tiempo determinado evalúe la imagen de la empresa en la opinión pública. Los grupos formales temporales pueden existir durante mucho tiempo. Lo que les otorga carácter temporal es el hecho de que la organización misma es la que los define como tales y que sus miembros se sientan parte de un grupo que puede dejar de existir en cualquier momento. Grupos Informales: a los miembros de una organización se les pide formalmente que realicen sólo ciertas actividades para desempeñar su rol organizacional. Sin embargo,como las personas tienen necesidades que trascienden las exclusivamente laborales, es natural esperar que quieran tratar de satisfacerlas estableciendo una variedad de relaciones con otros miembros de la empresa. Si el área de trabajo y el horario lo permiten, estas relaciones informales se convierten 8 Op. Cit. Pág. 35 Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 7 en grupos informales. En otras palabras, casi siempre se puede asumir que la tendencia a conformar grupos informales existe porque se tiene la necesidad de relacionarse con otras personas. La forma en que esta tendencia opera en la conformación real de grupos, depende en gran medida de la localización física de la gente, de la naturaleza del trabajo que se va a realizar, de los horarios. Los grupos informales surgen de la combinación particular de factores formales y necesidades humanas. Ejemplos que pueden ilustrar estos aspectos: algunos estudios sobre amistad y asociación informal han encontrado que estas relaciones a menudo se basan sencillamente, en la probabilidad de que una persona se encuentra con otra en el curso de sus actividades diarias de trabajo. Por ejemplo, hay probabilidad de iniciar una amistad en una empresa por la localización y dirección de las puertas de acceso. También, por la empatía que se desarrolla con algunos individuos al compartir con estos una línea de trabajo en común, a pesar de pertenecer a áreas de trabajo diferentes; o la coincidencia de ciertos ratos libres en el patio de la organización o coincidir en un destino común en el horario libre de almuerzo. Los grupos informales casi siempre surgen si las oportunidades existen. A menudo, para el autor, estos grupos vienen a servir a una función “contraorganizacional” en la medida en que pueden llegar a contrarrestar las tendencias coercitivas de la empresa. Pueden convertirse en grupos de mucho poder y tratar de cambiar o reencauzar los fines de empresa. Muchas organizaciones planifican bien este tipo de situaciones, a manera de desarticular cualquier formación informal. Un gerente que teme al impacto de este tipo de grupos diseña los cargos o el ambiente físico de trabajo de tal forma que se elimine la posibilidad de que se manifiesten interacciones significativas entre los empleados y prevenir así la conformación de grupos informales. Otra estrategia también utilizada a estos fines es que se decida rotar sistemáticamente a líderes o miembros claves del grupo para evitar que surja una estructura de grupo estable. Esta técnica, según Schein, la utilizaron con éxito los comunistas chinos con los prisioneros de guerra de Corea. Cada vez que un grupo de prisioneros formaba una coalición, los chinos trasladaban a un miembro clave de una parte a otra hasta que poco a poco inducían en ellos un sentimiento de ostracismo social que acababa con el deseo de resistir o escapar. Tipos de grupos informales Los grupos informales que se conforman en las grandes organizaciones se pueden clasificar en variados tipos. Los grupos horizontales: basado en Dalton, Edgar Schein retoma estos estudios para definirlos como asociaciones informales de trabajadores, empresarios u otros miembros que tienen más o menos el mismo rango y trabajan más o menos en la misma área. Los grupos verticales: están conformados, basándose en la definición de Dalton, por miembros de un mismo departamento pero ubicados en niveles diferentes. Estos tipos de grupos se dan aparentemente por la amistad previa que pueda existir entre sus miembros, o por la necesidad que tenga cada uno de lograr sus metas. Por ejemplo, muchos de estos grupos tienen un papel importante en la comunicación que se da de abajo hacia arriba, y viceversa. Los grupos mixtos o conformados al azar: están conformados por miembros ubicados a niveles diferentes, pertenecientes a diferentes departamentos y a diferente localización Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 8 física. Pueden surgir por diversos intereses o para substituir necesidades funcionales que la empresa formal no