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Unidad 1: Las Industrias de Procesos DEPARTAMENTOS Y SERVICIOS DE LA EMPRESA ORGANIGRAMA Conocidos también como gráficas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad. La efectividad de un organigrama, para una organización, se fundamenta en la condición de reflejar, hasta donde sea posible, la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones; además, sus estratos jerárquicos. Entre las diversas funciones y finalidades de un organigrama, se pueden mencionar: • Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía. • Muestra una representación de la división de trabajo indicando: los cargos existentes en la compañía, como estos cargos se agrupan en unidades administrativas y como la autoridad se le asigna a los mismos. • Constituye un elemento técnico valioso para el análisis organizacional. • Representa los distintos niveles jerárquicos. • Establecen las líneas de autoridad y responsabilidad. • Visualizan los canales formales de la comunicación. • Representan las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma. En la estructura de la organización es importante que las líneas de comunicación estén claramente establecidas y sean tan cortas como sea posible, para garantizar el alcance efectivo del control de la autoridad y no dar lugar a ambigüedades. El organigrama es una herramienta para la organización de la empresa, y como tal debe asegurar que cada integrante de la misma comprenda su función y su responsabilidad en la consecución de los objetivos planteados, a fin de asegurar el logro de los mismos. Departamentalización La departamentalización consiste en la sectorización de los objetivos, actividades, procesos, personal y recursos de una organización, a través de la aplicación de la división del trabajo y la especialización. Tal segmentación o división se hace con un determinado criterio, pues existe departamentalización por tiempo, geográfica, por función, por cliente, por productos y por proyectos. A través de cualquiera de estas resultan los distintos sectores de la estructura organizacional que corresponden a cada nivel y que pueden denominarse: áreas, divisiones, departamentos, secciones, unidades, etc. Este ordenamiento abarca la estructura completa, desde los niveles superiores a los inferiores, y a todas las tareas, ya sean intelectuales o físicas. En las empresas de producción a gran escala se opta por una departamentalización por función, ya que es la más conveniente atendiendo al tamaño, tipo y complejidad de operaciones, producto producido y mercado al cual se apunta. FUNCIÓN DEL PERSONAL DE CADA DEPARTAMENTO Un factor de gran importancia para el logro de una eficaz organización empresarial, es establecer y conocer las tareas asignadas a cada integrante de la organización, así como también sus responsabilidades y autoridades. Para tal fin se establecen a continuación la función del personal, la cual debe ser conocida, aceptada y aplicada. Directorio La administración de toda Sociedad Anónima se realiza por el directorio. Este en algunos tipos de sociedades está formado por accionistas. Este órgano tiene a su cargo la función primordial en la organización, al ser el órgano superior de la sociedad es el encargado de establecer las pautas generales, los lineamientos a seguir, las estrategias y la renovación de las mismas. Además se establecen las siguientes funciones para el directorio: • Elegir al Gerente General. • Determinar la necesidad de incorporar nuevas tecnologías. • Examinar los balances. • Fijar los planes de expansión de nuevos productos y mercados. • Supervisar y aprobar presupuestos. Los síndicos que forman parte del directorio, pero no del órgano superior, tienen la misión de fiscalizar la administración de la sociedad, examinar los libros de contabilidad y documentos. El directorio se tiene reuniones asignadas regularmente, además de las reuniones especiales por temas puntuales que puedan surgir y deban ser tratados de inmediato. Gerente general El Gerente General es el representante de la sociedad anónima frente a terceros. El mismo es nombrado, como se estableció, por el Directorio, pudiendo ser miembro del mismo. Su función es de impartir las directivas generales y tomar las decisiones que hacen al manejo de la empresa, supervisar las estrategias, así como la planificación a mediano y largo plazo. Funciones y responsabilidades: • Asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos, controlando y supervisando los departamentos de la empresa y la relación entre los mismos. • Planificar las actividades de cada departamento funcional. • Evaluar y definir el presupuesto de la empresa, y realizar un seguimiento permanente del mismo adoptando los cambios necesarios a los fines de su cumplimiento. • Elevar al Directorio las propuestas de inversión, los planes de acción para el futuro en lo referente a presupuestos, producción y comercialización. • Asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa. • Fijar estrategias para cada departamento. • Hacer cumplir