PYT, Capítulo 15, Comunicaciones

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CAPITULO XV 
GESTIÓN DE LAS 
COMUNICACIONES 
DEL PROYECTO
PROYECTOS 2020-II
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 2
Sin comunicación los equipos no funcionan y no se 
pueden llevar a cabo proyectos.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 3
Es la acción consciente de intercambio de información entre dos o más
participantes, con el fin de transmitir o recibir información u opiniones
distintas.
¿Qué es comunicar ?
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 4
Los directores de 
proyecto emplean la 
mayor parte de su 
tiempo comunicándose 
con los miembros del 
equipo y otros 
interesados del 
proyecto.
La información 
intercambiada puede 
ser en forma de ideas, 
instrucciones o 
emociones. 
La comunicación es el 
intercambio 
intencionado o 
involuntario de 
información.
2/11/20Dr. Ing. Dante Guerrero 5
En forma escrita (física o electrónica)
Hablada (cara a cara o remota
Formales o informales
A través de gestos (voz, expresiones)
A través de los medios (imágenes, acciones)
Elección de palabras
Los mecanismos 
mediante los 
cuales se 
intercambia 
información 
pueden ser:
2/11/20Dr. Ing. Dante Guerrero 6
Interna Externa Formal Informal
Enfoque 
jerárquico Oficial No oficial
Escrita y 
oral
Las actividades de comunicación tienen muchas dimensiones que
incluyen, entre otras:
2/11/20Dr. Ing. Dante Guerrero 7
La comunicación desarrolla las relaciones necesarias para que
los resultados del proyecto sean exitosos.
Una 
comunicación 
eficaz crea un 
puente entre 
diferentes 
interesados
Aplicación de 
habilidades para 
mejorar la 
eficacia de las 
comunicaciones
La comunicación exitosa consta de dos 
partes
Estrategia
Plan de 
gestión
La estrategia de comunicación y el 
plan de gestión de las 
comunicaciones constituirán la base 
para monitorear el efecto de la 
comunicación
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Las 5 Cs de las 
comunicaciones
Correcto
(gramática y ortografía)
Conciso
(expresión concisa y eliminación de 
exceso de palabras)
Claro
(propósito y expresión dirigidos al 
lector)
Coherente
(flujo de ideas coherente, lógico)
Controlado
(flujo controlado de palabras e ideas)
Habilidades de 
comunicación
Escuchar de forma activa
Conciencia de las diferencias 
culturales y personales
Identificar, establecer y 
gestionar las expectativas 
de los interesados
Mejora de las habilidades: 
persuadir, motivar, coaching, 
negociar, resolver conflictos.
Atributos fundamentales
Claridad en el 
propósito de la 
comunicación.
Comprender tanto 
como sea posible al 
receptor de las 
comunicaciones.
Monitorear y medir la 
eficacia de las 
comunicaciones.
Los malentendidos se pueden reducir, pero no eliminar, con el uso de:
Gestión de las comunicaciones del Proyecto
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 9
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr.Ing. Dante Guerrero 10
Competencias en gestión de comunicaciones
Comunicación personal:
La comunicación personal incluye el intercambio de la información
adecuada, entregada de manera precisa y coherente a todas las partes
interesadas. La comunicación personal describe los aspectos esenciales
de la comunicación eficaz. Tanto el contenido como la manera en que se
comunica tiene que ser clara y apropiada para la audiencia.
Competencia de personas 
Fuente: IBC (IPMA Competence Baseline) versión 4
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr.Ing. Dante Guerrero 11
Competencias en gestión de comunicaciones
Liderazgo:
Liderazgo significa proporcionar dirección y guía a los individuos y
grupos. Implica la habilidad de escoger y aplicar estilos de dirección
apropiados en diferentes situaciones. El propósito de este elemento de
competencia es permitir que el individuo conduzca, proporcione dirección
y motive a otros, para mejorar el desempeño individual y el del equipo.
Competencia de personas 
Fuente: IBC (IPMA Competence Baseline) versión 4
1. PLANIFICAR LA 
GESTIÓN DE LAS 
COMUNICACIONES
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 12
Planificar la gestión de la comunicaciones
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 13
Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las
comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y los
requisitos de información de los interesados y de los activos de la
organización disponibles.
El beneficio clave de este proceso es que identifica y documenta el enfoque
a utilizar para comunicarse con los interesados de la manera más eficaz y
eficiente.
