PYT Capítulo 16 Adquisiciones

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CAPITULO XVI
GESTIÓN DE LAS 
ADQUISICIONES DEL 
PROYECTO
PROYECTOS 2020-II
Gestión de las adquisiciones del 
proyecto
miércoles, 4 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 2
Incluye los procesos de compra o adquisición de
los productos, servicios o resultados que es
necesario obtener fuera del proyecto.
Incluye los procesos de gestión del contrato u
órdenes de compra.
Es responsabilidad del equipo del proyecto
asegurar que todas las adquisiciones satisfacen
las necesidades específicas del proyecto.
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Un contrato representa un acuerdo
vinculante para las partes en virtud del
cual el vendedor se obliga a proveer los
productos, servicios o resultados
especificados, y el comprador se obliga a
proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestación.
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Gestión de las adquisiciones del proyecto
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COMPETENCIAS EN GESTIÓN DE 
ADQUISICIONES
Aprovisionamiento
El aprovisionamiento es el proceso de comprar u obtener bienes y/o
servicios de un tercero. Incluye todos los procesos, desde la planificación
de las compras hasta la adquisición y la administración del contrato.
Competencia de práctica 
Fuente: IBC (IPMA Competence Baseline) versión 4
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COMPETENCIAS EN GESTIÓN DE 
ADQUISICIONES
Competencia de personas 
Fuente: IBC (IPMA Competence Baseline) versión 4
Negociación:
La negociación es el proceso entre dos o más partes cuya finalidad es
equilibrar diferentes intereses, necesidades y expectativas para lograr un
acuerdo y un compromiso comunes, mientras se mantiene una relación
de trabajo positiva.
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COMPETENCIAS EN GESTIÓN DE 
ADQUISICIONES
Competencia de perspectiva 
Fuente: IBC (IPMA Competence Baseline) versión 4
Cumplimiento, estándares y regulaciones:
El elemento de competencia Cumplimiento, estándares y regulaciones
describe como el individuo interpreta y equilibra las restricciones externas
e internas en un área determinada, tal como un país, compañía o
industria. El cumplimento es el proceso de asegurar una adhesión
adecuada a un conjunto dado de normas.
1. PLANIFICAR LA GESTIÓN 
DE LAS ADQUISICIONES
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Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el
proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando los
posibles vendedores.
Durante la planificación de las adquisiciones se determina qué bienes
y servicios deberán adquirirse fuera de la organización y cuáles
podrán ser provistos internamente por el equipo de proyecto.
¿Qué comprar? 
¿Cuándo? 
¿Cómo?
¿Dónde?
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PLANIFICAR LA 
GESTIÓN DE 
LAS 
ADQUISICIONES
ENTRADAS
HERRAMIENTAS Y 
TÉCNICAS
• Juicio de Expertos
• Recopilación de datos
• Análisis de datos
• Análisis de selección de 
proveedores
• Reuniones
• Plan de Gestión de las 
Adquisiciones
• Estrategias de las 
adquisiciones
• Documentos de las 
licitaciones
• Enunciados del trabajo 
relativo a las adquisiciones
• Criterios de selección de 
proveedores
• Decisiones de hacer o 
comprar
• Estimaciones 
independientes de costos
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones a los 
documentos del proyecto
• Actualizaciones a los activos 
de los procesos
SALIDAS
Plan para la Dirección del 
Proyecto
Factores Ambientales de 
la empresa
Activos de los procesos 
de la organización
Documentos de negocio
Documentos del proyecto
Acta de constitución del 
proyecto
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• Caso de negocio (alineamiento de la estartegia de adquisiciones) 
• Plan de gestión de los beneficios (fechas de benef, y adquisic.)
Condiciones del mercado, proveedores, condiciones, términos, asesoria jurídica, etc.)
Proveedores preparobados, políticas, procedimientos, tipos de contrato.
• Plan de gestión del alcance
• Plan de gestión de la calidad
• Plan de gestión de los recursos
• Línea base del alcance
• Lista de hitos (entrega de resultados)
• Asignaciones del equipo del proyecto (capcidades, disponib.)