las leyes, decretos, reglamentaciones, estatutos, contratos y convenios relacionados al que hacer de la empresa. • Realizar reuniones periódicas con el Gerente Administrativo y de Planta, para el seguimiento de la actividad de los distintos sectores. Gerente de Planta Es el encargado de la dirección, operación y coordinación de la planta productiva a través de los departamentos de producción, mantenimiento, higiene y seguridad y calidad. Es importante que el ejercicio de la dirección sea de una forma participativa y flexible, así como creativa e innovadora, a fin de lograr el pleno cumplimiento de los objetivos planteados. Funciones y responsabilidades: • Dirigir y coordinar los distintos departamentos. • Optimizar el proceso productivo a través del estudio de nuevas posibilidades, creatividad e innovación. • Implementar nuevas estrategias, siguiendo el lineamiento de la general. Gerente Administrativo A su cargo se encuentra organizar la estructura administrativa de la empresa en lo que respecta a recursos humanos, finanzas y comercialización. Funciones y responsabilidades: • Dirigir y supervisar el accionar de los distintos jefes departamentales a su cargo. • Controlar el equilibrio financiero. • Manejar los fondos y costos de la empresa. • Mantener el registro de la totalidad de las operaciones de la empresa al día, acorde a las exigencias legales y a las obligaciones impositivas. • Elevar informes periódicos al Gerente General de la situación económica, patrimonial, financiera y comercial de la empresa. Gerente de Calidad El mismo será el encargado de velar por la calidad del producto. Así como también será el encargado de asegurar el cumplimiento de las especificaciones de calidad en el proceso productivo en su totalidad, incluyendo el control de las especificaciones en la recepción de materia prima. Funciones y responsabilidades: • Implementar el sistema de gestión de calidad establecido. • Establecer normas y especificaciones acorde a la consecución de la calidad del producto establecida. • Definir los procedimientos de manipuleo, almacenamiento y entrega. • Establecer técnicas de inspección y ensayos de calidad. • Realizar la toma de muestra y el seguimiento de los correspondientes análisis químicos y/o físicos de cada una de las materiasprimas, producto en curso y producto final. • Implementar las acciones correctivas. • Plantear y realizar las auditorías internas de la calidad. • Programar la toma de muestra en los distintos sectores de la producción. • Establecer los métodos cuantitativos necesarios para la determinación de los parámetros de calidad de materias primas y productos. • Implementar y mantener las herramientas de control automático del proceso. • Informar periódicamente al gerente de producción de los resultados obtenidos. Encargado de laboratorio Funciones y responsabilidades: • Establecer técnicas de inspección y ensayos de laboratorio. • Elegir el equipamiento de laboratorio. • Programar la toma de muestras y los correspondientes análisis químicos tanto a la materia prima, al producto en proceso y producto terminado, realizando los mismos en su turno de trabajo. • Controlar la calidad de sustancias en los puntos críticos de del proceso. • Controlar las emisiones y efluentes. • Realizar todos los ensayos necesarios. Gerente de Higiene y Seguridad El jefe de Higiene y Seguridad es el encargado de establecer las condiciones de trabajo que aseguren un ambiente seguro para todos los integrantes de la empresa. Tiene la responsabilidad de planificar, guiar, asesorar y capacitar a toda la organización en materia de seguridad, a fin de reducir al mínimo la exposición a posibles riesgos. También debe controlar la producción y el tratamiento adecuado de los residuos. Es necesario que conozca y maneje apropiadamente la legislación vigente sobre su competencia. Funciones y responsabilidades: • Implementar la política de higiene y seguridad establecidas. • Asegurar el cumplimiento de la legislación nacional, provincial y municipal en materia de higiene y seguridad en el trabajo. • Intervenir en la selección y mantenimiento de los equipos e instalaciones. • Programar y ejecutar cursos de capacitación en materia de seguridad. • Organizar e implementar las medidas de emergencia necesarias. • Repartir y exigir del debido uso de elementos de seguridad. • Investigar y buscar soluciones a los accidentes laborales. • Controlar el plan de parada de la planta tanto para servicio de mantenimiento, como para el caso de emergencia. • Observar las pautas fijadas por los convenios laborales de la actividad. • Considerar e implementar las recomendaciones de compañías de seguros contratados por la empresa. • Determinar e indicar los de sectores críticos de seguridad. Departamento Producción Jefe de proceso Estará a cargo del departamento de producción siendo su responsabilidad contribuir a la optimización del proceso productivo de tal forma de mejorar la performance de la planta. Funciones y responsabilidades: • Establecer la mejor disposición en el layout de la