Durante este proceso se han de tener en cuenta y documentar
adecuadamente los métodos de almacenamiento, recuperación y
disposición final de la información del proyecto.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 14
PLANIFICAR LA 
GESTIÓN DE LAS 
COMUNICACIONES
ENTRADAS
HERRAMIENTAS Y 
TÉCNICAS
• Juicio de expertos
• Análisis de requisitos de las 
comunicaciones
• Tecnología de las 
comunicaciones
• Métodos de comunicación
• Modelos de comunicación
• Habilidades interpersonales 
y de equipo
• Representación de datos
• Reuniones
Plan de gestión de 
las comunicaciones
SALIDAS
Acta de constitución del 
proyecto
Factores Ambientales 
de la empresa
Activos de los procesos 
de la organización
Documentos del 
proyecto 
Plan para la Dirección 
del Proyecto
Actualizaciones a los 
documentos del 
proyecto
Actualizaciones al 
plan para la 
dirección del 
proyecto
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• Lista de interesados clave
• Políticas de gestión de personal
• Canales, herramientas y sistemas de 
comunicación establecidos
• Requisitos de comunicación de la 
organización.
• Documentación de requisitos
• Registro de interesados
• Plan de gestión de los recursos
• Plan de involucramiento de los interesados
ENTRADAS
Acta de constitución del 
proyecto
Factores Ambientales 
de la empresa
Activos de los procesos 
de la organización
Documentos del 
proyecto 
Plan para la Dirección 
del Proyecto
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 16
A. Análisis de requisitos de comunicaciones 
Determina las necesidades de información de los interesados del proyecto.
Las fuentes de información entre otras:
• Requisitos de información y comunicación de los interesantes.
• Cantidad de canales
• Organigramas
• Enfoque de desarrollo
• Necesidades de información interna y externa
• Logística del número de personas que estarán involucradas en el
proyecto y en qué ubicaciones.
Herramientas y técnicas
Nº total de canales = n(n-1)/2
n: representa el número de interesados
Herramientas y técnicas
B. Tecnología de las comunicaciones
Planificar qué tipo de tecnología se utilizará
para distribuir la información, teniendo en
cuenta factores tales como:
• La urgencia de la necesidad de información.
• La disponibilidad de la tecnología.
• Facilidad de uso.
• El entorno del proyecto ¿Físico o virtual?
• Sensibilidad y confidencialidad de la
información.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 17
Herramientas y técnicas
C. Métodos de Comunicación
Los principales son: 
• Comunicación interactiva (ida y vuelta). Entre dos o más partes que 
realizan un intercambio de información de tipo multidireccional. 
Incluye reuniones, llamadas por teléfono, video conferencias, etc.
• Push (empujar). Enviada a receptores específicos que necesitan 
conocer la información. Ej. Correo electrónico, memos, etc.
• Pull (jalar). Utilizada para grandes volúmenes de información o para 
audiencias muy grandes, que requieren que los receptores accedan al 
contenido de la comunicación según su propio criterio. Ej. Portales 
web, intranet, e-learning, repositorios, etc.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 18
Herramientas y técnicas
C. Métodos de Comunicación
Diferente enfoques:
• Comunicación interpersonal
• Comunicación en pequeños grupos
• Comunicación pública
• Comunicación masiva
• Comunicación a través de redes y 
computación social
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr.Ing. Dante Guerrero 19
Herramientas y técnicas
D. Modelos de comunicación
El modelo básico de comunicación, la comunicación fluye entre emisor 
y receptor. Incluyen: la codificación, el mensaje y el mensaje de 
retroalimentación, el medio, el ruido, la decodificación.
El modelo de comunicación interactiva, los pasos adicionales son: 
confirmar y retroalimentación respuesta.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 20
Herramientas y técnicas
D. Modelos de 
comunicación
El modelo de comunicación
intercultural, incorpora la
forma en que se transmite
dependen del estado emocional
actual, el conocimiento, los
antecedentes, la personalidad,
la cultura y las predisposiciones
del emisor y receptor.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 21
Herramientas y técnicas
E. Habilidades interpersonales y de equipo
• Evaluación de estilos de comunicación à método, formato y contenido.
• Conciencia política à entorno del proyecto y organización.
• Conciencia cultural à diferencias individuos, grupos y organizaciones.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 22
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 23
En el marco del proceso de
comunicación:
El emisor es responsable de la
transmisión y aseguramiento del
mensaje.
El receptor es responsable de
cerciorarse de que la información sea
recibida en su totalidad, comprendida
correctamente y confirmada o
respondida adecuadamente.