alcanza a suplir. Un ejemplo lo constituye un jefe de producción que establece buenas relaciones con uno de sus subordinados de mantenimiento con el objetivo de no tener que esperar cierto orden de jerarquías para el arreglo de una máquina que necesita usar de forma urgente. En una universidad, es común que se establezcan buenas relaciones entre los alumnos y el grupo de administrativos, para que a la hora de resolver problemas, los trámites resulten más diligentes si se mantienen estas buenas relaciones, para lo que la estructura formal le demandaría otros tiempos. En resumen, en la organización siempre se van a encontrar distintas clases de grupos, algunos por diseño y creación deliberada para una tarea específica, otros informales creados por la mera necesidad de interactuar y otros que se conforman sencillamente por la probabilidad de interacción dada por la proximidad física, similitud de intereses u otros factores de agrupación fortuita. 2.3. Normas del grupo De acuerdo a Schein9, las normas surgen en las primeras horas de vida del grupo como consecuencia de los esfuerzos para estabilizar el ambiente del grupo y volverlo seguro para todos sus miembros. Estas normas conformarán la cultura del grupo, siempre que éste llegue a vivir lo suficiente y a poseer una mínima experiencia crítica común. Para entender cómo surgen las normas se debe reconstruir la historia del grupo. Lo normal es descubrir que las normas surgen a raíz de eventos indicadores o incidentes críticos. Es decir, alguien promueve una postura, como respuesta a un dilema que afecta al grupo, y el resto del grupo ratifica esta postura mediante un asentimiento claro o un silencio sin que nadie se oponga abiertamente. Se presume que todo el mundo esta de acuerdo y así la norma comienza su camino hacia la estabilización y afirmación. Un evento dado se percibe como “crítico” cuando provoca un sentimiento o una nueva visión entre los miembros del grupo. El grado “crítico” que llega a adquirir para la historia del grupo depende del tipo de respuesta que el grupo dé al evento y de las consecuencias de esa respuesta. Los mayores obstáculos, las causas de ansiedad, las amenazas, las oportunidades que brinda el estímulo emocional, y el proceder del grupo ante la situación, conforman el evento crítico o indicador. El grupo suele olvidar esos eventos críticos pero desde que es recuperado por la memoria, suele ser reproducido y estabilizado en forma de anécdota sobre el grupo o sobre alguno de sus miembros. Queda convertido en una pieza legitimadora de su cultura, válida tanto para explicar a los miembros cómo han llegado a establecerse las cosas, como para explicar las enseñanzas implícitas o explícitas a los nuevos miembros. Por consiguiente, es posible obtener una primera estimación de la cultura del grupo, a través de la observación de esas normas (su número, estabilidad e interconexión) Los eventos críticos a los que debe hacer frente el grupo, ofrecen la ocasión de comprobar si la norma es efectiva y, de serlo, de contar con una base para el fortalecimiento de las presunciones subyacentes que las 9 Schein. Op. Cit. Pág. 171. Materia: Cultura de las OrganizacionesProfesora: Natalia Gontero 9 alimentan. La formación de las normas se produce, por tanto, cuando un individuo adopta una posición y el resto del grupo guarda silencio, la aprueba, la procesa o la rechaza. Se destacan tres tipos de consecuencias: 1) Las consecuencias personales para el miembro que haya hecho la sugerencia, 2) Las consecuencias sobre las relaciones personales de aquellos miembros directamente implicados en el caso, 3) Las consecuencias normativas para el grupo como conjunto. El que actúa es el individuo pero la subsiguiente reacción compartida convierte el evento en un producto grupal. Observe, en el gráfico que se muestra a continuación, de qué manera se configura el proceso de nacimiento y estabilización (o no) de una norma en un grupo dado. El ejemplo hace referencia a una situación o dilema planteado dentro de un grupo que se ha conformado a los fines de estudiar para rendir una serie de materias pendientes, según un plan de estudio determinado y un cronograma estipulado de fechas en las que debe presentarse a examen. Sin embargo, no todos los exámenes poseen el mismo grado de dificultad, insumen el mismo tiempo de preparación ni todos los miembros están ubicados en el mismo nivel de conocimiento. Bajo este panorama, el grupo deberá plantearse que hacer frente al objetivo para el cual se ha formado y deberá transitar por un proceso en el cual las decisiones adoptadas irán trazando el camino de gestación de las normas que dirigirán y orientarán sus conductas como grupo. Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 10 Gráfico del proceso por el que transita un grupo en la configuración, nacimiento y estabilización (o no) de una norma. Problema 1: “Rendir el examen difícil y aprobar” GRUPO Problema 2: “No rendir el examen difícil y postergarlo” Respuesta 1: ESTUDIAR PARA APROBAR Respuesta 2: NO ESTUDIAR POSTERGAR Postura 1 Promovida como Respuesta al dilema que afecta al grupo Postura 2 Promovida como Respuesta al dilema que afecta al grupo De la postura elegida por los miembros como respuesta al dilema que los afecta, surgirán las normas que determinarán que se permite y qué no, dentro de ese grupo. Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 11 2.4. Identidad o sentimiento de “nos” – Esquemas de comunicación A juicio de Schein10 la comprensión compartida significa que los miembros del grupo reconocen un sentimiento, experiencia o actividad particulares como comunes. Ello supone la existencia de un sistema de comunicación común, que incluso puede ser no verbal, en el cual los signos poseen el mismo significado para todos los miembros. Dado un sistema de comunicación común, cualquiera de los siguientes tipos de sucesos puede dar lugar al sentimiento o la experiencia del compartir: 1. Angustias comunes: el descubrimiento, al comienzo de la vida del grupo, de que otros miembros sufren las mismas angustias y tensiones que el nuevo miembro. Un ejemplo muy común del compartir angustias y tensiones junto al grupo es la situación de examen, ya sea en la facultad o en otro nivel. El grupo de estudio que vino atravesando por todo ese proceso (la preparación de la materia, la búsqueda de bibliografía) se enfrenta a un incidente que los coloca en una situación de incertidumbre y ansiedad por el sólo hecho de desconocer qué resultados determinarán los éxitos o fracasos como grupo, pero también, personales, de cada uno de los miembros. 2. Respuestas emocionales comunes: el descubrimiento de respuestas emocionales comunes ante estímulos externos en extremo irritantes, por lo general una seria amenaza exterior. 10 Op. Cit. Pág. 172. Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 12 Los grupos, cuando están en plena acción y desempeño de sus funciones, despliegan estrategias emocionales conjuntas. Un ejemplo a tener en cuenta puede ser un equipo deportivo, que en un partido definitorio para la posición del grupo enfrentarán los estímulos del equipo contrario con respuestas emocionales muy similares. Si el resultado del partido además, favorece al grupo, esta sensación compartida lo va a fortalecer. Este ejemplo también ilustra lo que se denomina “acción abierta común, pues no sólo se ponen en juego emociones durante un situación desafiante para el grupo, sino también, acciones conjuntas coordinadas como determinadas jugadas estratégicas y trucos deportivos para apropiarse de un resultado en el que el grupo resulte exitoso. 3. Acción abierta común: Actividad conjunta para afrontar la situación emocionalmente irritante. Esta actividad conjunta revela en el plano físico las fronteras específicas del grupo, dado que se toma parte o no se toma parte. Si la actividad física conlleva emociones, y los miembros reconocen respuestas emocionales comunes en los demás, la experiencia de compartir se fortalece. 4. Liberación emocional común: Actividades conjuntas que comportan un significado simbólico o alguna forma de liberación emocional. Si las actividades colectivas implican la liberación emocional de sentimientos normalmente inhibidos y acaso impropios, como en el caso de un linchamiento, se creará un vínculo no sólo por la participación en el acto sino por el ulterior sentimiento de culpabilidad y vergüenza. La experiencia colectiva de ganar a un competidor en una venta o triunfar en un negocio de riesgo, resulta funcionalmente equivalente. El ejemplo en este caso lo puede ilustrar una entrega de premios, donde un grupo desempeñó funciones y actividades conjuntas a lo largo de cierto período de tiempo y enfrentó situaciones desafiantes, luego esa tarea grupal fue condecorada y recompensada. El premio vendría a simbolizar una recompensa a los esfuerzos desplegados por el grupo tanto hacia el exterior como al interior del mismo, reforzando y tornándolo más fuerte. Confirmándole, además, que las estrategias que pusieron en juego fueron acordes a la ocasión y pertinentes para resolver los eventos críticos a los que se enfrentaron. 