• Documentación de requisitos (Tec. SST, MA, Seg, Pint, empl, etc.)
• Matriz de trazabilidad de requisitos (vincula req, inicio a fin)
• Requisitos de recursos (Información sobre necesidades especificas)
• Registro riesgos y interesados
Objetivos, descripción del proyectos, resumen de hitos 
y recursos financieros preaprobadosENTRADAS
Plan para la Dirección del 
Proyecto
Factores Ambientales de 
la empresa
Activos de los procesos 
de la organización
Documentos de negocio
Documentos del proyecto
Acta de constitución del 
proyecto
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Tipos de Contrato
C. Precio Fijo
• Se establece un precio
total fijo del producto,
servicio o resultado que
se va suministrar.
• Se debe definir con
exactitud y precisión los
requisitos del producto,
servicio o resultado.
C. Costos 
Reembolsables
• Implica efectuar pagos
al vendedor por todos
los costos legítimos y
reales en que incurriera
para completar el
trabajo.
• Más los honorarios que
representen la ganancia
del vendedor.
C. Tiempo y 
Materiales
• Se asemejan a los
contratos de costos
reembolsables en que
son abiertos, pero
considerando acuerdos
de precio fijo por unidad.
• Sugerencia: establecer
valores máximos y
plazos límites.
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Tipo de Contrato
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"Y es que mientras los demás actores firmaron contratos con cifras
determinadas, Robert Downey Jr lo hizo por porcentajes. Así, mientras
más gane la película, más gana Robert."
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Ventajas y Desventajas tipo de Contrato
Llave en mano Administración de materiales
+Pocos contratos
+Poca carga administrativa
+Responsabilidad sobre un Contratista
-Mayor costo
-Menor control
-Muchos contratos
-Mayor carga administrativa
-Responsabilidad compartida sobre varios
contratistas
+Menor costo
+Mayor control
Precio fijo Costos reembolsables
+Menor riesgo para comprador
-Necesita información completa del proyecto
-Mayor riesgo para comprador
+Se puede contratar con información incompleta
Pago al final contra entrega Pago con anticipos
+Mayor compromiso del vendedor
+Menor riesgo para el comprador
-Menor compromiso del vendedor
-Mayor riesgo para el comprador
Herramientas y técnicas
A. Análisis de datos: Análisis de Hacer o Comprar
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Factores que influyen para:
Producción propia Comprar
• Falta de calidad o confiabilidad en los
proveedores
• Know-how o experiencia para la
producción del insumo
• Mantener un nivel mínimo de
utilización de la planta
• Mantener el control sobre el proceso
productivo
• Cuidar temas de confidencialidad
• Especialización y economías de
escala
• El vendedor es propietario de las
licencias
Herramientas y técnicas
B. Análisis de selección de proveedores
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Antes de decidir acerca del método de selección, es necesario revisar la 
priorización de las demandas del proyecto que compiten entre sí. Los 
método de selección comúnmente utilizados incluyen los siguientes:
• Menor costo
• Sólo por calificaciones (credibiliad, calificaciones, experiencia, pericia, referencias)
• Basado en costos y calidad (riesgo e incertidumbre mayores)
• Proveedor único (no hay competencia, caso de excepción)
• Presupuesto fijo (seleccionar propuesta técnica mejor calificada)
• Puntuación por propuesta técnica superior/basada en calidad (posterior negociación)
Salidas
A. Plan de Gestión de las Adquisiciones
Se incluyenlas siguientes directivas:
• La forma en que se coordinarán las adquisiciones con otros aspectos
del proyecto, como el desarrollo del cronograma del proyecto y los
procesos de control.
• El cronograma de las actividades de adquisición clave.
• Las métricas de adquisiciones que se emplearán para gestionar
contratos.
• Los roles y responsabilidades de los interesados relativos a las
adquisiciones, incluidas la autoridad y las restricciones del equipo del
proyecto cuando la organización ejecutante tiene un departamento de
adquisiciones.
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Salidas
A. Plan de Gestión de las Adquisiciones
Se incluyen las siguientes directivas:
• Las restricciones y los supuestos que podrían afectar las adquisiciones
planificadas.