Salidas
A. Plan de Gestión de las Comunicaciones
Por lo general, el plan de gestión de las comunicaciones proporciona, entre 
otros:
• Los requisitos de comunicación de los interesados;
• La información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, formato, 
contenido y nivel de detalle;
• Personas responsables de comunicar; 
• Personas que recibirán la información; 
• Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información;
• El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida;
• El motivo de la distribución de dicha información;
• Un glosario de la terminología común.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 24
Plan de Gestión de las comunicaciones
2/11/20Dr. Ing. Dante Guerrero 25
ID
Requisitos de 
comunicación 
de los 
interesados 
Información 
a comunicar
Método y 
objeto de 
comunicación
Enfoque
Interesados clave
Frecuencia PlazoResponsable 
de comunicar
Responsable 
de autorizar
Audiencia/
Receptor
C1
Situación actual 
del proyecto
Porcentaje de
avance del
proyecto y
entregables
pendientes.
Comunicación 
Interactiva 
(Reuniones)
Comunicación 
Interpersonal
Encargado de 
Comunicacione
s(Juan Pérez)
Director de 
proyectos 
(María Quispe) 
Sponsor Mensual
30/09/19 
y 
31/10/19
C2 Focus group
Beneficios de
adquirir el
producto
Comunicación
Interactiva 
(Reuniones)
Comunicación 
en pequeños 
grupos
Cada miembro 
del equipo
Director de 
proyectos 
(María Quispe)
Sponsor Quincenal
20/09/19
;
04/10/19
; 
18/10/19 
y 
01/11/19
2. GESTIONAR LAS 
COMUNICACIONES
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 26
Gestionar la comunicaciones
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 27
Es el proceso de crear, recopilar,
distribuir, almacenar, recuperar, y realizar
la disposición final de la información del
proyecto de acuerdo con el plan de
gestión de las comunicaciones.
El beneficio clave de este proceso es que
permite un flujo de comunicaciones
eficaz y eficiente entre los interesados del
proyecto.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 28
GESTIONAR LAS 
COMUNICACIONES
ENTRADAS
HERRAMIENTAS Y 
TÉCNICAS
• Tecnología de la comunicación
• Métodos de comunicación
• Habilidades de comunicación
• Sistemas de Información para 
la dirección de proyectos
• Presentación de informes del 
proyecto
• Habilidades interpersonales y 
de equipo
• Reuniones
Comunicaciones del 
Proyecto
SALIDAS
Plan para la dirección del 
proyecto
Factores Ambientales de 
la empresa
Activos de los procesos 
de la organización
Informes de Desempeño 
del Trabajo
Documentos del proyecto
Actualizaciones al Plan 
para la Dirección del 
Proyecto
Actualización a los 
documentos del 
proyecto
Actualización a los 
activos de los procesos 
de la organización
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 29
• Plan de gestión de los recursos
• Plan de gestión de las comunicaciones
• Plan de involucramiento de los interesados
• Los estándares y las normativas gubernamentales o 
industriales.
• Sistema de información para la DP.
• Las políticas, procedimientos, procesos y guías 
relativos a la gestión de las comunicaciones.
Información sobre el desempeño y el estado del proyecto.
• Registro de cambios
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones aprendidas
• Informe de calidad
• Informe de riesgos
• Registro de interesados
ENTRADAS
Plan para la dirección del 
proyecto
Factores Ambientales de 
la empresa
Activos de los procesos 
de la organización
Informes de Desempeño 
del Trabajo
Documentos del proyecto
Herramientas y técnicas
A. Tecnología de la comunicación
El foco se centra en asegurar que la elección sea adecuada para la
información que está siendo comunicada.
B. Métodos de comunicación
La selección de los métodos de comunicación debería permitir
flexibilidad en caso de que los miembros de la comunidad de
interesados o sus necesidades y expectativas cambien.
C. Sistema de gestión de información
Gestión de medios sociales, Gestión de comunicaciones electrónicas,
Herramientas electrónicas para la Dirección de proyectos.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 30
Herramientas y técnicas
D. Habilidades de comunicación
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 31
Competencia en 
comunicación Retroalimentación No verbal Presentaciones
Avance
Herramientas y técnicas
E. Generación de informes de desempeño
• Informar el desempeño implica recopilar y
distribuir información del proyecto.
• Informar el desempeño proporciona
información a un nivel adecuado para cada
audiencia, con un formato y grado de detalle
adecuados para cada tipo de interesado.
• Informes ad hoc
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 32
Salidas
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 33
A. Comunicaciones del Proyecto
Los objetos de comunicación del proyecto
pueden incluir, entre otros: los informes de
desempeño, el estado de los entregables,
el avance del cronograma, los costos
incurridos, las presentaciones y demás
información requerida por los interesados.
Salidas
B. Actualizaciones al plan para la Dirección del proyecto
Plan de gestión de las comunicaciones y el plan de involucramiento de 
los interesados.