planta. • Definir el método de producción. • Controlar las variables de proceso. • Investigar, seleccionar e instalar la tecnología a utilizar en la producción. • Asegurar el mejoramiento y actualización tecnológica permanente. • Establecer los puntos de control. • Investigar y establecer nuevos materiales. • Evitar y/o reducir la contaminación ambiental y las condiciones insalubres derivadas de los procesos productivos. • Registrar y archivar las variables de proceso, a fin de ser utilizado para la mejora continua y en la determinación de capacidad del proceso. • Cumplir y mantener los ritmos de producción fijados por la gerencia en base a los estándares de calidad establecidos. • Fomentar y vigilar el cumplimiento de las pautas de seguridad e higiene fijadas para cada sector de la producción. • Diseñar, desarrollar e implementar mejoras o ajustes a la línea de producción. • Velar por el cuidado de los equipos, maquinas, productos, etc. • Asegurar un óptimo grado de flexibilidad del proceso. • Analizar los informes de calidad en busca de optimizar el proceso • Realizar los estudios de tiempos, análisis de demoras y fijación de estándares, orientados a la agilización del proceso. • Establecer la secuencia de parada de planta. Departamento Mantenimiento Jefe de mantenimiento Será el encargado de llevar adelante los sistemas de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, a fin de asegurar que el proceso productivo cuente con la maquinaria y herramientas necesarias y en tiempo, para su óptimo funcionamiento. También estará a su cargo la implementación, seguimiento, modificación y control del sistema de gestión productivo: Mantenimiento Productivo Total (TPM). Funciones y responsabilidades: • Planificar el sistema de mantenimiento en sus distintas instancias. • Asegurar el correcto funcionamiento de la totalidad de bienes inmuebles, muebles, máquinas, equipos, e instalaciones de la empresa. • Desarrollar un cronograma con las tareas específicas a realizar en cada sector de la planta. • Planificar la parada y puesta en marcha de la planta. • Implementar dicho cronograma de manera eficiente. • Resolver imprevistos en forma rápida. • Controlar la vida útil de los equipos, analizando la frecuencia con la que deben ser efectuadas las reparaciones. • Estudiar las causas de averías y proponer soluciones • Realizar un análisis del costo de mantenimiento y evaluación del mismo • Registrar historiales técnicos de los equipos y los trabajos de mantenimientos, así como las paradas de planta. Departamento finanzas Jefe de finanzas El mismo está a cargo de llevar los registros de los movimientos contables de la organización, del manejo de fondos y costos y del informe de los mismos, así como de la evaluación de las gestiones económicas y financieras que se llevan a cabo. A su cargo estará el planeamiento y administración de las inversiones a largo plazo, para lo cual deberá identificar las oportunidades de inversión que sean más redituables para la empresa. Funciones y responsabilidades: • Administrar los recursos de la empresa en función de la estrategia organizacional. • Evaluar proyectos de inversión. • Coordinar el flujo de fondos para la correcta operación de la empresa. • Llevar el registro de la cartera bancaria. • Evaluar las opciones de financiación de las inversiones de la empresa. • Llevar el registro contable de todas las operaciones de la empresa. • Archivar la documentación necesaria según lo previsto por la ley. • Presentar el balance general y el estado de resultado al cierre del ejercicio económico. Departamento comercial Jefe de compra y ventas Está encargado de adquirir los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la organización, en la cantidad solicitada, la calidad especificada, el costo más conveniente y la recepción en el momento oportuno. Además de los requerimientos de los sectores productivos y de servicio de la organización, clasifican de por sí a los elementos a adquirir en función de las necesidades involucradas. Aparecen así categorías de ítem críticas, urgentes, etc. Funciones y responsabilidades relacionadas a las operaciones de compra: • Centralizar las compras de la empresa. • Llevar la matriz insumo producto. • Determinar niveles de existencia mínimos y ciclos de la demanda. • Solicitar cotizaciones y mantener relación con los proveedores. • Localizar las fuentes de abastecimiento. • Negociar parámetros de precios y rendimiento. • Aplicar el sistema Just in time e integrar hacia atrás (proveedores) cuando la gerencia lo solicite. • Insertar los productos en el mercado, mantener e incrementar los volúmenes de ventas y precios de acuerdo a las pautas fijadas por la Gerencia General. • Evaluar en forma permanente los mecanismos de comercialización (sucursales, fletes, comisiones, publicidad, etc.).