• La jurisdicción legal y la moneda en la que se efectuarán los pagos.
• Determinar el uso de estimaciones independientes y si son necesarias
como criterios de evaluación.
• Los asuntos relacionados con la gestión de riesgos, incluida la
identificación de requisitos para obtener garantías de cumplimiento o
contratos de seguros a fin de mitigar algunas formas de riesgo del
proyecto.
• Los vendedores precalificados que se utilizarán.
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Salidas
B. Estrategias de las adquisiciones
Se debe determinar el método de entrega del proyecto, el tipo de
acuerdo(s) legalmente vinculante(s) y el modo en que avanzarán las
adquisiciones a través de las fases de adquisición.
• Métodos de entrega: diferentes en servicios profesionales y en
proyectos de construcción.
• Formas de pago de los contratos: tipos de contrato.
• Fases de la adquisición
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Salidas
C. Documentos de las licitaciones
Se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Los 
documentos de las licitaciones pueden incluir:
• Solicitud de información (RFI) más información sobre los bienes y servicios
• Solicitud de cotización (RFQ) información sobre cómo los proveeedores cumplirán requisitos y/o costo
• Solicitud de propuesta (RFP) cuando existe un problema en el proyecto y la solución no es fácil.
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Adquisición Documento de licitación Justificación
Servicio de asesoría 
de procesos y 
sistemas
RFI
Es indispensable aplicar 
conocimientos de procesos de 
expertos con el fin de mejorar el 
diseño planteado por el proyecto
Salidas
D. Enunciado del Trabajo de las adquisiciones
Incluye el alcance detallado de los productos que van a adquirirse con el 
contrato para que el vendedor evalúe si podrá realizar dicho 
aprovisionamiento. También es conocido por sus siglas en inglés SOW 
(statement of work). 
La frase términos de referencia (TOR)se utiliza en ocasiones durante la contratación de servicios.
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Adquisición Especificaciones Cantidad deseada Niveles de calidad Datos de desempeño
Periodo de 
desempeño
Lugar de 
trabajo
Análisis de 
muestras
Características físico-
químicas (pH, 
conductividad eléctrica, 
nivel de cloruros, calcio, 
dureza)
Características 
microbiológicas 
(coliformes totales, 
coliformes 
termotolerantes, bacterias 
heterotróficas) 
5
Laboratorio con 
25 años de 
experiencia.
Laboratorio 
certificado.
Tiempo de entrega de 
resultados en 10 días 
máximo.
Cumplimiento de 
especificaciones.
19 de 
Setiembre del 
2013 a
20 de Octubre 
del 2013
Laboratorio 
de proveedor.
Salidas
E. Criterios de Selección de Proveedores
Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud de
adquisiciones. Se utilizan para calificar o evaluar las propuesta. Puede incluir
competencia y capacidad, costo, fechas experiencia, estabilidad financiera de la empresa, experiencia, etc.
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Adquisición Criterios de Selección
Métodos de 
Selección Justificación Ponderación
Análisis de 
muestras
• Laboratorio con 25 años
de experiencia.
Basada en calidad
Se necesita que el análisis de 
muestras sea el correcto, para 
así poder obtener un producto 
de calidad cumpliendo con las 
especificaciones técnicas del 
producto
4
• Laboratorio certificado. 5
• Precio justo
3
• Tiempo de entrega 4
Criterios de Ponderación:
1: criterio muy poco importante; 2: criterio poco importante; 3: criterio importante: 4: criterio muy importante; 5: criterio de máxima
importancia
Salidas
F. Decisiones de hacer o comprar
La decisión respecto a un determinado trabajo.
G. Estimaciones de costos independientes
En el caso de adquisiciones grandes, la organización compradora puede
elegir entre preparar su propia estimación independiente o contratar a un
perito profesional externo para realizar una estimación de costos que
servirá como base de comparación.
H. Solicitudes de cambio
I. Actualizaciones a los documentos del proyecto
Registro de lecciones aprendidas, lista de hitos, documentación de
requisitos, matriz de trazabilidad de requisitos, registros de riesgos y
registro de interesados.