5. Regresión emocional común: La liberación o expresión de emoción colectiva en actividades como las fiestas, los bailes o los juegos. Estas actividades aumentan el sentimiento de compartir porque suponen una liberación colectiva de las trabas sociales, una regresión comúnmente aceptada a sentimientos primitivos y más intensos. Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 13 El ejemplo más concreto son las épocas de fiestas laborales que se convierten en el evento anual donde el objetivo es pasar un momento compartido junto los grupos de trabajo que conforman la organización. Estos eventos suelen convertirseen espacios donde pueden sucederse excesos, y esa experiencia de compartir fuera del ambiente laboral con compañeros de trabajo y hasta el mismo jefe, son también un lugar para evaluar la personalidad y valores de los empleados, basados en sus comportamientos desinhibidos. Son, además de momentos de liberación frente a los grupos de pares de la empresa, formas de saber cómo es una persona más allá de lo que pueda exhibir para mostrar, que generalmente está “sesgado” con lo que percibe que la empresa para la que trabaja quiere ver. El hecho de compartir supone un complejo proceso que gravita sobre distintas clases de eventos de la vida del grupo. Cuando definimos un elemento cultural como un acuerdo compartido respecto a cierto tema, pensamos en una larga e intensa historia de eventos, como los mencionados más arriba, y no en un acuerdo superficial. Se necesita tiempo y una experiencia común para crear un sistema de comunicación en el que todas las partes posean el mismo criterio sobre el “significado” de los eventos. 2.5. Funciones que desempeñan los grupos Los grupos desempeñan una cantidad de funciones para sus miembros y para la organización. Aunque un grupo puede desempeñar una variedad de funciones organizacionales formales y cubrir las necesidades emocionales de cada uno de los miembros. Schein11 distingue las siguientes funciones: 11 Schein, Edgar (1994): Psicología de la organización. Ed. Prentice Hall. México. Pág. 139. Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 14 2.5.1. Funciones organizacionales formales de los grupos Las funciones organizacionales formales son aquellos aspectos de la actividad grupal que coinciden con la misión básica de la organización, tales como: a) El grupo puede servir para realizar una tarea, compleja e interdependiente, que a una sola persona le sería muy difícil realizar. Y que no se podría subdividir en tareas independientes. Por ejemplo, para volar un avión se requiere una tripulación compuesta de varios miembros, con funciones específicas altamente interdependientes. b) Un grupo puede servir para generar nuevas ideas o soluciones creativas cuando la información entre varias personas es muy dispersa o cuando se necesita un estímulo mutuo entre cada uno de los miembros para llegar a ser completamente creativos. c) Un grupo puede desempeñar funciones de coordinación o servir de vínculo entre varios departamentos. Es posible disminuir los problemas de comunicación y mantener una acción coordinada cuando se invitan representantes de un departamento a conformar comisiones o equipos de trabajo. d) Un grupo puede ser un mecanismo de resolución de problemas si los problemas requieren el procesamiento de información compleja, la interacción de miembros que poseen diferente información y la evaluación crítica de las posibles alternativas de solución. Por consiguiente, la organización utiliza equipos de trabajo para atacar problemas específicos tales como los de planificación a largo plazo, diseño e introducción al mercado de nuevos productos, desarrollo de estándares de producción u otros criterios que se tienen que aplicar y afectan a toda la empresa. e) Un grupo se puede utilizar para facilitar la implementación de decisiones complejas. Por ejemplo, si una compañía decide trasladar una fábrica de un lugar a otro lo que mejores resultados ha dado es conformar un equipo con representantes de los principales grupos de trabajadores y empleados y encargarlos de decidir los detalles logísticos del traslado. El traslado entonces se hace mucho mas fácilmente, en menos tiempo y con menos deterioros de herramientas por el solo hecho de haberle dado al trabajador la oportunidad de participar en el proceso. f) El grupo se puede utilizar como un medio de socialización o entrenamiento. Se pude impartir un mismo mensaje y desarrollar una perspectiva común de grupo cuando varias personas se reúnen en una situación de entrenamiento. Esta estrategia puede resultar contra-organizacional, sin embargo muchas empresas utilizan a sus miembros para actividades educacionales. 