C. Actualizaciones a los documentos del Proyecto 
Entre otros el registro de indecentes, registro de lecciones aprendidas, 
cronograma del proyecto, registro de riesgos, registro de interesados
D. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Registro de proyecto como correspondencia, actas, otros; Informes del 
Proyecto; Presentaciones del Proyecto
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 34
2/11/20Dr. Ing. Dante Guerrero 35
Gestionar las Comunicaciones del proyecto
Registro de las comunicaciones del proyecto
ID
Información 
comunicada
Motivo
Audiencia/
Receptor
Fecha de 
comunicació
n
Incidentes Respuesta
Actualizació
n
Lección 
aprendida
C1
40% del 
avance del 
proyecto
Para recibir un
Feedback y
verificar que el
proyecto esté
encaminado.
Sponsor 01/10/19
No se coordinó
cita con el
sponsor
Solicitar el
día más
cercano que
esté
disponible.
No hay
Agendar
reuniones con
google
calendar.
C2
5 Beneficios 
de adquirir 
yogurt de 2 
sabores
Para obtener el
porcentaje de
aceptación del
producto
6 personas 
por focus
group
20/09/19
El emisor no
fue elocuente
con sus
argumentos.
Sustituir al
emisor por
un miembro
más activo.
Nuevo
interesado:
niños entre 10
y 12 años
Tener un
guión con
preguntas
para la
audiencia.
3. MONITOREAR LAS 
COMUNICACIONESlunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 36
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 37
Plan para la 
Dirección del 
Proyecto
Comunicaciones del 
Proyecto
Registro de 
Incidentes
Datos de desempeño 
del trabajo
Información de Desempeño de Trabajo
VS
Monitorear las comunicaciones
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 38
Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de
todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las
necesidades de información de los interesados del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento,
un flujo óptimo de información entre todos los participantes de la
comunicación.
Mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el momento adecuado.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 39
Sin comunicación los equipos no funcionan y no 
se pueden llevar a cabo proyectos.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 40
MONITOREAR LAS 
COMUNICACIONES
ENTRADAS
HERRAMIENTAS Y 
TÉCNICAS
• Juicio de Expertos
• Sistema de información para 
la dirección de proyectos
• Análisis de datos
• Habilidades interpersonales 
y del equipo
• Reuniones
Información de 
Desempeño del Trabajo
SALIDAS
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan 
para la Dirección del 
Proyecto
Actualizaciones a los 
Documentos del 
Proyecto
Plan para la Dirección del 
Proyecto
Factores ambientales de 
la empresa
Datos de Desempeño del 
Trabajo
Documentos del proyecto
Activos de los procesos 
de la organización
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 41
• Plan de gestión de los recursos
• Plan de gestión de las comunicaciones
• Plan de involucramiento de los interesados
Canales, herramientas y sistemas de comunicación 
establecidos
Comunicaciones que se han distribuido realmente, 
retroalimentación sobre las comunicaciones.
• Registro de incidentes
• Registro de lecciones aprendidas
• Requisitos de comunicación de la organización
• Datos e información de proyectos anteriores acerca 
de los interesados y las comunicaciones
ENTRADAS
Plan para la Dirección del 
Proyecto
Factores ambientales de la 
empresa
Datos de Desempeño del 
Trabajo
Documentos del proyecto
Activos de los procesos de 
la organización
Herramientas y técnicas
A. Sistema de Información para la dirección de
proyecto (PMIS)
Proporciona un conjunto de herramientas estándar
para que el director del proyecto capture, almacene
y distribuya a los interesados la información de
acuerdo al plan de comunicaciones.
B. Habilidades interpersonales y de equipo
Observación/conversación: ayudan a determinar la
manera más adecuada de actualizar y comunicar el
desempeño del equipo.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 42
Salidas
A. Información del desempeño del trabajo
Incluye información sobre el desempeño de la comunicación del proyecto,
mediante la comparación de las comunicaciones implementadas con las
planificadas.
B. Solicitudes de cambio
El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo conduce a la necesidad
de ajuste, de acción y de intervención.
C. Actualizaciones al Plan para la dirección del Proyecto
Plan de gestión de las comunicaciones y plan de involucramiento de los
interesados.
D. Actualizaciones a los documentos del proyecto
Registro de incidentes, lecciones aprendidas, interesados.
lunes, 2 de Noviembre de 2020Dr. Ing. Dante Guerrero 43
2/11/20Dr. Ing. Dante Guerrero 44
Canal
COMUNICACIONES
• Dentro de TEAMS
• Todos los diálogos dentro del 
canal
TEAMS
Pestaña Archivos
• Descargar taller de Udep 
Virtual
• Cargar taller en Teams
• Completar taller en Teams
Udep Virtual
• El director de proyecto 
publica el taller hasta las 
12:00 del día siguiente.
Planificar la Gestión de las comunicaciones
Gestionar las comunicaciones
Monitorear las comunicaciones