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Salidas
I. Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
• Registro de riesgos 
• Registro de interesados
J. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Documentos relacionados con:
• Plan de Gestión de las Adquisiciones
• Estrategia de las Adquisciones
• Enunciado del Trabajo
• Documentos de las Licitaciones
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2. EFECTUAR LAS 
ADQUISICIONES
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miércoles, 4 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 29
Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores,
seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
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EFECTUAR LAS 
ADQUISICIONES
ENTRADAS
HERRAMIENTAS Y 
TÉCNICAS
• Juicio de expertos
• Publicidad
• Conferencias de oferentes
• Análisis de datos
• Habilidades 
interpersonales y de 
equipo
Vendedores 
Seleccionados
SALIDAS
Documentos del Proyecto
Activos de los procesos de 
la organización
Plan para la dirección del 
proyecto
Propuestas de los 
Vendedores
Documentos de las 
adquisiciones
Factores ambientales de la 
empresa
Acuerdos
Actualizaciones a los 
activos de los procesos
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan 
para la Dirección del 
Proyecto
Actualizaciones a los 
Documentos 
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• Registro de lecciones aprendidas
• Cronograma del proyecto
• Documentación de requisitos
• Registro de riesgos
• Registro de interesados
Lista de vendedores preferidos precalificados, pilíticas, etc.
• Plan para la gestión del alcance
• Plan de gestión de los requisitos
• Plan de gestión de las comunicaciones
• Plan de gestión de las adquisiciones
• Plan de gestión de los riesgos
• Plan de gestión de la configuración
• Línea base de costos
Información básica utilizada por un organismo de evaluación
• Documentos de las licitaciones
• Enunciado del trabajo relativo a la adquisiciones
• Estimaciones de costos independientes
• Criterios de selección de proveedores
Leyes y regulaciones, entorno económico, condiciones de 
mercado, experiencias pasadas, acuerdos previos, etc.
ENTRADAS
Documentos del Proyecto
Activos de los procesos de 
la organización
Plan para la dirección del 
proyecto
Propuestas de los 
Vendedores
Documentos de las 
adquisiciones
Factores ambientales de la 
empresa
Herramientas y técnicas
A. Conferencia de oferentes
Reuniones entre el comprador y todos los posibles vendedores que se
celebran antes de la presentación de ofertas o propuestas. Colocar la
documentación a disposición de todos los vendedores y responder a las
dudas que surjan.
B. Análisis de datos
▹ Técnicas de evaluación de propuestasmiércoles, 4 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 32
Herramientas y técnicas
C. Publicidad
Comunicar las licitaciones en diarios, 
revistas, boletines oficiales 
gubernamentales, etc. 
D. Habilidades interpersonales y de 
equipo
Negociación
miércoles, 4 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 33
Salidas
A. Vendedores seleccionados
En función del resultado de la evaluación de
la propuesta u oferta, se ha establecido que
se encuentran en un rango competitivo.
B. Acuerdos
Cada vendedor seleccionado se le adjudica
convenios, contratos, subcontratos u órdenes
de compra.
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Salidas
C. Solicitudes de cambio
Son procesadas para su análisis y resolución mediante el proceso Realizar el 
Control Integrado de Cambios.
D. Actualizaciones al Plan para la Dirección
Línea base de costos, alcance, cronograma; plan de gestión de las 
comunicaciones, calidad, requisitos, riesgos y adquisiciones.
E. Actualizaciones a los documentos
Documentación de requisitos, la documentación relativa a la trazabilidad de 
requisitos, calendarios de recursos, el registro de riesgos, y el registro de 
interesados.
F. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
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3. CONTROLAR LAS 
ADQUISICIONES
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Controlar las adquisiciones 
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El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el
desempeño tanto del vendedor como del comprador
satisface los requisitos de adquisición de conformidad con
los términos del acuerdo legal.
Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, 
monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y 
correcciones al contrato según corresponda.