2.5.2. Funciones psicológicas individuales de los grupos Los miembros de una organización traen consigo una variedad de necesidades y los grupos pueden suplirlas en buen número. a) Los grupos son un medio para satisfacer nuestras necesidades de afiliación, es decir nuestras necesidades de amistad, apoyo moral y afecto. Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 15 b) Los grupos son un medio de desarrollar, incrementar y confirmar nuestro sentido de identidad y mantener nuestra estima de sí mismo. La familia es el grupo donde se inician estos procesos básicos pero otros tipos de grupos formales e informales, muchos de ellos en el trabajo, se convierten en fuente importante para confirmar el concepto de quiénes somos, qué status tenemos y qué tan dignos nos sentimos. c) Los grupos sirven para establecer y comprobar la realidad social. Podemos reducir la incertidumbre que nos produce el medio social discutiendo con otros los problemas que se nos presentan, buscando perspectivas comunes y tratando de llegar a un consenso sobre la forma de resolverlos. d) Los grupos también sirven para reducir la inseguridad, la ansiedad y la sensación de impotencia. Existe evidencia suficiente para concluir que entre más personas estén al lado mío más fuerte me siento y menos ansiedad e inseguridad me produce el peligro. e) Finalmente, un grupo se puede convertir en un mecanismo por medio del cual sus miembros pueden resolver los problemas o realizar las tareas del grupo pero no las de la empresa. El grupo puede servir para recoger información, ayudarle a alguien que está cansado o enfermo o evitar el aburrimiento, inventando juegos o participando en actividades distintas a las actividades organizacionales. 2.5.3. Funciones múltiples o mixtas Los grupos parecen tener necesidades formales e informales: suplen las necesidades de la organización y de cada uno de sus miembros. Los grupos psicológicos pueden ser la unidad clave que facilite la integración entre los fines de la organización y las necesidades personales de los miembros. Cuando esto sucede, el grupo se convierte en fuente de niveles más altos de lealtad, compromiso y energía al servicio de los fines organizacionales. Entonces, un problema central de investigación y práctica empresarial es, entonces, la necesidad de determinar las condiciones que aseguren la satisfacción de las necesidades psicológicas de los grupos formales de trabajo. Si la empresa se puede diseñar de tal manera que las fuerzas psicológicas de los grupos trabajen en forma congruente con los objetivos de la organización, existen más posibilidades de aumentar, a largo plazo, la efectividad de la organización y la satisfacción de las necesidades del individuo. Factores que afectan la integración de los fines organizacionales con las necesidades personales en los grupos: Una variedad de factores determinan el tipo de grupos que pueden existir en una organización y la medida en que esos grupos entren a desempeñar tanto funciones de tipo organizacional como funciones de tipo personal, o ambas. Estas variables se pueden dividir en tres grandes categorías: factores ambientales (el clima cultural, social, físico y tecnológico en el cual el grupo existe); factores de filiación (los tipos de personas que conforman el grupo,categorizados en términos de los antecedentes personales de esas personas, de sus valores, su status relativo, sus habilidades.) Por último, se encuentran los factores dinámicos (la forma como el grupo está organizado, los estilos de liderazgos, la cantidad de entrenamiento que le grupo haya recibido y los tipos de tareas que se le adjudican.) Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 16 Factores ambientales: Estos factores tales como la organización del trabajo, la localización física de los trabajadores y el horario de trabajo requerido determina quien va a interactuar con quien y por tanto, determina quienes van a conformar grupos. El ambiente de trabajo debe permitir para cumplir las funciones organizacionales, la conformación de grupos lógicos. Esto se puede lograr permitiendo que los grupos surjan si tiene el tiempo suficiente para hacerlo, o conformarlos intencionalmente. La medida en que estos grupos, conformados tan lógicamente, puedan suplir necesidades psicológicas depende de otro factor: el clima empresarial. Este está determinado por los supuestos sobre la