• Informar al Gerente General en forma permanente la evolución de los mercados y los niveles de la empresa, marcando tendencias y propuestas de cambios ante variaciones de las mismas. Funciones y responsabilidades relacionas a las operaciones de ventas: • Determinar los volúmenes de ventas. • Analizar de los mercados. • Estudiar de las características de los intermediarios. • Determinar los márgenes de ganancia. • Atender a las regulaciones y restricciones legales. • Asegurar la satisfacción del cliente. • Fijar de los precios de ventas. • Mantener al día la documentación del registro de marcas. • Llevar estadísticas de las ventas por producto y por zonas, por tipo de operación de ventas, por sistema de ventas, etc. • Controlar los objetivos de ventas definidos por la gerencia. Encargado de logística Funciones y responsabilidades: • Asegurar el abastecimiento de la planta. • Desarrollar y llevar adelante la logística de la comercialización. • Seleccionar y manejar de los canales de distribución. • Administrar el flujo de materiales desde el abastecimiento hasta la distribución física. • Aplicar el sistema Just in Time. • Manejar la información inherente a la distribución. • Controlar y asegurar el correcto transporte y manejo de materiales, recepción, conservación y control. Departamento de recursos humanos Jefe de recursos humanos Es el encargado de la organización del personal, su selección, instrucción y capacitación, control y evaluación. Funciones y responsabilidades: • Asegurar que cada empleado posea el adiestramiento adecuado. • Enriquecer el trabajo en cuanto a su interés, variedad y desafíos que lleva implícitos. • Administrar las recompensas con equidad. • Fomentar la cooperación y trabajo. • Ofrecer la mayor seguridad posible en el trabajo. • Reclutar, seleccionar y contratar al personal. • Animar a los empleados a participar, involucrase y tomar la iniciativa en la introducción de las mejoras e inclusive para que adopten una actitud orientada hacia la mejora continua. • Ejercer activamente la motivación del personal. • Asegurarse que cada empleado posea el adiestramiento adecuado para realizar la tarea que tiene asignada. • Hacer de la capacitación y el desarrollo un proceso continuo. • Diseñar, establecer y actualizar los programas de reclutamiento y selección de personal. • Realizar diagnósticos de las capacidades y potenciales del personal. • Establecer las necesidades de capacitación. • Desarrollar programas de capacitación del personal. • Desarrollar planes de incentivos y recompensas, en base a los objetivos organizacionales. Trabajos tercerizados Medicina laboral La misma estará a cargo de una empresa de servicios médicos que brinde el personal y equipos necesarios para realizar todas las tareas que son de su responsabilidad, incluyéndose en caso de ser necesario transporte de emergencia. Dependerá del Departamento de Higiene y Seguridad. Guardia Se contratara una empresa de seguridad para que la misma brinde el personal necesario y capacitado para la el control de las entradas y salidas de personas, bienes y servicios del predio fabril; como también para la vigilancia dentro del interior del mismo. Dicho personal se encontrará a cargo del Departamento de Recursos Humanos. Asesoría legal La misma será brindada por un estudio jurídico. Trabajará brindando el apoyo y bajo las órdenes del Jefe de Finanzas, por lo cual corresponde al Departamento de Finanzas la supervisión del mismo. Servicio de comedor La empresa contratada ofrecerá un servicio completo e independiente de catering, entendiéndose por ello que la misma se encargará de la elaboración como de la prestación del servicio de atención, de los materiales y del personal necesario. Sus actividades será reguladas por el Departamento de Recursos Humanos junto con el de Higiene y Seguridad. Servicio de limpieza Para este servicio se contratara una empresa dedicada al rubro industrial, la cual será la encargada de la limpieza total de la planta. Su actividad será supervisada conjuntamente por los Departamentos de Mantenimiento e Higiene y Seguridad. D ir e c to ri o G e re n te G e n e ra l G e re n te d e P la n ta S e c to r P ro d u c c ió n G e re n te d e H ig ie n e y S e g u ri d a d S e c to r P ro d u c c ió n G e re n te C a li d a d S e c to r P ro d u c c ió n G e re n te A d m in is tr a ti v o S e c to r A d m in is tr a c ió n J e fe d e p ro c e s o D e p a rt a m e n to d e P ro d u c c ió n J e fe d e M a n te n im ie n to D e p a rt a m e n to d e M a n te n im ie n to E n c a rg a d o d e P la n ta E n c a rg a d o d e M a n te n im ie n to E n c a rg a d o d e L a b o ra to ri o D e p a rt a m e n to d e C a li d a d J e fe d e F in a n z a s D e p a rt a m e n to d e F in a n z a s T é c n ic o d e H ig ie n e y S e g u ri d a d D e p a rt a m e n to d e H ig ie n e y S e g u ri d a d J e fe d e R e c u rs o s H u m a n o s D e p a rt a m e n to d e R e c u rs o s H u m a n o s J e fe d e C o m p ra y V e n ta D e p a rt a m e n to C o m e rc ia l A u x il ia r d e C o n ta b il id a d A u x il ia r d e R e c u rs o s H u m a n o s A u x il ia r d e C o m p ra - V e n ta A u x il ia r d e L o g ís ti c a
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Karen Mari
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