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CONTROLAR 
LAS 
ADQUISICIONES
ENTRADAS
HERRAMIENTAS Y 
TÉCNICAS
• Juicio de expertos
• Administración de 
reclamaciones
• Análisis de datos
• Inspecciones
• Auditorías
Información de 
Desempeño del Trabajo
SALIDAS
Plan para la Dirección del 
Proyecto
Datos de Desempeño del 
Trabajo
Documentos del proyecto
Acuerdos
Solicitudes de Cambio 
Aprobadas
Documentos de la 
Adquisición
Factores ambientales de la 
empresa
Activos de los procesos de 
la organización
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan 
para la Dirección del 
Proyecto
Actualizaciones a los 
Documentos 
Actualizaciones a los 
Activos de los Procesos
Actualizaciones de la 
documentación de las 
adquisiciones
Adquisiciones cerradas
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• Plan de gestión de los requisitos
• Plan de gestión de los riesgos
• Plan de gestión de las adquisiciones 
• Plan de gestión de cambios
• Plan de gestión del cronograma
Datos de los vendedores sobre el estado del proyecto
• Registro de supuestos y lecciones aprendidas.
• Lista de hitos
• Informes de calidad 
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
• Registro de riesgos y de interesados
Convenios
Pueden incluir modificaciones del contrato y enunciados del trabajo
Registros completos 
Sistema de control de cambios del contrato
Políticas de adquisición
ENTRADAS
Plan para la Dirección del 
Proyecto
Datos de Desempeño del 
Trabajo
Documentos del proyecto
Acuerdos
Solicitudes de Cambio 
Aprobadas
Documentos de la 
Adquisición
Factores ambientales de la 
empresa
Activos de los procesos de 
la organización
Herramientas y técnicas
A. Administración de Reclamaciones
Gestionar incidentes, reclamos, impugnaciones y 
apelaciones cuando las partes no están de 
acuerdo en algún ítem contractual y su respectivo 
pago.
B. Inspecciones
Revisión estructurada del trabajo que está siendo 
realizado por el contratista.
C. Auditorías
Revisión estructurada del proceso de adquisición.
miércoles, 4 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 40
Herramientas y técnicas
D. Análisis de datos
• Revisiones del Desempeño: miden, comparan
y analizan el desempeño de calidad, recursos,
cronograma y costos frente al acuerdo.
• Análisis del valor ganado: Variaciones respecto
al objetivo, variaciones del cronograma y del
costo, junto con índices de desempeño.
• Análisis de Tendencias: pronósticos.
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Salidas
miércoles, 4 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 42
Adquisiciones cerradas
Actualizaciones a la 
documentación de las 
adquisiciones
Se le proporciona al vendedor una notificación
formal por escrito de que ha completado el
contrato.
Contrato con todos los cronogramas de respaldo,
los cambios solicitados del contrato que no han
sido aprobado y las solicitudes de cambio
aprobadas.
Información de 
Desempeño del Trabajo
Incluye informar sobre el cumplimiento de los
contratos, lo que proporciona a las organizaciones
compradoras un mecanismo para el seguimiento
de entregables específicos esperados y recibidos
del proveedor.
Salidas
miércoles, 4 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 43
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan 
para la Dirección del 
Proyecto
Actualizaciones a los 
Documentos 
Actualizaciones a los 
Activos de los Procesos 
de la Organización
Cambios al Plan para Dirección del Proyecto.
La documentación de las adquisiciones como el
contrato, documentación técnica y otros.
Entre otros: Plan de gestión de adquisiciones, de
riesgos, línea base del cronograma, línea base de
costos.
Correspondencia, cronogramas y solicitudes de
pago, documentación sobre evaluación del
desempeño del vendedor.
4/11/20Dr. Ing. Dante Guerrero 44
Canal
ADQUISICIONES
• Dentro de TEAMS
• Todos los diálogos dentro del 
canal
TEAMS
Pestaña Archivos
• Descargar taller de Udep 
Virtual
• Cargar taller en Teams
• Completar taller en Teams
Udep Virtual
• El director de proyecto publica 
el taller como parte del 
entregable del Plan de Gestión 
IV hasta las 12:00 del sábado 
14 de noviembre.
Planificar la Gestión de las adquisiciones
Efectuar las adquisiciones
Controlar las adquisiciones