motivación del empleado que prevalecen en la organización. Si los supuestos que la empresa favorece son los racionales económicos, lo más seguro es que los grupos no se utilicen en forma irracional. De acuerdo a este supuesto la organización debe destruir los grupos o evitar al máximo su conformación para potenciar la eficiencia individual de cada miembro de la empresa. Un clima basado en supuestos racionales económicos tiene mayor posibilidad de producir grupos que estén a la defensiva de la empresa o en contra de ella. En cambio, una empresa que trabaja sobre supuestos sociales propicia y fomenta la conformación de grupos, puede también llegar a crear grupos que no estén lógicamente relacionados con el logro de tareas. A veces se lo lleva a cabo a través de la generación de grupos sociales extrínsecos a la organización laboral, para tratar de suplir las necesidades de afiliación mediante la planificación de partidos de fútbol, paseos y otras actividades recreativas. Una organización que trabaje con supuestos de auto-actualización tiene más posibilidad de crear un clima que conduzca a la conformación de grupos psicológicos verdaderamente significativos en virtud de la importancia que la empresa le da al significado intrínseco del trabajo. La integración efectiva de las necesidades organizacionales con las personales requiere indudablemente un clima flexible que propicie la adopción de estrategias de grupo en una determinada oportunidad pero se oponga a ellas en otras circunstancias. Factores de afiliación: El que un grupo pueda trabajar eficientemente en una tarea y que al mismo tiempo la realización de la tarea satisfaga psicológicamente a los miembros del grupo depende, en parte de su composición. Para que un trabajo se haga eficientemente, debe existir un cierto grado de consenso en cuanto a objetivos, a los valores básicos y a los medios de comunicación si las diferencias entre los valores o status de las personas no permiten llegar a un consenso o a lograr esa comunicación, el grupo no puede funcionar bien. En cuanto al status la empresa deberá encargarse de no caer en el error de tener personas de bajo status que oculten información a los de status más alto, una situación común que se da en las empresas, creyendo que la comunicación de datos que se consideran desagradables o inconvenientes para los de alto mando, podrán exponerlos a sanciones. Otro problema que se da es el que ilustra el conflicto de valores, por ejemplo, en una negociación entre obreros de un sindicato y el grupo de empresarios donde el conflicto de intereses basado en la diferencia de valores que posee cada grupo en torno a la distribución de la riqueza. Para cada uno de los problemas mencionados, el único remedio es propiciar suficientes experiencias comunes que permitan establecer un sistema de comunicación y un clima de confianza mutua entre los miembros. Se puede lograr propiciando reuniones fuera del lugar del trabajo que permitan que las personas se conozcan en un ambiente más informal o haciéndolos participar en una experiencia común dentro del ambiente. Materia: Cultura de las Organizaciones Profesora: Natalia Gontero 17 Una distribución adecuada de las habilidades y destrezas pertinentes puede ser otro problema importante de afiliación. Siempre se necesitan los recursos necesarios para llevar a cabo la tarea asignada. Si el grupo no realiza una tarea por falta de recursos desarrolla una sensación de fracaso y su fuerza y cohesión se debilitan. Es importante considerar las características de los miembros y determinar la posibilidad de que puedan trabajar juntos y suplir sus propias necesidades. Factores dinámicos: Los factores dinámicos son en opinión de Edgar Schein, aquellos eventos y procesos que ocurren durante la vida del grupo mismo o que llevan a la conformación del mismo, como por ejemplo el proceso de entrenar a las personas para que conforme un grupo A través de este Módulo se analizó el proceso de formación de la cultura desde su origen en el grupo. Como creador de cultura, el grupo comparte normas en común, desarrolla una identidad, un esquema de comunicación, tiene un tamaño determinado, posee roles internos y cumple diferentes funciones dentro de una empresa. Asimismo, existen ciertos aspectos que inciden en la cohesión del mismo. Estos elementos se articulan para la consecución de un objetivo en común y, a la vez, expresan y definen la cultura, otorgándole características únicas que hacen a la esencia de una organización
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